MATERI

LAYANAN BISNIS DAN LOGISTIK SESUAI STANDAR YANG DITENTUKAN

A. Konsep Layanan Bisnis Perkantoran

Pelanggan merupakan faktor utama dalam bisnis jasa, oleh karena itu apapun
bentuknya, pelayanan pelanggan sangatlah penting, baik dalam skala kecil maupun
besar. Pengertian pelayanan menurut Suparlan (200:35) adalah memberikan bantuan
atau dukungan kepada orang lain, baik materiil maupun nonmateriil, agar orang
tersebut dapat mengatasi permasalahannya sendiri. Menurut Barata (2003:9)
menunjukkan bahwa pelayanan dibentuk karena adanya proses pemberian layanan
tertentu oleh pemberi layanan kepada pihak yang dilayani.
Sedangkan menurut Moenir (1992:16) pelayanan adalah proses pemuasan
kebutuhan secara langsung melalui aktivitas orang lain. Pelayanan yang diberikan
meliputi segala upaya seseorang untuk mencapai suatu tujuan mencapai kepuasan
dalam hal pemenuhan kebutuhan. Dari ketiga sudut pandang di atas dapat
disimpulkan bahwa layanan bisnis adalah proses pemberian pelayanan kepada
pelanggan/konsumen baik yang berwujud maupun tidak berwujud untuk memuaskan
pelanggan.
Menurut Hendra Mahyudi (dalam weefer.co.id), ada beberapa jenis layanan
pelanggan, yaitu:
1. Layanan pelanggan berjalan
Jenis layanan ini merupakan layanan kepada pelanggan dengan bertemu langsung
secara fisik, sehingga pelanggan harus datang ke kantor bisnis dan menyampaikan
kebutuhan atau permasalahan yang dihadapinya. Terkadang pelayanan ini terjadi
antrian panjang pelanggan untuk mendapatkan layanan, sehingga jenis layanan ini
cukup menyita waktu.
2. Layanan pelanggan melalui email dan telepon
Jenis layanan ini memanfaatkan era digital, sehingga memberikan keuntungan
menghemat biaya, serta memudahkan pelanggan untuk menyampaikan keluhan.
Contoh perusahaan yang menggunakan layanan ini adalah PLN, Telkom, dan e-
commerce.
3. Layanan pelanggan melalui live chat
Livechat merupakan jenis layanan dengan menggunakan sistem obrolan langsung
yang telah dipersonalisasi antara pelanggan dan customer service (CS). Livechat
 dapat membuat percakapan dan keterlibatan secara langsung atau realtime.
Pelanggan dengan zona waktu berbeda tidak perlu menunggu jam kerja untuk
menyampaikan permasalahan, karena livechat menwarkan aksesibilitas sepanjang
waktu.
4. Layanan self-service
Jasa layanan ini menggunakan departemen customer service yang memberikan
pelayanan lebih instan, ramah dan akurat, sehingga pelanggan mampu
menyelesaikan masalahnya sendiri. Keunggulan dari jenis layanan ini yaitu solusi
terhadap masalah yang dihadapi dapat ditentukan oleh pelanggan itu sendiri.
Contohnya adalah seperti fitur chatbots, FAQ, artikel berbasis pengetahuan,
panduan produk, tutorial video dan sebagainya. Jenis layanan ini cocok digunakan
perusahaan yang mendapatkan permintaan yang bersifat umum seperti refund,
retur produk, atau invoice.
5. Layanan pelanggan melalui komunitas dan forum
Komunitas dan forum adalah layanan pelanggan yang dibangun oleh pengguna
jasa layanan/produk. Untuk penggunaan layanan ini sebuah bisnis/usaha harus
mampu menciptakan pengikut dan komunitas yang lebih besar berdasarkan brand
yang mereka miliki. Kecepatan respon terhadap layanan pelanggan terkadang
arbitner, tergantung pada keaktifananggotanya.

B. Konsep Manajemen Logistik

Menurut Cristopher dalam Siswandi (2017:29) mendefinisikan pengertian
mengenai Logistic and Supply Chain Management sebagai berikut:
“Logistic is the process of strategically managing the procurement, movement,
and stroge of materials, part and finished inventory (and the related information
floes) through the organization and its marketing channels in such a way that current
and future profitability are maximized through the cost effective fulfillment of orders”
Logistik adalah proses dari pengelolaan secara strategis dalam usaha
perolehan, pergerakan dan penyimpanan bagian material dan persediaan akhir, juga
hubungan dengan arus informasi, melalui organisasi dan jalur pemasarannya dalam
beberapa cara untuk mendapatkan keuntungan tertentu di masa depan yang maksimal
melalui ongkos pemenuhan pemesanan yang efektif.
Sementara itu Herry Gunawan dalam Siswandi (2017:30) menjelaskan bahwa
Logistik adalah seni dan ilmu mengatur dan mengontrol arus barang, energy
informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber
produksi ke pasar dengan tujuan mengoptimalkan penggunaan modal. Selain itu
logistik juga dapat didefinisikan sebagai proses pengelolaan yang strategis terhadap
pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang, dan barang jadi dari penyedia
sampai pada para pelanggan atau penerima. Dari beberapa definisi di atas dapat
disimpulkan bahwa logistik itu tidak hanya berkaitan dengan barangnya itu sendiri
namun juga berkaitan dengan proses-proses yang berkaitan dengan penyediaan,
penyimpanan, serta pemindahan barang-barang tersebut.
Menurut Siswandi (2017:45), ada dua kegiatan logistik, yaitu kegiatan
pergerakan (move) yang bersifat dinamis dan kegiatan penyimpanan (store) yang
bersifat statis. Dua kegiatan tersebut diuraikan menjadi beberapa kegiatan, yaitu:
Pemrosesan pesanan, transportasi, persediaan, penanganan barang, struktur fasilitas,
serta sistem informasi dan komunikasi. Kegiatan-kegiatan tersebut disebut bauran
kegiatan logistik dimana semua kegiatan tersebut tidak dapat dihindarkan
keberadaannya dalam sebuah rantai pasok.
Aktivitas-aktivitas manajemen logistik:
1. Aktivitas Utama
a. Standar layanan pelanggan:
 Menentukan kebutuhan dan keinginan pelanggan untuk customer service
 Menentukan respon pelanggan
 Menentukan tingkat pelayanan pelanggan
b. Standar transportasi:
 Menyeleksi modal dan layanan transportasi
 Konsolidasi pengiriman
 Route pengataran
 Penjadwalan kendaraan
 Seleksi kendaraan
 Seleksi peralatan
 Proses klaim
 Audit tingkat pelayanan
c. Manajemen persediaan:
 Kebijakan raw material dan barang jadi
 Perkiraan penjualan jangka pendek
  Pengontrolan produk pada titik persediaan
 Just in time, push and pull strategies
d. Proses pemesanan:
 Aturan pemesanan
 Informasi order
 Pengontrolan proses order
 Rencana penjualan dibandingkan inventori
2. Aktivitas Pendukung
a. Pergudangan:
 Pembagian ruang
 Lay out stock and design stock
 Aturan pergudangan
 Penempatan stok
b. Penanganan material
 Seleksi peralatan
 Kebijakan penempatan peralatan
 Prosedur penanganan pesanan
 Penyimpanan stok
c. Pembelian
 Seleksi sumber daya pasokan
 Waktu pembelian
 Jumlah pembelian
 Penyimpanan stok
d. Pengemasan
 Pergerakan material
 Penyimpanan
 Kehilangan dan kerusakan
e. Kerja sama dengan produksi
 Spesifikasi jumlah yang akan dibuat
 Urutan dan waktu output produksi
 Perhitungan produk yang disimpan dan dikirim
f. Pemeliharaan informasi
  Pengumpulan dan penyimpanan data
 Analisis data
 Prosedur pengendalian

