Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan

Surat Pada PT. Natural Malino Indonesia

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Nama : Lili Aprilia

NIM :180100069

Program Studi : Teknik Informatika

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BEKASI

2022

i
 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Judul PKL : Analisis Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat

Pada PT. Natural Malino Indonesia

Alamat : Jl. Cisalak No.7 RT.02 / 05 Kel. Sumur Batu

Bantargebang, Bekasi 17154.

Identitas Peserta PKL :

Nama : Lili Aprilia
Nim : 180100069

Bekasi, 4 Juli 2022

Dosen Pembimbing Pembimbing Lapangan

Abdul Kholiq, S.Kom., M.Kom Riki Hendra, S.M., M.M

Mengetahui
Ketua Jurusan

Faizal Zuli, S.Kom., M.Kom

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta'la, yang telah melimpahkan

rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapatmenyelesaikan laporan Praktek

Kerja Lapangan. Penyusunan laporan praktek kerja lapangan ini tersusun atas

dukungan berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin

menyampaikan terimakasih kepada:

1. Bapak Abdul Kholiq, S.Kom., M.Kom selaku dosen pembimbing praktek kerja

lapangan

2. Bapak Riki Hendra, S.M., M.M selaku pembimbing praktek kerja lapangan di PT.

Natural Malino Indonesia

3. Teman-teman Mahasiswa Teknik Informatika Universitas Satya Negara

Indonesia.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih kurang

sempurna, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat

membangun dan mendukung demi kesempurnaan laporan ini. Penulis berharap

semoga laporan praktek kerja lapangan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Bekasi, Juli 2022

Penulis

Lili Aprilia

iii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................iii

DAFTAR ISI.................................................................................iv

DAFTAR GAMBAR.....................................................................vi

DAFTAR TABEL........................................................................vii

BAB I PENDAHULUAN...............................................................1

1.1 Latar Belakang...........................................................................1

1.2 Rumusan Masalah dan Batasan Masalah...................................2

1.2.1 Rumusan Masalah...............................................................2

1.2.2 Batasan Masalah.................................................................2
1.3 Tujuan dan Manfaat...................................................................3

1.3.1 Tujuan.................................................................................3
1.3.2 Manfaat...............................................................................3
1.4 Sistematika Penulisan..............................................................4

BAB II DESKRIPSI MASALAH.................................................5

2.1 Sejarah Instansi..........................................................................5

2.2 Lokasi Penelitian........................................................................5

2.3 Struktur Organisasi....................................................................6

2.4 Metode Pengumpulan Data........................................................7

2.5 Timeline Kegiatan PKL.............................................................8

2.6 Analisis Sistem Yang Berjalan..................................................9

2.7 Hasil Temuan.............................................................................9

2.8 Kendala Yang Dihadapi.............................................................9

BAB III USULAN PEMECAHAN MASALAH........................11

iv
3.1 Analisis Sistem Yang Diusulkan.............................................11

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem......................................................11

3.3 Perancangan Sistem.................................................................12

3.3.1 Use Case Diagram..............................................................12

3.3.2 Activity Diagram...............................................................14
3.4 Implementasi Sistem................................................................20

BAB IV PENUTUP......................................................................27

4.1 Kesimpulan..............................................................................27

4.2 Saran........................................................................................27

DAFTAR PUSTAKA....................................................................29

LAMPIRAN-LAMPIRAN............................................................30

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi PT. Natural Malino Indonesia......6

Gambar 2. Use Case Sistem Pengarsipan.....................................13
Gambar 3. Activity Diagram Proses Login..................................15
Gambar 4. Activity Diagram Manajemen Surat Masuk...............16
Gambar 5. Activity Diagram Manajemen Surat Keluar...............17
Gambar 6. Activity Diagram Manajemen Disposisi Surat...........18
Gambar 7. Activity Diagram Manajemen Kode Surat.................19
Gambar 8. Activity Diagram Manajemen Hak Akses..................20
Gambar 9. Halaman Login...........................................................21
Gambar 10. Halaman Utama.......................................................22
Gambar 11. Halaman Manajemen Surat Masuk..........................22
Gambar 12. Halaman Input Surat Masuk.....................................23
Gambar 13. Halaman Manajemen Surat Keluar..........................24
Gambar 14. Halaman Input Surat Keluar.....................................24
Gambar 15. Halaman Manajemen Disposisi Surat Masuk...........25
Gambar 16. Halaman Form Jenis Surat........................................26
Gambar 17. Halaman Hak Akses.................................................26

