LAPORAN OBSERVASI

Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang

MATA KULIAH MANAJEMEN KOLEKSI

Dosen Pengampu: Roro Isyawati Permata Ganggi, SIP., M.IP.

Disusun guna memenuhi komponen ujian tengah semester

DISUSUN OLEH:

Refolinda Pertiwi (13040120140144)

KELAS B
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2022
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ................................................................................................. i

BAB 1. PENDAHULUAN ........................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................... 1

1.2 Tujuan Kegiatan ............................................................................. 1

BAB 2. ISI .................................................................................................... 3

BAB 3. PENUTUP ..................................................................................... 16

3.1 Saran ............................................................................................ 17

3.2 Penutup ........................................................................................ 17

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 18

LAMPIRAN-LAMPIRAN ......................................................................... 19

i
 BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perpustakaan merupakan salah satu pusat sumber informasi bagi masyarakat,

yang terkait dengan perkembangan ilmu pengetahuan, bisnis, hiburan, pendidikan
dan teknologi.Sebagai salah satu pusat sumber informasi, perpustakaan memiliki
tugas-tugas pokok yaitu mengumpulkan berbagai macam jenis informasiserta
melestarikannya, dimanfaatkan, dan diberdayakan oleh masyarakat sebagai
penggunanya.(Nuha, 2014) Perpustakaan sebagai lembaga penyedia informasi
dituntut untuk memberikan kepuasan kepada masyarakat penggunanya. Sebagai
lembaga pelayan publik upaya perpustakaan memenuhi kebutuhan masyarakat tidak
dapat terpisahkan. Salah satu bentuk pelayanan publik ini adalah dengan adanya
perpustakaan Kota Semarang sebagai lembaga pemenuhan kebutuhan informasi
masyarakat. Pemenuhan kebutuhan informasi oleh Perpustakaan Kota Semarang
diharapkan mampu meningkatkan kepuasan dan membantu mencerdaskan
masyarakat. Adanya Perpustakaan Kota Semarang juga diharapkan semakin
mempermudah masyarakat dalam mengakses ilmu pengetahuan dan semakin dekat
dengan pengembangan ilmu-ilmu baru yang terus berkembang. Informasi dan
pengetahuan yang selalu terbarui menjadikan pengingat bagi perpustakan untuk
selalu memperbarui koleksi dan memperhatikan kelengkapan koleksinya.
Perpustakaan harus bisa mengevaluasi diri mengenai apakah pelayanan dan koleksi
yang diberikan dan disediakan sudah optimal dan lengkap atau belum. Pemberian
pelayanan yang optimal dan lengkap akan memberikan feedback dan kepuasan yang
baik dari masyarakat atau pengunjung perpustakaan. Untuk mengetahui tingkat
kepuasan masyarakat terkait layanan yang diberikan dan koleksi yang disediakan,
maka perlu ada survey masyarakat pengguna terkait layanan Perpustakaan Kota
Semarang. Survei dilakukan untuk mengetahui kepuasan dan buku rekomendasi yang
diinginkan oleh masyarakat guna upaya pengadaan koleksi. Dengan adanya survey
tersebut maka akan mendukung perpustakaan untuk melakukan pengembangan
koleksi dan layanan sesuai dengan kebutuhan pemustakanya.

