The BALANCED SCORECARD

Indro kirono, Drs.ec,MM

Strategy implementation challenge

Vision barrier
Only 5% of work force Understand the strategy

People barrier Only 10% of Organization Execute their strategy Barrier To Strategy execute Only 25% of manager have incentive Linked to strategy

Management barrier Only 85% of executives hyas spend less Then one hour per month discussing strategy Resources barrier Only 60% of organization dont link Budget to strategy

Balanced Scorecard
Suatu alat menejemen kinerja(performance management tool) yg dapat membantu organisasi untuk menerjemahkan visi dan strategi kedalam aksi dengan memanfaatkan kumpulan indikator finansial dan non finansial yg kesemuanya terjalin dalam suatu hubungan sebab akibat.

Balanced Scorecard
Adalah sebuah sistem manajemen yg memungkinkan orang untuk menerjemahkan visi,misi dan strategi menjadi tindakan yg memfokuskan pada indikator kinerja dan kemajuan.

 1992 Harvard Business review ( KaplanNorton ) 1996 direvisi dengan tambahan strategy map 2004 Strategy maps, converting intangible assets into tangible outcomes

BSC(1) Vs BSC(2)
Focus : BSC1 berfokus pada pengukuran kinerja, BSC2 berfokus pada manajemen. Tujuan : BSC1 mengendalikan pelaksanaan strategi, BSC2 menekankan komunikasi strategi Penerapan : BSC1 ditujukan pada sektor swasta, BSC2 sudah mencakup sektor publik

Fungsi BSC
Menjaga keseimbangan indikator finansial dan non finansial. Menjaga keseimbangan indikator kinerja masa lampau,masa kini dan masa depan. Menjaga keseimbangan indikator internal dan eksternal Menjaga keseimbangan indikator yg bersifat leading(cause/drivers) dan lagging(effect/outcome)

Perspektif BSC
Financial perspective Customer perspective Internal business process perspective Learning and growth perspective

Semua perspektif mendukung implementasi strategi yang efektif

yesterday Financial

Customer To day

Vision & Strategy

Internal business proces

To day

Learning and growth Future

Financial perspective
Jangka pendek : strategi peningkatan produktifitas, dengan cara perbaikan struktur biaya dan pemaksimalan utilisasi asset. Janglka panjang : strategi pertumbuhan ( peningkatan pendapatan dan peningkatan nilai bagi pelanggan )

 Kebanyakan orang memberikan terlalu banyak penekanan pada kinerja keuangan, tetapi laporan keuangan hanya menunjukkan apa yg sudah terjadi. Ketika kita hanya melihat kinerja keuangan untuk mengelola perusahaan adalah seperti mengendaria mobil dengan hanya melihat kaca belakang

 BSC menekankan bahwa penekanan pada perspektif keuangan tidaklah cukup jadi perlu dipertimbangkan perspektif yg lain. BSC dapat memperjelas ukuran untuk pemegang saham dan pelanggan yg bersifat eksternal serta ukuran internal dalam bentuk proses bisnis, budaya dan pembelajaran/pertumbuhan

Strategy map illustration A fast food restaurant

Finance

Increase profit

Customer

Increase customer satisfaction

Internal business Process

Enhance food quality

Delivery responsive service

Learning & growth

Enhance employee skill

Customer perspective
Product leadership Operational excellence Customer intimacy

Internal process perspective

Develop New product

Product manufacturing

Sell And marketing

Deliver And distribution

After Sales service

Environment Safety & Health

Mendesain Produk yg unik

Pelayanan yg baik dan penguasaan produk Barang berkualitas Dengan cost yg murah Kecepatan distribusi

Ketersediaan Suku cadang

Learning and growth perspective

Kompetensi karyawan Daya dukung teknologi Budaya, motivasi dan penghargaan

Perspective( Generic Measures )

Financial( Return on investment and economic value added ) Customer ( Satisfaction, retention, market, and account share ) Internal (Quality, response time, cost, and new product Introductions ) Learning and Growth ( Employee satisfaction and information system availability)

Which aspects of organization capital do they emphasize?

