MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Dosen
Nono Sugiono,SE,MM

Dibuat Oleh:
Sinta Nur Aprilliani
382389034

STIE INDONESIA MANDIRI

PROGRAM STUDI MANAJEMEN
KELAS KARYAWAN
2023

1
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala
rahmat, nikmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini
dengan baik. Adapun materi yang dipaparkan dalam makalah ini adalah “Komunikasi Bisnis”.
Penulis menyusun makalah ini dengan maksud dan tujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah
komunikasi bisnis.
Penulis menyadari masih banyak terdapat kekurangan dalam makalah ini. Oleh karena itu,
penulis mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak guna untuk menjadikan bahan evaluasi
untuk meningkatkan kualitas diri kedepannya. Semoga makalah ini dapat bermanfaat.

Bandung, 4 September 2023

Sinta Nur Aprilliani

2
DAFTAR ISI
BAB 1 ............................................................................................................................................. 4
PENDAHULUAN ......................................................................................................................... 4
1.1 Latar Belakang .................................................................................................................... 4
1.2 Tujuan Penulisan ................................................................................................................. 4
1.3 Manfaat Penulisan ............................................................................................................... 4
BAB 2 ............................................................................................................................................. 5
PEMBAHASAN ............................................................................................................................ 5
2.1. Komunikasi Bisnis .............................................................................................................. 5
2.1.1. Pengertian Komunikasi Bisnis ................................................................................ 5
2.1.2. Fungsi Komunikasi Bisnis ...................................................................................... 5
2.1.3. Manfaat Komunikasi Bisnis .................................................................................... 6
2.1.4. Kesalah Pahaman dalam Komunikasi Bisnis .......................................................... 6
2.1.5. Pentingnya Komunikasi Bisnis ............................................................................... 7
2.2. Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan Bisnis ............................................................... 7
2.2.1. Pengertian Perencanaan Pesan Bisnis ..................................................................... 7
2.2.2. Mengorganisasikan Pesan Bisnis ............................................................................ 7
2.2.3. Menformulasikan Pesan Bisnis ............................................................................... 8
2.2.4. Revisi Pesan ............................................................................................................ 9
2.2.5. Pemilihan Kata yang Tepat ..................................................................................... 9
2.2.6. Kalimat yang Efektif ............................................................................................... 9
2.3. Komunikasi Bisnis Lewat Surat ........................................................................................ 10
2.3.1. Pengertian Komunikasi Bisnis Melalui Surat ....................................................... 10
2.3.2. Fungsi Surat Bisnis................................................................................................ 11
2.3.3. Macam-Macam Surat Bisnis ................................................................................. 11
2.3.4. Penyusunan Pesan Bisnis ...................................................................................... 12
2.3.5. Pengertian Direct Request ..................................................................................... 13
2.3.6. Penulisan Direct Request Untuk Pengaduan ......................................................... 13
2.3.7. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan ................................................................ 14
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................. 15

3
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi merupakan hal yang sangat fundamental dalam kehidupan. Peristiwa
komunikasi bisa terjadi di mana-mana. Misalnya, menyalakan televisi dengan menekan
tombol listrik (engineering communication). Sebagai mahluk social di dalam
kehidupannya manusia tidak lepas dari kegiatan berkomunikasi, artinya memerlukan orang
lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini
merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil
integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam
kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah
penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan
bawahan/karyawan.
Komunikasi bisnis sangat penting bagi seorang pelaku usaha untuk menjalankan
bisnis dan tanggung jawabnya. Hal ini karena komunikasi bisnis akan menjadi alat dan
proses yang tepat untuk mengatasi dan menyelesaikan berbagai masalah serius bagi bisnis,
baik bagi karyawan, rekan kerja, pelanggan, dan lain sebagainya

1.2 Tujuan Penulisan

 Memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis dengan dosen pengajar Bapak
Nono Sugioni,SE,MM.
 Dalam rangka pemahaman lebih mendalam tentang pembahasan materi
Komunikasi Bisnis

1.3 Manfaat Penulisan

 Penulis maupun pembaca dapat memahami secara detai mengenai pentingnya
komunikasi bisnis
 Penulis maupun pembaca dapat mengambil hikmah mengenai peran komunikasi
bisnis untuk diaplikasikan ke dalam kehidupan sehari-hari terutama dalam dunia
bisnis.

