LAPORAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI

“PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR”

KANTOR KESEHATAN PELABUHAN KELAS III TEMBILAHAN
WILAYAH KERJA SUNGAI GUNTUNG

Di ajukan untuk melengkapi tugas-

tugas dan memenuhi syarat-syarat guna mengikuti ujian akhir sekolah di SMK
Taruna Bhakti Indonesia Kateman

Oleh :
NUR LIA
NISN :

YAYASAN PENDIDIKAN
TARUNA BHAKTI INDONESIA KATEMAN
SMK TARUNA BHAKTI INDONESIA KATEMAN
2023/20234
 HALAMAN PERSETUJUAN
“PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR”
KANTOR KESEHATAN PELABUHAN KELAS III TEMBILAHAN
WILAYAH SUNGAI GUNTUNG

Oleh :

NUR LIA

Penulisan Laporan Praktek Kerja Industri dengan judul diatas telah disetujui untuk
diperbanyak dan di ujinkan dihadapan Dewan Penguji

Pembimbing Lapangan Pembimbing Sekolah

ARYFUL YAHDI,SKM KARMILA SARI,S.Pd

Ketua Kompentensi Keahlian

Otomatisasi dan tata Kelola Perkantoran

SYAHRIANI, SE

3
 HALAMAN PENGESAHAN
“PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR”
KANTOR KESEHATAN PELABUHAN KELAS III TEMBILAHAN
WILAYAH KERJA SUNGAI GUNTUNG

Oleh:

NUR LIA

Telah diujikan di hadapan dewan penguji pada tanggal…...…..Desember

Ketua Dewan Penguji

SYAHRIANI, SE
Anggota Penguji I Pembimbing Sekolah

KARMILA SARI,S.Pd

Disahkan Oleh : Ketua Kompentensi Keahlian

Otomatisasi dan tata Kelola Perkantoran
Kepala SMK TBI Kateman

UCA SUMANTRAZ,S.Sos, M.MPd SYAHRIANI, SE

4
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya limpahkan kehadirat ALLAH SWT, karena berkat
rahmat dan hidayahnya saya dapat menyelesaikan penyusunan proposal selama 5
bulan, yang berjudul Proses “Pengelolaan surat masuk dan surat keluar Kantor
Kesehatan Pelabuhan Kelas III Tembilahan Wilayah kerja Sungai Guntung”
adapun tujuan dari penulisan proposal penelitian ini adalah untuk mempelajari
cara pembuatan proposal magang ini dapat diselesaikan guna memenuhi salah
satu persyaratan dalam meyelesaikan pendidikan pada jurusan Administrasi
Perkantoran. Banyak hambatan yang dihadapi dalam penyusunannya, namun
berkat kehendaknyalah sehingga saya berhasil menyelesaikan penyusunan laporan
ini. Pada kesempatan ini, saya hendak menyampaikan terima kasih kepada semua
pihak yang telah memberikan dukungan moral maupun materil sehingga proposal
penelitian ini dapat diselesaikan. Ucapan terimakasih ini penulis tujukan kepada :

1. ALLAH SWT yang telah memberikan kesehatan, kekuatan dan kemudahan

sehingga laporan ini dapat diselesaikan.
2. Kepada kedua orang tua saya, yang telah memberikan kasih sayang dan
dukungan kepada saya.
3. Kepada ibu Siti Rajimah,SE selaku ibu yayasan SMK Taruna Bhakti
Indonesia Kateman.
4. Kepada bapak Uca Sumantraz, S.Sos.M.Mpd selaku kepala sekolah
5. Bapak Basrah,SE selaku koordinator kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas III
Tembilahan Wilayah Kerja Sungai Guntung
6. Kepada ibu Syahriani,SE selaku kepala jurusan Tata Pengelola Perkantoran
7. Kepada Bapak Aryful Yahdi,SKM selaku pembimbing lapangan atas ilmu,
pendidikan dan pengetahuan yang telah diberikan
8. Kepada Ibu Karmila Sari,S.Pd selaku pembimbing sekolah
Penulis

