PROGRAM KERJA

UNIT KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT

.
RS PATAR ASIH
JL. BAKARAN BATU NO. 188
DELI SERDANG – INDONESIA
2024
I. PENDAHULUAN
Kepegawaian dan Diklat Rumah Sakit adalah suatu unit atau bagian di suatu
rumah sakit yang berada di bawah pimpinan seorang Kepala Bagian Umum dan
Administrasi. SDM merupakan aspek yang sangat krusial yang menentukan
keefektivitasan pada sebuah Rumah Sakit. Rumah Sakit senanstiasa perlu
melakukan investasi dengan melaksanakan fungsi manajemen sumber daya manusia
yang professional. SDM merupakan aspek terpenting perusahaan karena perannya
sebagai subjek pelaksana kebijakan dan kegiatan professional Rumah Sakit agar
Rumah Sakit tetap eksis maka harus berani menghadapi tantangan dan implikasinya
yaitu menghadapi perubahan dan memenangkan persaingan. Sumber Daya yang
dimiliki Rumah Sakit seperti modal, metode, mesin dan alat-alat kesehatan lainnya
tidak bisa memberikan hasil yang maksimal apabila tidak didukung oleh SDM yang
mempunyai kinerja yang optimal.

II. LATAR BELAKANG

Sumber Daya Manusia adalah salah satu aset terpenting Rumah Sakit. Rumah
Sakit yang baik dan terintegrasi pada pelayanan dan kepuasan pasien sudah tentu
memiliki kualitas SDM yang baik. Untuk itu, Rumah Sakit memerlukan cukup
banyak orang dengan beberapa keterampilan dan tenaga yang berkompeten untuk
dapat melaksanakan visi dan misi Rumah Sakit dan untuk memenuhi semua
kebutuhan pasien.
Selain memegang peranan penting, Sumber Daya Manusia juga memiliki
rentang terhadap faktor-faktor negative jika tidak dikelola dengan baik. Untuk
meningkatkan kinerja karyawan, Rumah Sakit perlu mempertimbangkan
Manajemen SDM yang meliputi antara lain : motivasi, kompensasi, promosi,
kepemimpinan, disiplin, pendidikan dan pelatihan dst. Apabila proses diatas
berjalan dengan baik maka Rumah Sakit akan terus berkembang sejalan dengan visi
misi Rumah Sakit.
Semua bentuk pelayanan di SDM yang diberikan harus dapat dinilai, hasil
penilaian tersebut di gunakan sebagai dasar meningkatkan kualitas pelayanan
sebagai bentuk pertanggungjawaban sehingga sebagai bagian dari pelayanan Rumah
Sakit dalam meningkatkan mutu pelayanan.
III. TUJUAN
Adapun tujuan program kerja unit Kepegawaian dan Diklat Rumah Sakit Patar
Asih adalah sebagai berikut :

1. Tujuan Umum
a. Meningkatkan kemampuan Sumber Daya Manusia yang ada di Rumah
Sakit Patar Asihsehingga akan meningkatkan mutu pelayanan Rumah
Sakit
b. Memenuhi standar kualitas tenaga di setiap unit pelayanan sesuai standar
akreditasi Rumah Sakit

2. Tujuan Khusus
a. Meningkatkan pengetahuan, pendidikan dan keterampilan pegawai
b. Meningkatkan kinerja pegawai
c. Memutakhirkan keahlian pegawai sejalan dengan kemajuan teknologi
d. Mempersiapkan pegawai untuk promosi
e. Mengorientasikan pegawai terhadap organisasi
f. Sebagai alat kontrol pelaksanaan mutu layanan Rumah Sakit

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

Program kerja meliputi kegiatan pokok dan rincian kegiatan dapat dilihat pada
dibawah ini :
A. Kepegawaian
Adapun kegiatan pokok dalam kepegawaian dan rincian kegiatan adalah sebagai
berikut :
1. Pengolahan data yang berhubungan dengan administrasi
2. Pengolahan data yang berhubungan dengan gaji
3. Proses rekrutment, seleksi dan Orientasi
4. Melakukan orientasi karyawan baru
5. Melakukan penilaian karyawan baru
6. Pengusulan Pemberian Penghargaan Masa Kerja Karyawan lebih dari
5 tahun kerjabagi karyawan yang resign.
 7. Pengusulan Pemberian Penghargaan Masa Kerja Karyawan lebih dari
5 tahun kerjabagi karyawan yang resign.

