www.freebookslides.

com

BAB 12

Proses Administratif
dan Kontrol

Contoh Dunia Nyata pada dua halaman berikut akan membantu Anda
TUJUAN BELAJAR memahami konteks konsep tertentu yang dibahas dalam bab ini.

Bab ini akan membantu Anda Bacalah contoh-contoh Dunia Nyata tersebut untuk mulai membaca
memahami konsep-konsep dan mempelajari bab ini secara efektif. Contoh-contoh Dunia Nyata
berikut: tersebut menggambarkan aspek-aspek penting dari proses posting
1. Pengantar administrasi dan penutupan buku besar, yang merupakan salah satu proses
proses administrasi yang dijelaskan dalam bab ini. Juga dijelaskan di sini
2. Sumber proses modal adalah sumber proses modal, proses investasi, dan pelaporan. Oleh
3. Proses investasi karena itu, proses administrasi yang dijelaskan dalam bab ini meliputi
4. Risiko dan kontrol dalam modal dan
proses investasi 1. Sumber proses permodalan
5. Proses buku besar 2. Proses investasi
6. Resiko dan kendali secara umum 3. Proses buku besar
proses buku besar
7. Pelaporan sebagai keluaran dari
proses buku besar umum Pengantar Administrasi
8. Masalah etika terkait dengan Proses (Tujuan Studi 1)
proses administrasi
dan pelaporan Bab-bab sebelumnya menjelaskan banyak proses yang terjadi
9. Tata kelola perusahaan di dalam suatu organisasi, termasuk penjualan produk dan jasa,
proses administrasi pengumpulan kas, pembelian bahan dan aset tetap, penggajian,
dan pelaporan pengeluaran kas, dan proses konversi. Meskipun ini semua adalah
proses yang berbeda, mereka memiliki beberapa kesamaan.
Masing-masing proses ini melibatkan transaksi reguler
Proses tion yang terjadi setiap hari atau pada interval berulang lainnya. Proses ini
biasanya menghasilkan sejumlah besar transaksi yang harus dicatat dalam sistem
akuntansi. Selain itu, manajemen puncak biasanya telah menetapkan prosedur dan
kendali yang memungkinkan proses ini terjadi tanpa intervensi atau otorisasi khusus oleh
manajemen. Misalnya, seorang penjual tidak harus menunggu persetujuan khusus untuk
setiap penjualan yang dia negosiasikan.
Bab-bab sebelumnya menjelaskan proses yang mengumpulkan data dalam proses
bisnis ini, mencatat data transaksi, dan memicu terjadinya peristiwa berikutnya.

441
 www.freebookslides.com

442 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

Dunia nyata
© travellinglight / iStockphoto
Semua kecuali organisasi terkecil melakukan penutupan
bulanan buku besar dan memberikan laporan umpan
balik kepada manajemen setelah proses penutupan.
Proses penutupan diperlukan untuk memastikan bahwa
semua biaya diakru dan diposting ke akun yang tepat
sebelum menyiapkan laporan. Ini memerlukan posting
semua ringkasan transaksi bulanan dan mengoreksi
kesalahan yang terdeteksi. Proses penutupan ini bisa
sangat memakan waktu, terutama ketika satu
departemen harus menunggu departemen lain. Misalnya,
buku besar tidak dapat ditutup sampai departemen
penggajian menerima dan memproses semua kartu
waktu akhir bulan. Waktu umum dari proses penutupan
ditunjukkan di Tampilan 12-1. 1
Perhatikan bahwa, dalam contoh, total waktu yang
dibutuhkan adalah 12 hari kerja dan manajemen menerima
laporan keuangan 8 hari setelah akhir bulan. Banyak manajer
percaya 8 hari terlalu lama untuk menunggu menerima
laporan umpan balik keuangan. Sistem TI modern dan
terintegrasi yang digunakan saat ini dapat membantu secara
drastis mengurangi lamanya waktu yang dibutuhkan untuk
penutupan bulanan. Nyatanya, banyak perusahaan memantau
waktu yang dibutuhkan
untuk melakukan proses penutupan mereka. Selain itu,
beberapa perusahaan berusaha keras untuk mencapai
"penutupan cepat" atau "penutupan virtual", di mana waktu
proses penutupan bulanan masing-masing dikurangi
menjadi beberapa hari atau jam.
Terlepas dari tren ini dalam meningkatkan
kecepatan proses penutupan, banyak perusahaan
masih memiliki proses penutupan yang lama karena
kurangnya integrasi sistem dan sifat langkah manusia
yang memakan waktu dalam proses tersebut (seperti
koreksi kesalahan dan penguncian ulang data). ).
Bahkan di perusahaan terbesar dengan sistem IT
modern, masih ada proses manusia dalam penutupan
buku besar karena sistem tidak selalu terintegrasi.

Akumulasi penggajian X X
Tutup hutang dagang X X
Tutup manufaktur X X
Catat depresiasi X X
Pelaporan bulanan X X X X
Hari penutupan - 3 –2 –1 0 1 2 3 4 5 6 7 8

Akhir bulan
PAMERAN 12-1 Pengaturan Waktu Proses Penutupan Tradisional

Bab ini akan berfokus pada dua rangkaian proses yang tersisa. Keduanya adalah proses
administrasi dan digambarkan dalam Tampilan 12‑2.
Rangkaian proses administrasi pertama yang disajikan dalam bab ini mencakup
investasi, peminjaman, dan transaksi modal, seperti yang ditunjukkan di kotak kiri
bawah dari Exhibit 12‑2. Proses ini tidak seperti yang dijelaskan di bab sebelumnya
karena bukan proses reguler, berulang, atau volume tinggi. Contoh dari proses
tersebut adalah penjualan saham atau obligasi; inisiasi pinjaman, obligasi, atau wesel
bayar; dan investasi dana dalam sekuritas yang dapat dipasarkan. Jenis proses ini

1 Diadaptasi dari Buzz Adams, "Menciptakan Nilai dengan Penutupan Instan", Keuangan Strategis, September
2002, hal. 49.
 www.freebookslides.com

Pengantar Proses Administrasi (Tujuan Studi 1) 443

Dunia nyata
Alcoa, Inc., produsen aluminium terkemuka di dunia,
terkenal karena pencapaiannya di bidang
keberlanjutan dan inovasi dalam industri transportasi,
kedirgantaraan, konstruksi, dan elektronik. Pada 2016,
Alcoa diangkat ke Nasib daftar majalah Perusahaan
Paling Dikagumi selama 30 tahun berturut-turut.
Fakta yang kurang diketahui tentang Alcoa adalah bahwa Alcoa
sering kali menjadi perusahaan Dow Jones Industrial pertama yang
melaporkan pendapatan kuartalannya. Alcoa telah bekerja keras untuk
mencapai penutupan yang cepat, di mana Alcoa telah
menyempurnakan proses akuntingnya dan
sistem informasi untuk memfasilitasi penyelesaian
pemrosesan transaksi berkala dan penutupan buku besar
dalam dua hari setelah akhir periode. Kemudian, dapat
melaporkan hasil keuangan konsolidasiannya secara
eksternal dalam waktu satu minggu. Dalam lingkungan
bisnis yang serba cepat saat ini, perusahaan dapat
memperoleh keunggulan kompetitif dengan menutup
pembukuan mereka secara cepat dan menyampaikan
informasi tepat waktu kepada pemangku kepentingan
internal dan eksternal. Memiliki sistem ERP yang terintegrasi
penuh dan proses yang efisien adalah komponen kunci
untuk penutupan cepat di akhir periode.

Transaksi Proses Laporan Hasil

Volume Besar Pendapatan

Penjualan Harian, dan kembali
Kembali, dan Uang Tunai Proses,
Arus masuk Sistem
Transaksi dan Kontrol

Volume Besar Laporan Eksternal

Pembelian Harian, seperti Balance
Kembali, dan Uang Tunai Lembar, Pendapatan
Arus keluar Pernyataan,
Transaksi Pengeluaran dan Arus Kas
Jurnal umum
dan kembali Pernyataan
Proses,
Proses,
Volume Besar Sistem
Sistem
Penggajian Berkala dan Kontrol
dan Kontrol Laporan Internal
Transaksi seperti Penjualan,
(T-akun) Status Persediaan,
Arus Kas, Lanjut Usia
Tetap Intermiten
Piutang, dll.
Pembelian Aset
Transaksi

Volume Besar
Konversi
Mentah Harian
Proses,
Material dan
Sistem
Proses Kerja
dan Kontrol
Transaksi

Berselang
Administratif
Investasi,
Proses,
Peminjaman,
Sistem PAMERAN 12-2 Tampilan Keseluruhan
dan Modal
dan Kontrol Transaksi, Proses, dan
Transaksi
Laporan Hasil
 www.freebookslides.com

444 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

dapat dikategorikan sebagai sumber proses modal atau proses investasi. Itu tidak
rutin, tetapi hanya terjadi ketika diperlukan. Selain itu, sifat dari proses ini biasanya
mengharuskan otorisasi khusus untuk setiap transaksi diperlukan. Misalnya, sebuah
perusahaan akan memulai penjualan saham biasa hanya setelah mendapat
persetujuan dari manajemen puncak atau dewan direksi. Meskipun ini bukan
peristiwa rutin dan berulang, harus ada proses, prosedur, dan kontrol yang
ditetapkan untuk melakukan, mencatat, dan melaporkan hasil transaksi. Tanpa
prosedur yang ditetapkan dan kontrol internal, proses tersebut mungkin tidak
diotorisasi, dicatat, atau dilaporkan dengan benar.
Jenis kedua dari proses administrasi adalah proses buku besar, seperti yang
ditunjukkan di kotak tengah dan kanan dari Exhibit 12‑2. Setiap transaksi dan proses yang
disajikan dalam Bab 8-11 harus menghasilkan informasi keuangan yang dicatat dalam
akun buku besar. Artinya, setiap penjualan, pengumpulan tunai, pengeluaran, atau
pembayaran pada akhirnya harus memengaruhi akun buku besar umum seperti akun
pendapatan, akun pengeluaran, dan akun kas. Oleh karena itu, harus ada proses dalam
organisasi yang menyalurkan semua informasi transaksi dari masing-masing proses ini ke
dalam akun buku besar. Informasi saldo akun buku besar kemudian digunakan untuk
menyiapkan laporan bagi pengguna internal dan eksternal.
Setiap proses yang baru saja dijelaskan adalah proses administratif. Proses
administrasi adalah transaksi dan aktivitas yang secara khusus diotorisasi oleh
manajer puncak atau digunakan oleh manajer untuk menjalankan fungsi
administratif. Investasi dana berlebih dan penggalangan dana modal adalah proses
nonrutin yang terjadi ketika diberi wewenang khusus. Di sisi lain, buku besar dan
proses pelaporan memberikan umpan balik kepada pemilik dan manajer dan
membantu kelompok ini dalam administrasi organisasi. Proses administrasi ini
dijelaskan lebih lanjut di bagian berikut.

