ANALISIS FAKTOR-FAKTOR KEBERHASILAN IMPLEMENTASI

SISTEMENTERPRISE RESOURCE PLANNING

(STUDI KASUS : PT TEKNIKA SARANA GARDIAN)

MAKALAH TUGAS PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM

INFORMASI

DISUSUN OLEH :
1321038 – Muhammad Athof Satria
1321042 – Farhan Fahrezi
1321048 – Ananda Octavian Ardiansyah
1321051 – Naurah Anbar Najla
1321059 – Aditya Aji Nugraha
1321065 – Albin Favian

PROGRAM STUDI
SISTEM INFORMASI INDUSTRI OTOMOTIF
POLITEKNIK STMI JAKARTA
KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN RI
2023
 2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................................... 2

Kata Pengantar................................................................................................................................ 3
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................................. 3
1.1 Latar Belakang.................................................................................................................... 3
1.2 Rumusan Masalah .............................................................................................................. 4
1.3 Tujuan Penelitan................................................................................................................. 4
1.4 Metode Penelitian.............................................................................................................. 5
1.5 Hasil dan Pembahasan ....................................................................................................... 6
1.6 Faktor Kesuksesan ............................................................................................................ 10
1.8 Kesimpulan ...................................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 11

2
 3

Kata Pengantar
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) telah menjadi salah satu aspek yang sangat
penting dalam pengelolaan bisnis dan organisasi modern. ERP tidak hanya menjadi sekedar
teknologi, tetapi juga sebuah konsep strategis yang memengaruhi berbagai aspek bisnis, mulai dari
perencanaan, manajemen sumber daya manusia, hingga pengambilan keputusan. Keberhasilan
implementasi ERP menjadi sebuah tantangan yang tidak bisa dianggap remeh, mengingat dampak
yang besar yang dimilikinya terhadap berbagai proses bisnis.

Penelitian ini bertujuan untuk melakukan analisis mendalam terhadap faktor-faktor yang
memengaruhi keberhasilan implementasi sistem ERP dalam berbagai konteks organisasi. Melalui
pengumpulan dan analisis data yang cermat, kami berusaha untuk menyajikan pemahaman yang
lebih baik tentang bagaimana faktor-faktor internal dan eksternal dapat berkontribusi positif atau
negatif terhadap keberhasilan implementasi ERP.
Kami ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan
berpartisipasi dalam penelitian ini, termasuk responden yang telah berkenan berbagi pengalaman
mereka. Penelitian ini tidak akan berhasil tanpa kontribusi berharga dari berbagai pihak.

Semoga hasil penelitian ini dapat memberikan panduan yang berguna bagi organisasi yang
berencana atau sedang menjalani implementasi ERP, serta bagi para peneliti dan praktisi yang
tertarik untuk memahami lebih dalam tentang dinamika kompleks yang terlibat dalam penggunaan
sistem ERP.

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah menjadi unsur kunci dalam
mendukung operasi dan keberlanjutan perusahaan di era modern. Penerapan TIK memiliki peran
penting dalam meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan daya saing bisnis. Salah
satu bentuk penerapan TIK yang krusial dalam perusahaan adalah sistem Enterprise Resource
Planning (ERP). ERP merupakan perangkat lunak yang mencakup manajemen berbagai aspek dalam
perusahaan, seperti keuangan, sumber daya manusia, rantai pasokan, dan lainnya. Sistem ERP
dilengkapi dengan perangkat keras dan perangkat lunak yang memungkinkan pengintegrasian data
dan analisis yang mendalam, membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat
dan akurat.
PT Teknika Sarana Gardian (TSG), yang telah beroperasi sejak 2001, berperan sebagai penyedia
layanan IT yang berkaitan dengan perangkat keras dan perangkat lunak. TSG mengakui pentingnya
penerapan ERP sebagai alat kompetisi strategis yang mendasar untuk mencapai efisiensi dan
keunggulan kompetitif. Meskipun demikian, TSG belum memiliki pemahaman yang cukup mengenai
dampak faktor-faktor keberhasilan dalam implementasi sistem ERP, serta implementasi TIK secara
umum di perusahaan mereka.
Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengukur sejauh mana faktor-faktor keberhasilan
memengaruhi implementasi sistem ERP di PT Teknika Sarana Gardian. Penelitian ini juga bertujuan
untuk mengidentifikasi hubungan antara faktor-faktor keberhasilan tersebut dan upaya perusahaan
untuk mencapai keunggulan bersaing yang kompetitif. Dalam konteks bisnis yang kompetitif dan
berubah-ubah, pemahaman terhadap faktor-faktor yang memengaruhi penerapan TIK, khususnya ERP,

