Dokumen
No. Revisi
Tanggal mulai berlaku
Halaman
PEDOMAN
Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Allah SWT, Pedoman Penyusunan Dokumen
dan Tata Naskah UPTD Puskesmas Kejajar 2 Kabupaten Wonosobo telah selesai disusun. Pedoman
ini sebagai salah satu upaya untuk memberikan acuan bagi semua pelaksana kesehatan di Puskesmas
Kejajar 2 dalam menyusun dan menyediakan dokumen sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Penyusun menyampaikan ucapan terima kasih dan apresiasi kepada semua pihak yang
terlibat dalam proses penyusunan Pedoman Penyusunan Dokumen dan Tata Naskah Puskesmas
Kejajar 2 ini. Semoga dengan digunakannya buku ini dapat mempermudah pelaksana kesehatan
dalam menyiapkan dokumen dalam pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari.
Penyusun menyadari bahwa dalam pedoman ini masih banyak kekurangannya, oleh karena
itu masukan, kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun demi lebih sempurnanya
pedoman ini sangat kami harapkan.
Kejajar,...........................
KEPALA UPTD PUSKESMAS KEJAJAR 2
KABUPATEN WONOSOBO
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
LAMPIRAN-LAMPIRAN ………………………………………………………….. 46
A. LATAR BELAKANG
Salah satu unsur penting menentukan keberhasilan dalam peningkatan mutu Puskesmas
adalah bagaimana mengatur sistem dokumen. Pengaturan sistem dokumentasi dalam satu
proses implementasi kegiatan dan upaya Puskesmas dianggap penting karena dokumen
merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan,
serta bagian dari salah satu persyaratan akreditasi Puskesmas. Dengan adanya sistem
dokumentasi yang baik dalam suatu institusi/organisasi diharapkan fungsi-fungsi dari
organisasi dapat berjalan sesuai dengan perencanaan sehingga bisa mewujudkan kinerja yang
optimal.
Dokumen Puskesmas secara garis besar dibagi atas dua bagian yaitu dokumen internal
dan eksternal. Dokumen tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan sistem
manajemen mutu dan sistem manajemen pelayanan. Regulasi internal tersebut berupa
Kebijakan, Pedoman, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain disusun
berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman- pedoman (regulasi) eksternal yang berlaku.
Dengan adanya sistem dokumentasi diharapkan Kepala Puskesmas, penanggungjawab,
koordinator dan pelaksana upaya Puskesmas memiliki standar baku menyusun naskah.
B. RUANG LINGKUP
Tata Naskah UPTD Puskesmas Kejajar 2 dibakukan dengan Keputusan Kepala UPTD
Puskesmas Kejajar 2 Nomor : tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
dan Pengendalian Dokumen UPTD Puskesmas Kejajar 2 yang berfungsi sebagai acuan untuk
setiap unit pelayanan dan personal dalam menyusun semua dokumen, baik dokumen surat
menyurat, dokumen terkait pelayanan maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
Setiap pedoman/panduan UPTD Puskesmas Kejajar 2 dilakukan evaluasi minimal setiap
2-3 tahun sekali untuk mengukur relevansinya terhadap keadaan yang berlaku.
C. TUJUAN
1. Tersedianya pedoman bagi Kepala Puskesmas, penanggungjawab, koordinator pelaksana
upaya Puskesmas dalam penyusunan dokumen dan melakukan standarisasi tata naskah
seluruh dokumen di UPTD Puskesmas Kejajar 2.
2. Dalam rangka efisien dan efektifitas administrasi penyelenggaraan kegiatan di UPTD
Puskesmas Kejajar 2.
Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi dalam
rangka penyelenggaraan tugas kedinasan. Sedangkan tata naskah dinas adalah
pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Pengaturan sistem dokumentasi dalam satu proses implementasi di Puskesmas
merupakan salah satu unsur penting dan sangat vital karena merupakan acuan kerja, bukti
pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan serta bagian dari salah satu
persyaratan dalam akreditasi yang bertujuan untuk meningkatkan mutu dan keselamatan
pasien di Puskesmas. Dengan adanya sistem dokumentasi yang baik diharapkan fungsi-
fungi setiap personil maupun bagian-bagian dari Puskesmas dapat berjalan sesuai dengan
perencanaan bersama dalam upaya mewujudkan kinerja yang optimal.