Sumber Proses Permodalan

(Tujuan Studi 2)
Pengoperasian organisasi mana pun membutuhkan aset modal jangka panjang seperti tanah,
bangunan, dan peralatan. Untuk membeli aset modal ini, manajemen puncak harus memiliki modal
yang tersedia. Modal adalah dana yang digunakan untuk memperoleh aset modal jangka panjang
suatu organisasi. Modal biasanya berasal dari hutang atau ekuitas jangka panjang. Hasil hutang
jangka panjang dari pinjaman dana melalui hutang pinjaman atau obligasi, dan hasil ekuitas dari
penerbitan saham biasa atau preferen. Instrumen keuangan ini menyediakan modal yang diperlukan
untuk memperoleh aset modal jangka panjang. Sumber proses modal otorisasi peningkatan modal,
lakukan peningkatan modal, dan perhitungkan dengan benar modal itu.
Transaksi dan proses yang dihasilkan terkait dengan pinjaman, hutang obligasi, dan
saham harus dilaksanakan hanya jika disahkan oleh manajemen puncak atau dewan
direksi, dan penggunaan modal yang dihasilkan harus dikontrol dengan benar. Proses ini
adalah proses administratif karena manajer puncak, administrator organisasi,
bertanggung jawab atas otorisasi, kontrol, dan penggunaan modal. Tampilan 12‑3
menunjukkan proses yang terkait dengan peningkatan modal. Proses yang terkait dengan
pengeluaran modal (pembelian aset tetap) dijelaskan pada Bab 10.
Kadang-kadang, manajemen puncak mungkin menyadari kebutuhan untuk meningkatkan modal.
Kebutuhan ini mungkin timbul dari keinginan untuk mencapai tujuan organisasi yang membutuhkan dana
besar, seperti memperluas organisasi, mengganti sejumlah besar pabrik, properti, dan peralatan, atau
memperoleh bisnis lain. Untuk mencapai salah satu dari tujuan ini, manajemen memerlukan akses ke
sejumlah besar
 www.freebookslides.com

Proses Investasi (Tujuan Studi 3) 445

Diakui
Kebutuhan Modal

Naik
Persetujuan?

Iya

Keadilan Hutang
Jenis Modal

Obligasi Pinjaman
Obligasi atau
Pinjaman

Saham Kontrak Kontrak Obligasi Atur Bank

Penanggung Penanggung Pinjaman

Jual dan Kumpulkan Jual dan Kumpulkan Pinjam dan Kumpulkan

Hasil Hasil Hasil

Bayar Berkala Prinsip Bayar dan

Bayar Dividen? Bunga Bunga

Iya

Bagikan Dividen Pensiun Obligasi PAMERAN 12-3 Sumber

Peta Proses Modal

modal. Manajemen puncak kemudian akan menyelidiki metode yang paling tepat untuk
meningkatkan modal yang dibutuhkan.
Dewan direksi harus memutuskan antara dua sumber dana modal umum: hutang atau
ekuitas. Jika utang dipilih, organisasi akan meminjam dana dari lembaga keuangan atau
kreditor lain, atau akan menjual obligasi. Jika ekuitas dipilih sebagai sumber modal,
korporasi perlu menjual saham biasa atau saham preferen. Korporasi biasanya tidak
dapat mengakses obligasi dan pasar saham secara langsung dan harus melakukan
transaksi tersebut melalui penjamin emisi. Sebuah penanggung adalah pihak ketiga yang
membuat kontrak dengan korporasi untuk membawa masalah sekuritas baru ke pasar
publik.
Karena manajemen puncak mengarahkan proses modal ini, maka terdapat kontrol yang melekat.
Fakta bahwa proses ini tidak dapat terjadi tanpa otorisasi khusus dan pengawasan oleh manajemen
puncak adalah pengendalian internal yang kuat.

Proses Investasi (Tujuan Studi 3)

Dalam banyak kasus, sebuah organisasi menemukan bahwa ia memiliki lebih banyak dana daripada
yang diperlukan untuk menjalankan organisasi. Kinerja yang tepat dari fungsi penatagunaan akan
menyarankan bahwa manajemen harus menginvestasikan dana tunai berlebih ini di tempat di mana
mereka dapat memperoleh keuntungan. Manajemen harus mengelola dengan baik,
 www.freebookslides.com

446 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

atau mengelola, investasi dana berlebih. Proses investasi mengotorisasi, melaksanakan,

mengelola, dan memperhitungkan investasi dana berlebih dengan benar. Meskipun ada
beberapa cara bagi organisasi untuk menginvestasikan dana berlebih, metode yang paling
sering digunakan adalah berinvestasi dalam sekuritas yang dapat dipasarkan atau membeli
kembali saham biasa perusahaan yang beredar. Sekuritas yang dapat dipasarkan adalah saham
atau obligasi yang dibeli di pasar sekuritas terbuka. Saham milik perusahaan yang dibeli
kembali oleh perusahaan di pasar terbuka disebut saham treasury. Tampilan 12‑4 menunjukkan
proses investasi dana berlebih.
Terlepas dari bagaimana dana berlebih diinvestasikan, harus ada serangkaian proses
administrasi yang mengizinkan, mengeksekusi, dan memperhitungkan investasi dengan
benar. Penting untuk diketahui bahwa proses investasi tidak boleh dimulai kecuali
manajemen puncak tidak membutuhkan dana tersebut secara langsung. Manajemen
puncak harus terus memantau dana yang tersedia dan mempertimbangkan kebutuhan
dana di masa depan. Dengan demikian, pengakuan adanya kelebihan dana dan
keputusan terkait otorisasi investasi dana tersebut merupakan fungsi administratif
(manajemen puncak). Biasanya, bendahara perusahaan (atau mereka yang berada di
bawah otoritas bendahara) memiliki tanggung jawab untuk membuat keputusan investasi
dan mengawasi investasi.
Pihak-pihak yang membentuk manajemen puncak bergantung pada jenis
organisasinya. Untuk korporasi, dewan direksi adalah level manajemen puncak yang
memberikan kewenangan dan mengontrol sumber proses permodalan. Untuk kemitraan
atau kepemilikan, pemilik adalah manajer puncak. Untuk tujuan menjelaskan proses
dalam Exhibit 12‑4, korporasi dengan dewan direksi adalah jenis organisasi dan
manajemen yang digambarkan.

Laporan tentang
Kelebihan Dana

Bandingkan dengan Dana

Dibutuhkan

Menginvestasikan Tidak

Kelebihan?

Iya

Surat Berharga Investasi Saham Treasury

Tipe

Kontrak dengan Kontrak dengan

Pialang Saham Pialang Saham

Membeli Membeli
Saham atau Obligasi Saham Treasury

Jual Sekuritas Terbitkan Ulang Saham sebagai

PAMERAN 12-4 Investasi seperlunya Diinginkan
Peta proses
 www.freebookslides.com

Risiko dan Kontrol dalam Proses Modal dan Investasi (Tujuan Studi 4) 447

Efek dan treasury stock seringkali tidak langsung dibeli di pasar; sebaliknya, perusahaan
pialang digunakan untuk melakukan pembelian. Setelah membeli sekuritas atau treasury stock,
bendahara perusahaan sering menyimpan sekuritas dan catatan sekuritas tersebut. Di
beberapa perusahaan, wali amanat digunakan untuk menjaga hak asuh sekuritas atau catatan
sekuritas. Di beberapa titik di masa depan, manajemen kemungkinan besar akan menentukan
bahwa ada penggunaan yang lebih penting atau menguntungkan untuk dana yang
diinvestasikan. Sekuritas atau treasury stock kemudian dapat dijual kembali melalui broker.

Karena sebagian besar perusahaan besar memiliki sistem akuntansi TI yang kompleks,
sistem tersebut dapat mengotomatiskan sebagian besar proses investasi, termasuk memberi
tahu manajemen bila ada dana berlebih. Artinya, sistem TI dapat meramalkan kebutuhan kas
masa depan dan arus kas masuk masa depan dengan memantau perkiraan waktu tanggal jatuh
tempo hutang dan penagihan piutang yang diharapkan. Sistem dapat terus membandingkan
saldo kas saat ini dengan perkiraan kebutuhan dan sumber, dan memberikan umpan balik
kepada manajemen puncak tentang potensi kelebihan dana.

