Penerapan ISO 9001 Dalam Menunjang Kualitas Perawatan Lokomotif

Di Balai Yasa Yogyakarta

A. Pendahuluan
Tantangan global yang dihadapi dunia tidak dapat dihindari oleh sektor pemerintah maupun swasta, mau
tidak mau semua pihak dituntut untuk mempersiapkan diri agar mampu bertahan dalam menghadapi kondisi
tersebut. Seiring dengan globalisasi ini, standardisasi manajemen telah menjadi isu utama lebih khusus lagi
standardisasi tentang standardisasi sistem manajemen mutu. Untuk itu, suatu lembaga baik pemerintah
maupun swasta perlu menyiapkan kerangka sistem mutu lembaganya kearah yang diinginkan sesuai dengan
sasaran atau tujuan akhir yang ditetapkan oleh lembaga tersebut, dalam pengertian bahwa tujuan atau
sasaran mutu dari suatu lembaga mampu mencapai kesesuaian dengan keinginan yang diharapkan dari
pelanggan atau pelanggan lembaga tersebut.
Demikian pula dengan Balai Yasa Yogyakarta sebagai salah satu unit PT Kereta Api Indonesia (Persero)
yang mempunyai tugas untuk merawat lokomotif yang beredar di Pulau Jawa, harus menyiapkan suatu
kerangka sistem mutu yang dapat memenuhi harapan pelanggan.
Untuk menjawab kebutuhan tersebut, salah satu standar sistem manajemen mutu yang telah berkembang di
negara maju dan bahkan di negara-negara berkembang adalah ISO 9001. Standar ini merupakan alat untuk
dapat mencapai tujuan mutu yang diharapkan mampu menjawab harapan pelanggan dimana tujuan akhirnya
adalah mencapai efektifitas dan efisiensi suatu organisasi.

B. Profil Balai Yasa Yogyakarta

Nama Unit : Balai Yasa Yogyakarta, PT. Kereta Api (Persero)
Alamat : Jl. Kusbini No. 1 Yogyakarta
Bidang Usaha : Jasa Perawatan Lokomotif, KRD, dan Genset
Hasil Produk : Lokomotif, KRD, dan Genset
Jumlah Karyawan : 464 orang
Luas Bangunan : 43.700 m2 (4,37 Ha)
Luas Tanah : 128.800 m2 (12,88 Ha)
Kapasitas per bulan : 11 lokomotif overhaul, 20 lokomotif perbaikan, 2 KRD overhaul, 4 Genset
overhaul dan 3 Genset perbaikan
Fasilitas : Test track sepanjang 800 m
15 spoor untuk perawatan
475 mesin pendukung perawatan

C. Proses Sertifikasi
Menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 bukanlah sesuatu hal yang akan didapat dalam
sekejap, namun merupakan hasil usaha semua pihak yang ada dalam suatu organisasi. Sertifikasi merupakan
bentuk pengakuan dari pihak yang independen terhadap suatu organisasi yang sudah menerapkan sistem
 manajemen mutu yang menjadi acuannya. Adanya sertifikasi ini memberikan bukti bahwa standar benar
benar sudah diterapkan, tetapi satu hal yang harus diperhatikan bahwa sertifikasi bukan menjadi tujuan
akhir, tetapi awal untuk melakukan peningkatan atas kinerja sistem. Proses sertifikasi tidaklah terlalu rumit,
namun memerlukan perencanaan dan persiapan yang matang dari keseluruhan yang terlibat dalam suatu
organisasi. Proses sertifikasi dilaksanakan oleh Lembaga Sertifikasi TUV NORD yang telah diakreditasi
secara nasional dan secara internasional. Langkah-langkah dasarnya yang dilakukan oleh Balai Yasa
Yogyakarta yang dimulai tahun 2009 adalah sebagai berikut:
1. Menetapkan komitmen dalam menerapakan sistem manajemen mutu
2. Menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada seluruh unit-unit
3. Menetapkan/Menunjuk lembaga sertifikasi: dalam hal ini yang dipilih adalah TUV NORD
4. Melakukan penilaian semua aspek manajemen dan pelaksanaan kegiatan, dengan melakukan internal
audit, yang kemudian dilakukan penilaian oleh Tim Auditor dari TUV NORD
5. Menerima Sertifikat ISO 9001:2008, sertifikasi diterima pada tanggal 4 November 2010 dengan lingkup
sebagai penyedia jasa perawatan lokomotif, krd dan genset.
6. Surveilen/Pengawasan ulang, telah dilakukan audit oleh TUV NORD pada tanggal 12 November 2011
dengan hasil Balai Yasa Yogyakarta masih berhak atas sertifikat ISO 9001:2008