NUR LIA

5
 DAFTAR ISI

HALAMAN PERSETUJUAN.......................................................................i
HALAMAN PENGESAHAN........................................................................ii
KATA PENGANTAR....................................................................................iii
DAFTAR ISI...................................................................................................iv
DAFTAR TABEL...........................................................................................v
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................1
A. Latar Belakang...............................................................................1
B. Tujuan............................................................................................2
C. Batasan Laporan............................................................................3
BAB II TINJAUAN UMUM..........................................................................4
A. Sejarah...........................................................................................4
B. Visi Dan Misi.................................................................................5
C. Struktur Organisasi KPP Tembilahan............................................6
D. Lokasi praktek kerja industri.........................................................7
BAB III PEMBAHASAN...............................................................................8
A. Aktivitas Magang...........................................................................8
B. Pembahasan Aktivitas Kegiatan....................................................10
C. Analisis Masalah............................................................................13
BAB IV PENUTUP.........................................................................................14
A. Kesimpulan....................................................................................14
B. Saran..............................................................................................14
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................16
LAMPIRAN

6
 DAFTAR TABLE

Table 3.1 waktu pelaksaana prakerin kerja industri.........................................5

Table 3.2 laporan kegiatan harian.....................................................................5

7
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Praktik kerja industri (PRAKERIN) adalah kegiatan
pendidikan,pelatihan dan pembelajaran yang dilaksanakan di dunia usaha
atau dunia industri, kegiatan tersebut sebagai suatu upaya pendekatan
ataupun untuk meningkatkan mutu siswa-siswi sekolah menengah kejuruan
(SMK) dengan kompetensi keahlian yang telah dipilih serta sesuai dengan
bidangnya.
Praktek kerja industri (PRAKERIN) ini juga merupakan salah satu
kurikulum yang harus ditempuh oleh siswa-siswi sekolah mengengah
kejuruan (SMK), Supaya mendapatkan pengalaman yang lebih luas
mengenai dunia industri dan menambah wawasan sehingga ilmu yang
belum siswa-siswi pelajari di sekolah bisa kita dapatkan di dunia industri
yang sesungguhnya.
Perkembangan dunia kerja maupun usaha mengalami pertumbuhan
yang sangat pesat. Persaingan dua kerja dan usaha tentunya semakin ketat
juga, hal tersebut ditandai dengan semakin banyak bermunculan
perusahaan-perusahaan baru baik perseorangan maupun kelompok.
Dengan adanya persaingan di duna kerja dan usaha maka seseorang
dituntut terjaganya kelancaran komunikasi guna menunjang efektivitas
kinerja dan terpenuhi akan manfaat yang diinginkan.

Penanganan surat di perusahaan harus dilakukan secara praktis dan

efisien supaya surat-surat yang masuk dapat tersusun secara rapi tanpa
kehabisan banyak waktu, dan akan mempermudah pencarian kembali surat
masuk tersebut.

Penanganan surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda yang
paling praktis dan efisien adalah dengan menggunakan penomoran surat
dibuku agenda.

1
 Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang
diterima melalui kurir dengan mempergunakan buku pengiriman/ekspedisi.
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor,
berstempel, dan telah ditandatangani). Mengagendakan surat adalah
kegiatan mencatat surat kedalam buku agenda, petugas yang
mengagendakan surat dinamakan agendaris.
Agenda surat bisa diambil dari data-data yang kita salin dari buku
kedatangan kapal dari luar negeri dan bisa diambil kedalam buku register
SSCEC (ship sanitation control exempation certifitace) bila ada dokumen
yang mati dan akan diganti. Pengelolaan bisa dilakukan kedalam buku
agenda ketika ada kedatangan kapal yang harus diperiksa dan penerbitan
SSCEC (ship sanitation control exempation certifitace)baru.
Penomoran surat menggunakan buku agenda adalah kegiatan
memberikan nomor dan kode pada buku agenda. Penomoran surat
berdasarkan perihal surat merupakan kegiatan penomoran surat masuk dan
surat keluar baik intren maupun ekstern yang dicatat didalam buku agenda.
Perihal surat dusebut juga dengan hal surat atau pokok surat, peranan
penomoran surat dibuku agenda merupakan kegiatan penting dalam
perusahaan.

B. Tujuan
Tujuan pelaksanaan praktek kerja industri (PRAKERIN), yaitu
sebagai berikut :
1. Untuk memperkenalkan seperti apa dunia industri atau dunia usaha
itu.
2. Menambah pengetahuan kepada siswa-siswi dibidang masing-masing.

2
C. Batasan Laporan
Berdasarkan pembahasan, maka batasan laporan yang akan dibahas
adalah :
Bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor
Kesehatan Pelabuhan Kelas III Tembilahan wilayah kerja Sungai Guntung.

