Project Management

Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan,

keahlian, peralatan, dan teknik pada aktivitas proyek
yang dikumpulkan sebagai kebutuhan proyek.

Manajemen proyek tercapai melalui proses,

menggunakan pengetahuan manajemen proyek,
keahlian, tool dan teknik dalam menerima input dan
diolah menjadi output
Proyek Sukses ?
Proyek bisa berjalan sukses apabila tim proyek:
 Bisa memilih proses dalam kelompok (group) proses
manajemen proyek yang diperlukan untuk memenuhi tujuan
proyek
 menggunakan pendekatan yang ditentukan untuk
menyesuaikan rencana dan spesifikasi produk untuk memenuhi
kebutuhan produk dan proyek.
 Memenuhi persyaratan untuk memenuhi kebutuhan
stakeholder, keinginan dan harapan
 Menyeimbangkan tuntutan bersaing dalam menentukan
lingkup, waktu, biaya, kualitas, sumber daya, dan
meminimalkan risiko untuk menghasilkan produk yang
berkualitas.
Informasi dokumen standar ini diperlukan untuk memulai,
merencanakan, melaksanakan, memantau dan kontrol, dan
menutup satu proyek, dan mengidentifikasi proses manajemen
proyek tersebut yang telah diakui sebagai kegiatan yang baik
pada sebagian besar aktivitas dan waktu proyek. Kegiatan baik
ini berarti ada kesepakatan umum bahwa penerapan proses-
proses manajemen proyek telah ditunjukkan untuk
meningkatkan peluang keberhasilan berbagai proyek.
Pada materi ini memberikan informasi tentang
manajemen proyek dari satu proyek sebagai
sejumlah proses yang saling terkait, dan meliputi
bagian utama yaitu:
 Project Management Processes
 Project Management Process Groups
 Process Interactions
 Project Management Process Mapping
Proses Project Management
• Proses Project management adalah siklus plan-do-
check-act yang dihubungkan oleh hasil akhir dari satu
tahapan dari siklus sebelumnya sebagai masukan
tahapan berikutnya
Kelompok Proses Project Management
• Project management dapat dipandang sebagai
sejumlah proses-proses yang saling berhubungan
• Proses yang terkait dengan project management
seperti:
– Kelompok proses inisialisasi (Initiating process group)
– Kelompok proses perencanaan (Planning process group)
– Kelompok proses eksekusi (Executing process group)
– Kelompok proses pengawasan dan pengontrolan (Monitoring
and controlling process group)
– Kelompok proses penutupan (Closing process group)
Interaksi Antar Kelompok Proses
Batasan-batasan Proyek
Kelompok proses inisialisasi (Initiating process group)