3
 4

akan memberikan panduan yang berharga bagi TSG dan perusahaan lainnya yang berencana
mengadopsi teknologi serupa.
Melalui penelitian ini, diharapkan dapat terungkap faktor-faktor kunci yang perlu diperhatikan
oleh TSG dalam upaya mereka untuk memaksimalkan manfaat dari implementasi sistem ERP dan
mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi serta daya saing yang lebih kuat di pasar yang terus
berubah.

1.2 Rumusan Masalah

Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi keberhasilan

implementasi Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT Teknika Sarana Gardian (TSG)
dengan fokus pada beberapa aspek utama, yakni proyek yang efektif, rekayasa ulang proses bisnis,
software dan hardware yang sesuai, pelatihan dan pembelajaran, serta dukungan dari vendor.
Berikut beberapa perumusan masalah yang akan dipecahkan dalam penelitian ini:
Bagaimana proyek implementasi ERP yang efektif di PT Teknika Sarana Gardian (TSG) telah
direncanakan, dikelola, dan dievaluasi?
1. Sejauh mana rekayasa ulang proses bisnis telah dilakukan dalam konteks implementasi ERP
di PT Teknika Sarana Gardian (TSG)?
2. Apakah perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang digunakan dalam
implementasi ERP di PT Teknika Sarana Gardian (TSG) sesuai dengan kebutuhan
perusahaan?
3. Bagaimana pelatihan dan pembelajaran terkait sistem ERP telah diberikan kepada karyawan
di PT Teknika Sarana Gardian (TSG) untuk mendukung perubahan dalam kebiasaan kerja?
4. Sejauh mana dukungan dari vendor yang dipilih telah memengaruhi keberhasilan
implementasi ERP di PT Teknika Sarana Gardian (TSG)?
5. Apakah keberhasilan implementasi ERP di PT Teknika Sarana Gardian (TSG) berpengaruh
signifikan terhadap pencapaian keunggulan kompetitif perusahaan di pasar yang kompetitif?

1.3 Tujuan Penelitan

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan sebuah aplikasi berbasis web yang dapat
berfungsi sebagai sarana pendukung atau pelengkap sistem pengadaan secara elektronik dari
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang atau Jasa Pemerintah (LKPP) dalam bidang penyajian data
informasi. Tujuan khusus dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Menghasilkan aplikasi berbasis web yang memungkinkan masyarakat untuk dengan

mudah mengakses dan memeriksa data pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh
Pemerintah Kabupaten Malang.
2. Menciptakan sarana pendukung bagi perangkat daerah terkait di Pemerintah Kabupaten
Malang untuk melaporkan data pengadaan barang atau jasa kepada pejabat eksekutif
dengan lebih efisien.
3. Mengembangkan sistem informasi manajemen data pengadaan barang atau jasa (SiMDA-
PBJ) yang dapat memudahkan pengguna atau aparatur pada Bagian Pengadaan Barang
atau Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Malang dalam mengelola data pengadaan.

4
 5

4. Menganalisis dan merancang tahap awal dari implementasi SiMDA-PBJ, dengan batasan
masalah penelitian ini mencakup analisis dan perancangan sistem, serta ujicoba aplikasi
terhadap pengguna atau aparatur pada Bagian Pengadaan Barang atau Jasa Sekretariat
Daerah Kabupaten Malang.

1.4 Metode Penelitian

1. Metode Pengumpulan Data

a. Observasi

Tujuan dari observasi adalah dengan mendeskripsikan setting yang diamati, tempat kegiatan orang –
orang yang berpartisipasi dalam kegiatan tersebut dan makna apa yang diamati menurut prespektif
penulis.

