LAPORAN AKHIR

MAGANG & STUDI INDEPENDEN BERSERTIFIKAT

Kinerja Operational Event Convention Pada Acara Post
Summit Y20
di Dyandra Promosindo

Diajukan untuk memenuhi persyaratan kelulusan

Program MSIB MBKM

oleh :
Novaldi Surya Perkasa Bekti / 2010413058

ILMU POLITIK & UNIVERSITAS PEMBANGUNAN

NASIONAL VETERAN JAKARTA
2022

1
 Lembar Pengesahan Ilmu Politik & Universitas Pembangunan
Nasional Veteran Jakarta

Kinerja Operational Event Convention Pada Acara Post

Summit Y20
Di Dyandra Promosindo

oleh :
Novaldi Surya Perkasa Bekti / 2010413058

disetujui dan disahkan sebagai

Laporan Magang atau Studi Independen Bersertifikat Kampus Merdeka

Jakarta, 13 Oktober 2022

Pembimbing Magang atau Studi Independen Ilmu Politik & Universitas
Pembanunan Nasional Veteran Jakarta

Fatkhuri, SIP., MPP

NIP:

2
 Lembar Pengesahan

Kinerja Operational Event Convention Pada Acara Post

Summit Y20
Di Dyandra Promosindo

oleh :
Novaldi Surya Perkasa Bekti / 2010413058

disetujui dan disahkan sebagai

Laporan Magang atau Studi Independen Bersertifikat Kampus Merdeka

Jakarta, 16 Oktober 2022

Project Officer

Rizky Mustiko
07682

3
 Abstraksi

Magang Kampus Merdeka ialah sebuah program yang diadakan dengan tujuan
mengakomodasi mahasiswa untuk dapat meningkatkan keahlian mereka dalam
dunia pekerjaan yang didapat dengan cara praktik kerja secara langsung. Dalam
hal ini seperi yang akan disampaikan oleh laporan magang ini mengenai poisis
pekerjaan sebagai Operational Event dalam Tim Convention di Dyandra
Promosindo. Dyandra Promosindo ialah perusahaan dengan latar belakang
industri MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) Dan salah satu proyek
yang telah dijalankan ialah Post Summit Y20, sebuah rangkaian acara yang hadir
karena adanya pemilihan Indonesia sebagai tuan rumah presidensi G20. Sedikit
berbeda dengan G20, Y20 Post Summit memiliki fokus kepada delegasi yang masih
dalam kalangan pemuda dari seluruh negara anggota G20. Dan dilaporan ini
peniulis akan membahas hal-hal apa saja yang berkaitan dengan operational
logistiksterkait event Post Summit Y20.
Kata kunci : MICE, Summit, G20, Operational Event, Convention, Logistik

4
 Kata Pengantar

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah Swt. yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan proyek magang MSIB sekaligus
menulis laporan yang berjudul “Kinerja Operational Event Convention Pada Acara
Post Summit Y20 di Dyandra Promosindo”

Sebagaimana tujuan daripada laporan ini dibuat adalah untuk memenuhi

persyaratan kelulusan magang MSIB, persyaratan konversi SKS oleh pihak
universitas dan juga pastinya sebagai bukti bahwa penulis memang sebenarnya-
benarnya telah ikut serta dengan proyek magang ini sebagai salah satu bagian dari
PT. Dyandra Promosindo dalam kurun waktu yang sudah ditentukan.

Terlebih dahulu ingin saya ucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang turut
membantu jalannya proyek MSIB ini diantaranya ialah;

1. Bapak Dr. Anter Venus, MA.Comm selaku rektor UPN Veteran Jakarta
2. Ibu Restu Rahmawati, S.Sos., MA.selaku kepala prodi Ilmu Politik
3. Bapak Fatkhuri, SIP., MPP selaku dosen pembimbing magang
4. Bapak Rizky Mustiko Hadi selaku mentor dalam proyek MSIB
5. Segala jajaran dari PT. Dyandra Promosindo yang telah membantu penulis
tapi tidak bisa tulis satu persatu
6. Kedua orang tua penulis
7. Rekan-rekan proyek magang MSIB batch 3
8. Dan pihak-pihak lainnya yang membantu penulis mewujudkan kelancaran
dalam proyek MSIB ini yang tidak bisa saya tulis satu persatu

Akhir kata, demikianlah laporan yang dapat penulis buat yang jauh dari kata
sempurna, mohon maaf bila ada kesalahan penulisan. Semoga laporan ini dapat
sekiranya bermanfaat bagi mahasiswa lainnya maupun saya sendiri. Demikian
yang dapat saya sampaikan saya ucapkan terima kasih.

Penulis

5
6
Daftar Isi

Lembar Pengesahan Program Studi Teknik Informatika i

Lembar Pengesahan ii
Abstraksi iii
Kata Pengantar iv
Daftar Isi v
Daftar lain-lain vii
Bab I 8
I.1 Error! Bookmark not defined.
I.2 9
I.3 10
Bab II 1
II.1 1
II.2 Error! Bookmark not defined.
II.3 2
II.4 Error! Bookmark not defined.
Bab III Kinerja Operational Event Convention Pada Acara
Post Summit Y20 di Dyandra Promosindo
III.1 Proses Umum Operational Event Logistik III-1
III.2 Pola Kerja Efektif Operational Event Logistik III-1
III.3 Eksekusi Lapangan Operational Event Logistik III-1
Bab IV 11
IV.1 11
IV.2 11
Referensi viii
Lampiran A. <TOR> A-1
Lampiran B. Log Activity B-1
Lampiran C. <Dokumen Teknik> C-1

