SOP

Audit Internal Mutu (AIM)

Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA)

Kode Dokumen :
Revisi : 00
Tanggal : 22 Juli 2012
Diajukan oleh : Sekretaris LPM,

Dikendalikan oleh : Ketua LPM,

Jujun Ratnasari, M.Si

Disetujui oleh : Rektor,

Prof. Dr. Asmawi Zainul

Tujuan
Memastikan bahwa Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Universitas Muhammadiyah
Sukabumi (UMMI) telah menerapkan Sistem Penjaminan Mutu (SMM) sesuai dengan standar Nasional
BAN PT.

Ruang Lingkup
SOP AIM UKPA ini berlaku untuk pelaksanaan AIM Tahap I dan AIM Tahap II di UMMI. Pihak-
pihak yang terlibat dalam prosedur ini adalah Rektor, Pembantu Rektor I, Pimpinan UKPA ( auditee),
LPM (Ketua dan Sekretaris) dan auditor internal.
Audit Internal Mutu Tahap I (AIM) UKPA adalah evaluasi kecukupan organisasi penjaminan
mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem mutu.
Audit Internal Mutu Tahap II (AIM) UKPA adalah evaluasi terhadap implementasi SPM yang
telah ditetapkan/dijanjikan, pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pengguna jasa layanan
(audit kinerja).

Definisi
1. Kebijakan mutu (Quality Policy) adalah pernyataan resmi pimpinan manajemen mengenai tujuan
dan arah kinerja mutu (quality performance) organisasi. Pernyataan resmi ini harus
terdokumentasi dan mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan
(requirements) dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem penjaminan mutu
nya.
2. Sasaran Mutu (Quality objective) adalah target yang terukur, sebagai indikator tingkat
keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama waktu tertentu.
3. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti
audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kesesuaian antara
kriteria audit dengan kenyataan dipenuhi.
4. Audit Internal Mutu (AIM) adalah audit yang dilakukan oleh auditor internal universitas yang
dikoordinir oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM).
5. Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor unit kerja
6. Audit Sistem adalah audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk
memenuhi persyaratan-persyaratan standar mutu.
7. Audit Kepatuhan adalah audit untuk memeriksa atau memastikan kepatuhan/ketaatan
penjaminan mutu fakultas/program, jurusan/program studi atau UKPA terhadap standar mutu
yang ditetapkan. Audit ini dilakukan di tempat auditee (visitasi).
8. Bukti Audit adalah rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi, yang relevan dengan kriteria
audit dan dapat diverifikasi (dilakukan kebenarannya).
9. Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai
rujukan.
10. Temuan Audit adalah hasil evaluasi kumpulan bukti audit yang dibandingkan dengan kriteria
audit.
11. Ketidaksesuaian Mayor (berat) adalah apabila ditemukan: tidak terdapat elemen sistem, suatu
sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu, penerapan suatu
standar sangat tidak konsisten, Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem.sedangkan tindakan
 perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut.
12. Ketidaksesuaian Minor (ringan) adalah apabila ditemukan: suatu ketidaksesuaian dalam
memenuhi suatu persyaratan dalam stadar nasional BAN PT, suatu ketidaksesuaian yang diamati
dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi.
13. Kesimpulan Audit adalah hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan
semua temuan audit.
14. Auditee atau teraudit adalah organisasi atau orang yang diaudit.
15. Auditor adalah seseorang yang memiliki kemampuan (kompetensi) untuk melakukan audit.
16. Tim Audit adalah seorang atau lebih auditor yang diberi tugas untuk melaksanakan audit.
17. Rencana Audit adalah penjelasan aktifitas dan pengaturan audit di lapangan.
18. Ruang lingkup audit adalah jangkauan dan batasan audit.
19. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh rektor dan
diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat
Universitas.
20. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya
21. Dokumen induk adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Universitas dan Rektor
dibantu LPM, Universitas, Fakultas, Senat Fakultas dan Dekan sebagai bagian dari dokumen
SPMI. Dokumen induk untuk universitas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, SOTK, Rencana
Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Akademik. Dokumen induk untuk Fakultas meliputi
Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Dekan, dan Pedoman Akademik. Adapun
Dokumen induk untuk program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program
Kerja Ketua Prodi, dan Pedoman Pendidikan.
22. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat
(sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk universitas/fakultas/PS meliputi Manual
Mutu, Standar operasional prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung dan borang.
23. Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manejemen mutu.
24. Standar mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup
masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang harus dipenuhi oleh unit-unit
kerja. Suatu standar mutu terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat
digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan unit kerja untuk
menyelenggarakan program-programnya.

