SOURCE TO PAY (S2P) – 17 Januari 2024

BPO (Business Process Owner) – 15

DIV MEP, MUM, PBH, MPB, MRP

Future State Visioning

Rencana 5 kali pertemuan (Pertemuan 1)

Approach

Kondisi Probis saat ini

Leading Practices

Demo

Future State Vision

LP, Process L3 dan Master Data

Guiding principal: sebisa mungkin menggunakan standar future state, baru ketika tdk bisa akna
dilakukan kustomisasi

Harapan: Dengan adanya ssot ada harapan luas, centralized planning.

Proses Bisnis Saat ini:

Data dekomposisi probis harus sudah lengkap unless mau mengcompare. Mau mengambil proses
yang utuh jadi butuh sources yang paling lengkap.

Pada Fase CSA: Pain point ada apa saja, Kebutuhan ada apa aja

Total ada 104 Requirements S2P

Proses pada LP

SEC 1: Perubahan yang terjadi secara high level: apa yg bertambah apa yang berganti

Sec2: Rekomposisi business process decomposition’

Sec3:
CSA: Sourcing, operational procurement, inventory management

Procurement Planning: bergerak setelah ada kebutuhan dari pengguna

Supply chain Planning

1. Demand Planning: L2 manajemen perencanaan yang berisikan 4 probis L3 terbagi menjadi 2

applicable scenarios material dan non material

Level 3: 1. Pengelolaan statistical foresting, 2 Perencanaan kebutuhan tahunan (ada

sistem Anaplan lalu ke program sap, atau secara lgsg ke sap), Perencanaan
kebutuhan bulanan (bersifat consumable atau jasa), Perencanaan kebutuhan
persediaan bulanan.

Semua proses untuk planning jadi lebih strategic. Di level atas akan ada helicopter
view. Secara material akan memungkinkan, namun secara non material (project)
berhubungan lgsg dengan capex.

Tujuan: Memisahkan kebutuhan operasional dan project. Semua kebutuhan project

nantinya harus diambil dari WBS (akan harus menstate semuanya berdasarkan
kebutuhan project).

Inventory umum akan melakukan budget atau anggaran pada lvl GR

Non material – budget pada call center di masing masing sub

- Concern: ada persediaan yang tersentralisasi tapi juga ada yang local (aksesoris pendukung)
- Ebudget e procerument awalnya hanya difokuskan ke budget investasi. Namun nanti akan
bertahap ke budget operasional

- Leading Practice
o RUPTL include di RJPP
o Perencanaan kebutuhan bulanan (short term) untuk non material / services. Untuk
material terutama yang strategic akan dimasukkan ke 3b.
o Untuk buget RUPTL akan dimasukkan ke dalam masing masing project.
o Penambahan budget project atau revisi akan masuk ke P2C. S2P akan mencari
benang merah P2C untuk menjembatani anggaran tambahan RUPTL
o 3b Perencanaan kebutuhan persediaan bulanan (mrp) – inputnya ada maintenance
plan, stock on hand, lead time

2. Manage Requisition

Applicable Scenario: New Contract, Prior Contract Available, Non-Contract, Exclusive

scenario

Material: Material Operasional, Material investasi, non-material, Exhaustive Scenario

Non contract: PR -Vendor tanpa RFQ

 PCA: User beli sesuatu trs ke PR. Tanpa ada proses sourcing. Dikhususkan untuk yang
sudah punya contract, dengan code yang sama maka akan langsung dilanjutkan ke
PR

Semua pembelian nantinya akan melalui E Proc. (lelang terbuka, terbatas,

pengadaan langsung, dll) dan blm diakomodir di e proc.

Bagaimana cara memstikan tata Kelola penginputab PR, PO, GR pada SAP MM tetap
stabil dengan adanya pergeseraan human sources. (aka nada pic/ bss business
support system yang bertugas mensupport ataupun memanage)

- Leading Practices
o Pengelolaan permintaan pembelian (daily/weekly)

Untuk consumable, services nanti di PR akan ada approvalnya.

