RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

DAN TINDAK LANJUT TEMUAN

AUDIT MUTU INTERNAL
J. PRAMANA GENTUR SUTAPA
FAKULTAS KEHUTANAN
2020

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 1

 SUMBER MATERI DAN INSPIRASI
• Puji syukur dan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga
materi ini dapat disiapkan dengan baik. Sumber materi dan inspirasi tayangan
berikut adalah:
• AUN-QA , Guide to AUN-QA Assessment at Programme Level V.3, 2015
• Materi Pelatihan OBE , Aplied approach
• Pengalaman pribadi dalam penerapan penjaminan mutu di Universitas Gadjah
Mada
Semoga semua yang telah kita lakukan bermanfaat bagi generasi mendatang
khususnya pada peningkatan mutu pendidikan di Republik Indonesia
Johanes Pramana Gentur Sutapa
HP 08121555129
E-MAIL: jpgentursutapa@ugm.ac.id

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 2

 RAPAT TINJAUAN MANAGEMEN

Rapat Tinjauan Manajemen adalah suatu rapat dengan

periode waktu tertentu yang bertujuan untuk membahas
tindak lanjut temuan, dipimpin langsung oleh pimpinan, dan
dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen.

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 3

Rapat Tinjauan Manajemen

1. adalah suatu rapat setelah proses AMI selesai

2. bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan
audit
3. dipimpin langsung oleh pimpinan unit yang diaudit (
jenjang 1) atau pimpinan sbg atasan ( jenjang 2 dan 3
dst)
4. dihadiri oleh seluruh anggota /jajaran manajemen.

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 4

 Tindakan Koreksi

Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian,

cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga dapat mencegah
pengulangan hal-hal di atas sehingga tetjadi
peningkatan mutu secara berkelanjutan.

Upaya tersebut di rumuskan dan disepakati dalam Rapat

Tinjauan Managemen
11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 5
PELAKSANAAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

1. Tinjauan Manajemen dilakukan untuk memastikan

kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas SPMI.
2. Tinjauan Manajemen harus mencakup penilaian untuk
peningkatan dan perubahan SPMI, termasuk kebijakan dan
sasaran.
3. Setiap kegiatan Tinjauan Manajemen sebiknya direkam dan
rekamannya harus dipelihara.

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 6

 PANDANGAN PIMPINAN
1. SEMUA PROSES AMI HARUS BERPUNCAK PADA IMPROVEMENT
PLAN

1. AMI MERUPAKAN ALAT FUNDAMENTAL UNTUK MENDIAGNOSTIK

AREA PENINGKATAN YANG DIPERLUKAN INSTITUSI

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 7

 PANDANGAN PIMPINAN

1. Hasil Audit Mutu Internal merupakan peluang untuk perbaikan

mutu di PT yang berdasarkan fakta di lapangan.

2. Hasil Audit Mutu Internal melahirkan kebijakan pimpinan untuk

pemenuhan terhadap ketidaksesuaian sistem penjaminan mutu
internal (SPMI).

3. Hasil Audit Mutu Internal akan selalu melahirkan perbaikan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) PT.

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 8

KEMUNGKINAN TEMUAN AMI
1. INSTITUSI MELAMPAUHI STANDAR
2. INSTITUSI MEMENUHI MINIMUM STANDARDAN KRITERIA
3. INSTITUSI MEMENUHI SEBAGIAN STANDAR MINIMUM DAN
KRITERIA
4. INSTITUSI TIDAK MEMENUHI STANDAR MINIMUM

• 2,3 HARUS DILAKUKAN IMPROVEMENT PLAN

• 4 INSTITUSI TIDAK BOLEH MENAWARKAN PROGRAM TERSEBUT.

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 9

 Tindakan untuk menghilangkan temuan AMI bisa berupa
tindakan koreksi atau tindakan pencegahan

Tindakan Tindakan
Koreksi Pencegahan
Tindakan untuk Tindakan untuk
menghilangkan menghilangkan
penyebab dari kemungkinan
ketidaksesuaian penyebab
ketidaksesuaian/
yang dikenali/situasi kemungkinan situasi
lain yang tidak yang tidak
dikehendaki. dikehendaki.

