Generic

KPI

Sumber: GML
3 jenis Key Performance Indicator (KPI)

• EXACT KPIs
KPI – sasaran strategis (strategic Objectives)
• PROXY KPIs
KPI ------------→ sasaran strategis
• ACTIVITY KPIs
KPI ----------------------------------------→ sasaran strategis

KPI terbaik adalah Exact KPI

KPI dengan jarak gap terjauh adalah Activity KPI
Sample Footer Text

3 jenis Key Performance

Indicator (KPI)

SASARAN STRATEGIS JENIS KPI KPI TARGET

Memaksimalkan profit Exact EAT Rp 16T

Meningkatkan kepuasan Exact Hasil survey kepuasan Lebih dari 80%

pelanggan pelanggan pelanggan puas
Proxy Keluhan pelanggan Kurang dari 5 keluhan
per bulan
Activity Jumlah pertemuan 1 kali pertemuan per
pelanggan bulan

11/21/2023 3
INDIVIDUAL
GOALS / TARGET
Effective Goals

• Berkoneksi dengan strategi organisasi dan harapan Perusahaan

• Spesifik dan terukur. Kita di SDM dan pegawai yang memiliki target tahu kapan target
terpenuhi.
• Jelas waktunya.
• Dapat tercapai sekaligus challenging. Agar pegawai bersemangat untuk mencapai target.
• Fokus masa depan.
• Pegawai merasa memiliki. Perlu melibatkan pegawai dalam penentuan target.
• Didokumentasikan.
Sumber Target

Menentukan target berdasarkan tugas dan tanggung jawab pegawai yang bersangkutan, skill
level dan tujuan pengembangan. Bisa diperoleh sumbernya dari:
1. Strategi dan rencana Organisasi, Divisi, atau Departemen
2. Target dari periode sebelumnya atau yang berkaitan dengan tanggung jawab utama.
3. Rekomendasi dari hasil diskusi / review kinerja sebelumnya.
Cheaper, Faster, Better

1. Bagaimana pengeluarannya dapat dipangkas?

Dapatkah kalian
2. Apakah waktunya bisa dipersingkat? hubungkan dengan ini ?
3. Bisakah dilakukan perbaikan?
“How to be Good at Performance Appraisals” by Dick Grote A. Higher is better
B. Precise is better
4. Apakah pengeluaran sesuai anggaran? C. Lower is better
Uraian Jabatan / Job Description

• Uraian jabatan yang baik akan mempermudah penentuan target individu

• Namun uraian jabatan cenderung berisi tugas-tugas dalam suatu jabatan belum menunjukkan
tujuan yang diinginkan.
• Bisa terjadi satu tugas menghasilkan banyak target dan sebaliknya.
• Perdalam pemahaman kita terhadap jabatan tersebut tidak hanya sebatas uraian jabatan yang
sederhana.
Perhatikan ini…

1. Menangani keluhan pelanggan

Dapatkah kalian
2. Mengurangi keluhan pelanggan sebanyak 10%
hubungkan dengan ini ?
3. Berpartisipasi dalam pelatihan quality control
4. Mengurangi sampah produksi hingga 20%
A. Aktivitas
B. Hasil Akhir Aktivitas
Tantangan terberat…

Dalam menentukan target tantangan terberatnya adalah:

Bagaimana membuat dampak yang diharapkan “Achievable but Challenging”
- Orang cenderung merespon positif terhadap tantangan
- Target terlalu rendah akan membuat orang tertantang melakukannya
- Target terlalu tinggi menyebabkan orang menjadi frustasi, tidak termotivasi, bahkan mengalami
demoralisasi.
“ You want your people to stretch, not to break”
- diskusi langsung, bertanya pada atasan, melihat target pegawai dalam satu tim/ satu
pekerjaan.
Others…

• Membuat sesi perencanaan kinerja

• Menyelaraskan antara keinginan individu dengan target pekerjaan
• Ketika target sulit untuk di hitung. Gunakan pendekatan terukur.
1. Tujuan: meningkatkan kemampuan public speaking pegawai A
Target: ………………………….
2. Tujuan: meningkatkan kemampuan menulis saya
Target:……………………………..
Kapankah waktu untuk merubah target pegawai?