C. Pengertian dan Jenis Dokumen Logistik

Dalam setiap kegiatan logistik tidak lepas dengan adanya kegiatan
dokumentasi mengenai dokumen-dokumen yang diperlukan untuk penyelenggaraan
sebuah pengiriman barang, baik yang berhubungan dengan kegiatan penyedia jasa
logistik maupun dengan pemerintah (regulator) di negara tujuan. Di sini akan
membahas dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kegiatan logistik dari sudut
pandang sebagai pemilik barang dan penyedia jasa logistik.
1. Dokumen transaksi perdagangan
Dokumen yang dimaksud adalah dokumen-dokumen yang digunakan dalam
transaksi antara penjual dan pembeli. Meskipun dokumen-dokumen ini tidak
dipergunakan dalam kegiatan pengiriman barang, tetapi dokumen-dokumen ini
digunakan sebagai dokumen penyerta yang dilampirkan untuk kepentingan
administrasi regulator terkait keluar atau masuknya barang ke suatu negara.
Sebagai penyedia jasa logistik yang profesial haruslah memahami peraturan-
peraturan yang berlaku di suatu negara tujuan demi kelancaran dalam proses
keluar masuknya suatu barang di suatu negara, karena hal tersebut adalah faktor
penting dalam kegiatan logistik. Dokumen-dokumen transaksi perdagangan
a) Dokumen transaksi
1) Purchase order
PO atau Purchase Order adalah dokumen yang dibuat oleh pihak pembeli
untuk pihak penjual yang berisi rincian barang atau jasa yang dibeli.
Dokumen Purchase Order berisi informasi nama dan detail barang/jasa
yang dibeli, jumlah barang yang dibeli, harga satuan, dan harga total
barang dan jasa yang dibeli.
2) Sales contract
Sales contract adalah dokumen yang berisi kesepakatan antara penjual
dan pembeli mengenai hak dan kewajiban dalam eksport dan import.
Biasanya sales contract merupakan follow up dari purchase order yang
 diminta oleh importir. Di dalam dokumen ini memuat tentang mengenai
syarat-syarat dari pembayaran barang yang akan dijual.
b) Dokumen pembayaran
1) Letter of credit
Letter of credit adalah suatu dokumen yang dikeluarkan oleh bank yang
menjamin pembayaran. Letter of credit memungkinkan eksportir
menerima pembayaran tanpa menunggu berita dari luar negeri setelah
barang dan berkas dokumen dikirimkan ke importir.
2) Telex transfer
Telex transfer atau telegraphic transfer (TT) adalah metode pengiriman
uang yang terutama digunakan untuk transaksi antarnegara. Cara
pengiriman uang ini memanfaatkan teknologi komunikasi yang dipakai
dalam telegram atau surat kawat. Metode ini juga kerap disebut transfer
telegraf.
c) Dokumen barang
1) Invoice
Invoice adalah sebuah dokumen yang diterbitkan oleh penjual sebagai
bukti transaksi dengan pembeli. Di dalamnya terdapat informasi faktual
dan aktual terkait nama perusahaan, jenis barang apa saja yang dibeli,
jumlah barang yang dibeli, harganya, tanggal transaksi, serta nomor
invoice. Nomor tersebut selalu dibutuhkan untuk membedakan satu
transaksi dengan transaksi lainnya. Sebab, jika tertukar, arus keuangan
dari penjual akan menjadi kacau dan tidak bisa diperiksa rekam jejaknya.
2) Packing list
Packing list adalah sebuah dokumen yang berisikan detail mengenai
paket, seperti ukuran, berat, dan rincian dari daftar barang dalam paket
tersebut.
3) Certificate of origin
Surat Keterangan Asal (SKA) atau biasa disebut Certificate of Origin
(COO) adalah merupakan sertifikasi asal barang, di mana dalam
sertifikat tersebut dinyatakan bahwa barang/komoditas yang diekspor
adalah berasal dari daerah/negara pengekspor.
4) Phytosanitary certificate
 Sertifikat Kesehatan Tumbuhan (Phytosanitary Certificate, PC) adalah
dokumen yang diterbitkan oleh NPPO yang menyatakan suatu komoditas
tumbuhan, hasil tumbuhan dan benda lain yang diekspor bebas dari
OPT/OPTK atau persyaratan negara tujuan. Dokumen ini berisi
informasi mengenai jumlah, jenis dan jumlah kemasan, nama pengirim
dan penerima dan lain sebagainya. Sertifikat phytosanitary tersebut
merupakan sebuah dokumen yang menjelaskan suatu komoditas tanaman
terbebas dari OPTK (Organisme Pengganggu Tumbuhan Karantina)
tertentu.
5) Surveyor certificate
Surveyor certificate atau laporan surveyor digunakan sebagai dokumen
pelengkap pabean yang pemeriksaannya dilakukan di kawasan pabean
dan/atau dokumen persyaratan impor yang pemeriksaannya dilakukan
setelah melalui kawasan pabean (post border).
6) Dangerous goods certificate
Dangerous Goods (DG) adalah produk yang dikategorikan berbahaya
jika dikirim melalui jalur udara, sehingga membutuhkan penanganan
khusus dalam proses pengiriman. Produk ini memiliki ketentuan
pengiriman yang berbeda dengan produk lainnya.
7) Fumigation certificate
Certificate of fumigation adalah surat keterangan atau sertifikat yang
menyatakan bahwa telah dilakukan pengasapan (fumigasi) terhadap
barang ekspor yang bersangkutan.
8) V legal certificate (untuk barang dari kayu)
Dokumen V-Legal adalah dokumen bukti penjaminan legalitas kayu,
produk kayu dengan tujuan ekspor. Dokumen tersebut juga digunakan
sebagai persyaratan penyampaian Pemberitahuan Ekspor Barang bagi
eksportir produk perkayuan sesuai dengan ketentuan perundangan.
Dokumen ini diterbitkan tiap kali eksportir akan melakukan proses
ekspor.
9) Certificate of analysis
Certificate of Analysis (COA) adalah dokumen yang menyatakan hasil
pengujian kualitas suatu produk, yang telah memenuhi spesifikasi
tertentu. COA biasanya digunakan untuk produk kimia, farmasi,
 makanan dan minuman. COA juga berfungsi sebagai bukti dan penilaian
bahwa produk telah layak untuk dikonsumsi dan diekspor. COA harus
diterbitkan oleh laboratorium terakreditasi.
10) Material safety data sheet
MSDS adalah singkatan dari Material Safety Data Sheet atau Lembar
Data Keselamatan Bahan. MSDS adalah dokumen yang berisi informasi
penting tentang produk bahan kimia atau barang berbahaya. Informasi
yang ada pada MSDS meliputi identitas bahan dan produsen, kandungan
atau komposisi, jenis bahaya, cara penanganan, tindakan khusus dalam
keadaan darurat, pembuangan, dan informasi lain yang diperlukan.
11) Sertifikat halal
Sertifikat halal adalah sertifikat yang menyatakan bahwa suatu produk
(makanan, minuman, dan sebagainya) tidak mengandung unsur yang
diharamkan, atau bahan baku dan pengolahan dilakukan dengan metode
produksi yang sudah memenuhi kriteria syariat Islam.
12) Dokumen-dokumen lain yang diperlukan

2. Dokumen pabean dan pelengkap pabean

Dokumen ini digunakan untuk kepentingan administrasi pabean, baik di negara
penjual maupun di negara pembeli. Dokumen-dokumen ini bervariasi tergantung
dengan ketentuan masing-masing negara. Pada umumnya yaitu:
1) Invoice
2) Packing list
3) Bill of lading
Bill of lading adalah surat perjanjian pengangkutan barang yang melibatkan
pihak pengirim, pihak pengangkut, dan pihak penerima. Bill of lading berisi
informasi tentang barang yang dimuat di kapal, seperti nama, alamat, berat,
dimensi, dan kondisi. Bill of lading juga berfungsi sebagai bukti tanda terima
barang, bukti kepemilikan barang, dan bukti adanya perjanjian pengangkutan
barang melalui laut.
4) Certificate of origin
5) Phytosanitary certificate
6) Surveyor certificate
7) V legal certificate (untuk barang dari kayu)
 8) Letter of credit
9) Surat persetujuan impor untuk barang-barang tertentu
Surat persetujuan impor adalah surat yang diterbitkan oleh instansi
pemerintah yang berwenang untuk memberikan persetujuan bagi para
importir untuk melakukan impor barang dari luar negeri. Surat ini berisi
informasi tentang jenis barang yang akan diimpor, jumlah barang, negara asal
barang, dan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk proses impor.
10) Pemberitahuan ekspor barang
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) adalah dokumen pabean yang
digunakan untuk memberitahukan pelaksanaan ekspor barang.
11) Pemberitahuan impor barang
Pemberitahuan Impor Barang atau PIB adalah bukti tertulis atau dokumen
pemberitahuan kepada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) atas impor
barang yang dilakukan sudah lunas pajak.
12) Sertifikat BPOM (untuk obat, makanan, bahan obat, bahan makanan)
BPOM adalah singkatan dari lembaga Badan Pengawas Obat dan Makanan.
Badan POM merupakan sebuah lembaga di Indonesia yang bertugas
mengawasi peredaran obat-obatan dan makanan di Indonesia. Tujuan di
lakukannya pengawasan terhadap obat-obatan dan juga makanan adalah
untuk memastikan seluruh produk sudah aman untuk di konsumsi.
13) Sales contract
14) Purchase order
15) Telex transfer

