PENGELOLAAN ARSIP PEMERINTAH DESA KERTAJAYA

UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN PUBLIK

Hasil Praktik Kerja Industri Di Desa Kertajaya
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Mengikuti Ujian Kompetensi Keahlian

Disusun Oleh :
Nama : Cindyi Nurhalifah
NIS/NISN : 212210248 / 0064857485
Kelas : XII OTKP 2
Kompetensi Keahlian : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

PEMERINTAH DAERAH PROVINSI JAWA BARAT

DINAS PENDIDIKAN CABANG DINAS
PENDIDIKAN WILAYAH VI
YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM NURULHIDAYAH PASUNDAN

SMK NURULHIDAYAH PASUNDAN TAHUN

AJARAN 2023/2024
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Judul : Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa Kertajaya Untuk

Meningkatkan Pelayanan Publik
Oleh : Cindyi Nurhalifah
NIS/NISN : 212210248 / 0064857485
Kelas : XII OTKP 2
Kompetensi Keahlian : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Cianjur, 19 Januari 2023

Menyetujui,
Pembimbing Intansi Pembimbing

Nandang kurnia Tria Anggi Hilda R., S.Kom.

Mengesahkan,
Wakasek Hubungan Industri Ketua Jurusan

Nani Rosmiati, S.Pd. Tria Anggi Hilda R., S.Kom

Kepala SMK
Nurulhidayah Pasundan

Komarudin, S.H.,S.Pd.

i
 KATA PENGANTAR
Rasa syukur penulis panjatkan kehadiran Allah Swt. berkat kuasanya
penulis bisa menyelesaikan kegiatan PKL hingga penyusunan laporannya dengan
baik. Tidak lupa, selawat beserta salamnya Allah semoga tercurahkan kepada
Rasullah saw. yang sudah membawa umat manusia ke jalan yang lurus dan terang
benderang.

Kegiatan praktik kerja lapangan (PKL) SMK Nurul Hidayah Pasundan

bertujuan untuk mengenalkan siswa/siswi pada kondisi lapangan. Praktik kerja
lapangan juga menjadi syarat mutlak bagi siswa/siswi untuk menyelesaikan tugas
akhir dari jurusan. Pemilihan lokasi PKL di Desa Kertajaya.

Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada kepala sekolah dan para
dewan guru serta pemerintah desa Kertajaya. Di samping itu, penulis juga terima
kasih kepada guru pembimbing PKL pada kali ini.

1. Nandang Kurnia Selaku pebimbing Desa Kertajaya

2. Komarudin SH., S.Pd. selaku Kepala Sekolah Smk Nurulhidayah Pasundan;
3. Nani rosmiati, S.Pd.selaku Ketua Panutia Prakerin
4. Ruli Soni M. Manggala selaku WK. KS. Kurikulum
5. Tria Hilda Riana selaku ketua Jurusan Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Dalam penyusunan laporan ini, saya menyadari bahwa laporan ini memiliki
banyak sekali kekurangan. Maka itu, penulis dengan terbuka menerima kritik dan
saran yang membangun demi kesempurnaan penyusunan laporan di masa
mendatang. Sekali lagi terima kasih. Semoga laporan ini bermanfaat bagi kita
semua.