3
 BAB II

TINJAUAN UMUM

A. Sejarah
Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas III Tembilahan adalah unit
pelaksanaan teknis di lingkungan. Kementerian kesehatan yang berada
dibawah dan tanggung jawab kepada Direktur Jendral Pengendalian
Penyakit dan Penyehatan Lingkungan. Kementerian Kesehatan Republik
Indonesia tugas utama Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas III Tembilahan
Wilker Sungai Guntung berdasarkan peraturan Mentri Kesehatan Republik
Indonesia tentang Perubahan Peraturan Mentri Kesehatan tanggal 22
November 2011 tentang susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor
Kesehatan Pelabuhan (KKP) adalah melaksanakan pencegahan masuk dan
keluarnya penyakit,penyakit potensial wabah, surveilans epidemologi,
kekarantinaan, pengendalian dampak kesehatan lingkungan, pelayanan
kesehatan, pengawasan OMKABA (Obat, Makanan, Kosmetika, Alat
Kesehatan serta bahan Adiktif) pengalaman terhadap penyakit baru dan
penyakt yang muncul kembali.
Selain kantor induk yang berada di Kecamatan Tembilahan,
Kabupaten Indragiri Hilir, dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya
Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas III Tembilahan, mempunyai 5 ( lima)
wilayah kerja sebagai pendukung dalam pelaksanaan kegiatan yang berada
dan tanggung jawab Kantorn Kesehatan Pelabuhan Kelas III Tembilahan,
yaitu :
1. Wilayah Kerja Sungai Guntung, terletak di Kecamatan Kateman
2. Wilayah Kerja Kuala Enok, terletak di Kecamatan Tanah Merah
3. Wilayah Kerja Kuala Gaung, terletak di Kecamatan Anak Sarka
4. Wilayah Kerja Pulau Kijang, terletak di Kecamatan Reteh
5. Wilayah Kerja Rengat, terletak di Kabupaten Indragiri Hulu

4
B. Visi Dan Misi
1. Visi
“Tangguh dalam cegah tangkal penyakit dan prima dalam pelayanan”

2. Misi
a. Penataan SDM sesuai ABK dan kompetensi
b. Pemenuhan Sarana dan Prasarana pendukung kegiatan
c. Pelaksanaan manajemen yang fleksibel mengacu pada tujuan
organisasi
d. Peningkatan kualitas pelayanan mengacu tupoksi
e. Pembinaan pegawai secara teratur kontinyu dan berkesinambungan
f. Membangun jejaring kerja dan kemitraan
g. Peningkatan publikasi dari hasil kegiatan

5
 C. STRUKTUR ORGANISASI KANTOR KESEHATAN KELAS III
TEMBILAHAN

KEPALA KANTOR

Jufrihadi, SKM,M.Kes
NIP: 196903301991031002

SUBAG TATA USAHA

S.PENG. KARANTINA DAN S. PENG. RESIKO LING DAN
SURVEILANCE KES LINTAS WILAYAH HJ. LISMA,S.IP
EPIDEMIOLOGI NIP. 196903281990032001

M.Hidayatsyah, SKM,M.KES YOS SUDARSO, S.Sos

NIP.196702241991031003 NIP. 196603301989031003

WILKER WILKER WILKER WILKER WILKER

PELABUHAN PELABUHAN PELABUHAN PELABUHAN PELABUHAN
LAUT SUNGAI LAUT KUALA LAUT KUALA LAUT LAUT
GUNTUNG ENOK GAUNG PULAU KIJANG RENGAT

BASRAH, SE Indra,Amd.KL Sigit Fuad satria,S.Sos Mariantini,Amd.

NIP.1986061020 SatriaRefandra, NIP.1977071219 KL
NIP.1967020219
Amd.Kep
91031005 12121001 98031002 NIP.1974081019
NIP.1993091401
511001 98032003

JABATAN FUNGSIONAL INSTALASI

6
D. LOKASI TEMPAT SAYA MELAKSANAKAN KEGIATAN
PRAKTEK KERJA INDUSTRI
1. Nama tempat : kantor kesehatan pelabuhan
2. Alamat : Jln. Yos Sudarso komplek pelabuhan Hk
3. Kelurahan : Tagaraja
4. Kecamatan : Kateman
5. Kabupaten : Indragiri hilir
6. Kode pos : 29255
7. Email :kkptembilahan@yahoo.co.id (Induk)
guntungkespel@gmail.com (Wilker)