Trading company Align the organization Through technology Corporate Bank Develop change culture Train World Class workforce

Increase employee productivity Conductive and motivating Working climate Memperkuat organisasi & mengembangkan SDM ( knowledge base org.) Effective leadership

Competency based HR development

Research agency

Merekrut peneliti berkualitas

Mengelola perubahan Organisasi secara efektif

Retailer

Technology support

Competent staff

Aligned Reward systems

Peta strategi
Perspektif finansial Perspektif pelanggan Profit yg meningkat Pelanggan yg setia

Perspektif Proses bisnis internal

Barang yg berkualitas

Pelayanan yg ramah dan Menguasai produk

Perspektif pembelajaran Dan pertumbuhan

Meningkatkan keahlian Dan perilaku karyawan

Peta strategi Perspektif finansial Perspektif pelanggan

Objective profit yang meningkat Pelanggan yg setia

KPI

Target

ROI Indeks kepuasan pelanggan

15% 4 ( Likerd Scale 1-5 )

Perspektif bisnis int.

barang yg berkualitas
pelayanan ramah dan penguasaan produk

Jumlah produk yg
di retur kualitas layanan Indeks kompetensi karyawan

0 ( tak ada complain )

Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan

Meningkatkan keahlian dan perilaku karyawan

4 ( Likerd Scale 1-5 )

Why BSC ?
BSC sebagai alat mengkomunikasikan strategi diantara para stakeholders dari sebuah organisasi. BSC memungkinkan organisasi untuk memetakan semua faktor2 utama yg ada dalam organisasi tersebut. BSC dapat mengaitkan strategi dengan kinerja organisasi BSC memiliki konsep sebab akibat.Dengan demikian para pelaku strategi mendapat gambaran dan menjadi jelas bahwa bila strategi yg berada dalam tanggung jawab mereka dapat tercapai dg sukses. BSC dapat membantu proses penyusunan anggaran.

Proses cascading BSC perusahaan ketingkat divisi

Setelah peta strategi di tingkat perusahaan disahkan, peta strategi perlu diturunkan dan diselaraskan sampai tingkat divisi bahkan sampai ketingkat individu.proses penurunan ini yang disebut cascading. Dengan proses cascading dimaksudkan bahwa sasaran strategis di tingkat perusahaan dipecah lebih detail dan dijabarkan di tingkat devisi bahkan di tingkat individu.

Contoh BSC ( PETA STRATEGI ) Bank X

The revenue growt5h strategy Improve stability by broadening The sources of revenue fm Current customers The productivity strategy Improve operating efficiency by Shifting cost to more cost effective Channels of distribution Improve ROE

Finc
Broaden revenue mix

Improve operating efficiency

Cust

Increase confidence In finance advice

Increase Customer satisfaction through through Supervision execution

Int.
Understand Cust.segment Cross selling the product line Shift to appropriate channel Minimize problem Profit rapid response

Dev.new prod.

Learning & growth

Increase employee productivity

Dev.strategic skill

Access to strategic information

Align personal goals

Perbedaan struktur peta strategi pada business division dan support division Business Division Support division

Perspektif finansial Perspektif pelanggan Perspektif Proses bisnis internal

Perspektif pelanggan Perspektif finansial Perspektif Proses bisnis internal

Proses pembelajaran Dan pertumbuhan

Perspektif Pembelajaran dan pertumbuhan

Langkah-langkah cascading
Tujuan divisi ( analisa visi dan misi ) Relevansi devisi ( mengidentifikasi kontribusi dan pengaruh divisi terhadap peta strategi ) Pelanggan divisi ( mengidentifikasi pelanggan divisi ) Aktivitas divisi ( mengidentifikasi tugas pokok divisi ) Identifikasi harapan pelanggan ( mentabulasi output, pelanggan, da ekpektasi pelanggan ) Menurunkan ( cascading ) dari perusahaan ke divisi. Memperhatikan isu-isu lokal Konsolidasi dan tes logika ( menyusun peta strategi divisi ) Memilih KPI ( identifikasi dan mendifinisikan KPI untuk setiap strategi ) Memilih KPI. Menentukan target dan inisiatif strategi

Tujuan divisi
Pada langkah awal proses cascading BSC perusahaan ke divisi SDM, perlu dilakukan studi atas divisi SDM itu sendiri yg meliputi visi dan misi. Dan hal ini harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan

Relevansi Divisi
Perspektif Finansial Profit yang meningkat

Perspektif pelanggan

Pelanggan yang setia

Perspektif Proses bisnis internal

Produk yg berkualitas

Pelayanan yg ramah Dan menguasai produk

Perspektif Pembelajaran & pertumbuhan

Meningkatkan keahlian Dan perilaku karyawan

Pelanggan Divisi
Pelanggan disini mencakup secara keseluruhan, yaitu pelanggan eksternal maupun internal dari divisi yg bersangkutan. Proses identifikasi pelanggan ini harus mengacu pada visi dan misi untuk memahami siapa pelanggan utama divisi tersebut.

