Tugas 6 Sistem informasi akuntansi

Nama : Anis Boedi Wijaya

Npm : 2022210012

Kelas : D3 Akuntansi

7.2
Jelaskan bagaimana prinsip-prinsip pemisahan tugas dilanggar pada masing-masing situasi
berikut! Selain itu, berikan saran, yaitu satu prosedur atau lebih untuk menurunkan risiko dan
paparan yang ditekankan dalam setiap contoh!

Jawab :
a. Prinsip pemisahan tugas dilanggar karena kasir penggajian tidak hanya bertanggung jawab
untuk mencatat jam kerja, tetapi juga menyiapkan slip pembayaran dan menguangkan cek.

 (Prosedur Wewenang)
Saran untuk menurunkan risiko dan paparan dalam situasi ini adalah dengan
memisahkan tugas-tugas tersebut dan memberikan tugas yang berbeda kepada orang yang
berbeda untuk mencatat, menyiapkan slip pembayaran, dan menguangkan cek.

b. Prinsip pemisahan tugas dilanggar karena kasir mencairkan cek yang seharusnya disisihkan
oleh orang lain, seperti bendahara atau akuntan.

 (Karyawan Cakap)
Saran untuk menurunkan risiko dan paparan dalam situasi ini adalah dengan
memperkuat kontrol internal, seperti memerlukan persetujuan dari lebih dari satu orang
sebelum cek diuangkan.

c. Prinsip pemisahan tugas dilanggar karena kasir menyiapkan faktur fiktif dan menuliskan cek
pembayaran ke faktur tersebut.

 (Adanya Pembagian Tugas)

Saran untuk menurunkan risiko dan paparan dalam situasi ini adalah dengan
memisahkan tugas-tugas tersebut dan memberikan tugas yang berbeda kepada orang yang
berbeda untuk membuat faktur, menyetujui pembayaran, dan menguangkan cek.
d. Prinsip pemisahan tugas dilanggar karena pegawai departemen finishing tidak seharusnya
memiliki akses ke gudang dan tidak berwenang untuk mencatat barang yang dibawa keluar dari
gudang.

 (Prosedur Wewenang)
Saran untuk menurunkan risiko dan paparan dalam situasi ini adalah dengan
memperketat kontrol akses ke gudang dan memisahkan tugas-tugas mencatat barang dan
mengeluarkan barang ke orang yang berbeda.

e. Prinsip pemisahan tugas dilanggar karena kasir menguangkan cek dan mem-posting tanda
terima ke akun pelanggan, sementara sebenarnya tidak ada pembayaran yang dilakukan oleh
pelanggan.

 (Prosedur Wewenang)
Saran untuk menurunkan risiko dan paparan dalam situasi ini adalah dengan
memperkuat kontrol internal, seperti memerlukan persetujuan dari lebih dari satu orang
sebelum cek diuangkan dan memeriksa kembali catatan piutang yang tidak terbayar.

f. Prinsip pemisahan tugas dilanggar karena kasir tidak meletakkan pakaian retur ke dalam
keranjang retur, tetapi malah meletakkan pakaian di tempat yang tidak semestinya dan
membawanya pulang.

 (Prosedur Wewenang)
Saran untuk menurunkan risiko dan paparan dalam situasi ini adalah dengan
memperketat kontrol atas proses retur barang, seperti menetapkan prosedur yang jelas
dan memastikan bahwa kasir mengikuti prosedur tersebut.

g. Prinsip pemisahan tugas dilanggar karena petugas penerimaan mencatatkan pembungkus

pemutar MP3 yang tidak dipesan ke dalam pengiriman dan mengambil pembungkus tersebut
untuk dirinya sendiri.