Cianjur, 19 Januari 2023

Penulis,

Cindyi NurHalifah

ii
 DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................... i
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ iv
BAB I ...................................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................ 1
1.2 Tujuan .......................................................................................................... 3
1.3 Manfaat ........................................................................................................ 3
BAB II .................................................................................................................... 4
2.1 Profil/Sejarah Singkat Desa Kertajaya ..................................................... 4
2.2 Visi dan Misi Desa Kertajaya ..................................................................... 5
2.3 Struktur Organisasi Desa Kertajaya ......................................................... 6
2.4 Peraturan dan Tata Tertib Desa Kertajaya ............................................. 7
BAB III .................................................................................................................. 8
3.1 Proses Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa Kertajaya Untuk
Meningkatkan Pelayanan Publik .................................................................... 8
3.2 Definisi Kegiatan ......................................................................................... 8
3.3 Alat dan Bahan .......................................................................................... 14
3.4 Hasil Kegiatan Pengelolaan arsip pemerintah desa kertajaya untuk
meningkatkan pelayanan publik .................................................................... 19
BAB IV ................................................................................................................. 20
4.1 Kesimpulan ................................................................................................ 21
4.2 Saran ........................................................................................................... 21
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 22
LAMPIRAN ......................................................................................................... 23

iii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Desa Kertajaya ............................................................................................. 4

Gambar 2. 3. Stuktur organisasi desa kertajaya ............................................................... 7
Gambar 3. 1. Pembuatan Naskah Dinas ......................................................................... 10
Gambar 3. 2. Pengurusan surat ....................................................................................... 11
Gambar 3. 3. Penataan arsip ........................................................................................... 12
Gambar 3. 4. Penyusutan surat ....................................................................................... 13
Gambar 3. 5. Map folder dan arsip ................................................................................. 14
Gambar 3. 6. Hanging Map ............................................................................................. 15
Gambar 3. 7. Ordner ....................................................................................................... 15
Gambar 3. 8. Boks Arsip .................................................................................................. 16
Gambar 3. 9. Rak Arsip ................................................................................................... 16
Gambar 3. 10.Filing Cabinet ........................................................................................... 17
Gambar 3. 11. Filing Cabinet ............................................................................................ 17
Gambar 3. 12. Roll o Pack .............................................................................................. 17
Gambar 3. 13. Printer Bercode dan scan barcode .......................................................... 18

iv
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, micro film, rekaman
suara, gambar peta, bagan, atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan
atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi,
kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,
pekerjaanpekerjaan, atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Menurut Ramanda dan Indrahti pengelolaan arsip harus memperhatikan
sistem yang paling sesuai dengan keadaan suatu instansi, dengan penataan arsip
yang tepat akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip adalah Arsip adalah suatu
dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari masa lalu yang disimpan dalam
media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk, atau harddisk, dan
biasanya akan diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi, disimpan dan dijaga di
tempat tertentu sebagai referensi.
Arsip di bedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan statis. Adalah
arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran
sehari-hari.
Sumber pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis. Arsip
dinamis meliputi : arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis
menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis
menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
Pengelolaan kearsipan adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam
rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip (life cycle of a records) yang
terdiri dari fase: penciptaan dan penerimaan (creation and receipt);
pendistribusian (distribution); penggunaan (use); pemeliharaan (maintenance) dan
penyusutan (disposition) suatu arsip. Setiap fase di dalam daur hidup arsip ini
merupakan sub asas yang akan mempengaruhi sub asas yang lain. Jadi dengan
kata lain tata kearsipan merupakan suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan dokumen menurut

1
sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan
mudah.

Adapun pengertian arsip menurut para ahli :

1. Wusanto bahwa arsip merupakan salah satu prodik pekerjaan kantor ( office
work ) . produk pekerjaan lainya, aialah : formulir, surat, dan laporan.
2. The liang gie mengungkapkan bahwa arsip adalah suatu kumpulan wartkat
yang disimpan secara sistemnatis karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
3. Solarso mulyono mengungkapkan bhawa arsip adalah penepatan kertas-kertas
dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan
terlenih dahulu sedemikian rupa hingga setiap kertas apabila diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Unsur-unsur dari arsip :
Adalah sebuah bentuk informasi yang direkam memiliki bentuk media
yang nyata, dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar memiliki
fungsi dan kegunaan. Kegunaan ini dapat memiliki bukti ( evidence ) dengan
legalitas tertentu, yang dapat digunakan dalam rangka menunjang proses
pelaksanaan proses administrasi dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi,
pemerintah dan bisnis.