1.2 Tujuan Kegiatan

Observasi dilakukan di Perpustakaan Kota Semarang dengan mencari tahu terkait

1
survey Kepuasan Pengguna dan Survei Buku Rekomendasi. Tujuan dilakukannya
observasi ini adalah untuk mengetahui apakah Perpustakaan Kota Semarang telah
melakukan analisis pengguna dalam rangka menilai kepuasan dan upaya pengadaan
koleksi. Dengan survey ini maka dapat diketahui bagaimana upaya atau proses
Perpustakaan Kota Semarang memenuhi kebutuhan pengguna dengan pengadaan
koleksi, atau bagaimana Perpustakaan Kota Semarang memanajemen koleksi perihal
pengadaan. Sedangkan tujuan dari pengadaan survey masyarakat pengguna sendiri
adalah untuk mengetahui tolak ukur seberapa jauh Perpustakaan Kota Semarang telah
berhasil memberikan pelayanan dan memberikan kelengkapan koleksi informasi
untuk pengguna. Nilai dan hasil data yang terkumpul dari survey tersebut kemudian
dapat dijadikan untuk evaluasi dan pandangan Perpustakaan Kota Semarang untuk
memperbaiki kekurangan dalam pelayanan dan sebagai acuan juga untuk perihal
pengadaan koleksi. Dengan begitu, koleksi yang diadakan untuk pemustaka bisa
benar atau relevan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan pemustaka yang ada.

2
 BAB 2. ISI

Setelah melakukan observasi dan wawancara di Perpustakaan Kota Semarang

didapatkan informasi bahawa, Perpustakaan Kota Semarang sudah pernah melakukan
Survei Masyarakat Prengguna terkait kepuasan dan survey rekomendasi buku.
Terkait survey kepuasan, Perpustakaan Kota Semarang mengikuti program atau
acuan dari aplikasi ASIKMAS dimana disana terdapat data survey yang sudah
dilakukan secara otomatis dan rutin selama 6 bulan sekali. Sedangkan terkait survey
buku rekomendasi, pihak Perpustakaan Kota Semarang menyampaikan bahwa survey
buku rekomendasi ini dilakukan baru-baru ini dikarenakan beberapa alasan
diantaranya, Perpustakaan Kota Semarang yang sekarang dipndahkan di daerah
Tembalang, Semarang dan system kepengurusan atau kepegawaian yang baru, hal itu
juga dikarenakan pegawai pengelola bidang pengadaan koleksi adalah pegawai baru.

 Dokumentasi
Kunjungan dan
wawancara
kepada
pustakawan
Perpustakaan
Kota Semarang.

A. SURVEI KEPUASAN MASYARAKAT

Survei kepuasan masyarakat yang dilakukan oleh Perpustakaan Kota Semarang

mengacu pada portal web ASIKMAS yang mana di dalamnya terdapat hasil data
survey kepuasan terkait layanan di perpustakaan. Survei kepuasan perpustakaan
dilakukan dalam jangka waktu 6 buan sekali dengan unsur-unsur terkait pelayanan.
Surve terakhir yang dilakukan oleh Perpustakaan Kota Semarang yaitu periode 1
Januari 2022 hingga 30 Juni 2022. Survei kepuasan yang ada ini tidak murni dibuat
oleh Perpustakaan Kota Semarang melainkan mengikuti indikator atau survey
pertanyaan yang sudah tertera dalam aplikasi ASIKMAS.

Berikut 14 unsur pertanyaan yang tertera dalam web ASIKMAS:

Tabel 1.
Unsur Pertanyaan Survey

3
No Unsur Pertanyaan

U1 Bagaimana pendapat Saudara tentang kesesuaian persyaratan pelayanan

dengan jenis pelayanannya?

U2 Bagaimana pemahaman Saudara tentang kemudahan prosedur pelayanan di

unit ini?

U3 Bagaimana pendapat Saudara tentang kecepatan waktu dalam memberikan

layanan?

U4 Bagaimana pendapat Saudara tentang kesesuaian produk pelayanan antara

yang tercantum dalam standar pelayanan dengan hasil yang diberikan?

U5 Bagaimana pendapat Saudara tentang kompetensi kemampuan petugas dalam

pelayanan?

U6 Bagaimana pendapat Saudara perilaku petugas dalam pelayanan terkait

kesopanan dan keramahan?

U7 Bagaimana pendapat Saudara tentang kualitas sarana dan prasarana?

U8 Bagaimana pendapat Saudara tentang penanganan pengaduan pengguna

layanan?

U9 Bagaimana pendapat saudara tentang jam buka layanan yang tercantum

dengan yang dilaksanakan?

U10 Bagaimana pendapat saudara tentang kemampuan petugas dalam pelayanan?