 (Prosedur Wewenang)
Saran untuk menurunkan risiko dan paparan dalam situasi ini adalah dengan
memperkuat kontrol atas inventaris, seperti melakukan pemeriksaan berkala terhadap
jumlah barang yang dipesan dan yang diterima.

h. Prinsip pemisahan tugas dilanggar di sini karena adjuster klaim asuransi bertanggung jawab
untuk menandatangani cek untuk membayar faktur dan pada saat yang sama, dia juga
memutuskan validitas klaim. Ini memberikan kesempatan bagi para penyesuai untuk menipu
sistem dengan menciptakan bisnis palsu dan meminta pembayaran yang tidak sah.
  (Prosedur wewenang)
Saran untuk menurunkan risiko dan paparan dalam situasi ini adalah dengan memeriksa
keabsahan klaim yang lebih ketat dan mengatur batasan tanggung jawab
penandatanganan cek agar tidak terkonsentrasi pada satu orang.

i. Prinsip pemisahan tugas dilanggar di sini karena petugas bagian utang yang memiliki
kewenangan untuk memproses dan membayar faktur juga memiliki kepentingan pribadi dalam
faktur tersebut karena perusahaan yang diterima faktur adalah miliknya dan istrinya. Ini
memberikan peluang bagi petugas untuk menyalahgunakan kekuasaannya untuk membayar
faktur yang sebenarnya tidak sah atau dibuat untuk keuntungan pribadi.

 (Prosedur Wewenang)
Saran untuk menurunkan risiko dan paparan dalam situasi ini adalah dengan memeriksa
konflik kepentingan dan mengatur prosedur pemrosesan faktur yang independen dan
transparan.

J. Prinsip pemisahan tugas dilanggar di sini karena kasir yang bertanggung jawab untuk
menerima pembayaran dan menerbitkan kupon retur juga menciptakan kupon palsu untuk
menyembunyikan pencurian dari mesin kasirnya. Ini memberikan kesempatan bagi kasir untuk
menyalahgunakan sistem dan membuat kupon palsu yang dapat digunakan untuk mencuri uang
dari mesin kasir.

 (Adanya Pembagian Tugas)

Saran untuk menurunkan risiko dan paparan dalam situasi ini adalah dengan
mengimplementasikan pengawasan yang ketat pada mesin kasir dan memisahkan tugas
kasir antara menerima pembayaran dan menerbitkan kupon retur.

k. Prinsip pemisahan tugas dilanggar di sini karena agen pembelian memiliki kewenangan untuk
membeli barang dari vendor tertentu dan menerima kickback sebesar 10% dari jumlah faktur. Ini
memberikan peluang bagi agen pembelian untuk menyalahgunakan kekuasaannya dan memilih
vendor berdasarkan keuntungan pribadinya, bukan kualitas produk.

 (Karyawan Cakap)
Saran untuk menurunkan risiko dan paparan dalam situasi ini adalah dengan memeriksa
kualifikasi vendor secara independen dan memastikan bahwa keputusan pembelian
didasarkan pada kualitas produk dan harga yang kompetitif, bukan kickback yang
diterima oleh agen pembelian.
7.3
Para agen mengajukan sebuah formulir ganti rugi biaya lengkap ke manajer kantor cabangnya
pada akhir minggu. Manajer cabang meninjau laporan biaya untuk menentukan apakah biaya
yang diklaim dapat diganti rugi berdasarkan kebijakan ganti rugi biaya perusahaan dan
kewajaran jumlah. Pedoman kebijakan perusahaan menyatakan bahwa para agen
mendokumentasikan keseluruhan biaya yang dipertanyakan dan bahwa manajer cabang harus
menyetujui pengeluaran tunai sebesar $500.

Setelah biaya disetujui, manajer kantor cabang mengirimkan laporan biaya ke kantor pusat.
Akuntansi merekam transaksi dan pengganti rugi kas menyiapkan cek ganti rugi biaya.
Pengganti rugi kas mengirimkan cek ganti rugi biaya ke manajer cabang, yang
mendistribusikannya ke para agen.

Untuk mendapatkan uang muka atas biaya yang diantisipasi, para agen harus melengkapi sebuah
formulir Cash Advance Approval. Manajer cabang meninjau dan menyetujui formulir Cash
Advance Approval serta mengirimkan sebuah salinan akuntansi dan lainnya ke agen. Agen
memasukkan salinan formulir Cash Advance Approval ke kasir kantor cabang untuk
mendapatkan uang muka.