1.2. Tujuan
Pengelolaan arsip ini adalah untuk :
Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman, bisa dengan mudah
ditemukan kembali arsip yang di butuhkan tersebut dengan cepat dan tepat,
terhindar dari peborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip
yang dibutuhkan.

1.3. Manfaat
Manfaat pengelolaan arsip ini adalah untuk :
Pengelolaan arsip bermanfaat sebagai sumber yuridis, karena bisa
menjelaskan dan kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak bersangkutan.
Misalnya arsip surat perjalanan kerja, arsip bisa menjadi sumber sejarah yang

2
 harus di lestarikan, diabadikan atau disimpan dengan baik, misalnya arsip
surat terima jabatan

BAB II TINJAUAN UMUM

2.1. Profil/Sejarah Singkat Desa Kertajaya

Gambar 2. 1 Desa Kertajaya

Desa Kertajaya adalah salah satu Desa yang masuk dalam wilayah Kecamatan
Ciranjang, Kabupaten Cianjur. Desa Kertajaya berbatasan langsung dengan empat
desa, yaitu: sebelah Utara berbatasan langsung dengan kabupaten Bandung,
sebelah Selatan berbatasan langsung dengan desa Karang Wangi, sebelah Timur
berbatasan langsung dengan desa Gunung Sari, dan sebelah Barat berbatasan
langsung dengan desa Sindangjaya. Desa Kertajaya memiliki luas 382.44 Ha/m2,
terdiri dari 190.447Ha/m2 lahan sawah irigasi teknis, 65 Ha/m2 ladang/tegal, serta
57 Ha/m2 pemukiman. Tinggi desa Kertajaya jika diukur dari permukaan laut
sekitar 2,50 mdl dengan curah hujan rata-rata 0,5 mm, dan suhu rata-rata
hariannya 26-270C.
Dari segi transportasi, Desa Kertajaya dapat ditempuh dengan kendaraan bus,
angkot, dan sepeda motor. Jarak Desa Kertajaya ke ibu kota kecamatan adalah 6
km, dapat ditempuh selama 30 menit dengan kendaraan bermotor. Jarak dari Desa
Kertajaya ke ibu kota kabupaten adalah 18 km. Jarak dari Desa Kertajaya ke ibu
Kota Propinsi adalah 42 km.

3
2.2. Visi dan Misi Desa Kertajaya
Visi
Terwujudnya kesejahtraan masyarakat Desa Kertajaya melalui program kegiatan
pembangunan Desa
Misi
Meningkatkan sarana dan prasarana fisik untuk penghidupan termasuk
ketahanan pangan dan pemukiman

2.3. Struktur Organisasi Desa Kertajaya

kaur umum
Agus Sumarna
Sekretaris Desa KJertajaya Kasi Pemerintah
Arif ardiansyah Nandang Kurnia
Kepala Desa Kertajaya Kaur Keuangan
Sunandar Enang Rustandi
Kasi Kesehjatraan
Dadang hermawan
Kaur Perencanaan Kadus l
Rika Aryanti jajang
Kasi Pelayanan
Rachmat Hidayat

