Aturan Penjelas Tata Administrasi Baru
Aturan Penjelas Tata Administrasi Baru
1. Surat Pengantar (ditandatangani Pengurus Demisioner dengan disertai stempel dan ditujukan
kepada Ketua Umum HMI Cabang Malang U.P. Kabid PAO).
2. Surat Permohonan SK/Pengesahan (ditandatangani Formateur terpilih dengan tidak disertai
stempel dan ditujukan pada Ketua Umum HMI Cabang Malang U.P. Kabid PAO).
3. Surat Permohonan Pelantikan (ditandatangani Formateur terpilih dengan tidak disertai
stempel dan ditujukan pada Ketua Umum HMI Cabang Malang).
4. Surat Keputusan Formateur dan Mide Formateur tentang susunan personalia pengurus
komisariat (ditandatangani Formateur dan Mide Formateur dengan tidak disertai
stempel).
5. Hasil ketetapan-ketetapan RAK yang ditandatangani presidium sidang, terdiri dari:
a. Agenda acara dan Tata tertib RAK
b. Presidium/pimpinan Sidang RAK
c. Pengesahan laporan pertanggungjawaban pengurus dan pernyataan demisioner
d. Hasil-hasil sidang komisi (internal, eksternal dan rekomendasi)
e. Tata tertib pemilihan Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur
f. Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur
g. Nama-nama anggota Majelis Pengawas dan Konsultasi HMI (MPK-HMI) di tingkat
Komisariat.
6. Curriculum Vitae (biodata) dan surat pernyataan kesediaan untuk menjadi pengurus
Komisariat dengan disertai tanda tangan.
1. Permohonan Pengesahan
2. Surat Keputusan Formateur dan Mide Formateur
3. Susunan Acara RAK/MUSKOM/MUSLEM
4. Ketetapan Susunan Acara RAK/MUSKOM/MUSLEM (bila terdapat nomor ketetapan)
5. Tata Tertib RAK/MUSKOM/MUSLEM
6. Ketetapan RAK/MUSKOM/MUSLEM tentang Tata Tertib
7. Tata Tertib Pemilihan Presidium Sidang
8. Ketetapan tentang Tata Tertib Pemilihan Presidium Sidang
9. Ketetapan tentang Presidium Sidang I, II, dan III
10. Laporan Pertanggung Jawaban
11. Ketetapan tentang Laporan Pertanggung Jawaban
12. Ketetapan tentang Demisioner Pengurus
13. Hasil-hasil Sidang Komisi (Internal, Eksternal dan Rekomendasi)
14. Ketetapan tentang Hasil-hasil Sidang Komisi
15. Tata Tertib Pemilihan Formateur dan Mide Formateur
16. Ketetapan tentang Tata Tertib Pemilihan Formateur dan Mide Formateur
17. Ketetapan hasil tentang Formateur dan Mide Formateur
18. Formulir Kesediaan Menjadi Pengurus
19. Curriculum Vitae Calon Pengurus
E. Susunan Acara Pelantikan
1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al-Qur’an
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Pelantikan Pengurus
5. Serah terima jabatan
6. Laporan Ketua Panitia (apabila dalam kegiatan tersebut menggunakan kepanitiaan).
7. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum Demisoner HMI Cabang Malang Komisariat ....
b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat ....
c. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat ....
d. Ketua Umum HMI Cabang Malang.
8. Do’a dan Penutup
Keterangan:
• Surat Pengantar disampaikan dari kepengurusan sebelumnya dan menggunakan nomor terakhir dari
kepengurusan sebelumnya.
• Surat yang disampaikan bukan atas nama pengurus, maka menggunakan nomor istimewa.
• Selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari setelah pelaksanaan Muskom/RAK/Muslem kepengurusan baru
harus sudah terbentuk dan dilantik oleh Pengurus HMI Cabang Malang.
• Seluruh kelengkapan adminisitrasi dan berupa berkas pra pelantikan dikirimkan ke kantor Cabang paling
lambat 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan Pelantikan Pengurus dilaksanakan.
• Bila ada stadium general pada acara pelantikan, maka dilaksanakan setelah acara pelantikan selesai.
• Ketika kelengkapan administrasi kurang dan terlambat dikirimkan ke Cabang sesuai dengan jangka waktu
yang telah ditetapkan maka pelaksanaan pelantikan harus diundurkan.
• Berkas pra pelantikan keseluruhan menggunakan kertas F4 (Custom Size Width: 21,5 , Height: 33).
• Komisariat yang melaksanakan pelantikan pengurus dengan sekaligus pelantikan pengurus Badan Khusus di
komisariat, maka menyertakan susunan kepengurusan dan hasil Musyawarah secara terpisah.