D. Implementasi ISO 9001:2008 Pasca Mendapat Sertifikat

Dalam upaya penerapan sistem manajemen ini secara efektif, perlu adanya kemampuan dalam
meningkatkan secara terus menerus efektivitas dari proses sistem manajemen mutu, sehingga dapat
memberikan hasil yang maksimal sesuai dengan tujuan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Oleh karena
itu perlu adanya suatu program berkesinambungan yang perlu didukung oleh semua personel yang terlibat
dalam penerapan sistem ini.
Maka untuk menjamin hal tersebut, maka kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Audit Internal
Audit internal merupakan kegiatan yang sangat penting dan merupakan keharusan dalam penerapan
standar ISO 9001:2008, yang bertujuan untuk memantau sistem mutu dengan melakukan verifikasi
kesesuaian dan keefektifan kegiatan penerapan sistem mutu dibandingkan terhadap standar acuan serta
kebijakan yang sudah ditentukan. Kegiatan audit internal ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab
Management Representative (MR).
2. Surveilen
Sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati dengan pihak Lembaga Sertifikasi, kegiatan surveillen
diprogramkan akan dilakukan setidaknya sekali dalam satu tahun oleh Lembaga Sertifikasi. Surveilen
ini dilaksanakan untuk mengevaluasi adanya perubahanperubahan sistem mutu serta untuk monitoring
bagi lembaga sertifikasi apakah organisasi tersebut mampu menerapkan sistem mutunya secara
konsisten.
3. Evaluasi Kinerja
Evaluasi kinerja ini dilakukan sebagai wahana bagi organisasi dalam memperoleh masukan dari
pelanggan dalam memberikan pelayanan, khususnya untuk melihat seberapa jauh efektivitas penerapan
 ISO 9001:2008 dalam menunjang upaya untuk memberikan pelayanan prima kepada pelanggan
sehingga sasaran mutu dapat tercapai. Evaluasi ini dilakukan melalui beberapa cara antara lain :
a. Wawancara langsung dengan pelanggan
b. Mengirimkan kuesioner kepada pelanggan yang telah mendapatkan pelayanan.
c. Memonitor dan menganalisis secara periodik target sasaran mutu yang telah ditetapkan.
Berdasarkan evaluasi kinerja ini diharapkan dapat lebih memacu serta meningkatkan kinerja, terutama
dalam ketaatannya dalam menerapkan standar yang diacu dan dapat dilakukan perbaikan secara terus
menerus.
4. Tinjauan Manajemen
Sebagaimana halnya dengan Audit Internal, Tinjauan Manajemen ini juga merupakan keharusan atau
wajib dilakukan dalam penerapan ISO 9001:2008. Tinjauan Manajemen ini dilakukan dalam bentuk
rapat lengkap yang dipimpin langsung oleh pimpinan puncak. Kegiatan ini lebih bersifat pengkajian
atas penerapan sistem manajemen mutu secara menyeluruh, sedangkan materi-materi pokok yang
diangkat untuk dilakukan pengkajian antara lain :
a. Review Kebijakan Mutu
b. Review Sasaran Mutu
c. Hasil audit eksternal.
d. Hasil audit internal.
e. Umpan balik dari pelanggan (Dipo-dipo lok se-Jawa.)
f. Kinerja proses dan kesesuaian produk .
g. Status tindakan perbaikan dan pencegahan .
h. Rekomendasi untuk peningkatan .
i. Tindakan Perbaikan
j. Hasil Evaluasi Kinerja
k. Isue-isue lain yang berkaitan dengan penerapan ISO 9001:2008

E. Keberhasilan Penerapan ISO 9001:2008

Pasca mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008, adalah era baru; dari era perjuangan menuju pembangunan
atau peningkatan, dari era kondisi kerja kurang terarah (un-oriented) menuju yang lebih tearah, jelas dan
rapih (oriented), dari era tradisi feeling (un-documented) menuju filling (documented) dan dari era lokal
menuju internasional.
Keberhasilan penerapan sistem manajemen mutu ini tergantung kepada hal-hal berikut:
1. Level kematangan manajemen mutu
2. Motivasi internal
3. Strategi implementasi
4. Keikutsertaan seluruh pegawai
5. Dan didukung oleh auditor serta pelanggan
Semenjak pertama kali menerapkan ISO 9001:2008 pada tahun 2009 sampai saat, Balai Yasa Yogyakarta
telah dapat menunjukan keberhasilan dalam menerapkan ISO 9001:2008, yang ditunjukan dengan
tercapainya sasaran mutu dan KPI yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Pencapaian Sasaran Mutu Tahun 2010

Pencapaian Sasaran Mutu Tahun 2011

 Skor KPI Balai Yasa Yogyakarta Tahun 2011

Skor KPI Balai Yasa Yogyakarta Semester I Tahun 2012

F. Penutup
Dengan demikian penerapan Standar ISO 9001:2008 memberikan manfaat yang besar dalam meningkatkan
kinerja organisasi dalam upaya mewujudkan pelayanan prima kepada pelanggan (dipo-dipo lok di seluruh
lintas Jawa). Menyadari akan besarnya manfaat penerapan ISO 9001:2008 dalam meningkatkan
profesionalisme dan performance organisasi; Balai Yasa Yogyakarta sejak November 2009 telah
menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Dan pada tanggal 4 November 2010 telah berhasil
mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008