PANDUAN PELATIHAN KOMPUTER

Microsoft Office (MS Word, MS EXCEL dan Powerpoint)

Judul buku : PANDUAN PELATIHAN KOMPUTER

Penyusun : Tim Media Hubbul Khoir
Cover/Layout : Tim Media Hubbul Khoir
Penerbit : Yayasan Hubbul Khoir, Kab. Sukoharjo, Jawa Tengah
Revisi Terakhir : 3 September 2020

Catatan:

Buku ini boleh diperbanyak, dicetak ulang, dan disebarkan dengan catatan bukan untuk tujuan
komersil. Jika ada kritik atau saran bisa disampaikan kepada penyusun melalui email
pesantrenhubbulkhoir@gmail.com atau lewat website www.hubbulkhoir.com/panduankomputer

Panduan Pelatihan Komputer ( 2 )

 DAFTAR ISI
I. MICROSOFT WORD (hal. 4)
A. Pengenalan Mincrosoft Office dan Microsoft Word
B. Cara menginstall dan menjalankan MS Word
C. Penjelasan Jendela Utama MS Word
D. Cara membuat dokumen baru
E. Cara edit font
F. Cara edit setingan margin dan ukuran halaman
G. Buat header dan footer
H. Cara print dokumen
I. Short-cut
J. Contoh Dokumen

II. MICROSOFT EXCEL (hal. 12)

A. Pengenalan MS Excel
B. Cara menjalankan MS Excel
C. Penjelasan Jendela Utama MS Excel
D. Cara membuat tabel baru
E. Cara format tabel (baris dan kolom)
F. Membuat perhitungan otomatis

III. MICROSOFT POWERPOINT (hal. 16)

A. Pengenalan MS Powerpoint
B. Cara menjalankan MS Word
C. Jendela Utama MS Powerpoint
D. Cara membuat presentasi baru
E. Cara edit custom animation
F. Contoh presentasi

Panduan Pelatihan Komputer ( 3 )

 I. MICROSOFT WORD
A. Pengenalan Microsoft Office dan Microsoft Word
Microsoft office atau sering disingkat MS Office adalah paket software aplikasi perkantoran
yang dibuat oleh Microsoft Corporation sebagai penunjang pembuatan data, grafik, presentasi dan
lain-lain. Tiga aplikasi MS Office yang paling popular: Word, Excel, PowerPoint. MS office
mengalami pengembangan versi dari tahun ketahun. Beberapa versi terakhir adalah MS Office
2013, MS Office 365 dan MS Office 2019. Kita bisa cek secara langsung perkembangan Ms Office di
laman resmi microsoft: https://support.office.com . Salah satu aplikasi yang populer digunakan
dalam paket Ms Office adalah Ms Word / aplikasi pengolah kata. Ms Word dapat digunakan untuk
menyajikan dan mengolah data dalam bentuk teks, grafik maupun tabel. Pada panduan pelatihan
ini kita akan memakai versi MS office 2007:

B. Cara menginstall dan menjalankan MS Word

Pada umumnya semua aplikasi paket Ms Office berbayar, yang artinya kita harus membeli
lisensi dari aplikasi tersebut. Kita bisa membeli paket aplikasi Ms Office lengkap maupun beli per
aplikasi. Namun jika kita menginginkan aplikasi open source atau tidak berbayar / gratis maka kita
bisa memakai aplikasi setipe misalnya keluaran Kingsoft: Kingsoft writer = Ms Word, Kingsoft
spreadsheet = Ms Excel, Kingsoft presentation = Ms powerpoint. Anda juga bisa memakai Open
Office atau LibreOffice.

Untuk menjalankan MS Word kita bisa melakukannya dengan beberapa cara diantaranya:
1. Dengan double klik shortcut icon Ms Word pada dekstop , ini adalah cara tercepat

2. Melalui taskbar : Klik Start => Programs => Microsoft office => Microsoft office Word 2007

Panduan Pelatihan Komputer ( 4 )

 3. Melalui Run : tekan tombol window + R secara bersamaan untuk menampilkan Run, kemudian
ketik winword lalu Enter.

C. Penjelasan Jendela Utama MS Word

Jendela utama MS Word 2007 secara umum akan terlihat seperti berikut ( untuk versi yang
lain tampilan mungkin sedikit berbeda namun secara fungsional sama):

1. Office button : berisi beberapa opsi menu diantaranya New (untuk membuat dokumen baru) , Open
(untuk membuka dokumen),Save - Save as (untuk menyimpan dokumen), Print (untuk mencetak
dokumen), Word Option (untuk pengaturan).

