PETUNJUK TEKHNIS PELAKSANAAN

PELATIHAN CALON AUDITOR

AUDIT MUTU INTERNAL SPMI

Persyaratan peserta pelatihan

1. Dosen dan tendik
2. Pernah mengikuti sosialisasi spmi
3. Memahami konsep dasar penjamin mutu
4. Memiliki komitmen untuk terlibat dalam implementasi SPMI
5. Memiliki komitmen untuk melaksanakan AUDIT jika diangkat menjadi
AUDITOR
Peserta diharapkan mampu:

 Memahami konsep dasar AMI

 Memahami etika auditor
 Merencanakan pelaksanaan AMI
 Melaksanakan AUIDT DOKUMEN
 Melakukan AUDIT LAPANGAN
 Membuat RTL
 Membuat LAPORAN AUDIT
4 DOKUMEN 3 dikelola,..dan 1 plus
Dasar hukum AMI PERMENRISTEKDIKTI NO.62 TAHUN 2016 ttg system
penjaminan mutu perguruan tinggi
SPMI siklus kegiatan yg terdiri:
a) Penetapan standar perguruan tinggi
b) Pelaksanaan standar PT
c) Evaluasi pelaksanaan standar PT
d) Pengendalian pelaksanaan standard pt
e) Peningkatan standar PT

Tujuan audit mutu internal:

 Memastikan implementasi SPMI sesuai dengan sasaran/tujuan

 Mengevaluasi efektivitas penerapan SPMI
 Mengidentifikasi peluang perbaikan penerapan SPMI
 Memastikan penerapan SPMI memenuhi standar/rgulasi
 audit
external
audit yg dilakukan untuk
menentukan tingkat
kesesuaian peksanaan
penjamin mutu berdarkan
STANDAR INTERNAL YG
DITETAPKAN PT
audit
internal
audit yg dlkaukan untk
mntukan tingkat kesesuaian
plaksanaan penjainan mutu
yg dlakukan PT thd
STANDAR yg ditetapkan
pihak EXTERNAL

Tahapan pelaksanaan audit

AUDIT DOKUMEN
 Audit thd kecukupan dokumen pelaksanaan standar Pendidikan tinggu
untuk memenuhi persyaratan standar yg diterapkan
 Dilakukan oleh auditor untuk memeriksa dokumen yg dimiliki teraudit.

AUDIT LAPANGAN

 Memeriksa apakah standar yg telah ditetapkan dalam dokumen standar

dalam SPMI atau yg dijanjikan
 Nn

Lingkup audit
Lingkup audit meliputi semua persyaratan system yang berpengaruh thd mutu:
a) Dokumen SPMI  valid,sah,sangat lengkap dan dpt diakses
b) Organisasi SPMI
c) Komitmen (tanggung jawab) manajemen  tergambar dipelaksana
standar,dan dilihat di indikator capaian sudahkah dia merancang untuk
pemenuhan indikator capaian.
d) Sumber daya tersedianya anggaran pengembangan SPMI di level prodi?
e) Pelaksanaan SPMI-adakah RKS,RKT,bukti bukti dokumen
f) Pemantaan, evaluasi dan Upaya perbaikan.- adanya REKOMENDASI
OBYEK EVALUASI PELAKSANAAN STANDAR DIKTI

 Proses kegiatan pelaksanaan suatu standar

 Prosedur atau mekanisme pelaksanaan standar
 Dampak atau outcomes dr pelaksanaan standar.


JENIS EVALUASI PELAKSANAAN STANDAR DIKTI

 Evaluasi diagnostic: dilakukan pd saat setiap standar dikti dilaksanakan, untuk

mengetahui hambatan dalam pelaksanaan standar tersebut
Standar: pembelajaran selama 16 minggu
Monitoring selama 16 minggu
Evaluasi 3 kali (sebelum,UTS, dan setelah)
Contoh: rapat akademik
-kepatuhan
Setelah rapat semua prodi akan merencanakan apay g dilakukan minggu
berikutnya.
Misalnya ada 20% tdk tepat waktu evaluasi mengapa dia tdk tepat waktu
monitoring tiap hari,evaluasi tiap minggu  EVALUASI DIAGNOSTIC

 Evaluasi formatif: dilakukan pada saat standar dikti dilaksanakan untuk

mengoptimalkna pelaksanaan standar tersebut
Conothnya:

 Evaluasi sumatif: dilakukan pada saat pelaksanaan setiap standar dikti sudah
selesai, sehingga capaian dapat diukur dan
Contoh:
Jk standar tlh selesai dilaksanakan evaluasi pecapaian

UAS evaluasi sumatif apakah semua subcpmk sudah di capai oleh mahasiswa?