3. Dokumen pengangkut dan pengiriman

Dokumen-dokumen ini digunakan untuk proses pengiriman dan pengangkutan
barang. Pada umumnya, yaitu:
a) Dokumen pengiriman
1) Shipping instruction
Shipping Instruction (SI) adalah dokumen yang berisi informasi detail dan
perintah tentang pengiriman barang atau jasa dari suatu negara ke negara
lain. Dokumen ini diberikan kepada agen perwakilan dari kapal atau
operator kargo yang akan mengatur transportasi dan logistik sesuai dengan
 petunjuk yang diberikan. Dokumen ini juga menjadi dasar pembuatan bill
of lading.
2) Delivery order
Delivery order adalah dokumen yang berisi perintah atau persetujuan
pengiriman barang dari penjual ke pembeli. Dokumen ini dibuat oleh
penjual dan diberikan kepada staff gudang atau jasa ekspedisi untuk
menyiapkan dan mengirimkan barang sesuai dengan pesanan pembeli.
b) Dokumen pengangkut
1) Bill of lading
2) Air way bill
Surat Muatan Udara (airway bill) adalah dokumen berbentuk cetak,
melalui proses elektronik, atau bentuk lainnya, yang merupakan salah satu
bukti adanya perjanjian pengangkutan udara antara pengirim kargo dan
pengangkut, dan hak penerima kargo untuk mengambil kargo.
3) House bill of lading
House Bill of Lading adalah dokumen yang dibuat oleh pengirim barang
perantara transportasi Laut atau perusahaan yang tidak mengoperasikan
kapal (Freight Forwarder). Dokumen ini berisi pengakuan bahwa barang
sudah diterima dan dikeluarkan kepada pemasok. Bill of Lading ini juga
dikenal sebagai Forwarders Bill of Lading.
4) House air way bill
House airway bill adalah dokumen tambahan jika pengiriman transportasi
udara ini membutuhkan tranship atau pindah kapal.

D. Administrasi Perkantoran Dokumen Pergudangan

1. Mengadministrasikan Proses Penerimaan Barang
a. Pendataan Barang
Barang-barang yang dibeli oleh perusahaan harus masuk ke dalam gudang
untuk dicatat. Data-data barang yang dicatat adalah:
4. Nama barang
5. Jenis barang
6. Spesifikasi barang
7. Kualitas barang yang dipesan
8. Ukuran, berat, dan jumlah barang; dan
9. Cacat atau tidaknya barang.
b. Dokumen-Dokumen Pendukung
Dokumen yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang adalah sebagai
berikut.
10. Surat jalan
11. Order pembelian
12. Laporan penerimaan barang
c. Bukti Pencatatan Penerimaan Barang
13. Kartu gudang: dibuat oleh administrasi gudang
14. Karu persediaan barang: dibuat oleh bagian akuntasi
15. Daftar pembelian
16. Kartu barang: detail produk yang digantungkan pada masing-masing barang
d. Prosedur Administrasi Penerimaan Barang
Prosedur administrasi penerimaan barang adalah sebagai berikut:
17. Bagian gudang
1) Menerima barang dan surat jalan dari pemasok.
2) Mencocokkan surat jalan dengan order pembelian mengenai jenis dan
jumlah barang dagang yang dibeli
3) Mengirim surat jalan dan barang ke bagian penerimaan dan
penyimpanan
18. Bagian penerimaan dan penyimpanan
1) Meneliti surat jalan yang telah diperiksa bagian gudang
2) Menghitung barang dan mengembalikannya apabila barang rusak/cacat
3) Mengoreksi unit dalam surat jalan, apakah sesuai dengan jumlah unit
hasil perhitungan fisik atas barang tersebut atau tidak.
4) Menyiapkan laporan penerimaan barang rangkap empat
5) Meminta paraf pada pemasok dan menyampaikannya ke bagian
gudang
19. Bagian pembelian
1) Mencocokkan laporan penerimaan barang dan surat jalan dengan order
pembelian
2) Mencatat laporan penerimaan barang, surat jalan, dan order pembelian
dalam daftar pembelian dan mengarsipkannya untuk sementara
e. Pembuatan Laporan Penerimaan Barang
 Laporan penerimaan barang merupakan Laporan yang memuat hasil
perhitungan fisik barang yang diterima dalam keadaan baik. Laporan
penerimaan barang dan order pembelian merupakan sarana bagian pembelian
dalam mengecek kebenaran tagihan yang diterima dari pemasok. Bentuk
laporan penerimaan barang adalah sebagai berikut:
Nomor:
PT... Laporan Penerimaan Barang Dagang
Tanggal:
Referensi: OP nomor: ... PT nomor: ... Tanggal: ...
Diterima dari:

Sesuai dengan hasil perhitungan secara fisik yang dilakukan oleh petugas Saudara, barang-
barang yang kami terima adalah sebagai berikut:
No Kode Nama dan Jumlah Unit Keterangan
Urut Barang Spesifikasi Barang SJ Saudara Diterima /Selisih

Disetujui, Diterima dan dihitung, Diketahui,

(Pemasok) (Bagian Penerimaan dan Penyimpanan) (Bagian Gudang)

Untuk keperluan penagihan, harap mencantumkan nomor dan tanggal LPB dan OP

Lembar ke-1: pemasok

Lembar ke-2: bagian pembelian, bagian akuntansi
Lembar ke-3: bagian gudang
Lembar ke-4: bagian penerimaan dan penyimpanan
Gambar 1: Laporan Penerimaan Barang

2. Mengadministrasikan Penyimpanan Barang

a. Saldo awal dan saldo akhir
Saldo awal barang adalah persediaan akhir barang periode lalu. Jumlah saldo
awal, baik unit maupun nominalnya harus sama dengan saldo akhir periode
sebelumnya.
b. Kartu gudang
Kartu gudang adalah catatan yang berisi rincian jumlah persediaan dalam
gudang. Setiap jenis persediaan dibuatkan satu kartu. Kartu ini menunjukkan
mutasi persediaan dalam waktu berjalan dan saldo akhir. Informasi yang
disajikan dalam kartu gudang hanya unit barang saja.
c. Perlakuan terhadap barang rusak/cacat/out of date
 Perusahaan yang memimiliki berbagai macam jenis barang pasti akan
mengalami beberapa masalah, seperti:
20. Barang rusat/cacat, biasanya terjadi karena:
1) Rusak dari pemasok
2) Rusak selama penyimpanan di gudang; dan
3) Barang rusak yang dikembalikan oleh pembeli.
Apabila kita menjumpai kasus-kasus seperti itu, yang harus kita lakukan
adalah membuat perjanjian tentang pengembalian, penggantian, atau
diskon atas barang yang rusak/catat kepada pemasok ataupun pembeli.
21. Barang out of date, biasanya disebabkan oleh perubahan mode dan kebiasaan
pembeli. Apabila kita menjumpai kasus seperti ini, maka kita harus
mengembalikan barang tersebut kepada pemasok dan meminta barang yang lebih
trendy. Atau dapat juga dengan melakukan cara seperti memmberikan diskon
kepada pembeli atas pembelian barang tersebut.
d. Prosedur penyimpanan barang
Prosedur yang harus dilakukan oleh bagian penyimpanan barang setelah
barang sampai di gudang adalah:
22. Memeriksa surat jalan
23. Menghitung barang
24. Memisahkan dan mengembalikan barang yang rusak/cacat atau salah pesan
25. Mengoreksi jumlah unit dan nominal pada hasil perhitungan fisik atas barang
yang mempunyai kondisi baik.

3. Menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang

Salah satu kegiatan bagian gudang adalah mengelola pengiriman barang.
a. Dokumen pengiriman barang:
26. Formulir penawaran penjualan
27. Order penjualan
28. Surat jalan
b. Catatan pengiriman barang:
29. Kartu gudang
30. Kartu barang
31. Daftar penjualan
32. Kartu persediaan barang
 c. Prosedur pengiriman barang
33. Bagian penjualan
1) Membuat dan mengirimkan penawaran barang melalui formulir
penawaran penjualan rangkap dua
2) Menerima kembali formulir penawaran penjualan yang disetujui
pelanggan
3) Menyiapkan surat jalan rangkap tiga
4) Menyampaikan surat jalan ke bagian pengiriman
34. Bagian pengiriman, mengambil barang ke gudang berdasarkan surat jalan.
35. Bagian penerimaan dan penyimpanan
1) Mengeluarkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam surat jalan
2) Mengirimkan surat jalan dan barang ke bagian pengiriman
36. Bagian pengiriman
1) Mengirimkan barang ke pelanggan beserta dengan surat jalan
2) Mengamati perhitungan fisik yang dilakukan oleh pelanggan
3) Meminta paraf untuk surat jalan
4) Mendistribusikan surat jalan ke masing-masing bagian
a) Lembar ke-1: pelanggan
b) Lembar ke-2: bagian penjualan
c) Lembar ke-3: bagian pengiriman (sebagai arsip)
d. Memo debit
Memo debit adalah formulir yang dikeluarkan oleh pembeli untuk memberi
tahu kreditur bahwa utang usaha kreditur tersebut telah dibukukan suatu
jumlah debit. Contoh memo debit:

MEMO DEBIT

........................ No. ....