Proses yang dilakukan untuk menentukan sebuah proyek

baru atau sebuah fase baru dari proyek yang sudah ada.
 Develop Project Charter (Integration): Proses
mengembangkan sebuah dokumen yang resmi
mengotorisasi sebuah proyek dan mendokumentasikan
kebutuhan awal yang memenuhi kebutuhan stakeholder
dan harapan. Output: Proyek Charter
 Identifikasi Stakeholder (Communication): Proses
mengidentifikasi semua orang atau organisasi dipengaruhi
oleh proyek dan mendokumentasikan informasi yang
relevan mengenai kepentingan mereka, keterlibatan dan
berdampak pada keberhasilan proyek. Output: Stakeholder
Register, strategi manajemen Stakeholder
Kelompok proses perencanaan (Planning process
group)
Proses yang diperlukan untuk menetapkan ruang lingkup proyek, menyempurnakan
tujuan dan menentukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek.
 Develop Project Management Plan (Integration): Proses mendokumentasikan tindakan
yang diperlukan untuk mendefinisikan, mempersiapkan, mengintegrasikan dan
mengkoordinasikan semua rencana subsidiari (tambahan). Output: Rencana
Manajemen Proyek.
 Collect requirements (Scope): Proses mendefinisikan dan mendokumentasikan
kebutuhan stakeholders untuk memenuhi tujuan proyek. Output: Requirements
documentation, requirements management plan and requirements traceability matrix
 Define scope (Scope): Proses mengembangkan penjelasan rinci tentang proyek dan
produk. Output: Project scope statement, project document updates
 Create WBS (Scope): Proses pengelompokan deliverable proyek dan pekerjaan proyek
menjadi lebih kecil, supaya lebih mudah dikelola. Ouput: WBS, WBS dictionary, scope
baseline, project document updates
 Define activities (Time) : Proses mengidentifikasi tindakan khusus yang harus dilakukan
untuk menghasilkan deliverable proyek. Output: Activity list, activity attributes,
milestone list .
Kelompok proses perencanaan (Planning process
group)
 Sequence activities (Time): Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan
antara kegiatan proyek. Output: Project schedule network diagram, project document
updates
 Estimate activity resources (Time): Proses memperkirakan jenis dan jumlah material,
orang, peralatan, atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap kegiatan.
Output: Activity resource requirements, resource breakdown structure, project
document updates.
 Estimate activity duration (Time): Proses mendekati jumlah periode kerja yang
diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individu dengan estimasi sumber daya.
Output: Activity duration estimates, project document updates.
 Develop Schedule (Time): Proses menganalisa urutan kegiatan, jangka waktu,
kebutuhan sumber daya dan batasan jadwal untuk membuat jadwal proyek. Output:
Project schedule, schedule baseline, schedule data, project document updates.
 Estimate costs (Cost): Proses pengembangan pendekatan sumber daya moneter yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Output: Activity cost estimates, basis
of estimates, project document updates.
 Determine budget (Cost): Tentukan anggaran (Biaya): Proses menggabungkan estimasi
biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan biaya awal yang resmi.
Output: Cost performance baseline, project funding requirements, project document
updates
Kelompok proses perencanaan (Planning process
group)
 Plan quality (Quality): Proses mengidentifikasi persyaratan mutu atau standar
proyek, produk dan mendokumentasikan bagaimana proyek akan
menunjukkan kesesuaian. Output: Quality management plan, quality metrics,
quality checklists, process improvement plan, project document updates.
 Develop Human Resource plan (Human Resource): Proses mengidentifikasi
dan mendokumentasikan peran proyek, tanggung jawab dan keterampilan
yang dibutuhkan, laporan hubungan dan menciptakan rencana manajemen
kepegawaian (staffing). Output: Human Resource Plan
 Plan communications (Communication): Proses menentukan kebutuhan
informasi proyek stakeholder dan menentukan pendekatan komunikasi.
Output: Communication management plan, project document updates
 Plan Risk (Risk) : Proses mendefinisikan bagaimana melakukan aktivitas
manajemen risiko untuk proyek. Output: Risk Management plan
 Identify Risks (Risk): Proses menentukan risiko yang dapat mempengaruhi
proyek dan mendokumentasikan karakteristik mereka. Output: Risk register
Kelompok proses perencanaan (Planning process
group)
 Perform Qualitative risk analysis (Risk): Proses memprioritaskan risiko untuk
analisis lebih lanjut atau tindakan dengan menilai dan menggabungkan
probabilitas dampak dan kejadian yang muncul. Output: Risk register updates
 Perform Quantitative risk analysis (Risk): Proses menganalisis secara numerik
pengaruh risiko yang teridentifikasi pada tujuan proyek secara keseluruhan.
Output: Risk register updates
 Plan risk response (Risk): Proses mengembangkan pilihan dan tindakan untuk
meningkatkan peluang dan mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek.
Output: Risk register updates, risk contract related decisions, project
management plan updates, project document updates.
 Plan procurements (Procurements): Proses mendokumentasikan keputusan
pembelian proyek, menentukan pendekatan dan mengidentifikasi penjual
yang potensial. Output: Procurements management plan, procurements
statement of work, make-or-buy decisions, procurement documents, source
selection criteria, change requests
Kelompok proses eksekusi (Executing process group)
Proses yang dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam
rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi proyek.