kadus l
Staf kasi kesehjatraan
Dadan samsul M l ucup tajri

Kadus lll
Yunarta

Gambar 2. 2. Stuktur organisasi desa kertajaya

2.4. Peraturan dan Tata Tertib Desa Kertajaya

1. Masuk setiap hari Senin – Jumat

2. Untuk waktu istirahat pada pukul 12.00 s.d 13.00

3. Masuk kerja pada pukul 07:30 Wib maksimal 08:00 Wib
4. Memeriksa pekerjaan masing-masing bilamana ada yang tertinggal dan
terlupakan
5. Menciptakan rasa Harmonis dan Dinamis sesame Perangkat Desa
6. Melayani masyarakat dengan ramah dan sopan
7. Tidak saling melemparkan tanggung jawab
4
 8. Bekerja dengan sungguh-sungguh serta tidak merasa terpaksa
9. Menciptakan INISIATIF dan INSPIRASI demi kemajuan Pemerintah Desa
10. Menggalang dan menjalin rasa solidaritas sesame perangkat Desa
11. Ciptakan silaturahmi diluar jam kerja dan tali batin yang kuat serta hubungan
yang Harmonis dengan Kepala Desa
12. Pulang kerja maksimal pukul 15:30
13. Aturan aturan pakaian : hari senin menggunakan seragam hitam dan putih,
14. Hari selasa menggunakan pakaian dinas, hari rabu menggukan pakaian dinas,
hari kamis menggunakan pakaian batik, untuk hari jumat menggunakan pakaian
bebas ( sopan )

BAB III
PROSES DAN HASIL
3.1. Proses Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa Kertajaya Untuk Meningkatkan
Pelayanan Publik
Proses penyimpanan atau penepatan arsip atau dokumen atau map di lakukan secara tegak
lurus ( vertikal ). Dokumen atau arsip dimasukan ke dalam folder ( map arsip ) kemudian di
letakan berdiri atau tegak memanjang ( sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder atau
map ) dan disususn berurutan dari depan kebelakang.
3.1.1. Definisi Kegiatan
Pengertian Pengelolaan Arsip Pengelolaan kearsipan adalah pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip (life
cycle of a records) yang terdiri dari fase: penciptaan dan penerimaan (creation and
receipt); pendistribusian (distribution); penggunaan (use); pemeliharaan (maintenance)
dan penyusutan (disposition) suatu arsip. Setiap fase di dalam daur hidup arsip ini
merupakan sub asas yang akan mempengaruhi sub asas yang lain. Jadi dengan kata lain
tata kearsipan merupakan suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan dokumen menurut sistem tertentu,
sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Menurut Ramanda
dan Indrahti pengelolaan arsip harus memperhatikan sistem yang paling sesuai dengan
keadaan suatu instansi, dengan penataan arsip yang tepat akan memudahkan dalam
penemuan kembali arsip.

5
 Dalam Undang-Undang nomer 43 tahun 2009, tentang kearsipan, kearsipan
ialah rekaman peristiwa atau kegiatan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam melaksanakan kehidupan
bermasyarakat, bernegara, dan berbangsa. Sedangkan menurut Barthos “Arsip atau
(record) diartikan sebagai segala sesuatu catatan tertulis baik dalam bentuk bagan
ataupun gambar yang memuat keterangan-keterangan peristiwa mengenai suatu objek
guna membantu daya ingat orang tersebut”. Sedangkan The International Standar
Organization (ISO on record management-ISO 15489) mendefinisikan record
(dokumen) sebagai informasi yang oleh organization atau pereorangan digunakan unuk
memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Dalam dokumen ini dapat dilihat
dari awal sampai akhir bisa berupa teks, gambar, bagan, peta digital, data base, dan
data suara.
Pemerintah Desa merupakan ujung tombak pemerintahan yang berada di tingkat
paling bawah dan bersentuhan dengan pelayanan kepentingan masyarakat maka
pemberdayaan arsip desa harus semakin ditingkatkan peran dan kapasitasnya. Sampai
sejauh ini, pengelolaan arsip desa belum mendapatkan perhatian yang cukup sehingga
ketika arsip diperlukan sering ditemui berbagai permasalahan, seperti susah dalam
penemuan kembali, rusak karena pemeliharaan yang tidak sesuai dengan kaidah
kearsipan, bahkan hilang / atau musnah yang disebabkan karena pengelolaan arsip yang
tidak mengikuti aturan atau kaidah yang benar. Hal itu disebabkan karena
ketidakjelasan sistem pengelolaan, kurangnya kualitas serta kompetensi SDM di bidang
kearsipan, sarana dan prasarana yang belum tersedia secara memadai. Ketidakjelasan
pengelolaan arsip desa lebih-lebih yang merupakan arsip vital dapat mengganggu
proses perjalanan pemerintahan desa.Hal ini perlu disadari bersama bahwa semua itu
tidak lepas dari permasalahanpermasalahan serta keterbatasan dari pemerintah
kabupaten/kota selaku pembina serta fasilitator terhadap tugas dan fungsi pengelolaan
arsip desa. Permasalahan tersebut tidak semata-mata terkait dengan masalah dana,
tetapi juga berkaitan dengan perangkat aturan hukum, sumberdaya manusia dan
sebagainya.
Pemerintah melalui Arsip Nasional Indonesia sudah mengeluarkan Peraturan
Kepala ANRI No 14 tahun 2009 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Pemerintahan

