Penyelesaian Tugas Akhir - CQMS

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Nama : Mochamad Tranggono

______________________________________________________________________________

Pertanyaan:
1. Apakah Dokumen SMM (Sistem Manajemen Mutu) itu hanya harus ada di unit fungsi
Quality Manajemen/QC atau diseBap unit organisasi yang ada di perusahaan? Jelaskan
2. Apa saja dokumen wajib dan rekaman wajib untuk persyaratan ISO 9001:2015
3. Apakah Bapak/Ibu mempunyai acuan dalam menjalankan tugas di masing-masing tempat
kerja , bagaimana melaksanakan tugas tersebut ? catatan: acuan bisa UU, Perlem, Permen
BUMN, Manual Prosedur, IK/OI, atau persyaratan standar.
4. Bapak/Ibu adalah seorang auditor yang ditunjuk untuk mengaudit proses Procorement.
Berikan contoh pertanyaan untuk persiapan audit dengan metode pendekatan proses.
5. Sebutkan informasi terkomumentasi apa saja yang perlu dilihat dan diperiksa oleh auditor
untuk mengaudit persyaratan clausal 4.1; 4.2; 6.1; 6.2 serta jelaskan keterkaitan antara
clausal tersebut
6. Apakah Bapak/Ibu mempunyai acuan dalam menjalankan tugas di masing-masing tempat
kerja, bagaimana melaksanakan tugas tersebut ? catatan: acuan bisa UU, Perlem, Permen
BUMN, Manual Prosedur, IK/OI, atau persyaratan standar
7. Jelaskan akBvitas-akBvitas dari Knowledge management
8. Apa yang harus dilakukan jika ditemukan keBdaksesuaian dengan standar

Jawaban:
1. Dokumen Sistem Manajemen Mutu (SMM) dalam standar ISO 9001:2015 memainkan
peran krusial dalam mengatur, mendokumentasikan, dan mengintegrasikan prakBk-
prakBk manajemen mutu di seluruh organisasi. Meskipun sering kali SMM terkonsentrasi
di unit fungsi Manajemen Mutu atau QC, penBng untuk dipahami bahwa lingkupnya
seharusnya lebih luas daripada hanya terbatas pada unit tersebut.
Sebaiknya, SMM harus tersedia di seBap unit organisasi di perusahaan. Alasannya adalah
karena seBap departemen atau unit memiliki peran dan kontribusi uniknya dalam
menyumbang pada kualitas produk atau layanan secara keseluruhan. Dengan
memasukkan SMM di berbagai unit, perusahaan dapat memasBkan bahwa prinsip-prinsip
manajemen mutu, tujuan kualitas, prosedur operasional standar, dan metode evaluasi
kinerja kualitas tersebar dan diikuB secara konsisten di semua Bngkatan.
Dengan demikian, keberadaan SMM yang merata membawa manfaat ganda. Pertama, itu
memungkinkan penyatuan visi dan misi perusahaan dalam konteks kualitas di seluruh
organisasi. Ini penBng untuk memasBkan bahwa semua anggota Bm memahami dan
berkontribusi pada pencapaian tujuan kualitas secara holisBk. Kedua, itu menciptakan
kesadaran mutu yang luas di perusahaan, memperkuat budaya kerja yang berorientasi
pada kualitas, dan mendorong adopsi prakBk terbaik di semua level organisasi.
 Dengan SMM yang tersedia di seBap unit, perusahaan dapat lebih responsif terhadap
perubahan, perbaikan, dan perluasan operasional. Dengan standar yang jelas dan
dokumentasi yang tepat, Bm dari berbagai bagian organisasi dapat bekerja bersama-sama
untuk mencapai kepuasan pelanggan yang lebih baik, meningkatkan efisiensi, dan
menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan pasar dengan lebih baik.

