MAKALAH

Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

(Komunikasi Bisnis Melalui Surat)
Dosen : Nono Sugiono, SE., MM

Disusun Oleh :

Valentina Ariyanti
372242015

Akuntansi
S1

STIE STAN IM
2023
Daftar Isi
Kata Pengantar ………….………………………………….1
Bab I
Pendahuluan
Latar Belakang ……….………..……………….……2
Rumusan Masalah ...……………………...………….….3
Tujuan Masalah …...……………………………...…..4
Bab II
Pembahasan
Pengertian Komunikasi Bisnis ………………………...5
Sejarah surat ………………….. …....7
Kelebihan dan Kelemahan surat …….. .…….…..…....…9
Hubungan Surat dan Bisnis ….………….…..….....10
Fungsi dan tujuan Surat Bisnis ……………………….12
Format Surat Bisnis ……………………….13
Peran Surat di Era Modern ……….…….………...14
Bab III

Penutup
Kesimpulan…………………………………………….……..16

Daftar Pustaka………………………………………………...17
 Kata Pengantar

Puji Syukur Kepada Tuhan, karena karunia-Nya saya dapat

menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat waktu. Semoga tugas
yang saya buat secara ringkas ini dapat dimengerti dan menjadi
pemahaman yang bermanfaat untuk kedepannya.

Terimakasih kepada Bapak Dosen, karena telah menugaskan saya dalam

karya makalah ini tentang “Pengenalan Komunikasi Bisnis Melalui
Surat”, sehingga pemahaman saya tentang mata kuliah “Komunikasi
Bisnis” lebih dalam lagi.

-1-
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Komunikasi menjadi suatu kepentingan pokok yang tak bisa terelakkan.

Seluruh makhluk di muka bumi belajar komunikasi dari kecil bahkan dari
sejak manusia dikandung didalam rahim, komunikasi terus diterapkan
dari hal yang paling sederhana dan dalam berbagai keadaan.
Definisi Komunikasi menurut para Ahli :
 Menurut Achmad S. Ruky, komunikasi merupakan proses
pemindahan dan pertukaran pesan, dimana pesan ini dapat berbentuk
fakta, gagasan, perasaan, data atau informasi dari seseorang kepada
orang lain. Proses ini dilakukan dengan tujuan untuk mempengaruhi
dan/ atau mengubah informasi yang dimiliki serta tingkah laku orang
yang menerima pesan tersebut.
 Dalam buku ‘Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar’, Everett M. Rogers
mendefinisikan komunikasi sebagai proses pengalihan ide dari
sumber ke penerima, dengan tujuan untuk mengubah tingkah laku
penerima tersebut.
Oleh sebab itu, Komunikasi sudah menjadi kebutuhan yang tak bisa di
hentikan dimana saja, dilakukan oleh siapa saja (seluruh makhluk hidup)
dilakukan secara terus-menerus, dan dalam bentuk komunikasi apa saja,
termasuk surat.

-2-
1.2 RUMUSAN MASALAH

Apa itu surat?

Bagaimana Surat mwenjadi media komunikasi?

Apa hubungan surat dan bisnis?

-3-
1.3 TUJUAN MASALAH

Tujuan dalam penyusunan makalah ini berdasarkan rumusan masalah

diatas

 Mengenal lebih jauh tentang Komunikasi Bisnis Melalui Surat

 Mengetahui Peran Surat di Era Modern

-4-
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Komunikasi Bisnis

A. Komunikasi Bisnis

 Seperti yang kita tau, Komunikasi merupakan bentuk interaksi yang paling
sering dilakukan oleh manusia, tanpa komunikasi, informasi penting tidak
dapat tersampaikan dengan baik. Begitu juga dengan aktivitas Bisnis.
Aktivitas yang dilakukan untuk mencapai keuntungan oleh perorangan
maupun organisasi. Sementara itu definisi bisnis sendiri adalah suatu konsep
yang memadukan berbagai aktivitas untuk memenuhi kebutuhan hidup serta
keinginan manusia dalam mencari keuntungan. Proses dalam suatu bisnis
terdapat proses produksi, distribusi, penjualan barang dan jasa kepada
konsumen dan lain sebagainya.

 Pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli :

 (Katz) Menurut Katz, komunikasi bisnis merupakan suatu pertukaran ide,

pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan
komersial. Artinya, komunikasi tersebut dilakukan untuk mencapai
tujuan untuk terjadi perdagangan.

 Dalam bukunya, Djoko Purwanto berpendapat bahwa komunikasi bisnis

adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang terdiri atas
berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun non verbal
untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan kepentingan bisnis pelaku
komunikasi tersebut.

 Menurut Hughess dan Kapoor, komunikasi bisnis merupakan kegiatan

atau usaha individu yang terorganisasi untuk menghasilkan dan menjual
barang-jasa guna mendapatkan keuntungan dan memenuhi kebutuhan
masyarakat.

-5-
  Menurut Albig, komunikasi bisnis merupakan suatu pertukaran gagasan,
pendapat, informasi, perintah tertentu yang memiliki tujuan tertentu
(berhubungan dengan masalah bisnis) baik secara personal atau
impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.

Dari pengertian para ahli di atas menjelaskan bahwa komunikasi bisnis merupakan
salah satu proses sosial yang sangat penting bagi manusia.

-6-
B. Sejarah surat

Surat merupakan salah satu sarana dalam mewujudkan adanya komunikasi secara
tertulis yang di sampaikan pihak satu kepihak yang lain. Biasanya surat berisikan
informasi tentang pengantar, pemberitahuan tugas, keputusan, permintaan, perjanjian,
pesanan, perintah dan lain-lain. Namun surat menjadi prioritas pada era terdahulu,
sebab surat menjadi alat komunkasi satu-satunya yang dapat diandalkan dalam
menyampaikan informasi atau sekedar menjadi alat komunikasi hiburan, seperti
memberikan pesan rindu kepada seseorang ataupun kepada keluarga. Sejarah surat
sendiri berawal dari negara mesir, sekitar 2000 SM dimana pertukaran budaya terjadi
dengan bangsa Babilonia, surat-surat pun diantar melalui kuda ataupun kereta kuda,
sebelumnya surat di bungkus dengan kulit kayu ataupun sayuran ataupun kulit
binatang. Selanjutnya di negara Tiongkok yang terjadi pada masa 1122 SM pelayanan
pos sudah terjadi pada zaman Dinasti Chou, dimana Sistem pengirimannya terdiri atas
beberapa orang yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil atau
empat belas koma lima kilometer hal ini sama seperti bagsa Persia sekitar 600 SM
sistemnya pengiriman pesan secara terintegrasi yaitu Pengendara kuda (Chapar) akan
berhenti di titik-titik pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan
mengganti kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum
dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae. Sementara itu pos surat
di Indonesia terjadi pada masa kerajaan Majapahit, Sriwijaya dan Tarumanegara
dalam bentuk tertulis. Surat-surat beredar pada saat masuknya Hindu dan Buddha,
pada saat itu surat tidak hanya di tulis diatas kertas namun juga diatas batu dan kayu.

Kedatangan Belanda 1596 menjadi perkembangan selanjutnya dari surat-menyurat di

Indonesia, oleh Cournelis de Houtman membawa surat bagi raja-raja di Indonesia
berisikan informasi yang tidak mengandung pemberitaan tentang kompeni di
Indonesia. Lalu, pada 26 Agustus 1746 dibangunlah kantor pos resmi pertama di
Jakarta oleh Gubernur Jenderal G.W. Baron van Inhoff. Tujuan dibangunnya kantor
pos ini untuk memfasilitasi dan menjamin keamaaan suarat-surat yang dikirim
khususnya bagi mereka yang di luar pulau jawa.

-7-
(contoh surat tanah jaman dulu)

-8-
C. Kelebihan dan Kelemahan Surat

Kelebihan Sebuah Surat :

 Bersifat Formal dan Resmi

Biasanya lengkap dibubuhi tanda tangan/ cap resmi serta tanggal dan
tempat pembuatan surat

 Memiliki bentuk fisik atau 3 Dimensi

Bisa dipegang dan disimpan, memerlukan wadah khusus mengingat

fisik surat sebagian besar menggunakan kertas

 Bisa menjadi sebuah investasi

Apabila surat tersebut berisikan informasi vital seperti surat tanah,

surat nota kwitansi, yang nantinya dipergunakan dimasa depan
sebagai bukti

 Menunjukan profesionalitas dan keseriusan.