vi
 DAFTAR TABEL

Tabel 1. Timeline Kegiatan.............................................................8

vii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah mengalami

perubahan yang tinggi sehingga membuat sebuah perubahan yang

sangat luar biasa bagi kehidupan manusia. Hal ini menuntut semua

sumber daya manusia terus berpacu dalam meningkatkan kinerja guna

mengimbangi berkembangnya teknologi. Setiap sumber daya manusia

dituntut untuk terus selalu update dengan perkembangan teknologi.

Penerapan teknologi yang jelas terlihat dalam suatu perusahaan

diantaranya adalah dalam bidang informasi.

Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi

dalam dunia perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat

berguna untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari. Salah

satu permasalahan yang timbul pada PT. Natural Malino Indonesia

adalah ketidakefisiensi dalam manajemen pengarsipan data surat, baik

itu surat masuk maupun surat keluar yang masih menggunakan sistem

manual. Jika sewaktu-waktu surat tersebut dibutuhkan, bagian admin

mencari dengan membuka tumpukan surat yang berada didalam arsip

sehingga kesulitan untuk melakukan pencarian surat karena tidak

semua arsip tersusun dengan baik, maka hal ini menyebabkan kesulitan

dalam pencarian data, keterlambatan dalam menyelesaikan atau tindak

lanjut dari surat. Permasalahan lain yang timbul yaitu kurang amannya

1
arsip yang tersimpan dilemari. Hal ini tidak menutup kemungkinan

akan hilangnya beberapa buah surat. Hal ini juga akan menghambat

usaha pencarian sebuah data.

Dari analisa permasalahan yang diatas perlu dibuatnya suaatu

sistem untuk memanajemen surat masuk dan surat keluar agar dapat

memudahkan bagian admin dalam pengarsipan dengan memasukkan

data surat ke dalam sistem sehingga tidak perlu mengisi terlalu banyak

berkas dan informasi surat dapat disimpan dalam basis data, sehingga

resiko terhadap berkas yang hilang maupun rusak dapat di diperkecil.

Petugas juga dapat terbantu dalam pembuatan laporan karena surat

masuk maupun surat keluar disimpan sesuai kategori surat yang ada.

1.2 Rumusan Masalah dan Batasan Masalah

1.2.1 Rumusan Masalah

Bagaimana merancang sistem informasi pengarsipan surat pada

PT. Natural Malino Indonesia?

1.2.2 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam pelaksanaan pembuatan laporan

ini adalah :

1. Sistem Informasi tersebut hanya digunakan di lingkungan kerja

Kantor PT. Natural Malino Indonesia.

2
2. Sistem Informasi tersebut hanya dapat diakses secara online melalui

website.

3. Data yang digunakan adalah data surat masuk dan surat keluar yang

terdapat di PT. Natural Malino Indonesia.

1.3 Tujuan dan Manfaat

1.3.1 Tujuan

Tujuan umum dari laporan ini adalah :

1. Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat

Keluar yang dapat menyampaikan informasi secara detail, singkat

dan jelas, mudah dimengerti atau dipahami dengan tampilan yang

menarik.

2. Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat

Keluar sesuai dengan prosedur proses pengelolaan surat masuk dan

surat keluar pada PT. Natural Malino Indonesia.

1.3.2 Manfaat

Adapun manfaat hasil dari penulisan Laporan ini adalah :

1. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan

dalam merancang dan membangun sistem informasi atau aplikasi

berbasis web.

2. Menimalisir resiko kerusakan terhadap informasi surat masuk dan

surat keluar.