U11 Bagaimana pendapat Saudara tentang kecepatan pegawai memberikan

pelayanan?

U12 Bagaimana pendapat Saudara tentang kesesuaian pelayanan permohonan izin

antara yang tercantum dalam standar pelayanan dengan hasil yang diberikan?

U13 Bagaimana pendapat Saudara tentang kebersihan kamar mandi/toilet?

4
U14 Bagaimana kebersihan ruang pelayanan ?

Dikarenakan survei tingkat kepuasan di Perpustakaan Kota Semarang sudah

dilaksanakan maka disini tidak dilakukan survey tingkat kepuasan lagi, data hasil
survey yang sudah ada telah diizinkan oleh pustakawan Perpustakaan Kota Semarang
untuk dijadikan data laporan observasi ini, berikut data perolehan hasil survey tingkat
kepuasan Pemustaka Perpustakaan Kota Semarang selama periode 1 Januari 2022 –
30 Juni 2022.
Gambar 1.
Data Survey Kepuasan Masyarakat

5
 Tabel 2.
Responden Berdasar Jenis Kelamin
Jenis
No Jumlah Persen
Kelamin
1 Laki - laki 42 46,67%
2 Perempuan 48 53,33%
90 100,00%
Total

Tabel 3.
Responden Berdasar Pekerjaan
No Pekerjaan Jumlah Persen
1 PNS 11 12,22%
2 TNI 2 2,22%
3 SWASTA 4 4,44%
4 WIRAUSAHA 8 8,89%
5 Mahasiswa 47 52,22%
6 Pelajar 11 12,22%
7 Guru 1 1,11%
8 lainnya 6 6,67%
90 100,00%
Total

Tabel 4.
Responden Berdasar Tingkat Pendidikan
No Pendidikan Jumlah Persen

6
 1 SD 6 6,67%
2 SMP 2 2,22%
3 SMA 32 35,56%
4 DIPLOMA 5 5,56%
5 S1 44 48,89%
6 S2 1 1,11%
7 S3 0 0,00%
90 100,00%
Total

Dari data tabel di atas dapat diperjelas, bahwa untuk usia yang dominan dari
responden yang menjadi objek dalam survey pengukuran IKM adalah berusia 17 s.d.
20 tahun yang paling banyak yaitu berjumlah 43 orang dengan persentase 47,78%,
sedangkan jenis kelamin responden wanita lebih banyak dari pria yaitu berjumlah 48
orang persentase 53,33%. Untuk tingkat pendidikan yang terbanyak adalah SI dengan
jumlah 44 orang persentase 48,89% lalu untuk tingkat pekerjaan yang terbanyak
pemustakanya adalah pelajar/ mahasiswa yaitu berjumlah 47 orang dengan
persentase 52,22%. (Barat, 2018)

Dari data hasil survey setiap unsur pelayanan didapatkan rata-rata per unsur
sebagai berikut,
Tabel 5.
Rata-rata per unsur pertanyaan

No Unsur Pelayanan Rata-rata

U1 Bagaimana pendapat Saudara tentang kesesuaian persyaratan 3,300

pelayanan dengan jenis pelayanannya?

U2 Bagaimana pemahaman Saudara tentang kemudahan prosedur 3,411

pelayanan di unit ini?

U3 Bagaimana pendapat Saudara tentang kecepatan waktu dalam 3,256

memberikan layanan?

U4 Bagaimana pendapat Saudara tentang kesesuaian produk 3,367

pelayanan antara yang tercantum dalam standar pelayanan
dengan hasil yang diberikan?

7
 U5 Bagaimana pendapat Saudara tentang kompetensi kemampuan 3,311
petugas dalam pelayanan?

U6 Bagaimana pendapat Saudara perilaku petugas dalam pelayanan 3,422

terkait kesopanan dan keramahan?

U7 Bagaimana pendapat Saudara tentang kualitas sarana dan 3,311

prasarana?

U8 Bagaimana pendapat Saudara tentang penanganan pengaduan 3,533

pengguna layanan?