Dokumen dalam akreditasi Puskesmas secara garis besar dibagi atas dua bagian
yaitu dokumen internal dan dokumen eksternal. Dokumen tersebut digunakan untuk
membangun dan membakukan sistem manajemen mutu dan sistem manajemen pelayanan.
Dokumen internal Puskesmas meliputi Kebijakan, Rencana Lima Tahunan Puskesmas,
Perencanaan Tahunan Puskesmas, Manual Mutu, Pedoman/Panduan, Kerangkan Acuan,
Standar Operasional Prosedur, Daftar Tilik, Undangan, Notulen pertemuan, Surat
Keterangan, Surat Perintah Tugas, Surat Perintah Perjalanan Dinas, Lembar Disposisi,
Surat Pengantar,
2. Pengertian Umum
a. Unit Pelaksana Teknis selanjutnya disingkat UPT adalah organisasi yang
melaksanakan kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang tertentu
pada dinas atau badan daerah.
b. Dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak, rekaman suara, gambar dalam film
dan sebagainya yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan.
c. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan pemerintah daerah.
d. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta
penggunaan lambang/logo dan cap dinas.
e. Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau perangkat daerah.
f. Kop Naskah Dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama perangkat
daerah tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas.
g. Kop Sampul Naskah Dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama
perangkat daerah tertentu yang ditempatkan dibagian atas sampul naskah.
h. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan.
i. Delegasi adalah pelimpahan Kewenangan dari Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan
yang lebih tinggikepada Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan yang lebih rendah
dengan tanggung jawab dan tanggunggugat beralih sepenuhnya kepada penerima
delegasi.
j. Surat Biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan
jawaban atau saran dan sebagainya.
k. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat
sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal.
l. Surat Perintah adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang
berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaaan tertentu.
A. Tata Laksana
Unit Pelaksana Teknis Daerah Pusat Kesehatan Masyarakat Kejajar 2 adalah
suatu organisasi kesehatan fungsional yang merupakan pusat pengembangan kesehatan
masyarakat selanjutnya disebut dengan UPTD Puskesmas Kejajar 2.
Agar tersusun dokumen yang seragam di UPTD Puskesmas Kejajar 2 maka
perlu adanya pembakuan tata naskah berdasarkan jenis dan kegunaan dokumen masing-
masing.
Dokumen/naskah dinas yang perlu dilakukan pembakuan tata naskah di UPTD Puskesmas
Kejajar 2 adalah sebagai berikut :
1. Penyelenggaraan Manajemen Puskesmas meliputi :
a. Kebijakan Kepala Puskesmas,
b. Rencana lima tahunan Puskesmas,
c. Pedoman/Manual Mutu,
d. Pedoman/Panduan teknis yang terkait dengan manajemen,
e. Standar Operasional Prosedur (SOP) dan daftar tilik terkait manajemen,
f. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) yang meliputi Rencana Usulan
Kegiatan (RUK) dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK),
g. Kerangka Acuan Kegiatan terkait manajemen.
2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) meliputi :
a. Kebijakan Kepala Puskesmas,
b. Pedoman untuk masing – masing UKM (esensial maupun pengembangan)
c. Standar Operasional Prosedur (SOP) dan daftar tilik terkait UKM,
d. Rencana Tahunan untuk masing – masing UKM,
e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap – tiap UKM,
3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) meliputi :
a. Kebijakan tentang Pelayanan Klinis,
b. Pedoman Tentang Pelayanan Klinis,
c. Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis dan daftar tilik terkait UKP,
d. Kerangka Acuan terkait dengan program / kegiatan pelayanan klinis dan
peningkatan mutu dan keselamatan pasien.