7
 BAB III
PEMBAHASAN

A. Aktivitas Magang
1. Waktu dan tempat pelaksanaan praktek
PKL dilaksanakan di Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas III
Tembilahan Wilker Sungai Guntung.
Table 3.1 waktu pelaksaana prakerin kerja industri
Tabel
Hari Waktu Masuk (Pagi) Waktu Masuk (Sore)
1wa
Senin 07.30 – 12.00 13.30 – 16.00

Selasa 07.30 – 12.00 13.30 – 16.00

Rabu 07.30 – 12.00 13.30 – 16.00

Kamis 07.30 – 12.00 13.30 – 16.00

Jum’at 07.30 – 11.00 13.30 – 16.30

2. Jadwal Aktivitas
Adapun aktifitas harian yang dilaksanakan di Kantor Kesehatan
Pelabuhan Kelas III Tembilahan yaitu:

Table 3.2 laporan kegiatan harian

NO AKTIFITAS MAGANG
1. Agenda surat masuk dan surat keluar
2. Clereance mengisi buku kesehatan kapal dan sip (PHQC)
Mengisi buku register keberangkatan kapal dalam negeri dan
3.
luar negeri
4. Mengisi buku register SSCEC dan P3K

5. Meregister kedatangan kapal dari luar negeri (COP)

1. Agenda surat masuk dan surat keluar

 Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang
diterima melalui kurir dengan mempergunakan buku pengiriman/ekspedisi.
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor,
berstempel, dan telah ditandatangani). Mengagendakan surat adalah kegiatan
mencatat surat kedalam buku agenda, petugas yang mengagendakan surat
dinamakan agendaris.

Agenda surat bisa diambil dari data-data yang kita salin dari buku
kedatangan kapal dari luar negeri dan bisa diambil kedalam buku register
SSCEC (ship sanitation control exempation certifitace) bila ada dokumen
yang mati dan akan diganti. Pengelolaan bisa dilakukan kedalam buku agenda
ketika ada kedatangan kapal yang harus diperiksa dan penerbitan SSCEC
(ship sanitation control exempation certifitace)baru.

Penomoran surat menggunakan buku agenda adalah kegiatan memberikan

nomor dan kode pada buku agenda. Penomoran surat berdasarkan perihal surat
merupakan kegiatan penomoran surat masuk dan surat keluar baik intren
maupun ekstern yang dicatat didalam buku agenda. Perihal surat dusebut juga
dengan hal surat atau pokok surat, peranan penomoran surat dibuku agenda
merupakan kegiatan penting dalam perusahaan.
2.Clereance ( PHQC) surat izin belayar
Mengisi buku kesehatan kapal atau surat izin belayar terbit,
tanggal kedatangan, tanggal keberangkatan, tanggal SSCEC (ship
sanitation control exempation certifitace), tempat terbit SSCEC,
kedatangan dari, keberangkatan ke, ABK (anak buah kapal), muatan,
tanggal berangkat, bendera, GT (gross tonnage/tonase kotor) dan
negara selanjutnya.Clereance terbagi dua, yaitu :

Clereance in adalah perizinan memasuki pelabuhan dan

Clereance out adalah perizinan meninggalkan pelabuhan.

2. Registrasi buku keberangkatan dalam negeri dan luar negeri

9
 Registrasi buku keberangkatan adalah mencatat data-data kapal
yang sudah diclereance seperti tanggal, nomor urut, nama kapal,
GT kapal, tanggal kedatangan kapal, datang dari, nama muatan
kapal (manifest), jumlah muatan, berangkat ke, muatan berangkat
(manifest berangkat), jumlah muatan, berangkat ke, tanggal SSCEC
(ship sanitation control exempation certifitace), tempat SSCEC
(ship sanitation control exempation certifitace), jumlah ABK ( anak
buah kapal)no barcode PHQC, PT pelayaran, dan nama nahkoda
kapal.
3. Registrasi dokumen SSCEC dan P3K
Registrasi dokumen SSCEC dan P3K adalah mengisi data-data
sertifikat kapal kedalam buku register, cara meregister diterbitkan
buku SSCEC dan P3K adalah nomor urut, nomor register, nama
kapal, GT kapal,PT pelayaran, nama agen,
4. Registrasi buku kedatangan kapal luar negeri
Registrasi buku kedatangan adalah mengisi data-data
kedatangan luar negri, seperti tanggal , nomor urut,nomor register,
nama kapal kedatangan, GT, tempat kedatangan, nomor COP,
jumlah ABK, PT pelayaran, dan nama nahkoda kapal.