6
 Desa / Kelurahan. Meskipun peraturan ini sudah disosialisasikan di tingkat
pemerintahan desa, tapi tidak bisa dipungkiri banyak dari aparat pemerintah desa tidak
begitu memahami pengelolaan arsip sesuai dengan kaidah yang benar. Tentu hal ini
harus diluruskan dan Lembaga Kearsipan Daerah sebagai pembina harus terus
berupaya untuk meningkatkan kesadaran Sumber Daya Manusia pemerintah desa.
Tentunya diperlukan komitmen yang tinggi untuk terus membimbing pemerintah desa.
Lembaga Kearsipan Desa Kertajaya setiap tahun terus memonitoring dan mengevaluasi
kegiatan pengelolaan arsip pemerintah desa / kelurahan. Selain itu ANRI juga
mengeluarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 08 Tahun 2009 tentang
Program arsip masuk desa. Program Arsip Masuk Desa ini diharapkan dapat
menjembatani kearah proses sistem pengelolaan arsip desa yang semakin efektif.
Menurut undang – undang no 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan, sesuai dengan sifat arsip dibedakan menjadi dua :
1. Arsip Dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini
senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh :
undang-undang, peraturan-peraturan dan sebagainya.
2. Arsip statis yaitu arsip yang diperlukan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umunya. Arsip ini justru mempunya sifat
tarif nilai yang abadi, Contoh : Teks proklamasi.
Ada beberapa hal yang perlu ditekankan dalam Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa
yaitu:

7
1. Pembuatan Naskah Dinas

Gambar 3. 1. Pembuatan Naskah Dinas

Pembuatan naskah dinas di lingkungan pemerintah desa didasarkan pada

Keputusan Mendagri Nomor 3 Tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kabupaten / Kota, yang meliputi : penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang dan
stempel pemerintah desa, serta kewenangan dan pelimpahan wewenang penandatangan
naskah dinas. Jenis naskah dinas diantaranya : Peraturan Desa, Keputusan Kepala
Desa, Surat Dinas, Surat Edaran, Surat Undangan, Surat Kuasa, Surat Perjanjian, Surat
Tugas, Berita Acara, Surat Keterangan, Pengumuman, dan Laporan. Dalam
penyusunan naskah dinas harus dilaksanakan secara cermat, teliti, logis dan baku
dengan memperhatikan pengamanan naskah dinas dengan cara membubuhkan paraf
pejabat yang membuat konsep. Naskah dinas di lingkungan pemerintahan desa
ditandatangani oleh Kepala Desa. Kewenangan penandatanganan naskah dinas dapat
dilimpahkan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan mengguakan atas nama
(a.n).
8
2. Pengurusan Surat