3. Mengurangi penggunaan kertas dalam pengisian data surat.

3
1.4 Sistematika Penulisan

Sistemaitka yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas

penelitian ini sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan latar belakang, rumusan masalah, tujuan

penelitian, manfaat penelitian, metode pelaksanaan praktik kerja

lapangan dan sistematika penulisan.

BAB II DESKRIPSI MASALAH

Bab ini menjelaskan tentang sejarah perusahaan, sistem yang berjalan

saat ini, hasil temuan, dan kendala yang di hadapi.

BAB III USULAN DAN PEMECAHAN MASALAH

Bab ini menjelaskan tentang pemecahan masalah, analisis serta

perncangan sistem informasi yang dibuat.

BAB IV KESIMPULAN

Bab ini berisi kesimpulan dan saran terhadap permasalahan yang timbul

berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

4
 BAB II
DESKRIPSI MASALAH

2.1 Sejarah Instansi

PT. Natural Malino Indonesia adalah sebuah perusahaan nasional

yang bergerak pada produksi home care, personal care dan kosmetik,

yang berorientasi pada penggunaan bahan baku bermutu tinggi yang

mengedepankan kualitas dan manfaat dari produks tersebut. PT.

Natural Malino Indonesia diresmikan pada tahun 2019 yang merupakan

expansi dari CV. RITHO GLOBAL yang berdiri pada maret 2017

sebagai pemasok bahan baku industry.

PT. Natural Malino Indonesia, berdiri karena mengingat sudah

banyaknya kesadaran masyarakat terhadap produk-produk yang

berkualitas dan ramah lingkungan sehingga kami termotivasi untuk

meciptakan produk-produk tersebut. Produk yang dihasilkan mengacu

pada produk-produk standar internasional yang mana nantinya kami

berharap produk-produk tersebut tidak hanya untuk pasar lokal tapi

dapat diterima di pasar internasional.

2.2 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian ini dilaksanakan di PT. Natural Malino Indonesia

yang berlokasi di Jl. Cisalak, Sumur Batu No. 7 Bantar Gebang Kota

Bekasi, jawa barat dengan pelaksanaan prakteknya yaitu 6 hari kerja di

5
mulai dari hari senin-sabtu dan untuk waktu kerja praktek di mulai dari

jam 08:00-17:00 termasuk dengan istirahat dari bulan april hingga

selesai.

2.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah wadah dibentuknya suatu perusahaan,

melalui struktur organisasi suatu perusahaan dapat beroperasi dengan

baik. Struktur Organisasi dibuat agar anggota dapat mengerjakan

pekerjaan masing-masing.

Direktur

Devisi Pemasaran Devisi PPIC Devisi Produksi Devisi Keuangan Puchasing

Marketing Admin inventory leader Cost Accunting

Sales Admin Delivery Admin Produksi account payable

Supir Pengiriman Operator account receivable

Gambar 1. Struktur Organisasi PT. Natural Malino Indonesia

Keseluruhan karyawan dalam PT. Natural Malino Indonesia

terbagi dalam beberapa bagian bidang pekerjaan sesuai dengan

keahliannya masing-masing sebagaimana diuraikan di bawah ini:

6
1. Direktur adalah memimpin sebuah perusahaan (perubahan peraturan

pada industri bisnis). Memimpin dalam hal ini memiliki banyak

sekali arti.

2. Divisi pemasaran bertanggung jawab untuk menginformasikan dan

membujuk konsumen untuk membeli produk perusahaan.

3. Devisi ppic merencanakan jadwal produksi dan memastikan

prosesnya berjalan lancar. Membuat dan menangani pesanan untuk

proses produksi. Memperkirakan kebutuhan inventari.

4. Devisi produksi Bertanggung jawab dan mengawasi pelaksanaan

proses produksi, mulai dari bahan baku awal sampai menjadi barang

jadi.

5. Devisi keuangan Berhubungan dengan pihak internal maupun

eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan.

6. Purchasing adalah memastikan kualitas barang, ketepatan waktu

pengiriman, harga barang yang dipesan, semua sudah memenuhi

kebutuhan perusahaan.