B. Pembahasan Kegiatan
Selama prakerin dilaksanakan di Kantor Kesehatan Pelabuahan Kelas
III Tembilahan Wilker Sungai Guntung,ada beberapa pembahasan yang
akan dibahas antara lain sebagai berikut :
1. Pengertian Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah yang
digunakan menggunakan buku agenda sangat penting dalam pencatatan
surat masuk dan surat keluar karena dengan demikian dapat
mengetahui volume surat masuk, karena dapat memudahkan dalam
penyimpanan sehingga surat dapat lebih mudah ditemukan. Surat
masuk dan surat keluar merupakan buku harian penting, buku agenda

10
 adalah suatu buku yang digunakan untuk mengagendakan surat masuk
maupun surat keluar dalam suatu perusahaan, petugasnya dinamakan
agendaris (mail clerk).
2. Sistem Penomoran Surat Masuk dan Surat Keluar Buku Agenda
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor
sebagai pengganti dari nama nomor urut surat merupakan nomor surat
masuk dan surat keluar yang berdasarkan buku agenda surat. Nomor
urut surat masuk dan surat keluar diberikan setelah disesuaikan
dengan tanggal yang tertera pada surat masuk dan surat keluar atau
yang diminta dari KKP Sungai Guntung. Nomor urut surat dimulai
dari angka satu, artinya nomor SRI surat itu dikeluarkan. Misalnya
dalam surat kegiatan surat pertama yang dikeluarkan dikegiatan
tersebut nomor urut satu, maka kalau ada surat susulan otomatis
menjadi nomor dua. Masa berlaku nomor surat adalah satu periode,
dihitung dari masa bukti kepengurusan perusahaan yang harus
diperhatikan dalam nomor surat harus dihitung dari surat terakhir yang
telah atau baru dibuat.
3. Kode Klasifikasi Agenda
Kode klasifikasi merupakan kode yang diberikan atau dicantumkan
sesuai dengan perihal atau isi surat yang berpedoman pada buku
agenda kode klasifikasi yang ditetapakn oleh KKP Sungai Guntung.
Kode klasifikasi yang digunakan yaitu sistem penomoran angka dan
huruf. Penomoran pada surat masuk pada buku agenda menggunakan
angka dan penomoran.
4. Jenis-jenis Buku Agenda
agenda secara umum didefinisikan sebagai buku catatan bertanggal
yang berfungsi sebagai catatan keluar masuknya surat yang dikirim
maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi ataupun perusahaan.
Jenis-jenis buku agenda antara lain:
1. Buku Agenda Tunggal

11
 Buku agenda tunggal merupakan jenis buku yang cocok dipakai
untuk catatan surat keluar dan surat masuk serta penomoran yang
ditulis secara berurutan (campuran) pada setiap halaman per
halaman. Buku agenda ini biasanya ditulis dengan format yang
terdiri dari nomor surat, tanggal, nama instansi atau perusahaan
pengirim tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan
pada keterangan dan juga kode arsip.
2. Buku Agenda Berpasangan
Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang penulisan surat
masuk dan surat keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku
agenda.
3. Buku Agenda Kembar
Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dimana buku
agenda untuk surat masuk berbeda atau ditulis secara terpisah
dengan buku agenda keluar.
5. Fungsi-fungsi Buku Agenda
Fungsi-fungsi buku agenda antara lain :
1. Dengan adanya buku agenda kerja ini, dapat memudahkan dalam
pencarian berkas-berkas tertentu karena detail dari setiap surat
masuk maupun surat keluar dapat di identifikasi dengan mudah.
2. Mengetahui Jumlah Surat Masuk Dan Surat Keluar
Buku agenda sangat dapat membantu apabila suatu kantor,
perusahaan atau instansi ingin melihat kembali berapa jumlah surat
masuk dan jumlah surat keluar dalam priode tertentu.
3. Mengetahui Penomoran Surat Keluar Dibuku Agenda
Dengan adanya buku agenda, untuk melakukan penomoran dalam
pembuatan surat akan menjadi lebih mudah karena adanya buku
agenda surat-surat sebelumnya tertulis secara berurutan.
4. Pengarahan Surat Dibuku Agenda
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya
akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.