7
 8

BAB I Pendahuluan

I.1 Latar belakang

Magang Studi Independen Bersertifikat atau yang biasa disingkat menjadi MSIB
ialah sebuah program pemerintah bagian dari MBKM yaitu Merdeka Belajar
Kampus Merdeka. Sesuai dengan yang tertera pada UUD 1945 tujuan dari Negara
Indonesia ialah mencerdaskan kehidupan bangsa, maka program ini mencoba
menumbuhkan inovasi dan pengalaman kreativitas bagi para mahasiswa untuk
senantiasa dapat berkembang semaksimal mungkin menumbuhkan potensi ditiap
individu dalam prosesnya. Berkenaan dengan Permendikbud No 3 Tahun 2020
yang membuka kesempatan bagi mahasiswa untuk dapat belajar dari luar program
studinya, dimana dalam proses ini mahasiswa dapat memilih bidang yang berbeda
dengan jurusannya dan dapat mempelajari sesuatu yang baru. Yang dilakukan
MSIB ini ialah sebagai pihak tengah antara perusahaan mitra tempat magang dan
juga para mahasiswa yang ingin mendaftar dan mengembangkan dirinya.

Seperti yang dilakukan penulis dalam proyek MSIB dimana penulis mendaftarkan
diri di PT. Dyandra Promosindo sebuah perusahaan yang bergerak didalam bidang
jasa Event Organizer atau penyelenggara acara, disini penulis tergabung kedalam
tim Convention sebagai divisi Operational Event. Convention secara definisi
memiliki arti sebagai ajang pertemuan individu-individu dari sebuah kelompok
atau antar kelompok untuk bertukar pikiran, dan mengemukakan pendapat untuk
sebuah tujuan tertentu yang dilakukan secara formal (Lawson : 1981). Dalam
magang ini sebagai bagian dari Tim Convention penulis mendapatkan posisi yang
cukup vital dalam sebuah acara yaitu, Operational Event. Dalam laporan ini penulis
akan menjelaskan apa saja yang menjadi fokus operasional dari bagian logistik
pada event Y20 Post Summit yang diadakan di Solo pada tanggal 28 dan 29 Oktober
2022. Pengertian logistik mengacu pada Burg dalam (Lysons : 2007) merupakan
suatu kesatuan dari bagian manajemen yang berfokus kepada penyediaan,
penyimpanan, transportasi, serta juga kegiatan atau aktivitas penyimpanan untuk
kemudian memenuhi kebutuhan klien, baik untuk internal atau eksternal.
 9

Y20 ialah para perwakilan pemuda dari semua negara anggota G20. Dalam
rangkaian acara Y20 tersebut terdiri dari berberapa bagian yang terdiri dari Pre
Summit, Summit dan Post Summit. Segala rangkaian acara Y20 ini juga
diselenggarakan oleh organisasi pemuda nirlaba yang bernama Indonesian Youth
Diplomacy atau yang biasa disingkat sebagai IYD sebagai penyelanggara utama.

Penulis sendiri terlibat dalam acara terakhir dari semua rangkaian acara Summit
Y20 tersebut, yaitu Post Summit Y20 yang diselenggarakan d i Solo., sedikit
berbeda dengan acara sebelumnya yang mengundang delegasi dari berbagai negara
anggota G20, acara Post Summit ini lebih berfokus kepada pemuda yang berada
didalam negeri untuk mempresentasikan segala pendapat yang dimilikinya dengan
topik transformasi digital, ketenagakerjaan pemuda, keberagaman dan inklusi, dan
planet yang berkelanjutan dan layak huni. Sebagai sebuah perusahaan yang terlibat
dalam bidang industri penyelanggara acara atau yang biasa disebut Event
Organizer (EO) ialah mengakomodasikan segala yang dibutuhkan untuk mengelola
acara tersebut agar dapat berjalan dengan semestinya. Sesuai dengan ranah dari tim
dimana penulis ditempatkan yaitu tim Convention, yang secara singkat dapat
diartikan sebagai pihak yang mendukung acara diskusi dan pertemuan antar
pemuda dapat dilaksanakan. bersamaan juga dengan IYD. Tim Convention
Dyandra Promosindo juga terdiri dari beberapa tim seperti, produksi & logistic,
konten multimedia, registrasi, sistem informasi, protokoler, dan juga hospitality.
Penulis sendiri tergabung kedalam bagian dari logistik dalam event Post Summit
Y20. Demikian pula dalam tulisan ini penulisan akan mencoba melaporkan apa saja
yang menjadi deskripsi pekerjaan penulis, ruang lingkup pekerjaan, dan juga
capaian dari pekerjaan tersebut dalam proyek event Post Summit Y20.
 10

I.2 Lingkup

Event Mengarahkan untuk Membuat informasi

& melakukan aktivitas kebutuhan pelaksanaan
Exhibition perencanaan operational event Membuat RAB
Operation di dalam event kebutuhan event
Planning dengan
mempertimbangkan
gross space dan nett
space Membuat
proposal terkait RAB
utilities kepada klien
Melakukan negosiasi
Memahami cara harga dan spek utilities
mengidentifikasi vendor Membuat
pemasok yang schedule vendor terkait
berpotensi untuk jadwal penggunaan
membangun utilities (waktu,
hubungan guna tempat, pos
memenuhi kebutuhan
event
Event Mengarahkan untuk Melakukan stock
& melakukan aktivitas opname utilities yang
Exhibition eksekusi operational digunakan selama
Operation event Melakukan
Execution crowd controling
selama event
berlangsung Membuat
laporan evaluasi event
dan vendor

Tuliskanlah lingkup Project yang menjadi obyek MSIB, Lampiran TOR diacu di
sini agar lingkup pekerjaan lebih jelas. Namun deskripsi dari pekerjaan yang
dilakukan dijelaskan di sub bab II.3.
 11