Risiko dan Kontrol dalam Proses Modal dan

Investasi (Tujuan Studi 4)
Baik untuk sumber proses modal dan proses investasi, kontrol penting adalah otorisasi dan
pengawasan khusus yang diberikan oleh manajemen puncak. Pengawasan yang sangat ketat
atas transaksi ini membantu mencegah risiko pencurian atau penyalahgunaan uang tunai yang
terkait dengan proses modal dan investasi. Selain itu, banyaknya uang yang terlibat dalam
keputusan modal dan investasi biasanya menyebabkan kas tidak ditangani sesuai dengan
prosedur penerimaan kas normal. Misalnya, penjualan saham untuk meningkatkan modal
dapat menghasilkan pendapatan jutaan atau miliaran dolar. Karyawan perusahaan
kemungkinan besar tidak akan menangani pendapatan tunai dari transaksi saham semacam
itu; sebaliknya, dana mungkin akan ditransfer secara elektronik. Pedagang akan mentransfer
dana secara elektronik ke rekening bank perusahaan.
Karena transaksi ini diotorisasi oleh manajemen puncak dan dana tidak selalu
ditangani oleh karyawan, risiko yang mendasarinya tidak sama dengan yang lain

Dunia nyata
Pada awal 2000-an, Securities and Exchange
Commission menyelidiki Nathan A. Chapman, Jr., dan
tiga perusahaannya. Salah satu perusahaan,
echapman.com, dijadwalkan menjual saham melalui
penawaran umum perdana (IPO). Dalam IPO,
perusahaan yang menawarkan saham harus
menjelaskan kepada calon investor bagaimana dana
dari IPO akan digunakan.
SEC menemukan bahwa Chapman berbohong tentang
penggunaan dana IPO. Chapman sebenarnya menggunakan
hasil penjualan saham baru untuk membeli lebih banyak saham
perusahaannya sendiri. Pembelian ini hanya dimaksudkan untuk
menunjukkan perdagangan yang lebih besar
volume saham, sehingga membuatnya terlihat lebih
menarik di pasar saham. Chapman mencoba
menaikkan harga saham secara artifisial melalui
pembelian saham yang curang ini. Untuk
menyembunyikan skema penipuan ini,
perusahaannya memalsukan laporan keuangannya.
Dalam kasus ini, pengendalian internal yang khas
seperti pemisahan tugas dan rekonsiliasi kemungkinan
besar tidak akan mencegah atau mendeteksi kecurangan
ini. Kontrol yang lebih penting atas otorisasi khusus oleh
manajemen puncak dan pengawasan ketat oleh auditor
internal dan eksternal sangat penting untuk
mengendalikan proses modal dan investasi.
 www.freebookslides.com

448 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

proses. Secara umum, risiko tidak terkait dengan kecurangan karyawan, melainkan terkait dengan
kecurangan manajemen. Artinya, penipuan yang dilakukan dengan memanipulasi modal atau proses
investasi lebih mungkin dilakukan oleh topmanager. Pengendalian internal yang bertujuan untuk
mencegah dan mendeteksi kecurangan karyawan tidak efektif dalam pengambilan keputusan
permodalan dan investasi. Ini tidak berarti bahwa pengendalian internal yang khas harus diabaikan,
tetapi sebagai tambahan atas pengendalian reguler yang berlaku, perusahaan harus secara cermat
memeriksa risiko yang terkait dengan modal dan proses investasinya serta menerapkan pengendalian
yang relevan yang bertujuan untuk mencegah dan mendeteksi kecurangan manajemen. .

Proses Buku Besar

(Tujuan Studi 5)
Periksa kembali Tampilan 12‑2 dan perhatikan bahwa setiap proses yang dijelaskan
dalam bab ini dan bab sebelumnya memasukkan data ke dalam buku besar. Buku
besar umum memberikan rincian untuk semua akun dalam bagan akun. Ingatlah
dari kursus akuntansi Anda bahwa buku besar adalah seluruh rangkaian T-akun
untuk organisasi. Setiap rangkaian proses memengaruhi akun buku besar umum.
Misalnya, proses penjualan dan retur penjualan mempengaruhi akun piutang,
penjualan, persediaan, dan harga pokok penjualan. Untuk sistem akuntansi manual,
proses di mana transaksi diposting ke buku besar disebut siklus akuntansi. Tampilan
12‑5 adalah ringkasan dari proses dalam siklus akuntansi.
Proses bisnis dalam suatu organisasi terdiri dari berbagai transaksi akuntansi.
Ketika suatu peristiwa terjadi, akuntan harus memutuskan apakah transaksi
tersebut adalah transaksi rutin dan berulang. Jika transaksinya biasa dan
berulang, maka akan dicatat dalam jurnal khusus. Jurnal khusus didirikan untuk
mencatat jenis transaksi tertentu. Misalnya, penjualan kepada pelanggan akan
dicatat dalam jurnal khusus yang disebut jurnal penjualan. Jurnal penjualan
adalah tempat yang tepat untuk mencatat semua penjualan kredit. Jurnal
penjualan tipikal diformat dengan kolom untuk mencatat jumlah penjualan dan
piutang yang sesuai. Artinya, ada satu kolom untuk jumlah dolar penjualan
(kredit), dan satu kolom untuk jumlah piutang (debit). Selain itu, transaksi rutin
dan berulang diposting ke buku besar pembantu. Buku besar pembantu memelihara
informasi detail mengenai transaksi rutin, dengan akun yang dibuat untuk setiap
entitas. Misalnya, penjualan kredit kepada pelanggan harus dicatat dalam buku
besar pembantu piutang usaha. Buku besar pembantu ini menyimpan rincian
transaksi dan saldo untuk masing-masing pelanggan. Pada interval reguler,
seperti akhir setiap hari atau akhir setiap minggu, total dari jurnal khusus
diposting ke akun buku besar. Tampilan 12‑6 menunjukkan jurnal penjualan,
jurnal khusus. Total $ 41.100 dalam jurnal penjualan akan diposting ke akun
buku besar piutang dan penjualan. Tampilan 12‑7 menunjukkan halaman dari
buku besar pembantu yang disebut buku besar pembantu piutang usaha.

Beberapa transaksi tidak biasa, transaksi berulang, dan karenanya tidak

dicatat dalam jurnal khusus dan buku besar pembantu. Transaksi dalam proses
permodalan dan investasi adalah contoh transaksi nonrutin, yang dicatat dalam
jurnal umum dan diposting ke buku besar.
Pada akhir periode, penting untuk memastikan bahwa semua pendapatan,
pengeluaran, penggajian, hutang, dan transaksi piutang telah diposting ke buku besar.
Setelah semua transaksi ini dicatat untuk bulan tersebut, akrual dan penyesuaian lainnya
 www.freebookslides.com

Proses Buku Besar (Tujuan Studi 5) 449

Transaksi
Data

Iya Tidak

Jurnal Khusus:
Penjualan
Membeli Rekam di Spesial Apakah Transaksi

Penerimaan Tunai Merupakan Transaksi Rutin?

Jurnal
Pencairan Tunai
Daftar gaji
Rekam secara Umum
Jurnal
Buku Besar Anak Perusahaan:
Rekam di Anak Perusahaan
Piutang
buku besar
Akun hutang
Inventaris
Daftar gaji

Posting ke Umum
buku besar

Siapkan Percobaan
Keseimbangan

Buat Jurnal dan Posting

Menyesuaikan Entri

Siapkan Keuangan
Pernyataan

Buat Jurnal dan Posting

Penutupan Entri
PAMERAN 12-5 Peta Proses Siklus Akuntansi

entri dicatat dalam jurnal umum dan kemudian diposting ke buku besar. Setelah
semua transaksi diakru dan diposting, neraca saldo dibuat dari saldo akun buku
besar.
Laporan keuangan disusun dari saldo yang disesuaikan di buku besar. Untuk
mempersiapkan buku besar untuk periode akuntansi berikutnya, dan untuk
mentransfer laba ke laba ditahan, jurnal penutup dicatat dalam jurnal umum dan
diposting ke buku besar. Ini mengakhiri siklus akuntansi untuk periode fiskal saat ini,
dan siklus tersebut dimulai lagi pada periode fiskal berikutnya.
Contoh pencatatan akuntansi ini hanya berfokus pada penjualan dan piutang. Ada
jurnal khusus dan buku besar pembantu serupa untuk transaksi rutin dan berulang
lainnya seperti pembelian, penerimaan kas, pengeluaran tunai, dan penggajian. Juga, ada
buku besar pembantu lainnya seperti hutang dagang, inventaris, penggajian, dan aset
tetap. Ketika sebuah transaksi terjadi, akuntan harus memilih jurnal khusus dan buku
besar pembantu yang benar untuk mencatat transaksi tersebut. Dalam sebuah
 www.freebookslides.com

450 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

JURNAL PENJUALAN DESEMBER

Faktur atau
Debet Kredit
Kr. Memo Subsidi. Subsidi. Acct. Rek. Retur Penjualan Penjualan
Tanggal Pelanggan Jumlah Acct. Tidak. Pos G / L 10200 G / L 30200 G / L 31000

Des. 4 ABW-Electro World 836 516 X 15.000,00 15.000,00

Des. 5 Elektronik Windover 837 518 X 5.600,00 5.600,00
Des. 11 ABW-Electro World 838 516 X 7.580,00 7.580,00
Des. 13 Elektronik Windover 839 518 X 1.820,00 1.820,00
Des. 18 Clean Imagery, Inc. 840 517 X 11.100,00 11.100,00

Total Bulanan 41.100,00 - 41.100,00

PAMERAN 12-6 Jurnal Khusus

LEDGER ANAK PERUSAHAAN YANG DAPAT DITERIMA

ABW-ElectroWorld
675 Main Street Batas Kredit: $ 20.000,00
Covington, KY 41011

Tanggal Deskripsi Debet Kredit Keseimbangan

Okt. 1 Saldo Maju -

November 2 Faktur # 832 19.400,00 19.400,00
November 13 Pembayaran parsial # 832 16.000,00 3.400,00
Des. 4 Faktur # 836 15.000,00 18.400,00
Des. 9 Pembayaran # 836 15.000,00 3.400,00
Des. 11 Faktur # 838 7.580,00 10.980,00
Des. 23 Faktur # 838 3.400,00 7.580,00
7.580,00
7.580,00

PAMERAN 12-7 Buku Besar Anak Perusahaan

sistem ERP otomatis, ketika transaksi dimasukkan, jurnal khusus dan buku besar
pembantu yang sesuai secara otomatis diperbarui.
Meskipun sangat sedikit organisasi yang menggunakan sistem akuntansi manual,
banyak perangkat lunak akuntansi yang digunakan saat ini dibangun di atas konsep yang
mendasari proses siklus akuntansi manual. Misalnya, saat memasukkan transaksi di
perangkat lunak akuntansi Microsoft Dynamics GP, modul yang benar harus dipilih dari
menu. Pemilihan modul ini mirip dengan pemilihan jurnal khusus yang benar. Gambar
12‑8 memiliki tangkapan layar dari menu pemilihan modul dari Microsoft Dynamics GP. Di
dalam perangkat lunak, jika transaksi penggajian akan diproses, pengguna memilih
"Penggajian", dan untuk transaksi penjualan, pengguna memilih "Penjualan". Oleh karena
itu, baik sistem akuntansi manual maupun komputerisasi, kita harus memahami proses
dan jurnal khusus, buku besar pembantu, dan akun buku besar umum dalam suatu sistem
akuntansi.
Pencatatan transaksi di jurnal khusus dan buku besar pembantu terjadi pada
saat transaksi terjadi, sehingga diperbarui secara bertahap sepanjang periode
saat transaksi terjadi. Transaksi pendapatan, seperti yang dijelaskan di
 www.freebookslides.com

Risiko dan Kontrol dalam Proses Buku Besar (Tujuan Studi 6) 451

PAMERAN 12-8 Modul Transaksi di Microsoft Dynamics GP

Bab 8, akan dicatat dalam jurnal khusus yang benar saat transaksi pengiriman
terkait terjadi. Hanya posting ke buku besar yang terjadi di lain waktu. Sisa dari
bab ini hanya berfokus pada proses buku besar. Dengan demikian, pembahasan
proses buku besar mengasumsikan bahwa transaksi telah dicatat dalam jurnal
khusus dan buku besar pembantu saat transaksi terjadi.