2. PenBng untuk memahami dokumen wajib dan rekaman yang dibutuhkan untuk
memenuhi persyaratan ISO 9001:2015. Beberapa dokumen wajib yang harus ada
termasuk Kebijakan Mutu, Tujuan Mutu, dan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu
(SMM). Kebijakan Mutu merupakan pernyataan dari manajemen Bngkat atas tentang
komitmen perusahaan terhadap kualitas dan kepuasan pelanggan. Tujuan Mutu adalah
target kualitas yang spesifik yang ingin dicapai oleh organisasi. Sementara Ruang Lingkup
SMM menjelaskan batas-batas aplikasi dari sistem tersebut di perusahaan.
Selain dokumen tersebut, rekaman wajib juga memegang peran penBng dalam
memasBkan kesesuaian dengan ISO 9001:2015. Rekaman wajib termasuk Rekaman
PelaBhan, yang mencatat informasi terkait pelaBhan karyawan terhadap prosedur-
prosedur dan persyaratan ISO. Kemudian, ada juga Rekaman Audit Internal yang
mendokumentasikan hasil-hasil audit internal guna mengevaluasi efekBvitas dan
kepatuhan terhadap SMM.
Alasan penBngnya dokumen wajib dan rekaman wajib ini adalah karena mereka menjadi
bukB dokumentasi dari implementasi dan kepatuhan terhadap standar ISO 9001:2015.
Kebijakan, tujuan, dan ruang lingkup mencerminkan komitmen organisasi terhadap
kualitas dan memberikan arah pada upaya-upaya kualitas yang dilakukan. Sementara itu,
rekaman seperB rekaman pelaBhan dan audit internal memberikan bukB konkret tentang
langkah-langkah yang telah diambil untuk memasBkan pemahaman, kepatuhan, dan
perbaikan berkelanjutan dalam operasi perusahaan.
Dokumen dan rekaman wajib ini juga membantu dalam pengawasan dan peningkatan
berkelanjutan. Mereka memberikan dasar untuk mengevaluasi kinerja, mengidenBfikasi
kekurangan, dan mengambil Bndakan korekBf yang diperlukan. Dengan adanya dokumen
dan rekaman yang tepat, organisasi dapat lebih mudah menunjukkan kesesuaiannya saat
diuji dalam audit eksternal dan memasBkan bahwa standar ISO 9001:2015 terus dipatuhi
seiring waktu.

3. Di Inspektorat Provinsi Banten, acuan yang umumnya digunakan dalam menjalankan

tugas inspeksi melipuB beberapa dokumen penBng. Beberapa acuan utama yang dapat
digunakan dalam menjalankan tugas pembinaan dan pengawasan sebagai tugas
utamanya di Inspektorat Provinsi Banten antara lain adalah:
a. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah. Acuan ini
memberikan dasar hukum terkait dengan struktur, fungsi, dan kewenangan
pemerintah daerah termasuk inspektorat, serta memberikan kerangka kerja untuk
pengawasan dan pengendalian;
 b. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 107 Tahun 2017 tentang Pedoman
Nomenklatur Inspektorat Daerah Provinsi Dan Kabupaten/Kota. Acuan ini memiliki
peran yang penBng dalam mengatur administrasi dan tata kelola pemerintahan di
Bngkat lokal atau regional. Tujuannya adalah untuk menciptakan tatanan
pemerintahan yang efekBf, efisien, dan berdaya guna, serta untuk mendukung
pelaksanaan kebijakan nasional di Bngkat daerah.
c. Peraturan Gubernur Banten Nomor 49 Tahun 2022 Tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi, Uraian Tugas Dan Tata Kerja Inspektorat Daerah.
Acuan ini mengatur hal-hal yang bersifat lebih spesifik dan terkait langsung dengan
wilayah administraBf yang menjadi tanggung jawab Gubernur, salah satunya adalah
Inspektorat yang membantu Gubernur dalam rangka pembinaan dan pengawasan
tujuan pembangunan daerah yang dilakukan oleh organisasi pemerintah daerah.
d. Manual Prosedur, Instruksi Kerja, atau Standar Operasional: Dokumen-dokumen
internal yang memberikan panduan dan prosedur spesifik terkait dengan tugas-tugas
inspektorat, seperB prosedur inspeksi, pengawasan, pelaporan hasil, dan Bndak
lanjut.
e. Pedoman, buku panduan, atau instruksi teknis lainnya: Bisa mencakup berbagai
panduan teknis yang dikeluarkan oleh lembaga terkait yang mendukung pelaksanaan
tugas inspektorat, seperB panduan audit, pemeriksaan, atau evaluasi kinerja.
Menggunakan acuan-acuan ini penBng dalam menjalankan tugas inspeksi di Inspektorat
Provinsi Banten karena memberikan dasar hukum dan pedoman yang jelas bagi inspektur
untuk melaksanakan tugasnya dengan akurat, objekBf, dan terukur. Acuan tersebut juga
membantu memasBkan bahwa seBap Bndakan yang diambil dalam rangka inspeksi
didasarkan pada regulasi yang berlaku, memungkinkan transparansi, akuntabilitas, dan
kepatuhan terhadap prosedur yang telah ditetapkan. Dengan demikian, menggunakan
acuan-acuan ini membantu menjaga integritas dan keberhasilan proses pembinaan dan
pengawasan OPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Banten.