 Direct & Manage project execution (Integration): Proses melakukan pekerjaan

yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk mencapai tujuan
proyek. Output: Deliverables, work performance information, change requests,
project management plan updates, project document updates.
 Acquire project team (Human Resource): Proses mengkonfirmasikan
ketersediaan sumber daya manusia dan mendapatkan tim yang diperlukan
untuk menyelesaikan tugas proyek. Output: Project staff assignments, resource
calendars, project management plan updates
 Perform quality assurance (Quality): Proses audit persyaratan kualitas dan
hasil dari pengukuran kontrol kualitas untuk memastikan standar kualitas
yang tepat digunakan. Output: Organization process assets updates, change
requests, project management plan updates, project document updates .
 Develop project team (Human Resource): Proses meningkatkan kompetensi,
interaksi tim dan lingkungan tim secara keseluruhan untuk meningkatkan
kinerja proyek. Output: Team performance assessments, enterprise
environmental factors updates
Kelompok proses eksekusi (Executing process group)
 Manage project team (Human Resource): Proses pelacakan kinerja
anggota tim , memberikan umpan balik, menyelesaikan masalah dan
mengelola perubahan untuk mengoptimalkan kinerja proyek. Output:
Enterprise environmental factors updates, organization process assets
updates, change requests, project management plan updates.
 Distribute Information (Communication): Proses membuat informasi
yang relevan bagi stakeholders proyek, seperti yang direncanakan.
Output: Organization process assets updates.
 Manage stakeholder expectations (Communication): Proses
berkomunikasi dan bekerja sama dengan para pemangku kepentingan
untuk memenuhi kebutuhan mereka dan mengatasi masalah yang
terjadi. Output: Organization process assets updates, change requests,
project management plan updates, project document updates.
 Conduct procurements (Procurements): Proses mendapatkan respon
penjual, memilih penjual dan pemberian kontrak. Output: Selected
sellers, procurement contract award, resource calendars, change
requests, project management plan updates, project document updates
Kelompok proses pengawasan dan pengontrolan
(Monitoring and controlling process group)

Proses yang diperlukan untuk melacak, meninjau dan mengatur kemajuan

dan kinerja proyek.

 Monitor & Control project work (Integration): Proses pelacakan, meninjau dan
mengatur kemajuan untuk memenuhi tujuan kinerja yang ditetapkan dalam
rencana manajemen proyek. Output: Change requests, project management
plan updates, project document updates.
 Perform Integrated Change control (Integration): Proses meninjau semua
permintaan perubahan, menyetujui perubahan dan mengelola perubahan
pada kiriman, aset proses organisasi, dokumen proyek dan rencana
manajemen proyek. Output: Change requests status updates, project
management plan updates, project document updates.
 Verify scope (Scope): Proses meresmikan penerimaan deliverable proyek yang
sudah selesai. Output: Accepted deliverables, change requests, project
document updates.
 Control scope (Scope): Proses monitoring status proyek dan ruang lingkup
produk dan mengelola perubahan pada dasar ruang lingkup. Output: Work
performance measurements, organization process assets updates, change
requests, project management plan updates, project document updates
Kelompok proses pengawasan dan pengontrolan
(Monitoring and controlling process group)
 Control schedule (Time): roses monitoring status proyek untuk memperbarui kemajuan proyek dan
mengelola perubahan pada data dasar jadwal. Output: Work performance measurements,
organization process assets updates, change requests, project management plan updates, project
document updates.

 Control costs (Cost): Proses monitoring status proyek untuk memperbarui anggaran proyek dan
mengelola perubahan pada data dasar biaya. Output: Work performance measurements, budget
forecasts, organization process assets updates, change requests, project management plan updates,
project document updates.

 Perform quality control (Quality): Proses monitoring dan pencatatan hasil pelaksanaan kegiatan
mutu untuk menilai kinerja dan merekomendasikan perubahan yang diperlukan. Output: Outputs
are quality control measurements, validated changes, validated deliverables, organization process
assets updates, change requests, project management plan updates, project document updates.
 Report performance (Communication): Proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi
kinerja termasuk laporan status, pengukuran kemajuan dan perkiraan. Output: Performance reports,
organization process assets updates, change requests.

 Monitor and control risks (Risk): Proses pelaksanaan rencana respons terhadap risiko, pelacakan
risiko yang teridentifikasi, monitoring risiko residu, mengidentifikasi risiko baru dan mengevaluasi
efektivitas proses risiko sepanjang proyek. Output: Risk register updates, organization process assets
updates, change requests, project management plan updates, project document updates.

 Administer procurements (Procurements): Proses pengelolaan hubungan pengadaan, monitoring

kinerja kontrak dan membuat perubahan / koreksi seperlunya. Output: Procurement documentation,
organization process assets updates, change requests, project management plan updates
Kelompok proses penutupan (Closing process group)

Proses yang dilakukan untuk menyelesaikan semua

kegiatan pada semua kelompok proses untuk secara resmi
menutup proyek atau fase.