Gambar 3. 2. Pengurusan surat

Di tingkat Pemerintah desa yang mempunyai ruang lingkup kerja yang kecil,
asas pengurusan surat yang tepat diterapkan adalah asas sentralisasi, yaitu pengelolaan
surat masuk dan surat keluar dilaksanakan secara terpusat pada Sekretariat Desa
sebagai Unit Kearsipan. Pengelolaan surat masuk di Unit Kearsipan diantara adalah
penerimaan, pencatatan, pengendalian dan pendistribusian ke Unit Pengolah.
Kemudian di Unit Pengolah surat masuk diproses dan ditindak lanjuti sesuai disposisi
kepala desa dan setelah selesai dikembalikan ke Unit Kearsipan atau Sekretariat.
Untuk pengelolaan surat keluar, langkah pertama yang dilaksanakan Unit Pengolah
yaitu penyusunan dan penandatanganan yang pejabat yang berwenang, dalam hal ini
Kepala Desa atau pejabat yang setingkat dibawahnya, baru kemudian diproses di Unit
Kearsipan dalam pengendalian dan pengiriman surat tersebut. Pengurusan surat di

9
 tingkat Pemerintah Desa menggunakan sistem agenda karena volume surat masih
tergolong sedikit.
3. Penataan dan Penggunaan Arsip

Gambar 3. 3. Penataan arsip

Proses penataan arsip merupakan point penting dalam mewujudkan

ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya. Oleh karena itu harus benar-benar
dilaksanakan sesuai dengan kaidah yang benar dan sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku. Tahapan dalam penataan arsip aktif yaitu : memeriksa arsip
yang akan diberkaskan dengan melihat tanda perintah simpan dan kelengkapan berkas,
memberikan indeks pada arsip dengan menentukan kata tangkap terhadap isi informasi
arsip yang akan disimpan, memberikan kode klasifikasi di sudut kanan arsip dengan
pensil, kemudian memasukkan arsip ke dalam folder yang sudah ditandai per kode
klasifikasi dan disimpan di filling kabinet.
Sedangkan untuk arsip inaktif tahapannya adalah : mendata arsip inaktif pada
tempat penyimpanan sesuai dengan JRA, memisahkan arsip inaktif dari tempat
penyimpanan arsip aktif, menata arsip ke dalam folder dan boks arsip sesuai dengan

10
kode klasifikasi arsip, melabeli boks arsip dengan Unit Pengolah, nomor arsip dan
tahun penciptaan arsip kemudian membuat Daftar Arsip Inaktif.
Untuk menjaga kelestarian arsip tentunya arsip juga harus benar dalam
pemeliharaannya. Penyimpanan arsip dijauhkan dari sinar matahari dan bahan yang
mudah terbakar, dan disimpan di tempat ruangan yang bersih, tidak bocor, jauh dari
resiko kemungkinan banjir dan sirkulasi udara baik, sesekali memberi kapur barus pada
tempat penyimpanan arsip, dilakukan sterilisasi dari jamur dan serangga perusak arsip,
dan dijaga suhu dan kelembaban ruangan.

4. Penyusutan Arsip

Gambar 3. 4. Penyusutan surat

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip
inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, memusnahkan arsip yang sudah tidak
bernilai guna atau habis jangka simpannya, dan menyerahkan arsip ke Lembaga
Kearsipan Daerah. Tujuan dari penyusutan arsip adalah menjamin tersedianya arsip
yang benar-benar bernilai guna dan mengurangi volume arsip yang semakin lama
tentunya semakin menumpuk. Penyusutan arsip manfaatnya adalah tertatanya arsip
Pemerintah Desa, efisiensi penggunaan ruangan, tenaga, dan dana serta
terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban.
Penyusutan arsip dilaksanakan di Sekretariat Desa oleh Sekretaris Desa sebagai
penanggung jawab Unit Kearsipan. Penyusutan arsip dilakukan secara periodik
minimal lima tahun sekali dan harus dilakukan sesuai dengan prosedur dengan
didokumentasikan dan dibuat Daftar Arsip dan Berita Acara.