2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

System Development Life Cycle (SDLC) model waterfall

. Waterfall Model atau Classic Life Cycle merupakan model yang paling banya dipakai dalam Software
Enginnering (SE) karena tahap demi tahap yang harus dilalui menunggu selesainya tahap sebelumnya
dan berjalan berurutan [2]. pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak, yang
terdiri dari tahap – tahap yaitu rencana (planning), analisis (analysis), desain (design), implementasi
(implementation), uji coba (testing) dan pengelolaan (maintenance).

Tahap pertama kali dilakukan dengan cara mengumpulkan kebutuhan secara lengkap bertujuan
dilakukan analisis. Kebutuhan yang akan dipenuhi oleh perangkat lunak yang akan dibangun,
kemudian desain untuk memanifestasikan sebuah mekanisme dan menentukan alur perangkat lunak.
Algoritma yang detail dilanjutkan dengan implementasi tahapan dimana yang nanti pada akhirnya
sebuah desain diterapkan pada kode kode program, integrasi dan pengetesan. Tahapan ini dilakukan
gabungan antara modul yang telah dirancang nantinya akan dilakukan sebuah pengetesan.

5
 6

1.5 Hasil dan Pembahasan

1. Analisis Kebutuhan Sistem

Dari proses wawancara dan observasi dengan user, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan dari
keinginan user untuk aplikasi SiMDA-PBJ ini, diantaranya adalah :

a. SiMDA-PBJ bertujuan untuk menampilkan data paket pekerjaan pengadaan barang atau jasa
Pemerintah Kabupaten Malang kepada masyarakat agar mengetahui pekerjaan apa yang telah
dilakukan proses seleksi untuk ditindaklanjuti dengan pelaksanaan di lapangan;
b. SiMDA-PBJ memuat tentang informasi penyedia barang atau jasa yang telah menjadi pemenang
dari paket pekerjaan pengadaan barang atau jasa
c. SiMDA-PBJ tidak hanya ditujukan untuk memberikan informasi kepada masyarakat, tetapi juga
kepada level pimpinan dalam hal ini pejabat eksekutif sebagai upaya pelaporan kinerja yang
telah dicapai oleh Bagian Pengadaan Barang atau jasa dalam melaksanakan tugas dan fungsinya

2. Perancangan Desain Sistem

Pada tahapan perancangan desain sistem ini penulis membuat beberapa metode permodelan
untuk perancangan desain sistem yakni berupa Data Flow Diagram (DFD) dan Use Case Diagram,
sedangkan untuk perancangan database menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Data Flow
Diagram merupakan alat yang populer, karena dapat menggambarkan arus data yang ada didalam
sebuah sistem dengan terstruktur rapi dan jelas.

Gambar 2. Diagram Konteks/DFD Level 0

Pada diagram konteks/data flow diagram level 0 sesuai dengan gambar terdapat aktivitas
dari Admin SiMDA-PBJ dan Pengunjung. Aktivitas yang dilakukan oleh Admin SiMDA- PBJ
adalah mengelola data paket pekerjaan pengadaan barang atau jasa dan juga data penyedia
barang atau jasa untuk selanjutnya diolah oleh sistem sehingga dapat memberikan laporan
terkait data yang diminta. Sedangkan untuk Pengunjung akan mendapatkan informasi/data
terkait pengadaan barang atau jasa dari aplikasi dari hasil hasil pengelolaan data yang di-input
oleh Admin SiMDA-PBJ.
Selanjutnya setelah diagram konteks/data flow diagram level 0 selesai dibuat, tahapan
selanjutnya adalah pembuatan data flow diagram level 1 dimana merupakan hasil terjemahan
yang memperlihatkan detail dari alur proses yang digambarkan pada diagram konteks/data flow
diagram level 0. Data flow diagram level 1 juga menampilkan secara garis besar tentang alur
proses, pengiriman data dan jenis – jenis modul yang digunakan untuk mengolah sebuah
informasi dari sebuah sistem.

