JOB DESCRIPTION PURCHASING

1. Purchasing bertugas menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan pada waktu, harga dan kualitas yang
tepat. Secara umum bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Accounting.
2. Dalam melaksanakan tugasnya, Purchasing:
 Secara rutin dan berkala melakukan up grading harga barang-barang (mencari informasi apakah ada kenaikan, penurunan,
atau diskon harga barang-barang pokok yang digunakan perusahaan)
 Secara rutin mengikuti perkembangan pasar (perkembangan bahan-bahan baru yang dapat menguntungkan proses produksi
maupun bahan-bahan yang sudah discontinue)
 Melakukan kerjasama dan koordinasi yang efektif dengan bagian-bagian lain di perusahaan, seperti dengan Perencanaan
(Desain & Estimate), Logistik, dan Finance.
3. Pada saat proyek belum dimulai (proposed), Purchasing:
 Wajib memberikan informasi harga barang, brosur, contoh barang, supplier, stock, dll yang diminta oleh Estimate untuk
keperluan penyusunan rencana anggaran biaya
 Aktif berkoordinasi dengan Divisi Perencanaan (Bagian Desain) mengenai penentuan bahan yang akan dipakai di proyek
(meliputi informasi spesifikasi, harga, supplier, penyediaan brosur, contoh barang, maupun ketersediaan stok barang/barang
sisa produksi yang masih bisa dipakai).
 Melakukan pencarian, seleksi, dan evaluasi supplier-supplier (paling sedikit dua supplier) sesuai persyaratan yang
ditetapkan (trade record supplier, harga yang bersaing, kualitas barang, ketepatan waktu pengiriman, dll).
4. Pada saat proyek berlangsung, Purchasing:
 Berkoordinasi dengan Logistik dan Estimate mengenai rencana kebutuhan bahan.
 Bertanggung jawab dalam menentukan apakah bahan yang dibutuhkan diambilkan dari stock gudang atau barang sisa
produksi yang bisa dipakai atau harus dilakukan pembelian bahan.
 Menentukan supplier yang sudah diseleksi dan dievaluasi.
 Melakukan proses pembelian (membuat PO, mencetak, dan mengirimkannya ke supplier) bahan yang diminta oleh
Logistik, setelah disetujui oleh Estimate .
 Melakukan pemantauan atas realisasi pemesanan bahan untuk memastikan kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu
pengiriman.
 Berkoordinasi dengan Logistik untuk memastikan pengiriman bahan dari supplier dan penerimaannya di lapangan.
 Berkoordinasi dengan Finance mengenai jadwal dan jatuh tempo pembayaran ke supplier.
 Membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO serta rencana pembelian bahan, untuk menjadi bahan
informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan.
5. Pada saat proyek selesai, Purchasing:
 Meminta data ke Logistik mengenai stok bahan yang masih ada (baik yang masih utuh maupun bahan sisa produksi)
 Menentukan apakah stock bahan yang masih ada di lapangan dijual atau dikirim kembali ke kantor pusat atau dialihkan
ke proyek lain dan memantau eksekusinya.

........................., ...............................
Disetujui oleh, Dilaksanakan oleh,

................................ ..................................
Kepala Accounting Purchasing