 Penetapan dan Adendum HPE/HPS

Digiproc: untuk skala yang menengah ke atas, akan membreakdown cost structure
semua material atau pekerjaan yang nanti akan ada identifikasi variable yang
terpengaruhi. Digunakan di kantor pusat dan UIP.

Untuk material yg common tidak menggunakan digiproc.

3. Compliance and Control

Compliance and control di luar sistem jadi akan di refer Kembali berdasarkan
kebijakan yang ada di PLN. Seperti PERDIR, dll. Berdasarkan Manual Operation.

Lvl 3:
- Pengembangan strategi, kebijakan dan edoman MRP
- Pengembangan proses bisnis MRP
- Penilaian efekktivitas strategi, kebijakan, dan pedoman MRP

Leading Practice: Berdasarkan regulasi

1. Input: RENSTRA, Regulasi Internal dan Eksternal, RKAP, Management Nites,

Iniasiasi Konsep
Output: Konsepsi dan draft strategi, kebijakan, dan pedoman MRP

Anaplan: budgeting, yang make anggaran. Planning module platform. Mengakomodasi secara
modular

SSOT akan dipakai untuk pengambilan sebuah Keputusan.

Operational Procurement

Sistem e-proc harus bisa memakai dari sistem SAP ARIBA. Berbicara janagan samapi
ada redundant, harus ada single ID untuk vendor.

Opsi Solution: sistem e-proc disamakan dengan sistem ARIBA.

Manage Buy/Sourcing

Input 1

Hasilnya nanti DPT

Kalo pake vendor nantinya vendor bisa mengisi SAP ARIBA tergantung kapabilitas vendor
SOURCE TO PAY – Business Reengineering Process 19 Januari 2023

Slide 2: Tambahan adanya Solusi design

3 guding princples: Menggunakan SAP sebagai standar prosedur lalu nantinya kalo tidak sesuai
baru bisa dikustomisasi

 Membahas operational procurement terkait contract management.

o Procurement analysis di split jadi manage dan receiving order
o Inventory management dibagi spesifik menjadi 3

Lvl 1-3 MEMANAGE KONTRAK YANG SUDAH ADA

Slide 07

Perbedaan OA: Memiliki jangka waktu yg panjang dan pekerjaan bisa jadi tidka dikerjaan saat itu

PO: Waktu sangat terbatas dan pekerjaan diseleseikan sesegera mungkin, memiliki spesifik tanggal
delivery srvices atau barang

SEC akan menerima itemisasi kontrak tsb dari sistem.

OA (Outlet Agreement) tanpa ada delivery date

PO (Purchase Order) tanpa ada periode kontrak dan milestone tapia da delivery date

PO akan masuk ke procurement management

Vendor blacklist – masuk ke proses awal process management lalu akan dilihat apakah punya
kontrak atau tidak, jika ternyata pengecekan ada kontrak akan di manage di vendor management.

Untuk PIC dalam kontrak akan secara sistem diidentifikasikan 2 pihak baik dari PLN ataupun pihak
vendor. PIC dibutuhkan orang yang berwenang karna dalam perjalanan banyak silo yang terjadi
contoh PIC yang bukan org yang berwenang bertanya atau menagih.

Kontak SAP: berdasarkan 2 lump sum dan kuantitas tapi bisa mengakomodasi semuanya.

Contract management tidak hanya cukup segment OA dan PO harus ada spesifikasi lebih. Spt jenis
pekerjaan, syarat pemenuhan kontrak / syarat pembayaran.

Periode kontrak tidak sama dengan jangka waktu pembayaran. Karna akan berdampak terhadp
default kontrak. Karna kalo telat bayar, akan berdampak terhadap penutupan kontrak

Dalam akuntansi ada syarat pembayaran ekspektasinya dipisah. Padahal realitanya untuk
memverifikasi adalah user dalam pekerjaan. Sedangkan di akuntasi hanya menchecklist dokumen
pembayaran. Sehingga APH kadang masih menggiring.