6
 7

Gambar 3. Data Flow Diagram Level 1

Pada data flow diagram level 1 memiliki 4 proses yaitu login, input data paket, input data
penyedia dan summary. Pada saat admin berhasil melakukan login kedalam aplikasi, langkah
selanjutnya adalah melakukan input data paket dan data penyedia dimana keduanya saling
berelasi, dimana hasil dari input data tersebut yang kemudian diproses atau diolah oleh aplikasi
sehingga dapat menghasilkan laporan yang dapat dibaca dan dilihat baik oleh admin maupun
pengunjung aplikasi.
Bagian selanjutnya dalam tahapan ini adalah pembuatan use case diagram yang
menjelasakan tentang langkah – langkah dan juga skenario yang akan dilakukan oleh admin
maupun pengunjung pada saat menggunakan aplikasi SiMDA-PBJ. Didalam use case diagram
dijelaskan secara terstruktur fungsi – fungsi yang dilakukan oleh user yang nantinya setiap
fungsi tersebut akan di definisikan skenarionya

7
 8

Gambar 4. Use Case Diagram SiMDA-PBJ

Pada use case diagram diatas beberapa fungsi yang melibatkan user yaitu admin SiMDA-
PBJ melakukan login kedalam aplikasi, mengelola data paket diantaranya buat paket, edit
paket, hapus paket, cari paket, lihat paket dan cetak laporan paket. Disamping mengelola data
paket admin SiMDA-PBJ juga melakukan pengelolaan data penyedia diantaranya buat
penyedia, edit penyedia, hapus penyedia, cari penyedia, lihat penyedia dan cetak laporan
penyedia. Fungsi data pengadaan barang atau jasa pada user pengunjung merupakan informasi
data hasil pengelolaan data admin SiMDA-PBJ yang dapat dilihat dan diakses oleh siapa saja
yang mengunjungi aplikasi SiMDA-PBJ.

Setelah dilakukan perancangan sistem dengan permodelan data flow diagram serta use
case diagram, selanjutnya dilakukan perancangan database yang bertujuan untuk
menggambarkan hubungan antar entitas. Database merupakan kumpulan file – file dalam
sebuah tabel yang saling berkaitan. Pada model data relational hubungan antara file atau tabel
direlasikan dengan kunci relasi , yang merupakan kunci utama dari masing – masing file atau
tabel.

8
 9

Gambar 5. Entity Relations Diagram SiMDA-PBJ

Entity Relations Diagram diatas menggambarkan entitas yang saling berhubungan dalam suatu
database yaitu admin mengelola paket pengadaan dan penyedia barang atau jasa dimana data yang
diolah memiliki relasi table.

Tahapan terakhir dalam perancangan deasin adalah perancangan antar muka/user interface.
Dalam perancangan antar muka aplikasi sistem informasi manajemen data pengadaan barang atau jasa
(SiMDA-PBJ) berbasis web ini dibuat beberapa halaman antar muka/user interface yang nantinya
ditampilkan pada browser.

3. Implementasi Pemrograman Aplikasi

Pada tahapan/fase ini penulis melakukan proses coding pembuatan aplikasi sesuai dengan
rancangan – rancangan pada tahapan sebelumnya dengan menggunakan bahasa pemrograman
PHP dan Javascript. Untuk melakukan proses coding pada aplikasi ini, penulis menggunakan
framework Laravel versi 7.0 dengan pertimbangan kemudahan dalam pengelolaan struktur
pemrograman baik dari sisi back-end maupun front-end, Laravel memiliki beberapa fitur yang
sangat membantu dalam pembuatan aplikasi diantaranya Eloquent ORM, Blade Templating
dan Auth Middleware dimana fitur – fitur tersebut merupakan bagian yang sering digunakan
dan diimplementasikan untuk membuat sebuah aplikasi berbasis web .