A. Kelengkapan Administrasi
B. Susunan Acara
1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al-Qur’an
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Laporan Ketua Panitia
5. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat .....
b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat ....
c. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus membuka kegiatan)
6. Penyerahan berkas acara Pelatihan dari SC ke MOT
7. Do’a dan Penutup
1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al-Qur’an
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Pembacaan SK Kelulusan Peserta LK I/LAKSUS oleh MOT
5. Pembacaan Ikrar Pelantikan
6. Penyerahan berkas acara Pelatihan dari MOT ke SC
7. Laporan Ketua Panitia
8. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat .....
b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat ....
c. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus menutup kegiatan)
9. Do’a dan Penutup
C. Sertifikat
Keterangan:
• Seluruh kelengkapan administrasi dikirimkan ke Sekretariat HMI Cabang Malang selambat-
lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan LK I (Basic Training), serta dilampirkan
agenda acara.
• Surat permohonan MOT/Pengelola Pelatihan yang ditujukan kepada Ketua BPL disertai
dengan SK Komisariat tentang Penetapan Panitia (OC) dan dikirimkan selambat-lambatnya 1
(satu) minggu sebelum pelaksanaan kegiatan.
• 7 (hari) sebelum pelaksanaan LK-1, atau Laksus, terlebih dahulu harus melakukan koordinasi
dengan BPL terkait pelaksanaan acara.
• Bila ada stadium general pada acara LK I, maka dilaksanakan setelah acara pembukaan
selesai.
3. PELAKSANAAN MUSYKOM/RAK/MUSLEM
A. Kelengkapan Administrasi
Pembukaan
1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al-Quran
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Laporan Ketua panitia
5. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat ....
b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat ....
c. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus membuka kegiatan).
6. Do’a dan Penutup.
Penutupan
1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al-Quran
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Laporan Ketua panitia
5. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum Demisioner HMI Cabang Malang Komisariat ....
b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat ....
c. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat ....
d. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus menutup kegiatan).
6. Do’a dan Penutup.
Keterangan:
• Seluruh kelengkapan admisitrasi dikirimkan ke kantor HMI Cabang Malang selambat-
lambatnya 2 (dua) hari sebelum acara dilaksanakan serta dilampirkan agenda acara.
• Bila ada stadium general pada acara MUSYKOM/RAK, maka dilaksanakan setelah acara
pembukaan selesai.
Keterangan:
• Seluruh kelengkapan administrasi dikirimkan ke kantor HMI Cabang Malang selambat-
lambatnya 2 (dua) hari sebelum acara dilaksanakan serta dilampirkan agenda acara.
1. Pengurus Koorkom menyampaikan laporan kerja di Sidang Pleno Pengurus Cabang dan di
waktu lain ketika diminta Pengurus Cabang. (sesuai pasal 35 ART point c).
2. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban kepada Pengurus Cabang melalui Rapat Harian
Pengurus Cabang selambat-lambatnya 1 minggu sebelum Musyawarah Komisariat dan
menyampaikan laporan kerja selama periode kepengurusan di Musyawarah Komisariat. (sesuai
pasal 35 ART point i).
Lampiran tentang Petunjuk Teknis Pembuatan Surat
Ukuran Kertas F4 (Width 21,5 cm dan Height 33 cm)
TAHOMA = 16
CABANG MALANG TAHOMA = 20 (Bold)
Spasi 1 cm
Nomor : 047/A/Sek/10/1437
Lamp : -
Hal :Permohonan Audiensi Kepada Yang Terhormat,
Margin Rektor UM Margin kanan
Kiri di- 2.54 cm
2.54 cm TEMPAT
Spasi 2.5 cm
Teriring salam dan doa semoga Allah SWT, melimpahkan Rahmat dan HidayahNya
kepada kita untuk menjalankan tugas sebagai kholifah di muka bumi. Amin
Spasi 1 cm
Sehubungan dengan selesainya Rapat Kerja pengurus HMI Cabang Malang Koordinator
Komisariat UM periode 1437-1438 H/2016-2017 M bermaksud mengadakan Audiensi
dengan Rektor UM, pada:
Spasi 1 cm
Hari/tanggal : Senin, 18 September 2016
Pukul : 10.00 - Selesai
Tempat : Rektorat UM
Tema : “Menumbuhkan Karakter Akademis Mahasiswa Muslim di PT”
Spasi 1 cm
Maka kami memohon kepada Bapak/Ibu untuk ikut menyumbangkan ide atau gagasan
terkait dengan kegiatan HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat UM 1 Periode
kedepan.