Risiko dan Kontrol dalam Proses Buku

Besar (Tujuan Studi 6)
Terkait lima aktivitas pengendalian internal yang dijelaskan dalam Bab 3, berikut ini
adalah prosedur umum yang terkait dengan buku besar.

Otorisasi Transaksi
Buku besar mengumpulkan total dari berbagai jurnal dan buku besar pembantu
yang digunakan dalam setiap proses perusahaan sebelumnya. Misalnya, total dari
jurnal penjualan diposting ke akun penjualan buku besar umum. Masing-masing
 www.freebookslides.com

452 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

penjualan individu yang termasuk dalam jurnal penjualan diotorisasi saat penjualan
terjadi. Bab 8 menjelaskan otorisasi penjualan. Namun, juga harus ada otorisasi yang
tepat untuk memulai proses pengeposan dari jurnal penjualan ke buku besar umum.

Dalam kasus sistem akuntansi manual, voucher jurnal disiapkan oleh manajer di
departemen penjualan, dan voucher jurnal yang disetujui itu diteruskan ke departemen
buku besar. Voucher jurnal mencakup jumlah dolar, akun yang terpengaruh, dan tanda
tangan resmi. Posting ke buku besar tidak boleh dilakukan tanpa voucher jurnal resmi
yang ditandatangani dari departemen yang bertanggung jawab untuk proses tersebut.
Misalnya, gaji dan potongan tidak diposting ke buku besar sampai departemen
penggajian meneruskan voucher jurnal yang ditandatangani. Voucher jurnal yang
ditandatangani berfungsi sebagai otorisasi untuk memposting data penggajian ke buku
besar.
Dalam sistem akuntansi terkomputerisasi, dokumen voucher jurnal kertas mungkin
tidak ada. Dalam sistem ini, transaksi individu dapat dimasukkan ke dalam modul khusus,
tetapi tidak diposting ke buku besar sampai kumpulan transaksi benar-benar dimasukkan
dan kesalahan diperbaiki. Misalnya, penjualan selama satu hari penuh dapat dimasukkan
dalam modul Penjualan, tetapi tidak diposting ke buku besar hingga akhir hari.

Persetujuan untuk setiap voucher jurnal adalah otorisasi umum dan bukan otorisasi
khusus. Melalui penetapan akses terbatas ke modul buku besar, manajemen dapat
membatasi tanggung jawab posting buku besar kepada karyawan terpilih. Satu set
karyawan akan memiliki ID pengguna dan kata sandi yang memungkinkan mereka
memasukkan transaksi penjualan individu dalam modul Penjualan. Karyawan lain memiliki
akses yang memungkinkan mereka memposting ke buku besar. Karyawan yang belum
diberi akses ke posting buku besar tidak akan bisa memposting ke buku besar. Penetapan
tugas terpisah ini memungkinkan manajemen memberikan wewenang kepada karyawan
yang ditunjuk untuk memposting ke buku besar.
Sistem akuntansi terkomputerisasi memiliki tingkat otomatisasi yang berbeda. Karena
sistem akuntansi terkomputerisasi menjadi lebih kompleks dan terintegrasi, biasanya ada lebih
sedikit proses manual. Dengan lebih banyak otomatisasi dan lebih sedikit langkah manual,
tanggung jawab untuk otorisasi dipindahkan ke tingkat karyawan yang lebih rendah dan lebih
rendah. Misalnya, jika sistem akuntansi terkomputerisasi secara otomatis memperbarui buku
besar umum saat transaksi individual dimasukkan, tidak diperlukan langkah pengeposan
terpisah. Dengan demikian, karyawan yang memasukkan rincian penjualan tersebut, pada
dasarnya, telah mengizinkan pemasangan buku besar. Dalam banyak sistem TI saat ini, sistem
akuntansi sangat kompleks, otomatis, dan terintegrasi, sehingga otorisasi mungkin menjadi
tanggung jawab karyawan tingkat bawah.

Dunia nyata
Pertimbangkan jalur checkout di department store
seperti Walmart. Di seluruh dunia, ada karyawan yang
bekerja di jalur checkout yang memindai produk
dengan melewati pemindai kode batang dan
menerima pembayaran. Di perusahaan besar seperti
Walmart, akan sangat tidak efisien bagi sistemnya
tunda posting buku besar sampai karyawan tertentu masuk
untuk melakukan posting. Sebaliknya, ketika karyawan jalur
checkout menyelesaikan penjualan dengan menerima
pembayaran dan mencetak tanda terima penjualan, dia
telah mengesahkan suatu peristiwa yang secara otomatis
akan memperbarui penjualan, inventaris, dan saldo kas.
 www.freebookslides.com

Risiko dan Kontrol dalam Proses Buku Besar (Tujuan Studi 6) 453

Banyak perusahaan besar yang menjual ke perusahaan lain memiliki sistem akuntansi TI
yang lebih kompleks, sering kali terhubung ke sistem TI vendor dan pelanggan. Dalam sistem
ini, penjualan mungkin benar-benar disahkan oleh pelanggan. Oleh karena itu, sistem ini
membutuhkan hubungan yang sudah ada sebelumnya dan dinegosiasikan antara perusahaan
pembeli dan penjual. Kedua pihak harus sudah menyetujui proses ini dan membangun sistem
TI yang menjalankan proses tersebut.
Apakah sistem itu manual atau terkomputerisasi, posting ke akun buku besar harus
dilakukan hanya jika ada otorisasi yang tepat. Dalam sistem manual dan sistem
komputerisasi yang tidak terlalu rumit, otorisasi untuk memposting ada di voucher jurnal.
Dalam sistem akuntansi yang lebih kompleks, karyawan tertentu diberi wewenang untuk
mencatat peristiwa tertentu yang secara otomatis memposting transaksi ke buku besar
umum. Apakah otoritas diberikan kepada karyawan atau dalam sistem TI yang terhubung,
manajemen harus menetapkan metode otorisasi yang diinginkan dalam sistem
akuntingnya.

Pemisahan tugas
Dalam sistem akuntansi manual, pemisahan tugas merupakan pengendalian internal yang
diinginkan. Karyawan yang memposting voucher jurnal memiliki tanggung jawab untuk
menyimpan catatan. Untuk pemisahan yang tepat, karyawan tersebut tidak boleh memiliki
fungsi otorisasi atau hak asuh. Karyawan buku besar sebaiknya hanya mencatat voucher jurnal
dari departemen operasional lain yang telah diberi wewenang oleh manajer di departemen
tersebut. Karyawan buku besar tidak boleh diberi tanggung jawab untuk mengotorisasi voucher
jurnal apa pun. Selain itu, karyawan buku besar tidak boleh memiliki hak asuh atas aset apa pun
yang mereka catat di buku besar. Jika karyawan ini memiliki fungsi penjagaan dan penyimpanan
catatan, mereka memiliki kemampuan untuk mencuri aset dan mengubah catatan.

Pemisahan ketiga dalam sistem buku besar manual adalah bahwa fungsi buku
besar harus dipisahkan dari tugas jurnal khusus dan buku besar pembantu. Jurnal
khusus, buku besar pembantu, dan buku besar memiliki fungsi penting, tetapi
terpisah, pencatatan dan kontrol. Jurnal khusus dan buku besar pembantu memiliki
rincian banyak sub rekening, seperti pendapatan penjualan dan saldo akun untuk
setiap pelanggan dalam buku besar pembantu piutang usaha. Penjualan buku besar
umum dan akun piutang mempertahankan kenaikan, penurunan, dan keseimbangan
secara keseluruhan dalam akun tersebut. Setiap saat dan untuk setiap jurnal khusus
dan buku besar pembantu, total saldo harus sama dengan saldo di akun buku besar
yang sesuai. Sebagai contoh, total penjualan dalam penjualan

Dunia nyata
Walmart dan Procter & Gamble (P&G) memiliki sistem TI
yang saling berhubungan. P&G menjual produk konsumen
seperti sabun, sampo, dan popok ke Walmart. Penjualan
oleh P&G ke Walmart sebenarnya dipicu oleh sistem
inventaris TI Walmart. Karena tingkat inventaris produk
P&G Walmart berada di bawah titik pemesanan ulang yang
ditetapkan, sistem tersebut
berinteraksi dan mengesahkan transfer produk dari
P&G ke Walmart. Ini berarti bahwa penjualan P&G
dan pembaruan berikutnya dari akun penjualan dan
piutangnya diaktifkan oleh sistem komputer
pelanggannya. Demikian pula, pembelian dan
pembaruan akun inventaris dan hutangnya oleh
Walmart dipicu oleh sistem ini.
 www.freebookslides.com

454 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

jurnal harus sama dengan saldo penjualan di buku besar, dan total akun dalam
buku besar pembantu piutang dagang harus sama dengan saldo piutang di
buku besar. Dengan memisahkan fungsi penyimpanan catatan untuk dua jenis
catatan ini, kontrol ditingkatkan. Dua pihak terpisah menjaga catatan
independen, tetapi terkait. Jika ada masalah dengan rekonsiliasi kedua catatan
tersebut, mungkin saja terjadi kesalahan atau tindakan curang. Memisahkan
buku besar umum dari jurnal khusus dan fungsi buku besar pembantu
meningkatkan kemungkinan kesalahan atau penipuan akan dicegah atau
dideteksi.
Singkatnya, tiga pemisahan penting harus ada dalam sistem buku besar
manual. Karyawan buku besar harus mencatat voucher jurnal, tetapi seharusnya
tidak
1. mengotorisasi voucher jurnal
2. memiliki hak asuh atas aset
3. memiliki tanggung jawab pencatatan untuk jurnal khusus atau buku besar pembantu

Sistem akuntansi terkomputerisasi mungkin tidak memiliki jenis pemisahan tugas yang sama, karena fungsi pemisahan

mungkin tidak dapat dilakukan dalam sistem TI jika fungsi manual telah terkomputerisasi. Apakah pemisahan fungsi

dimungkinkan tergantung pada kompleksitas sistem akuntansi TI. Beberapa sistem akuntansi mungkin memiliki fitur yang kaya

untuk memisahkan fungsi untuk pencatatan buku besar umum, sementara sistem yang lebih kompleks mungkin tidak.