B. Legal
Adapun kegiatan pokok dalam Legal dan rincian kegiatan adalah sebagai berikut :
1. Pengurusan ijin perawat dan penunjang medis
Setiap perawat dan penunjang medis yang bekerja di rumah sakit harus memiliki
Surat Ijin Kerja yang di keluarkan Dinas Kesehatan Kabupaten Deli Serdang.
Pengurusan ini pada saat perawat atau penunjang medis di terima di Rumah Sakit
Patar Asih
2. Pengurusan Surat Ijin Praktek Dokter
Setiap dokter yang berpraktik di Rs Patar Asih harus memiliki surat ijin praktik
yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan kabupaten deli serdang.
3. Membuat perjanjian kerjasama atau MOU dengan pihak ketiga
4. Membuat surat keluar atau surat balasan untuk pihak eksternal
5. Melakukan proses pemutusan hubungan kerja karyawan
Setiap karyawan yang sudah berakhir masa kontrak nya dan tidak diperpanjang
maka dilakukan pemutusan hubungan kerja. Pekerja yang meninggal dunia serta
6. Membuat dan menyampaikan surat peringatan kepada karyawan
Setiap karyawan yang melakukan tindakan indispliner dan sudah dilakukan teguran
secara lisan tetapi tetap mengulangi hal tersebut maka akan diberi surat peringatan
sebagai tindak lanjut dari teguran lisan.
7. Mengurus perizinan Rumah Sakit

C. Diklat
Adapun kegiatan pokok dalam diklat dan rincian kegiatan adalah sebagai berikut :
1. Melakukan perencanaan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan
a. Diklat internal
Diklat internal merupakan pelatihan yang dilakukan di dalam rumah sakit
dengan pemateri yang sudah bersertifikat baik pemateri didalam rumah sakit
maupun di luar rumah sakit. Pelatihan yang diberikan seperti: PPI, BHD,
Komunikasi Efektif, APAR, Pasiensafety dan lain-lain.
b. Diklat eksternal
 Diklat eksternal merupakan pelatihan terhadap karyawan yang dilakukan
diluar rumah sakit, pelatihan berupa workshop, seminar, studibanding.
Rumah sakit mengirim karyawan yang direkomendasikan untuk mengikuti
diklat sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
2. Membuat perencanaan pemeriksaan kesehatan bagi karyawan rumah sakit.
3. Melakukan perencanaan keselamatan staff meliputi:
a. Bekerja sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan oleh rumah sakit
b. Memperhatikan keselamatan diri saat bekerja
c. Penggunaan alat kerja sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan sehari-hari.