12
 Pengarahan surat buku agenda dilakukan oleh pimpinan, karena
pimpinanlah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan
surat tersebut.
5. Disposisi
Disposisi adalah lembaran isian untuk mencatat intruksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang
diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk
menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat
berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
- Bagan pengurusan surat masuk sistem buku agenda:

EKSPEDIT Penerimaan & Penyortir Pecatat surat/agendaris

Penata Arsip Unit Pengolah Pengarah

C. Analisis Masalah
1. Pengertiaan pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan
sebuah metode yang banyak dimiliki oleh sebuah perusahaan. Adanya
pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini dapat digunakan untuk
mengatur surat perusahaan secara elektronis. Pengaturan surat untuk
sebuah perusahaan biasanya berfungsi untuk membuat, mengelola,
mengulas surat hingga menentukan tujuan suatu surat akan dikirimkan
atau dibagikan.
Penelitian mengenai pengelolaan surat masuk dan surat keluar di
Kantor Kesehatan menunjukkan bahwa pengelolaan surat masuk dan

13
surat keluar di kantor Kesehatan sudah berjalan akan tetapi masih
terdapat hal-hal yang harus diperbaiki. Pengelolaan surat masuk dan
surat keluar yang kurang maksimal dapat mempengaruhi kinerja
pegawai kantor kesehatan. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar
di proses oleh pegawai dan diserahkan ke unit yang akan menindak
lanjuti surat tersebut. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar
diproses oleh tiap-tiap pegawai yang akan mengeluarkan surat hanya
meminta nomor urut surat keluar ke kasi tata usaha. Setelah
pengelolaan surat masuk dan surat keluar, proses produksi dan
pelayanan CLEARANCE kapal yaitu menyelenggarakan usaha
pengurusan berbagai macam dokumen yang di perlukan pada saat
kapal masuk atau keluar, antara lain :
a. Pengeluaran surat izin berlayar (PHQC)
b. Registrasi buku keberangkatan dalam negeri dan luar negeri
c. Registrasi dokumen SSCEC dan P3K
d. Registrasi buku kedatangan kapal luar negeri.

14
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan
Setelah saya menyadari, memahami, dan berusaha menyelesaikan
laporan ini, selama melakukan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) maka
dapat diambil beberapa keseimpulan dari laporan tersebut, berikut
kesimpulan antara lain :
1. Pengelolaan surat adalah mencatat kedalam buku agenda supaya tidak
rumit dalam melakukan pencarian surat yang masuk.
2. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kesehatan
menggunakan sistem buku register.
3. Kendala-kendala dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar
pada Kantor Kesehatan meliputi :
a. Belum dimilikinya buku pedoman tata kerja mengenai
pengelolaan surat menyurat.
b. Kurangnya fasilitas yang dapat memperlancar jalannya
pekerjaan pada kantor.

B. Saran
1. Saran Untuk Sekolah
a. Meningkatkan daya pikir dan mental siswa, pihak sekolah
senantiasa memberi dorongan dalam melaksanakan Praktek
kerja industri..
b. Berusaha agar tidak mudah putus asa dalam menghadapi
persoalan dan masalah.
2. Saran Untuk Instansi

a. Sebaiknya penataan ruangan kerja bagian kantor diatur kembali

agar lebih luas dan nyaman.

15
b. Sebaiknya penambahan unit lemari untuk menyimpan arsip atau
dokumen yang telah ditandatangani oleh Kepala Kantor.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Arie,Sukardi 2013 rencana bangun aplikasi pengelolaan Surat Masuk dan

Surat,keluar pada sekolah menengah pertama negeri 2 nawangan,jurnal,vol 5 no.4

Pratami,2019.aplikasi pengelolaan data surat masuk dan surat keluar berbasis web
pada dinas tenaga kerja dan Transmigrasi

Nuraida,2007 manajemen perkantoran yogyakarta: kanisius

17
 LAMPIRAN

1. Kegiatan praktek kerja industri

18
2. Buku agenda surat masuk dan surat keluar

3. Buku register keberangkatan kapal dalam negeri

4. Buku register keberangkatan kapal luar negeri

5. Buku kesehatan Clearance

6. Buku register dokumen SSCEC dan P3K

19
7. Contoh surat izin berlayar karantina (PHQC)

8. NO. Kode surat wilayah kerja SUNGAI GUNTUNG

20
21