2.4 Metode Pengumpulan Data

Penulis menggunakan metode observasi dan wawancara dalam

melakukan pengumpulan data.

a. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan cara melihat atau mengamati

secara langsung dengan terjun ke lapangan (PT. Natural Malino

Indonesia). Penulis mengamati bagaimana proses pengelolaan surat

7
 masuk dan surat keluar. Dan mengamati masalah-masalah apa saja

yang ditimbulkan dari sistem yang sedang berjalan.

b. Wawancara

Teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara

langsung kepada petugas atau admin pengelola surat. Berdasarkan hasil

wawancara terhadap petugas bahwa proses pengelolaan surat masuk

dan surat keluar terdapat kelemahan yaitu rentan terhadap kesalahan

dalam menuliskan data surat yang berakibat pada tidak benarnya

penulisan laporan. Adanya pegawai yang tidak melapor / lupa jika

mengeluarkan surat yang ditujukan keluar perusahaan juga

mengakibatkan penulisan laporan menjadi tidak benar dan surat susah

untuk dilacak.

2.5 Timeline Kegiatan PKL

Dibawah ini adalah jadwal kegiatan selama praktek kerja di PT.

Natural Malino Indonesia yang meliputi kegiatan persiapan,

pelaksanaan, dan penyusunan laporan yang memberikan rincian

kegiatan jadwal pelaksanaan kegiatan.

Tabel 1. Timeline Kegiatan

Bulan
N
Jenis Kegiatan April Mei Juni Juli
O
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

8
 Penyerahan surat
1
observasi
2 Pengumpulan Data
3 wawancara
4 Analisa sistem bejalan
Perancangan sistem
5
ususlan
6 Pembuatan program
7 Evaluasi program
8 Implementasi program
9 Pembuatan laporan

2.6 Analisis Sistem Yang Berjalan

Proses pengelolaan surat yang berjalan di PT. Natural Malino

Indonesia pada saat ini masih menggunakan cara yang manual. Seperti

penyimpanan softcopy surat masuk dan surat keluar yang masih

disimpan didalam folder biasa pada komputer kantor, pengiriman surat

masuk dan surat keluar, Serta penyimpanan hardcopy surat masuk dan

surat keluar yang masih ditumpuk di meja atau disimpan dalam lemari

kantor. Hal seperti ini tentunya sangat rentan akan kehilangan data-data

surat. Serta sulitnya pencarian data-data surat jika hendak diperlukan.

2.7 Hasil Temuan

Berdasarkan dari masalah yang telah dideskripsikan terdapat

bahwa pengarsipan surat merupakan bagian penting bagi pihak

perusahaan, keberadaan sistem yang terkomputerisasi atau sistem yang

berbasis online sangat diperlukan agar menghindari minimnya

9
 kesalahan yang ada, maka untuk itulah perlunya di bangun suatu

informasi pengarsipan surat berbasis web.

2.8 Kendala Yang Dihadapi

Dalam proses wawanancara dan observasi di temukan beberapa

kendala yang di hadapi dalam pengumpulan data di antaranya:

1. Proses pertemuan dengan pimpinan perusahaan untuk meminta izin

dilaksanakannya penelitian.

2. Proses wawancara dengan pimpinan, dimana pimpinan sulit untuk

bertemu.

10
 BAB III

USULAN PEMECAHAN MASALAH

3.1 Analisis Sistem Yang Diusulkan

Berdasarkan dari analisis permasalahan yang sedang berjalan saat

ini maka penulis mengusulkan rancangan dan penerapan sebuah sistem

yang dapat digunakan untuk mempercepat dan mempermudah kegiatan

pengarsipan surat di PT. Natural Malino Indonesia.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Untuk menunjang penelitian, penulis memerlukan Software dan

Hardware sebagai berikut:

1. Perangkat Keras (Hardware)

Adapun perangkat keras yang digunakan oleh penulis

penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Sistem Operasi : windows 10 pro.

b. Processor : AMD E2-7110 APU, CPU 1.80 GHz.

c. Installed memory (RAM) : 4.00 GB.

d. System type : 64 bit Operating System.

