Jenis-Jenis Sistem Informasi Akuntansi (Tujuan Studi 2) 35

Sistem Manual
Tentu saja, sebagian besar organisasi besar atau menengah menggunakan sistem akuntansi
terkomputerisasi daripada sistem pencatatan manual. Namun, ada banyak organisasi kecil yang
menggunakan sistem manual, secara keseluruhan atau sebagian, untuk memelihara catatan
akuntansi. Selain itu, bahkan organisasi yang lebih besar yang memiliki aspek komputerisasi
dari sistem informasi akuntansi mungkin masih memiliki bagian dari proses mereka yang
melibatkan catatan manual. Misalnya, bahkan jika penghitungan dan pencetakan cek
pembayaran dalam sebuah organisasi terkomputerisasi, kartu waktu karyawan dapat diisi
dengan tangan.
Karena organisasi kecil sering menggunakan sistem pencatatan manual—dan bahkan sistem
terkomputerisasi mungkin bergantung pada beberapa pencatatan manual—penting untuk
memeriksa proses manual dalam sistem informasi akuntansi. Sistem yang sepenuhnya manual
akan membutuhkan dokumen sumber dan buku besar dan jurnal berbasis kertas.
SEBUAHdokumen sumberadalah catatan yang menangkap data kunci dari
suatu transaksi. Data pada dokumen sumber biasanya mencakup tanggal,
tujuan, entitas, jumlah, dan jumlah dolar dari suatu transaksi. Beberapa contoh
dokumen sumber adalah kartu waktu karyawan, pesanan pembelian, pesanan
penjualan, dan penerimaan kas. Dokumen sumber biasanya memiliki tiga fungsi
penting dalam sistem akuntansi: Pertama, dokumen sumber menyediakan data
masukan yang diperlukan sistem akuntansi untuk mencatat transaksi. Kedua,
dokumen sumber memicu proses bisnis untuk memulai. Misalnya, pesanan
pembelian memicu proses bisnis yang akan mengisi pesanan dan mengirimkan
barang ke pelanggan. Ketiga, dokumen sumber berfungsi sebagai bagian dari
jejak audit permanen. Jika diperlukan,

SEBUAHdokumen perputaranmerupakan keluaran dari sistem akuntansi yang dapat digunakan

sebagai masukan pada bagian lain dari sistem akuntansi. Contohnya adalah laporan mutasi kartu
kredit Anda, yang merupakan keluaran komputer dari sistem yang digunakan oleh perusahaan kartu
kredit Anda. Bagian dari pernyataan yang Anda kembalikan dengan pembayaran Anda adalah input
yang dapat digunakan oleh sistem akuntansi perusahaan untuk menentukan nomor rekening Anda.
Sistem komputer memindai dokumen untuk membaca nomor akun Anda, dan seseorang tidak perlu
mengetikkan nomor Anda secara manual. Dokumen turnaround meningkatkan efisiensi dan akurasi
input dengan menghilangkan kesalahan manusia.
Dokumen sumber ini menjadi input untuk mencatat transaksi dalam buku besar
dan jurnal. Itujurnal umummemberikan rincian untuk seluruh rangkaian akun yang
digunakan dalam sistem akuntansi organisasi. Transaksi atau ringkasan transaksi
diposting ke buku besar dari jurnal umum dan jurnal khusus. Itu jurnal umumadalah
tempat entri asli untuk setiap transaksi yang tidak dicatat dalam jurnal khusus. Jurnal
umum digunakan untuk mencatat transaksi nonrutin dan jurnal penyesuaian dan
penutup.Jurnal khususdidirikan untuk mencatat jenis transaksi tertentu. Misalnya,
jurnal penjualan mencatat semua penjualan. Jurnal khusus lainnya dapat mencakup
jurnal pembelian, jurnal penggajian, jurnal penerimaan kas, dan jurnal pengeluaran
kas. Secara berkala, seperti pada akhir setiap minggu atau bulan, subtotal dari jurnal
khusus diposting ke buku besar.Buku besar pembantumemelihara informasi rinci
mengenai transaksi rutin, dengan akun yang dibuat untuk setiap entitas. Misalnya,
buku besar pembantu piutang usaha menyimpan semua informasi rinci mengenai
pembelian pelanggan, pembayaran, dan saldo jatuh tempo. Sebuah akun ada untuk
setiap pelanggan, dan total akun pelanggan tersebut sama dengan saldo dalam akun
buku besar piutang usaha.
36 Bab 2Konsep Dasar AIS