4. Sebagai seorang auditor ISO 9001:2015 yang akan mengaudit proses Procurement,
beberapa pertanyaan yang dapat diajukan dalam persiapan audit dengan metode
pendekatan proses adalah:
a. Bagaimana proses pemilihan pemasok dilakukan? Apakah terdapat kriteria tertentu
yang digunakan untuk menilai kelayakan pemasok?
Penjelasan:
Pertanyaan ini ditujukan untuk memahami langkah-langkah yang diambil dalam
memilih pemasok. Hal ini penBng untuk memasBkan bahwa organisasi memilih
pemasok yang sesuai dengan kebutuhan, memiliki kualitas yang diinginkan, serta
memenuhi standar yang ditetapkan.
b. Bagaimana proses penilaian kinerja pemasok dilakukan setelah kerja sama terjalin?
Penjelasan:
Pertanyaan ini bertujuan untuk mengetahui apakah organisasi memiliki proses untuk
mengevaluasi kinerja pemasok setelah kontrak terbentuk. Evaluasi kinerja pemasok
 penBng untuk memasBkan bahwa pemasok terus memenuhi standar kualitas yang
diharapkan.
c. Bagaimana sistem pengendalian mutu dan kepatuhan terhadap persyaratan hukum
dalam proses procurement dijalankan?
Penjelasan:
Pertanyaan ini dimaksudkan untuk memeriksa apakah organisasi memiliki
mekanisme yang jelas untuk memasBkan bahwa proses procurement berjalan sesuai
dengan standar mutu yang ditetapkan serta memenuhi persyaratan hukum yang
berlaku.
d. Bagaimana proses pemesanan, pengiriman, dan penerimaan barang atau jasa diatur?
Penjelasan:
Pertanyaan ini fokus pada proses operasional yang melibatkan pemesanan,
pengiriman, dan penerimaan barang atau jasa. Hal ini penBng untuk memasBkan
adanya prosedur yang jelas dalam mengatur tahapan-tahapan tersebut guna
memasBkan kelancaran dan kepatuhan pada standar yang telah ditetapkan.
Pendekatan dengan pertanyaan-pertanyaan seperB ini memungkinkan auditor untuk
mendapatkan gambaran komprehensif tentang bagaimana proses Procurement
dijalankan dalam organisasi. Ini membantu dalam mengevaluasi kesesuaian proses
dengan persyaratan ISO 9001:2015, memasBkan kepatuhan terhadap standar mutu, serta
mengidenBfikasi area-area yang memerlukan perbaikan atau peningkatan.

