BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
B. PROFIL ORGANISASI
d. Lingkungan Gedung
i. Perlengkapan Edukasi
a. Dokter Umum :
b. Perawat :
c. Bidan :
d. Farmasi :
e. Analis :
f. Kasir :
2. Logo Klinik Pratama Al – Muslimin
3. Visi Klinik Pratama Al – Muslimin
4. Misi Klinik Pratama Al – Muslimin
5. Tujuan KLinik Pratama Al – Muslimin
6. Motto Klinik Pratama Al – Muslimin
7. Tata Nilai Klinik Pratama Al – Musllimin
8. Struktur Organisasi Klinik Pratama AL – Muslimin
C. KEBIJAKAN MUTU
E. RUANG LINGKUP
F. TUJUAN
Manual mutu ini disusun sebagai acuan bagi karyawan Klinik Pratama Al -
Muslimin dalam membangun sistem manajemen mutu baik untuk untuk
penyelenggaraan administrasi manajemen dan pelayanan klinis.
G. LANDASAN HUKUM DAN ACUAN
Landasan hukum yang digunakan dalam penyusunan manual/pedoman
mutu ini adalah sebagai berikut:
1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014
tentang Klinik.
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2017
tentang Pedoman Pencegahan dan Pengendalian Infeksi di Fasilitas
Pelayanan Kesehatan.
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2017
Tentang Keselamatan Pasien.
4. Peraturan Menteri Kesehatan No. 34 Tahun 2022 tentang Akreditasi
Pusat Kesehatan Masyarakat, Klinik, Laboratorium Kesehatan, Unit
Transfusi Darah, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat Praktik
Mandiri Dokter Gigi.
5. Standar Akreditasi Klinik.
Istilah dan definisi yang digunakan dalam manual/pedoman mutu ini adalah
sebagai berikut :
1. Pelanggan
Pelanggan atau langganan merujuk pada individu atau rumah tangga,
perusahaan yang membeli barang atau jasa.
2. Kepuasan pelanggan
Pengertian secara umum mengenai kepuasan atau ketidakpuasan
konsumen merupakan hasil dari adanya perbedaan-perbedaan antara
harapan konsumen dengan kinerja yang dirasakan oleh konsumen tersebut.
Dari beragam definisi kepuasan konsumen yang telah diteliti dan
didefinisikan oleh para ahli pemasaran, dapat disimpulkan bahwa kepuasan
konsumen merupakan suatu tanggapan perilaku konsumen berupa evaluasi
purna beli terhadap suatu barang atau jasa yang dirasakannya (kinerja
produk) dibandingkan dengan harapan konsumen.
3. Pasien
Pasien atau pesakit adalah seseorang yang menerima penanganan medis.
4. Koreksi
Pembetulan, perbaikan, pemeriksaan.
5. Tindakan korektif
a. Tindakan perbaikan (corrective action) adalah tindakan untuk
menghilangkan penyebab ketidaksesuaian agar tidak terulang lagi.
b. Ketidaksesuaian (non-conformance) adalah tidak terpenuhinya suatu
persyaratan.
c. Persyaratan (requirement) adalah harapan atau kebutuhan yang dapat
berupa ketetapan, kebiasaan, atau kewajiban, baik yang dinyatakan
ataupun tidak dinyatakan.
6. Tindakan Preventif
a. Tindakan pencegahan (preventive action) adalah tindakan untuk
menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian agar tidak terjadi.
b. Tindakan preventif adalah tindakan yang dilakukan sebelum sesuatu
terjadi (mencegah sebelum terjadi).
7. Pedoman mutu
8. Dokumen
9. Rekaman
10. Efektifitas
a. Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi
besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang
dijalankan.
b. Pengertian efisiensi menurut Mulyamah (1987;03) yaitu: "Efisiensi
merupakan suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan
masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataan lain
penggunaan yang sebenarnya".
c. Sedangkan pengertian efisiensi menurut SP. Hasibuan (1984;233-4)
yang mengutip pernyataan H. Emerson adalah: "Efisiensi adalah
perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil
antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan),
seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan
sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang
telah diselesaikan.
11. Proses
Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami
atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber
daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Definisi lain dari proses adalah
serangkaian kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi, yang mengubah
input menjadi output. Kegiatan ini memerlukan alokasi sumber daya seperti
orang dan materi.
Indikator kinerja adalah target dari masing-masing unit atau program yang
ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu, indikator kinerja harus
mempunyai syarat:
a. Mengevaluasi kinerja
b. Membandingkan kinerja mutu dengan tujuan mutu.
c. Bertindak berdasarkan perbedaan.
14. Kebijakan mutu
15. Sarana
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan
untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi.