I.3 Tujuan

1. Tujuan Bagi Mahasiswa

Tujuan dilaksanakan program magang MSIB bagi mahasiswa:
1. Mahasiswa dapat mempelajari secara langsung di lapangan bagaimana
mengelola sebuah event, mulai dari perencenaan, hingga event dimulai,
dan setelah event itu selesai.
2. Mahasiswa dapat mempelajari standar yang sesuai dalam
penyelanggaran sebuah event.
3. Mahasiswa dapat menmabah pengetahuan terkait dengan industri event
organizer
4. Mahasiswa mampu dapat menyelesaikan masalah yang terjadi secara
langsung dilapangan secara langsung.
5. Mahasiswa dapat memahami apa saja yang memahami istilah dalam
dunia kerja yang asli dan istilah lapangan keika berada di dalam hari
event.
2. Tujuan Bagi Mitra
Tujuan yang diinginkan oleh mitra bagi para mahasiswa MSIB:
1. Menyelanggarakan event yang akan diselenggarakan perusahaan
sebagai bagian dari acara tahunan yang berkelanjutan maupun tidak.
2. Memberikan pengetahuan bagi mahasiswa peserta MSIB mengenai
penyelanggaran sebuah event.
3. Melaksanakan bagian dari Company Social Responsibillites dalam
menumbuhkan kesadaran dan membuka praktik kerja magang bagi
peserta mahasiswa dari seluruh Indonesia.
 Bab II <Organisasi atau Lingkungan Organisasi Mitra MSIB>

II.1 Struktur Organisasi

Dalam struktur organisasi Dyandra Promosindo tersebut tim dimana penulis

melakukan proyek magang MSIB ialah tim convention. Seperti yang telah
ditambahkan dalam kotak tersendiri yang termasuk kedalam bagian kolom bagan
proyek lainnya bersamaan dengan Activation Project, dan Dyandra Academy.

Dalam bagan struktur organisasi terlampir juga Dyandra Promosindo juga memiliki
beberapa event lainnya seperti tim event otomotif, government, B2C (Business to
consument), B2B (Bussiness to business) dan juga Dyandra Promosindo daerah.
Sebagai tim divisi penyelanggara event secara tahunan maupun event yang hanya
terjadi pada tahun itu saja.

II.2 Lingkup Pekerjaan

Divisi penulis dalam proyek magang MSIB ialah operational event dalam tim
convention, seperti yang telah dijelaskan secara singkat dalam bab pendahuluan

1
 2

diatas. Operational event memiliki fokus untuk melakukan perencanaan mengenai

kebutuhan mengenai segala hal yang akan dibutuhkan demi menunjang kelancaran
sebuah event dan juga mengeksekusi, mengevaluasi segala yang berkaitan dengan
acara di lapangan apakah sudah berjalan dengan baik.

Lingkup pekerjaan convention dalam event Y20 Post Summit khususnya dalam
divisi penulis yaitu operational logistics, ialah memenuhi segala kebutuhan mulai
dari awal hingga akhir event, seperti konsumsi untuk internal bagian yang
mendukung acara seperti perlengkapan ATK, kebutuhan IT, registrasi dan lainnya.

II.3 Deskripsi Pekerjaan

Dimulai dari tahap perencanaan dimana akan dilakukan beberapa pertemuan dan
diskusi mengenai bagaimana event ini akan dilaksanakan nantinya. Saya
melakukan koordinasi berkaitan dengan konsumsi untuk para peserta meeting
tersebut yang terdiri dari internal perusahaan Dyandra dan juga pihak klien yaitu
IYD, setelah itu saya juga menyediakan kebutuhan berupa HT (handy talkie) untuk
berkoordinasi dan digunakan untuk melakukan online pitching untuk para delegasi
yang nantinya akan diberangkatkan menuju Solo mengikuti event ini.

Mendekati hari keberangkatan menuju Solo penulis membuat beberapa checklist

kebutuhan ATK dan juga meals. Checklist ATK dan perlengkapan yang dibuat
menyesuaikan dengan kebutuhan event dikoordinasikan juga dengan beberapa
divisi mengenai apa saja kebutuhannya. dan juga checklist konsumsi yang
disesuaikan dengan jumlah berapa orang yang nantinya akan membantu jalannya
event, dengan meminta dari beberapa divisi mengenai kelengkapan jumlah crew-
crew yang akan membantu.

Checklist perlengkapan, ATK dan konsumsi yang telah dibuat nantinya akan
dipresentasikan didepan Project Manager dari event ini, dan juga beberapa divisi
lainnya. Dan nantinya akan di update dan disesuaikan dengan kebutuhan dari
 3

masing-masing divisi, setelah itu checklist tersebut diberikan kepada departemen

GA dan departemen IT untuk dapat dicek kelengkapannya dan dibeli jika
mengalami kekurangan. Setelah itu checklist konsumsi diberikan kepada tim
finance untuk dihitung anggarannya, setelah melalui persetujuan maka akan
diajukan CA (cash advance) yang nantinya akan dibelanjakan oleh bagian keuangan
untuk keperluan konsumsi.

Barang-barang perlengkapan ATK, IT dan barang lainnya yang menunjang

jalannya event yang sudah lengkap dikumpulkan pada satu tempat dan dilakukan
pemeriksaan kembali mengenai kelengkapan barang-barang tersebut, setelah itu
barang dikemas untuk nantinya dapat dikirim menggunakan kargo ke venue acara
tersebut yaitu Hotel Alila Solo. Setelah sesampainya di Solo barang-barang tersebut
dikeluarkan kembali dari kemasan dan diberikan kepada divisi terkait dengan
dibantu oleh runner event tersebut yang berasal dari volunteer, mengenai barang
yang berkaitan dengan perlengkapan ada juga yang disewa di Solo seperti HT
(handy talkie), penulis berkoordinasi dengan pihak vendor penyewaan terkait untuk
mengambil barang tersebut yang diantar ke venue acara.

