Notulensi Sowan dan Operan Prov Jatim Batch Feb (Q & A)

1. pernyataan SPTJM saat recheck pemberkasan di pembekalan → chief memberikan SPTJM

utk di ttd in → diserahkan ke admin, sedang format SPTJM di final check list jatim mengenai
perjalanan yg tidak sesuai dgn KK atau ada format lain dok?

- Kalau sesuai KK → siapkan data berkas2 reimburse saja (berkas perjalanan, tol dkk)
- Kalau tidak sesuai KK: surat domisili dari RT/RW → utk reimburse
- Berangkat diluar H-1/H: surat kronologis (komunikasikan PIC dulu)
- Ketentuan khusus misal kebandaranya terlampau jauh dari KK tapi masih rentan H-1/H
→ bikin surat kronologis juga, (koordinasi ke PIC utk pertimbangan opsi lain)
- Yang Tidak Reimburse: cuma siapin fc KK + fc KTP
- SPTJM tidak perlu kalau batch sebelumnya
- Surat kronologis tidak ada format resmi
- Berkas reimburse: fc KK, fc KTP, bukti2 tiket, struk bensin + surat domisili jika
berangkat tidak sesuai KK
- Syarat reimburse: harus lebih dekat dari KK + lebih murah
- Yang sering terjadi menyertakan tiket nya aja, tapi harga tiket nya tidak
dicantumkan, misal naik kereta/pesawat: tiket pesawat ada boarding pass nya, tapi
harga nya berapa tidak dicantumkan, jadi kwitansi harus disertakan atau daftar harga
disaat kita cari tiket itu screenchot,
- Tidak perlu utk menyertakan foto2 perjalanan, saat di pom, pandom bensin mobil,

2. Konfirmasi yg di PMK yg pesawat PP, yg darat one way aja kah?

- Yang di PMK

3. Ini surat yg tidak reimburse tidak perlu melengkapi berkas" , berarti SPPD & SPJ? Atau
berkas lain ya?
- Kalau tidak reimburse → tidak perlu buat surat tidak reimburse → ngumpulin fc KK &
KTP saja

4. Apakah terdapat format surat cuti untuk ibu hamil yang akan melahirkan?
- Tidak ada format resmi nya diketik atau tulis tangan tidakpapa penting TTD + matrai
10.000
- Utk pembekalan: Buat surat izin kalau misal hamil dan sudah mendekati HPL, izin tidak
bisa mengikuti pembekalan, dan di TTD in diatas matrai 10.000, dititipin aja ke temen
nya yang penting berkas itu nyampai di pembekalan, dan disertakan surat dokter nya,
misal yth ketua KIKI nasional/ ketua KIKI prov. Jatim, perihal izin melahirkan, nama saya
ini, dari kampus ini, iship di wahana ini, ketua wahana nya ini, diceritakan aja izin, bahwa
saya sedang hamil dan sekarang sedang mendekali HPL dan tidak bisa mengikuti
pembekalan, di TTD diatas matrai 10.000, kalau tidak salah ada kata-kata siap
menerima konsekuensi apa gtu, setau dokter nauval tidak ada konsekuensi apa apa,
mungkin tidak dapat uang saku aja, dan mesti nya yg harus TTD SPPD, SPJ,
 - Bila pada saat iship terus cuti: konskwensi bisa prolong, jadi diganti pada saat selesai
pemulangan nanti, kalau izin nya sehari/2 hari masih makesence, jadi cuma ganti hari
diwahana yang bersangkutan tapi kalau cuti nya yang sampai melahirkan 1 bulan, harus
mengganti diakhir, pasti prolong

5. Dokumen SIP ada foto menggunakan snelli, untuk perempuan wajib pakai kerudung/bebas?
& bg merah? Formulir permohonan SIP dan CV itu bagaimana ya?
- Dr. nauval: Wajib pakai snelly, bg merah, hijab/tidak bebas, kacamata/tidak bebas
- Drg. kenzie: berbeda2 sesuai daerah masing2, kalau diblita utk mengurus SIP, pakai jas
formal biasa, tidak pakai snelly tidakpapa, alur nya pun berbeda ada yang via web ada
yang langsung datang ke kantor nya, ada yang diurus sama dinkes nya, ada yang di
urus sendiri, disesuaikan daerah masing2,
- Dr nauval: mending pakai foto snelly latar belakang merah, disiapin yang pasti dan
semuannya punya seperti foto snelly bg merah
- SIP nanti disampaikan ketika sudah diwahana masing2
- 56.09