3 pertanyaan sebagai panduan:

1. Apakah target masih realistis? Adakah ada hambatan dan perubahan terjadi?

2. Apakah target masih sesuai dengan jadwal? Kapan waktu untuk mencapai target
tersebut?

3. Apakah target masih relevan? Apakah target masih selaras dengan strategi Perusahaan?
Task…
• Tentukan satu tujuan utama kalian selama satu tahun ini dan jelaskan bagaimana cara
pengukurannya untuk mencapai tujuan tersebut
Tujuan Utama Cara pengukuran/Target

• Tuliskan tugas-tugas / aktivitas yang akan kamu lakukan untuk mencapai tujuan utama tadi
termasuk target, waktu pelaksanaannya, dan anggaran yang dibutuhkan.
• SASARAN STRATEGIS
Aktivitas Target Jenis Waktu Anggaran
• KPI
• TARGET
Contoh…
• Tentukan satu tujuan utama kalian selama satu tahun ini dan jelaskan bagaimana cara
pengukurannya untuk mencapai tujuan tersebut
Tujuan Utama Cara pengukuran/Target
meningkatkan kemampuan public speaking pegawai Melakukan 4 kali presentasi dalam 1 tahun

• Tuliskan tugas-tugas / aktivitas yang akan kamu lakukan untuk mencapai tujuan utama tadi
termasuk target, waktu pelaksanaannya, dan anggaran yang dibutuhkan.
• SASARAN STRATEGIS
Aktivitas Target Jenis Waktu Anggaran
• KPI
Membuat bahan presentasi yang 4 buah Precise is better Trimester Rp200 ribu
• TARGET
disetujui oleh pemimpin
Melakukan presentasi 4 kali Precise is better Trimester Rp2 juta
Mendapatkan feedback pelaksanaan 40 buah Higher is better Trimester 0
presentasi dari peserta presentasi
Peran Performance Management Tools

• Alat harus dapat dengan mudah mendukung dan menangkap

percakapan, kolaborasi, dan umpan balik, rencana tindakan, serta
kemajuan dan hambatannya, saat terjadi
• Pengingat untuk dikirim secara otomatis kepada mereka yang belum
melakukan checkin atau memberikan umpan balik baru-baru ini
• SDM harus memiliki visibilitas tentang seberapa sering check-in
dilakukan di seluruh organisasi dan seberapa sering umpan balik
diberikan
• SDM untuk menyusun data kinerja dan talenta tanpa harus
melakukan penilaian kinerja formal
Performance Management Tools

Enterprises Resource Planning (ERP), Executive Information System (EIS), Business Intelligence (BI),
Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Business Process
Improvement (BPI), Activity Based Costing/Activity Based Management (ABC/ABM)

Semua model manajemen secara generik, baik itu manajemen pemasaran, manajemen proses,
manajemen stratejik, manajemen SDM, manajemen keuangan, manajemen keselamatan dan
kesehatan kerja (K3), manajemen lingkungan semuanya menginduk ke dalam satu Sistem
Manajemen Kinerja.

Suatu Sistem Manajemen Kinerja adalah ukuran kinerja/indikator menyeluruh yang menyelaraskan
semua manajemen pengelolaan perusahaan ke dalam satu tujuan besar dengan memiliki makna
dan nilai yang berkesinambungan.
Cascading KPI Unit ke
KPI Individu
NO STRATEGY KPI Target INISIATIF BUDGET
OBJECTIVES Performance
3 Internal Process Indicators
P1 : Optimalisasi proses • % e-Billing ratio • 40% • Optimalisasi channel akuisi, verifikasi Rp125 jt
bisnis dan cost • EDC Turn Around • 98% dan usage tele dalam rangka membantu
effectivenes Application menawarkan program e-billing (Des’15)
• Meningkatkan efisiensi dalam Rp50jt
pemrosesan Aplikasi EDC oleh
Merchant –otomasi (Mar’15)
P2 : Meminimalkan risiko Beban Risko Operasional Rp3,6M Operational excellence untuk pemantauan Rp100 jt
operasional transaksi dan pencegahan fraud (Triwulan)
P3 : Meningkatkan Product Launching 100% Implementasi 2 produk baru dan 7 fitur Rp250jt
Penawaran Produk (Mar’15)
dan Fitur
P4 : Meningkatkan Jumlah • Jumlah Kartu Kredit • 450.000 Melalui event Java Jazz dan Inacraft Rp750jt
Kartu Baru Baru • 350.000 (Mar dan Mei’15)
• Jumlah Prepaid Card
Baru
4 Learning & Growth