Panduan Pelatihan Komputer ( 5 )

 2. Quick Acces Toll bar berisi short cut acces seperti tombol Save , Undo dll. Kita bisa menambahkan
atau mengurangi short cut yang ingin kita tampilkan di quick acces toolbar dengan cara: posisikan
cursor pada area Ribbon , klik kanan , pilih Customize quick acces toolbar , kemudian akan muncul
tampilan Customize , kita tinggal pilih shor cut mana yang ingin ditambahkan atau dihilangkan.

3. Ribbon berisi menu - menu utama Ms Word diantaranya Home ( pengaturan font, paragraph,
alignment , dsb) , Insert (untuk memasukan sisipan seperti tabel, simbol, grafik, photo, dsb), Page
Layout (untuk mengatur halaman : margin , orientasi dokumen, ukuran kertas, dsb),

4. Scroll bar : berfungsi untuk menggeser tampilan document window

5. Status bar : menunjukkan status dokumen seperti halaman, baris - kolom , jumlah kata dll
6. Document window : area dimana dokumen dibuat / ditulis.
7. Insertion point : titik dimana cursor berada untuk melakukan editing dokumen.
8. Close button : untuk menutup jendela dokumen

Panduan Pelatihan Komputer ( 6 )

D. Cara membuat dokumen baru:
1. Klik Office button kemudian klik New
2. Klik Blank document
3. Maka akan muncul jendela dokumen baru , biasanya akan muncul di title bar sebagai
Document1
4. Coba tempatkan kursor ke insertion point pada document window
5. Kemudian coba ketikkan sebuah kata misal Teks coba
6. Jika ingin menyimpan document maka bisa klik shortcut save atau ke Office button
kemudian klik Save / Save as maka akan muncul kotak dialog save , namai dokumen sesuai
yang diingingkan kemudian klik Save.

3-5

E. Cara edit font

Kita bisa mengedit font dengan memanfaatkan menu Home pada Ribbon, caranya setelah kita
membuat teks , kemudian bloks teks yang ingin kita atur dengan menggunakan cursor sampai muncul
tanda blok/arsiran pada teks tersebut kemudian kita pilih edit font seperti :
1. Mengatur jenis font / huruf yang dipakai : misal pakai font Calibri
2. Bold : menebalkan huruf ( short cut : Ctrl+B)
3. Italic : membuat huruf miring ( short cut : Ctrl+I)
4. Under line :membuat huruf bergaris bawah( short cut : Ctrl+U)

Panduan Pelatihan Komputer ( 7 )

F. Cara edit setingan margin dan ukuran halaman
Untuk mengatur margin dan ukuran halaman buka Page Layout
1. Margin untuk mengatur batas tepi dari document area , kita bisa memilih ukuran margin
yang tersedia atau mengatur sendiri dengan klik Custom Margins
2. Size untuk menentukan ukuran kertas yang dipakai misal A4 , A3 , Letter dll
3. Orientation untuk menentukan orientasi penulisan naskah pada dokumen ,landscape
(mendatar) maupun potrait ( tegak)

Panduan Pelatihan Komputer ( 8 )

G. Buat header dan footer
Untuk membuat header dan footer kita dapat menggunakan menu Insert pada ribbon
1. Header untuk menyisipkan header / kepala dokumen / kop dukumen, kita bisa memilih
template yang tersedia atau bisa mengatur sendiri dengan menggunakan Edit Header
2. Footer untuk menyisipkan footer / catatan kaki dokumen , kita bisa memilih template yang
tersedia atau bisa mengatur sendiri dengan menggunakan Edit Footer.

H. Cara print dokumen

Untuk print dokumen kita bisa memakai Office Button => Print , ada 3 opsi yang bisa dipilih

Panduan Pelatihan Komputer ( 9 )

 1. Print : normal print , kita bisa memilih device printer , jumlah copy an dan settingan yang
lainnya.
2. Quick print : print cepat , kita langsung terkoneksi ke device printer terakhir yang dipakai
dan langsung cetak dokumen.
3. Print preview : untuk mengetahui preview / tampilan dari dokumen kita sebelum di cetak.