2. Perangkat Lunak (Software)

11
 Adapun perangkat lunak yang digunakan oleh penulis

penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. XAMPP

b. Google chrome

c. Visual studio code

d. Star uml

3.3 Perancangan Sistem

Proses perancangan sistem dilakukan setelah kebutuhan sistem telah

terpenuhi, sehingga penulis dapat mengetahui proses bisnis dalam

mengelola data surat masuk dan surat keluar. Perancangan sistem

meliputi perancangan use case diagram, perancangan activity diagram,

dan implementasi sistem.

3.3.1 Use Case Diagram

Use Case Diagram adalah diagram yang menjelaskan mengenai

interaksi aktor dengan sistem, serta menjelaskan mengenai aktivitas

yang dapat dilakukan oleh aktor dengan memberikan penjelasan

singkat, sehingga mudah dipahami. Rancangan use case diagram dapat

dilihat pada Gambar 2.

12
 Gambar 2. Use Case Sistem Pengarsipan

Pada Gambar 2 menunjukkan bahwa ada satu aktor yang

menggunakan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat

keluar. Aktor tersebur adalah petugas atau admin pengelola surat.

Sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar yaitu:

1. Proses login untuk pengguna sistem sesuai dengan hak akses yang

diberikan.

2. Manajemen Surat Masuk adalah proses di mana petugas pengelola

surat dapat dapat melihat, menambah, mengubah dan menghapus

data surat masuk.

3. Manajemen Surat Keluar adalah proses di mana petugas pengelola

surat dapat dapat melihat, menambah, mengubah dan menghapus

data surat keluar.

13
4. Manajemen Disposisi Surat adalah proses yang di mana selain

petugas pengelola surat. User juga dapat dapat melihat, menambah,

mengubah dan menghapus data disposisi surat.

5. Manajemen Kode Surat adalah proses di mana petugas pengelola

surat dapat dapat melihat, menambah, mengubah dan menghapus

data kode surat.

6. Manajemen Hak Akses adalah proses di mana admin dapat dapat

melihat, menambah, mengubah dan menghapus data hak akses.

3.3.2 Activity Diagram

Activity Diagram yaiur diagram yang menjelaskan mengenai alur

kerja sistem yang menyesuaikan alur proses bisnis di PT. Natural

Malino Indonesia. Activity Diagram juga merupakan representasi dari

rancangan tampilan yang nantinya akan dikembangkan oleh penulis,

sehingga membantu user dalam memahami alur penggunaan sistem.

Berikut ini rancangan activity diagram :

a. Activity Diagram Proses Login

14
 Activity diagram proses login yaitu menjelaskan alur proses

bagaimana petugas pengelola surat dapat masuk ke dalam Sistem

Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan cara

mengisi username dan password terlebih dahulu. Rancangan activity

diagram proses login dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Activity Diagram Proses Login

b. Activity Diagram Manajemen Surat Masuk

Activity diagram manajemen surat masuk yaitu menjelaskan

mengenai alur dalam mengelola data surat masuk yaitu melihat data

surat masuk, menambah data baru, mengubah data, menghapus data dan

mengunduh laporan surat masuk. Laporan surat masuk adalah laporan

15
yang berisi rincian data surat masuk pada periode/waktu rentang

tertentu sesuai input tanggal yang dimasukkan oleh user. user juga dapat

mencetak lembar disposisi surat yang nanti diisi oleh petugas/pihak

terkait kemudian datanya digunakan dalam proses Manajemen Disposisi

Surat. Rancangan activity diagram manajemen surat masuk dapat dilihat

pada Gambar 4.

Gambar 4. Activity Diagram Manajemen Surat Masuk

c. Activity Diagram Manajemen Surat Keluar.