Dokumen/naskah dinas lainnya yang dalam bentuk dan susunan surat yaitu :
1. Surat biasa,
2. Surat perjanjian,
3. Surat perintah tugas,
B. Sistematika
Adapun sistematika dokumen/naskah dinas yang perlu dilakukan pembakuan tata naskah
di UPTD Puskesmas Kejajar 2 adalah sebagai berikut :
A. KEBIJAKAN/SURAT KEPUTUSAN
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
2. Penulisan
a. Isi kebijakan
Program : Microsoft Word
Jenis huruf : Bookman Old Style (tanpa huruf tebal)
Ukuran huruf 12
Spasi :1
b. Lampiran
Program : Microsoft Word
Jenis huruf : Bookman Old Style (tanpa huruf tebal)
Ukuran huruf 12
Spasi :1
B. PEDOMAN/MANUAL MUTU
Pedoman/Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam
maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan
dipelihara oleh organisasi. Manual mutu tersebut meliputi:
Kata Pengantar
I. Pendahuluan
A. Latar belakang
1. Profil Organisasi
2. Kebijakan Mutu
3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis)
B. Ruang Lingkup
C. Tujuan
E. PEDOMAN/PANDUAN
Pedoman/panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah- langkah
yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan
kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan
bahwa pedoman mengatur beberapa hal/kegiatan, sedangkan panduan hanya mengatur 1
(satu) hal/kegiatan. Pedoman/panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui
penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP). Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan
isi pedoman/panduan, maka UPTD Puskesmas Kejajar 2 menyusun/membuat sistematika
pedoman/panduan sesuai kebutuhan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk pembuatan panduan/panduan yaitu :
1. Kertas/Media Penulisan
F. KERANGKA ACUAN
Kerangka acuan disusun untuk upaya atau kegiatan yang akan dilakukan oleh UPTD
Puskesmas. Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan- kegiatan yang
akan dilakukan dalam mencapai tujuan.
Akhir kegiatan :
Simbol keputusan : ?
ya
tidak
Penghubung :
Dokumen :
Arsip :
7) Unit Terkait
Berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.
8) Rekaman Historis Perubahan
Berisi catatan perubahan atau revisi yang terjadi pada SOP.
c. Evaluasi Isi SOP
1) Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang
dilakukan oleh masing-masing unit kerja.
2) Hasil evaluasi SOP :
f) SOP masih tetap bisa dipergunakan.
g) SOP tersebut perlu diperbaiki / direvisi.
h) Perbaikan / revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.
3) Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila :
a) Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada.
b) Adanya perkembangan ilmu dan teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan.
c) Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru.
d) Adanya perubahan fasilitas.
4) SOP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian kepala UPTD Puskesmas.
H. DAFTAR TILIK
Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti
dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda
(check-mark). Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam langkah-langkah
kegiatan, dengan rumus sebagai berikut :
∑ 𝑌𝑎
Compliance rate (𝐶𝑅) = 𝑥 100 %
∑ 𝑌𝑎+ Tidak
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
2. Penulisan
a. Program : Microsoft Word
b. Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
c. Ukuran huruf 12
d. Spasi :1
3. Format/Sistematika Penulisan
a. Kop Daftar Tilik
1) Kotak heading hanya dicetak halaman pertama dengan ketentuan yang sama
dengan kop SOP hanya saja kotak SOP diganti dengan DAFTAR TILIK.
2) Setiap halaman dibuat footer, untuk mengetahui letak dan urutan halaman.
Pada footer dituliskan judul dokumen terkait.
b. Komponen daftar tilik
1) Unit , Petugas pelaksana dan tanggal pelaksanaan.
2) Daftar kegiatan yang dikerjakan.
I. KOP SURAT
1. Setiap surat harus menggunakan Kop Surat UPTD Puskesmas KEJAJAR 2.
2. Logo Pemerintah Kabupaten Wonosobo berwarna hitam putih di sebelah kiri.
3. Penulisan menggunakan huruf kapital kecuali alamat UPTD Puskesmas dengan jenis
huruf Arial spasi 1.
