BAB III

PEMBAHASAN KEGIATAN

3.1 Persiapan Kerja

Sebelum melaksanakan Praktek Keraja Mahasiswa ( PKM) di
Sekretariat Daerah Kabupaten Nias maka penyusun terlebih dahulu
mempersiapkan langkah-langkah yang akan dilaksanakan.
Adapun uraian persiapan kerja tersebut sebagai berikut :
1. Persiapan mental dalam upaya melaksanakan Orietansi, Observasi dan
Adaptasi di lingkungan Prakter Kerja Mahasiswa.
2. Persiapan fisik selama PKM penyusun senantiasa menjaga kesehatan
dengan sebaik-baiknya.
3. Mengetahui tata tertib dan ketentuan-ketentuan yang berlaku pada
Sekretariat Daerah Kab. Nias. Dengan adanya persiapan diatas maka
dalam pelaksanaan kerja, penyusun tidak terlalu mengalami kesulitan.

3.2 Gambar Kerja

3.2.1. Bagian Umum

Pembuatan Dokumen
Perencanaan Pelaksanaan
kegiatan Pada Bagian
Umum Setda Kab. Nias

19
 3.2.2. Bagian Hukum

Mengarsip surat di Mendistribusikan Mengagendakan surat

tempat dokumen Surat Kepada masuk dan keluar
Kasubbag sesuai
disposisi kepala
bagian

3.2.3. Bagian Kesejahteraaan Rakyat Setda Kab. Nias

Menginput Data Mengarsip dokumen Mengagendakan surat

3.2.4. Bagian admininistrasi Pembangunan

Membandingkan harga survei dgn

Mengagendakan Surat Masuk dan Surat
usulan perangkat daerah untuk
penyusunan SBU Keluar

20
 3.2.5. Bagian Organisasi

Mengetik Surat Mengagendakan Menyusun Susunan Pajak

Surat Masuk dan di beberapa kegiatan
Surat Keluar

3.3 Proses Kerja

Dalam melaksanakan kegiatan, pertama diberi pengarahan dan
bimbingan oleh Pembimbing tentang tahapan kerja, lingkungan kerja dan
penempatan kerja dalam kegiatan di tempat yang telah diberikan Tugas, kami
diberikan arahan tentang pekerjaan yang harus dilakukan sesuai dengan SUB
bagian yang ditempati.

3.4 Temuan-Temuan Baru Dan Masalah Yang Dihadapi

a. Masalah Yang dihadapi
1. dalam Penyusunan laporan kami terkendala dalam menggali informasi
Karena Akhir tahun Pegawai sibuk dalam mempersiapkan pekerjaan
mereka masing-Masing.
2. kesulitan memahami buku pedoman penulisan tugas akhir.
3. Kesulitan dalam Pembuatan Judul Laporan.
b. Temuan-Temuan Baru
Setelah kami amati dalam pelaksanaan Praktek Kerja Mahasiswa

(PKM) pada Sekretariat Daerah Kabupaten Nias, salah satunya pada bagian

umum yang mengurusi segala hal mengenai kepegawaian, arsip dinas dan

persuratan. Dalam pengarsipan baik surat masuk maupun surat keluar pada

21
Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk dan surat keluar

belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual, yaitu masih

dicatat dalam bentuk sebuah buku (buku agenda). Hal ini mengakibatkan

surat, baik yang masuk maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis

dan sering terlambat di proses.

Begitu pentingnya peran pengarsipan dalam menangani surat masuk

dan surat keluar tersebut dan makin berkembangnya teknologi komputer,

maka kami mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lama

dengan sistem pengarsipan yang lebih dinamis dan lebih cepat dalam

pemrosesannya yaitu dengan menggunakan sistem komputer, yang

diharapkan dapat lebih mempermudah dalam pengolahan data dan

mendapatkan informasi yang cepat sehingga kerja lebih efisien. Berdasarkan

hasil analisis tersebut, maka penulis mencoba menyarankan kepada Bagian

Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Nias untuk menerapkan sistem

pengarsipan dengan bantuan aplikasi Visual Basic 6 dan MySQL.

22
 BAB IV
PENUTUP
1.1. Kesimpulan
Selama melaksanakan Praktek Kerja Mahasiswa (PKM) pada Sekretariat
Daerah Kabupaten Nias dari tanggal 13 September 2021 sampai dengan 18
Desember 2021, Penulis banyak menemui hal – hal baru seperti penulis belajar
bagaimana urut-urutan atau proses pembuatan dan pengelolaan arsip-arsip di
Sekretariat Daerah Kabupaten Nias. Yang bertanggung jawab atas segala
kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip gaji dan surat perjalanan dinas, dan
proses persuratan yang ada di Sekretariat Daerah Kabupaten Nias mulai dari
proses surat masuk maupun proses surat keluar.
Berdasarkan analisa dan evaluasi kami pada saat melakukan Praktek Kerja
Mahasiswa (PKM) pada Sekretariat Daerah Kabupaten Nias kami dapat menarik
kesimpulan terhadap Sistem Cara Kearsipan yang ada Sekertariat Kabupaten Nias
berikut :
- Pengolahan Data Kearsipan, baik surat masuk maupun surat keluar pada
Setiap Bagian di Sekertariat Kab. Nias disini dalam pemprosesan surat
masuk dan surat ada yang sebagian menggunakan komputerisasi dan ada
juga yang masih secara manual, yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah
buku agenda.
- Apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus mencari secara
manual di buku agenda. Hal ini mengakibatkan surat, baik yang masuk
maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering terlambat
di proses.

1.2. Saran
Setelah penulis menganalis, mengevaluasi dan menarik kesimpulan dari apa

yang kami dapatkan ketika Praktek Kerja Mahasiswa (PKM) pada Sekretariat

Daerah Kabupaten Nias, kami ingin memberikan saran-saran yang mungkin

nantinya akan berguna bagi semuanya yaitu :

23
 - Diharapkan Kepada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Nias

agar dapat meningkatkan sistem komputerisasi dan informasi dengan

memberikan fasilitas yang dapat menunjang kemajuan di kantor tersebut.

- Perlunya dibuat suatu sistem data base kearsipan dengan system

komputerisasi menggunakan Visual Basic 6.0 Dan MySQL agar lebih

efesien dalam sistem kinerja kearsipannya di Sekretariat Daerah

Kabupaten Nias.

Demikianlah beberapa saran yang penulis buat. Semoga Laporan Praktek

Kerja Mahasiswa (PKM) ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sebelum dan

sesudahnya kami ucapkan terima kasih.

24
 DAFTAR PUSTAKA

Badri, Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran:Jakarta

Jogiyanto, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Edisi III, Penerbit Andi,
Yogyakarta.
Sutabri Tata, 2012. Analisis Sistem Informasi, Edisi Pertama, Penerbit Andi,
Yogyakarta.

25