L1 : Meningkatkan Earning Per Employee Rp. 3,38M Target penjualan dan coaching pada setiap Rp 100 jt
Produktifitas Pegawai /pegawai pegawai (Des 2015)
L2 : Membangun Lingkungan Employee Engagement 380 Kegiatan employee gathering dan kegiatan Rp 100 jt
Kerja Kondusif Survey - BSK work life balance (2015)
L3 : Meningkatkan Kompetensi Index Kesenjangan 20% Melaksanakan pelatihan dan rotasi pegawai Rp 250jt
Pegawai Kompetensi (Des’15)
Aktivitas Target Jenis Waktu Anggaran
Melaksanakan proses Kerjasama dan 3 bulan Lower is better Jan – Rp100 juta
penjulan kartu melalui di event java jazz Maret • Maret
2015 • Mei
Melaksanakan proses Kerjasama dan 3 bulan Lower is better Mar-Mei Rp300 juta
penjualan kartu di event inacraft 2015
Menyediakan EDC pada event Java Jazz 50 pcs Precise is better Maret Rp50 Juta
2015
Menyediakan EDC pada event inacraft 100 pcs Precise is better Mei 2015 Rp100 Juta
Melakukan pencetakan Pre paid card 150 pcs Precise is better Februari Rp50 Juta
khusus Java Jazz 2015
Melakukan pencetakan Pre paid card 200 pcs Precise is better Februari Rp50 Juta
khusus inacraft 2015
Melakukan pencetakan dan pengiriman 450 pcs Higher is better Juni 2015 Rp100 Juta
CC
• 350 pcs 750 juta
• 450 pcs
Homework ..

• Latihan membuat KPI Individu dan targetnya menggunakan uraian jabatan

Aktivitas Target Jenis Waktu Anggaran
Siklus Manajemen Kinerja
Sample Footer Text

• Hanya 14% organisasi yang melaporkan puas dengan sistem

manajemen kinerja mereka saat ini.
• 95% manajer tidak puas dengannya, sementara 75% karyawan
menganggap tinjauan (review) tahunan tidak adil.
• Selama waktu penilaian, karyawan merasa mereka sedang dihakimi
oleh manajer mereka – bukan sedang mendapatkan pembinaan.
• Fokus lebih pada masa lalu bukan masa depan.
• Hanya 8% perusahaan yang percaya bahwa proses manajemen kinerja
mendorong penciptaan nilai-nilai perusahaan.
• Tenaga kerja Milenial dan Gen Z yang terus berkembang terbiasa
dengan umpan balik dan respons yang segera dan konstan
• Studi pengelolaan manajemen kinerja di Indonesia oleh GML
Studi Tentang Performance Consulting pada 2014 menemukan bahwa sekitar 60%
Manajemen dari perusahaan ukuran menengah atas yang disurvei telah atau sedang
menerapkan konsep Balanced Scorecard.
Kinerja
11/21/2023 22
Apa Kesulitan Yang Paling Sering Dialami?

• Dibutuhkan persiapan yang matang baik dari manajer & karyawan, terutama pada perekaman
pencapaian spesifik yang dilakukan karyawan sepanjang tahun.
• Manajer & karyawan memiliki pandangan dan persepsi yang berbeda tentang kinerja
karyawan.
• Memberikan umpan balik membutuhkan keterampilan dan pengalaman, jika tidak maka dapat
merusak hubungan.
• Karyawan takut akan dampak negatif dari kinerja mereka terhadap gaji dan pengembangan
karir mereka.
Sample Footer Text

• Sistem Manajemen Kinerja (SMK) mencoba untuk melayani terlalu

banyak tujuan, seperti memberikan dasar untuk keputusan
mengenai talent, mendorong pengembangan karir, meningkatkan
hubungan dan komunikasi, dan menyediakan dokumentasi untuk
masalah hukum terkait ketenagakerjaan.
• SMK didasarkan pada ketidakpercayaan, misalnya keyakinan bahwa
manajer akan bersikap pilih kasih dalam tinjauan kinerja dan oleh
karena itu perlu pemantauan yang cermat untuk memastikan
mereka melakukan hal yang benar.
• SMK sering menekankan aturan dan proses dengan mengorbankan
fokus pada komunikasi yang baik, umpan balik dan hubungan
antara karyawan dan manajer
• SMK sering diimplementasikan dengan buruk, mengakibatkan
kurangnya dukungan dari para pemimpin dan karyawan
Apa Akar
Permasalahannya?
Source: Performance Management That Makes a Different: An Evidence-based Approach, Society for Human Resource Management, Dec 2017