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 10

 ACTION
• PIHAK EKSEKUTIF HARUS MEMONITOR IMPLEMENTASI
IMPROVEMENT PLAN UNTUK MEMAKSIMALKAN EFEKTIFITAS
TINDAKAN YANG DILAKUKAN

• TINDAKAN INI DAPAT DIDELEGASIKAN

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 11

MANAJEMEN IMPLEMENTASI TINDAK LANJUT:

1. IMPROVEMENT PLAN HARUS DIWUJUDKAN DALAM

STRATEGIC PLAN DAN

2. IMPLEMENTASI TINDAK LANJUT HARUS DIIKUTI ALOKASI

SUMBERDAYA

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 12

 Materi Rapat Tinjauan Manajemen (inspirasi) *)
1. Hasil/temuan audit
2. Umpan balik pemangku kepentingan (keluhan, kepuasan)
3. Kinerja proses dan kesesuaian luaran Tri Dharma
4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan
5. Tindak lanjut dari tinjauan sebelumnya
6. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen
Mutu
7. Rekomendasi untuk peningkatan

*) Sumber : BAN-PT

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 13

Luaran Rapat Tinjauan Manajemen
Hasil Rapat Tinjauan Manajemen diharapkan berupa:
1. Peningkatan efektivitas sistem mutu dan prosesnya
Prosedur baru, instruksi baru, cara kerja baru
2. Peningkatan layanan yang menuju terpenuhinya persyaratan
pelanggan,
3. Pemenuhan kebutuhan sumber daya(fasilitas dan SDM).

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 14

KENDALA INTERNAL IMPLEMENTASI
IMPROVMEN PLAN
• SECARA ALAMI ADA DEFENSIVE BEHAVIORS
• Penghambat dalam menerima kritik atau saran dari pihak lain
• Penahan kenyamanan yang telah lama dinikmati
• DANA YANG SUDAH TERLANJUR DIALOKASIKAN
• Kegiatan RTM dilakukan sebelum penyusunan Anggaran

• Catatan kendala tersebut dapat diatasi dengan

• Positif thinking terhadap kerja Auditor
• 2020
11 MARET Melibatkan Partner JP GENTUR SUTAPA 15
• Dalam pelaksanaan RTM Pimpinan rapat bisa menggunakan
pemikiran berbasis RESIKO
Resiko adalah semua hal yang berdampak pada kemampuan
organisasi untuk mencapai tujuan tujuan institusi

1.Resiko dapat dikelompokan menjadi :

2.Resiko strategis
3.Resiko Finansial
4.Resiko Operasional
5.Resiko pemenuhan peraturan
6.Resiko Reputasi is
11 MARET 2020
(Sumber: JP GENTUR
National Assiaciation of College and University Business Officers.SUTAPA
Et al. 2001) 16
Semua institusi pendidikan tingi berhadapan dengan resiko
internal dan eksternal yang harus diidentifikasi ( Culer, 19930)

Maka sebaiknya institusi konsisten dengan sistem yang

dikembangkan dan menetapkan kriteria untuk menilai setiap
resiko institusi

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 17

 KRITERIA RESIKO

1. Kepercayaan dan perhatian manajemen

2. Perubahan Manajemen
3. Perubahan Teknologi dan Proses utama
4. Investasi bidang akademik atau program mahasiswa
5. Tekanan untuk mencapai tujuan institusi
6. Akademik ekosistem
7. Dst

• Catatan:
• Dengan pertimbangan kriteria yang ditetapkan maka resiko dapat dibuat kriteria dan dibuat urutan
kepentingan

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 18

 Kriteria Penilaian (SAN 2017)
Sistem Akreditasi Nasional (SAN) Pendidikan Tinggi, BAN-PT, 2017