........................

Untuk: ........................

...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................

Gambar 2: Memo Debit

 Memo debit disusun karena ada retur pembelian. Dokumen ini menjelaskan
dan menegaskan bahwa karena ada retur pembelian, maka utang pembeli
sebesar retur tersebut telah dikurangkan oleh penjual.
e. Distribusi dokumen pengiriman barang
Dokumen yang terlibat dalam proses pengiriman barang adalah sebagai
berikut:
1) Formulir penawaran penjualan rangkap dua didistribusikan ke pelanggan
dan arsip bagian penjualan
2) Surat jalan rangkat tiga, didistribusikan ke:
a) Bagian pengiriman
b) Bagian gudang
c) Arsip bagian penjualan
3) Kartu barang yang dikelola oleh bagian penerimaan dan penyimpanan
4) Kartu gudang yang dikelola oleh bagian gudang
5) Daftar penjualan yang dikelola oleh bagian penjualan
f. Dokumen-dokumen pengiriman barang
1) Formulir penawaran penjualan barang (PPB)
 Gambar 3: Formulir penawaran penjualan barang

2) Daftar penjualan
DAFTAR PENJUALAN
PPB SJ JUMLAH
PELANGGAN
No Tanggal No Tanggal (Rp)

Gambar 4: Daftar Penjualan

3) Surat jalan
 Gambar 5: Surat Jalan

4) Kartu persediaan barang

KARTU PERSEDIAAN BARANG
MASUK KELUAR SISA
LPB JUM. SJ JUM. JUM. KET
TGL. NO. UNIT TGL. NO. UNIT UNIT
 Gambar 6: Kartu Persediaan Barang

5) Kartu gudang
KARTU GUDANG
Nama Barang: Spesifikasi: Gudang: Maksimum:

Kode Barang: Unit Satuan: Lokasi: Minimun:

MASUK KELUAR SISA

LPB JUM. SJ JUM. JUM. KET
TGL. NO. UNIT TGL. NO. UNIT UNIT

Gambar 7: Kartu Gudang

g. Melakukan pemeriksaan atas barang yang datang

Dalam kegiatan penerimaan barang, ada tiga kemungkinan yang dihadapi,
yaitu:
1) Menerima barnag dalam jumlah yang berbeda dengan jumlah yang dipesan
2) Menerima barang yang rusak
3) Menerima barang dengan kualitas rendah

Dalam ketiga kasus di ata, bagian pembelian harus menyelesaikan dengan

pemasok yang bersangkutan. Biasanya, pemasok akan memberikan
kesempatan kepada pembeli unutk mengoreksi faktur pembelian terhadap
barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan
h. Prosedur pemeriksaan barang
1) Menerima surat jalan dari pemasok, kemudian staf gudang akan
memverifikasi surat jalan tersebut
2) Melakukan rekapitulasi antara surat jalan dengan tembusan order
pembelian yang diterima dari bagian pembeli, baik mengenai nama
barang, jenis barang, spesifikasi barang, dan jumlah unit barang yang
dibeli.
 3) Melakukan verifikasi perhitungan fisik barang, mengecek nama barang,
spesifikasi, dan mutu barang.
4. Membuat Laporan Gudang
Tujuan pembuatan laporan gudang ini untuk melakukan pengawasan barang-
barang yang berada di dalam gudang. Laporan ini memuat informasi mengenai
nama barang, type, spesifikasi, dan kuantitas barang yang Laporan Harian
diterima. Informasi-informasi tersebut harus sama dengan order pembelian.
Dokumen sumber yang dipergunakan untuk menyusun laporan ini adalah laporan
penerimaan barang dan surat jalan. Jenis laporan ini antara lain laporan harian dan
laporan bulanan.
a. Laporan harian. Berisi data transaksi penerimaan barang dan pengeluaran
barang selama satu hari
LAPORAN GUDANG
Hari:
Tanggal:
Penerimaan Pengeluaran
Kode Jenis Tipe Sisa di
No LPB SJ
Barang Barang Barang Unit Unit Gudang
No No

Gambar 8: Laporan Harian

b. Laporan bulanan. Berisi informasi hasil rekapitulasi laporan harian. Laporan

ini disusun agar pimpinan perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap
kebijakan yang sudah diambil. Perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap
kebijakan yang sudah diambil.
 LAPORAN GUDANG
Bulan ................ 20...

Kode Jenis Tipe Sisa di

No Penerimaan Pengeluaran
Barang Barang Barang Gudang

Gambar 9: Laporan Bulanan

E. Administrasi Transportasi Distribusi

Menurut Salim1 (2000) transportasi adalah kegiatan pemindahan barang
(muatan) dan penumpang dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam transportasi ada
dua unsur yang terpenting yaitu pemindahan/pergerakan (movement) dan secara fisik
mengubah tempat dari barang (komoditas) dan penumpang ke tempat lain. Sedangkan
menurut Miro2 (2005) transportasi dapat diartikan usaha
memindahkan,menggerakkan, mengangkut, atau mengalihkan suatu objek dari suatu
tempat ke tempat lain,di mana di tempat lain ini objek tersebut lebih bermanfaat atau
dapat berguna untuk tujuan-tujuan tertentu. Menurut definisi yang umumnya berlaku,
manajemen transportasi adalah kegiatanyang meliputi pengurusan, pengelolaan,
ketatalaksanaan, pengontrolan yang dijalankan oleh bagian transportasi atau unit
dalam organisasi industri atau perdagangan dan jasa lain (manufacturing business and
service) untuk memindahkan /mengangkut barang atau penumpang dari suatu lokasi
ke lokasi lain secara efektif dan efisien.
Transportasi merupakan bagian dari distribusi. Menurut Frank H. Woodward 3
dalam bukunya yang berjudul “Managing the Transport Service Function”,
menjelaskan mengenai distribusi bahwa: “In Industry , distribution has been
accepted as : The performances of all business activities involved in moving the
goods from the point of processing or manufacture to the point sale to the customer
and would include :warehousing, inventory control of finished goods, materials

1
Abbas, Salim. 2000. Manajemen Transportasi. Cetakan Pertama. Edisi Kedua. . Ghalia Indonesia: Jakarta
2
Miro, F. 2005. Perencanaan Transportasi untuk Mahasiswa, Perencana, dan Praktisi. Erlangga: Jakarta
3
Frank, H. Woodward. 1972. Manajemen Transportasi (Ancangan Mengefektifkan Transportasi Dalam Dunia
Bisnis). Seri Manajemen No. 70, PPM, Jakarta: CV. Indah Grafika. Hal.102
handling and packaging, documentation and dispatch, traffic and transportation, and
after sales services to customers.
Artinya kinerja semua aktivitas bisnis yang terkait kegiatan dalam pemindahan
barang dari titik pemrosesan atau pembuatan ke titik penjualan kepada pelanggan
danmencakup tentang: pergudangan, kontrol persediaan barang jadi, penanganan dan
pengemasan bahan, dokumentasi dan pengiriman, lalu lintas dan transportasi, dan
layanan purna jual kepada pelanggan.

1. Unsur-unsur transportasi
a) Ada muatan yang di angkut
b) Ada kendaraan/moda transportasinya sebagai alat pengangkut
c) Ada jalan/sarana prasarana yang dapat di lalui dengan aman
d) Adanya terminal awal/asal dan terminal tujuan
e) Adanya SDM dan organisasi yang menggerakkan kegiatan
f) Adanya perpindahan sebagai proses pemindahan

2. Fungsi transportasi
Secara umum fungsi transportasi dan distribusi pada dasarnya adalah
menghantarkan produk dari lokasi tempat produk tersebut diproduksi sampai
tempat produk akan digunakan. Pada prinsipnya, fungsi ini bertujuan untuk
menciptakan pelayanan tinggi ke pelanggan yang bisa dilihat dari tingkat service
level yang dicapai, kecepatan pengiriman,kesempurnaan barang sampai ke tangan
konsumen, dan pelayanan purnajual yang memuaskan. Beberapa fungsi dasar
lainnya:
a) Melakukan segmentasi dan menentukan target service level
b) Menentukan mode transportasi yang akan digunakan
c) Melakukan konsolidasi informasi dan pengiriman
d) Melakukan penjadwalan dan penentuan rute pengiriman
e) Memberikan pelayanan nilai tambah
f) Menyimpan persediaan
g) Menangani pengembalian