4
 BAB 2
PEMBAHASAN
2.1. Komunikasi Bisnis
2.1.1. Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau
informasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya
pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Secara
istilah, komunikasi diambil dari bahasa latin, yaitu “communico” yang berarti
membagi. Dengan arti yang lebih luas lagi, “membagi” dalam hal ini berupa
membagi ide atau gagasan antara satu orang dengan yang lainnya. Menurut
Himstret, dkk (2009), komunikasi merupakan suatu proses exchange informasi
antar individu melalui sebuah sistem yang biasa baik dengan simbol atau kode,
sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sedangkan definisi lain disebutkan
bahwa komunikasi merupakan proses pengiriman dan penerimaan pesan (Bovee,
2014). Secara umum komunikasi dilakukan dua orang atau lebih dan proses
pemindahan pesannya pun juga dapat dilakukan dengan mengunakan cara
berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang secara verbal baik melalui
lisan atau tulisan, maupun bahasa non-verbal.
Definisi bisnis adalah segala aktivitas atau usaha yang memiliki tujuan
untuk menciptakan keuntungan (profit). Dalam definisi lain, bisnis adalah proses
atau bentuk kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau industry yang
mengkombinasikan faktor-faktor produksi dalam rangka menciptakan produk
berupa barang atau jasa, sehingga dapat memperoleh keuntungan yang diharapkan.
Selain itu, bisnis dapat diartikan juga sebagai aktifitas yang menyediakan produk
berupa barang atau jasa yang diperlukan atau diinginkan oleh konsumen (Griffin
dan Ebert, 2007).
2.1.2. Fungsi Komunikasi Bisnis
Secara umum, terdapat empat fungsi komunikasi bisnis, yaitu:
1. Memberikan Informasi (Informing)
Dalam komunikasi bisnis, terjadi pertukaran informasi antara satu orang
dengan yang lainnya. Oleh karena itu komunikasi berfungsi untuk
memberikan informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis
kepada pihak lain. Misalnya, sebuah perusahaan memasang iklan lowongan
kerja untuk memperoleh karyawan baru. Hal itu dilakukan untuk
menginformasikan (informing) kepada semua orang bahwa perusahaan
tersebut sedang membuka lowongan pekerjaan.
2. Melakukan Persuasi (Persuading)
Tujuan berikutnya adalah untuk memberikan persuasi, yaitu menyampaikan
pesan dengan mempengaruhi seseorang (persuading) untuk setuju dengan

5
 pilihan yang ditawarkan. Kegiatan persuasi biasa dilakukan ketika meminta
konfirmasi pelanggan atau bernegosiasi dengan pelanggan.
3. Melakukan Kolaborasi (Collaborating)
Melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis (collaborating) antara
seseorang dengan orang lain merupakan salah satu fungsi dari komunikasi
bisnis. Dengan adanya komunikasi bisnis, seseorang akan dengan mudah
melakukan kerjasama bisnis antar perusahaan baik dalam skala domestik
maupun internasional. Tidak hanya itu, komunikasi bisnis dalam
collaborating dapat melalui media ataupun komunikasi langsung. Misalnya,
penggunaan teknologi
2.1.3. Manfaat Komunikasi Bisnis
Manfaat komunikasi bisnis terbagi menjadi dua, komunikasi internal dan eksternal,
Yaitu :
1. Komunikasi Internal
Manfaat komunikasi internal berarti manfaat yang dirasakan oleh komponen
dalam perusahaan, seperti karyawan. Komunikasi bisnis dalam komponen
perusahaan bermanfaat agar pekerjaan dan interaksi antar karyawan dapat
dijalin dengan baik.
2. Komunikasi Eksternal
Sementara itu, manfaat dari komunikasi eksternal merupakan dampak positif
yang dibangun oleh pihak ketiga dalam membangun citra perusahaan.
Misalnya, adanya komunikasi dengan investor klien dan juga media.
2.1.4. Kesalah Pahaman dalam Komunikasi Bisnis
Dalam sebuah komunikasi Bisnis, terdapat tendensi dalam pesan yang mungkin
tidak dapat dimengerti oleh komunikan secara baik. Berikut adalah beberapat faktor
yang dapat menghambat dalam komunikasi, antara lain:
 Permasalahan di dalam pengembangan pesan Masalah yang mungkin muncul
adalah adanya keraguan mengenai konten pesan, atau dirasakan masih kurang
familiar bagi audiens, dan beberapa hal yang menjadi kesulitan dalam
menyampaikan sebuah ide.
 Permasalahan dalam penyampaian pesan Bagian dari masalah dalam
penyampaian pesan adalah terkait dengan sarana dan prasarana atau peralatan
yang digunakan untuk komunikasi.
 Permasalahan dalam penerimaan pesan Penerima pesan terkadang mengalami
beberapa hal yang tidak dapat diprediksi sebelumnya, misalnya terdapat
istilah-istilah yang masih asing bagi penerima, atau terdapat perbedaan
persepsi, dikarenakan komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung.
 Masalah dalam menafsirkan pesan Persepsi penerima pesan bisa berbeda
dalam setiap komunikasi yang disampaikan oleh pengirim. Persepsi tersebut
diantaranya adalah perbedaan latar belakang, perbedaan persepsi, dan
perbedaan respon audiens.