Perangkat lunak Microsoft Dynamics GP adalah contoh sistem perangkat lunak akuntansi / ERP yang memiliki fungsi bawaan

untuk membantu pemisahan tugas. Sepanjang Microsoft Dynamics GP ada berbagai pilihan yang memungkinkan perusahaan

untuk memisahkan tugas. Pertama, semua pengguna diberi ID pengguna dan kata sandi. Setiap ID pengguna dapat diatur

secara berbeda dengan akses yang diberikan ke fungsi tertentu dan ditolak untuk fungsi lainnya. Fitur kedua adalah

kemampuan untuk menetapkan peran kepada setiap pengguna. Saat peran ditetapkan, ada fungsionalitas default yang

ditetapkan ke pengguna berdasarkan peran itu. Profil pengguna kemudian dapat didefinisikan lebih lanjut agar sesuai dengan

kebutuhan pekerjaan mereka. Misalnya, dalam Buku Besar mungkin ada peran spesialis akuntansi dan manajer akuntansi.

Spesialis akuntansi mungkin memiliki kemampuan untuk memasukkan entri buku besar tetapi tidak memposting transaksi atau

batch. Manajer akuntansi dapat diberi tanggung jawab untuk meninjau batch entri buku besar dan menyetujui dan

memposting transaksi. Contoh lain dari pemisahan tugas dalam modul keuangan adalah pemisahan pencatatan transaksi bank,

seperti deposito bank, dari persiapan rekonsiliasi bank. Keamanan berbasis peran dan sifat granular dari penetapan keamanan

sangat membantu perusahaan yang membutuhkan tingkat keamanan dan pemisahan tugas yang tinggi. Pada dasarnya, fungsi

buku besar dan posting dapat ditetapkan ke karyawan tertentu dengan membatasi akses ke fungsi buku besar berdasarkan ID
log-in. Tampilan 12‑9 menunjukkan jendela posting buku besar umum di perangkat lunak akuntansi Microsoft Dynamics GP. ID

pengguna dan kata sandi dapat membatasi akses ke jendela ini hanya untuk karyawan yang dipilih. Karyawan yang diberi akses

ke jendela ini akan memilih kelompok mana yang akan dikirim, memberi tanda centang pada kotak di sebelah kelompok, dan

memilih opsi Posting. Keamanan berbasis peran dan sifat granular dari penetapan keamanan sangat membantu perusahaan
yang membutuhkan tingkat keamanan dan pemisahan tugas yang tinggi. Pada dasarnya, fungsi buku besar dan posting dapat

ditetapkan ke karyawan tertentu dengan membatasi akses ke fungsi buku besar berdasarkan ID log-in. Tampilan 12‑9

menunjukkan jendela posting buku besar umum di perangkat lunak akuntansi Microsoft Dynamics GP. ID pengguna dan kata

sandi dapat membatasi akses ke jendela ini hanya untuk karyawan yang dipilih. Karyawan yang diberi akses ke jendela ini akan

memilih kelompok mana yang akan dikirim, memberi tanda centang pada kotak di sebelah kelompok, dan memilih opsi

Posting. Keamanan berbasis peran dan sifat granular dari penetapan keamanan sangat membantu perusahaan yang

membutuhkan tingkat keamanan dan pemisahan tugas yang tinggi. Pada dasarnya, fungsi buku besar dan posting dapat

ditetapkan ke karyawan tertentu dengan membatasi akses ke fungsi buku besar berdasarkan ID log-in. Tampilan 12‑9 menunjukkan jendela posting bu

Software akuntansi yang lebih kompleks dapat memposting ke sistem buku besar
secara otomatis saat transaksi diproses. Dalam kasus ini, pemisahan fungsi buku besar
tidak mungkin dilakukan, karena tidak ada fungsi karyawan dalam sistem buku besar.
Namun, tugas yang tidak sesuai dalam proses yang pada akhirnya dikirim ke buku besar
masih dapat dipisahkan.
 www.freebookslides.com

Risiko dan Kontrol dalam Proses Buku Besar (Tujuan Studi 6) 455

PAMERAN 12-9 Posting Buku Besar

Umum di Microsoft
Dinamika GP

Perhatikan dalam contoh ERP ini bahwa jika ID pengguna dan kata sandi seseorang
mengizinkan otorisasi entri pembelian dan penerimaan, dia dapat menjalankan proses
yang secara otomatis mencocokkan barang dengan faktur dan menyiapkan pembayaran.
Oleh karena itu, saat ID pengguna dan kata sandi ditetapkan, pemisahan yang tepat harus
dipertimbangkan. Pengguna seharusnya tidak dapat memproses tugas yang tidak
kompatibel, seperti yang dikutip dalam contoh pembelian dan penerimaan sebelumnya.
Selain itu, sistem ERP harus memisahkan otorisasi transaksi dari memperbarui file master
terkait. Sebagai contoh, profil pengguna tidak boleh mengizinkan permulaan pembelian
dan pemeliharaan daftar vendor yang disetujui (file master). Karena tidak kompatibel

Dunia nyata
Dalam sistem ERP dengan ribuan pengguna dan
proses yang berpotensi secara otomatis memicu
proses lain, bagaimana pemisahan tugas dikelola?
Sistem ERP yang khas memiliki banyak proses
pemicu otomatis. Berikut adalah contoh pemicuan
otomatis dan efeknya pada pemisahan tugas:
Pesanan pelanggan untuk barang dapat secara otomatis
memicu proses produksi, yang pada gilirannya memicu
pembelian inventaris yang dikomunikasikan oleh
pertukaran data elektronik ke pemasok tertentu.
Ketika petugas gudang menerima persediaan
dari pemasok, dia membuatnya
entri ke sistem dari dok penerima, mengubah
status pesanan pembelian dari "terbuka" menjadi
"diterima". Ketika hutang dagang menerima faktur,
yang mungkin terjadi secara elektronik, sistem
mencocokkan barang yang diterima dengan faktur
yang diterima,
secara otomatis membuat pembayaran yang harus
dibayar dan menjadwalkan. 2

2 SS Lightle, dan CW Vallario, "Pemisahan Tugas di ERP," Auditor internal, Oktober 2003, hal. 28.
 www.freebookslides.com

456 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

tugas mungkin memungkinkan satu orang untuk memproses transaksi yang berpotensi fiktif
atau curang yang pada akhirnya akan diposting ke buku besar, transaksi ini secara otomatis
akan dimasukkan dalam laporan keuangan perusahaan. Oleh karena itu, untuk
mempromosikan pelaporan keuangan yang akurat, sistem ERP harus mengontrol akses
sehingga tugas yang tidak sesuai tidak dapat dilakukan oleh karyawan mana pun. Bab 6
membahas lebih detail tentang pemisahan tugas dalam sistem ERP.

Catatan dan Dokumen yang Memadai

Untuk memelihara catatan dan dokumen yang memadai, ada dua persyaratan penting.
Pertama, organisasi harus memiliki bagan akun yang jelas. Untuk mengurangi kemungkinan
kesalahan klasifikasi transaksi yang diposting ke akun yang salah, bagan akun harus dirancang
sedemikian rupa sehingga meminimalkan kebingungan tentang jenis transaksi yang termasuk
dalam setiap akun individu. Bagan akun harus memiliki jumlah dan jenis akun yang memadai
yang memfasilitasi klasifikasi transaksi yang akurat. Misalnya, jika tidak ada akun buku besar
"Biaya Sewa", pengguna tidak akan yakin di mana harus memposting pembayaran untuk sewa.
Pengguna yang berbeda dapat mempostingnya ke akun yang berbeda. Ketidakkonsistenan ini
akan membuat saldo dalam akun tersebut menjadi kurang berguna, karena tidak ada yang
dapat dengan mudah mengetahui apakah sewa sudah termasuk.
Kedua, harus ada jejak audit yang memadai untuk memungkinkan penelusuran
transaksi kembali ke sumbernya. Semua transaksi organisasi harus memiliki jejak
audit yang memungkinkan transaksi dilacak dari permulaannya melalui
pencatatannya di buku besar. Dalam sistem manual, dokumen sumber, jurnal
khusus, buku besar pembantu, voucher jurnal, dan buku besar membentuk jejak
audit. Dengan menggunakan dokumentasi ini, transaksi dapat dilacak dari dokumen
sumber ke buku besar. Penelusuran transaksi juga dapat terjadi dalam arah yang
berlawanan, dimulai dengan buku besar dan menelusuri kembali jumlahnya ke
dokumen sumber aslinya.
Dalam sistem akuntansi TI terkomputerisasi, jejak audit dapat terdiri dari gambar
elektronik dalam file, tanpa dokumen atau catatan kertas pendukung. Dengan demikian,
jejak audit dapat berupa salah satu dari ekstrem ini — dokumen kertas atau file komputer
— atau jejak audit dapat berupa sebagian gambar berbasis kertas dan sebagian
elektronik. Misalnya, jejak audit akan terdiri dari dokumen sumber kertas, log transaksi,
file transaksi, dan file master.

Keamanan Buku Besar dan Dokumen

Sistem akuntansi TI melindungi catatan dengan membatasi akses melalui penggunaan yang tepat dari
ID pengguna, kata sandi, dan tabel otoritas sumber daya. Kontrol umum ini menetapkan karyawan
mana yang memiliki akses ke catatan atau file tertentu.