Pada akhir bulan, audit internal kantor pusat merekonsiliasi ganti rugi biaya. la menambahkan
jumlah uang total pada laporan biaya dari tiap cabang, mengurangi jumlah uang pada setiap
formulir Cash Advance Approval cabang, dan membandingkan jumlah bersih dari jumlah cek
ganti rugi biaya yang diterbitkan ke agen. Audit internal menginvestigasi setiap perbedaan.

DIMINTA

Identifikasikan kekuatan dan kelemahan pengendalian internal dalam proses ganti rugi biaya
dalam Excel! Carilah kekuatan dan kelemahan otorisasi, pencatatan, pengamanan, dan
rekonsiliasi! (Diadaptasi dari Ujian CMA)
Jawab :
Proses ganti rugi biaya dalam perusahaan memiliki beberapa kekuatan dan kelemahan dalam
pengendalian internal. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut tentang kekuatan dan kelemahan
dalam otorisasi, pencatatan, pengamanan, dan rekonsiliasi.

Otorisasi
Kekuatan:

 Para agen harus mengajukan formulir ganti rugi biaya kepada manajer kantor cabangnya,
sehingga ada otorisasi atas pengeluaran tersebut.

 Manajer cabang harus meninjau laporan biaya dan menyetujui pengeluaran tunai sebesar
$500, sehingga ada otorisasi tambahan.

 Para agen harus melengkapi formulir Cash Advance Approval yang harus disetujui oleh
manajer cabang sebelum mereka dapat menerima uang muka.

Kelemahan:

 Tidak ada otorisasi tambahan pada tingkat kantor pusat, sehingga ada risiko pengeluaran
yang tidak sah.

Pencatatan
Kekuatan:

 Para agen harus mendokumentasikan keseluruhan biaya yang dipertanyakan.

 Manajer cabang harus meninjau dan menyetujui laporan biaya sebelum diirimkan ke
kantor pusat untuk dicatat.

 Pengganti rugi kas harus menyiapkan cek ganti rugi biaya dan mencatatnya.

Kelemahan:

 Tidak ada sistem pencatatan yang otomatis sehingga terdapat risiko kesalahan pencatatan
manual.
 Pengamanan
Kekuatan:

 Para agen harus melengkapi formulir Cash Advance Approval dan salinan harus
disimpan oleh kantor cabang.

 Pengganti rugi kas harus mengirimkan cek ganti rugi biaya ke manajer cabang yang harus
mendistribusikannya ke para agen.

Kelemahan:

 Tidak ada pengamanan tambahan pada tingkat kantor pusat sehingga ada risiko
kehilangan atau pengubahan data.

Rekonsiliasi
Kekuatan:

 Audit internal kantor pusat merekonsiliasi ganti rugi biaya setiap bulan untuk
memastikan keakuratan dan kewajaran jumlah.

 Audit internal melakukan investigasi setiap perbedaan yang ditemukan.

Kelemahan:

 Tidak ada proses rekonsiliasi pada tingkat kantor cabang, sehingga risiko kehilangan atau
pengubahan data tidak dapat terdeteksi.

 Dalam keseluruhan, proses ganti rugi biaya memiliki beberapa kekuatan dan kelemahan
dalam pengendalian internal. Meskipun ada beberapa proses otorisasi, pencatatan,
pengamanan, dan rekonsiliasi, masih ada risiko kesalahan dan kehilangan data, terutama
pada tingkat kantor pusat. Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan untuk
meningkatkan sistem pengendalian internal mereka dengan mengimplementasikan proses
otomatisasi dan pengamanan tambahan.
7.4
Seorang klien kantor Anda, Gardner Company, datang menemui Anda dengan masalah berikut
ini. Ia memiliki tiga pegawai administrasi fungsi berikut: yang harus menjalankan

a. Mengurus buku besar umum.

b. Mengurus buku besar utang.

c. Mengurus buku besar piutang.

d. Menyiapkan cek untuk tanda tangan.

e. Mengurus jurnal pengeluaran kas.

f. Menerbitkan kredit pada retur dan potongan harga.

g. Merekonsiliasi rekening bank.

h. Menangani dan menyetor penerimaan kas.