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

A. Kepegawaian
1. Pengolahan data yang berhubungan dengan administrasi
a. Mendaftarkan dan menonaktifkan karyawan BPJS Kesehatan dan BPJS
Ketenagakerjaan
Setiap karyawan baru yang telah selesai melaksanakan masa training
diikutkan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Setiap karyawan baru
memberikan persyaratan berupa
1) KTP
2) Kartu Keluarga
3) Email
4) Nomor Handphone
5) Golongan Darah
Karyawan yang sudah terdaftar akan mendapat kartu BPJS Ketenagakerjaan
dan kartu hanya bisa digunakan untuk diri sendiri sedangkan untuk
kepesertaan untuk BPJS kesehatan akan mendapat kartu sejumlah anggota
keluarga inti maksimal 5 (lima) orang. Jika anak diatas usia 21 tahun maka
anak tersebut tidak ditanggung oleh perusahaan, kecuali anak tersebut masih
berstatus mahasiswa / pelajar dengan melampirkan surat keterangan aktif
kuliah dari kampus.
b. Menerima surat masuk untuk kemudian di disposisikan
Setiap surat yang masuk ke Rumah Sakit Patar Asih harus melalui Security
kemudian security menyerahkan kebagian kepegawaian untuk kemudian di
disposisikan dan di distribusikan ke unit yang dituju.
c. Pengajuan izin atau cuti karyawan
Setiap karyawan yang ingin mengajukan izin atau cuti ke bagian
kepegawaian harus meminta surat izin atau buku cuti. Setalah itu karyawan
mengisi form atau buku cuti tersebut. Kemudian mengajukan ke unit
kepegawaian
d. Pemuktahiran file karyawan
Unit kepegawaian melaksanakan pemutakhiran memuat informasi tentang
kualifikasi, pelatihan, kompetensi, uraian tugas, proses rekrutmen, riwayat
pekerjaan, hasil evaluasi dan penilaian individual tahunan. File kepegawaian
dibuat terstandar dan selalu diperbaharui.
e. Distribusi berkas, pemberitahuan, pengumuman
Membuat surat internal berupa pemberitahuan dan pengumuman untuk
karyawan yang kemudian dibagikan kepada seluruh unit yang ada agar
diketahui atau ke unit yang berhubungan dengan unit tersebut
f. Melakukan penilaian terkait kinerja karyawan.
Penilaian kinerja karyawan dilakukan setahun sekali, penilaian dilakukan
oleh kepala unit, kepala bagian dan direktur Rumah Sakit Patar Asih
2. Pengolahan data yang berhubungan dengan gaji
a. Menghitung gaji, lembur, on call.
Sistem penggajian mengacu pada struktur gaji yang telah diatur oleh
Perusahaan . Pembayaran gaji dan lembur dilaksanakan setiap awal bulan.
b. Melakukan rekap absensi mingguan
Rekap absensi dilakukan setiap hari untuk memonitoring jam masuk
karyawan.
3. Proses rekrutment, seleksi dan Orientasi
a. Melakukan proses rekrutmen
Kebutuhan rekrutment berdasarkan jumlah dan kualifikasi staff yang
dibutuhkan. Kepegawaian melaksanakan rekrutment dengan cara
menginformasikan kebutuhan lowongan kerja ke media social. Setiap
 pelamar yang menyerahkan surat lamaran kerja harus melalui security dan
bagian security menyerahkan ke Kepegawaian. pegawaian memeriksa
persyaratan administrasi atau kelengkapan surat-surat setiap pelamar.
b. Melakukan proses seleksi karyawan
Karyawan yang dinyatakan lulus seleksi administrasi kemudian dihubungi
untuk selanjutkan mengikuti test tertulis dan wawancara dan bagi calon
pegawai yang lulus seleksi dipanggil mengikuti test kesehatan di rumah
sakit Patar Asih. Biaya cek kesehatan di tanggung oleh karyawan itu
sendiri.
c. Melakukan orientasi karyawan baru
Kegiatan orientasi terdiri dari orientasi umum dan orientasi khusus.
Orientasi umum dilakukan selama 2 hari sedangkan orientasi khusus
dilakukan selama 8 hari. Kegiatan orientasi ini dilakukan bertujuan agar
karyawan baru mengenal lingkungan dan pola kerja dirumah sakit patar asih
d. Melakukan penilaian karyawan baru
Penilaian kinerja dilakukan pada 3 bulan pertama setelah masuk
e. Pemilihan Karyawan Teladan Medis & Non Medis
Setiap 3 bulan bagian kepegawaian akan meminta usulan unit / ruangan
untuk diikutkan dalam pemilihan karyawan teladan
f. Pengusulan Pelaksanaan Vaksinasi Karyawan
Bagian Kepegawaian akan mengajukan permohonan / usulan kepada
Direktur RS.Patar Asihuntuk di lakukan pemberian Vaksinasi bagi karyawan
yang membutuhkan/beresiko.
g. Pengusulan Pemberian Penghargaan Masa Kerja Karyawan lebih dari 5
tahun kerjabagi karyawan yang resign.

B. Legal
1. Pengurusan ijin perawat dan penunjang medis
Terkait pengurusan ijin perawat dan penunjang medis dimana persyaratan yang
akan di kumpul dalam pengurusan ijin perawat dan penunjang medis
a. Surat permohonan
b. Identitas pemohon
c. Surat tanda registrasi (STR)
d. Fotocopy ijazah
 e. Sertifikat pendidikan dan pelatihan
f. Pasfoto berwarna terbaru
2. Pengurusan Surat Ijin Praktek Dokter
Dalam pengurusan ijin praktek dokter dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan,
dimana dalam hal ini Dokter harus mengajukan permohonan kepada Kepala
Dinas Kesehatan yang ada dikabupaten/kota tempat praktik kedokteran
dilaksanakan dengan melampirkan :
a. Fotocopy surat tanda registrasi (STR)
b. Surat pernyataan mempunyai tempat praktek
c. Surat rekomendasi dri IDI / PDGI Cab. Kab Deli Serdang
d. Kartu Tanda Penduduk (KTP)
e. Fotocopy Ijazah
f. Pas foto Ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar
3. Membuat perjanjian kerjasama atau MOU dengan pihak ketiga
Pembuatan perjanjian kerjasama yang dilakukan antara pihak pertama dan
pihak kedua adalah untuk mengatur mekanisme yang tertuang dalam
perjanjian kerjasama (MOU) dan hal-hal yang menjadi kesepakatan bersama
4. Membuat surat keluar atau surat balasan untuk pihak eksternal
Surat yang ditujukan kepada direktur kemudian dibuat surat balasannya,
selain itu juga membuat surat yang ditujukan kepada suatu instansi atau
perusahaan tertentu.
5. Melakukan proses pemutusan hubungan kerja karyawan
Setiap karyawan yang sudah berakhir masa kontraknya dan tidak
diperpanjang maka dilakukan pemutusan hubungan kerja (PHK). Pemutusan
hubungan kerja ini juga berlaku bagi karyawan yang melanggar peraturan
Rumah Sakit yang berakibat fatal yang merugikan rumah sakit.
6. Membuat dan menyampaikan surat peringatan kepada karyawan
Setiap karyawna yang melakukan tindakan indisipliner dan sudah dilakukan
teguran secara lisan tetapi masih mengulangi hal tersebut maka akan diberi
surat peringatan sebagai tindak lanjut dari terugan lisan.
7. Mengurus perizinan Rumah Sakit
Perizinan- perizinan yang diperukan rumah sakit seperti izin operasional,
izin alat-alat kesehatan, serta sertifikan sarana dan prasarana dilakukan
 untuk melengkapi persyaratan operasional rumah sakit sebagai mana telah
ditentukan UU.