5. Dalam mengaudit persyaratan klausul 4.1, 4.2, 6.1, dan 6.2, auditor harus memeriksa
sejumlah informasi terdokumentasi yang relevan. Untuk klausul 4.1, dokumentasi yang
diperlukan mencakup analisis dan dokumentasi mengenai konteks organisasi, termasuk
pemahaman tentang faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi tujuan organisasi.
Untuk klausul 4.2, auditor harus meninjau dokumen yang mencatat pemahaman
kebutuhan dan harapan dari pihak-pihak berkepenBngan, seperB kebutuhan pelanggan,
pemilik, karyawan, serta peraturan atau persyaratan eksternal yang relevan.
Keterkaitan antara klausul-klausul ini adalah bahwa pemahaman konteks organisasi
(klausul 4.1) menjadi dasar bagi organisasi dalam memahami kebutuhan dan harapan dari
pihak-pihak berkepenBngan (klausul 4.2). Konteks organisasi mempengaruhi cara
organisasi memahami kepenBngan dan kebutuhan pihak-pihak terkait. Selanjutnya,
klausul 6.1 tentang manajemen risiko dan peluang terkait erat dengan klausul 4.1 dan 4.2.
Pemahaman yang kuat tentang konteks organisasi dan kebutuhan pihak-pihak
berkepenBngan memungkinkan organisasi untuk lebih baik mengidenBfikasi risiko dan
peluang yang relevan bagi pencapaian tujuan mereka.
Di sisi lain, klausul 6.2, yang berkaitan dengan penetapan sasaran mutu dan pencapaian,
memiliki keterkaitan langsung dengan klausul 4.1 dan 4.2. Informasi yang terdokumentasi
mengenai pemahaman konteks organisasi dan kebutuhan pihak-pihak berkepenBngan
harus diperhitungkan keBka menetapkan sasaran mutu (klausul 6.2). Sasaran mutu yang
ditetapkan harus relevan dengan konteks organisasi dan memenuhi kebutuhan dan
harapan yang telah diidenBfikasi dari pihak-pihak berkepenBngan.
 Dengan memeriksa dan mengevaluasi dokumentasi yang terkait dengan klausul-klausul
ini, auditor dapat mengidenBfikasi keterkaitan dan integrasi yang ada antara konteks
organisasi, kebutuhan pihak-pihak berkepenBngan, manajemen risiko dan peluang, serta
penetapan sasaran mutu. Hal ini membantu dalam memasBkan bahwa organisasi mampu
menyelaraskan strategi, tujuan, dan Bndakan mereka untuk mencapai keberhasilan
dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.