3. Macam-macam transportasi
a) Transportasi darat
 1) Sarana transportasi darat:
- Sarana angkutan jalan raya, adalah kendaraan yang diperbolehkan
untuk menggunakan jalan, diantaranya adalah: sepeda motor, mobil
penumpang, mobil barang, bus, truk, dsb.
- Sarana angkutan kereta api, adalah sarana transportasi berupa
kendaraan dengan tenaga gerak, baik berjalan sendiri maupun
dirangkaikan dengan kendaraan lainnya,yang akan ataupun sedang
bergerak di rel.
2) Prasarana transportasi darat:
- Jalan dan Jembatan, adalah prasarana transportasi darat yangmeliputi
segala bagian jalan, termasuk bangunan pelengkap dan
perlengkapannya yang diperuntukkan bagi lalu lintas, yang berada
pada permukaan tanah, di atas permukaan tanah, di bawah permukaan
tanahdan/atau air, serta di atas permukaan air, kecuali jalan kereta api,
jalan lori,dan jalan kabel.
- Rel Kereta, digunakan pada jalur kereta api.
Relmengarahkan/memandu kereta api tanpa memerlukan
pengendalian. Relmerupakan dua batang rel kaku yang sama panjang
dipasang pada bantalansebagai dasar landasan. Rel-rel tersebut diikat
pada bantalan denganmenggunakan paku rel, sekrup, penambat, atau
penambat e (seperti penambat Pandrol)

b) Transportasi laut
1) Sarana transportasi laut:
- Kapal, adalah kendaraan pengangkut penumpang dan barang di laut
(sungai dsb) seperti halnya sampan atau perahu yang lebih kecil. Kapal
biasanya cukup besar untuk membawa perahu kecil seperti sekoci.
Sedangkan dalam istilah inggris, dipisahkan antara ship yang lebih
besar dan boat yang lebih kecil. Berabad-abad lamanya kapal
digunakan olehmanusia untuk mengarungi sungai atau lautan.
- Feri, adalah sebuah sebuah kapal transportasi jarak dekat. Feri
mempunyai peranan penting dalam sistem pengangkutan bagi banyak
kota pesisir pantai, membuat transit langsung antar kedua tujuan
dengan biaya lebih kecil dibandingkan jembatan atau terowong.
 - Sampan (bahasa Tionghoa) adalah sebuah perahu kayu tiongkok yang
memiliki dasar yang relatif datar, dengan ukuran sekitar 3,5 hingga
4,5meter yang digunakan sebagai alat transportasi sungai dan danau
ataumenangkap ikan. Sampan dapat mengangkut penumpang 2 – 8
orang,tergantung ukuran sampan. Sampan ada kalanya memiliki atap
kecil dan dapat digunakan sebagai tempat tinggal permanen di perairan
dekat darat.Sampan biasanya tidak digunakan untuk berlayar jauh dari
daratan karena jenis perahu ini tidak memiliki perlengkapan untuk
menghadapi cuacayang buruk.
2) Prasarana transportasi laut:
Pelabuhan adalah sebuah fasilitas di ujung samudera, sungai atau
danauuntuk menerima kapal dan memindahkan barang kargo maupun
penumpang kedalamnya. Pelabuhan biasanya memiliki alat-alat yang
dirancang khusus untuk memuat dan membongkar muatan kapal-kapal
yang berlabuh. Crane dan gudang berpendingin juga disediakan oleh pihak
pengelola maupun pihak swasta yang berkepentingan. Sering pula
disekitarnya dibangun fasilitas penunjang seperti pengalengan dan
pemrosesan barang. Kata pelabuhan laut digunakan untuk pelabuhan yang
menangani kapal-kapal laut. Di bawah ini hal-hal yang penting agar
pelabuhan dapat berfungsi :
- Adanya kanal-kanal laut yang cukup dalam (minimum 12 meter)
- Perlindungan dari angin, ombak, dan petir
- Akses ke transportasi penghubung seperti kereta api dan truk
- Galangan kapal, sebuah tempat yang dirancang untuk memperbaiki
danmembuat kapal. Kapal-kapal ini dapat berupa yacht, armada
militer, cruisineline, pesawat barang atau penumpang.

c) Transportasi udara
1) Sarana transportasi udara: Pesawat terbang atau pesawat udara atau kapal
terbang atau cukup pesawat saja adalah kendaraan yang mampu terbang di
atmosfir atau udara.
2) Prasarana transportasi udara:
Bandar udara atau bandara merupakan sebuah fasilitas tempat pesawat
terbang dapat lepas landas dan mendarat. Bandara yang paling sederhana
 minimal memiliki sebuah landas pacu namun bandara-bandara besar
biasanya dilengkapi berbagai fasilitas lain, baik untuk operator layanan
penerbangan maupun bagi penggunanya.

4. Tujuan dari pengelolaan transportasi

Pemindahan barang dan manusia dengan angkutan adalah untuk bertujuan
menaikkan atau menciptakan nilai ekonomi dari suatu barang, dengan demikian
pengangkutan dilakukan karena nilai suatu barang lebih tinggi di tempat tujuan
dari pada tempat asalnya.

5. Strategi distribusi
a) Pengiriman Langsung (Direct Shipment)
Pada model ini yang terjadi adalah pengiriman langsung dari pabrik ke
pelanggan, tanpa melalui gudang. Jadi, dengan strategi ini kebutuhan gudang
akan hilang. Biasanya strategi ini cocok digunakan untuk barang yang
umurnya pendek dan barang yang mudahrusak dalam proses bongkar muat
atau pemindahannya. Kelebihannya yaitu ada penghematan biaya fasilitas,
tetapi terkadang biaya transportasi lebih tinggi akibat berkurangnya
kesempatan mencapai economies of scale yang tinggi pada aktivitas
transportasi. Keunggulan lainnya ialah pemendekan waktu kirim dari pabrik
ke pelanggandan pengurangan inventori pada supply chain. Di sisi lain,
strategi ini akan menanggung resiko yang lebih tinggi apabila ketidakpastian
permintaan maupun pasokan relatif tinggi.
b) Pengiriman melalui Warehouse
Pada model ini barang tidak langsung dikirim ke pelanggan, namun melewati
satuatau lebih gudang. Berkebalikan dengan model direct shipment, model
warehousing cocok untuk produk-produk yang ketidakpastian supply-nya
tinggi serta produk-produk yang memiliki daya tahan relatif lama. Gudang
juga berfungsi sebagai tempat melakukan konsolidasi muatan dari sejumlah
supplier ke sejumlah pelanggan, sehingga pengiriman bisa dilaksanakan
dengan skala ekonomi yang lebih tinggi, baik dari sumber menuju gudang
maupun dari gudang menuju ke pelanggan. Kalau ada ketidaksinkronan antara
supply, maka gudang juga akan berfungsi sebagai peredam ketidakpastian. Di
sisi lain, dengan adanya gudang, biaya-biaya fasilitas dan operasional akan
 lebih tinggi dan barang rata-rata akan lebih lama sampai ke pelanggan. Tingkat
kerusakan barang bisa jadi lebih tinggi karena adanya proses bongkar muat
dan handling yang lebih banyak.
c) Croos-Docking
Pada model ini produk akan mengalir melalui cross-dock yang berada antara
pabrik dengan pelanggan. Di tempat ini, kendaraan penjemput dan pengirim
akan bertemu dan terjadi transfer beban. Aktivitas yang terjadi adalah
penerimaan, sorting, dan pemuatan. Secara umum keunggulannya adalah
pengiriman bisa relatif cepat dan bisa tetap mencapai ecomonies of
transportasion yang baik karena adanya konsolidasi. Selain itu, kegiatan
handling akan jauh berkurang dan inventory di supply chain tidak akan
setinggi model warehousing. Strategi ini lemah dari sisi kebutuhan investasi
sistem yang biasanya cukup tinggi untuk menciptakan visibilatas informasi
dan koordinasi antara pabrik dengan pelanggan. Dalam prakteknya,
perusahaan mungkin menggabungkan antara fasilitas penyimpanan
(werehousing) dengan fasilitas untuk cross-docking.