Gambar 6. Halaman Utama

9
 10

1.6 Faktor Kesuksesan

Berdasarkan teks yang telah diberikan, terdapat beberapa faktor kesuksesan dalam penerapan
Enterprise Resource Planning (ERP) di PT Teknika Sarana Gardian (TSG):

1. Dukungan Manajemen Puncak: Faktor ini memiliki pengaruh yang signifikan terhadap keberhasilan
implementasi ERP. Dukungan dari manajemen puncak menunjukkan komitmen perusahaan terhadap
perubahan dan investasi dalam teknologi informasi.

2. Manajemen Proyek yang Efektif: Manajemen proyek yang efektif juga berkontribusi pada
kesuksesan implementasi ERP. Ini mencakup perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan yang
baik selama proses implementasi.

3. Rekayasa Ulang Proses Bisnis: Perusahaan melakukan perubahan pada proses bisnisnya untuk
meningkatkan efisiensi dan kualitas. Hal ini membantu dalam penyesuaian dengan sistem ERP yang
diimplementasikan.

4. Pemilihan Software dan Hardware yang Sesuai: Memilih perangkat lunak (software) dan perangkat
keras (hardware) yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan sangat penting. Kepemilikan peralatan
yang memadai dan berkualitas dapat memengaruhi kelancaran operasional ERP.

5. Pelatihan dan Pembelajaran Karyawan: Meningkatkan kompetensi karyawan melalui pelatihan dan
pembelajaran yang baik sangat penting. Karyawan yang terampil dalam menggunakan sistem ERP
akan mendukung keberhasilan implementasi.

6. Dukungan dari Vendor: Hubungan yang baik dengan vendor ERP adalah faktor kunci. Vendor yang
memberikan dukungan yang baik dalam hal implementasi, pemeliharaan, dan pembaruan sistem
akan meningkatkan kemungkinan kesuksesan.

7. Pengukuran dan Analisis Kinerja: Evaluasi kinerja sistem ERP secara berkala dan menyediakan
analisis data yang cepat dan akurat merupakan faktor penting dalam memastikan bahwa sistem
tersebut memberikan manfaat yang diharapkan.

8. Komitmen Terhadap Perubahan: Kesuksesan implementasi ERP juga terkait dengan tingkat
komitmen perusahaan terhadap perubahan. Perubahan budaya kerja dan penggunaan teknologi
baru memerlukan dukungan penuh dari seluruh organisasi.

9. Integrasi Data dan Proses: ERP yang baik harus mampu mengintegrasikan data dan proses dari
berbagai area bisnis dalam perusahaan. Ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat
dan analisis yang lebih baik.

10. Manajemen Risiko: Perusahaan perlu memiliki rencana mitigasi risiko yang baik selama
implementasi ERP. Ini akan membantu menghindari masalah besar dan gangguan operasional.

10
 11

1.8 Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis mulai tahapan analisis kebutuhan, perancangan
desain dan implementasi serta ujicoba aplikasi SiMDA-PBJ yang telah dilakukan terdapat beberapa
kesimpulan yang dapat dikemukakan diantaranya sebagai berikut

a. Aplikasi SiMDA-PBJ ini bersifat terbuka untuk umum dimana akan memudahkan pegunjung atau
masyarakat apabila ingin mengetahui data informasi pengadaan barang atau jasa pemerintah pada
Pemerintah Kabupaten Malang.
b. Aplikasi SiMDA-PBJ ini dibuat dengan tujuan memudahkan fleksibilitas dalam penginputan data,
sehingga aparatur dapat melakukan pekerjaan kapan dan dimanapun selama terhubung dengan
internet. Aplikasi SiMDA-PBJ juga digunakan sebagai pelaporan kepada pejabat eksekutif dalam hal
ini Bupati Malang selaku kepala daerah sebagai bentuk peningkatan kinerja perangkat daerah
Bagian Pengadaan Barang atau Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Malang. Data yang dilaporkan
diantaranya adalah daftar paket pekerjaan pengadaan barang atau jasa, data penyedia barang atau
jasa, efisiensi pagu anggaran dan harga perkiraan sendiri (hps) terhadap harga penawaran serta
jumlah paket yang telah dimenangkan oleh masing – masing penyedia barang atau jasa.

DAFTAR PUSTAKA

https://ojs.amikom.ac.id/index.php/semnasteknomedia/article/viewFile/1000/963

11