Activity diagram manajemen surat keluar yaitu menjelaskan

mengenai alur dalam mengelola data surat keluar yaitu melihat data

surat keluar, menambah data baru, mengubah data, menghapus data dan

16
mengunduh laporan surat keluar. Laporan surat keluar adalah laporan

yang berisi rincian data surat masuk pada periode/waktu rentang

tertentu sesuai input tanggal yang dimasukkan oleh user. Rancangan

activity diagram manajemen surat masuk dapat dilihat pada Gambar 5.

Gambar 5. Activity Diagram Manajemen Surat Keluar

d. Activity Diagram Manajemen Disposisi Surat

Activity diagram manajemen disposisi surat menjelaskan mengenai

alur kerja sistem yang dapat dikerjakan oleh user dalam mengelola data

disposisi surat yaitu melihat data, menambah data, mengubah data dan

menghapus data disposisi. Data disposisi surat diperlukan untuk

memberi instruksi dari pihak terkait terhadap surat yang masuk ke PT.

17
Natural Malino Indonesia. Rancangan activity diagram manajemen

surat masuk dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6. Activity Diagram Manajemen Disposisi Surat

e. Activity Diagram Manajemen Kode Surat.

Activity diagram manajemen kode surat menjelaskan mengenai

alur kerja sistem yang dapat dikerjakan oleh user dalam mengelola data

kode surat yaitu melihat data, menambah data, mengubah data dan

menghapus data kode surat. Rancangan activity diagram manejemen

kode surat dapat dilihat pada Gambar 7.

18
 Gambar 7. Activity Diagram Manajemen Kode Surat

f. Activity Diagram Manajemen Hak Akses.

Activity diagram manajemen hak akses menjelaskan mengenai alur

kerja sistem yang dapat dikerjakan oleh user dalam mengelola hak akses

sistem yaitu melihat hak akses, menambah hak akses dan mengubah hak

akses. Rancangan activity diagram manajemen hak akses dapat dilihat

pada Gambar 8.

19
 Gambar 8. Activity Diagram Manajemen Hak Akses

3.4 Implementasi Sistem

Untuk memudahkan dalam melakukan pekerjaan admin

perusahaan maka dibuatlah website ini dan berikut adalah

penggambaran dari implentasi sistem yang dibangun. kebutuhan user

terhadap sistem perlu diperhatikan agar user lebih mudah memahami

dalam menggunakan sistem Sistem Informasi Pengarsipan Surat pada

PT. Natural Malino Indonesia. Sebagai berikut:

1. Halaman Login Sistem Informasi

Halaman Login Sistem Informasi adalah halaman yang berisi

tentang login admin, login user, untuk masuk ke halaman utama sistem

20
informasi. Tampilan halaman login sistem informasi dapat dilihat pada

gambar 9.

Gambar 9. Halaman Login

2. Halaman Utama

Halaman utama adalah halaman yang digunakan admin atau user

untuk mengakses menu, serta informasi yang akan di tampilkan di

sistem informasi. Dalam hal ini ada beberapa menu yang hanya dapat

diakases oleh admin sebagai pengelola sistem informasi. Tampilan

halaman utama dapat dilihat pada gambar 10.

21
 Gambar 10. Halaman Utama

3. Halaman Manajemen Surat Masuk

Halaman Manajemen Surat Masuk yang digunakan admin untuk

melakukan CRUD data surat masuk, serta dapat diakses oleh user

dengan melihat dan mengupdate surat yang ada dalam sistem informasi.

Tampilan halaman Manajemen Surat Masuk dapat dilihat pada gambar

11.

Gambar 11. Halaman Manajemen Surat Masuk

22
 Pengguna juga dapat melakukan tambah data surat masuk dengan

menekan tombol input data pada bagian kiri atas seperti yang terlihat

pada Gambar 12. Dalam proses tambah data, data yang dapat

ditambahkan yaitu data jenis surat, nomor surat, tanggal surat,

pengirim, ditujukan, gambar surat dan deskripsi surat. Tampilan tambah

data surat masuk dapat dilihat pada Gambar 12.

Gambar 12. Halaman Input Surat Masuk

4. Halaman Manajemen Surat Keluar

Halaman Manajemen Surat Keluar yang digunakan admin untuk

melakukan CRUD data surat keluar, serta dapat diakses oleh user

dengan melihat dan mengupdate surat yang ada dalam sistem informasi.