11
 Khusus untuk pemusnahan arsip, arsip harus dimusnahkan secara total dengan
cara dibakar habis, dicacah atau dilebur (pulping) sehingga tidak bisa dikenali bentuk
maupun informasinya. Pemusnahan dilakukan oleh Unit Kearsipan, Unit Pengolah
hanya memusnahkan duplikasi/penggandaan dan non arsip sesuai dengan prosedur
pemusnahan. Pemusnahan arsip melalui tahapan : membuat daftar arsip yang akan
dimusnahkan, mengajukan persetujuan pemusnahan arsip untuk menghindari
musnahnya arsip yang masih bernilai guna, membuat berita acara pemusnahan arsip,
dan pemusnahan arsip harus disaksikan oleh Bagian Hukum dan/atau pengawas dari
Pemerintah Kabupaten.

3.1.2. Alat dan Bahan

1. Map Folder Dan Arsip

Gambar 3. 5. Map folder dan arsip

Map folder adalah map yang terbuat dari plastik tebal. Namun, kelebihan
dari map folder adalah map ini mampu mengelompokan berbagai file dengan
rapi
3. Hanging Map

Gambar 3. 6. Hanging Map

Map gantung adalah map yang digunakan untuk menyimpan berkas pada
filing cabinet untuk tempat penyimpanan khusus lain.
4. Ordner

12
 Gambar 3. 7. Ordner

Jika anda membutuhkan sebuah map yang bisa menyimpan banyak

dokumen sekaligus, ordner adalah jawaban bagi anda.

6. Boks Arsip

Gambar 3. 8. Boks Arsip

Boks arsip memiliki sekat sekat yang dapat digunakan untuk

menyimpan berbagai jenis dokumen. Boks arsip biasanya terbuat dari karton
tebal dan disimpan dalam ruang dokumen / arsip atau di perpustakaan.
7. Rak Arsip

Gambar 3. 9. Rak Arsip

Rak asrip adalah alat pengarsipan dengan menyusun dokumen secara

lateral atau menyamping. Dokumen-dokumen ini bisa di kelompokan dulu, lalu
dimasukan ke ordner atau boks arsip sesuai pengelompokan. Masing-masing
kelompok bisa ditempelkan dengan label namanya untuk mempermudah
pengelolaanya.

8. Filing Cabinet

13
 Filing cabinet merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang
tersusun secara vertikal dan dapat digunakan untuk mengelompokan dokumen.

9. Roll o'Pack
‘

Gambar 3. 12. Roll o Pack

Roll o'Pack adalah lemari dokumen dorong untuk menyimpan dokumen

dengan kapasitas besar yang dapat digerakkan dengan manual atau dengan
penggerak mekanik. Roll o'Pack mirip dengan rak perpustakaan, hanya saja rak
pada Roll o'Pack dapat bergerak. Jadi, pada intinya Roll o'Pack adalah sebuah
rak yang bisa bergerak dan dapat menyimpan dokumen dengan kapasitas besar.
Alasan utama yang membuat Roll o'Pack diminati yaitu kepraktisannya

10. Printer Barcode Dan Scan Barcode

14
 Gambar 3. 13. Printer Bercode dan scan barcode

sangat dibutuhkan untuk setiap proses kegiatan pegolahan dokumen. Barcode arsip
berfungsi untuk memberikan informasi dan identifikasi dokumen dan pemberian
informasi lokasi simpan dokumen, sehingga proses pencaraian arsip secara fisik lebih
cepat dan efisien.

3.1. Langkah Kerja

1. Menyiangi arsip.
Arsip tidak teratur harus terlebih dahulu disiangi dari non arsip atau membuang sesuatu
yang tidak ada hubungannya dengan arsip seperti; map kosong, amplop, blanko, kardus berkas,
plastik-plastik dan lain sebagainya, hal ini dimaksudkan agar arsip menjadi bersih dan dapat
diber diberkaskan dengan baik.
2. Memilah arsip
Arsip-arsip yang telah terkumpul harus dipilah-pilah berdasarkan tahun terbitnya dan
dipilah berdasarkan Unit kerja pencipta arsip.
3. Menyatukan berkas
Berkas adalah kumpulan surat-surat yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan
yang saling berhubungan. Berkas ada yang berkelompok dan pula yang tuggal. Berkas yang
berkelompok terdiri dari beberapa item seperti arsip pendukung yang berkaitan yang
mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan dan lampiranlampirannya. Apabila arsip yang
berkelompok tidak menyatu atau terpisah dengan item yang lain maka harus dicari dan satukan
sehingga menjadi berkas yang utuh.