Kerapian dalam membuat surat dan tatanan bahasa menunjukan

keseriusan dan profesionalitas kita dalam membuat surat, misalnya
membuat CV kerja

 Bersifat lebih personal

Kelebihan surat yang ini menunjukkan bahwa surat langsung tertuju

dengan penerima surat tertera.

Kelemahan Sebuah Surat :

 Keamanan Surat yang kurang terjamin

Mengingat bentuk fisik surat sebagian besar dari kertas yang rawan
terbakar maupun basah, akan sangat rendah tingkat keamanannya, selain itu
bisa saja dibaca oleh pihak lain diluar penerima asli.

 Kurang efisien

Surat yang dikirim biasanya memakan waktu yang cukup lama, selain itu
bisa saja surat tidak sampai sesuai tujuan

-9-
 Adanya biaya tambahan

Untuk surat yang ditujukan bagi pihak resmi, maka surat juga harus dalam
kondisi resmi, untuk itu dibutuhkan biaya tambahan seperti membeli prangko,
atau memakai kertas yang bagus, amplop yang tampak resmi, belum lagi jika
tulisan salah maka harus mengganti kertas dan lain sebagainya

D. Hubungan Surat dan Bisnis

Surat dan bisnis memiliki hubungan yang erat, sejak jaman dulu hingga sekarang.
Bidang-bidang pekerjaan tidak bisa hanya mengikuti kemajuan teknologi dengan
mengabaikan keberadaan surat itu sendiri. Peranan surat bagi bisnis adalah untuk
menjadi sebuah dokumen fisik yang penting. Dalam menjaga kepentingan surat maka
dibutuhkan bidang-bidang yang secara khusus ditugaskan dalam menyusun dan
mempersiapkan sebuah surat baik bagi pihak dalam perusahaan maupun pihak luar
perusahaan, bidang-bidang yang mengurus surat-menyurat dalam perusahaan itu
ialah :

 Bidang Korespondensi

Bidang ini adalah bagian kantor yang ditugaskan untuk menangani pembuatan konsep
surat. Biasanya adalah surat-surat yang keluar dari sebuah perusahaan untuk pihak-
pihak di luar yang menjalin kerjasama dengan perusahaan tersebut.

 Bidang Pengetikan

Bidang ini tentu menangani penulisan atau pengetikan surat, ketelitian dalam
penulisan dan kerapian dalam penulisan surat ditentukan oleh bidang ini

 Bidang Mailhading

Bidang ini ditugaskan untuk menangani dan mengurusi seluruh surat-surat yang
masuk dan keluar dari perusahaan, untuk kemudian dijadikan arsip.

-10-
 Bidang kearsipan

Berhubungan dengan menyimpan surat-surat penting dalam perusahaan, kerapian dan

keawetan surat yang diperhatikan, sehingga ketika surat tersebut dibutuhkan di masa
depan, bisa digunakan dengan baik oleh perusahaan.

-11-
2.2 Fungsi, Tujuan dan Format Surat Bisnis

a) Fungsi dari Surat Bisnis

 Menjadi alat komunikasi resmi dari pengirim

Informasi penting yang dikirim perusahaan langsung kepada pihak luar merupakan
informasi yang resmi, maka dari itu diperlukan tatanan surat yang sistematis dan
mudah dipahami.

 Berfungsi sebagai alat bukti tertulis

Surat yang berisikan surat perjanjian jual-beli barang/jasa, surat bukti perintah kerja,
surat bukti kerja sama dan surat sebagai bukti tertulis lainnya

 Berfungsi sebagai alat historis

Seperti surat perizinan pendirian usaha, tertera bahwa usaha pernah di dirikan pada
tanggal yang telah tercantum dalam surat bisnis tersebut.