16. Prasarana
BAB II
A. PERSYARATAN UMUM
Klinik Pratama Al - Muslimin menetapkan, mendokumentasikan, memelihara
sistem manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi. Sistem ini disusun
untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap
proses-proses penyelenggaraan upaya kesehatan perorangan (UKP)/pelayanan
klinis, yang meliputi:
B. PENGENDALIAN DOKUMEN
2. Penyusunan Dokumen
a. SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke
Tim Mutu.
b. Fungsi tim mutu di dalam penyusunan dokumen adalah:
i. Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen
yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi
bahasa maupun penulisa.
ii. Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi
duplikasi/tumpang tindih dokumen antar unit.
iii. Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani
oleh penanggung jawab Klinik Pratama Al - Muslimin.
3. Pengesahan Dokumen
4. Sosialisasi Dokumen
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan
sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk
melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
a. Penomoran dokumen
Tata cara penomoran dokumen diatur pada kebijakan pengendalian
dokumen, dengan ketentuan:
i. Semua dokumen harus diberi nomor.
ii. Klinik Pratama Al - Muslimin membuat kebijakan tentang pemberian
nomor sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman.
iii. Pemberian nomor mengikuti tata naskah Klinik Pratama Al – Muslimin.
iv. Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat.
b.Pencatatan dalam daftar dokumen eksternal atau internal.
c.Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan
d.Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel terkendali.
Tata cara pendistribusian dokumen :
i.Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen kepada unit
upaya atau pelaksana yang memerlukan dokumen tersebut agar dapat
digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan
ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian tata usaha Klinik Pratama Al -
Muslimin sesuai pedoman tata naskah.
ii. Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
iii. Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga
untuk seluruh unit kerja lainnya.
iv. Bagi Klinik Pratama Al - Muslimin yang sudah menggunakan e-file maka
distribusi dokumen bisa melalui jejaring area lokal dan diatur kewenangan
otorisasi di setiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas
kewenangan dalam membuka dokumen.
7. Penataan Dokumen
Untuk memudahkan di dalam pencarian dokumen akreditasi Klinik Pratama Al
- Muslimin dikelompokan masing-masing bab/kelompok pelayanan dengan
diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar
secara berurutan.
8.Revisi atau Perubahan Dokumen
a.Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan sesuai
pejabat yang berwenang.
b.Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan.
c.Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada Riwayat Perubahan
Dokumen.
d.Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit
dokumen terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan SOP).
a. Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari kegiatan
yang telah dilaksanakan.
b. Tujuan pengendalian arsip adalah untuk memastikan semua data
kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan.
c. Arsip dipastikan aman, teridentifikasi dengan jelas dan ditata dengan rapi
sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan.
d. Arsip yang ada pada unit dikendalikan oleh masing-masing unit.
Tugas, tanggung jawab dan wewenang pimpinan dan seluruh karyawan diatur
dengan jelas dan terdokumentasi khususnya karyawan yang melaksanakan
pekerjaan yang terkait dengan peningkatan mutu dan kepuasan pelanggan.
Ketua tim mutu ditunjuk oleh koordinator peningkatan mutu dan keselamatan
pasien serta penanggung jawab Klinik Pratama Al - Muslimin dan bertanggung
jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Klinik dan berkoordinasi
dengan pimpinan klinik. Ketua tim mutu mendapat otoritas yang cukup untuk
menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
e. Melaporkan hasil atau kinerja sistem manajemen mutu dan kinerja pelayanan
7. Komunikasi Internal
Komunikasi internal dilakukan dengan cara pertemuan lokakarya mini bulanan klinik,
pertemuan koordinasi program dan kegiatan, audit internal, rapat tinjauan
manajemen, pertemuan konsultasi program dan kegiatan, dan media komunikasi
elektronik (WhatsApp, telepon, dan short message service/SMS).
8. Tinjauan Manajemen
a. Rapat tinjauan manajemen dilakukan minimal dua kali dalam setahun.
Masukan tinjauan manajemen meliputi:
i. Hasil audit.
ii. Umpan balik pelanggan
iii. Kinerja proses
iv. Pencapaian sasaran mutu
v. Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
vi. Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
vii. Perubahan terhadap kebijakan mutu
viii. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu atau
sistem pelayanan
PENUTUP
Demikian pedoman mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Penanggung Jawab
Klinik Pratama Al - Muslimin untuk dijadikan acuan dalam bertidak dan mengambil
keputusan dalam rangka menjalankan sistem manajemen mutu serta tugas,
tanggung jawab masing-masing sesuai dengan kapasitas dan wewenang yang telah
diberikan.
Semoga kinerja dan mutu pelayanan Klinik Pratama Al - Muslimin dapat selalu
terjaga dan terus ditingkatkan sesuai harapan dan kebutuhan masyarakat.
Ditetapkan di : Tasikmalaya
Pada tanggal :
Penanggung Jawab