 Close project or phase (Integration)::Proses penyelesaian

semua kegiatan di semua kelompok proses manajemen
proyek untuk secara resmi menyelesaikan proyek atau fase.
Output: Final product, service or result transition,
organization process assets updates.
 Close procurements (Procurement): Proses menyelesaikan
setiap pengadaan proyek. Output: Closed procurements,
organization process assets updates
Interaksi Antar Kelompok Proses
Project Management Process Group Triangle
Namun, hanya karena tidak semua proses akan
diperlukan pada semua proyek, tidak semua
interaksi akan berlaku untuk semua proyek atau
fase proyek. Sebagai contoh:
 Proyek yang bergantung pada sumber daya yang unik (misalnya,
proyek pengembangan perangkat lunak komersial dan biofarmasi)
dapat menentukan peran dan tanggung jawab sebelum definisi ruang
lingkup, karena apa yang dapat dilakukan tergantung pada siapa yang
tersedia untuk melakukannya.

 Beberapa input proses sudah ditentukan sebelumnya sebagai kendala.

Sebagai contoh, manajemen dapat menetapkan tanggal target
penyelesaian daripada membiarkan tanggal tersebut akan ditentukan
oleh proses perencanaan. Tanggal penyelesaian yang dikenakan
seringkali membutuhkan penjadwalan mundur dari tanggal tersebut
dan dapat meningkatkan risiko proyek, menambah biaya, dan kualitas
kompromi, atau, dalam kasus yang ekstrim, membutuhkan perubahan
signifikan dalam lingkup.
Mapping Proses Project Management
Proses groups vs Knowledge Area
15 Pekerjaan pada Project Management
1. Menentukan lingkup proyek
2. Mendifinisikan stakeholder, pengambil keputusan, dan
prosedur pengembangan
3. Membangun daftar detail pekerjaan (Work Breakdown
Structures – WBS)
4. Mengestimasi kebutuhan waktu
5. Membangun inisialisasi bagan alir manajemen proyek
6. Mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya dan anggaran
7. Mengevaluasi kebutuhan proyek
8. Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko
9. Menyiapkan rencana kontigensi
10. Mengidentifikasi ketergantungan
11. Mengidentifikasi dan menelusuri milestones yang critical
12. Berpartisipasi dalam review tahapan proyek
13. Mengamankan sumberdaya yang dibutuhkan
14. Mengelola proses pengontrolan perubahan
15. Melaporkan status proyek
Skill Manajer Proyek yang Diusulkan
• Ketrampilan manajemen umum: planning, organizing, staffing,
executing, controlling the project
• Ketrampilan interpersonal: mengatur/mengelola hubungan
antar personal, termasuk:
– Komunikasi yang efektif: tukar-menukar informasi
– Berpengaruh di organisasi: berkemampuan untuk “menyelesaikan
segala sesuatu”
– Kepemimpinan: pengembangan visi, strategi dan memotivasi
orang-orang untuk mencapai visi dan strategis tersebut
– Motivator: memberi energi kepada orang-orang agar kinerjanya
mencapai tingkat tertinggi dan mengatasi berbagai penghalang
untuk berubah.
– Manajemen negosiasi dan konflik: bermusyawarah dengan yang
lain untuk menyelesaikan masalah atau untuk mencapai
kesepakatan
– Problem solving: sebuah kombinasi dari pendefinisian masalah,
pengidentifikasian dan analisis alternatif serta pengambilan
keputusan
Karakteristik Utama dari Manajer Proyek yang
Efektif dan yang Tidak Efektif
MP yang Efektif MP yang Tidak Efektif
• Kepemimpinan berdasar • Mengambil contoh yang salah
contoh • Tidak yakin dengan dirinya
• Visionary sendiri
• Secara teknis trampil • Kurang keahlian teknis
• Bisa memutuskan pada saat • Jelek dalam berkomunikasi
yang tepat • Tidak mampu memotivasi
• Baik dalam berkomunikasi
• Motivator yang ulung
• Berani menghadapi
manajemen yang lebih tinggi
ketika diperlukan
• Mendukung anggota tim
• Mendorong idea baru
Tugas 2
 Tiap Kelompok Membuat Mind Map Tentang ‘Kelompok
Proses Manajemen Proyek’ !
 Masing-masing kelompok membuat dengan
software/aplikasi Mind Map yang berbeda (Xmind, Free
Mind, Edraw Mind Map, Mind Meister) yang dapat
diunduh di link bawah ini:
 Setiap Judul, cabang judul, cabang sub judul harus
dilengkapi gambar animasi yang sesuai dengan isi yang
terkandung di dalam judul dan cabang.

http://www.pusatgratis.com/software/4-software-mind-
mapping-gratis.html
Contoh mind map