LAPORAN PENELITIAN

PENGELOLAAN REKOD CENTER PADA PERPUSTAKAAN KPW BANK

INDONESIA SUMATERA UTARA
(Laporan ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Rekod)

Dosen Pengampu:
Hilda Syaf’aini Harefa, S.Sos., M.A.
Disusun Oleh:
Armila 0601211015
Desy Febriani Daulay 0601211008
M. Dhimas dharmawan 0601212018
Mickael halomoan harahap 0601211001
Nadra Rifani 0601211010
Putri Maharani 0601212021
Raimah 0601211011

Program Studi Ilmu Perpustakaan

Fakultas Ilmu Sosial
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Medan
2022/2023
 KATA PENGANTAR

Tak henti-hentinya puja dan puji peneliti ucapkan kepada Allah SWT. Tuhan Yang
Maha Esa karena dengan karuniaNya lah penulis dapat menyelesaikan laporan ini sebagai
bentuk kesadaran penulis dalam menyelesaikan tugas observasi dalam mata Manajemen
Rekod yang dibimbing oleh Hilda Syaf’aini Harefa, S.Sos., M.A. selaku dosen dalam mata
kuliah ini.

Terlepas dari semua itu, peneliti berharap bahwa tulisan ini dapat dijadikan sebagai
referensi bacaan, diskusi, serta bahan ajar terkait pengelolaan arsip dan rekod. Apabila masih
teradapat kekurangan dalam pembahasan yang ditulis peneliti menerima segala saran dan
kritik dari pembaca agar dapat memperbaiki laporan ini. Akhir kata semoga laporan ini dapat
memberikan manfaat, pengetahuan maupun inspirasi terhadap pembaca.

Medan, 3 Januari 2023

Kelompok 1

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................................i

DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN...........................................................................................................3

BAB III PENUTUP....................................................................................................................9

Kesimpulan.............................................................................................................................9

Saran.......................................................................................................................................9

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

Rekod merupakan sekumpulan informasi yang terekam dalam berbagai bentuk yang
dibuat atau diterima lalu dikelola oleh suatu instansi atau individu untuk disimpan sebagai
bukti dari kegiatan atau transaksi yang pernah dilakukan. Berbeda dengan arsip, rekod masih
bisa digunakan kembali kapanpun dibutuhkan. Sementara arsip tidak lagi digunakan pada
masa kini namun nilainya masih ada dan tetap dilestarikan karena harus dipelihara dan
dikelola. Bentuk rekod yang paling umum berupa laporan, formular, buku, serta tulisan-
tulisan lainnya. Tidak hanya dalam bentuk tulisan, rekod juga ada yang berbentuk rekaman
yang ada dalam CD atau kaset seperti yang digunakan pada masa reformasi dahulu.

Perpustakaan Kpw Bank Indonesia Sumut merupakan salah satu perpustakaan khusus
yang berada dibawah naungan Bank Indonesia. Seperti perpustakaan pada umumnya,
perpustakaan ini juga memiliki rekod maupun arsip yang disimpan. Karena berada dibawah
naungan Bank Indonesia, perpustakaan Kpw Bank Indonesia Sumut memiliki peraturannya
sendiri yaitu Peraturan Dewan Gubenur Bank Indonesia Nomor 18/17/PDG/2016 tanggal 17
November 2016 tentang Organisasi Bank Indonesia dan Peraturan Dewan Gubenur Bank
Indonesia Nomor 10/10/PDG/2008 tanggal 6 Oktober 2008 tentang Manajemen Informasi
Bank Indonesia.

Arsip dan rekod yang ada disimpan dalam dua bentuk, yakni secara fisik dan secara
digital. Beberapa dokumen yang di digitalisasikan karena dokumen tersebut hanya terdapat
satu sehingga tidak ada pertinggal jika dokumen itu rusak atau hilang. Adanya penyimpanan
rekod ini menjadi salah satu bagian dari pengelolaan arsip inaktif. Artinya, rekod atau arsip
ini disimpan dengan jangka waktu yang tidak lama. Pengelolaan rekod pada perpustakaan
Kpw BI Sumut dilakukan agar dokumen yang ada terus terjaga dan data yang sudah tidak lagi
digunakan akan dilakukan penyusutan untuk memberikan ruang terhadap rekod dan arsip
selanjutnya. Untuk mengetahui bagaimana pengelolaan rekod pada perpustakaan Kpw BI
Sumut peneliti melakukan observasi secara langsung. Adapun jadwal observasi yang
dilakukan sebagai berikut:

Hari, tanggal : Kamis, 22 Desember 2022

Waktu : 13.00 WIB s/d selesai

1
 Tempat : Perpustakaan Kpw Bank Indonesia provinsi Sumatera Utara

Alamat : Jl. Balai Kota no.4, Medan

Narasumber : Husna Athya Ashoba (pustakawan)

Di dalam observasi yang dilakukan peneliti menggunakan metode kualitatif dengan

pendekatan secara deskriptif. Data yang didapat berasal dari hasil pengamatan, wawancara,
serta dokumentasi yang telah dikumpulkan selama observasi dilakukan.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

Pada dasarnya rekod dan arsip merupakan dokumen yang sudah jarang digunakan
sehingga perlu penanganan dan pemeliharan yang lebih teliti. Menurut Ibu Husna selaku
pustakawan perpustakaan Kpw BI Sumut arsip dan rekod milik perpustakaan disimpan dan
dirapikan berdasarkan masing-masing subjek dan tingkat kepentingannya sehingga mudah
untuk di temukan kembali. Beliau juga menuturkan bahwa arsip dan rekod ini tidak hanya
berasal dari data perpustakaan, tetapi juga berasal dari bagian lainnya yang ada di kantor
Bank Indonesia Sumut ini. Arsip dan rekod ini disimpan di dalam ruangan khusus arsip yang
berada di lantai empat. Tidak sembarangan orang yang boleh memasuki ruangan ini
dikarenakan dokumen-dokumen yang ada sangat banyak dan tentunya bersifat rahasia.
Bahkan sebagai seorang pustakawan di perpustakaan tersebut beliau tidak boleh masuk jika
belum mendapatkan izin dari bagian yang menjaga ruangan tersebut. Namun, peneliti masih
bisa melihat beberapa arsip dan rekod yang disimpan di ruang rekod dan arsip yang berada di
perpustakaan. Berikut merupakan beberapa gambar arsip dan rekod yang peneliti ambil dari
ruangan:

Gambar 1.0 Gambar 1.1

3
Gambar 1.2 Gambar 1.3

Gambar 1.4

4
 Selain disimpan di ruangan khusus arsip dan rekod, perpustakaan Kpw BI Sumut juga
memiliki rekod digital yang disimpan di dalam sistem yakni Bank Indonesia – Record
Management System (BI-RMS). Berbeda dengan koleksi arisp dan rekod fisik, rekod digital
ini hanya boleh diakses dan digunakan oleh para pegawai Bank Indonesia saja. Hal ini
bertujuan untuk menjaga kerahasiaan dokumen sehingga tidak terjadi pencurian. Tak hanya
itu, Ibu Husna juga mengatakan bahwa apabila ada koleksi ataupun dokumen rekod fisik
yang rusak masih dapat diperbaiki dengan cara mengambil dokumen yang ada dari sistem ini.
Meskipun penelti tidak dapat melihat bagaimana rekod yang ada di dalam sistem tersebut,
namun beliau memberikan kesempatan kepada penelti untuk melihat bagaimana tampilan BI-
RMS. Berikut merupakan tampilan dari sistem rekod digital BI-RMS:

Gambar 2.0

Gambar 2.1

5
Gambar 2.2

Gambar 2.3

6
 Gambar 2.4

Koleksi arisp dan rekod ini tentunya perlu dilakukan pemeliharaan ruangan agar
terhindar dari kerusakan dokumen. Saat dilakukan wawancara, ibu Husna mengatakan bahwa
pemeliharaan ruangan arsip dilakukan secara bersamaan dengan pemeliharaan Gedung. Jadi,
sembari menunggu pemeliharaan secara menyeluruh pihak perpustakaan Kpw BI Sumut
meletakkan kapur barus pada rekod fisik di setiap rak koleksi agar dokumen yang ada
terpelihara dan terhindar dari rayap ataupun kutu buku yang dapat merusak dokumen arsip
dan rekod. Untuk arsip dan rekod yang disimpan secara digital tidak perlu dilakukan
pemeliharaan yang lebih karena BI-RMS sudah memiliki sistem backup data.

Apabila terjadi kerusakan pada koleksi arsip dan rekod yang disimpan maka tindakan
yang dilakukan oleh perpustakaan BI Sumut ialah memperbaikinya. Karena setiap arsip dan
dokumen memiliki tingkat kepentingannya masing-masing. Apabila informasi tersebut masih
dibutuhkan maka akan dilakukan perbaikan dokumen, akan tetapi bila dookumen tersebut
sudah tidak lagi digunakan maka akan di musnahkan. Berbeda dengan halnya jika koleksi
yang rusak hanya sebagian kecil seperti lembaran yang robek tetapi tidak terlalu banyak,
maka selaku pustakawan ibu Husna akan melakukan perbaikan dengan cara menempel atau
mengganti lembaran yang robek dengan lembaran yang baru dengan mengambil dari file
yang tersimpan pada sistem.