U9 Bagaimana pendapat saudara tentang jam buka layanan yang 3,389

tercantum dengan yang dilaksanakan?

U10 Bagaimana pendapat saudara tentang kemampuan petugas dalam 3,378

pelayanan?

U11 Bagaimana pendapat Saudara tentang kecepatan pegawai 3,344

memberikan pelayanan?

U12 Bagaimana pendapat Saudara tentang kesesuaian pelayanan 3,300

permohonan izin antara yang tercantum dalam standar pelayanan
dengan hasil yang diberikan?

U13 Bagaimana pendapat Saudara tentang kebersihan kamar 3,256

mandi/toilet?

U14 Bagaimana kebersihan ruang pelayanan ? 3,300

Tabel 6.
Nilai NRR,NRRT tiap unsur

Unsur U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9 U10 U11 U12 U13 U14

∑Nilai
/Unsur 297 307 293 303 298 308 298 318 305 304 301 297 293 297

NRR
/Unsur 3,300 3,411 3,256 3,367 3,311 3,422 3,311 3,533 3,389 3,378 3,344 3,300 3,256 3,300

8
NRRT
/Unsur 0,236 0,244 0,233 0,240 0,237 0,244 0,237 0,252 0,242 0,241 0,239 0,236 0,233 0,236 3,348 *)

IKM UNIT PELAYANAN 83,710 **)

Tabel 6.
Keterangan Penjelasan

KETERANGAN

U1 – U14 = Unsur-Unsur pelayanan

NRR = Nilai rata-rata

IKM = Indeks Kepuasan Masyarakat

.*) = Jumlah NRR IKM Tertimbang

.**) = Jumlah NRR Tertimbang x 25

NRR Per Unsur = Jumlah nilai per unsur dibagi jumlah kuesioner yang terisi

NRR Tertimbang (NRRT) = NRR per unsur x 0,071 per unsur

Tabel 7.
Pedoman Penilaian

IKM UNIT PELAYANAN :

Mutu Pelayanan :

A (Sangat Baik) : 88,31 - 100,00

B (Baik) : 76,61 - 88,30

C (Kurang baik) : 65,00 - 76,60

D (Tidak baik) : 25,00 - 64,99

Berdasarkan dari data yang diperoleh tersebut Nilai IKM (Indeks Kepuasan
Masyarakat) yang didapatkan oleh Perpustakaan Kota Semarang adalah 83,710, dari
nilai tersebut jika mengacu pada patokan IKM Unit pelayanan maka Perpustakaan

9
 Kota Semarang sudah mendapatkan nilai B (Baik) yaitu diantara nilai 76,61 - 88,30.
Artinya pelayanan kepada masyarakat pengguna di Perpustakaan Kota Semarang
telah dilakukan dengan baik.

B. SURVEI REKOMENDASI BUKU

Survei rekomendasi buku dilakukan dengan penyebaran kuesioner tercetak dan

kemudian disebarkan kepada pemustaka yang mengunjungi Perpustakaan Kota
Semarang. Pengadaan survey mengenai rekomendasi buku baru saja dilakukan oleh
Perpustakaan Kota Semarang, dikarenakan berberapa factor. Sebelumnya system
perpustakaan Kota Semarang selama pergantian pegawai baru ini melakukan
pengadaan koleksi dengan cara pustakawan mengumpulkan informasi mengenai
berbagai koleksi secara mandiri melalui berbagai katalog, contohnya katalog toko
buku. Dari katalog tersebut kemudian dilakukan penyeleksian dengan memilih
koleksi terbitan baru, contohnya terbitan 5 tahun terakhir atau 3 tahun terakhir.