Spasi 1 cm
Demikian surat undangan ini dibuat atas perhatian dan kesediaan Kakanda, kami
sampaikan terima kasih.
Spasi 1 cm
Billahittaufiq Wal Hidayah TANGGAL, BULAN, TAHUN HIJRIYAH
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Spasi 1cm
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG MALANG
Spasi 4 X 1
(NAMA) (NAMA)
SEKRETARIS UMUM
KETUA UMUM
4. Untuk jabatan Ketua Umum cukup ditulis “KETUA UMUM”, sedangkan untuk ketua
bidang ditulis dengan “KETUA” saja, untuk sekretaris umum apabila tidak bisa tanda
tangan bisa digantikan WASEKUM bidang yang bersangkutan.
5. Alamat kesekretariatan ditulis selengkap mungkin sesuai dengan alamat tetap
koorkom/komisariat dan nomor telpon yang bisa dihubungi.
6. Untuk penulisan perihal cukup disingkat dengan “hal :”
7. Logo “HMI” dibuat ukuran 2 dibanding 4, ujung lancip logo lurus dengan ujung garis
pembatas kop surat sebelah kiri.
8. Untuk tulisan yang diwarnai hijau sesuai dengan surat yang ada di atas.
9. Margin untuk pembuatan surat sesuai dengan penjelasan halaman di atas.
10. Untuk aturan yang lain yang ada pada konstitusi disesuaikan dengan hasil kongres
(konstitusi) terbaru.
11. Jenis surat yang lain pada intinya sama, yang berbeda dari surat yang lainya adalah
tata letak nomor surat dan keterangan jenis surat.
12. Untuk jenis surat kepanitiaan kop surat tidak usah diberi tulisan kepanitiaan. Cukup
penggunaan nomor untuk “Sek-Pan” dan di atas kop tanda tangan dan menggunakan
stempel khusus kegiatan (bukan stempel komisariat).
CONTOH:
Nomor : 01/A/Sek-Pan/10/1437
PANITIA ….
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG MALANG
Nomor : 55/A/Sek/11/1437
Lamp :
Perihal : PENGANTAR Kepada Yang Terhormat,
Ketua Umum HMI Cabang Malang
u.p. Ketua Bidang PAO
di-
Tempat
Teriring salam dan doa semoga Allah SWT, melimpahkan Rahmat dan HidayahNya
kepada kita untuk menjalankan tugas sebagai khalifah di muka bumi. Aamiin.
Bersama ini kami sampaikan surat sebagai berikut:
1. Surat Permohonan SK/Pengesahan Nomor: IST/F/A/11/1437 tentang Permohonan
Pengesahan Pengurus HMI Cabang Malang Komisariat Insan Kamil UIN Malang.
2. Surat Keputusan Formateur dan Mide Formateur tentang susunan personalia
pengurus komisariat HMI Cabang Malang Komisariat Insan Kamil UIN Malang:
IST/KPTS/A/F/11/1437 tentang Susunan Pengurus HMI Cabang Malang Komisariat
Insan Kamil UIN Malang Periode 1437-1438 H/2016-2017 M.
3. Hasil ketetapan-ketetapan RAK ke-II HMI Cabang Malang Komisariat Insan Kamil UIN
Malang pada tanggal 21-23 Syawal 1437 H bertepatan dengan 26-28 Juli 2016 M di
Malang.
4. Surat Kesediaan menjadi Pengurus dan Curriculum Vitae Pengurus HMI Cabang
Malang Komisariat Insan Kamil UIN Malang periode 1437-1438 H/2016-2017 M.
Demikian surat pengantar ini dibuat, atas perhatian dan kesediaan kami sampaikan
terima kasih.