6
 2.1.5. Pentingnya Komunikasi Bisnis
Komunikasi yang baik dan efektiv merupakan salah factor untuk mencapai
keberhasilan dalam dunia bisnis. Karena komunikasi merupakan hal yang sering
dilakukan dalam setiapa aktivitas yang kita lakukan baikpun dalam dunia bisnis.
Maka dari itu, ada beberapa hal yang dapat meningkat atau mengebangkan
kemampuan dalam berkomunikasi yang baik dengan sederhana. Antara lain:
 Membaca
 Menulis
 Berbicara
 Mendengarkan
Tanpa disadari setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat
hal tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi
sering dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga
seringkali kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif.
Bagi seorang manajer dituntut memiliki kemampuan untuk membicarakan
mengenai ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasi tersebut untuk
kemajuan di masa depan. Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan
semakin sulit, yang menuntut kemampuan dalam menyampaikan produk atau jasa
yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu
aktivitas komunikasi. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas
komunikasi.

2.2. Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan Bisnis

2.2.1. Pengertian Perencanaan Pesan Bisnis
Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Perencanaan pesan merupakan
suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan
merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis
yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Menurut Dewi, (2006) perencanaan pesan bisnis adalah tindakan yang dilakukan
sebelum menyusun pesan bisnis agar pesan bisnis yang dibuat dapat menarik
perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami.
Menurut Purwanto, (2006) perencanaan pesan bisnis merupakan suatu langkah
strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan
merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.
2.2.2. Mengorganisasikan Pesan Bisnis
Pesan bisnis yang tidak terorganisasi dengan baik menjadikan penerima
pesan tidak dapat memahami pesan dan akhirnya memberikan penilaian negatif

7
 pada organisasi. Beberapa hal yang menjadikan pesan bisnis dikatakan tidak
terorganisasi dengan baik, yaitu :
 Bertele-tele, bahwa pesan tidak langsung pada maksud dan tujuan. Pesan yang
bersifat resmi cukup ringkas, padat dan mengenai sasaran.
 Menyertakan hal-hal yang tidak relevan, menjadikan maksud utama dari pesan
menjadi kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Pembuat pesan harus dapat
memilah hal yang relevan dan yang tidak.
 Ide yang disampaikan tidak logis, dimana ide yang disampaikan tidak sesuai
dengan masalah atau topik pembahasan. Ide yang disampaikan harus relevan,
tidak keluar dari masalah dan yang lebih bagus bahwa ide tersebut telah
dibuktikan sebelumnya tingkat keberhasilannya.
 Informasi penting tidak tersampaikan pada pembahasan, karena terlalu banyak
hal yang disampaikan dan hal tersebut sebenarnya adalah informasi pendukung
saja, maka informasi utama menjadi kabur dan tidak tersampaikan.
Pengorganisasian pesan bisnis yang baik hendaknya mencakup hal-hal di bawah
ini:
1. Subyek dan tujuan dari pesan jelas
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercaku
2.2.3. Menformulasikan Pesan Bisnis
Setelah melewati tahap pengorganisasianan pesan, tahap berikutnya yaitu
memformulasikan pesan atau menyusun naskah pesan. Baik pesan lisan maupun
tulisan ketika menyusun harus memperhatikan pemilihan bahasa (formal), gaya,
dan nada. Pesan lisan lebih mudah dalam memformulasikannya. Komunikan dapat
dengan spontan atau mempunyai catatan kecil yang bertujuan sebagai bahan
pengingat atau garis besar dari pesan yang akan disampaikan. Komunikan juga
dapat melakukan penambahan informasi yang relevan dengan pesan yang
disampaikan. Berhadapan langsung dengan audiens menjadikan komunikan dapat
langsung mengetahui reaksi dan kebutuhan informasi dari audiens. Komunikasi
tulisan memerlukan penyusunan yang lebih hati-hati. Hal itu karena pesan misalnya
dalam bentuk surat dapat menjadi wakil dari organisasi.
Mengembangkan paragraf dapat dilakukan dengan cara seperti di bawah ini:

 Ilustrasi, yaitu mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-

contoh yang dapat memperjelasn ide pokok
 Perbandingan, yaitu mengembangkan paragraf dengan menguraikan
persamaan dan perbedaan. Sebab akibat, yaitu mengembangkan paragraf
dengan teknik sebab akibat dan memusatkan uraian pada alasan-alasan
mengenai suatu hal