Survei buku rekomendasi dilakukan dengan menyebarkan kuesioner dengan

beberapa pertanyaan seperti berikut,
Gambar 2.
Foto Kuesioner

Pertanyaan yang di lampirkan pada kuesioner cenderung mengarah pada buku

atau subjek yang sering dibaca pengunjung dan buku rekomendasi apa yang sangat

10
 ingin di baca oleh pengunjung tetapi masih belum tersedia di Perpustakaan Kota
Semarang.
Gambar 3.
Dokumentasi pengisian kuesioner

Dari data kuesioner yang terkumpul didapatkan hasil sebagai berikut:

Gambar 4.
Dokumentasi Rekap Data Survey

11
Kesimpulan yang dapat diambil dari data tersebut adalah

1. Jumlah Responden yang mengisi survey sebanyak 63 responden

2. Responden berdasar Jenis Kelamin

Tabel 8.
Responden berdasar Jenis Kelamin

NO Jenis Kelamin Jumlah

1. Laki-laki 14

2. Perempuan 59

3. Responden berdasarkan umur rata-rata berumur 21

4. Responden Berdasarkan Pekerjaan

Tabel 9.

12
 Responden berdasar Pekerjaan

No. Pekerjaan Jumlah

1. Mahasiswa 53

2. Pelajar 6

3 IRT 1

4. Trader 1

5. Pegawai 2

TOTAL 63

5. Jenis Buku yang dibaca

Tabel 10.
Responden berdasar Jenis Buku yang dibaca

No Jenis Buku Jumlah

1. Buku Teks 53

2. majalah 8

3. TA/Skripsi 26

4. E-Journal 25

5. E-Book 9

6. Kamus 10

7. Koleksi Anak 7

6. Subjek yang dibaca

13
 Tabel 11.
Responden berdasar subjek yang dibaca

No Subjek Jumlah

1. Karya umum 17

2. Filsafat/psikologi 20

3. Agama 8

4. Ilmu sosial 18

5. Bahasa 16

6. Ilmu murni 10

7. Ilmu terapan 12

8. Kesenian/arsitek/olahraga 6

9. Fiksi 34

10. Sejarah/geografi 16

7. Judul Rekomendasi Buku

Berikut ini adalah beberapa Rekomendasi Buku yang diusulkan oleh

pemustaka Perpustakaan Kota Semarang :

Ensiklopedia Seni dan Arsitektur Islam, Ensiklopedia SETS,

Fundamental vc technical warrep buffet vs soros, Simple Trading, Human Kind,
Rutger Bredman, Literasi Informasi, Pelatihan literasi informasi, Buku Animasi
2D/3D Level Advanced, Biografi Nicola Tesla, Teach like findland, Buku
Bossman Mardigu (Pengusaha nggak ada matinya, sadar kaya, kisah hidup Nabi
Ibrahim, Kisah Raja Mesir Kuno, Sejarah Peradaban Bangsa Mongol, Kisah
hidup raja nebukadnezar, long telegram, sejarah pabrik gula di era kolonial.
Gemeinschaft dan Gesellschaft (Ferdinand Tonnies), Buku lima cincin
(Muyamoto Musashi), Novel Azzamine, Filosofi Teras, You Do You, The

14
Lagaziv, Laut Bercerita, Sang Alkemis, The Miracles of the Namiya General
Store, by Keigo Higashino, The Black Swan, Kusni Kasdut, Salah Asuhan,
Cantik Itu Luka, Oggy and the cockroaches comic, Buku Penulis Tararo GK,
Agatha christie, Sir Arthur Conan Doyle, Buku tentang Analisis Mediasi dalam
Penelitian, Range: why generalist triumph in a specialized world (David E),
Handbook of Independent Journalism, Das Kapital, Peran Guru dalam
Membentuk Karakter Siswa, Mechanical fluid and dynamic I, 100 Citazioni
Disocrate, Sistem Informasi Akuntansi, Mediations, Atomatic Habit, Harry
Potter, Queen of Hearts, Laut, Detective Conan: The Jet Black Mystery Train,
Komikus Shojo Nozaki 13, Brianna dan Bottomwise, The Name of The Game,
Melbourne Wedding Marathon Ed Rev, Atomic Habits, Laut Bercerita Hard
Cover Edition, The Power of Habit, Hello, Cello, One Piece 99, Cantik Itu Luka
Edisi 20 Tahun, Berani Tidak Disukai.
Gambar 5.
Data Usulan Judul Buku