Melakukan redesign terhadap e proc agar menjadi single sistem yang terjadi di PLN.
Dalam sistem ARIBA: Tidak ada area untuk pemenuhan pembayaran.

Yang dibutuhkan sebenarnya adalah perbaikan proses bisnis. Berbicara end to end proses
pembayaran.

TOP (Turn off payment): Jika telat membayar, bisa melalui opsi ini dalam sistem

Manual input

apabila telat membayra, PBH tidak mempunyai standar hanya berdasarkan kesepakatan Bersama
terhadap user. Tingkat level tertinggi adalah default yaitu pemutusan kontrak.

Dalam satu kontrak bisa bervariasi.

Denda jaminan diganti claim jaminan.

Pada intinya apabila denda tersebuut dicairkan maka akan diberikan uang tunai

Ketika vendor melaksanakan aktivitas kontraknya dan dalam perjalananya tidak bisa memberikan
hal yang sudah ditentukan:

Apabila konstruksinya tidak kelar/ selesei – tidak membayarkan sisanya

Apabila selesai namun dari kualitasnnya tidak seperti yang diekspektasikan akan ada klaim
jaminan yang dicairkan beserta retensi pembayaran terhadap pln.

Tipe jaminan:

Bank garansi – supplier wajin memberikan bank garansi dalm jumlah ataupun nilai yang
ditentukan. Pda saat selesei pengadaan adanya defiasi ( pekerjan tidak sesuai dengan ekspektasi)
maka jaminan mereka pln ambil.

Vensor tidak perlu bank garansi tapi aka nada retensi pembayaranpada saat melakukan
pengadaan. Pada saat sblm project dimuali adanya agreement terhadap PLN mengenai retensi
pembayran.

Perdir Pengadaan – probis pengelolaan kontrak termasuk jaminan yang ada di dalamnya lebih ke
produk financenya

Dari jenis pengembalian semuanya caase kolateral semuanya akan Kembali ke PLN.

Perdir pengelolaan jaminan – bank garansi bersifat dependant tidak terlepas dari kontrak
Demand guarantee human dependent terlepas dari kontrak

Penyimpanan selama ini masih hard copy dan disimpan di keuangan PLN UNTUK DIARSIP

Untuk jaminan penawaran tdk perlu sampe ke fungsi keuangan hanya sampai ke pejabat
pengadaan. Slide 9 akan diupdate Kembali.
Requirement kebutuhan relevansi:

Perlunya upgrade sistem e-proc atau ARIBA untuk melaksanakan sistem secara menyeluruh.

S2P-MKK-04 Perlunya optinnal sistem payment

Perlunya mengupdate ataupun revisi kebijakan yang aada skrg

FIX yang dimaksud adalah ketersediaan anggaran.

Dalam anggaran investasi ada aki/AI. Sedangkan kontrak harus sesuai AI

e-guarantee bukan proses manual ada sisi integrasi dengan perbankan sekitar 20 ke aplikasi pln
gurante. Ketikamasuk ke guarantee apakah akan tetap berjalan? Digeser ke aplikasi yang lain, atau
berbentu manual?

Fuctionality e-guarantee: apkah bisa meretain atua mengganti dengan aplikasi yang lain. Manual
bukan option.

Slide 11-

Keselruhan proses 1,2,3 jika ingin disistemkan jika ada fungsi fungsi yang kurang saat level 4, e
kontrak bisa lebih menegmbangkan untuk menngcover semua kebutuhan yang di perlukan.

Update E-KONTRAK SAAT INI: BLM ADA WUJUDNYA

Challenges:

Implementasi SAP ARIBA, high cost

Pros ariba sudah end- to end- bisa memenuhi kebutuhan saat ini

Dari segi operasional semua akan di SAP

Jaminan penawaran akan dilakukan refining lebih lanjut karna blm mencakup keseluruhan jenis
penawaran di dalam PLN.