STANDARD PROSEDURE OPERASI

PATRA JASA
Penggantian : Baru 2022 Hal 1 dari 2
Nomor : 003/A&G/Accounting/ Patra Jasa
Subyek : Prosedur Room Deposit
Section/Department : FO, Income Audit - ACCT
Dipersiapkan oleh : Sr. Vice President Operational Disetujui Oleh : Direktur Utama

TUJUAN :

Untuk menghindarkan kerugian hotel akibat terjadinya SKIPPER atau tamu check out tanpa
menyelesaikan beban biaya yang harus dibayarkan.

PERATURAN :

 Setiap tamu yang menginap di Grand Lagoi Hotel By Wilson harus mempunyai jaminan untuk
menyelesaikan semua biaya yang ditimbulkan baik secara tunai, credit card, voucher,
Guarantee Letter dan jaminan pembayaran lainnya.
 Permintaan jaminan pembayaran atau bisa disebut dengan Deposit baik tunai maupun credit
card haruslah mengikuti prosedur yang baik dan benar sesuai peraturan dan prosedur
perbankan yang berlaku untuk menghindarkan dari kerugian dimasa mendatang.
 Permintaan deposit atau jaminan pembayaran lainnya dimintakan SEBELUM tamu tersebut
memasuki kamar (check in) dan dapat dilakukan lagi selama tamu tersebut menginap apabila
terjadi perpanjangan masa tinggal atau deposit / jaminan pembayaran terdahulu sudah habis.

PROSEDUR :

1. Setiap tamu yang akan check in dan akan membayar tunai HARUS dimintai deposit sebesar harga
kamar ditambah Rp. 300.000 perhari dan berlaku kelipatan selama masa tinggal tamu tersebut
(contoh : apabila 2 hari maka jumlah deposit yang harus dimintakan adalah 2 X jumlah yang telah
diatur tersebut diatas).
2. Perkecualian akan diberlakukan apabila ada pihak lain yang melakukan jaminan pembayaran tamu
tersebut berdasarkan memo yang telah ditanda tangani oleh yang berwewenang (group, VIP Guest,
dll).
3. Deposit yang diterima dari tamu harus diposting ke dalam system Fidelio pada hari yang sama dan
TIDAK BOLEH ditunda.
4. Apabila ditemukan deposit tamu diposting lewat tanggal saat deposit diterima, maka dianggap
pelanggaran atau penggelapan dan atas pelanggaran ini akan dikenakan sanksi sesuai dengan
peraturan perusahaan yang berlaku.
5. Deposit Receipt akan dikeluarkan dari system secara otomatis dan bernomor urut.
6. Deposit Receipt wajib dicetak sebelum tamu check in dan harus ditanda tangani oleh tamu dan
Petugas Front Liners yang bertugas pada saat itu dengan mempergunakan pulpen dengan warna
biru. Agar dapat dibuktikan bahwa itu bukanlah hasil foto copy.
7. FO Manager atau FO Supervisor harus memantau guest ledger setiap hari untuk mengawasi dan
memastikan bahwa tidak ada tamu yang jumlah transaksinya melebihi jumlah deposit atau jaminan
pembayaran lainnya (Credit Card).

49
8. Apabila ada tamu yang jumlah transaksinya telah melebihi jumlah deposit atau jaminan pembayaran
lainnya maka perlu dimintakan tambahan deposit atau jaminan pembayaran lainnya sesuai dengan
jenis pembayaran tamu tersebut masing – masing dan hal ini TIDAK BOLEH ditunda.
9. Untuk tambahan deposit, akan diposting kedalam guest folio yang bersangkutan dan wajib diprint
sebanyak 2 rangkap dan harus di stempel Patra Jasa.

50