8
  Klasifikasi, yaitu mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum
menjadi beberapa kategori spesifik Untuk Lingkungan Sendiri Ns. II-10
Komunikasi Bisnis 2023
 Masalah dan penyelesaian, yaitu mengembangkan paragraf dengan
menyajikan suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.
2.2.4. Revisi Pesan
Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-
pesan bisnis dilakukan langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi)
terhadap pesanpesan bisnis..Revisi (Perbaikan) pesan merupakan tahap terakhir
dalam proses penyusunan pesan bisnis. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan
menyunting (editng), menulis ulang pesan dan mencetak pesan. Tahap revisi itu
perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pesan yang direncanakan dan disusun
sudah bebas dari kesalahan.
Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan
dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh
komunikasi ‘menulis’, maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang
memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi. Pada tahap ini, harus diteliti dan
dikaji ulang seluruh maksud dan isi pesan yaitu dengan menelaah kembali substansi
pesan, gaya penulisan, struktur kalimat yang digunakan, serta tingkat pemahaman.
Berbagai kegiatan yang dilakukan pada tahap revisi pesan adalah menyunting
pesan, menulis ulang, dan mencetak pesan.
2.2.5. Pemilihan Kata yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan - pesan bisnis kepada audiens
sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan.
Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal
berikut:
 Pilihlah kata yang sudah familiar Diperlukan suatu analisis audiens, terutama
untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens.
Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang
baik bagi proses penyampaian pesan - pesan bisnis. Untuk Lingkungan
Sendiri Ns. II-13 Komunikasi Bisnis 2023
 Pilihlah kata-kata yang singkat Kata-kata yang singkat selain efisien, juga
mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah
penulisan bahasa yang baik dan benar.
 Hindari kata-kata yang bermakna ganda Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan penafsiran yang bermacam-macam. Hal ini dapat
mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
2.2.6. Kalimat yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling

9
 tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab
“siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu
bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
 Tiga jenis kalimat
a. Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat.
Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan
objek baik langsung maupun tidak langsung.
b. Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak
mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa
yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh,
sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri
sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c. Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih
klausa dependen sebagai anak kalimat.

2.3. Komunikasi Bisnis Lewat Surat

2.3.1. Pengertian Komunikasi Bisnis Melalui Surat
Apa itu Pengertian Surat? Menurut pusat pembinaan dan pengembangan
Bahasa departemen Pendidikan Nasional, surat didefinisikan sebagai suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain. Pengertian surat tersebut bersifat umum dan berlaku
untuk berbagai kepentingan atau keperluan tergantung maksud dan tujuan
masing-masing pengirim surat, dimana surat itu bisa berupa surat undangan rapat,
penawaran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan hubungan
kerja, surat keputusan dan lain-lain.
Apa juga yang dimaksud dengan surat Bisnis? Secara umum, definisi dan
pengertian surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga
organisasi atau institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis
kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik itu berupa
pengiriman surat via pos, faksmilie, telepon ataupun lewat jalur internet.
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi adalah
komunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi
atau sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau sebaliknya, antara
instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya
yang menggunakan surat sebagai sarana. Aktivitas berkorespondensi tentunya
melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat. Dari
penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi

10
 antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga
yang berkaitan dengan dunia bisnis.
2.3.2. Fungsi Surat Bisnis
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis memiliki berbagai fungsi:
 Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengiriman surat. Dalam
kaitanya dalam dunia bisnis, surat bisnis berfungsi untuk pembawa pesan-
pesan bisnis dari Untuk Lingkungan Sendiri Ns. V-2 Komunikasi Bisnis 2023
pengirim pesan ke pada pihak lain.
 Alat untuk menyimpan pembertitahuan, permintaan, atau permohonan, buah
pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-maslah bisnis. Misalnya:
surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penagihan produk baru, dll.
 Alat buktu tertulis (dokumen tertulis), Misalnya : surat perjanjian jual beli,
surat perintah kerja, surat kerja sama,dll.
 Alat untuk mengingat, misalnya: surat bisnis yang diarsipkan. Pada aat
dibutuhkan, surat-surat tersebut dapat dilihat dan dicek kembali untuk
mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan masa lalu atau
sebelumnya.
 Bukti sejarah atau historis, misalnya surat izin pendirian usaha, surat
kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha. Surat-surat bisnis tersebut
menjadi catatan yang berharga sebagiai bukti historis dalam dunia bisnis.
 Pedoman kerja, misalnya : surat keputusan dan surat perintah. Surat tersebut
berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melakukan suatu kegiatan
bisnis.
 Media promosi bagi pengiriman surat.
2.3.3. Macam-Macam Surat Bisnis
 Surat Pemesanan, Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu
surat bisnis yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan
yang bergerak pada proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade),
maupun jasa (service).
 Surat Konfirmasi, Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang
berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan,
penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.
 Surat Pengaduan, Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan
pelanggan kepada pihak lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan
merasa dirugikan atau dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik bagi
kedua belah pihak.
 Surat Permintaan Informasi, Surat permintaan informasi adalah surat yang
dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai
informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan atau lembaga.