Pada hari berjalannya event, saya dibantu oleh runner untuk mendistribusikan
konsumsi untuk para kru yang bertugas dan juga beberapa barang terkait dengan
kebutuhan event Post Summit Y20. Segala kebutuhan yang dibutuhkan secara
mendadak untuk keperluan event juga dapat dikoordinasikan kepada penulis
dengan menghubungi cara penulis, dan akan secara langsung dikoordinasikan
dengan bagian keuangan untuk dibeli.
Berhubung dengan acara ini yang dilakukan selama 2 hari dan menggunakan 3
venue yang berbeda dengan jarak antar venue yang cukup beragam, maka hal ini
menjadi tantangan tersendiri bagi penulis untuk dapat mengkoordinasikan
perpindahan barang-barang tersebut menuju venue berikutnya.
 4

II.4 Jadwal Kerja

Mengacu pada log activity dari saya mulai mendapatkan brief mengenai event Y20
Post Summit pada tanggal 4 Oktober 2022 yang mana jatuh pada minggu ke 8
proyek magang MSIB, dimana pada saat itu jadwal kerja menjadi 5 hari masuk
dalam seminggu, dengan tambahan weekly meeting yang dilaksanakan di hari
Sabtu atau Minggu dikarenakan waktu yang sudah mendekati event, karena ada
beberapa keperluan yang pastinya nanti akan dibutuhkan dari divisi penulis itu
sendiri.
 Bab III

Kinerja Operational Event Convention Pada Acara Post

Summit Y20

III.1 Proses Umum Operational Event Logistik

Operational Event merujuk kepada dunia event ialah divisi yang pada dasarnya
mengurusi segala keperluan penunjang jalannya sebuah event. Dalam hal ini juga
dalam bagian logistik, dimana operational event memiliki kewajiban untuk
memastikan dan juga berkomunikasi dengan divisi-divisi lain dalam event ini untuk
selalu berkoordinasi mengenai apa saja yang menjadi kebutuhan dari tiap divisi
yang bertugas dalam event tersebut, setelah itu kita dapat mendistribusikan
keperluan yang diinginkan oleh divisi tersebut. Sedikit menyambung dari
penjelasan pada bab sebelumnya dalam bagian deskripsi pekerjaan, persoalan
proses dalam event ini ialah dimana kita harus dapat memastikan diantaranya ialah
1. Memastikan kelengkapan barang-barang yang berkaitan dengan logistik seperti
kelengkapan ATK, kelengkapan IT, konsumsi, ransum, dan perlengkapan
penunjang event lainnya.
2. Memastikan barang-barang tersebut berpindah tempat tanpa ada yang
tertinggal, jika sebuah event memiliki beberapa venue dalam satu rangkaian
acara.
3. Dan juga memastikan setiap barang dapat terdistribusi secara efektif dan tepat
ke setiap divisi yang membutuhkannya.

Demikian jika kita dapat jabarkan secara singkat dan jelas, bagaimana sebuah
operational event dapat bekerja sesuai dengan lingkupnya. Dan dalam hal ini juga
pengerjaan dari hal tersebut juga mendapati persoalan yang didapat dalam proses
pengerjaan event, yang seringkali terjadi yaitu adanya miskomunikasi antara satu
atau dua divisi yang bertugas, yang mana hal ini terjadi dikarenakan kurang
tersampaikannya informasi secara tepat dan cepat ke masing-masing divisi terkait.

8
 9

III.2 Pola Kerja Efektif Operational Event Logistik

Seperti yang sudah dijelaskan pada bab I.2 diatas mengenai fokus utama dalam
operational yang terbagi menjadi dua yaitu; Operation Planning dan Operation
Execution. Yang dua-duanya juga dilakukan secara bergantian mulai dari
perencanaan dimana akan banyak dilakukan diskusi berkaitan dengan bagaimana
event itu nanti akan dijalankan dan persiapan yang seharusnya dilakukan dalam
bagian penulis yaitu persiapan logistik daripada acara tersebut, dan pada hari event
dimulai yaitu pengeksekusian, pengimplementasian mengenai apa yang telah
direncanakan sebelumnya melalui brief dan diskusi yang sudah dilaksanakan pada
masa perencanaan event tersebut.

Rincian mendasar mengenai divisi penulis yang dikerjakan mengenai proses yang
dikerjakan dimulai dari menyiapkan segala sesuatu mulai dari konsumsi dan alat-
alat lainnya yang menunjang jalannya diskusi dan rapat yang biasanya dilakukan
secara internal atau bersama klien, setelah kesepakatan mengenai teknis acara
dicapai melalui diskusi penulis langsung membuat daftar keperluan logistik yang
dibutuhkan dalam event tersebut untuk nantinya dibawa menggunakan kargo
ketempat acara tersebut. Sekilas seperti yang telah dijelaskan pada akhir sub bab
III.2 mengenai persoalan yang terjadi pada divisi logistik ialah seringkali terjadinya
miskomunikasi antar divisi, yang terjadi karena adanya perpindahan informasi yang
disampaikan secara kurang tepat.

Persoalan secara riil yang terjadi di lapangan pada acara Y20 Post Summit ialah
dikarenakan sering terjadinya brief yang mendadak berubah maka hal ini juga
mempengaruhi divisi logistik juga dalam melakukan proses pekerjaan tersebut,
namun tidak bisa dipungkiri juga dalam dunia event kedinamisan sebuah keputusan
itu adalah hal yang biasa terjadi, dengan begitu dengan cara pengadaptasian yang
cepat dan pengambilan keputusan yang tepat juga perlu dilakukan, dalam hal ini
pada saat penulis akan melakukan pemberian jatah konsumsi logistik untuk para
transportasi delegasi Y20, yang pada saat itu terjadi perpindahan lokasi karena satu
 10

dan lain hal. Maka dari Langkah awal yang perlu dilakukan dalam hal ini ialah
dengan berkoordinasi secara rutin dengan pihak terkait mengenai hal itu. Selain itu
mengenai pengiriman barang, disini penulis harus memberikan ekstra perhatian
bagaimana semua barang dapat terkirim secara lengkap tanpa ada yang kurang,
setelah itu penulis juga harus memastikan barang mana yang harus dibawa ketempat
acara berikutnya dan yang mana tidak, agar nantinya tidak mengalami proses kerja
yang tidak praktis nantinya.