Cek dan Rekonsiliasi Independen

Dalam sistem buku besar, rekonsiliasi jurnal khusus dan akun anak perusahaan ke akun
kontrol buku besar merupakan pemeriksaan independen atas keakuratan pencatatan
transaksi rutin dan berulang. Selain itu, manajer yang tepat harus secara teratur meninjau
laporan buku besar untuk akurasi dan kelengkapan. Dalam sistem TI, laporan diperiksa
kebenarannya dengan mencetak dan memeriksa silang laporan satu sama lain untuk
memastikan keakuratannya. Bagan 12-10 merangkum pengendalian dan risiko dalam
proses buku besar umum.
 www.freebookslides.com

Pelaporan sebagai Output dari Proses Buku Besar (Tujuan Studi 7) 457

PAMERAN 12-10

Kontrol dan Risiko Buku Besar Umum

Kontrol Meminimalkan Risiko Terkait:
Otorisasi:
Voucher jurnal ditandatangani atau disetujui secara elektronik Posting palsu untuk menutupi pencurian; kesalahan yang disebabkan oleh
posting batch sebelum kesalahan diperbaiki dalam batch

Prosedur log-in seperti ID pengguna dan kata sandi untuk membatasi Entri atau transaksi penipuan
kewenangan pada karyawan yang ditunjuk

Pemisahan tugas:
Pisahkan (1) otorisasi dari pencatatan buku besar; (2) Pencurian dan penipuan; kesalahan yang tidak terdeteksi yang menyebabkan akun, jurnal

penitipan aset dari pencatatan buku besar; (3) jurnal khusus khusus, atau buku besar pembantu tidak seimbang

dan pencatatan buku besar pembantu dari pencatatan buku

besar
Catatan dan Dokumen:
Bagan akun yang terdefinisi dengan baik dan lengkap Jumlah yang dikirim ke akun yang salah

Jejak audit dari dokumentasi dan catatan pendukung Transaksi tidak dicatat atau dicatat dengan benar
(dokumen dan transaksi elektronik dan hard copy)
Keamanan:

Kontrol TI atas catatan komputer dan kontrol fisik di area Posting buku besar umum tidak valid
penyimpanan catatan buku besar umum
Cek dan Rekonsiliasi Independen:
Buku besar pembantu direkonsiliasi ke akun pengendali Penipuan dan kesalahan

buku besar umum

Laporan buku besar berkala dan berkala yang ditinjau oleh Penipuan dan kesalahan

manajer yang tepat

Pelaporan sebagai Output dari Proses

Buku Besar (Tujuan Studi 7)
Informasi dalam akun buku besar memberikan umpan balik penting bagi pihak internal
dan eksternal. Pihak eksternal seperti investor dan kreditor menggunakan data akuntansi
yang diringkas dalam laporan keuangan bertujuan umum untuk mengevaluasi kinerja
bisnis. Manajer internal membutuhkan umpan balik finansial dan non finansial untuk
perencanaan dan pengendalian operasi yang tepat. Manajer internal membutuhkan
laporan yang lebih sering dan rinci daripada pengguna eksternal. Bagian berikutnya
menjelaskan konsep pelaporan eksternal dan internal.

Pelaporan Eksternal

Empat laporan keuangan bertujuan umum — neraca, laporan laba rugi, laporan
arus kas, dan laporan laba ditahan — dibuat dari saldo akun buku besar umum.
Laporan keuangan ini dibuat pada akhir siklus akuntansi. Jumlah dolar yang
dilaporkan semuanya berasal dari saldo akun buku besar. Biasanya, akun
digabungkan dan diringkas ketika dilaporkan dalam laporan keuangan
bertujuan umum. Pengguna eksternal tidak perlu
 www.freebookslides.com

458 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

informasi saldo rinci pada setiap akun yang ada di buku besar. Misalnya, perusahaan
besar mungkin memiliki beberapa akun buku besar untuk berbagai jenis kas dan setara
kas. Rekening kas individu ini digabungkan, atau “digulung,” menjadi satu jumlah dolar
yang dilaporkan sebagai Kas di neraca. Proses ringkasan yang sama ini terjadi untuk
semua item baris pada pernyataan keuangan bertujuan umum. Pendapatan penjualan
seperti yang dilaporkan pada laporan laba rugi mungkin merupakan kombinasi dari
banyak akun pendapatan di buku besar. Mungkin ada akun pendapatan untuk setiap
produk atau lini produk sehingga manajer dapat melacak penjualan produk individu.
Namun, pengguna eksternal akan kewalahan dengan detail di beberapa akun
pendapatan. Oleh karena itu, akun pendapatan digulung menjadi satu atau beberapa
baris pada laporan laba rugi. 3
Sistem akuntansi TI diprogram untuk menggabungkan, atau menggulung, akun
ketika sistem memproses laporan keuangan. Laporan keuangan dirancang dan
diprogram ke dalam sistem TI pada saat sistem diimplementasikan. Ketika laporan
laporan keuangan ini diperlukan di akhir periode, laporan tersebut dapat dicetak
oleh sistem TI. Sebelum pencetakan dan distribusi laporan ini, CFO dan staf akuntansi
mengawasi proses penutupan untuk memastikan bahwa jumlah dolar benar dan
lengkap, biasanya dengan mencetak berbagai laporan dalam sistem TI dan
merekonsiliasi mereka untuk memastikan keakuratannya.

Pelaporan Internal

Laporan internal yang akan diberikan kepada manajer sangat bervariasi tergantung pada
beberapa faktor. Laporan internal biasanya bukan laporan keuangan bertujuan umum, tetapi
laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dari setiap tingkat dan fungsi manajemen.
Banyak faktor yang memengaruhi jenis laporan yang diberikan kepada pengguna internal
dapat diringkas sehingga dapat dikelompokkan ke dalam tiga kategori: jenis organisasi, fungsi
dasar yang dikelola, dan jangka waktu.

Tipe organisasi Meskipun ini mungkin tampak jelas, jenis organisasi memengaruhi jenis laporan
yang diperlukan untuk mengelola organisasi. Misalnya, perusahaan manufaktur membutuhkan
laporan yang berbeda dari perusahaan ritel atau perusahaan jasa. Perusahaan manufaktur
harus memiliki laporan internal untuk membantu mengatur aliran bahan mentah, pekerjaan
dalam proses, dan tenaga kerja manufaktur. Perusahaan ritel tidak memiliki proses ini. Namun,
perusahaan ritel dan manufaktur mengelola persediaan, sedangkan perusahaan jasa tidak.
Oleh karena itu, laporan internal perusahaan jasa lebih cenderung berfokus pada penjualan dan
status proyek. Tentunya, ketiga jenis perusahaan tersebut menggunakan laporan pendapatan
dan profitabilitas. Beberapa organisasi, seperti yayasan pemerintah atau amal, tidak
berorientasi pada laba, sehingga laporan internal mereka cenderung berfokus pada arus kas,
sumber pendanaan, dan pengeluaran.

Fungsi Dikelola Jenis fungsi bisnis yang diawasi manajer juga memengaruhi jenis
laporan yang dibutuhkan. Seorang manajer operasi membutuhkan laporan tentang
operasi, seperti laporan tentang jam mesin, waktu henti mesin, unit yang diproduksi,
unit yang rusak, dan penggunaan material. Jenis laporan operasional ini mungkin
tidak disiapkan dari data di buku besar. Namun, karena transaksi dicatat dalam
proses akuntansi, data keuangan dan nonkeuangan juga dicatat

3 Sementara rinciannya berada di luar cakupan bab ini, FASB telah mengeluarkan pedoman untuk pelaporan segmen yang

mengarahkan perusahaan bagaimana melaporkan pendapatan dan pos pengeluaran menurut segmen utama.
 www.freebookslides.com

Masalah Etis Terkait Proses Administrasi dan Pelaporan (Tujuan Studi 8) 459

terakumulasi. Oleh karena itu, sistem akuntansi seringkali mencatat baik data keuangan maupun
operasional yang dapat digunakan dalam laporan.
Manajer yang mengarahkan aspek keuangan bisnis membutuhkan data keuangan dalam
laporan. Misalnya, seorang manajer piutang membutuhkan laporan yang menunjukkan piutang
umur. Manajer tingkat tinggi memeriksa laporan keuangan secara teratur untuk mengelola
penjualan, pengeluaran, arus kas, persediaan, dan banyak aspek keuangan lainnya dengan
benar. Laporan keuangan ini dibuat langsung dari buku besar, jurnal, dan catatan akuntansi
lainnya.

Horizon Waktu Cakrawala waktu yang relevan memengaruhi jenis laporan yang dibutuhkan
oleh manajemen. Dalam aktivitas bisnis sehari-hari, manajer cenderung menggunakan detail
seperti ukuran unit, hitungan fisik, dan data non-keuangan lainnya. Namun, seiring dengan
berkembangnya cakrawala waktu, jenis laporan yang berguna kemungkinan besar akan
melibatkan ukuran keuangan. Misalnya, setiap hari manajer pembelian cenderung berfokus
pada hitungan fisik seperti jumlah yang dipesan; namun, seiring dengan perpanjangan waktu
menjadi satu bulan, data keuangan seperti varians harga pembelian menjadi lebih berguna.
Oleh karena itu, untuk jangka waktu satu bulan atau lebih, laporan yang dihasilkan dari
informasi buku besar kemungkinan besar menjadi sangat penting.