I. Short cut
Beberapa short cut / menu pintas yang biasa dipakai di MS Word:
CTRL+W:Menutup dokumen
CTRL + S : Menyimpan dokumen
CTRL + N :Membuat sebuah dokumen baru
CTRL + O :Membuat dokumen
CTRL + B :Membuat Cetak Tebal
CTRL + I :Membuat hurif miring
CTRL + U :Membuat huruf bergaris bawah
CTRL + V :Menempelkan teks atau objek
CTRL + Z :Membatalkan aksi sebelumnya
CTRL + f :M encari teks dan item-item khusus
CTRL + H :Mengganti teks,format spesifik,dan item
khusus
CTRL + A :Menuju ke page,Bookmart, Footnote,
Tabel, Comment,Grafhic,atau lokasi lain.
CTRL + C :Mengurangi ukuran font per I point.
CTRL + D :Mengubah format karakter
CTRL + J :Menambah ukuran font per I point.
CTRL +C :Menyalin teks atau objek terpilih
ShIft + f3 : Mengubah besar kecilnya huruf
ALT +CTRL+HOME:Melakukan penelusuran melalui
sebuah dkumen
ALT +CTRL+P :Mengubah ke print Layout View
ALT +CTRL+Y:Mengulangi pecarian (setelah
menutup jendela
ALT +CTRL+C:Mengembalikan dokumen setelah dI
pecah
ALT +CTRL+O:Mengubah Outline View
ALT +CTRL+N:Mengubah normal View
ALT +CTRL+S :Memecah jendela dokumen
CTRL+Shift+> :Memperbesar huruf
CTRL+Shift+< :Mengurangi ukuran huruf
CTRL+Shift+f :Mengubah font
CTRL+Shift+C :Mengubah ukuran font
CTRL+Shift+A :Mempormat huruf menjadi besar
CTRL+DELETE :Menghapus ke kanan satu kata
CTRL+BACKSPACE:Menghapus satu kata ke kiri
BACKSPACE: ALT +Shift+C :Mengembalikan
dokumen setelah dipecah

Panduan Pelatihan Komputer ( 10 )

J. Contoh: Buatlah Dokumen Berikut

Panduan Pelatihan Komputer ( 11 )

 II. MICROSOFT EXCEL
A. Pengenalan MS Excel
Microsoft Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja yang dibuat dan didistribusikan
oleh perusahaan bernama “Microsoft Corporation”. Lembar kerja ini biasa digunakan untuk
membuat tabel berikut perhitungan otomatis yang ada di dalamnya. (Permana, 2018). Berikut
adalah tampilan Microsoft Excel, beserta beberapa istilah-istilah umum yang digunakan.

Penunjuk Sel
Kepala Kolom

Kepala Baris

Komponen Utama dalam Microsoft Excel yaitu :

1. Kepala Baris : Penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Jumlah baris yang
disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris.
2. Kepala Kolom : Penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Jumlah kolom yang
disediakan oleh Microsoft Excel adalah 256 kolom.
3. Penunjuk sel : sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi
nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A
dengan baris 1.

B. Cara Menjalankan Ms Excel

Langkah pertama untuk menjalankan microsoft excel yaitu :
1. Klik icon ms. Excel
2. Klik start, pilih all program, klik microsoft excel

Panduan Pelatihan Komputer ( 12 )

C. Penjelasan Jendela Utama MS Excel
Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari toolbar dan menu-menu yang memudahkan
penggunanya dalam mengolah data. bagian-bagian dari lembar kerja Excel dapat dilihat pada
gambar berikut :

Berikut ini daftar bagian-bagian Ms.Excel dan Fungsinya :

 Title bar (judul file)

Panduan Pelatihan Komputer ( 13 )

  Toolbar yaitu bagian yang berisikan tool(alat) untuk bekerja di Ms.Excel
 Menu bar adalah bagian yang mencakup menu-menu yang menyediakan beragam tool. Menu
default pada Ms.Excel adalah File, Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review dan View
 Name Box (nama sel aktif) yaitu tempat untuk mengetahui sel yang sedang aktif. Contohnya
seperti pada gambar di atas, nama sel yang aktif adalah sel A1 yang berarti sel berada pada
kolom A baris 1
 Formula Bar yaitu bagian untuk menampilkan rumus yang digunakan
 Nama Baris terdiri dari susunan angka
 Nama Kolom terdiri dari susunan huruf
 Sheet Aktif yaitu untuk menunjukkan sheet yang sedang aktif. Kita juga dapat menambahkan
sheet menggunakan tombol New Sheet(+) tepat disebelahnya
 Zoom untuk memperbesar dan memperkecil tampilan lembar kerja
 Scroll untuk menggulung layar secara vetikal dan horizontal