III.3 Eksekusi Lapangan Operational Event Logistik

Pencapaian dari adanya project MSIB khususnya dalam Magang Kampus Merdeka
yang menempatkan penulis dalam Tim Convention sebagai bagian dari d ivisi
logistik event Post Summit Y20. Dengan ini juga tugas penulis dalam melakukan
yang dinamakan penyediaan barang dan distribusi barang seperti yang telah
terlampir melalui dokumen teknik mengenai apa saja yang penulis lakukan dalam
proses kerja dalam divisi logistik Post Summit Y20. Segala hal yang berkaitan
dengan perlengkapan penunjang event dan juga konsumsi untuk para divisi yang
bertugas mulai dari supir, field office boy, keamanan, dan juga internal dari internal
komite penyelanggara acara tersebut menjadi tanggung jawab daripada divisi
penulis yaitu logistik.

Barang pakai atau konsumsi yang didistribusikan menjadi tanggung jawab dari
divisi logistik untuk sampai dengan efektif tanpa terjadi kesalahan dan
miskomunikasi antara pihak, dengan begitu acara dapat berjalan dengan sesuai apa
yang diharapkan. Capaian hasil meliputi penambahan pengalaman kerja bagi
penulis mengenai pengorganisasian dan manajemen sangatlah membuat penulis
dapat belajar mengenai hal yang baru mengenai dunia event organizer sebagai
penyelanggara dari acara tersebut.
 11

Bab IV Penutup

IV.1 Kesimpulan
Dalam bagian terakhir dalam laporan magang ini penulis mendapatkan banyak
sekali pengalaman mengenai dunia pekerjaan yang sebelumnya pernah dialami oleh
penulis, pengalaman khususnya dalam dunia event organizer dalam proses kerja
dan eksekusi mengenai berjalannya sebuah acara. Dalam bagian dimana penulis
melaksanakan proyek magang yaitu pada divisi operational event convention dan
juga pastinya pada event Y20 Post Summit dimana penulis bertugas sebagai tim
logistik.

Penulis dapat menyimpulkan bahwa sangat dibutuhkannya dalam mengelola

keefektifan, ketepatan, dan keputusan adalah hal yang sangat diperlukan dalam
dunia event organizer. Proyek magang MSIB menjadikan hal demikian sebagai
sarana untuk penulis dapat mempelajari banyak hal diantaranya;
1. Keuletan dan ketelitian adalah hal utama yang dapat menunjang kelancaran
pekerjaan
2. Sigap dengan semua tantangan dapat dijadikan semangat dalam menjalankan
sesuatu
3. Dunia kerja khususnya dunia event organizer sangat dibutuhkan orang yang
jernih dalam melihat kondisi dan cekatan dalam menjalankan tugasnya
4. Evaluasi mengenai kerangka kerja adalah hal yang perlu diperhatikan dalam
meraih perbaikan agar dapat menjadi lebih baik dengan memperhatikan
masalah yang terjadi dan mencari yang solusi efektif.
 12

IV.2 Saran

Pelaksanaan MSIB batch 3 menurut penulis sudah dilakukan evaluasi yang lebih
baik daripada tahun-tahun sebelumnya. Terlebih lagi dalam MSIB ini dapat
menjadikan mahasiswa untuk dapat belajar sekaligus menjadi penyambung antara
dunia kerja dengan mahasiswa yang belum lulus agar nantinya dapat bersiap-siap
untuk menghadapi tantangan dalam dunia kerja. Mitra perusahaan dimana penulis
melakukan magang sangatlah memberikan wawasan baru bagi penulis untuk
mendapatkan pengetahuan mengenai dunia event yang belum pernah dipelajari
sebelumnya.

Sebagai saran penulis berharap MSIB dapat memperluas lingkup mitra agar dapat
lebih mengakomodasi segala kebutuhan daripada mahasiswa yang ingin
mempelajari banyak hal dalam dunia kerja. Mahasiswa yang melakukan MSIB
pastinya akan mendapatkan ilmu yang luar biasa bermanfaat untuk diterapkan
nantinya.
 13

Referensi

Lawson, Fred. 1981. Convention and Exhibition Facilities. The Architectural Press
Ltd. London

Lysons Kenneth, Farrington Brian. 2007. Purchasing and Supply Chain

Management, 8th ed. Harlow, Essex; New York: Pearson Financial Times,

PERATURAN MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK

INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2020 TENTANG STANDAR NASIONAL
PENDIDIKAN TINGGI.
Bab V Lampiran A. <TOR>

Lampiran A bersifat wajib untuk mahasiswa yang melakukan MSIB. TOR berisi job
description Mahasiswa dan target mengikuti MSIB di organisasi Mitra yang telah
disepakati bersama antara Mahasiswa dan Organisasi Mitra. TOR ini dibuat pada
awal pelaksanaan (onboarding) dan ditandatangani oleh pihak Mahasiswa dan
Organisasi Mitra. Pembimbing dari Program Studi akan membantu mahasiswa
melaksanakan MSIB dan menyusun laporan MSIB sesuai TOR yang telah
disepakati.