Asumsikan kemampuan yang setara antara ketiga pegawai, perusahaan meminta Anda untuk
menugaskan kepada mereka dengan delapan fungsi tersebut guna memaksimalkan pengendalian
internal. Asumsikan bahwa para pegawai tersebut tidak akan menjalankan fungsi akuntansi lain
selain yang ada dalam daftar.

DIMINTA

a. Buatlah daftar empat pasang kemungkinan hal yang tidak memuaskan dari fungsi- fungsi
tersebut!

b. Nyatakan bagaimana Anda akan mendistribusikan fungsi-fungsi tersebut kepada ketiga

pegawai tersebut! Asumsikan bahwa dengan pengecualian atas jumlah pekerjaan dari rekonsiliasi
bank dan penerbitan kredit untuk retur serta potongan, semua fungsi memerlukan jumlah waktu
yang sama. (Diadaptasi dari Ujian CPA)
Jawab :
a. Berikut adalah empat pasang kemungkinan hal yang tidak memuaskan dari fungsi-
fungsi yang diberikan:

1. Seorang pegawai yang bertanggung jawab untuk mengurus buku besar piutang dan buku
besar utang juga bertanggung jawab untuk menangani dan menyetor penerimaan kas. Ini
bisa menjadi tidak memuaskan karena hal tersebut mengakibatkan peluang penipuan
yang lebih besar, di mana pegawai dapat menyembunyikan transaksi yang seharusnya
dilaporkan.

2. Seorang pegawai yang bertanggung jawab untuk mengurus buku besar umum dan jurnal
pengeluaran kas juga bertanggung jawab untuk menyiapkan cek untuk tanda tangan. Ini
bisa menjadi tidak memuaskan karena hal tersebut meningkatkan risiko kesalahan atau
kecurangan dalam menyiapkan dan mencatat transaksi keuangan.

3. Seorang pegawai yang bertanggung jawab untuk menerbitkan kredit pada retur dan
potongan harga juga bertanggung jawab untuk mengurus buku besar piutang. Ini bisa
menjadi tidak memuaskan karena hal tersebut mengakibatkan peluang penipuan yang
lebih besar, di mana pegawai dapat membuat kredit palsu atau memperpanjang kredit
pada pelanggan yang seharusnya sudah tidak berhutang.

4. Seorang pegawai yang bertanggung jawab untuk mengurus buku besar utang juga
bertanggung jawab untuk merekonsiliasi rekening bank. Ini bisa menjadi tidak
memuaskan karena hal tersebut mengakibatkan peluang kesalahan atau kecurangan
dalam merekonsiliasi rekening bank yang dapat menyebabkan ketidakcocokan antara
catatan internal dengan catatan bank.

b. Berikut adalah cara yang direkomendasikan untuk mendistribusikan fungsi-fungsi

tersebut kepada ketiga pegawai:

 Pegawai 1: Mengurus buku besar umum, jurnal pengeluaran kas, dan menyiapkan cek
untuk tanda tangan.

 Pegawai 2: Mengurus buku besar piutang dan buku besar utang.

 Pegawai 3: Menerbitkan kredit pada retur dan potongan harga, merekonsiliasi rekening
bank, dan menangani dan menyetor penerimaan kas.

Dengan membagi tugas-tugas ini, perusahaan dapat meminimalkan peluang kesalahan atau
kecurangan dalam proses akuntansi dan meningkatkan pengendalian internal. Namun, penting
untuk memastikan bahwa setiap pegawai memahami tugas dan tanggung jawab mereka dengan
jelas, dan bahwa tidak ada konflik kepentingan atau kesempatan untuk melakukan kecurangan