4. Kalimat Pemerintah Kabupaten Wonosobo dan UPTD Puskesmas Kejajar 2 diketik
dengan ukuran 12.
5. Kalimat DINAS KESEHATAN dicetak tebal dengan ukuran 12.
6. Garis bawah thick thin 3 pt.
7. Contoh penulisan :
Adapun sistematika dokumen / naskah dinas lainnya yang dalam bentuk dan susunan surat
yaitu :
A. SURAT BIASA
Surat biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban,
permohonan, dan sebagainya yang dikirimkan kepada Instansi lain diluar Instansi pengirim.
Surat biasa tidak boleh digunakan dalam lingkup instansi karena surat biasa bersifat keluar
instansi.
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
2. Penulisan
a. Program : Microsoft Word.
b. Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
B. SURAT PERJANJIAN
Surat perjanjian merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang sesuatu
hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau
perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
2. Penulisan
a. Program : Microsoft Word.
b. Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
c. Ukuran huruf 12
d. Spasi : 1,5
F. SURAT UNDANGAN
Undangan adalah sebuah ajakan berbentuk selebaran atau surat, yang biasanya digunakan
untuk mengajak orang-orang agar menghadiri suatu acara tertentu. Undangan merupakan
suatu yang harus ada ketika membuat sebuah acara, agar orang-orang yang diundang tersebut
mengetahui acara yang akan diadakan.
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
2. Penulisan
a. Program : Microsoft Word.
b. Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
c. Ukuran huruf :12
d. Spasi : 1,5
3. Format/Sistematika Penulisan
1) Diawali dengan Kop UPTD Puskesmas.
2) Tempat dan tanggal pembuatan ditulis disebelah kanan atas.
3) Nomor, Sifat, Lampiran, dan Perihal ditulis disebelah kiri.
4) Perihal diisi dengan undangan.
5) Alamat yang dituju berada disebelah kanan sejajar dengan nomor, lampiran, sifat
dan perihal.
G. SURAT PANGGILAN
Surat Panggilan adalah naskah dinas resmi yang di buat oleh atasan kepada bawahan pada
suatu instansi/organisai yang berisi permintaan untuk hadir dalam melakukan tujuan tertentu
sesuai dengan isi surat tersebut.
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
2. Penulisan
a. Program : Microsoft Word dan Microsoft Excel.
b. Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
c. Ukuran huruf : 12
d. Spasi : 1,5
H. NOTA DINAS
Nota Dinas merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi resmi internal antar pejabat di
lingkungan suatu Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah.
Dalam penyusunan Nota Dinas memperhatikan hal sebagai berikut:
a. Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas; dan
b. Paling sedikit harus mencantumkan nomor, kode klasifikasi dan tanggal.
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
I. LEMBAR DISPOSISI
Lembar disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang
berisi informasi atau perintah.
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
2. Penulisan
a. Program : Microsoft Word.
b. Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
c. Ukuran huruf :12
d. Spasi : 1,5
J. BERITA ACARA
Berita acara merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa telah terjadi
suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para
pihak dan para saksi.
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
2. Penulisan
a. Program : Microsoft Word.
b. Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
c. Ukuran huruf 12
d. Spasi : 1,5
L. LAPORAN
Laporan hasil disusun sebagai hasil kegiatan yang telah dilakukan oleh UPTD Puskesmas
yang meliputi; Program / Kegiatan, Pertemuan, Pelatihan / Workshop.
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
2. Penulisan
a. Program : Microsoft Word.
b. Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
c. Ukuran huruf :12
d. Spasi : 1,5
3. Format/Sistematika Penulisan
a. Laporan hasil kegiatan dibedakan menjadi 2 jenis :
1) Laporan hasil kegiatan yang berupa pertemuan, terdiri dari :
- Kerangka acuan kegiatan
- Hasil kegiatan
- Rekam kegiatan, berupa Undangan, Notulen dan Daftar Hadir
- Dokumentasi, berupa foto, rekaman video dsb.
M. SURAT PENGANTAR
Surat pengantar adalah Naskah dinas yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang
berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dll.