A-1
 Bab VI Lampiran B. Log Activity

Minggu/Tgl Kegiatan Hasil

Minggu ke 1/ Laporan mingguan pertama ini menjadi - Perkenalan dengan beberapa unit
19 Agustus 2022 pembuka program magang kampus bisnis yang berada di Kompas
merdeka. Berhubung kegiatan baru Gramedia, diantaranya mitra
dimulai di tanggal 19 Agustus 2022, yg perusahaan dimana penulis
jatuh di hari terakhir pada minggu pertama, melakukan magang yaitu Dyandra
kegiatan yang lalui ialah melakukan Promosindo
onboarding pertama dengan pihak Kompas - Selain itu juga menjelaskan beberapa
Gramedia, membahas beberapa hal. Dari hal teknis mengenai magang di
semua pemaparan banyak sekali hal yang perusahaan mitra tersebut.
sangat insightfull yg saya bisa tangkap
diantara yang paling saya ingat ialah
mengenai hakikat kita sebagai manusia
untuk bekerja secara totalitas, dan juga
memaknai berusaha sebagai hal yang perlu
dilakukan untuk mencapai tujuan, selain
itu juga saya belajar banyak mengenai
growth mindset dimana diusia yang
semuda ini adalah hal yang perlu dilakukan
untuk meluaskan pemikiran untuk tetap
bertumbuh dengan cara menambah
wawasan pengetahuan dan juga
pengalaman.
Minggu ke 2/ Minggu ini menjadi minggu pertama - Brief pertama mengenai event
22 – 26 Agustus efektif pada periode magang Kampus convention pertama yang akan
2022 Merdeka Kompas Gramedia, setelah penulis jalankan sebagai operational
melalui onboarding pada tanggal 19 event, disini
Agustus 2022, di hari jumat sebelumnya, di

B-1
 2

hari Senin kemudian kita mendapatkan - Penulis juga mendapatkan brief

brief permulaan mengenai event terdekat untuk membantu proses administrasi
yang nantinya akan diselenggarakan daripada peserta acara IPA Convex
sekaligus kita mendapatkan bayangan tersebut.
tersendiri bagaimana event itu akan
dilakukan dan juga mengenai gambaran
singkat mengenai IPA Convex 2022,
Dihari selanjutnya tim venue and vendor
management mendapatkan brief dari
mentor mengenai tugas yang akan
dilakukan yaitu sebagai administrator
platform IPA Convex, saya mendapatkan
tugas untuk menambahkan paper number
pada bagian session yang sebelumnya
belum ditambahkanpada bagian technical
program oral presentation, dan selanjutnya
membuat schedule yang dilakukan dengan
menyusun nama pembicara sesuai dengan
session, waktu yang ditentukan, dan
ruangan yang telah ditentukan melalui data
yang telah diberikan oleh mentor.
Minggu ke 3/ Minggu ini dimulai dengan saya - Pada minggu ini penulis
29 Agustus – 02 melanjutkan beberapa pekerjaan dari mendapatkan brief untuk melakukan
September 2022 minggu lalu masih terjadi kendala WFO
diantaranya ialah memasukan nama-nama - dan setelah itu melanjutkan pekerjaan
presenter kedalam schedule untuk yaiitu mencocokan data yang berada
menyesuaikan dengan data yang berada di di gdocs,
gdocs. Pada hari rabu setelah melanjutkan - Menyusun lower third untuk para
sekaligus memeriksa hasil akhil pekerjaan peserta event juga.
secara mandiri saya menerima brief untuk
datang kekantor, dan menjadi WFO
 3

pertama pada hari Kamis 1 September

2022, dimana pada hari itu saya
mendapatkan brief untuk menyusun lower
third yang dari 2 session chair dan nama-
nama presenter dari 32 session, begitu juga
di hari Jumat saya juga datang menuju
kantor lagi, untuk mengerjakan
penyusunan rundown acara tiap nama
berdasarkan session.
Minggu ke 4/ Pada minggu ini saya melakukan beberapa - Menyusun kembali session schedule
05 – 09 September pekerjaan diantaranya menyusun kembali karena ada beberapa perubahan
2022 session schedule yang sempat mengalami - Diikuti dengan mengubah beberapa
perubahan revisi untuk dimasukan lower third peserta
kedalam request lower third dan technical - Mendownload beberapa kebutuhan
rundown, setelah itu saya diberikan brief administrasi dan juga menghubungi
untuk mendownload dokumen presentasi peserta untuk menyelesaikan
abstract dari peserta acara IPA Convex beberapa persyaratan terkait event
2022, untuk dimasukan ke Google drive IPA Convex 2022
dan juga kedalam platform IPA. Setelah itu
saya juga mengontak beberapa peserta
untuk segera melakukan segala hal yang
dibutuhkan seperti presentasi final dan juga
foto.
Minggu ke 5/ Pada minggu ini saya banyak melakukan - Crosscheck Kembali mengenai data-
12 – 16 September pengecekan Kembali terhadap pekerjaan data yang berkaitan dengan event
2022 yang terlalu. Setelah itu saya mendapatkan IPA Convex 2022
brief untuk mendownload dokumen - Nama-nama peserta telah terinput
peserta event IPA Convex 2022. kedalam database platform IPA
Menginput nama-nama peserta yang telah Convex 2022
update kedalam platform virtual IPA
 4