Masalah Etis Terkait dengan Proses

Administrasi dan Pelaporan
(Tujuan Studi 8)
Seperti dalam proses bisnis apa pun, perilaku tidak etis atau curang dapat terjadi dalam
pemrosesan administratif dan fungsi pelaporan organisasi. Namun, dalam proses yang
dijelaskan dalam bab ini, perilaku tidak etis dan curang jauh lebih mungkin diprakarsai
oleh manajemen, bukan karyawan. Kecurangan karyawan lebih lazim dalam proses rutin
penjualan, pembelian, penggajian, dan proses lain yang dijelaskan di bab sebelumnya,
sementara kecurangan manajemen lebih lazim dalam proses administrasi dan pelaporan.
Ada beberapa alasan mengapa perilaku tidak etis dan curang cenderung dilakukan oleh
manajemen daripada diprakarsai oleh karyawan.
Pertama, dalam sistem fungsi administrasi dan pelaporan yang terkontrol dengan baik, karyawan
tidak memiliki akses ke aset terkait atau dokumen sumber. Tinjauan atas bab-bab sebelumnya
mengungkapkan proses di mana karyawan memiliki akses harian ke aset, dokumen sumber, dan
catatan. Dalam proses yang terkait dengan penjualan, pembelian, dan pembayaran, karyawan
memiliki akses ke aset seperti inventaris dan uang tunai. Selain itu, karyawan memiliki akses ke
dokumen atau catatan sumber yang dapat digunakan secara curang. Sebagai contoh, karyawan dapat
menaikkan jam dalam kartu waktu mereka, mencuri uang tunai atau cek jika mereka bekerja di ruang
surat, mencuri inventaris jika mereka bekerja di gudang, atau memproses pembayaran vendor fiktif
jika mereka bekerja di hutang.
Kedua, proses administrasi dikontrol dengan ketat dan diawasi oleh manajemen puncak, karena
memerlukan otorisasi khusus. Karyawan tidak memiliki kewenangan untuk menyetujui atau memulai
proses seperti sumber modal dan investasi. Namun, dalam proses seperti penjualan, pembelian,
penerimaan kas, dan pengeluaran tunai, karyawan diberikan otorisasi umum untuk memulai dan
memproses transaksi. Kewenangan umum ini memungkinkan karyawan untuk melakukan transaksi
penipuan. Banyak contoh yang relevan telah dijelaskan di bab-bab sebelumnya, tetapi contoh lain
mungkin menggambarkan kecurangan karyawan ketika ada otorisasi umum: Jika karyawan bagian
piutang diberi otorisasi umum untuk menghapus
 www.freebookslides.com

460 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

akun tak tertagih, karyawan tersebut mungkin menghapus akun teman atau kerabatnya
bahkan ketika akun itu dapat diambil.
Akhirnya, volume transaksi yang besar sering kali dihasilkan oleh proses penjualan,
pembelian, penggajian, dan konversi. Sifat rutin dan volume dari proses ini memudahkan
karyawan untuk menyembunyikan transaksi curang atau perilaku tidak etis dalam massa
transaksi. Sebagai analogi, pikirkan tentang perbedaan kelas yang sangat besar dan kelas
yang sangat kecil. Kelas besar dengan ratusan siswa menciptakan suasana yang
memudahkan siswa secara individu untuk tetap anonim, untuk tidak membaca materi
kelas, tidur di kelas, atau menyontek saat ujian atau tugas. Namun, keintiman kelas yang
lebih kecil membuatnya lebih sulit untuk menyembunyikan perilaku seperti itu. Demikian
pula, volume besar transaksi dalam proses rutin membuatnya lebih mudah untuk
menyembunyikan perilaku curang atau tidak etis. Di samping itu, proses administratif
tidak rutin, dan jumlah transaksinya bervariasi. Dengan demikian, perilaku tidak etis atau
curang lebih sulit dilakukan atau disembunyikan dalam proses administratif.

Perilaku Manajemen Tidak Etis

dalam Sumber Modal dan Investasi

Sumber proses modal dan proses investasi, yang dijelaskan di bagian awal bab ini, menyajikan
sumber penting dan penggunaan modal dalam suatu organisasi. Proses ini harus dilakukan
untuk kebaikan organisasi secara keseluruhan dan dengan cara yang bertanggung jawab
secara etis. Oleh karena itu, laporan terkait dan pengungkapan lainnya harus lengkap dan
akurat. Sayangnya, proses tersebut dapat disalahgunakan atau disalahgunakan oleh
manajemen. Misalnya, ketika meningkatkan modal, investor atau kreditor harus diberi tahu
sepenuhnya tentang semua informasi yang relevan untuk membuat keputusan investasi atau
kredit. Manajer terkadang tergoda untuk menyembunyikan informasi negatif saat meminjam
dana atau menjual saham. Kurangnya pengungkapan yang lengkap dan lengkap tidak etis,
karena merupakan upaya untuk menyesatkan calon investor atau kreditor.

Dunia nyata
Paragraf kutipan berikut menggambarkan gugatan Juli
2004 yang diajukan terhadap Krispy Kreme Donuts, Inc.,
yang menuduh bahwa perusahaan menyesatkan
investor dalam penjualan sahamnya:
Pengaduan tersebut menuduh bahwa Krispy Kreme,
bersama dengan beberapa pejabat dan direkturnya,
melanggar undang-undang sekuritas federal dengan
mengeluarkan serangkaian pernyataan yang salah
secara material dan menyesatkan ke pasar. Kesalahan
pernyataan ini telah berdampak pada penggelembungan
harga pasar Sekuritas Krispy Kreme.
Secara khusus, Pengaduan menuduh bahwa
Perusahaan gagal mengungkapkan dan
salah mengartikan fakta-fakta material yang merugikan
berikut yang diketahui oleh tergugat atau secara
sembarangan diabaikan oleh mereka: (1) bahwa
Perusahaan menggunakan pembukuan yang agresif
untuk meningkatkan pendapatannya ketika memperoleh
fran-chise; (2) bahwa bisnis intinya benar-benar
berkinerja buruk; (3) yang dimilikinya
berkembang terlalu cepat, dan akan menutup toko
pabrik dan toko donat dalam upaya meningkatkan
produktivitas. 4
Butuh lebih dari dua tahun bagi Krispy Kreme untuk
menyelesaikan gugatan ini dan memperbaiki proses
pelaporan keuangannya. Hasil operasi negatif,
bagaimanapun, bertahan selama hampir enam tahun.

4 Siaran pers 12 Juli 2004, oleh Much, Shelist, Freed, Denenberg, Ament, & Rubenstein, PC Carol V.
Gilden, Esq.
 www.freebookslides.com

Tata Kelola Perusahaan dalam Proses Administrasi dan Pelaporan (Tujuan Studi 9) 461

Contoh Krispy Kreme ini menggambarkan fakta bahwa manajemen dapat menyesatkan investor dengan
mengubah atau menghilangkan data penting. Untuk melakukan penjualan saham secara etis, manajemen
harus secara penuh dan jujur mengungkapkan informasi yang relevan kepada investor.
Gugatan terhadap Krispy Kreme juga menegaskan bahwa investor bergantung pada data di atas angka-angka
dalam laporan keuangan. Laporan keuangan tentunya harus akurat dan lengkap. Namun selain itu, semua
pengungkapan catatan kaki dan pengungkapan lainnya dalam laporan tahunan harus lengkap dan jujur. Demikian
pula, ketika meminjam dana dari bank atau melalui hutang obligasi, manajemen harus sepenuhnya mengungkapkan
semua informasi yang relevan kepada kreditor. Manajemen harus benar-benar jujur dalam memberikan informasi
untuk laporan keuangan, pengungkapan catatan kaki, dan pengungkapan terkait lainnya. Manajemen harus
menghindari kesalahan kreditor yang menyesatkan tentang status keuangan perusahaan atau kemampuannya untuk
membayar kembali pinjaman.

Pelaporan Internal Masalah Etis

Untuk mengelola operasi yang sedang berlangsung, manajemen harus meninjau banyak
laporan. Selain itu, manajemen operasi yang tepat mengharuskan laporan disebarluaskan
kepada manajer tingkat bawah untuk dua tujuan penting. Pertama, laporan memberikan
umpan balik kepada manajer tingkat bawah yang memantau dan mengontrol proses di mana
mereka terlibat. Kedua, laporan ini digunakan oleh manajemen atas untuk mengevaluasi dan
menghargai kinerja manajer tingkat bawah.
Manajemen puncak memiliki kewajiban etis untuk menggunakan laporan
keuangan dan laporan lainnya untuk mendorong perilaku yang bermanfaat dan etis.
Mungkin lebih mudah untuk memahami kewajiban etis ini dengan melihat
bagaimana penggunaan laporan ini dapat mendorong perilaku tidak etis. Ada
pepatah lama: "Apa yang diukur akan diselesaikan." Jadi, jika manajemen puncak
menggunakan laporan seperti laporan laba rugi divisi untuk mengevaluasi dan
memberi penghargaan kepada manajer divisi, maka manajer divisi termotivasi untuk
meningkatkan laba di divisi mereka. Masalah mungkin muncul ketika manajemen
puncak terlalu menekankan pada keuntungan divisi dan tidak mengukur dan
menghargai aspek kinerja lainnya. Penekanan berat pada profitabilitas dapat
menyebabkan perilaku tidak etis, seperti memanipulasi angka dan transaksi untuk
menunjukkan keuntungan yang lebih tinggi.
Untuk menetapkan nada etika yang tepat, manajemen puncak harus mengukur beberapa faktor kinerja
manajerial tanpa terlalu menekankan profitabilitas atau pemotongan biaya. Banyak perusahaan telah
mengadopsi atau sedang mempertimbangkan pendekatan kartu skor seimbang untuk pelaporan internal.
Balanced scorecard mengukur beberapa faktor yang diseimbangkan di antara ukuran-ukuran yang
difokuskan pada empat bidang: keuangan, pelanggan, proses internal, serta pembelajaran dan
pertumbuhan. Ketika sebuah perusahaan menggunakan beberapa ukuran dan memasukkan tindakan
nonfinansial, ada sedikit tekanan pada manajer level bawah untuk fokus hanya pada angka finansial.
Lingkungan seperti itu kecil kemungkinannya untuk mendorong perilaku yang tidak etis.

Tata Kelola Perusahaan dalam Proses

Administrasi dan Pelaporan
(Tujuan Studi 9)
Empat fungsi utama dari proses tata kelola perusahaan — pengawasan manajemen,
pengendalian dan kepatuhan internal, pengawasan keuangan, dan perilaku etis —
masing-masing berlaku untuk proses administrasi dan pelaporan. Proses ini harus mencakup
struktur tata kelola perusahaan yang tepat
 www.freebookslides.com

462 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

untuk mencegah dengan tepat kejadian penipuan, pencurian, dan penyalahgunaan atau manipulasi sumber
daya dan laporan administratif.
Sistem, proses, dan pengendalian internal yang dijelaskan dalam bab ini adalah bagian dari
struktur tata kelola perusahaan. Ketika manajemen mendesain dan mengimplementasikan
proses administrasi, ia menetapkan tanggung jawab untuk melaksanakan fungsi modal,
investasi, dan buku besar terkait kepada berbagai karyawan. Itu harus memperhatikan risiko
modal yang dicuri atau disalahgunakan, perubahan dokumen atau laporan, dan penipuan
lainnya dalam proses ini. Oleh karena itu, ia juga harus menerapkan dan memantau
pengendalian internal untuk meminimalkan risiko ini. Karena manajemen mempertimbangkan
penugasan ini dan memantau proses dan kontrol yang mendasarinya, manajemen menjalankan
fungsi tata kelola perusahaan dengan pengawasan manajemen yang tepat serta kontrol dan
kepatuhan internal.
Dalam beberapa tahun terakhir, proses tata kelola perusahaan untuk banyak perusahaan telah
ditantang oleh penerapan Sarbanes – Oxley Act dan / atau oleh komitmen perusahaan untuk menyatu
dengan Standar Pelaporan Keuangan Internasional (IFRS). Persyaratan pelaporan yang meningkat ini
mengharuskan perusahaan untuk diatur dengan baik dengan sumber daya yang tepat untuk
melaksanakan tugas baru, menyesuaikan sistem dan kontrol mereka, dan mengumpulkan informasi
tambahan yang diperlukan untuk kepatuhan. Sangat penting bahwa manajemen puncak memberikan
pandangan ke depan dan pengawasan dalam menangani transisi ini dan transisi lainnya di mana
persyaratan pelaporan baru diperkenalkan. Meskipun tujuan ini mungkin tidak tampak rumit,
mengamankan data yang dapat diandalkan di seluruh organisasi membutuhkan jaringan yang tajam
dari para pemimpin, karyawan, dan teknologi yang berprestasi tinggi.