11/21/2023 24
Manajemen Kinerja
adalah proses yang
berkesinambungan
• Menyamakan pemahaman bahwa prioritas baru, aktivitas kompetitor,
pergeseran strategis, dan perubahan pasar jarang sekali statis.
• Review tahunan/ pertengahan tahun hanya suatu ringkasan
kesimpulan.
• Untuk mendapatkan manfaat dari, dan keterlibatan dalam, aktivitas
manajemen kinerja, maka umpan balik, review, percakapan dan
ulasan harus sering dilakukan dan menjadi bagian dari kehidupan kerja
sehari-hari.
• Jadualkan pertemuan tatap muka dengan teratur
• Akan sangat bagus jika mereka bisa meminta umpan balik dari rekan-
rekan mereka tentang kemajuan mereka dan bagaimana kinerja
mereka untuk membangun budaya yang kaya dan ramah terhadap
umpan balik.

11/21/2023 25
Memantau proses dan menjaganya tetap dilakukan

• Manajer harus dapat melihat sekilas tindakan apa yang telah terjadi yang mendukung tujuan
terpenuhi.
• HR bisa untuk mengeluarkan reminder yang ditargetkan secara spesifik, untuk menjaga
proses tetap dilakukan dan pengiriman informasi ikhtisar secara berkala.
• Kebutuhan ini mengarah pada sistem otomatis, mudah digunakan, dan 'selalu tersedia', yang
berisi: dashboard dan reminder. Apakah HR dapat memantau dan melacaknya tanpa
menghabiskan waktu?
BAGAIMANA TREND SMK MASA DEPAN?
Sistem kompleks yang melayani berbagai tujuan: kompensasi Menyederhanakan sistem dengan fokus tunggal pada
dan keputusan talent lainnya, pengembangan karir, dll peningkatan kinerja

Tujuan yang mengalir dari puncak organisasi ke bawah, Penetapan tujuan yang fleksibel yang memungkinkan format
menghasilkan tujuan SMART individu yang ditetapkan setahun dan waktu disesuaikan dengan pekerjaan, penyelarasan
sekali dengan tujuan organisasi dengan menghubungkan ke atas

Ulasan kinerja pertengahan tahun dan akhir tahun, termasuk Penekanan pada pengukuran kinerja dan perampingan
peringkat dan narasi pendukung, disertai dengan percakapan persyaratan administrasi dan menghilangkan dokumentasi
kinerja formal yang tidak perlu

Umpan balik informal didorong sepanjang tahun, manajer Penekanan utama pada pembinaan dan umpan balik,
menerima pelatihan tetapi memiliki sedikit atau tidak ada manajer dan karyawan menerima pelatihan dan bertanggung
akuntabilitas untuk umpan balik jawab untuk percakapan yang berkualitas

Penilaian kinerja yang digunakan sebagai dasar dari semua Kriteria yang berbeda digunakan untuk keputusan yang
keputusan bakat, termasuk kompensasi dan promosi, sesi berbeda, kalibrasi dilakukan bila diperlukan untuk
kalibrasi yang dilakukan untuk memastikan penilaian itu adil memastikan keadilan
• Para eksekutif menentukan penggerak utama dari nilai
bisnis dan bagaimana cara untuk mengukurnya.
• menindaklanjuti strategi bisnis dan mengalokasikan
sumber-sumber daya. Perencanaan ini memungkinkan
terciptanya inisiatif, proyek, dan proses-proses yang baru,
atau perbaikan terhadap inisiatif, proyek, dan proses yang
telah ada.
• Elemen yang paling penting di dalam manajemen kinerja
bisnis adalah sebuah tool yang memungkinkan pengguna
untuk memonitor dan menganalisis performa pada waktu
yang tepat dan secara tepat untuk melakukan tindakan
yang dapat meningkatkan performa perusahaan, seperti
performance dashboard.
• Proses ini merupakan komponen pelaksanaan strategi.
 “Good performance management can
increase employee productivity and help
retain superstar workers, both of which
can drastically improve company’s
bottom line”
Congratulations
Session 5 completed

NEXT….

Do the best you can do

Never give up

33