Convex, setelah itu mendapatkan briefing - Mengetahui deskripsi pekerjaan pra

kegiatan yang akan dilakukan pra-event acara untuk IPA Convex 2022
sekaligus apa yang dilakukan ketika event - Melanjutkan beberapa pekerjaan
dilanjut dengan membuatlist nama session yang masih terkendala dari
chair beserta dengan instansnya. dilanjut sebelumnya.
dengan memasukan full paper yang masih
terkendala oleh error selanjutnya saya
menghadiri meeting membahas mengenai
job description dari masing-masing PIC
Technical Program Convention.
Minggu ke 6/ Yang menjadi highlight pada minggu ini - Hari pelaksanaan event IPA Convex
19 – 23 September ialah event IPA Convex 46th 2022 yang 2022 sudah berjalan selama 3 hari
2022 dari sebelumnya telah dipersiapkan yaitu 21 – 23 September 2022
akhirnya telah dijalankan, event yang - Membantu beberapa kebutuhan
berjalan selama 3 hari mulai dari tanggal poster presentation
23 September hingga 25 September terdiri
dari berbagai rangkaian acara. Saya sendiri
berada dalam rangkaian acara Technical
Program yang terdiri dari dua acara utama
yaitu Oral Presentation dan Poster. Di hari
event saya diberi pekerjaan untuk
membantu segala hal yang berkaitan
dengan poster yang akan ditempel oleh
peserta menuju booth yang telah
disediakan.
Minggu ke 7/ Satu minggu setelah event IPA Convex 46 - Report mengenai job description dari
26 – 30 September berlangsung, pekerjaan pada minggu event IPA Convex 2022
2022 banyak yang masih melibatkan mengenai - Mengirim beberapa memento kepada
pemberian report mengenai tugas kita peserta event IPA Convex 2022
selama ada di event tersebut. Saya pertama
 5

kali mendapatkan brief untuk membuat

report mengenai PIC Job kita ketika event
dan selanjutnya yaitu mengenai alur
schedule oral presentation. Selain itu juga
pada minggu ini saya beberapa kali
membantu mengirim plakat memento
untuk para peserta yang pada hari event
belum mendapatkan plakat memento
tersebut.
Minggu ke 8/ Pada minggu ini saya mengerjakan - Mengerjakan beberapa report event
03 – 07 Oktober beberapa kerjaan terakhir event IPA IPA Convex 2022
2022 kemarin, dan juga mendapatkan brief - Brief mengenai event terbaru yang
mengenai event terbaru yang akan akan dikerjakan yaitu Y20 Post
dikerjakan yaitu Post Summit Y20 sebagai Summit
tim produksi dan logistik operational - Dilakukannya online pitching untuk
event. di Minggu ini juga dilakukan Online para peserta yang akan presentasi
Pitching terkait presentasi yang akan nantinya didalam event.
dilakukan di event Y20 nantinya.
Minggu ke 9/ Pada minggu ini saya melakukan online - Online pitching terakhir kali untuk
10 – 14 Oktober pitching dengan beberapa peserta para peserta event Y20 Post Summit
2022 presentasi secara online pada Selasa 11 - Weekly meeting membahas beberapa
Oktober 2022, dan juga pada 13 Oktober hal seperti venue
melakukan weekly meeting dengan pihak
IYD yang berkaitan dengan update-update
terkini, dan meeting internal pada Hari
Sabtu 15 Oktober
Minggu ke 10/ Pada minggu ini telah dilakukan beberapa - Finalisasi beberapa hal yang
17 – 21 Oktober finalisasi keputusan dari pihak berkaitan dengan event Y20 Post
2022 penyelenggara acara Y20 untuk nantinya Summit
dijadikan keputisan akhir event Y20, dan
 6

juga melakukan beberapa checklist terkait - Checklist beberapa barang logistik

logistik dan hal lainnya yang berkaitan yang akan dibawa menuju venue
dengan jalannya event. acara yaitu Hotel Alila Solo

Minggu ke 11/ Pada minggu ini saya melakukan beberapa - Pengecekan beberapa barang logistik
24 – 28 Oktober persiapan terakhir yang berkaitan dengan yang akan dibawa ke Solo
2022 pengecekan barang logistik yang nantinya - Technical meeting beberapa hal
digunakan untuk event Post Summit Y20 berkaitan dengan venue acara
di Solo sekaligus melakukan beberapa bersama dengan pihak Hotel Alila
technical meeting demi kelancaran event Solo
berlangsung, barang-barang yang sampai - Memastikan barang yang telah
di Solo dibongkar muat untuk diberikan terbawa terdistribusi kepada divisi-
kepada divisi-divisi yang membutuhkan divisi yang membutuhkan
barang demi kelancaran operasional event.
Barang dan konsum yang telah ada
didistribute kebeberapa bagian dengan
bantuan runner.

Minggu ke 12/ Pada minggu ini saya membuat event - Event report Y20 Post Summit
31 Oktober – 4 report terkait Y20 Post Summit yang telah - Mengecek beberapa dokumentasi
November 2022 berjalan kemarin dan melengkapi dari event Y20 Post Summit kemarin
dokumentasi-dokumentasi terkait event - Mengikuti event NCT 127 sebagai
Y20, dan juga menjadi volunteer crew kru volunteer.
event NCT 127 yang diadakan oleh
Dyandra Global Edutaiment

Minggu ke 13/ Pada minggu ini saya melakukan beberapa - Memastikan beberapa barang yang
7 – 11 November pengecekan lagi terkait beberapa barang telah dibawa dari Solo kembali ke
2022 yang dibawah dari event post summit Y20 Jakarta
 7

sekaligus menghitung kembali sisa barang - Membantu mengirim beberapa

yang dibawa kembali ke Jakarta, dan juga
melakukan pengecekan terhadap barang-
barang marcomm untuk event B20. Selain
itu saya juga mengkoordinasikan beberapa
barang yang tidak terbawa untuk event
B20 untuk dititip bawa ke event B20
tersebut.
persiapan barang-barang marcomm
event B20
- Dan mengkoordinasikan beberapa
barang B20 yang tidak terbawa, agar
dibawa nantinya

Minggu ke 14/ Pada minggu ini saya melakukan beberapa - Update beberapa report event Y20
14 – 18 November hal berkaitan dengan update dan revisi Post Summit
2022 terkait Post Summit Y20 dan juga - Mengirim beberapa sisa barang sisa
mendapatkan brief untuk mengambil event Y20 Post Summit
beberapa barang sisa Y20 untuk dikirim
ke pihak-pihak terkait dan juga
pengecekan terkait beberapa barang event
Y20