4. Memasukkan berkas kedalam map folder arsip

15
 Folder adalah maf arsip yang mempunyai tab / telinga di sebelah kakan atas pada sisi
belakang folder. Pada tab ini di tulis judul / nama berkas. Folder ini hanya diisi dengan satu
berkas meskipun berkas tunggal (hanya satu lembar).
5. Mencatat / membuat daftar arsip
6. Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dicatat dalam Daftar Arsip secara berurutan
sesuai dengan tahun arsip dan klasifikasi masalah. Daftar arsip terdiri dari beberapa
kelompok arsip. Daftar Arsip Aktif, Daftar arsip in aktif atau daftar arsip yang diserahkan.

3.1.3. Hasil Kegiatan Pengelolaan arsip pemerintah desa kertajaya untuk

meningkatkan pelayanan publik
Hasil kegiatan kerja prtaktik yang telah saya leksanakan selama 4 bulan.

Ada beberapa hal yang perlu ditekankan dalam Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa
yaitu :
a. Pembuatan naskah dinas
Jenis naskah dinas diantaranya : peraturan desa, keputusan kepala desa, surat
dinas, surat edaran surat undangan, surat kuasa, surat perjanjian, surat tugas, berita acara,
surat keterangan, pengumuman dan laporan.
b. Pengurusan surat
Pengurusan surat di tingkat pemerintah desa menggunakan sistem agenda karena
volume surat masih tergolong sedikit.
c. Penataan dan penggunaan arsip
Tahapan dalan penataan arsip yaitu : memeriksa arsip yang akan di berkaskan
dengan melihat tanda perintah simpan dan kelengkapan berkas, memberikan indeks pada
arsip dengan menentukan kata tangkat terhadap informasi.
d. Penyusutan arsip
Penyusutan arsip adalah pengurtangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif dari
unit pengelola ke unit kearsipan. Pengelolaan arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasiyang di buat dan diterima oleh lembara negara, sedangkan
pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efesien,
efektif dan sistematis yang meliputi penciptaa, penggunaan dan pemeliharaan, serta
penyusutan arsip.

16
 BAB IV
PENUTUP

4.1. Kesimpulan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan di terima oleh
lembaga negara dan organisasi masyarakat, dan perorangan dalam pelaksanaan. Sedangkan
pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif.
4.2 Saran
Saran yang saya berikan kepada instansi Desa Kertajaya yaitu selalu mengutamakan
mutu pelayanan yang terbaik untuk masyarakat. Meningkatkan kualitas alat elektrik seperti
laptop dan printer

DAFTAR PUSTAKA

https://setda.gunungkidulkab.go.id/D-d7c65b3aff0f7ae171a4b2d600ecaa05-NR-100-0.html
Di unduh pada tanggal 01 Desember 2023 pada pukul 11:32
Indonesia Republik Undang-Undang No 43 tahun 2009 tentang kearsipan – jakarta : [s.n]
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi
(Jakarta : Bumi Aksara, 2013), 1.
Agus Sugiarto, Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektornik (Yokyakarta : Gava
Media, 2014), 24.

LAMPIRAN
1. Masa perkenalan lingkungan intansi

17
a Arsip berkas-berkas

18
2. Memperpulator berkas dan memasuki ke map ordner

3. Mencari berkas-berkas yang sudah di arsip

19
4. Penjemputan PKL

20