7. Jika pemberkasan ijazah nya menyusul apakah bisa? (Kendala baru pengumuman / domisili
jauh dan tidak bisa diwakilkan pengambilannya)
- Scan Ijazah dipakai utk mengurus SIP,
- Ada beberapa wahana yang strik, tidak boleh megang pasien, melakukan tindakan dst
sebelum SIP kalian jadi
- Kalau pembekalan cuman diminta untuk lihatkan STR iship asli (jgn lupa dibawa)

8. Kalau sudah ada rekening BNI apakah ttp membuat yang baru? Mengingat katanya ada
periode sebelumnya yang gak bikin rekening BNI baru? Untuk pembuatan rekening bni apakah
wajib juga ya untuk membuat kartu kreditnya? Ataukah bisa diganti kartu debit begitu? untuk
Pendaftaran rekening BNI baru harus lewat kertas atau bisa lewat mBanking/ via web? Untuk
print file pendaftaran BNI apakah harus berwarna atau bebas?

- Harus tetep buat rekening baru BNI

- Kartu kredit memang kita didaftarkan, tapi tidak diaktifasi, kalau tidak ada permintaan
- Harus diisi lewat kertas, supaya tidak memakan waktu
- Presentasi nya BNI singkat banget, cepet banget, jadi dicicil sebisannya sesuai contoh
yang ada, yang masalah halaman yg kosong diisi sewajarnya, sisanya tanyakan

9. untuk surat kronologis, di notulensi operan batch feb ada keterangan bisa di reimburse tapi
lebih ribet, lebih ribetnya ini dalam hal apa maksudnya? ada kata-kata very special
circumstances, contohnya kondisi yg seperti apa?
- Tadi sudah dibahas beberapa skenario tentang reimburse

10. Untuk reimburse itu kan harus ada semua bukti uang yg terpakai ya, semisal dari domisili ke
pembekalan/wahana menggunakan kendaraan pribadi. Untuk bukti bayar tol nya bagaimana
ya? Karna beberapa GTO tidak mengeluarkan struk/monitornya tidak menyala jd sulit untuk
ngefoto biaya yg keluar.
- Ada struk online → Web: masukin tgl berapa masuk tol tsb, dan di e-tol nya ada nomer
nya (nanti muncul transaksinya)
- Difoto langsung saja kalau tidak keluar struk nya

12. Untuk reimbursement tiket pesawat kan harus biaya terendah hari itu, jika misalkan ada
harga terendah tapi waktu penerbangan tidak memungkinkan misal subuh/ pagi hari,
mekanisme nya bagaimana?
- Disesuaikan SOP PMK utk harga nya

13. untuk mcu dan skbn apakah hanya sesuai permintaan wahana saja? lalu jika wahana tidak
mewajibkan mcu apakah boleh untuk tidak melakukan mcu?
- Memang yang membutuhkan surat kesehatan, surat ket, bebas narkoba itu wahana →
tanyakan ke pendamping, masalahnya pendampingnya siapa?
- Minta data wahana beserta pendamping plus kontak nya dibu sari → tanyakan ke
pendamping perlu tidak surat sehat, narkoba
- Ada beberapa wahana yang tidak diminta, tapi ternyata surat kesehatan dipakai
keperluan lain untuk mengurus SIP
- Bebas narkoba minimal 3 parameter
- Di sby yang murah dilab kesda dayung sari, deket masjid akbar

15. Print secara keseluruhan format A4/F4? bebas

16. Untuk MCU apakah menggunakan format rs yang dituju atau ada format khusus? Untuk
pembuatan MCU apakah ada kriteria khusus rumahsakitnya?
- Format masing-masing

Berkas Untuk pembekalan

- Pakta integritas asli di ttd diatas matrai 10.000
- Surat pernyataan ada izin dari ortu/istri/suami yg asli dikumpulkan
- Keterangan sehat MCU + narkoba dimasukkan dalam ampop dikasihkan ke
pendamping,
- Data reimburse

NB: semua nya difotokopi biar punya arsip nya

SPPD (surat perjalanan Dinas)

