G ENERAL AFFAIR – MANAGEMENT & BEST PRACTICE

Sesuai namanya, divisi General Affair (GA) atau Divisi Umum merupakan supporting unit yang bertujuan
memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit
kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor.
General Affairs adalah supporting unit yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk mengurus berbagai hal
keperluan perusahaan/organisasi/instansi. General Affair mengemban tugas yang cukup banyak dan rumit,
sehingga mungkin akan banyak menimbulkan masalah bila tidak di atur dengan sedemikian rupa, untuk itu perlu
manajemen yang baik dan tepat dalam pengelolaannya. Keberadaan divisi General Affair berbeda pada tiap
perusahaan, ada yang berada dibawah HRD dan ada juga yang bediri sendiri. Ruang Lingkupnya bervariasi. Pada
umumnya mereka mengurus fasilitas dan maintenance gedung, keperluan fasilitas dan alat-alat kantor, kendaraan
kantor, perijinan, perundangan, gangguan, kebakaran, kesehatan karyawan, safety dan keamanan, penerimaan
tamu , permasalahan ketenagakerjaan (industrial relation) ,
Untuk itu butuh skill yang memadai untuk mengelola semua hal tersebut, melalui training peserta akan diberikan
pemahaman dan pengetahuan dari trainer/praktisi yang telah mengelola General Affair dengan baik.

Tujuan
+ Memahami Defenisi, Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair (GA) dalam perusahaan
guna mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
+ Memahami dan mampu memberikan service excellence kepada semua Internal & External
Customer.
+ Memahami dan menguasai semua bisnis proses GA
+ Mampu menganalisa kinerja GA serta menetapkan area yang masih memerlukan peningkatan
dengan cara menganalisa masalah yang sering dihadapi General Affairs.

Outline
1. Over view
2. Defenisi, Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair (GA)
3. Kompetensi Minimal Profesional GA
4. Job Description General Affair
5. Bisnis Proses GA dan KPI GA
6. Area Tanggung Jawab GA
o Building Management, Asset management
o Keamanan / Security dan ketertiban, kebersihan
o Kendaraan perusahaan dan fasilitas pool
o Perijinan, dan kehumasan, operasional, dll
o Perizinan Tenaga Kerja Asing
o Cleaning Service dan penanganan limbah
o Recepsionist dan operator telepon, serta keluar masuk Tamu
o Kantin, Laundry & Mess Perusahaan
o Alat Tulis Kantor (ATK)

Program ini dibuat untuk anda, dalam rangka pengembangan sumber daya manusia Create by RAMBOE.
 o Penanganan Listrik, Air dll.
o Pelaksanaan event khusus
o Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl
o Outsourcing Management / Labour Suply
o Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, Auditor Perusahaan,
Demonstrasi / Unjuk Rasa)
7. Service Excellence
8. Komunikasi internal & Eksternal
9. Problem Solving dalam area GA
10. KPI untuk GA Operation
11. Successful Tips in Effective General Affair
12. Penutup

Metode Pelatihan
Metode pelatihan akan ditekankan untuk pelatihan orang dewasa yang diselenggarakan secara
partisipatif, aktif dalam suasana yang menyenangkan dengan berbagai metode yang dipergunakan: Pre-
test dan Post-test, Simulasi/Games/Roleplay, Video training, Sharing & diskusi, dan Action plan (Rencana
Tindakan).

Durasi
Pelatihan ini dirancangan dengan durasi waktu 3 hari dan setiap harinya akan memakan waktu efektif 8
jam.

Siapa sebaiknya Ikut Pelatihan Ini

Staf, pemimpin, penyelia, manajer, baik dalam bidang general affair, hrd, atau yang memiliki hubungan
kerja atau juga terlibat dalam keterampilan ini.

Program ini dibuat untuk anda, dalam rangka pengembangan sumber daya manusia Create by RAMBOE.
 RUN DOWN & SCHEDULE OF EVENT
GENERAL AFFAIR & ASSET MANAGEMENT
WAKTU DURASI HARI - 1 WAKTU DURASI HARI - 2
8:00 - 8:30 0:30 Registrasi, Pembukaan, & Pre-Test 8:00 - 10:00 2:00 Review Hari - 1
8:30 - 10:00 1:30 Definisi General Affair Dasar-dasar Manajemen Aset
Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab - Pengertian Manajemen Aset
General Affair - Pengertian Aktiva Tetap
Aspek dan Ruang Lingkup General - Penggolongan Aktiva Tetap
Affair - Ruang Lingkup Manajemen Aset
Struktur Organisasi Pengelolaan Aset
- Struktur Kode Aktiva Tetap
- Golongan Aktiva Tetap
- Jenis Aktiva Tetap
- Tahun Perolehan
- Fungsi
- Lokasi
- Portability
10:00 - 10:15 0:15 Coffee Time 10:00 - 10:15 0:15 Coffee Time

10:15 - 12:00 1:45 Komunikasi Internal dan Eksternal 10:15 - 12:00 1:45 Analisis Tugas dan Tanggung Jawab
pengelola Aset
Masalah yang akan Timbul di dalam - Tugas & Wewenang Aktiva Tetap
General Affair - Fungsi-fungsi yang Terkait
Antisipasi Masalah & Penyelesaian Menghitung dan Menilai Aset Perusahaan
Masalah - Karakteristik Transaksi dalam
Penghitungan dan Penilaian Aktiva
Tetap
- Transaksi yang Mengubah Aktiva
Tetap
12:00 - 13:00 1:00 ISHOMA 12:00 - 13:00 1:00 ISHOMA
Apa itu Facility Management – General
13:00 - 15:00 2:00 13:00 - 15:00 2:00 Unsur Pengendalian Internal
Affair Management
Menetapkan Kompetensi General - Organisasi; Sistem Otorisasi;
Prosedur Pencatatan; Praktek yang
Affair
Sehat.
Strategi Modern Tempat Kerja Dokumen dalam Transaksi Aktiva tetap
- Surat Permintaan Otorisasi;
- Surat Permintaan Reparasi;
- Surat Permintaan Transfer Aktiva
Tetap;
- Surat Permintaan Penghentian
Pemakaian Aktiva Tetap;
- Surat Perintah Kerja;
- Surat Order Pembelian;
- Laporan Penerimaan Barang;
- Faktur dari Pemasok;
- Bukti Memorial
15:00 - 15:15 0:15 Coffee Time 15:00 - 15:15 0:15 Coffee Time
Mengukur Kinerja Fasilitas Kantor –
15:15 - 17:00 1:45 15:15 - 16:30 1:15 Jaringan Sub Sistem dalam
Facility Performance Evaluation Manajemen Aset
BPE (Building Performance Evaluation - Sistem Pembelian Aktiva Tetap
Model) - Sistem Perolehan Aktiva Tetap
melalui Pembangunan Sendiri
- Sistem Pengeluaran Modal.
- Sistem Penghentian Pemakaian
Aktiva Tetap
- Sistem Transfer Aktiva Tetap
- Sistem Revaluasi Aktiva Tetap
- Sistem Akuntansi Depresiasi Aktiva
Tetap
16:30 - 17:00 0:30 Post Test, Evaluation, & Penutup

Program ini dibuat untuk anda, dalam rangka pengembangan sumber daya manusia Create by RAMBOE.