6. Kriteria kinerja transportasi

Untuk mengukur tingkat keberhasilan atau kinerja dari sistem operasi transportasi,
ada beberapa parameter/indikator yang bisa dilihat, yaitu ; yang pertama
menyangkut ukuran kuantitatif yang dinyatakan dengan tingkat pelayanan dan
yang kedua bersifat kualitatif yang dinyatakan dengan mutu pelayanan.
a) Faktor Tingkat Pelayanan
1) Kapasitas
Kapasitas dinyatakan sebagai jumlah penumpang atau barang yang bisa
dipindahkan dalam satuan waktu tertentu, misalnya orang/jam atau
ton/jam. Dalam hal ini kapasitas ini merupakan fungsi dari kapasitas atau
ukuran tempat atau saranatransportasi dan kecepatan, serta mempengaruhi
besarnya tenaga gerak yang dibutuhkan. Pada dasarnya, biasanya semua
pihak berusaha untuk meningkatkan kapasitas dengan cara memperbesar
ukuran, mempercepat perpindahan, merapatkan atau memadatkan
penumpang/barang angkutan.
2) Aksesibilitas
 Aksesibilitas dinyatakan sebagai derajat kemudahan yang dicapai oleh
orang terhadap suatu objek, pelayanan ataupun lingkungan. Dalam
pengertian yang lain bahwa aksesibilitas merupakan ukuran kemudahan
lokasi untuk dijangkau darilokasi lainnya melalui sistem transportasi.
b) Faktor Kualitas Pelayanan
1) Keselamatan
Keselamatan ini erat hubungannya dengan masalah kemungkinan
kecelakaan dan terutama berkaitan erat dengan sistem pengendalian yang
digunakan. Suatu sistem transportasi yang mempunyai sistem
pengendalian yang ketat, biasanya mempunyai tingkat keselamatan dan
keamanan yang tinggi, contohnya adalah kereta api atau pesawat udara.
2) Keandalan
Keandalan ini berhubungan dengan faktor-faktor seperti ketetapan jadwal
waktu dan jaminan sampai di tempat tujuan. Suatu sistem transportasi
yang andal berarti bahwa penumpang dan/atau barang yang diangkutnya
bisa sampai pada waktu yang tepat dan tidak mengalami gangguan atau
kerusakan.
3) Fleksibilitas
Fleksibilitas adalah kemudahan yang ada dalam mengubah segala sesuatu
sebagai akibat adanya kejadian yang berubah tidak sesuai dengan skenario
yang direncanakan. Contohnya adalah apabila pola perjalanan orang
berubah akibat perkembangan telekomunikasi, maka sistem transportasi
yang bersangkutan juga bisa dengan mudah disesuaikan.
4) Kenyamanan
Kenyamanan transportasi, terutama berlaku untuk angkutan penumpang,
erat kaitannya dengan masalah tata letak tempat duduk, sistem pengaduran
udara didalam kendaraan, ketersediaan sailitas khusus seperti toilet, tempat
makan, waktu operasi dan lai-lain.
5) Kecepatan
Kecepatan merupakan faktor yang sangat penting dan erat kaitannya
dengan masalah efisiensi sistem transportasi. Pada prinsipnya orang selalu
menginginkan kecepatan yang tinggi dalam bertransportasi, namun
demikian keinginan itu kadang-kadang dibatasi oleh berbagai hal,
misalnya kemampuan mesin atau tenaga penggerak yang terbatas, masalah
 keselamatan dan kemampuan manusia dalam mengendalikan pergerakan
yang juga terbatas dan lain-lain.
6) Dampak
Dampak transportasi sangat beragam jenisnya, mulai dari dampak
lingkungan (polusi, kebisingan, getaran dan lain-lain) sampai dengan
dampak sosial politik yang ditimbulkan/diharapkan oleh adanya suatu
operasi lalu lintas serta besarnya konsumsi energi yang dibutuhkan.

F. Jenis-Jenis Pengiriman Barang

1. Jenis-jenis pelayanan pengiriman
a) Jasa Pengiriman Reguler
Berdasarkan dari namanya maka ini adalah layanan paling standar atau yang
biasa-biasa saja. Sehingga jika kamu tidak terlalu membutuhkan pengiriman
dengan waktu yang cepat maka layanan ini bisa digunakan karena harganya
cukup terjangkau dibanding dengan layanan yang lain. Jika pengirimannya
antar kota dalam satu pulau maka pengiriman barang biasanya akan sampai
dalam waktu 2-3 hari. Berbeda jika barang yang dikirim ini ada di pulau yang
berbeda maka waktu yang dibutuhkan bisa 5 sampai 7 hari atau seminggu.
b) Jasa Pengiriman Ekonomi
Satu hal kelebihan dari jasa pengiriman ekonomi ini adalah harganya yang
lebih murah atau terjangkau dibanding dengan paket reguler, namun untuk
pelayanan tentu tidak lebih bagus daripada layanan reguler. Sehingga bisa
diperkirakan untuk terkirimnya barang akan lebih lama dibanding dengan
pelayanan yang reguler.
c) Paket One Day Service atau Express
Jenis pengiriman yang satu ini sebenarnya tidak terlalu berbeda jauh dari
kedua pelayanan di atas. Namun, yang membedakan adalah waktu pengiriman
yang lebih cepat sehingga disebut express. Kemungkinan untuk sampainya
barang ke alamat tujuan bisa satu hari. Ada juga pengiriman instan yang bisa
dikirim dalam hitungan jam saja.
d) Jasa Pengiriman Dokumen
Beberapa dokumen yang dikirim ini biasanya adalah dokumen-dokumen yang
cukup penting yang dipakai oleh para pebisnis yang berasal dari suatu
 perusahaan. Pihak dari pelayanan jasa pengiriman ini akan menjamin bahwa
dokumen tersebut akan dijaga kerahasiaannya dan aman sampai alamat tujuan.
e) Jasa Pengiriman Khusus
Pengiriman yang satu ini dikhususkan untuk barang-barang yang bersifat
khusus dalam penanganannya seperti makanan yang cepat basi, hewan, barang
elektronik, barang-barang mewah, tanaman, dan perhiasan. Biasanya untuk
harga paket yang satu ini cukup mahal dibanding dengan layanan yang
lainnya. Namun, jika kamu menganggap barang yang kamu kirim ini cukup
penting maka biaya yang kamu keluarkan pun sebanding dengan
keamanannya.

2. Macam-Macam Pengiriman Berdasarkan Jalur Transportasi

a) Jasa Pengiriman Lewat Darat
Jasa pengiriman yang satu ini biasanya digunakan untuk pengiriman yang
masih berada di dalam satu wilayah atau satu pulau yang tidak dipisahkan oleh
laut. Jasa pengiriman yang satu ini dikatakan cukup mudah, praktis, dan juga
memiliki harga yang terjangkau. Jenis armada yang biasanya digunakan dalam
pengiriman ini bervariasi sehingga kamu tidak hanya mengirim paket saja
namun kamu juga bisa mengirim barang-barang yang ukurannya lebih besar
seperti sepeda motor ataupun mobil.
b) Jasa Pengiriman Lewat Udara
Jasa pengiriman melalui udara ini biasanya akan menggunakan pesawat
terbang yang mana biayanya akan lebih mahal dibanding dengan pengiriman
lewat darat maupun lewat laut.
c) Jasa Pengiriman Lewat Laut
Jasa pengiriman yang satu ini biasanya akan menggunakan kapal laut untuk
mengirim barang antar pulau atau antar negara. Kelebihannya, pengiriman
lewat laut lebih murah dibandingkan lewat udara. Hanya saja harganya tentu
lebih mahal. Jasa ini biasanya digunakan bagi para pebisnis retail makanan.
Jasa pengiriman ini juga memiliki banyak keuntungan atau kelebihan seperti
terdapat ruang kargo yang cukup luas sehingga semua jenis barang yang akan
dikirim bisa masuk ke dalam ruang tersebut melalui transportasi kapal ini.

3. Macam-Macam Pengiriman Berdasarkan Rute Pengiriman

 a) Jasa Pengiriman Domestik
Jasa pengiriman yang satu ini biasanya digunakan untuk pengiriman yang
berada dalam negeri saja. Jenis pengiriman yang satu ini banyak digunakan
bagi mereka yang memiliki marketplace atau toko online untuk memudahkan
pengiriman barang ke alamat customer.
- Jasa pengiriman antar kota: jasa pengiriman ini hanya berdasarkan dari
kota ke kota biasanya meliputi kota-kota besar seperti Bandung,
Semarang, Jakarta, Cirebon, Probolinggo, Malang dan kota-kota di
indonesia.
- Jasa pengiriman antar pulau: jasa pengiriman ini biasanya digunakan
untuk melewati pulau satu ke pulau yang lain misalkan pengiriman dari
Jakarta ke Sumatera.
b) Jasa Pengiriman Luar Negeri
Jasa pengiriman yang satu ini biasanya dimanfaatkan oleh para pebisnis yang
memiliki usaha ekspor maupun import. Jasa ini akan memudahkan bagi para
pebisnis tersebut untuk mengirimkan barang tanpa harus memikirkan banyak
perizinan dan berbagai peraturan yang lain. Hal ini dikarenakan dari layanan
pengiriman tersebut sudah banyak membantu proses pengiriman barang
sampai ke alamat tujuan. Pengiriman paket atau pun barang yang melewati
antar negara ini biasanya akan melalui laut maupun udara. Salah satu pihak
yang biasanya banyak menggunakan jasa yang satu ini adalah bagi pebisnis
yang banyak melakukan ekspansi bisnisnya ke luar negeri. Bedanya dengan
pengiriman yang domestik adalah untuk jenis pengiriman yang satu ini
biasanya akan dikenai biaya pajak.