Visi, Misi, Tujuan, Strategi 1

Kepuasaaan Pemangku Kepentingan dan

Sistem Penjaminan Mutu Internal

Tata Pamong,
Tata Kelola,

Rekognisi Masyarakat
Keuangan,
dan Kerja Sumber Daya
2 Mahasiswa 3 4 Sarana, dan 5
sama Manusia
Prasarana

Pengabdian
Pendidikan 6 Penelitian 7 Kepada 8
Masyarakat

Luaran dan Capaian:

9
Hasil Pendidikan, Hasil Penelitian, Hasil PkM
11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 19
 PEMBENTUKAN KOMITE AUDIT

• TUGAS UTAMA KOMITE AUDIT AKAN MENGELOMPOKAN SEMUA

TEMUAN AUDIT MUTU INTERNAL BERDASARKAN TINGKAT RESIKO
YANG SESUAI , HASIL KOMITE AUDIT BERMANFAAT BAGI SENAT
MAUPUN EKSEKUTIF DALAM INSTITUSI

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 20

 Interaksi Komite Audit dengan manajemen resiko
1.Komite audit mereview semuadaftar resiko institusi
2.Komite audit mempelajari secara detail resiko suatu
departemen dalam sikl s mutu keseluruhan
3.Komite audit mempelajari resiko manajemen sesuai
dengan temuan audit mutu internal

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 21

 •Risk is costly
•Risiko: Kegagalan mencapai kondisi yang
diinginkan

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 22

 TRIDHARMA
1. Pendidikan tinggi yang berkualitas dalam rangka menghasilkan
lulusan yang unggul dan kompeten

2. Produk penelitian yang menjadi rujukan nasional yang

berwawasan lingkungan dan responsif terhadap permasalahan
masyarakat, bangsa dan negara yang berbasis pada nilai-nilai
keunggulan lokal.

3. Pengabdian kepada masyarakat yang mampu mendorong

kemandirian dan kesejahteraan masyarakat secara berkelanjutan.

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 23

• RESIKO BISA TERJADI KARENA BERBAGAI HAL MISALNYA :

• Kualitas mahasiswa rendah

• Seleksi tidak mampu menjaring yang baik (kesalahan design)
• Tidak banyak peminat yang baik (kurang reputasi)
• Seleksi tidak dijalankan dengan baik (potensi kecurangan)
• Tidak ada perhatian pimpinan
• Kurangnya dana pengembangan sarana dan prasarana

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 24

• Kurikulum tidak mendukung
• Lambatnya updating kurikulum sesuai perkembangan
• Kurikulum tidak dikaitkan dengan penelitian yang relevan
• Perubahan kurikulum tidak memperhatikan kondisi pasar
• Kurikulum terlalu mengikuti kemauan pasar
• Perubahan kurikulum tidak menyentuh substansi dasar keilmuan (contoh
perubahan nama)
• Kurikulum hanya menekankan pada pembelajaran teoritik
• Pembaruan bahan ajar tidak dilakukan
• Proses Perkuliahan yang tidak memadai
• Lulusan tidak cepat terserap pasar
• Tujuan dalam Renstra tidak tercapai

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 25

 • Produk penelitian yang menjadi rujukan nasional yang berwawasan lingkungan
dan responsif terhadap permasalahan masyarakat, bangsa dan negara yang
berbasis pada nilai-nilai keunggulan lokal.

• Publikasi dan Sitasi sangat rendah

• Tidak mampu memecahkan masalah bangsa
• Tidak mengacu pada nilai keunggulan lokal

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 26

 PROBABILITY
L2 Very Low Not to Expect to Occur but still possible
L1 Low Not Likely to occur under normal condition
M Medium Possible or know to occur
H1 High Common occurance
H2 Very High Continual or repeating experience
SEVERITY
L2 Very Low QMS No Impact, Cost No Impact, No complain
L1 Low QMS Isolated lapse, Cost likelly to be affected
M Medium QMS Impact , Cost Affected ,Possible complaint
H1 High System Failure, Cost affected, Customer raise NC
H2 Very High System Failure, Cost affected, Loss of Customer
11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 27
 PROBABILITY
H2 Very High 5 10 15 20 25 Low
H1 High 4 8 12 16 20 Medium
M Medium 3 6 9 12 15 High
L1 Low 2 4 6 8 10
L2 Very Low 1 2 3 4 5
Very Low Low Medium High Very High
L2 L1 M H1 H2 SEVERITY