C. Diklat
1. Melakukan perencanaan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan
a. Diklat internal
Diklat internal, pelatihan yang dilakukan di dalam rumah sakit dengan
pemateri yang sudah bersertifikat baik pemateri didalam rumah sakit
maupun di luar rumah sakit. Pelatihan yang diberikan seperti: PPI,
BHD, Komunikasi Efektif, APAR, Pasien safety dan lain-lain.
b. Diklat eksternal
Diklat eksternal merupakan pelatihan terhadap karyawan yang
dilakukan diluar rumah sakit, pelatihan berupa workshop, seminar, studi
banding. Rumah sakit mengirim karyawan yang direkomendasikan
untuk mengikuti diklat sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
2. Membuat perencanaan pemeriksaan kesehatan bagi karyawan rumah sakit.
3. Melakukan perencanaan keselamatan staff meliputi:
a. bekerja sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan oleh rumah sakit
b. Memperhatikan keselamatan diri saat bekerja
c. Penggunaan alat kerja sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan sehari-
hari.

VI. SASARAN KEGIATAN

a. Terpenuhnya tenaga pengganti bagi karyawan resign untuk memenuhi
kebutuhan ketenagaan, atau penambahan tenaga berdasarkan analisa
beberapa kerja masing-masing unit.
b. Terpenuhnya SDM Rumah Sakit Patar Asih yang berkualitas
c. Tidak ada kejadian nyaris cedera, kejadian yang tidak diharapkan, kejadian
tidak cedera, kejadian potensial cedera dan kejadian sentinel di unit SDM.
d. Karyawan baru yang telah melaksanankan orientasi di unit SDM siap kerja
sesuai dengan tanggung jawab dan kompetensinya.
e. Target semua karyawan bisa mengikuti pelatihan 20 jam setahun
f. Pemantauan indicator mutu telah dipahami oleh semua karyawan
g. Indikator mutu terisi dengan baik sesuai ketentuan
VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
Adapun rincian kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
WAKTU PELAKSANAAN
NO KEGIATAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Pembuatan laporan Mingguan

SETIAP MINGGU
2 Pengerjaan gaji karyawan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
3 Perjanjian kontrak kerja karyawan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
4 Pembuatan ID Card, Pembuatan MOU

INSIDENTIL

5 Orientasi Umum dan Orientasi Khusus

Karyawan INSIDENTIL

6 Mengadakan rapat rutin bulanan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

7 Pengusulan Pelatihan SDM 20 jam dalam
setahun INSIDENTIL
8 Melakukan Perekrutan Karyawan
SESUAI KEBUTUHAN
 10 Membuat SK Pengangkatan terkait √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
karyawan yang baru atau mutasi
11 Penilaian Kinerja Karyawan Tahunan √
12 Penginputan THR Karyawan Muslim dan √ √
Nasrani
13 Pengusulan cek kesehatan berkala 1 tahun √
sekali
14 Pemilihan Karyawan Teladan Medis & √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Non Medis

15 Pengusulan Pemberian Penghargaan Masa

Kerja Karyawan lebih dari 5 tahun kerja INSIDENTIL
bagi karyawan yang resign.