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
2. Penulisan
a. Program : Microsoft Word.
b. Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
c. Ukuran huruf :12
d. Spasi : 1,5
3. Sistematika Penulisan
a. Diawali dengan Kop UPTD Puskesmas.
b. Tempat dan tanggal pembuatan ditulis disebelah kanan atas.
c. Alamat yang dituju berada disebelah kanan dibawah tempat dan tanggal
pembuatan.
d. Judul dan nomor surat pengantar ditulis simetris ditengah halaman.
e. Isi surat pengantar.
f. Tanda tangan kepala UPTD Puskesmas ditulis disebelah kanan bawah.
g. Tanda tangan penerima ditulis disebelah kiri, sejajar dengan tanda tangan kepala
UPTD Puskesmas
h. Nama kepala UPTD Puskesmas dan penerima surat pengantar ditulis dilengkapi
dengan gelar, pangkat dan NIP.
N. NOTULEN
Notulen pertemuan adalah ringkasan tentang jalannya rapat / pertemuan dan hal yang
dibicarakan serta diputuskan dalam rapat tersebut dari awal sampai akhir acara. Notulen
bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara meyeluruh.
O. DAFTAR HADIR
Daftar yang menyatakan kehadiran seseorang pada suatu kegiatan.
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
2. Penulisan
a. Program : Microsoft Word dan Microsoft Excel.
b. Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
c. Ukuran huruf :12
d. Spasi : 1,5
P. SURAT KETERANGAN
Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Surat
keterangan termasuk salah satu jenis surat yang paling banyak dibuat karena isi surat
keterangan umumnya menyangkut aktifitas manusia. Surat keterangan hanya dikeluarkan
oleh organisasi sehingga surat keterangan selalu bersifat resmi. Jadi, tidak ada istilah surat
keterangan pribadi atau surat keterangan yang dikeluarkan oleh perseorangan.
1. Kertas/Media Penulisan
a. Jenis kertas : HVS warna putih 70 gsm
b. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
c. Margins : Portrait
Top : 20 mm Bottom : 30 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
tanda tangan
NAMA PEJABAT
NIP.
tanda tangan
NAMA PEJABAT
NIP.
B. Pengelolaan Surat
1. Pengelolaan surat masuk dilakukan melalui:
a. Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan:
1) diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit
pengelola;
2) unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan
arahan kepala; dan
j. Papan Nama
1) Papan nama di lingkungan berbentuk empat persegi panjang
2) Ukuran papan nama disesuaikan dengan besar bangunan
3) Jenis bahan dasar papan nama dapat berasal dari kayu, seng/plat, beton
sesuai kebutuhan
4) Papan nama berwarna dasar putih dengan tulisan berwarna hitam
5) Huruf pada papan nama berukuran 3:4, dengan penjelasan sebagai
berikut :
1) ukuran 3 untuk tulisan Pemerintah Kabupaten
2) ukuran 4 untuk tulisan nama perangkat daerah
3) Penulisan huruf dengan huruf besar/capital
6) Papan nama di lingkungan pemerintah daerah tidak diperkenankan
menggunakan singkatan dan/atau akronim
7) Papan nama kantor Perangkat Daerah ditempatkan pada tempat yang
strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk bangunannya
C. Bentuk Naskah
Bentuk naskah yang ada di Puskesmas Kejajar 2 termaktub di dalam SK Kepala Puskesmas
Kejajar 2 Nomor: Tentang Tata Naskah UPTD Puskesmas Kejajar 2 (terlampir).
Adapun bentuk naskah dimaksud adalah:
1. Rancangan Keputusan Kepala Puskesmas
2. Bentuk Rancangan Surat Biasa
3. Bentuk Rancangan Surat Keterangan
4. Bentuk Rancangan Surat Perintah
Selengkapnya, uraian tentang format bentuk surat dinas tersebut dapat dilihat dalam lampiran yan
menjadi bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.