Tampilan halaman Manajemen Surat Keluar dapat dilihat pada gambar

13.

23
 Gambar 13. Halaman Manajemen Surat Keluar

Pengguna juga dapat melakukan tambah data surat keluar dengan

menekan tombol input data pada bagian kiri atas seperti yang terlihat

pada Gambar 14. Dalam proses tambah data, data yang dapat

ditambahkan yaitu data jenis surat, nomor surat, tanggal surat,

pengirim, ditujukan, sifat surat dan deskripsi surat. Tampilan tambah

data surat masuk dapat dilihat pada Gambar 14.

24
 Gambar 14. Halaman Input Surat Keluar

5. Halaman Manajemen Disposisi Surat

Halaman Manajemen Disposisi Surat yang digunakan admin untuk

menambahkan data input, serta dapat diakses oleh user atau admin

dengan melihat dan mengupdate surat yang ada dalam sistem informasi.

Tampilan halaman Manajemen Disposisi Surat dapat dilihat pada

gambar 15.

Gambar 15. Halaman Manajemen Disposisi Surat Masuk

6. Halaman Form Jenis Surat

Halaman form jenis surat bahan adalah halaman yang dugunakan

admin dan user untuk mengedit atau mengupdate Jenis Surat. Tampilan

halaman form jenis surat dapat dilihat pada gambar 16.

25
 Gambar 16. Halaman Form Jenis Surat

7. Halaman Hak Akses

Halaman Hak Akses adalah halaman yang digunakan admin untuk

melakukan input data petugas yang ada didalam database. Tampilan hak

akses dapat dilihat pada gambar 17.

Gambar 17. Halaman Hak Akses

26
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan dari hasil pembahasan permasalahan yang ada di PT.

Natural Malino Indonesia, berikut dapat diambil kesimpulan perihal

Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat pada PT. Natural

Malino Indonesia yang berjalan berdasarkan uraian yang telah

dijelaskan pada ketiga bab sebelumnya:

1. Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan diketahui bahwa

dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar di PT.

Natural Malino Indonesia masih dilakukan dengan cara manual.

2. Beberapa keuntungan yang bisa diambil dengan penerapan

perancangan sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat

Keluar berbasis web ini adalah dapat menghemat waktu, juga

efektifitas dari para user khususnya staf administrasi kantor.

3. Dengan menggunakan sistem ini pada Perusahaan sangat membantu

petugas dalam bekerja agar mempermudah serta mempercepat proses

input surat masuk dan surat keluar. Untuk meningkatkan sistem

pengagendaan surat masuk dan surat keluar dari sistem manual

menjadi sistem komputerisasi.

4.2 Saran

27
 Saran yang dapat disampaikan oleh penulis yang untuk digunakan

sebagai bahan pertimbangan bagi PT. Natural Malino Indonesia yaitu

sebagai berikut:

1. Dalam perancangan sistem informasi ini hanya menyediakan

fasilitas terkait dengan mengelolaan data surat masuk dan surat

keluar pada PT. Natural Malino Indonesia, maka untuk penelitian

lebih lanjut dapat dilengkapi dengan pengelolaan data yang lainnya

pada PT. Natural Malino Indonesia.

28
 DAFTAR PUSTAKA

Al-bahra Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi.

Yogyakarta : Graha Ilmu.

Jayanti, R. d. (2015). Pembuatan Aplikasi Web Untuk Pengarsipan Surat Masuk

dan Keluar Pada Bagian Tata Usaha di Kantor Camat Pontianak Kota.

Simnasiptek (pp. 17-20). Jakarta: BSI

Hasugian. (2012). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Vendor Untuk

mendukung Electronic Procurement Rekayasa Online Pada PT. Rekayasa

Industri. SemanasIF, 97-10

Eka Wulansari Fridayanthie (2019) Rancang Bangun Sistem Informasi

Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Perusahaan. Jakarta: BSI

29
LAMPIRAN-LAMPIRAN

30
31
32
33