6. Pertanyaan ini sudah dijawab pada pertanyaan nomor 3 diatas.

7. AkBvitas-akBfitas yang berkaitan dengan manajemen pengetahuan, termasuk proses:

mengumpulkan, menyimpan, membagikan, mengelola, dan menggunakan pengetahuan
secara efekBf dalam organisasi. Berikut adalah uraian lengkapnya:
a. Pengumpulan Pengetahuan. AkBvitas pertama dalam Knowledge Management
adalah mengidenBfikasi dan mengumpulkan pengetahuan dari berbagai sumber yang
relevan. Ini bisa melipuB pengumpulan data, informasi, pengalaman, dan keahlian
dari berbagai departemen, individu, atau sumber eksternal yang dapat memberikan
kontribusi pada keberhasilan organisasi.
b. Penyimpanan dan Penyusunan Pengetahuan. Setelah dikumpulkan, pengetahuan
harus disimpan secara sistemaBs dalam format yang mudah diakses dan dicari. Ini
dapat dilakukan melalui penyusunan basis data, dokumen elektronik, sistem
informasi, atau penandaan yang jelas untuk memudahkan akses dan penggunaan di
masa mendatang.
c. Pembagian Pengetahuan. AkBvitas selanjutnya adalah membagikan pengetahuan
kepada individu atau departemen yang membutuhkan. Ini bisa melibatkan
penyediaan akses yang mudah, pelaBhan, atau forum diskusi yang memungkinkan
pertukaran pengetahuan antar kolega.
d. Manajemen Pengetahuan. PenBng untuk mengelola pengetahuan secara proakBf.
Ini melipuB idenBfikasi pengetahuan kriBs, menetapkan kebijakan dan prosedur
terkait, serta pengelolaan risiko terkait keamanan dan keberlanjutan pengetahuan.
e. Pemanfaatan Pengetahuan. Pengetahuan yang terkelola harus digunakan secara
efekBf dalam proses pengambilan keputusan, inovasi, solusi masalah, dan
peningkatan kinerja. Hal ini membutuhkan integrasi pengetahuan ke dalam proses
kerja organisasi secara keseluruhan.
f. Evaluasi dan Peningkatan: Proses Knowledge Management harus dievaluasi secara
berkala untuk mengevaluasi efekBvitasnya. Berdasarkan evaluasi tersebut, perbaikan
dan penyesuaian harus dilakukan untuk memasBkan bahwa pengetahuan terus
berkembang sesuai kebutuhan organisasi.
Penerapan serangkaian akBvitas Knowledge Management ini bertujuan untuk
memasBkan bahwa pengetahuan yang dimiliki organisasi dapat dikelola dengan baik dan
dimanfaatkan secara maksimal untuk mendukung tujuan, inovasi, dan pertumbuhan yang
berkelanjutan.
Sedangkan akBvitas-akBvitas dalam Knowledge Management (KM) melibatkan
serangkaian langkah yang terkait dengan pengelolaan pengetahuan tacit dan eksplisit
 sesuai dengan konsep SECI (SocializaBon, ExternalizaBon, CombinaBon, InternalizaBon)
sbb:
a. Pertama, terdapat akBvitas untuk menggali dan mengidenLfikasi pengetahuan tacit
yang dimiliki individu atau kelompok di dalam organisasi. Ini melibatkan interaksi
sosial antar individu untuk membagikan pengalaman, keahlian, dan intuisi mereka
(SocializaBon).
b. Langkah kedua adalah mengarLkulasikan pengetahuan tacit menjadi bentuk yang
lebih terstruktur dan terdokumentasi, sehingga dapat diakses oleh orang lain dalam
organisasi (ExternalizaBon). Proses ini melibatkan transformasi pengetahuan tacit
menjadi pengetahuan eksplisit, misalnya dalam bentuk cerita, dokumentasi, atau
model yang dapat diakses secara luas.
c. Kemudian, akBvitas KM melibatkan penggabungan dan integrasi pengetahuan
eksplisit yang dihasilkan dari berbagai sumber dalam organisasi (CombinaBon). Hal
ini bisa dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi untuk mengelola,
menyimpan, dan mengintegrasikan pengetahuan eksplisit dalam berbagai format
seperB database, basis data, atau sistem informasi.
d. Terakhir, langkah internalisasi (InternalizaBon) dalam KM adalah mengubah
pengetahuan eksplisit kembali menjadi pengetahuan tacit oleh individu melalui
pembelajaran dan pengalaman pribadi. Ini terjadi keBka individu mengaplikasikan
pengetahuan yang mereka pelajari atau dapatkan dari sumber-sumber eksternal ke
dalam konteks mereka sendiri, mengubahnya menjadi keahlian, intuisi, atau
pengalaman pribadi yang dapat digunakan.
AkBvitas-akBvitas dalam KM tersebut membentuk siklus dinamis di mana pengetahuan
tacit dan eksplisit saling berinteraksi dan bertransformasi, mendukung inovasi,
pembelajaran organisasi, serta penciptaan pengetahuan baru dalam konteks organisasi.
Dengan memahami dan mengelola proses ini dengan baik, organisasi dapat meningkatkan
kemampuannya untuk memanfaatkan pengetahuan secara efekBf, meningkatkan kinerja,
dan merespons perubahan lingkungan dengan lebih adapBf.

8. Penanganan keBdaksesuaian dengan standar merupakan bagian krusial dari tanggung

jawab profesional. Langkah pertama adalah dengan mengidenBfikasi secara jelas
keBdaksesuaian tersebut dan mencatatnya dengan teliB, termasuk bukB yang
mendukungnya. Kemudian, komunikasikan temuan tersebut kepada pihak terkait dengan
pendekatan yang bijaksana dan soluBf. PenBng untuk memahami penyebab dari
keBdaksesuaian tersebut agar dapat merumuskan rencana Bndakan korekBf yang tepat.
Dengan rencana tersebut, berkolaborasi dengan Bm terkait untuk mengimplementasikan
perbaikan yang diperlukan. Pantau dan evaluasi perbaikan yang dijalankan secara berkala
guna memasBkan bahwa keBdaksesuaian telah diperbaiki secara komprehensif serta
untuk mengambil pembelajaran yang berharga dari pengalaman tersebut guna perbaikan
masa depan. Menangani keBdaksesuaian dengan pendekatan yang bijaksana, responsif,
dan proakBf adalah kunci dalam memasBkan kesesuaian dan peningkatan berkelanjutan
sesuai dengan standar ISO 9001:2015.