Pada prinsipnya dokumen yang ada di Puskesmas adalah “TULIS YANG DIKERJAKAN
DAN KERJAKAN YANG DITULIS, BISA DIBUKTIKAN SERTA DAPAT
DITELUSURI DENGAN BUKTINYA”. Pada penerapannya selain diperlukan komitmen Kepala
Puskesmas, juga diperlukan staf yang mampu dan mau menyusun dokumen tersebut. Dengan
tersusunnya Pedoman Penyusunan Dokumen dan Tata Naskah UPTD Puskesmas Kejajar 2 ini,
diharapkan dapat membantu Kepala Puskesmas, Tim Mutu dan pelaksana upaya kesehatan di
Puskesmas Kejajar 2 dalam menyusun dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar
akreditasi Puskesmas.
PEMERINTAH KABUPATEN
WONOSOBO
UPTD PUSKESMAS KEJAJAR 2
TENTANG
............................(JUDUL KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS)
KEPALA U P T D P U S K E S M A S KEJAJAR 2
KABUPATEN WONOSOBO,
MEMUTUSKAN :
Menetapkan :
KESATU : …………………………
KEDUA : …………………………
KETIGA : …………………………
Ditetapkan di : Kejajar
pada tanggal : .........
tanda tangan
Kejajar, …………………..
Nomor : / / Kepada
Lamp. :
Hal : Yth ………………………………….
…………………………………
di -
………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………....
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………...
tanda tangan
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
TEMBUSAN: (apabila ada)
1. ...............................
2. ...............................
3. dan seterusnya.
SURAT KETERANGAN
NOMOR :
a. Nama : ......................................................................
b. NIP : ......................................................................
c. Pangkat, gol. ruang : ......................................................................
d. Jabatan : ......................................................................
e. Maksud : ......................................................................
tanda tangan
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
1. ...............................
2. ...............................
3. dan seterusnya.
SURAT PERINTAH
NOMOR : / /
Dasar : …………………………………………………………………………..
Dengan ini:
Nama : ………………………………
Jabatan : Kepala Puskesmas Kejajar 2
MEMERINTAHKAN
kepada:
a. Nama :
b. Jabatan :
Untuk :
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Ditetapkan di ...........
Pada tanggal …………………….
tanda tangan
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
1. ...............................
2. ...............................
3. dan seterusnya.
diberi garis bawah sesuai tembusan terakhir)
SURAT IZIN
NOMOR : / /
TENTANG
…………….(JUDUL SURAT IZIN)……………..
Dasar : a. ……………………………………………………………
b. ……………………………………………………………
c. dan seterusnya
MEMBERI IZIN
kepada:
Nama : …………………………………………………………………………
Jabatan : …………………………………………………………………………
Alamat : …………………………………………………………………………
Untuk : …………………………………………………………………………
Ditetapkan di ...........
Pada tanggal …………………….
tanda tangan
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
1. ...............................
2. ...............................
3. dan seterusnya.
(diberi garis bawah sesuai tembusan terakhir)
Dasar : Keputusan menteri dalam negeri nomor 13 Tahun 2008 tentang Pedoman Pengelolaan
Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan peraturan Menteri dalam negeri
nomor : 13 tahun 2008;
: Peraturan Bupati Wonosobo Nomor 39 Tahun 2019 Tentang Standar Satuan Harga,
Pemerintah Kabupaten Wonosobo Tahun Anggaran 2020
MEMERINTAHKAN KEPADA
2. Nama : ………………………………………….
NIP / NRPTT : ………………………………………….
Pangkat, gol. Ruang : ………………………………………….
Jabatan : ………………………………………….
Untuk : ……………………………………………………………………...
a. Tempat Yang Di Tuju : …………………………………………………
b. Untuk selama : …………………………………………………
Berangkat tanggal : …………………………………………………
Kembali tanggal : …………………………………………………
Demikian surat tugas ini dibuat agar dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Wonosobo,.....................2022
tanda tangan
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
Dikeluarkan di : ………………………..
Pada tanggal : ………………………..
tanda tangan
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
SURAT KUASA
Nomor :
MEMBERI KUASA
Kepada:
a. Nama :
……………………………………………………………………………
b. NIP :
……………………………………………………………………………
c. Jabatan :
……………………………………………………………………………
Untuk:
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Wonosobo,.......................................