- Berangkat dari rumah masing-masing ke pembekalan tidak perlu membawa SPPD
- SPPD baru di isi nanti pada saat pembekalan
- SPPD disiapkan dari kemenkes dan dijelaskan pada saat pembekalan
- Kertas SPPD dari tempat pembekalan dittd org dinas kesehatan jatim → bawa ke
wahana → kewajiban kita memintakan ttd ke dinas kesehatan setempat atau ke orng
rumah sakit tempat wahana kita, paling enak ke dinkes kota masing-masing, yang ttd
bebas entah eselon 1 atau 2, kepala bidang, sekertaris dinas, tidak harus kepala dinas
 kesehatannya, yang terpenting yang bertanggungjawab didinas kesehatan diwahana
teman-teman, plus cap basah, sebagai bukti kita dah sampai nih ke wahana
masing-masing

SPJ (terkait reimburse) dari tempat pembekalan ke wahana masing-masing

- forrmat akan dikirimkan soft file oleh kemenkes ke korwil jatim, ngedit sedikit, pakai
rumus di excel → tinggal nulis nomer urut nya → ketika kita ganti nomer urut nya →
format akan berubah → atas nama siapa, data reimburse berapa yang diterima dst akan
berubah secara otomatis → kalau sudah dirubah semua, dibenerin semua, atas nama
iship diwahana masing-masing → di print,
- Setelah itu SPPD, SPJ yg sudah diedit dan di print dan bukti perjalanan dari tempat
pembekalan ke wahana disertakan semua disitu → ditaruh diamplop coklat kolektif
perwahana masing2 dikirim ke JKT, supaya bisa mendapatkan reimburse,
- Yang tidak reimburse → tidak mengisi SPJ tidak papa dalam hal ini tanda tangan tapi
WAJIB mengisi SPPD wajib tanda tangan, dan juga tentunya tidak perlu menyertakan
struk tiket pom bensin dst

Yang dikirim ke JKT saat diwahana → SPPD, SPJ, Bukti-bukti Perjalanan

SPMT
- Merupakan surat tugas kita diwahana masing-masing
- Format SPMT nanti akan dijelaskan
- sebagai dasar kemenkes menggaji kita, tugas chief wahana cukup diupload SPMT
masing2 di google drive, nanti dijadikan 1 folder, ex; madiun → SPMT RS A, SPMT PKM
- tidak perlu dikirim ke JKT, nanti link disediakan oleh kemenkes
- Surat tugas yang bertanda tangan dibawah ini direktur RS atau kepala PKM →
menerangkan bahwa dokter A sebagai pendamping di PKM atau di RS yang
bersangkutan diantara nya peserta intership: dokter A, dokter B, dokter C utk
melaksanakan tugas iship di PKM A atau RS A → direktur RS atau Kepala PKM ttd
- Update per 6 bulan sekali, kalau PIDGI update per 3bln, atau kalau ada perubahan
peserta iship → membuat SPMT baru lagi, laporan ke dinas kesehatan prov. Atau ke
admin atau ke PIC jatim kemenkes, bahwa saya mengupdate SPMT,
- Biasa nya kalau yg TNI/Polisi, dia dikasih pilihan, mau dianggap cuti/prolong atau
mengganti, ada yang sudah 8 bln/10 bln iship tapi tenyata harus pendidikan nih padahal
kurang 2 bln lagi, mau ndak mau meninggalkan iship, kalau tidak salah mau dilanjutkan
cuma mengganti 2 bln atau mau dianggap hangus tapi konskuensi nya gaji nya harus
dikembalikan, nanti setelah selesai pendidikan iship lagi

PKM: tidak ada pertukaran PKM, 3 orng di PKM A, 3 orng di PKM B tidak tukeran

Cuti tidak perlu udpate SPMT tapi nanti harus siap konsekuensi → prolong, jadi tetep saat itu
menerima gaji, tapi prolong nya tidak perlu menerima gaji lagi
Case iship 6 orang → 6 orng di rs lalu pindah ke pkm semuanya

MCU kembalikan ke wahana masing-masing, perlu tidak nya diwahana itu, karna mahal,

Surat Kronologis (SPTJM) tidak ada format resminya

Surat Kronologis (SPTJM) dapat dibuat jika memang diperlukan, yaitu jika peserta tidak
berangkat H-1 atau pada hari H pembekalan. Mengingat syarat reimburse adalah peserta
berangkat H-1 atau pada saat hari H