16 Ijin Kerja dan Ijin Praktek Dilakukan setiap ada yang perawat, penunjang medis ataupun dokter yang baru
masuk
17 Perijinan RS :

1. Ijin Lift,Instalasi Petir,Hydran,Ijin Dilakukan setiap 1 tahun Sekali

Genset, Instalasi Listrik,Incenerator
 18. Pengusulan Pengesahan Peraturan Dilakukan setiap 2 tahun sekali
Perusahaan
19. Mengadakan Pelatihan Spillkit dan B3 Dilakukan setiap 1 tahun Sekali
20 Pelatihan Bencana
21 Pelatihan Alat Sarana dan Prasarana
22. Pelatihan Penggunaan Hydrant
23 Pelatihan Indikator Mutu dan Insiden
Keselamatan Pasien INSIDENTIL
24 Pemilahan Rincian Kewenangan Klinis
oleh PK 0, PK 1, PK II, dan PK III INSIDENTIL
25 Pelatihan Penggunaan Mesin Ventilator
dan Pengetahuan tentang EWS (Early INSIDENTIL
Warning System)
26
.
VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANNYA
Dilakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan secara berkala
1. Harian (laporan insiden)
2. Bulanan.
3. Tahunan
IX. PENCATATAN, PELAPORAN , DAN EVALUASI KEGIATAN
1. Pencatatan dilakukan pada saat pelaksanaan kegiatan
2. Laporan bulanan diserahkan pada awal bulan
3. Laporan tahunan di setor pada awal tahun berikutnya
4. Evaluasi kegiatan dilakukan tiap bulan, dan laporan ke bagian umum dan
administrasi
5. Evaluasi kegiatan juga dilakukan tiap tahun, dan di laporkan ke bagian umum
dan administrasi
6. Hasil evaluasi dilakukan dianalisa, dan dipakai dasar sebagai penyusunan
program kerja tahunan.

Deli Serdang, Desember 2024

Ka. Kepegawaian dan Diklat

Novita Panjaitan S.Psi

 RENCANA ANGGARAN UNIT KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT TAHUN
2023
Jumlah/
No. Keterangan Barang Thn satuan Harga Jumlah
1 ATK
Pengadaan Pakar
401 36 pcs 25,000 900,000
Pengadaan Pakar
402 24 pcs 35,000 840,000
Pengadaan Kertas
HVS F4 70 rim 45,000 3,150,000
Pulpen 192 pcs 2,000 384,000
Tinta Printer 20 botol 100,000 2,000,000
Anak Hekter 24 kotak 5,000 120,000

Map 36 buah 5,000 180,000

POST IT / STIK 5 buah 5,000 25,000
NOTE KECIL
POST IT/ STIK 5 buah 10,000 50,000
NOTE BESAR

Spidol Permanen 6 buah 5,000 30,000

Bulan
2 Gaji Karyawan 12 405,000,000 4,860,000,000,
Rekomendasi IDI Bulan
3 Dokter 12 120,000 1,440,000
Bulan
4 BPJS Kesehatan 12 30,000,000 360,000,000
Bulan
5 BPJS TK 12 50,000,000 600,000,000
Bulan
6 Gaji Dokter Umum 12 13,000,000 156,000,000
Bulan
7 Honor dr Spesialis 12 187,000,000 2,244,000,000
=
TOTAL 8,229,119,000
 EVALUASI DAN TINDAK LANJUT
PROGRAM KERJA KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT

RS PATAR ASIH
Jl. BAKARAN BATU NO. 188
DELI SERDANG – INDONESIA
2022
I. Hasil Evaluasi
- Terdapat masalah pada saat pengurusan SIP dokter
- Banyaknya karyawan yang resign dikarenakan gaji yang tidak sesuai
- Tidak terpenuhinya SDM disetiap unit
- Belum terlaksananya pemeriksaan kesehatan berkala bagi karyawan yang
beresiko terpapar penyakit menular
- Belum terpenuhinya pelatihan SDM 20 Jam dalam setahun
- Adanya karyawan yang melakukan hal-hal yang melanggar aturan rumah
sakit
- Banyaknya karyawan yang resign tidak sesuai dengan prosedur yang
berlaku dirumah sakit
II. Tindak Lanjut
- Sudah dilakukan koordinasi dengan pelayanan medis
- Sudah dilakukan revisi terkait aturan kenaikan gaji karyawan
- Dilakukan open rekruitmen di sosial media rumah sakit patar asih
- Akan dibuat pendataan terkait karyawan yang beresiko terpapar penyakit
menular
- Mengadakan kembali pelatihan SDM sesuai dengan pengajuan setiap unit
- Sudah diberikan surat peringatan sesuai dengan besarnya kesalahan yang
dilakukan
- Menginformasikan kepada karyawan yang bersangkutan bahwa karyawan
yang resign yang tidak sesuai prosedur akan dikenakan sanksi yaitu
pembayaran penalti dan menahan ijazah selama pembayaran belum
dilakukan

Deli Serdang, Januari 2023

Ka. Unit kepegawaian

Novita Panjaitan S.Psi