11
  Surat Ucapan Selamat, Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan
oleh perorangan, kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan
selamat atas keberhasilan seseorang.
 Surat Pemberitahuan, Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh
perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik
perorangan maupun organisasi.
 Surat Penagihan, Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk
menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yag telah ditentukan.
 Surat Peringatan, Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang
atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun
organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.
 Surat Perintah Kerja, Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis
oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk
mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan
prosedur dan persyaratan yangg telah disepakati.
 Surat Pengumuman, Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh
seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain
baik seseorang atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.
 Surat Undangan RUPS, RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam
suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan
strategis.
 Surat Kuasa, Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan
oleh kedua pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang memberikan
kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan
dan bertindak Untuk Lingkungan Sendiri Ns. V-3 Komunikasi Bisnis 2023
sesuatu atas nama pemberi kuasa.
 Surat Perjanjian, Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang
dilakukan antara pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.
2.3.4. Penyusunan Pesan Bisnis
Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses
penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus
merencanakan lagu apa yang akan dibuat dan menentukkan arasemen dan personil
kelompok yang akan mengiringi lagu tersebut. Begitu halnya dengan proses
komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan- pesan bisnis meliputi tiga
tahap :
 Perencanaan Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal
yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan
menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampiakan,
dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.
Tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis haruslah jelas, sederhana, dan
mudah dipahamioleh penerima pesan. Sementara itu, profil penerima pesan

12
 sebagai orang yang akan menerima pesan juga perlu dipahami dengan baik.
Dalam dunia bisnis, jenis-jenis pesan bisnis yang akan disampaikan kepada
pihak lain sangatlah bervariasi. Media yang dapat digunakan dalam
penyampaian pesan-pesan bisnis (tertulis) antara lain pengiriman pos,
faxsimile, short message service (sms), dan surat elektronik (elektronik mail
atau email).
 Pengorganisasian Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan
penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu
perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf
yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si
penerima pesan.
 Revisi Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, maupun paragraf
perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah
diekspresikan dengan benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan
pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa
yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
2.3.5. Pengertian Direct Request
Direct Request atau Permintaan Langsung sering diartikan sebagai
permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka
(face to face). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai
“Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain
untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.”
Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi
tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media
elektronik, seperti telepon, faksimile atau e-mail. Ketika audiens mulai tertarik
dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan
komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan
langsung (direct request).
2.3.6. Penulisan Direct Request Untuk Pengaduan
Kapan saja merasa tidak puas terhadap produk, jasa atau kebijakan
perusahaan, kita perlu mengadukan masalah atau keluhan yang kita hadapi kepada
orang-orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin. Surat Pengaduan (claim
letter) dan Surat Penyesuaian (Adjustment letter) yang berkaitan dengan
ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang
adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Kedua istilah tersebut penting artinya
bagi manajer suatu organisasi perusahaan. Dengan kata lain, ia berkaitan erat
dengan masalah kepuasaan pelanggan (customer satisfaction). Dalam surat direct
request, kita mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini:
 Pengembalian barang yang sudah dibeli (refund).
 Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.

13
  Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
 Perbaikan gratis.
 Pengurangan harga kerna produknya ada yang cacat atau rusak.
 Pembatalan atas suatu pesanan produk.
 Pembutlan atas kelsalahan penagihan produk.
 Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran. Kebanyakan organisasi
perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah kita merasa puas atau tidak
puas terhadap produk atau jasa yang mereka berikan.
2.3.7. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan
Surat rekomendasi (recommedation letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal
yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat
rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu
perusahaan. Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif
yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa
karakteristik, antara lain:
 Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja).
 Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon.
 Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri.
 Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon.
 Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.
 Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak
diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut

14
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyana, Teori Komunikasi-modul 10, 2008

Onong Uchyana Effendi, Dimensi-Dimensi Komunikasi, 2001
Schermerhorn., Management, Seventh edition, John Wiley & Sons, Inc., 2002.
Massie, Joseph., Essential of Management, Fourth edition, Prentice Hall,1987
Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga

15