PENGURUS DEMISIONER
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG MALANG
KOMISARIAT INSAN KAMIL
KOORDINATOR KOMISARIAT
UIN MALANG
M. SURYA PRAMANA
SEKRETARIS UMUM
LAMPIRAN TENTANG CONTOH SURAT PENGANTAR
SURAT KEPUTUSAN
Jika ditulis bukan atas nama pengurus maka menggunak
FORMATEUR DAN MIDE FORMATEUR
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM CABANG MALANG
KOMISARIAT INSAN KAMIL KOORKOM UIN MALANG
Nomor : IST/KPTS/A/F/09/1437
Tentang
PENGESAHAN PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM CABANG MALANG
KOMISARIAT INSAN KAMIL KOORKOM UIN MALANG
PERIODE 1437-1438 H/2016-2017 M
Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridho Allah SWT, Formateur Himpunan Mahasiswa
Islam Cabang Malang Komisariat Insan Kamil Koorkom UIN Malang, setelah:
MEMUTUSKAN
Ditetapkan di : Malang
Malang : 25 Ramadhan 1437 H
01 Juli 2016 M
(NAMA) (NAMA)
FORMATEUR MIDE FORMATEUR
Contoh Surat Keterangan
SURAT KETERANGAN
Nomor : 077/A/Sek/10/1437
Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridho Allah Subhana Wa Ta’ala Himpunan Mahasiswa
Islam Cabang Malang Komisariat Insan Kamil Koorkom UIN Malang menerangkan bahwa:
Demikian Surat Keterangan ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG MALANG KOMISARIAT INSAN
KAMIL KOORKOM UIN MALANG
SURAT TUGAS
Nomor : 078/A/Sek/10/1437
Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridho Allah Subhana Wa Ta’ala Pengurus Himpunan
Mahasiswa Islam Cabang Malang memberikan tugas kepada:
Keperluan : Untuk melakukan survey tempat Desa Binaan HMI Cabang Malang pada
tanggal 05-06 Agustus 2016 di Kecamatan Bantur.
Demikian surat tugas ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya kepada yang
bersangkutan diharapkan melapor setelah selesainya tugas tersebut.
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG
(NAMA) (NAMA)
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM
Contoh Surat Mandat
SURAT MANDAT
Nomor : 23/A/Sek/10/1437
Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridho Allah Pengurus Himpunan Mahasiswa Islam
Cabang Malang Komisariat Insan Kamil Koorkom UIN Malang memberikan mandat kepada:
Untuk mengikuti kegiatan Musyawarah Komisariat yang dilaksanakan oleh Panitia HMI Cabang
Malang Koordinator Komisariat UIN Malang.
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG MALANG
KOMISARIAT INSAN KAMIL
KOORKOM UIN MALANG
(NAMA) (NAMA)
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM
Contoh Surat Permohonan Bantuan
Nomor :
079/B/Sek/10/1437 Lamp :
1 (satu) berkas
Hal : BANTUAN PENGADAAN HASIL–HASIL Kepada yang Terhormat,
KONGRES XXIX Kakanda
di-
Tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Salam dan do’a semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayahnya
kepada Kanda dalam menjalankan tugas sehari-hari. Aamiin
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan bantuannya kami
ucapkan terima kasih.
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG MALANG
KOMISARIAT INSAN KAMIL
KOORKOM UIN MALANG
(NAMA) (NAMA)
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM
Contoh Surat Himbauan
Nomor : 054/A/Sek/10/1437
Lamp : 1 (satu) berkas
Hal : HIMBAUAN Kepada yang terhormat,
Seluruh Anggota Komisariat Insan
Kamil Koorkom UIN Malang
di-
Tempat
Salam dan do’a semoga Allah SWT, senantiasa melimpahkan rahmat dan Hidayah-Nya
kepada saudara dalam menjalankan tugas sehari-hari, Aamiin.
Dalam upaya menjaga konsistensi, kontinuitas serta stamina organisasi, maka seluruh
aparat organisasi dalam melaksanakan setiap aktifitas di dalam kampus, supaya
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Seluruh anggota HMI Cabang Malang Komisariat Insan Kamil Koorkom UIN Malang
untuk menghindari sentuhan fisik (melukai) kepada anggota organisasi mahasiswa
ektra kampus yang berkompetisi secara penuh dalam Pemilu Raya di dalam
kampus.
2. Seluruh aktifitas dan kegiatan organisasi harus dijalankan secara prosedural,
konstitusional dan tidak menimbulkan kekeruhan, baik secara internal maupun
secara kartenal.
Demikianlah surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan
terima kasih.
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG MALANG
KOMISARIAT INSAN KAMIL
KOORKOM UIN MALANG
(NAMA) (NAMA)
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM
CATATAN DAFTAR NAMA/URUTAN BULAN – BULAN TAHUN HIJRIAH
1. Muharram
2. Shafar
3. Rabiul Awal
4. Rabiul Akhir
5. Jumadil Awal
6. Jumadil Akhir
7. Rajab
8. Sya’ban
9. Ramadhan
10. Syawal
11. Dzulkaidah
12. Dzulhijjah
Daftar nama dan urutan bulan-bulan Hijriah di atas, dimaksudkan untuk memberikan
nomor/bulan dalam surat menyurat.
Misal : Jika surat tersebut dikeluarkan bulan Rabi’ul awal maka kode suratnya menjadi: Nomor
: 110/A/Sek/03/1437
Angka nomor 03 itulah sebagai petunjuk bulan Rabi’ul Awal (bulan ketiga) dalam tahun Hijriyah.