Untuk mengurangi koleksi arisp dan rekod yang sudah tidak digunakan lagi,
perpustakaan Kpw BI Sumut melakukan penyusutan. Prosedur ini dilakukan berdasarkan
JRA yang merupakan salah satu unsur dari pengelolaan arsip. Proses yang dilakukan tidak

7
langsung menyingkirkan dokumen dari rak koleksi, akan tetapi dilakukan pemilihan terlebih
dahulu. Hal ini karena setiap saat selalu ada data yang baru untuk disimpan sebagai bukti
rekod perpustakaan. Proses penyusutan yang dilakukan berdasarkan JRA baik berupa
pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan yang tertuang dalam ketentuan umum yakni:

- Pelaksanaan penyusutan dilaksanakan setelah retensi arsip berakhir

- Penyusutan dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir

- Pemusnahan arsip harus dilakukan secara total baik fisik maupun informasinya

Jadwal retensi Arsip adalah 5 (lima) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna
hukum, ilmiah, dan teknologi atau 10 (sepuluh) tahun untuk arsip yang memiliki nilai
pertanggung jawaban keuangan, catatan keuangan, bukti pembukuan, dan data pendukung
administrasi keuangan yang merupakan bagian dari pembukuan. Proses pemindahan koleksi-
koleksi ini dilakukan setelah selesai digunkan. Untuk pemusnahan arsip dan rekod pada
perpustakaan Kpw BI Sumut dilihat dari sifat dan fungsi guna dokumen tersebut. Hal ini
biasanya tidak langsung dimusnahkan karena ada beberapa jenis arsip dan rekod yang tidak
disatukan sesuai dengan klasifikasinya. Ibu Husna mengatakan bahwa jika akan dilakukan
pemusnahan maka pihak Bank Indonesia akan melaukan pencacahan dokumen terlebih
dahulu supaya menghilangkan jejak dari dokumen yang dimusnahkan. Pencacahan ini juga
mampu mencegah dari tindak kejahatan.

Sebagai perpustakaan khusus yang berada di bawah naungan Bank Indonesia,

perpustakaan Kpw BI Sumut memiliki buku pedoman sendiri dalam mengelola bahan arsip
dan rekod yang ada. Namun, pedoman yang ada tidak akan melanggar Undang-Undang yang
telah ditetapkan karena Bank Indonesia sendiri teap menjalin kerja sama dengan pemerintah.
Penggunaan pedoman ini hanya digunakan oleh perpustakaan Kpw BI di seluruh provinsi.
Tujuannya ialah agar pengelolaan dokumen yang ada pada Bank Indonesia tidak ada campur
tangan dari pihak pemerintah lainnya.

8
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Koleksi arsip dan rekod yang ada pada perpustakaan Kpw BI Sumut disimpan
berdasarkan masing-masing subjek dan tingkat kepentingannya. Koleksi yang berbentuk
cetak disimpan di dalam ruangan khusus arsip dan rekod. Ruangan ini hanya boleh dimasuki
oleh para pegawai dan harus dengan izin yang jelas. Sementara arsip dan rekod yang sudah di
digitalisasi disimpan di dalam sistem yakni BI-RMS. Pemeliharaan yang dilakukan terhadap
masing-masing bentuk koleksi juga berbeda. Penyusutan dilakukan secara bertahap dengan
memilih dokumen yang sudah benar-benar tidak diperlukan kembali. Proses ini dilakukan
terhadap tiap subjek dokumen dan diukur dari tingkat kepentingan data. Pemusnahan
dilakukan apabila sudah masuk JRA. Sebelum melakukan pemusnahan, pihak perpustakaan
Kpw BI Sumut akan melakukan pencacahan agar tidak ada jejak yang tertinggal dari
dokumen yang dimusnahkan. Pihak perpustakaan Kpw BI Sumut telah memiliki pedomannya
sendiri yang berasal dari Bank Indonesia dalam mengelola arsip dan rekod yang ada.

Saran

Penelitian ini sangat bermanfaat dalam pengelolaan arsip dan rekod baik itu di
perpustakaan maupun pada instansi lainnya. Peneliti berharap agar semakin banyak instansi
yang melakukan pengelolaan rekod dengan sebaik-baiknya.