Dilaksanakan oleh evaluasi sumitif dgn auditor internal

METODE UNTUK MONITORING DAN EVALUASI

 1. Metode dokumentasi
2. Metode survey

-buktinya: laporan
3. Metode observasi lapanagan: pemngamatan k
4. Metode wawancara: menanyakan kepada pelaksana ttg kperkembangan yg
dilakukan
Contoh: memastikan kesesuaian RPS dgn materi perkuliahan makan
dilakukan wawancara kpd mahasiswa
5. Metode fgd: proses pertemuan dan diskusi dgn pemangku
kepentinganterkait dgn pelaksanaan standar dikti
Ex: mekanisme monitoring

TEMUAN HASIL AMI

1. Pelaksana standar mencapai standar
2. Pelaksana standar Melampaui
3. Pelaksana standar Mencapai standar
4. Pelaksana standar menyimpang
Contoh:
Perpus minial 400 judul, tnyta dpt 450=melampaui
SEMUA TEMUAN YG DI GOLONGKAN MELAMPAUI PENINGKATAN
STANDAR

SEMUA TEMUAN YG DI GOLONGKAN tdk mencapai RTL

Terminology audit
1. Klien : rektor/pemimpin PT yang meminta (surat permintaan
pelaksana AMI)
2. Auditee : pelaksana Standar
3. Auditor : yg memiliki kemampuasn audit
4. Area audit : area AMI adalah bagain/unit/seksi/yg menjadi objek audit

KLASIFIKASI TEMUAN HASIL AUDIT:

Ketidak sesuaian
Observasi: temuan yg berpotensi yg tdk berpengaruh ke mutu  tetapi tetap harus
dibeli perhatian LANGSUNG BS DISELESAIKAN
Ketidak sesuaian (KTS) MINOR dampaknya masih terbatas thd mutu

Ketidak sesuaian (KTS) MINOR dampaknya luas thd mutu

Instrument kesesuaian RPS dosen:
Formulir kepatuhan dan ketaan dosen thd RPS

Identitas: nama mata kuliah,boot sks,smester,mata kuliah syarat, pengembang

RPS,pengampu MK
Kedalaman: CPL,APKU,APKK,APP (aspek penguasaan pengetahuan,) CPMK,bahan
kajian,deskripsi,referensi,srana dan prasaranan
Keluasan: pertemuan,sub cpmk,karakteristik proses pembeljaran.
Bukti dokumen tlh melakukan kegiatan-melaporkan:
-dafttr absensi
-daftar nilai
-Rps
Contoh:

 Audit rps pastikan memiliki daftar rekapitulasi pengumpulan RPS ambil 1

RPS scr acak RPS kurang kode mata kuliah KS OBSERVASI
 Audit rps pastikan memiliki daftar rekapitulasi pengumpulan RPS ambil 1
RPS scr acak RPS tdk dicantumkan APP sbg kaprodi msh bs memahami
apakah 16 pertemuan nanti CPMK terpenuhi msh bs dibatasi ketidak
sesuaiannya tdk dpt langsung diselesaikan sehingga perlu dilakukan
konfoirmasi ke DYS KTS MINOR
 Audit rps pastikan memiliki daftar rekapitulasi pengumpulan RPS ambil 1
RPS scr acak sudah ada fadtar nilai,daftar nilai, tyetapi tdk ada RPS 
mempengaruhi mutu pembelajaran KTS MAYOR

AMBANG BATAS < 5% KTS MINOR

AMBANG BATAS > 5% KTS MAYOR
Dokumen tidak ada nilainya 0
Dokumen ada tp sangat tdk lengaka nilainya 1
Dokumen Ada dan lengkap 2
Dokumen Ada sangat lengkap tp blm bs diakses 3  observasi
Dokumen Ada sangat lengkap dan bisa diakses nilainya 4  sangat sesuai

AUDIT
 memberikan ruangan perbaikan.
BUKAN mencari kesalahan
 Membantu institusi
 Tdk boleh INTEROGASI, INVESTIGASI,PENYELIDIKAN

Jika menyimpang dikembalikan

Menyimpang dikembalikan
Belum memenuhi diingkatkan hingga memenuhi

PRINSIP DASAR AMI EFEKTIF DAN EFISIEN

AMI dilaksanakan secara professional: Ami dilakukan seorang Auditor yg memiliki:

Skill: ahli dibidang audit
Knowledge: auditor harus menguasai SPMI yg berkaitan dgn evaluasi
Attitude: Auditor harus memiliki etika yg diterapkan dalam pelaksanakan AMI
OBJECTIVE: Berdasarkan fakta
KETELITIAN DAN KECERMATAN: pngumpulan data harus didasarkan atas
kecermatan atau keseksamaan auitor dalam melakukan AMI, ketelitian pd dasarnya
merupakan KETEPATAN dalam melakukan Audit.
AMI REGULERsesuai siklus pelaksanaan SPMI
Periode pelaksanaan AMI regular

 Pelaksanaan dilakukan akhir semester atau diakhir tahun akademik sesuai

dengan berakhirnya pelaksanaan standar.
AMI SESUAI PENUGASAN  waktu penyelesaian khusus sesuai dgn bagian yg
akan diselidiki

 Penanggung jawab kegiatan AUDIT: pelaksanaan langsung dibawah kendali

pimpinan
 Tujuan: menginvestigasi/menyelidiki masalah &penyelesaian masalah

AUDIT DOKUMEN

Pengertian
Audit system/dokumen adalah audit dilakukan oleh auditor thd:
 Ketersediaan organisasi penjaminan mutu
 Ketersediaan sokumen SPMI
 Keterlaksanaan SPMI
 Ketercapaian pelaksanaa SPMI

Audit di lakukan dengan tujuan Menyusun daftar pertanyaan

Audit dokumen dilaksanakan tanpa kehadiran auditee

Output pelaksanaan audit dokumen

1. Validasi keterlaksanan Standar DIKTI
2. Tersususnnya daftar pertanyaan/check-list dafatr tilik

Proses monitoring:
-laporan monitoring harus dibiasakan dr skrg penanggung jawab
standar MEMONITORING
Tugas kaprodi
1. Standar Kompeten Lulusan

Bukti Dokumen pelaksanaan standar kompetensi lulusan ( Daftar CPL Prodi, Daftar Prodi lulusan,
Daftar masa studi dan IPK Mahasiswa)

Standar isi pembelajaran 2. Bukti Dokumen (kurikulum, bukti peninjauan kurikulum (jik ada) RPS,
RTM), daftar mata kuliah,

Standar Proses Pembelajaran 2. Bukti Dokumen pelaksanaan (RPS, contoh RTM, Contoh Modul, bukti
pelaksanaan perkuliahan, bukti pemantaun perkuliahan

TUGAS AUDITOR DALAM PELAKSANAAN AUDIT DOKUMEN

1. Auditee tlh melasanakan standar yg mnj tggungjwbnya

2. Auditee memenuhi/tdk memenuhi indikatioir capaian/target
capaian standar
3. Auditee tlh melaksanakan standar sesuai dgn prosedur
4. Apakah auditee memiliki bukti dokumen.

1. Tanyakan,apakah Auditee tlh melasanakan standar yg mnj

tggungjwbnya?
2. Tanyakan,ApakahAuditee memenuhi/tdk memenuhi indikatioir
capaian/target capaian standar?
3. Tanyakan,apakah Auditee tlh melaksanakan standar sesuai dgn
prosedur?
4. Kumpulkan bukti dokumen nya.

TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT DOKUMEN

1. Opening meeting,sblm audit/sesudah audit dokumen. 
dilaksanakan oleh KETUA TIM AUDITOR PT ketua PT
melakukan arahan.
2. Tim auditor melaksankaan rapat tim auditor
3. Ketua tim auditor membagi tugas dan tanggung jawab kepada
anggota tim
4. Tim auditor memverivikasi kelengkapan dokumen audit ke pihak
teraudit.

PANDUAN PELAKSANAAN AUDIT LAPANGAN

Audit kinerja/visitasi/lapangan adalah proses audit mutu internal yg dilakukan
oleh auditor Bersama dengan auditee.
Tujuan:
1. Memeriksa apakah standar yg telah ditetapkan dlm dokumen standar
dalam SPMI tlh dipenuhi atau tdk
2. Memeriksa apakah setiap standar yang telah ditetapkan telah dilaksanakan
secara benar sesuai prosedur
3. Memeriksa apakah setiap standar yg telah ditetapkan dapat dibuktikuan
dokumen bukti kerja.
Syarat perlu penugasan audit lapangan:

1. Audit telah menyelesaikan penyusunan daftar pertanyaan

2. Auditee tlh menerima surat penugasan auditor dan
memberikan persetujuan atas pelaksanaan audit lapangan.
Tahapan pelaksanaan audit lapangan:
1. Menanyakan checklist
2. Kategori dan analisis temuan AMI
3. Penyusunan BAP dan penutupan.--> pelaporan kejadian di
laangan.dilakukanuntuk setiap area audit meliputi semua
standar yg di audit (1 BAP per area audit) dilengkapai
dengan foto

Tugas auditor melengkapi formular hasil audit lapangan (HAL)

1. Auditor btanya kpd auditee berdasarkan CHECKLIST yg telah
disusun pd saat audit dokumen.--> tdk boleh menambah
peranytaan ,namun tambhkan kedalaman.
2. Auditee menjawab/merespon pertanyaan yg diajukan auditor
berdsarkan prinsip kejujuran dan kebenaran  semua
konsfirmasi,validasi, HARUS DIREKAMKAN OLEH AUDITOR

3. AUDITOR merumuskan temuan hasil AMI dan mencatatkannya

di formulir hasil Audit Lapangan (HAL)
Memuat hasil apa yg menjadi bukti.

CARA MERUMUSKAN TEMUANHASIL AMI

TEMUAN HARUS DITULISKAN:
 Kalimat yg singkat dan mudah dimengerti
 Kalimat yg bersifat membangun dan membantu
 Kalimat yg mengandung keenaran, relevan dan bukan
kejutn
PLOR
P  PROBLEM
L  Lokasi
O  Obyek
R  Reference

Hal yg harus dilakuka pd saat visitasi:

1. Dating on time
2. Byanta yg jelas dan pasti dan sebisa mungkin sedikit bicara
3. Setiap auditor harus memuat catatn selama pelaksanan audit
lapangan
4. Menggunakan guideline sbg acuan audit
5. Konsisten dalam melakukan penilaian

KATEGORISASI pencapaian pelaksanaanstandar : kesesuaian atau

ketidaksesuaian thd standar

Audit lapangan tahap 2

Mengaanalisis Temuan Hasil Ami:
 Jika KEBERHASILAN, Catatatn FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN
 JIKA KETIDAKBERHASILAN, CTATT AKAR PENYEBAB dan FAKTOR PENGHAMBAT

TEMUAN HASIL AMI
1. Pelaksanaan stndar DIKTI MENCAPAI standar DIKTI yg tlh ditetapkan
2. . Pelaksanaan stndar DIKTI MELAMPAUI standar DIKTI yg tlh ditetapkan
 3. Pelaksanaan stndar DIKTI BELUM MENCAPAI standar DIKTI yg tlh ditetapkan
4. Pelaksanaan stndar DIKTI MENYIMPANG standar DIKTI yg tlh ditetapkan
Tugas auditor dlm penyusunan rencana tindak lanjut:
1. Menyusun RTL dalam bentuk permintaan Tindakan koresi (PTK)
2. Menyusun RTL dalam bentuk permintaan Tindakan peningkatan (PTP)

Pengendalian bukti tindak lanjut bukti peningkatan

TINDAKAN KOREKSI/PERBAIKAN YG DILAKUKAN PT

Temuan hasil AMI pelaksanaan standar dikti belum mencapai/meyimpang standar DIKTI yg telah
ditetapkan PENGENDALIAN (Pt MELAKUKAN TINDAKAN KOREKSI/PErbaikan pelaksanaan
standar DIKTI instrmen AMI

LANGKAH PENYUSUNAN PTK

METODE UNTUK MONITORING DAN EVALUASI
1. METODE DOKUMENTASI: PROSES REPORTING BERUPA LAPORAN PELAKSANAAN STANDAR
DIKTI SEPERTI LAPORAN MINGGUAN/BULANAN/SEMESTERAN/TAHUNAN
2. METODE SURVEI: PROSES PENGUMPULAN DATA DARI PEAKSANAAN STANDAR DIKTI

Penguatan rps dibuat workshop harus melalui kegiatan: agar terdapat bukkti laporan,anggaran
dll.

PANDUAN PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT

MUTU INTERNAL
 LAPORAN AMI bersi hasil pelaksanaan audit secara lengkap
Upm hasil ami
PRODI berita acra

1 area audit  1 BAP

Pihak yg terlibat
 Laporan AMI disiapkan dgn pengarahan ketua TIM auditor PT
 Tim area audit bernggungjawab Menyusun laporan AMI area audit
 Tim auditor PT bertanggung jawab dlm penyusunan nlaporan AMI