15
 Setelah memalui proses Survey dan menganalisis data, langkah
selanjutnya yang dilakukan adalah pendataan buku rekomendasi dan mencari
melalui datalog tahun serta kisaran harga buku per eksemplar. Data tersebut
sebagau gambaran dan acuan prakiraan dana yang harus dikeluarkan saat
pengadaan koleksi atau proses pembelian koleksi nanti. Berikut contoh pendataan
judul tahun dan harga dari buku-buku rekomendasi.
Gambar 6.
Data Pengadaan Buku
*Gambar hanya sebagai contoh (tidak data asli survey)

16
 BAB 3. PENUTUP

3.1 Saran & Penutup

Pelayanan publik sebagai peran utama dalam melayani masyarakat di perpustakaan,

sudah sepatutnya harus selalu ditingkatkan, dan dievaluasi kekurangannya, agar selama
berjalannya kegiatan di erpustakaan selalu bisa memberi pelayanan public yang baik.
Pelayanan yang baik harus diimbangi dengan adanya pemenuhan kebutuhan informasi
kepada pemustaka yang berkunjung, pemenuhan kebutuhan informasi harus sesuai atau
relevan dengan apa yang dibutuhkan pemustakanya, sehingga praktiknya semua koleksi
yang diadakan memiliki nilai guna dan kebermanfaatan. Berdasarkan hasil observasi dan
setelah melihat data survey dan program survey buku rekomendasi, Perpustakaan Kota
Semarang sudah maksimal dalam mengevaluasi SKM atau Survey Kepuasan Masyarakat,
karena diadakan secara rutin selama 6 bulan sekali melalui aplikasi ASIKMAS.
Sedangkan, untuk survey buku rekomendasi pemustaka, Perpustakaan Kota Semarang
belum maksimal dalam melaksanakan program tersebut, survey buku rekomendasi
pemustaka baru saja dilakukan pada tahun ini karena sebelumnya pustakawan melakukan
pencarian secara mandiri, dan juga faktor bahwa pustakawan merupakan pegawai baru
yang masi menyesuaikan dengan lingkungan berkerjanya. Perpustakaan Kota Semarang
harus bisa memperhatikan dengan betul program survey ini untuk bahan evaluasi
perbaikan kinerja pelayanan terhadap masyarkat dan penyesuaian kebutuhan masyarakat
dengan isi koleksi yang dimiliki perpustakaan. Program survey ini juga harus selalu
dijalankan secara rutin untuk pengecekan berkala.

3.2 Penutup

Kesesuaian koleksi dengan kebutuhan penguna merupakan hal yang sangat perlu
diperhatikan, dengan pengadaan koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna maka
akan semakin meningkatkan mutu perpustakaan sebagai lembaga penyedia layanan
informasi yang bernilai dimata masyarakat, Kesesuaian koleksi dengan kebutuhan
pengguna tidak bisa terlepas juga dengan pelayanan masyarakatnya. Kerelevanan koleksi
dan pelayanan public yang baik adalah faktor pentik citra pustakawan menjadi baik,
semakin baik perpustakaan dalam mengatur atau memanajemen hal tersebut maka
semakin baik pula pandangan masyarakat. Karena itu pengadaan survey harus rutin
dilakukan untuk pengecekan dan peningkatan mutu.

17
 DAFTAR PUSTAKA

Barat, P. P. S. (2018). IKM Periuari-Juni 2018ode Jan. 1–38.

Nuha, U. (2014). Meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan dengan

pendekatan bilingual. Libraria, 2(1), 60–79.

18
Barat, P. P. S. (2018). IKM Periuari-Juni 2018ode Jan. 1–38.

Nuha, U. (2014). Meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan dengan

pendekatan bilingual. Libraria, 2(1), 60–79.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Link data survey:

https://drive.google.com/drive/folders/1F4lI2KEu3k8_VmV2gHbr74BUcjbVqgy?u
sp=share_link

19