G. Fungsi Manajemen Logistik

Menurut Abbas (2012), ada beberapa fungsi manajemen logistik, yaitu:
1. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
Fungsi ini mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman-
pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik.Penentuan kebutuhan
merupakan perincian (detailing) dari fungsi perencanaan, bilamana diperlukan
semua faktor yang mempengaruhi penentuan harus diperhitungkan.
2. Penganggaran
 Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan, usaha-usaha untuk
merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yaitu
skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan
pembatasan yang berlaku terhadapnya.
3. Pengadaan
Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk
memenuhi
kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan,
penentuan
kebutuhan maupun penganggaran.
4. Penyimpanan dan penyaluran
Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran
material yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi sebelumnya untuk kemudian
disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.
5. Pemeliharaan
Fungsi ini merupakan usaha atau proses kegiatan-kegiatan untuk mempertahankan
kondisi teknis, daya guna dan daya hasil material inventaris.
6. Penghapusan
Fungsi ini merupakan kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha pembebasan material
dari pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan kata lain, fungsi penghapusan
adalah usaha untuk menghapus kekayaan (aset) karena kerusakan yang tidak dapat
diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis,
kelebihan, hilang, susut dan karena hal-hal lain menurut peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
7. Pengendalian
Fungsi ini merupakan inti pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk
memantau dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. Dalam fungsi ini
diantaranya terdapat kegiatan-kegiatan pengendalian inventarisasi (inventory
control) dan expediting yang merupakan unsur-unsur utamanya.

H. Komponen-Komponen Manajemen Logistik

Ada 5 komponen yamg terhubung untuk membentuk sistem logistik, kelima
komponen tersebut adalah sebagai berikut: (Abbas, 2012)
1. Struktur Lokasi Fasilitas
 Ada kelemahan dalam analisis ekonomik klasik yaitu mengabaikan lokasi fasilitas
bagi penyelemggaraan oprasi, jumlah besar dan pengaturan geografis dari
fasilitas-fasilitas yang di operasikan atau akan digunakan itu mempunyai
hubungan langsung dengan kemampuan pelayanan terhadap kostumer perusahaan
dan terhadap biaya logistiknya. (Abbas, 2012)

2. Transportasi
Masalah transportasi telah demikian penting dalam manajemen operasi dan
logistik. Penerapan meliputi lokasi efesien dari gudang dan pabrik, pola
pengiriman yang optimal dari pabrik yang ada kegudang dan pola pengiriman
yang optimal dari gudang yang ada ke pasar.
Transportasi merupakan komponen yang penting dan paling banyak memakan
biaya dalam manajemen distribusi fasis. Pada umumnya manajemen cenderung
memusatkan pengendalian dan kegiatannya dimana pengeluaran relatif tinggi.
Pengeluaran transportasi sampai kini masih merupakan komponen – komponen
yang paling penting dari distribusi fasis, dan manajer distribusi fasis harus
memiliki pengetahuan yang cukup mengenai berbagai model transportasi dan jasa,
dan menguasai informasi yang diberikan oleh setiap mode dan informasi dari
berbagai pengangkut dalam setiap mode. Semua pengiriman, baik untuk
pemasukan bahan baku dan suku cadang maupun pengeluaran produk jadi yang
biaya transportasinya ditanggung oleh perusahaan, ditangani oleh departemen
distribusi fasis. (Khisty, 2014).
Prasarana transportasi di pandang dari berbagai segi hukum dan ciri – ciri relatif
dari masing – masing (mode) tansportasi dan sistem multimode. Dalam
menentukan cara pengangkutan, fungsi jasa angkutan perlu memperhatikan segala
faktor yang bertautan dengan pengangkutan. Faktor tersebut mencakup:
a. Keamanan barang selama perjalanan
b. Syarat – syarat kemasan
c. Waktu pengantaran yang tersedia
d. Masalah – masalah bongkar muat pada depot sementara (Intransit)
e. Masalah pembongkaran ditempat bea dan cukai
f. Citra perusahaan dan dampak perusahaan
Tanggung jawab jasa angkutan adalah menggunakan semua metode pengangkutan
agar kepada penyelesaian terpadu dan terkoordinir, guna mencapai cara
 pengankutan yang paling efesien dari produk perusahaan, murah ketimbang
produk yang sama dari perusahaan lain, ketika disajikan kepada calon pembeli.
(Kent, 2014).
Dalam suatu jaringan fasilitas, transportasi merupakan satu mata rantai
penghubung. Manajemen transport dan lalu lintas mendapat banyak perhatian
pada saat sekarang ini. Hampir setiap perusahaan dari ukuran apa saja mempunyai
manajer lalu lintas yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan program
transportasi. (Abbas, 2012)
Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai tiga alternatif untuk menetapkan
kemampuan transportasinya. Diantaranaya adalah sebagai berikut:
a. Armada peralatan swasta dapat dibeli atau disewa.
b. Kontrak khusus dapat diatur dengan spesialis transport untuk mendapatkan
kontrak jasa – jasa pengangkutan.
c. Suatu perusahaan dapat memperoleh jasa – jasa dari suatu perusahaan
transport berijin yang menawarkan pengangkutan dari suatu tempat ke tempat
yang lainnya dengan biaya tertentu.
Ketiga transport tersebut dikenal sebagai private, contact, dan common carriage.
Dilihat dari sudut pandang sistem logistik terdapat tiga faktor yang memegang
peranan utama dalam menentukan kemampuan pelayanan transport yaitu masalah
kecepatan, biaya, dan konsistensi.
Biaya transport terdiri dari pembayaran sesungguhnya untuk pengangkutan
diantara dua tempat, plus ongkos yang berkaitan dengan pemilikan persediaan.
Sistem logistik hendaklah dirancang untuk meminimumkan biaya transport dalam
hubungannyan dengan seluruh biaya sistem. (Abbas, 2012). Kecepatan pelayanan
transport adalah merupakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
pengangkutan diantara dua lokasi terutama adalah masalah kecepatan dan biaya
itu saling berkaitan. (Abbas, 2012).

3. Persediaan Dalam merancang sistem logistik hendaklah dimantapkan suatu

keseimbangan yang teliti antara biaya transport dengan mutu pelayanan. Ada tiga
aspek yang harus diperhatikan karena berhubungan dengan sistem logistik.
Diantaranya sebagai berikut:
a. Seleksi fasilitas yang menetapkan suatu struktur atau jaringan yang membatasi
ruang lingkup alternatif.
 b. Biaya dari pengangkutan fisik iti menyangkut lebih dari pada ongkos
pengangkutan antar lokasi.
c. Seluruh usaha untuk mengintregasikan kemampuan transport kedalam suatu
sistem yang terpadu. Yang penting adalah adanaya pemahaman mengenai
hubungan yang integral diantara fasilitas, transportasi, dan persediaan. (Abbas,
2012).
4. Komunikasi
Komunikasi adalah kegiatan yang sering kali diabaikan dalam sistem logistik.
Dengan desain logistik suatu perusahaan, maka semakin peka ia terhadap
gangguan dalam arus informasi. Sistem yang berimbang tidak memegang
persediaan yang berlebihan. Dalam situasi demikian persediaan pengamanan perlu
dipertahankan pada tingkat yang minimum berdasarkan kemampuan transportasi.
Mutu dan informasi yang tepat waktu merupakan faktor penentu yang utama dari
kesetabilan dalam suatu sistem.
5. Penanganan dan Penyimpanan
Jika diintegrasikan secara efektif kedalam oprasi logistik suatu perusahaan, maka
handling dan storage ini dapat mengurangi masalah yang berkaitan dengan
kecepatan dan kemudahan pengangkutan barang melalui sistem tersebut

I. Manfaat Manajemen Logistik

1. Persediaan
Persediaan dari suatu barang akan selalu terpenuhi dengan baik. Karena dalam
manajemen ini, biasanya akan dilakukan proses pengecekan adanya barang yang
masuk dan juga barang yang keluar.
Jadi, setiap saat bisa mengetahui apakah stok barang pada periode atau di wilayah
itu sudah cukup atau belum. Apabila sudah cukup, berarti pengiriman bisa
dilakukan dalam beberapa hari atau minggu setelahnya.
Sebaliknya apabila persediaan sudah semakin kecil, biasanya pihak warehouse
akan meminta dilakukan proses pengiriman ulang. Itulah kenapa, koordinasi harus
dilakukan dengan sangat baik.