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 28

 No additional risk control
Need Action to reduce risk
Need Action , management approved required

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 29

 PROBLEM SOLVING TOOLS
1. SEMUA INSTITUSI YANG SEHAT SEBAIKNYA MEMPUNYAI
INSTRUMEN UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH/ PROBLEM
SOLVING TOOLS (PST)

2. INSTRUMEN TERSEBUT DAPAT DIGUNAKAN PADA RAPAT TINJAUAN

MANAJEMEN DAN TINDAK LANJUT TEMUAN AUDIT MUTU
INTERNAL

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 30

PROBLEM SOLVING TOOLS
1. Define Measure Analyze Improve Control*)
2. PDCA
3. PPEPP
4. CAUSE AND EFFECT DIAGRAM
5. FIVE WHY ANALYSIS
6. BRAINSTORMING

*) (from Six Sigma)

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 31

• Pendekatan tersebut secara umum untuk melihat dimana
peningkatan diperlukan yang secara intuitive dapat dilakukan dengan
menjawab pertanyaan berikut :

1. Bagaimana kondisi proses saat ini

2. Bagaimana kondisi proses yang diharapkan
3. Bagaimana kenyataan gap atau kesenjangan yang ada
4. Apa yang perlu dilakukan untuk menghilangkan gap tersebut
5. Bagaimana peningkatan yang telah terjadi berlangsung terus
menerus

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 32

 DMAIC

Measure Control
Analyse Improve
Define bagaimana
Bagaimana Dimana Bagaimana
Masalah yang harus peningkatan
kapabilitas kekurangan proses dapat
diselesaikan yang didapat
proses saat ini terjadi diperbaiki
berkelanjutan

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 33

 DMAIC
• Merupakan roadmap dari six sigma
• Merupakan methodologi yang mudah dipahami untuk peningkatan
berbagai bagian dari institusi

• Salah satu yang menjadi focus perhatian ialah pencapaian kualitas

dengan pengurangan variasi (variation reduction)

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 34

DEFINE
1. PERMASALAHAN HARUS DIURAIKAN DENGAN JELAS
2. PENDAPAT PEMANGKU KEPENTINGAN DIJADIKAN ACUAN
3. TUJUAN DIJELASKAN PADA SETURUH STAF
4. SUMBERDAYA YANG DIBUTUHKAN UNTUK PENINGKATAN ATAU
PERBAIKAN DIDEFINISIKAN DENGAN JELAS
5. PENANGGUNG JAWAB PENINGKATAN HARUS JELAS
6. SEMUA STAF HARUS TAHU TAHAPAN YANG AKAN DILALUI DAN
KRITERIA KEBERHASILAN

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 35

MEASURE
• Pengukuran kondisi “saat ini’ harus jelas.
• Karena salah satu prinsip untuk mengurangi variasi yang terjadi
• Pengukuran biasanya terkait : Validitas

• Catatan:
• Sering kita perlu hati hati, kita itu mengukur yang kurang (the wrong
thing) atau yang mengukur benar tapi dengan cara yang salah (wrong
way).
Maka kalau pengukuran tidak tepat sebaiknya diulangi

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 36

ANALYSE
• Analisa dapat dilakukan dengan melakukan:
1. Pengamatan fenomena atau kelompok fenomena
2. Kembangkan hipotesa atau dugaan untuk mengurai fenomena yang
terjadi
3. Uji dugaan tersebut dengan hubungan sebab-akibat
4. Dapat juga digunakan korelasi/regresi atau alat statistic lain
5. Inti dari Analisa ini ialah untuk dapat memahami permasalahan
dengan lebih baik sehingga dapat dirumuskan ruang peningkatan
yang tepat

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 37

IMPROVE
1. Pemahaman akan akar masalah tidak cukup untuk memperbaiki
sistem.
2. Harus ada tindakan nyata untuk perbaikan
3. Dimungkinkan dibahas beberapa alternative perbaikan (Ide).
4. Ide yang bagius belum tentu cocok diimplementasikan pada suatu
kondisi tertentu, maka sering kali perlu dikaitkan dengan tatanilai
yang ada.
5. Program Peningkatan yang bermanfaat ialah program peninhgkatan
yang mudah dilaksanakan dan dilaksanakan sungguh sungguh.

