PROGRAM STUDI MAGISTER ADMINISTRASI RS

FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ESA UNGGUL JAKARTA
Mata Kuliah : Manajemen Komunikasi dan Sistem Informasi RS
Sesi : 13-14 – Asesmen Kesiapan dan Evaluasi Implementasi SIRS

PETUNJUK UMUM :

1. Bacalah soal tugas dengan teliti.

2. Jawaban diupload paling lambat Jum’at tanggal 23 Juli 2022
3. Kerjakan sesuai kondisi di tempat kerja masing-masing!

SOAL

1. Ada 3 (tiga) jenis keputusan pada suatu organisasi termasuk di rumah sakit atau
faskes lainnya terdiri dari operational decision, tactical decision, dan strategic
decision. Berikan contoh informasi yang dibutuhkan sesuai ketiga jenis keputusan
tersebut!

2. Terdapat 6 (enam) tahapan implementasi SIRS, yaitu: 1) Assessment, 2) Planning,

3) Selection, 4) Implementation, 5) Evaluation, dan 6) Improvement. Jelaskan
tahapan SIRS dari tempat kerja masing-masing, dan uraikan model yang digunakan!

SELAMAT BEKERJA

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
0/1
Nama : Ika Puspitasari
Kelas :C
NIM : 20220309072

JAWAB:

1. Contoh-contoh keputusan operational decision adalah:

a. Penjadwalan Karyawan: Keputusan untuk menentukan jadwal kerja harian
atau mingguan bagi karyawan, termasuk penentuan waktu masuk dan keluar,
libur, dan cuti.
b. Manajemen Persediaan: Keputusan mengenai kapan dan berapa banyak
barang atau bahan baku yang harus dipesan, serta pengawasan terhadap
tingkat persediaan untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
c. Pengendalian Kualitas: Keputusan untuk memantau dan memastikan
kualitas produk atau layanan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
d. Penentuan Harga Produk/Jasa: Keputusan untuk menetapkan harga
produk atau jasa berdasarkan faktor-faktor seperti biaya produksi, persaingan
pasar, dan strategi pemasaran.
e. Pengelolaan Produksi: Keputusan tentang perencanaan dan pengaturan
proses produksi, termasuk alokasi sumber daya, waktu, dan tenaga kerja.
f. Penanganan Masalah Operasional Sehari-hari: Keputusan untuk
mengatasi masalah operasional yang timbul dalam kegiatan sehari-hari,
seperti gangguan mesin, keterlambatan pemasok, atau keluhan pelanggan.
g. Pengaturan Logistik dan Distribusi: Keputusan tentang pengelolaan dan
pengawasan logistik, termasuk pemilihan metode pengiriman, rute distribusi,
dan penjadwalan pengiriman.
h. Pengelolaan Pelayanan Pelanggan: Keputusan untuk menyikapi
permintaan atau keluhan pelanggan dalam konteks operasional, seperti
waktu respon, kebijakan pengembalian barang, atau penyelesaian masalah
pelanggan.
Contoh-contoh keputusan tactical decision adalah:
a. Pengalokasian Anggaran Departemen: Keputusan untuk mengalokasikan
anggaran pada tingkat departemen atau divisi dalam organisasi. Hal ini
melibatkan penentuan alokasi dana untuk berbagai kegiatan dan proyek
dalam jangka menengah.
b. Strategi Pemasaran Regional: Keputusan tentang strategi pemasaran dan
promosi untuk wilayah atau pasar tertentu, berdasarkan analisis pasar
regional dan kebutuhan pelanggan setempat.
c. Penentuan Kebijakan Sumber Daya Manusia: Keputusan tentang
kebijakan-kebijakan terkait sumber daya manusia, seperti kebijakan
penggajian, kebijakan kinerja dan penilaian, atau kebijakan pelatihan dan
pengembangan karyawan.
d. Rencana Pengembangan Produk: Keputusan tentang rencana
pengembangan produk baru atau perbaikan produk yang ada dalam jangka
menengah, termasuk penentuan fitur produk dan penjadwalan peluncuran.
e. Evaluasi Kinerja Departemen atau Proyek: Keputusan untuk mengevaluasi
kinerja departemen atau proyek dalam mencapai sasaran dan
mengidentifikasi langkah-langkah perbaikan yang diperlukan.
f. Alih Daya atau Insourcing: Keputusan tentang apakah suatu bagian kerja
atau layanan harus dialihdayakan (outsourcing) atau dilakukan secara internal
(insourcing) berdasarkan analisis biaya, kualitas, dan risiko.
g. Penentuan Harga Jangka Menengah: Keputusan untuk menetapkan harga
produk atau jasa dalam jangka menengah berdasarkan strategi pemasaran
dan analisis biaya.
h. Strategi Persediaan: Keputusan tentang strategi persediaan dalam jangka
menengah, seperti pengelolaan tingkat stok keseluruhan dan penentuan
kebijakan rotasi stok.
i. Pemilihan Pemasok Utama: Keputusan tentang pemilihan pemasok utama
atau kontrak jangka menengah dengan pemasok untuk memastikan pasokan
yang andal dan efisien.
j. Perencanaan Pengembangan Pasar Baru: Keputusan tentang perencanaan
ekspansi atau diversifikasi ke pasar baru dalam jangka menengah.
Berikut contoh keputusan operational decision adalah:
a. Penjadwalan Harian atau Mingguan Karyawan: Keputusan untuk
menentukan jadwal kerja karyawan pada basis harian atau mingguan,
termasuk waktu masuk dan keluar serta alokasi tugas-tugas harian.
b. Pengelolaan Persediaan Barang: Keputusan mengenai tingkat persediaan
barang, kapan harus memesan stok baru, dan seberapa banyak barang yang
harus diorder untuk menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan.
c. Penentuan Harga Produk atau Jasa: Keputusan tentang penetapan harga
untuk produk atau jasa yang ditawarkan, dengan mempertimbangkan biaya
produksi, keuntungan yang diinginkan, dan faktor-faktor pasar.
d. Pengaturan Proses Produksi: Keputusan untuk mengatur proses produksi
guna mencapai efisiensi dan produktivitas, seperti memutuskan alur produksi
dan waktu pemrosesan.
e. Pengelolaan Persediaan Bahan Baku: Keputusan tentang persediaan
bahan baku yang diperlukan untuk memastikan kelancaran proses produksi,
menghindari kehabisan bahan baku, dan mengurangi biaya penyimpanan.
f. Penentuan Prioritas Pekerjaan: Keputusan untuk menentukan prioritas
pekerjaan atau tugas-tugas yang harus diselesaikan lebih dulu dan yang bisa
ditunda.
g. Pengaturan Layanan Pelanggan: Keputusan mengenai pelayanan
pelanggan, termasuk waktu respons terhadap pertanyaan atau keluhan
pelanggan dan cara penanganan layanan.
h. Pengelolaan Pengiriman dan Distribusi: Keputusan tentang logistik
pengiriman produk ke pelanggan, termasuk pemilihan metode pengiriman dan
pengaturan rute distribusi.
i. Kebijakan Retensi Karyawan: Keputusan tentang kebijakan perusahaan
terkait retensi karyawan untuk mempertahankan tenaga kerja yang
berkualitas.
j. Penanganan Masalah Operasional Sehari-hari: Keputusan untuk mengatasi
masalah operasional yang muncul dalam kegiatan harian, seperti gangguan
mesin, kegagalan sistem, atau ketidaksesuaian proses.
2. Implementasi SIRS (System for Incident Reporting and Summarization) adalah
suatu proses untuk mengimplementasikan sistem pelaporan dan ringkasan
insiden dalam lingkup organisasi atau institusi tertentu. Berikut adalah penjelasan
tentang masing-masing tahapan implementasi SIRS:

1) Assessment (Penilaian): Tahap pertama dari implementasi SIRS adalah

penilaian kebutuhan dan persyaratan organisasi terkait sistem pelaporan dan
ringkasan insiden. Pada tahap ini, organisasi akan melakukan evaluasi
menyeluruh terhadap kondisi dan proses yang ada, mengidentifikasi
kelemahan dan celah dalam manajemen insiden yang sedang berlangsung.
Tim implementasi biasanya akan berbicara dengan stakeholder terkait dan
melakukan analisis untuk memahami kebutuhan dan tujuan organisasi.
2) Planning (Perencanaan): Setelah melakukan penilaian, tahap berikutnya
adalah merencanakan implementasi SIRS. Perencanaan mencakup definisi
tujuan jangka panjang dan jangka pendek, penetapan anggaran, penjadwalan,
identifikasi sumber daya yang diperlukan, serta penentuan strategi penerapan
sistem secara efektif. Perencanaan juga harus mempertimbangkan proses
pelibatan dan pelatihan karyawan yang akan menggunakan sistem, serta
pengelolaan perubahan yang mungkin terjadi.
3) Selection (Pemilihan): Pada tahap ini, organisasi akan memilih solusi SIRS
yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan mereka. Proses pemilihan
mencakup penelitian dan evaluasi berbagai opsi sistem pelaporan insiden
yang tersedia di pasaran atau dapat dikembangkan khusus sesuai kebutuhan
organisasi. Keputusan pemilihan harus mempertimbangkan faktor seperti fitur
sistem, skalabilitas, keamanan, dukungan teknis, serta kesesuaian dengan
lingkungan kerja organisasi.
4) Implementation (Implementasi): Tahap implementasi adalah saat sistem SIRS
sebenarnya diterapkan di dalam organisasi. Proses ini melibatkan
pemasangan dan konfigurasi perangkat lunak, integrasi dengan sistem yang
sudah ada (jika ada), serta pelatihan karyawan tentang penggunaan sistem.
Implementasi harus dijalankan secara hati-hati dan diawasi dengan cermat
untuk memastikan sistem berfungsi dengan baik dan sesuai dengan tujuan
yang ditetapkan.
 5) Evaluation (Evaluasi): Setelah sistem SIRS berjalan, tahap evaluasi dilakukan
untuk mengukur efektivitasnya. Evaluasi melibatkan pengumpulan data
tentang kinerja sistem, tingkat pelaporan insiden, tingkat partisipasi karyawan,
dan penggunaan sistem secara umum. Hasil evaluasi akan membantu
organisasi untuk menilai apakah sistem SIRS telah mencapai tujuan dan
kebutuhan yang ditetapkan sebelumnya.
6) Improvement (Peningkatan): Berdasarkan hasil evaluasi, organisasi dapat
mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan dan disempurnakan dalam
sistem SIRS. Peningkatan bisa mencakup penyesuaian proses, perbaikan
teknis, atau pelatihan tambahan untuk karyawan. Tujuan dari tahap ini adalah
untuk terus meningkatkan kualitas dan efektivitas sistem pelaporan insiden
sehingga dapat berkontribusi secara positif terhadap keselamatan, keamanan,
dan kinerja keseluruhan organisasi.

Dalam implementasi SIRS (System for Incident Reporting and Summarization) model
yang digunakan dalam implementasi system antara lain:

1) Model Siklus Hidup Pengembangan Perangkat Lunak (Software Development

Life Cycle/SDLC): Model SDLC adalah pendekatan berbasis fase yang
digunakan untuk mengelola dan mengembangkan perangkat lunak. Model ini
terdiri dari serangkaian fase yang sistematis, seperti perencanaan, analisis,
desain, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Implementasi SIRS dapat
mengikuti tahapan SDLC untuk memastikan bahwa proses pengembangan
sistem berjalan dengan terstruktur dan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.
2) Model Agile: Model Agile adalah pendekatan pengembangan perangkat lunak
yang menekankan kerjasama tim yang adaptif dan fleksibel. Dalam konteks
implementasi SIRS, model Agile memungkinkan organisasi untuk melakukan
iterasi cepat dan merespons perubahan kebutuhan dengan lebih baik. Tim
implementasi dapat bekerja dalam sprints atau siklus pengembangan yang
lebih pendek untuk menghasilkan hasil tanggapan yang lebih cepat dan
iteratif.
3) Model Spiral adalah kombinasi dari pendekatan iteratif dan inkremental
dengan fokus pada analisis risiko. Model ini menggabungkan elemen dari
model SDLC dan Agile, dan sering digunakan untuk proyek-proyek besar dan
kompleks. Dalam implementasi SIRS, pendekatan model Spiral dapat
membantu mengelola risiko dan mengidentifikasi masalah secara lebih efektif.