Jika manajemen telah merancang, menerapkan, dan terus mengelola proses dan
pengendalian internal, hal itu membantu memastikan pengelolaan yang tepat atas aset
perusahaan. Tata kelola perusahaan memerlukan pengelolaan keuangan yang tepat, dan
karena transaksi pembiayaan dan investasi yang termasuk dalam proses administrasi
berkaitan dengan penggunaan uang tunai yang tepat — aset di neraca perusahaan yang
paling rentan terhadap pencurian — pengelolaan keuangan sangat penting.
Salah satu metode pelaksanaan tata kelola perusahaan atas proses administrasi dan
pelaporan keuangan adalah melalui proses penganggaran perusahaan. Jika manajemen terlibat
dalam pembentukan dan pemantauan tujuan yang dapat diukur, dapat dipastikan bahwa
manajemen menangani kewajiban penatagunaan keuangannya. Informasi anggaran dapat
dipantau untuk membantu manajer mengidentifikasi area masalah, serta menetapkan
tanggung jawab untuk berbagai fungsi dan mengevaluasi kinerja karyawan.
Terakhir, tata kelola perusahaan yang baik bergantung pada perilaku etis manajemen. Ketika
manajemen menetapkan nada yang tepat di puncak dengan secara konsisten menunjukkan dan
mendorong perilaku etis, kemungkinan besar sistem tata kelola perusahaan yang lebih kuat
akan dihasilkan. Peningkatan efektivitas dan efisiensi serta pengurangan risiko penipuan
cenderung menyertai lingkungan tempat kerja yang ditandai dengan tata kelola perusahaan
yang efektif.

Ringkasan Tujuan Studi

Pengenalan proses administrasi. Ada tiga jenis proses administrasi: proses
sumber modal, proses investasi, dan proses buku besar. Sumber modal dan
proses investasi tidak rutin, proses volume transaksi rendah yang terjadi hanya
sesuai kebutuhan. Proses buku besar umum merekam data dari semua proses
bisnis lainnya ke dalam buku besar, dan melibatkan penutupan dan pelaporan
bulanan.
 www.freebookslides.com

Ringkasan Tujuan Studi 463

Sumber proses modal. Organisasi melakukan proses untuk mengumpulkan modal

hanya jika diperlukan. Proses ini membutuhkan persetujuan khusus dari manajemen
atas, penentuan jenis sumber modal, pelaksanaan penerbitan hutang atau ekuitas,
pengumpulan hasil, dan akuntansi yang tepat untuk proses ini.

Proses investasi. Organisasi melakukan proses investasi ketika terdapat kelebihan dana yang
tidak segera dibutuhkan dalam operasionalnya. Manajemen tingkat atas harus menentukan
kapan menginvestasikan dana berlebih, memutuskan apakah akan berinvestasi di sekuritas
pasar atau treasury stock, mengeksekusi investasi, dan memperhitungkan proses investasi
dengan benar.

Risiko dan kontrol dalam proses modal dan investasi. Meningkatkan modal secara
khusus diotorisasi oleh manajemen tingkat atas dan diawasi secara ketat oleh
manajemen. Selain itu, karyawan biasanya tidak menangani uang tunai atau aset dalam
proses ini. Oleh karena itu, pengendalian yang paling penting adalah otorisasi manajemen
dan pengawasan yang tepat atas modal dan proses investasi.

Proses buku besar. Proses buku besar termasuk mencatat semua transaksi keuangan
dalam buku besar dan jurnal yang sesuai, memposting ke buku besar, dan proses akhir
periode seperti mencatat jurnal penyesuaian dan jurnal penutup. Dalam sistem manual,
proses buku besar melibatkan jurnal khusus, buku besar pembantu, jurnal umum, dan
buku besar umum. Dalam sistem TI untuk proses buku besar, mungkin hanya ada sedikit
atau tidak ada dokumen atau catatan kertas. Modul perangkat lunak akuntansi
menjalankan fungsi yang mirip dengan jurnal khusus dan buku besar pembantu. Posting
ke buku besar dapat terjadi secara otomatis di sistem TI yang lebih kompleks.

Risiko dan kontrol dalam proses buku besar umum. Dua dari kontrol internal yang
lebih penting dalam proses buku besar adalah otorisasi untuk mencatat transaksi dan
pemisahan tugas. Dalam sistem manual, otorisasi dilakukan melalui voucher jurnal dan
pemisahan dilakukan dengan mencegah karyawan buku besar mengesahkan voucher
jurnal, mempertahankan hak asuh aset, dan mencatat jurnal khusus atau buku besar
pembantu. Dalam sistem TI, otorisasi untuk mencatat transaksi dapat didorong ke
karyawan tingkat bawah atau bahkan mitra dagang. Dokumen dan catatan yang
memadai, keamanan, dan pemeriksaan independen juga merupakan kontrol internal
yang diperlukan dalam buku besar.

Pelaporan sebagai output dari proses buku besar. Baik laporan eksternal dan
internal disiapkan dari informasi buku besar. Laporan eksternal biasanya merupakan
laporan keuangan bertujuan umum. Laporan internal sangat banyak dan beragam.
Sifat laporan internal dapat bervariasi dengan jenis organisasi, fungsi yang dikelola,
dan jangka waktu.

Masalah etika terkait dengan proses administrasi dan pelaporan. Tidak etis atau
perilaku curang dalam proses administrasi lebih mungkin dilakukan oleh manajer tingkat atas
daripada oleh karyawan. Dalam proses permodalan dan investasi, pengungkapan yang lengkap
dan lengkap merupakan kewajiban etis yang sangat penting. Manajer juga harus menggunakan
laporan internal dengan cara yang mendorong perilaku etis.

Tata kelola perusahaan dalam proses administrasi dan pelaporan. Administra‑

Lima proses yang dijelaskan dalam bab ini merupakan bagian dari pengawasan manajemen
 www.freebookslides.com

464 Bab 12 Proses dan Kontrol Administratif

tata kelola perusahaan. Kontrol internal dan nada serta prosedur etika dalam proses
administrasi dan pelaporan juga merupakan bagian dari struktur tata kelola perusahaan.
Menetapkan dan memantau tujuan keuangan, dan menetapkan dan memelihara jurnal
dan buku besar akuntansi yang andal sehingga kinerja dapat dilaporkan dengan baik,
penting untuk tata kelola perusahaan yang efektif. Selain itu, pengendalian internal dan
praktik etika dalam proses administratif membantu memastikan pengelolaan keuangan
yang tepat dari sumber daya administratif perusahaan.

Istilah Kunci
Proses administrasi Jurnal khusus
Modal Buku besar pembantu

Proses modal Penanggung

Proses investasi

Akhir dari Materi Bab

Pemeriksaan Konsep Sebuah. Pengendalian internal bertujuan untuk mencegah dan

1 Manakah dari berikut ini yang bukan merupakan bagian dari proses mendeteksi kecurangan karyawan dalam proses
administratif? permodalan dan investasi tidak efektif.

Sebuah. Penjualan saham

b. Penipuan manajemen puncak, bukan karyawan
penipuan, lebih mungkin terjadi.
b. Penjualan obligasi
c. Setiap penipuan cenderung melibatkan manipulasi modal
c. Penghapusan kredit macet
dan proses investasi.
d. Pembelian sekuritas yang dapat dipasarkan
d. Karena pengawasan manajemen puncak, auditor
2 Manakah dari pernyataan berikut yang tidak tidak perlu meninjau proses ini.
benar tentang sumber transaksi modal?
5 Manakah dari pernyataan berikut yang benar?
Sebuah. Proses ini tidak boleh dimulai kecuali
Sebuah. Transaksi rutin dicatat di
ada otorisasi khusus oleh manajemen di tingkat
jurnal umum.
atas.
b. Transaksi nonrutin dimasukkan di
b. Sumber modal proses akan menghasilkan potensi
jurnal umum.
pembayaran dividen atau bunga.
c. Transaksi nonrutin dicatat dalam a
c. Pensiun hutang merupakan sumber proses permodalan.
buku besar pembantu.
d. Fakta bahwa transaksi dan proses tersebut
d. Transaksi nonrutin dicatat dalam a
tidak dapat terjadi tanpa pengawasan oleh manajemen puncak
jurnal khusus.
berarti kontrol lain tidak diperlukan.
6 Mengenai buku besar pembantu dan akun kendali buku
3 Pejabat dalam perusahaan yang biasanya memiliki
besar, manakah dari pernyataan berikut yang tidak benar?
tanggung jawab pengawasan untuk proses investasi
adalah Sebuah. Saldo total dalam buku besar pembantu harus selalu
sama dengan saldo di akun buku besar yang
Sebuah. pengontrol
sesuai.
b. bendahara
b. Buku besar menyimpan rincian
c. kepala eksekutif (CEO) sub-akun.
d. kepala bagian akuntansi (CAO) c. Kontrol ditingkatkan dengan memisahkan anak perusahaan
4 Manakah dari pernyataan berikut yang tidak benar buku besar dari buku besar.
mengenai pengendalian internal proses modal dan d. Merekonsiliasi buku besar pembantu dengan umum
investasi? buku besar dapat membantu mendeteksi kesalahan atau penipuan.