Dokumen sumber, jurnal, dan buku besar terdiri dari catatan manual dalam sistem
akuntansi manual. Untuk mencatat dalam jurnal dan buku besar ini, harus ada proses yang
ditetapkan yang diikuti karyawan dalam mengumpulkan dokumen sumber dan memasukkan
informasi dari dokumen sumber ke dalam jurnal dan buku besar yang sesuai.
Ketika sistem informasi akuntansi menjadi terkomputerisasi, proses manual pencatatan dan
posting dipindahkan ke sistem otomatis. Sistem otomatis mempertahankan struktur yang sama
dari buku besar pembantu dan akun buku besar umum; namun, perbedaannya adalah bahwa
buku besar otomatis adalah file komputer daripada catatan kertas. Sistem TI yang lebih baru
mungkin tidak menggunakan struktur yang sama dan lebih cenderung menggunakan lebih
sedikit dokumen dan catatan kertas.
Ketika TI merupakan bagian dari sistem informasi akuntansi, penting untuk dipahami bahwa
perangkat keras dan perangkat lunak bukanlahseluruhsistem informasi akuntansi. Selain
perangkat keras dan perangkat lunak, proses manusia yang menangkap, merekam, dan
memproses informasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan. Contoh dunia nyata di awal
bab ini menggambarkan sistem pengambilan pesanan nirkabel. Namun, bahkan teknologi
canggih itu membutuhkan manusia untuk memasuki tatanan. Proses yang ditetapkan untuk
memasukkan pesanan merupakan bagian dari sistem informasi akuntansi karena merupakan
bagian dari proses bisnis yang menangkap data akuntansi. Oleh karena itu, sistem informasi
akuntansi mencakup proses manusia serta proses TI.
Sampai tahun 1990-an, sebagian besar perangkat lunak akuntansi terdiri dari modul,
atau program terpisah, untuk setiap proses bisnis. Perangkat lunak akuntansi biasanya
memiliki modul untuk piutang, hutang, penggajian, dan mungkin proses lainnya. Modul-
modul ini pada dasarnya mencapai tujuan yang sama seperti jurnal khusus dan buku
besar pembantu. Misalnya, modul piutang usaha memproses dan mencatat semua
penjualan kredit dan memelihara informasi rinci tentang transaksi pelanggan, koleksi, dan
saldo jatuh tempo. Sistem perangkat lunak akuntansi tradisional, sering disebut sistem
warisan, dijelaskan di bagian selanjutnya.

Sistem warisan
SEBUAHsistem warisanadalah sistem yang ada dalam operasi dalam suatu organisasi. Sebuah
sistem warisan menggunakan teknologi yang lebih tua di mana organisasi memiliki investasi
yang cukup besar dan yang mungkin tertanam dalam organisasi. Beberapa sistem warisan
telah ada selama bertahun-tahun; mungkin organisasi menghabiskan banyak waktu untuk
mengembangkan, memelihara, dan menyesuaikan sistem. Seringkali, sistem warisan
didasarkan pada teknologi lama atau tidak memadai. Di perusahaan besar, banyak sistem
warisan berjalan di komputer mainframe berbasis host. “Berbasis host” berarti bahwa semua
pemrosesan komputer yang signifikan terjadi pada komputer host mainframe. Sistem
perangkat lunak akuntansi yang berjalan pada komputer tersebut sering ditulis dalam bahasa
pemrograman yang hampir usang, seperti COBOL, RPG, Basic, dan PL1.
Selama beberapa dekade terakhir, bahkan ketika kemajuan teknologi telah membuat
sistem ini lebih usang, banyak perusahaan enggan meninggalkan sistem lama mereka
karena mereka disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik organisasi dan proses
untuk menggantinya. mahal dan memakan waktu. Sistem warisan mungkin telah
melayani perusahaan dengan sangat baik selama beberapa periode, dan banyak
organisasi memiliki sistem warisan yang masih berusaha mereka pertahankan. Ada
keuntungan dan kerugian untuk mempertahankan sistem yang lebih tua ini.
Keuntungannya adalah sistem warisan

1.sering disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik dalam organisasi

2.sering mendukung proses bisnis unik yang tidak melekat pada perangkat lunak akuntansi
generik