Aktivitas Divisi
No 1 Tugas pokok Membangun dan mengimplementasikan sistem rekrutmen karyawan Output 1. Sistem dan pedoman pelaksanaan rekrutmen 2. Terpenuhinya jumlah karyawan sesuai kebutuhan

Membangun dan mengimplementasikan sistem penilaian kinerja dan perencanaan karier SDM

Sistem dan pedoman pelaksanaan penilaian kinerja dan perencanaan kerier SDM

Membangun dan mengimplementasikan sistem reward

Sistem dan pedoman pelaksanaan menejemen reward

Memfasilitasi proses pelatihan dan pengembangan kompetensi yg relevan bagi karyawan

Karyawan yg telah mengikuti pelatihan

Memfasilitasi proses perwujudan budaya kerja yg mencerminkan nilai perusahaan

Pemahaman budaya kerja oleh seluruh karyawan

Mengelola anggaran keuangan divisi

Tata kelola keuangan

Identifikasi Harapan Pelanggan

no
1

Output
Sistem dan pedoman pelaksanaan

Pelanggan
Semua karyawan

Harapan
Terpenuhinya kebutuhan karyawan baru

rekrutmen karyawan

secara baik

Sistem dan pedoman pelaksanaan penilaian kinerja dan perencanaan karier SDM

Semua karyawan

Terlaksananya sistem penilaian kinerja dan perencanaan karier yg mampu mendorong pengembangan kapasitas individu

Sistem dan pedoman pelaksanaan manajemen reward

Semua karyawan

Terlaksananya sistem reward yg fair dan kompetitif dan sinergis

Karyawan yg telah mengikuti pelatihan

Manajemen Karyawan

karyawan yg memiliki ketrampilan dan kompetensi

Pemahaman budaya kerja oleh seluruh karyawan

Manajemen Karyawan

Terbentuknya good governance

Tata kelola keuangan

Manajemen

Pemanfaatan anggaran yg optimal

Proses cascading
Perspektif pelanggan Perspektif finansial Sasaran strategis Perusahaan yg menjadi Cascade langsung untuk Divisi SDM

Perspektif Proses bisnis internal

Meningkatkan keahlian Dan perilaku karyawan

Perspektif pembelajaran & pertumbuhan ( hanya untuk internal divisi )

Proses cascading
Terkait tugas pokok divisi SDM Pelanggan Kompetisi karyawan Yg tinggi Lingkungan kerja kondusif Diturunkan dr peta strategi perusahaan Finansial Pemanfaatan anggaran Yg optimal

Proses bisnis internal Peningkatan Budaya kerja

Memperbaiki Perencanaan Karir untuk Semua jenjang

Meningkatkan keahlian Dan perilaku karyawan

Pembelajaran & pertumbuhan

Kompetisi Karyawan SDM Yg tinggi

Implementasi Manajemen perubahan

Konsolidasi dan tes logika

Pelanggan Kompetisi karyawan Yg tinggi Lingkungan kerja kondusif

Finansial Pemanfaatan anggaran Yg optimal

Proses bisnis internal Meningkatkan keahlian Dan perilaku karyawan

Memperbaiki Perencanaan Karir untuk Semua jenjang

Meningkatkan keahlian Dan perilaku karyawan

Pembelajaran & pertumbuhan

Kompetisi Karyawan SDM Yg tinggi

Implementasi Manajemen perubahan

Contoh peta strategi Div. Sistem informasi

Pelanggan Kompetisi TI Yg memadai Terpenuhinya Kebutuhan Pengguna TI

Finansial Pengelolaan keuangan Yg transparan

Proses bisnis internal Meningkatkan Keahlian dan Memanfaatkan sistem TI Pembelajaran & pertumbuhan Kompetisi TI Yg mendukung Proses bisnis

Membangun infrastruktur TI yg handal dan efektif

Tata kelola TI Berbasis resiko

Riset berbasis kebutuhan Kepemimpinan Yg inspirasional Budaya kerja Divisi sistem informasi

Memilih KPI
KPI adalah indikator yg digunakan untuk mengukur kinerja. Ini penting sekali karena sasaran strategi (SS)yg telah tersusun di peta strategi perlu dipantau dan diukur tingkat pencapaiannya. Secara praktis dianjurkan agar setiap SS memiliki 1 sampai 2 KPI dan secara total tidak melebihi 30 KPI.