Rujukan
1. Dokumen SPMI UMMI 2012, meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, Organisasi dan Tata Kerja,
Rencana Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Akademik, Manual Mutu, Standar Mutu, SOP,
instruksi kerja, dokumen pendukung, serta borang-borang.
2. Peraturan Pemerintah no. 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan
3. Pedoman Pelaksanaan SPMI

Garis Besar Prosedur

Prosedur pelaksanaan AIM untuk UKPA dilakukan langkah-langkah berikut:
1. LPM melalui Sekretaris LPM menyiapkan ruang lingkup dan dokumen AIM UKPA, kemudian
menyampaikannya kepada Wakil Rektor I.
2. Rektor melalui Wakil Rektor I menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AIM UKPA.
3. LPM melalui SEkretaris LPM menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM, serta
menentukan Tim AIM.
4. LPM meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor internal.
5. Wakil Rektor I didampingi oleh LPM melakukan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan AIM
dengan para auditee.
6. LPM melalui Sekretaris LPM menyelenggarakan refreshing AIM UKPA untuk para auditor
internal.
7. Wakil Rektor I meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada auditee.
8. Sekretaris LPM menyusun konsep Surat Tugas Tim AIM disertai distribusi auditor internal,
jadwal dan tempat pelaksanaan AIM.
9. Rektor mengesahkan Surat Tugas Tim AIM.
10. Wakil Rektor I menyampaikan pemberitahuan kepada auditee untuk mempersiapkan diri
menghadapi AIM sesuai dengan ruang lingkup yang ditetapkan dan menginstruksikan untuk
mempersiapkan dokumen sesuai ruang lingkup AIM dan mengirimnya ke LPM.
11. Sekretaris LPM menyampaikan checklist AIM kepada auditee dan auditor internal
12. Sebelum pelaksanaan AIM, auditor internal dan pimpinan setiap UKPA mengkoordinasikan
pelaksanaan AIM di masing masing unit kerja.
13. Auditor internal melakukan AIM sesuai ruang lingkup SPMI pada masing-masing unit kerja.
melalui pemeriksaan lapangan, wawancara, dan pemeriksaan dokumen.
14. Auditor internal mendiskusikan hasil temuan AIM dengan auditee untuk mendapatkan
persetujuan, kemudian menyerahkan hasilnya ( softcopy dan hardcopy) dan menyampaikan
umpan balik pelaksanaan AIM kepada Sekretaris LPM.
15. Auditee menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada Sekretaris LPM.
16. Sekretaris LPM menyusun laporan hasil AIM kemudian menyampaikan kepada Rektor (melalui
Ketua LPM) disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK).
17. Rektor menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan koreksi kepada Pimpinan
UKPA.
18. Pimpinan UKPA melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Rektor dan melaporkannya
kepada Rektor melalui LPM.
Bagan Alir

Mulai

Menyiapkan ruang lingkup dan dokumen
Sekretaris LPM AIM
tidak
ya

Surat Pengesahan
Ruang Lingkup AIM
WR-I Mengesahkan ruang lingkup AIM  UKPA


Menyusun jadwal sosialisasi dan Jadwal Sosialisasi
pelaksanaan AIM, serta menentukan Tim
Swkretaris LPM 
AIM


Surat Permintaan
Meminta kesediaan dan alokasi waktu Kesediaan Auditor
Ketua LPM  Internal
auditor internal


Surat Undangan
Melakukan sosialisasi dan koordinasi Sosialisasi
WR-I 
pelaksanaan AIM, didampingi tim PJM


Surat Undangan
Menyelenggarakan refreshing AIM bagi refreshing
Sekretaris LPM auditor internal 


Surat Permintaan
Kesediaan dan Waktu
Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan Pelaksanaan AIM
WR-I 
audit kepada auditee


Menyusun konsep Surat Tugas Tim AIM
Sekretaris LPM


Surat Tugas Tim AIM
Rektor Mengesahkan Surat Tugas Tim AIM 


A
 A

Memberitahukan kepada auditee untuk Surat Pemberitahuan
mempersiapkan diri dan mengirimkan dan Permintaan
WR-I Dokumen AIM
dokumen sesuai ruang lingkup AIM kepada 
LPM


Menyampaikan checklist AIM kepada auditee Checklist AIM
Sekretaris LPM dan auditor internal 


Checklist AIM
Borang Laporan AIM
Borang Penilaian
Instruksi Kerja Auditor
Instruksi Kerja Auditee

Melakukan audit sesuai jadwal dan tempat

Auditor Internal yang disepakati 


Mendiskusikan temuan AIM dan penilaian
Auditor Internal dengan auditee, kemudian menyerahkan
hasilnya kepada Sekretaris LPM


Membuat klarifikasi atas hasil temuan AIM, Borang Klarifikasi
Auditee kemudian menyerahkan hasilnya kepada 
Sekretris LPM


Borang Umpan Balik
Borang Umpan Balik
Auditee
Checklist Penyerahan
Berkas AIM
Auditor Internal Mengisi umpan balik dan mengirim-kannya
& Auditee kepada Sekretaris LPM 


B
 B

Menyusun laporan pelaksanaan dan hasil Format Laporan
AIM, serta menyampaikannya kepada Rektor
Sekretaris LPM dengan konsep permintaan tindakan koreksi 


Mengundang UKPA dengan tingkat Surat Undangan
kepatuhan rendah untuk mengidentifikasi Klarifikasi Hasil AIM
Ketua LPM
hambatan dan solusi bagi perbaikan kinerja 


Menerbitkan surat permintaan tindakan Surat PTK
koreksi (PTK) kepada Pimpinan UKPA
Rektor 
(auditee)


Borang Laporan
Melakukan tindakan koreksi sesuai Perbaikan atas PTK
Pimpinan UKPA permintaan Rektor dan melaporkannya 
melalui LPM


Selesai