Tanda tangan
Kejajar, …………………..
Nomor : / / Kepada
Lamp. :
Hal : Yth ………………………………….
…………………………………
di -
………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………....
Hari/Tanggal : ……………………………………………...
Pukul : ……………………………………………...
Tempat : ………………………………………………
Keperluan : ………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
1. ...............................
2. ...............................
3. dan seterusnya.
(diberi garis bawah sesuai tembusan terakhir)
Kejajar, …………………..
Nomor : / / Kepada
Lamp. :
Hal : Yth ………………………………….
…………………………………
di -
………………………………
Hari : ……………………………………………………….
Tanggal : ……………………………………………………….
Pukul : ……………………………………………………….
Tempat : ……………………………………………………….
Menghadap
Kepada : ……………………………………………………….
Alamat : ……………………………………………………….
Untuk : ……………………………………………………….
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
NOTA DINAS
…………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………
…………………………………………………………………
………………………………………………………………………
…………………………………………………………..
…………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
……………
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
Wonosobo, …………………..
Nomor : / / Kepada
Yth ………………………………….
…………………………………
di -
………………………………
LEMBAR DISPOSISI
Surat dari : Diterima Tgl :
No. Surat : No. Agenda Surat :
Tgl. Surat : Sifat :
Sangat Segera Segera Rahasia
Perihal :
……………………………
……………………………
……………………………
……………………………
Catatan :
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
TELAAHAN STAF
I. Persoalan
II. Pra Anggapan
III. Fakta-fakta yang mempengaruhi
IV. Analisis
V. Kesimpulan
VI. Saran
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
BERITA ACARA
Nomor : …………………….
……………................................................................................................
…………………………………………………………………………………………………
Dibuat di ……………………………..
Mengetahui/Mengesahkan,
(SEBUTAN JABATAN –apabila ada)
PENGUMUMAN
NOMOR : ………………
TENTANG
…………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
……………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………..
Ditetapkan di ...........
Pada tanggal
…………………….
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
LAPORAN
TENTANG
…………………………………………………………………….
I. PENDAHULUAN
A. Umum/Latar Belakang
B. Landasan Hukum
C. Maksud dan Tujuan
II. KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN
III. HASIL YANG DICAPAI
IV. KESIMPULAN DAN SARAN
V. PENUTUP
Ditetapkan di ...........
Pada tanggal ………
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
REKOMENDASI
NOMOR : ………………..
TENTANG
…………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………..
Ditetapkan di ...........
Pada tanggal
…………………….
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
Wonosobo, …………………..
Kepada
Yth ………………………………….
…………………………………
di -
………………………………
SURAT PENGANTAR
Nomor : …………………..
tanda tangan
NAMA JELAS
Pangkat
MADURI, S.Kep,Ns
NIP NIP. 19670906 198903 1 005
NOTULEN
Rapat : …………………………………...............................
Tanggal : …………………………………...............................
Waktu : …………………………………...............................
Tempat : …………………………………...............................
Wonosobo,..........................
Mengetahui
tanda tangan
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
DAFTAR HADIR
Rapat : …………………………………...............................
Tanggal : …………………………………...............................
Waktu : …………………………………...............................
Tempat : …………………………………...............................
Wonosobo, …………………………..
Mengetahui
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
SURAT PERJANJIAN
NOMOR : …………………….
TENTANG
……………………………………………………………………………………
MADURI, S.Kep,Ns
NAMA JELAS NIP. 19670906 198903 1 005
MEMO
Dari : …………………………………...............................
Kepada : …………………………………...............................
Isi :
…………………………………………………………......................
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………
Wonosobo, …………………………..
KEPALA UPTD PUSKESMAS KEJAJAR 2
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
No. Dokumen
No. Revisi
Tgl. Terbit
Halaman
Mengetahui
KEPALA UPTD PUSKESMAS KEJAJAR 2 PENANGGUNG JAWAB MUTU
KABUPATEN WONOSOBO (tanda tangan)
(tanda tangan dan stempel)
NAMA LENGKAP
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005 NIP.