Perspektif finansial (KPI)

ROI,ROE,ROA Total pendapatan Cash ratio Profit per employee

Perspektif pelanggan ( KPI )

Pangsar pasar ( produk, target, region ) Mempertahankan pelanggan ( pembelian ulang, pertumbuhan pelanggan ) Akuisisi pelanggan ( jumlah pelanggan baru, hasil penkualan dr pelanggan baru ) Indeks kepuasan pelanggan Indeks pengelolaan keluhan pelanggan Survei mind-share atau citra perusahaan dimata pelanggan

Perspektif bisnis internal

Proses inovasi/pengembangan produk ( siklus waktu, jangka waktu R7D mencapai BEP, jumlah paten ) Pengelolaan pelanggan ( jumlah kunjungan, jumlah permintaan dll ) Operasi/produksi ( banyaknya produksi,kualitas,jumlah barang yg gagal produksi(yields), angka kecelakaan, kapasitas mesin ) Proses kepatuhan terhadap regulasi dan lingkungan ( peringkat organisasi )

Perspektif pembelajaran dan pengembangan

Indeks tingkat kepuasan karyawan Turn over rate ( Voluntary/in-voluntary ) Produktivitas Investasi untuk pelatihan Competency gap ratio Training coverage dll

Penentuan KPI
KPI eksak, ukuran yg ideal untuk mengukur hasil pencapaian SS yg diharapkan ( measure result ) KPI proksi, Mengukur hasil tidak secara langsung, tetapi lewat sesuatu yg mewakili hasil tersebut. KPI aktifitas, mengukur jumlah, biaya, dan waktu dari kegiatan ( measure activity )yg berdampak pd SS ybs.Pengukurannya berfokus pada proses kegiatan. KPI Proyek, hanya mengukur program2 inisiatif ( measure initiatives/project )

Mengidentifikasi dan mendefinisikan KPI untuk setiap SS

Sasaran strategis KPI eksak Mengukur hasil pencapaian KPI proksi Bekerja keras KPI aktifitas Indikator terbaik berikutnya ( aspek terbatas ) Mengukur output, Aktivitas input Indikator ideal semua aspek terpenuhi

Peringatan dini Mengukur aktivitas

Mengukur proyek

Membuat Perubahan

KPI proyek

Mengukur progres proyek ( sesuai anggaran, waktu, Dan spesifikasi )

Contoh SS: Pelayanan yg ramah dan menguasai produk

Mengukur hasil ----KPI eksak ( Survey kepuasan pelanggan ) Mengukur hasil --- KPI proksi ( jumlah keluhan pelanggan, tingkat kedekatan pelanggan, kontrak yg dibatalkan, panjang antrian ) Mengukur aktivitas ----KPI aktivitas ( rasio jumlah staf/pelanggan, anggaran pelatihan, customer gathering) Mengukur inisiatif ----- KPI proyek ( penyelesaian pembangunan, penyelesaian proyek CRM, penyelesaian rekrutmen )

Contoh proses cascading : KPI div.SDM

Peningkatan Budaya kerja Memperbaiki perencanaan Karir untuk semua jenjang Meningkatkan Keahlian dan perilaku karyawan

KPI : indeks budaya

KPI : -% proses pembuatan dan penerapan perencanaan karir -% karyawan yg memiliki career path

KPI : - Indeks kompetensi karyawan

Diturunkan dari tingkat perusahaan

Menentukan target dan inisiatif strategis

Pencapain di masa lalu Keinginan stakeholder Rujukan pada kondisi internal/eksternal

Measuring and managing the strategy

Objectives increase profit Increase cust satisf. Food quality Delivery Enhance employee skill SCORE CARD

Measure Net profit CSI % product return Service time Training days

Actual 18% 83 4 98% 3.4

Target 15% 90 4 95% 4

Weight 35% 20% 15% 20% 10%

Score 42% 18.40% 15% 20.60% 8.50% 104.50 %

Score = (actual/target) x bobot

Vision barrier

Vision benefit : Enhance strategy communication

People barrier

People benefit : Rewarding performance that linked to strategy

Management barrier

Management solution : System for management review

Budget solution : Linking budget to strategy

Resources barrier

Business

99 % 1%

= Perspiration = Inspiration
Thank you !!!