2. Transportasi
 Transportasi harus benar-benar dipikirkan dengan baik dalam hal logistik ataupun
ekspedisi. Karena transportasi ini akan menentukan apakah barang-barang bisa
dikirim dengan baik atau tidak.
Apabila barang-barang bisa dikirim dengan baik maka tidak perlu khawatirkan
lagi. Jika barang-barang tidak bisa dikirim karena transportasi terganggu. Berarti
ada kemungkinan tidak bisa memenuhi stok yang nantinya diminta.

3. Layanan
Berbagai jenis layanan juga harus benar-benar dipikirkan dengan baik. Adanya
manajemen ini, layanan yang nantinya akan diterima oleh pihak perusahaan
hingga yang diterima oleh pembeli akan semakin tinggi.
Peningkatan layanan ini akan membuat barang-barang anaknya dikirim bisa
datang tepat waktu. Selain itu, peluang untuk mengalami telat juga semakin kecil.

4. Manajemen dan administrasi

Urusan manajemen dan administrasi juga akan berjalan dengan sangat baik. Jadi
ketika dilakukan proses pengecekan ataupun verifikasi seluruh datanya sudah
langsung tersedia.
Misal saat ingin mengecek pengiriman untuk tanggal tertentu, semuanya bisa
langsung dicek dari sini. Ini akan memudahkan berbagai jenis proses pengiriman.

5. Kredibilitas
Apabila memiliki kredibilitas yang cukup tinggi dalam hal pengiriman barang,
value proposition yang dimiliki oleh barang ataupun perusahaan bisa meningkat.
Jadi, barang-barang yang dijual memiliki nilai yang cukup tinggi.
Maksud dari nilai yang cukup tinggi ini tidak berhubungan dengan harga. Namun,
berhubungan secara langsung dengan kepercayaan sehingga peluang untuk
melakukan proses pembelian akan semakin tinggi.

J. Tujuan Manajemen Logistik

Menurut Siswandi (2017:45), tujuan dari manajemen logistik adalah untuk
mendistribusikan produk barang dan jasa secara efektif dan efisien, dimana bahan,
waktu, tempat, pengiriman dengan kualitas produk tetap terjamin dengan biaya
serendah mungkin untuk mencapai keuntungan perusahaan semaksimal mungkin.
 Dengan adanya sistem logistik ini menjadi penting bagi perusahaan, sehingga perlu
diimplementasikan secara tepat dan diharapkan dapat mencapai keuntungan
perusahaan.

K. Kendala Dalam Manajemen Logistik

Beberapa permasalahan sering muncul dalam proses logistik. Permasalahan tersebut
bisa bermacam-macam, kali ini kita akan mempelajari permasalahan apa saja yang
akan muncul dalam proses logistik tersebut, yaitu:
1. Minimnya Informasi dan Komunikasi
Dalam proses logistik, informasi dan komunikasi yang efektif antara semua pihak
yang terlibat sangat penting untuk menjaga kesinambungan rantai pasok dan
memastikan pengiriman tepat waktu. Namun, seringkali perusahaan logistik
mengalami kesulitan dalam mengelola informasi dan komunikasi yang memadai
antara departemen dan vendor. Hal ini dapat mengakibatkan keterlambatan
pengiriman dan meningkatkan risiko kehilangan atau kerusakan barang. Oleh
karena itu, perusahaan logistik harus mengelola informasi dengan efektif dan
memastikan terdapat komunikasi yang baik dengan seluruh pihak yang terlibat
dalam proses logistik.

2. Permasalahan Infrastruktur
Infrastruktur yang memadai sangat penting untuk memfasilitasi proses logistik
yang lancar. Namun, beberapa permasalahan infrastruktur yang sering muncul
dalam logistik adalah sebagai berikut:
a) Infrastruktur pelabuhan
Pelabuhan yang tidak memadai dapat mengakibatkan keterlambatan
pengiriman dan meningkatkan biaya transportasi. Beberapa masalah yang
sering terjadi di pelabuhan adalah jumlah kapal yang melebihi kapasitas,
keterlambatan pemuatan dan bongkar muat, serta kurangnya fasilitas
penyimpanan.
b) Infrastruktur prasarana jalan
Jalan yang rusak, macet, atau terhalang dapat menghambat pergerakan
kendaraan dan meningkatkan biaya transportasi. Hal ini dapat mengakibatkan
peningkatan biaya pengiriman dan memperpanjang waktu pengiriman.
3. Biaya Pengiriman
Biaya pengiriman dapat menjadi kendala dalam logistik, terutama ketika ada
persaingan yang ketat di pasar. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi biaya
pengiriman antara lain jarak pengiriman, volume pengiriman, biaya bahan bakar,
dan biaya infrastruktur. Oleh karena itu, perusahaan logistik harus
mempertimbangkan faktor-faktor ini saat menentukan harga pengiriman agar
dapat tetap bersaing di pasar.

4. Barang Rusak di Perjalanan

Kerusakan barang selama pengiriman dapat terjadi akibat kurangnya perlindungan
saat pengiriman atau kondisi transportasi yang tidak memadai. Hal ini dapat
meningkatkan biaya pengiriman dan dapat mengakibatkan kerugian bagi
perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan logistik harus memastikan barang
dilindungi dengan baik selama pengiriman, dan kondisi transportasi harus
memadai untuk mencegah kerusakan barang.

5. Ketersediaan Cek Resi Pengiriman

Ketersediaan informasi tentang status pengiriman sangat penting dalam logistik.
Kurangnya ketersediaan informasi tentang status pengiriman dapat menghambat
koordinasi dan mengakibatkan keterlambatan pengiriman. Oleh karena itu,
perusahaan logistik harus menyediakan informasi yang memadai tentang status
pengiriman, seperti nomor resi, jadwal pengiriman, dan informasi tentang
pengiriman yang tertunda atau ditunda.

6. Barang tidak Sampai

Ketidaksampaiannya barang merupakan masalah yang sering muncul dalam
proses logistik. Beberapa faktor yang dapat menyebabkan hal ini adalah kesalahan
pengiriman, kerusakan barang, kehilangan barang, atau masalah dengan proses
bea cukai. Untuk menghindari masalah ini, perusahaan logistik harus memastikan
bahwa mereka memiliki prosedur pengiriman yang jelas dan teratur,
memperhatikan keamanan barang, dan mengikuti peraturan bea cukai yang
berlaku.

7. Konektivitas Maritim Indonesia

 Konektivitas maritim yang buruk dapat menghambat logistik di Indonesia.
Beberapa masalah yang sering muncul adalah pelabuhan yang kurang memadai,
kurangnya kapal pengangkut, dan kurangnya jaringan transportasi yang efektif.
Hal ini dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman, meningkatkan biaya
transportasi, dan mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk memenuhi
permintaan pelanggan. Oleh karena itu, pemerintah dan perusahaan logistik harus
bekerja sama untuk meningkatkan infrastruktur maritim dan mengoptimalkan
konektivitas antar-pulau di Indonesia.

8. Kurangnya Keuangan Transporter

Perusahaan logistik sering mengalami kendala dalam hal keuangan, terutama
ketika mereka tidak dapat memperoleh dana yang cukup untuk mengoperasikan
bisnis mereka. Kurangnya dana dapat mempengaruhi kemampuan perusahaan
untuk membeli kendaraan dan peralatan yang diperlukan untuk memfasilitasi
pengiriman, membayar gaji karyawan, dan mengembangkan bisnis. Oleh karena
itu, perusahaan logistik harus memperhatikan manajemen keuangan mereka dan
memastikan mereka memiliki sumber dana yang cukup untuk menjalankan bisnis
mereka. Selain itu, perusahaan logistik juga dapat mencari sumber pendanaan
tambahan seperti pinjaman bank atau investor.
 SUMBER REFERENSI:

1. https://files1.simpkb.id/guruberbagi/rpp/739129-1673338007.pdf
2. https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/218119/File_10-Bab-II-Landasan-
Teori.pdf
3. http://repository.untag-sby.ac.id/237/3/BAB%20II.pdf
4. https://biteship.com/blog/manajemen-logistik-pengertian-fungsi-tujuan-manfaat-dan-
komponennya/
5. https://www.academia.edu/15313200/MENGELOLA_ADMINISTRASI_GUDANG
6. https://elearning.cendekiaku.com/storage/materi/file/1671895621.pdf
7. https://www.scribd.com/document/434268438/Makalah-Manaj-Transport-Dan-
Distribusi
8. https://blog.bukalapak.com/bukasend/macam-macam-jasa-pengiriman-barang-117854
9. https://blog.transtrack.co/logistik/permasalahan-logistik/#:~:text=Beberapa
%20permasalahan%20yang%20sering%20muncul%20dalam%20proses
%20logistik,maritim%20Indonesia%20yang%20buruk%2C%20serta%20kurangnya
%20keuangan%20transporter.