Minggu ke 15/ Pada minggu ini saya melakukan beberapa -
21 – 25 November hal berkaitan dengan event Post Summit
2022 Y20 yaitu mengupdate slide report event
tersebut dan juga mengirim sisa barang
souvenir panelist ke kantor sekretariat
IYD, dan juga mendapat brief untuk
membuat visitor journey website WREC
2022
Mengirim sisa barang dari event Y20
Post Summit
- Update beberapa slide report event
Y20 Post Summit
- Membuat Visitor Journey website
WREC 2022
 8

Minggu ke 16/ Pada minggu ini saya tidak banyak - Membantu melengkapi beberapa
28 November – 2 melakukan beberapa hal berkaitan dengan dokumen event B20
Desember 2022 event, hanya mendapatkan brief untuk - Berbicara mengenai beberapa hal
melengkapi dan mencetak beberapa dengan pihak human resources
dokumen berkaitan event B20, dan juga
memenuhi panggilan dari HR untuk
berbincang mengenai beberapa hal terkait
magang ini.
Minggu ke 17/ Pada minggu ini saya melakukan beberapa - Pengiriman barang menuju kantor
5 – 9 Desember hal berkaitan dengan pengiriman barang ke IYD sisa souvenir Post Summit Y20
2022 kantor IYD berupa sisa souvenir dari event - Dan dokumen ke kantor IYD yang
Post Summit Y20 dan juga dokumen ke berkaitan dengan Post Summit y20
kantor IYD. Selain itu pada hari Rabu saya - Rekomendasi moderator, speaker
izin untuk tidak dating ke kantor dan tema event untuk event
dikarenakan saya merasa tidak enak badan. convention yang nantinya akan
Saya juga mengerjakan dan juga dijalankan
melengkapi laporan akhir yang nantinya
digunakan sebagai syarat untuk
pengkonversian SKS dari pihak
Universitas untuk Magang Kampus
Merdeka dan mendapatkan brief dari user
untuk membuat rekomendasi big event
wealth topik, speaker dan moderator untuk
event yang akan diadakan oleh tim
convention nantinya yaitu yang akan
diselenggarakan pada tahun 2023 yaitu BSI
Minggu ke 18/ Pada Minggu ini saya, memberikan outline - Laporan magang untuk kebutuhan
12 – 16 Desember laporan magang saya kepada pihak kampus konversi SKS persyaratan dari
2022 untuk segera diberikan feedback untuk MBKM
kelulusan proses magang MSIB, pada
 9

minggu ini juga dilakukannya proses - Dan feedback dari mentor mengenai
offboarding dan graduation dari KGIC pelaksanaan proses MSIB
2022 Batch 3 ini . dan melakukan
perpisahan dengan tim dimana saya berada
yaitu Convention
Bab VII Lampiran C. <Dokumen Teknik>

POST SUMMIT Y20 SOLO

28 - 29 Oktober 2022

QTY
NO ITEM VALUE UNIT REMARKS

ATK

1 Masker KF 94 5 Box
2 Kertas HVS / A4 4 Rim
3 Ballpoint 2 Pack
4 Paper Clip Kecil 2 Box
5 Paper Clip Besar 2 Box
6 Map Bening 2 Pack
7 Sticky Notes 2 Pack
8 Post It (Sign Here) 2 Pack
Label Tom & Jerry (No.
9 101) 3 Pack
Label Tom & Jerry (No.
10 121) 1 Pack
Label Tom & Jerry
11 Warna Warni (No.114) 3 Pack
Label Tom & Jerry
12 Warna Warni (No.118) 3 Pack
Label Tom & Jerry Warna Butuh 3 warna, 1
13 (No.97) Pack warna 5 Pack
14 Staples 4 Pcs
15 Isi Staples 4 Box
16 Cutter 2 Pcs
17 Gunting 4 Pcs
18 Lakban Bening 2 Pcs
19 Lakban Kuning 2 Pcs

C-1
 2

20 Lakban Hitam 5 Pcs

21 Lakban Merah 2 Pcs
22 Lakban Kertas 5 Pcs
23 Double Tape Kecil 4 Pcs
24 Double Tape Besar 4 Pcs
25 Amplop Putih Kecil 1 Pack
26 Amplop Putih Besar 10 Pcs
27 Spidol Boardmarker 1 Box
28 Trashbag 3 Pack Ukuran 120 x 100
29 Stampel Dyandra 1 Pcs
30 Tanda Terima 1 Pcs
Cek GA masih ada
31 HT + Earphone 20 Unit stok atau tidak
Hand Sanitizer +
32 Disinfectant Aerosol 5 Pcs
33 Battery AAA 4 Pack
34 Battery AA 4 Pack
35 Tissue Kering 5 Pcs
36 Tissue Basah 5 Pcs
37 Hanger 10 Pcs
38 Pataka + Tiang 10 Pcs
39 Bendera Indonesia 10 Pcs
40 Niimbot Sticker 4 Roll Ukuran 50x30 mm
Sarung Tangan Latex
41 Hitam 2 Box
42 Penggaris 2 Pcs 30 CM
Mini Box ATK
43 Registrasi 3 Pcs
44 Papan Jalan 5 Pcs

IT EQUIPMENT

Laptop + Charger u/
45 Registrasi 6 Unit
 3

QR Scanner u/
46 Registrasi 6 Unit
47 Printer PVC + Tinta 2 Unit
48 Kabel Roll 4 Pcs
49 Pembolong PVC 3 Pcs
50 Printer Multifungsi A4 2 Unit
51 Ribbon DTC1250 3 Pcs

52 Payung Gede Outdoor 5 Pcs

53 Jas Hujan Plastik 10 Pcs
4
5
6
 7

*terlampir dalam bagian akhir bahwa ada beberapa dokumen teknis perusahaan
yang bersifat rahasia demikian penulis lampirkan sebuah surat kerahasiaan data
proyek