D. Cara membuat tabel baru

Untuk membuat tabel dalam Excel sangat mudah. Tinggal ketikan data yang ingin Anda tulis.
Setelah itu format sesuai keinginan Anda seperti memberi garis pada tabel, memberi warna pada
label tabel dan lainnya. Anda juga bisa membuat perhitungan sederhana dalam cell. Berikut
contohnya:

E. Cara format tabel (baris dan kolom)

1. Menyisipkan atau menghapus kolom
 Untuk menyisipkan kolom, pilih kolom, pilih Home > Insert > Insert Sheet Columns
 Untuk menghapus kolom, pilih kolom, pilih Home > Delete > Delete Sheet Columns

Panduan Pelatihan Komputer ( 14 )

  Atau, klik kanan Kepala Kolom, lalu pilih Insert untuk mensisipkan atau Delete untuk
menghapus.
2. Menyisipkan atau menghapus baris
 Untuk menyisipkan baris, pilih baris, pilih Home > Insert > Insert Sheet Rows.
 Untuk menghapus baris, pilih baris, pilih Home > Delete > Delete Sheet Rows.
 Atau, klik kanan Kepala Baris, lalu pilih Insert untuk menyisipkan atau Delete untuk
menghapus.

F. Cara Membuat Rumus Perhitungan Otomatis

1. Pilih Sel yang ingin dibuat rumus perhitungan otomatis, ketik = kemudian pilih atau ketik
formula yang diinginkan (misal SUM untuk mendapatkan total penjumlahan, AVERAGE untuk
mendapatkan rata-rata, dsb) kemudian ketik tanda kurung buka “(“
2. Klik beberapa sel yang ingin dilakukan perhitungan tesebut atau dengan mengetik nama-nama
sel sesuai dengan kolom baris sel yang ingin dilakukan perhitungan. Contoh =SUM(A1:B10)
artinya mendapatkan total penjumlahan dari sel yang berada di daerah sel A1 sampai B10.
3. Perhitungan rumus juga bisa dengan penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, dan
pangkat yang mana diwakili oleh masing-masing tanda +, -, *, / , ^ untuk melakukan
perhitungan antar cel. Contoh =A1+A2-A3*(A4/A5)^2

Panduan Pelatihan Komputer ( 15 )

 III. MICROSOFT POWERPOINT
A. Pengenalan MS Powerpoint
Micorosoft PowerPoint adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara elektronik yang
handal. Presentasi PowerPoint dapat terdiri dari teks, grafik, objek gambar, clipart, movie, suara, dan objek
yang dibuat program lain. Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan
menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead, serta dapat dicetak untuk
ukuran slide film. Apabila dibutuhkan, dapat dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung dalam
presentasi, maka kita dapat mencetaknya seperti notes, handout, dan outline. Kita juga dapat menampilkan
presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet.

B. Cara menjalankan MS Powerpoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms. PowerPoint yang ada di komputer
Anda. Pengaktifan Ms. PowerPoint ini bisa dilakukan dengan langkah berikut.

1. Klik Windows atau Start, pilih Program, pilih Microsoft Office, dan kemudian klik Power Point.
2. Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya.
3. Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop, maka Anda dapat
mengaktifkan Ms. PowerPoint dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut.

Panduan Pelatihan Komputer ( 16 )

C. Jendela Utama MS Powerpoint

D. Cara Membuat Presentasi Baru

1. Klik menu Home, pilih New Slide
2. Untuk menyesuaikan tema seperti yang diinginkan maka klik menu Design, lalu pilih tema
sesuai yang diinginkan

Panduan Pelatihan Komputer ( 17 )

E. Cara Edit Custom Animation
1. Pilih menu Animations, klik Add Animation, pilih jenis animasi yang diinginkan
2. Untuk melihat animasi apa saja yang sudah dibuat, pilih Animations, klik Animations Pane

F. Contoh Presentasi

Panduan Pelatihan Komputer ( 18 )

Panduan Pelatihan Komputer ( 19 )