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
a. RPK Tahunan
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
b. RPK Bulanan
Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Bulanan
UPTD Puskesmas Kejajar 2
Bulan:...... (contoh januari 2022)
Tahun....
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
No. Dokumen
No. Revisi
Tgl. Terbit
Halaman
Kata Pengantar
Daftar isi
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum UPTD Puskesmas
BAB III Visi, Misi, Tata nilai, Motto dan Tujuan UPTD Puskemas
BAB IV Struktur OrganisasI UPTD Puskesmas
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/Rapat
BAB XI Pelaporan
A. Laporan Harian
B. Laporan 3 Bulanan
C. Laporan 6 Bulanan
D. Laporan Tahunan
BAB XII Penutup
Mengetahui
KEPALA UPTD PUSKESMAS KEJAJAR 2 PENANGGUNG JAWAB
UKM/UKP/KASUBAG.TU
(PILIH SALAH SATU)
(tanda tangan dan stempel) (tanda tangan)
a. Halaman Depan/Sampul
No. Dokumen
No. Revisi
Tgl. Terbit
Halaman
PEDOMAN........................(PELAYANAN)
UPTD PUSKESMAS KEJAJAR 2
TAHUN 2022
Kata Pengantar
Daftar isi
BAB I Pendahuluan
C. Latar Belakang
D. Tujuan Pedoman
E. Sasaran Pedoman
F. Ruang Lingkup Pedoman
G. Batasan Operasional
BAB II Standar Ketenagaan
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadwal Kegiatan
BAB III Standar Fasilitas
A. Denah Ruangan
B. Standar Fasilitas BAB
IV Tata Laksana Pelayanan
A. Lingkup Kegiatan
B. Metode
C. Langkah Kegiatan
BAB VLogistik
BAB VI Keselamatan Sasaran Kegiatan/Program
BAB VII Keselamatan Kerja
BAB VIII Pengendalian Mutu
BAB IX Penutup
NAMA NAMA
LENGKAP NIP. LENGKAP
NIP.
Mengetahui
KEPALA UPTD PUSKESMAS KEJAJAR 2
KABUPATEN WONOSOBO
(tanda tangan dan stempel)
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
No. Dokumen
No. Revisi
Tgl. Terbit
Halaman
NAMA NAMA
LENGKAP NIP. LENGKAP
NIP.
Mengetahui
KEPALA UPTD PUSKESMAS KEJAJAR 2
KABUPATEN WONOSOBO
(tanda tangan)
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
No. Dokumen
No. Revisi
Tgl. Terbit
Halaman
I. Pendahuluan
II. Latar Belakang
III. Tujuan Umum dan Khusus
IV. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
V. Cara Melaksanakan Kegiatan
Mengetahui
KEPALA UPTD PUSKESMAS KEJAJAR 2
KABUPATEN WONOSOBO
(tanda tangan)
MADURI, S.Kep,Ns
NIP. 19670906 198903 1 005
JUDUL SOP
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :
UPTD
NAMA
PUSKESMAS tanda tangan dan stempel
PEJABAT
KEJAJAR 2
NIP.
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur a.
b.
c.
6. Diagram alir
7. Unit terkait a.
b.
c.
8. Dokumen a.
terkait b.
c.
9. Rekaman Peninjauan kembali maksimal 2 tahun
historis
Tanggal mulai
No Yang dirubah Isi perubahan
diberlakukan
JUDUL SOP
No. Dokumen :
DAFTAR No. Revisi :
TILIK Tanggal Terbit :
Halaman :
Unit : ............................................................
Nama petugas : ............................................................
Tgl. Pelaksanaan : ............................................................
Tidak
No Kegiatan Ya Tidak
Berlaku
1. Apakah
2. Apakah
3. Apakah
4. Apakah
5. Apakah
CR.................................................%.
Wonosobo,……………………..
Pelaksana / Auditor