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 38

IMPROVE
6. Peningkatan sering dilakukan tidak secara langsung dengan ide yang
bagus tersebut namun dilakukan dengan peningkatan disiplin
pembentukan budaya baru.
7. Perlu dipahami ada tidaknya resistensi baik individu maupun kelompok.
8. Pembentukan team dengan mengoptimalkan ledership
9. Diamati apakah sudah ada perubahan budaya , dan dijaga agar terus ada
komunikasi yang baik
10. Visi Bersama yang menjadi acuan peningkatan.
11. Upayakan didapatkan kesepakatan solusi permasalahan yang dapat
diterima.
12. Peningkatan yang terjadi dipastikan kalau itu hasil kerja Bersama
11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 39
CONTROL
1. Semua capaian peningkatan kualitas harus diukur, misalnya
dibandingkan dengan sebelum program peningkatan dilakukan.
2. Pengukuran dilakukan pada performance institusi sesuai aspek
atau kriteria yang ditingkatkan
3. Perlu dipahami semua upaya peningkatan yang tidak menuju atau
menyempurnakan jalan menuju outcome yang dikehendaki
institusi adalah limbah. ( Waste of time, money, opportunity etc)

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 40

BRAINSTORMING
• Merupakan jalan untuk mendapatkan inisiative Bersama derta ide
peningkatan
• Merupakan cara untuk mendapatkan team yang kuat dan selaras
• Ada kesempatan bagi semua untuk mengemukakan pendapat
• Brainstorming perlu terstruktur misalnya dengan “Fokus” pada satu
permasalahan
• Ide ide baik yang tidak relevan ditampung dulu untuk diungkap lagi
pada diskusi dengan focus yang relevan ( Bisa menggunakan papan
tulis /kertas catatan)
• Bisa diterapkan “mind maping exercise”

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 41

CAUSE-EFFECT DIAGRAM
• Diagram Rangka Ikan Ichikawa
• Pendekatan kualitative
• Perlu imaginasi semua peserta untuk menuju peningkatan kualitas

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 42

 SDM PROSES TEKNOLOGI

Mengapa
Institusi kurang
…. ….. ….

FASILITAS BAHAN LINGKUNGAN

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 43

PENDEKATAN KEIZEN

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 44

 PPEPP
Dikti mengembangkan siklus PPEPP yang terdiri atas:

P Penetapan Standar Dikti

P P Pelaksanaan Standar Dikti;
Evaluasi (Pelaksanaan) Standar Dikti;
Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Dikti; dan
P E
Peningkatan Standar Dikti.

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 45

OPERATIONAL TOOLS
• Struktur organisasi yang ada di PT merupakan unit terbaik untuk
mengawal operasional program peningkatan
• Perlu ada pemberian delegasi terhadap semua Wakil Direktur, Kepala
Bidang dll.
• Operasional perlu didukung Sumberdaya yang memadai ( SDM dan
Anggaran)

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 46

 BUILDING THE BRIDGE

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 47

 Outcomes-Based Concept

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA

OBE 48
 Improvement Plan – Stakeholders’ Needs Analysis

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA Sumber: Materi Applied Approach UGM

49 2020
Stakeholders’ Needs & Engagement
 Outcomes-Based Education (OBE)

means “clearly focusing and organizing everything in an educational system around what is
essential for all students to be able to do successfully at the end of their learning experience
11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 50
OBE
 •TERIMAKASIH
•ATAS SEMUA PERHATIAN

11 MARET 2020 JP GENTUR SUTAPA 51