 Berfungsi sebagai pedoman kerja

Surat yang berisikan instruksi kerja dalam melakukan kegiatan bisnis dalam sebuah
perusahaan, biasanya ditujukan bagi karyawan perusahaan.

b) Tujuan Surat Bisnis

Tujuan dari surat bisnis perusahaan adalah untuk memperkenalkan produk atau
layanan yang ditawarkan oleh perusahaan kepada pihak lain, meminta penawaran
harga, melakukan pemesanan, memberikan pemberitahuan, atau bahkan menawarkan
kerjasama. Dalam surat bisnis perusahaan, tujuan harus ditulis dengan jelas dan
terperinci agar pihak yang menerima surat dapat memahami maksud dan tujuan dari
surat tersebut.

-12-
c) Format Surat Bisnis

 Header: Pada bagian ini, terdapat informasi mengenai nama perusahaan, alamat
perusahaan, nomor telepon, dan email.

 Tanggal: Tanggal pembuatan surat.

 Kepada: Nama dan alamat penerima surat.

 Perihal: Isi perihal harus jelas dan terperinci.

 Isi surat: Isi surat harus ditulis dengan jelas dan terperinci. Gunakan bahasa yang
sopan dan mudah dipahami.

 Tanda tangan: Setelah isi surat, tuliskan nama dan jabatan penulis surat serta
tempat dan tanggal pembuatan surat. Jangan lupa untuk menandatangani surat.

-13-
2.3 Peran Surat di Era Modern

Surat di era modern sangatlah penting, jika pada jaman dahulu surat dibuat dan
disimpan dengan keamanan yang kurang menjamin maka di jaman sekarang surat
dibuat lebih efisien dengan menggunakan teknologi jaringan internet, seperti yang
kita tau dan sering gunakan adalah surat elektronik atau E-mail. Surat elektronik tidak
hanya dapat mengirimkan rangkaian kata melainkan dapat mengirimkan foto, video,
lampiran berkas surat lainnya dalam hitungan halaman yang banyak dan berkas file
lainnya. Ini bisa dikatakan, bahwa e-mail merupakan bentuk suatu surat yang lebih
kompleks dari surat manual, sehingga faktor kepentingan informasi di dalam surat
lebih akurat dan meyakinkan pihak pwenerima dalam membaca surat tersebut.

Sementara itu dalam dunia bisnis e-office digunakan sebagai aplikasi yang dapat
memeuhi kebutuhan perusahaan. E-office sendiri diartikan sebagai Perkantoran
Elektronik yang merupakan suatu sistem aplikasi tata kelola perkantoran
organisasi/perusahaan berbasis elektronik. Selain itu, Peran E-Office sangat
membantu dalam menyampaikan informasi dan aktivitas komunikasi pada suatu
perusahaan atau instansi, baik dalam lingkungan satu kantor, antarkantor dalam satu
perusahaan, hingga hubungan perusahaan dengan pihak eksternal. E-Office juga
berperan dalam mempercepat proses penyampaian laporan sehingga sangat membantu
pimpinan dalam mengambil keputusan.

-14-
 (contoh
format email)

(Logo e-office)

-15-
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Kehidupan manusia yang saling terkait antara satu dan yang lain membentuk sebuah
hubungan yang erat, namun dalam menjaga hubungan itu tetap dalam keadaan baik
diperlukan media yang pas dari waktu ke waktu, seperti media surat yang dapat
berbicara melalui rangkaian kata dari pengirim kepada penerima surat. Uraian-uraian
yang telah dipaparkan menjelaskan bagaimana pentingnya peran surat sebagai bagian
dari komunikasi dari waktu ke waktu. Memperkenalkan banyak pihak tentang
informasi terduga maupun tidak terduga, memberitahu banyak orang tentang dunia
dalam dan luar, dari informasi yang mengesankan sampai menggetirkan para
pembacanya. Surat juga menjadi tali penghubung untuk sebuah komunikasi yang
tidak mungkin tersampaikan, dengan kata lain surat merupakan pengganti dari kata
mustahil menjadi “mungkin” untuk dilaksanakan.

-16-
Daftar Pustaka

 Google

 Yahoo.com

 Wikipedia

 blog.docotel.com

 Rumusrumus.com

 Madreview.net

-17-