HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Ini Disampaikan Untuk Memenuhi Persyaratan

Penyelesaian Praktek Kerja Lapangan SMK MUHAMMAD YUNUS
PUJUD
Tahun Pelajaran :2016/ 2017

Oleh:

NAMA : ABDUL RONI

NIS : 671
KELAS : XI (Sebelas)
PROGRAM KEAHLIAN : Administrasi Perkantoran

Disahkan Dan Disetujui Oleh:

PT. Asrindo Citraseni Satria

MUHAMMAD RIDWAN
HES Manager

Pembimbing I pembimbing II

Rike Mulyani Noviarni

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 1

 HALAMAN PENGESAHAN
Laporan Ini Disampaikan Untuk Memenuhi Persyaratan
Penyelesaian Praktek Kerja Lapangan SMK MUHAMMAD YUNUS
PUJUD
Tahun Pelajaran : 2016/ 2017

Oleh:

NAMA : ABDUL RONI

NIS : 671
KELAS : XI (Sebelas)
PROGRAM KEAHLIAN : Administrasi Pekantoran

Disahkan Dan Disetujui Oleh:

Kepala Sekolah
SMK MUHAMMAD YUNUS

Drs. Ruslan Palal

Pembimbing Kerja Praktek Ketua Jurusan

Mustafa A.Md Surya Astuti, A.Md

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 2

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 3
SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 4
 DI
PT. ASRINDO CITRASENI SATRIA

D
I
S
U
S
U
N
OLEH :
ABDUL RONI

PEMBIMBING SEKOLAH
MUSTAFA, A.Md

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 5

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 6
 KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa Allah SWT yang
telah melimpahkan rahmat, taufik serta hidayah-Nya sehingga saya dapat
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan serta dapat menyelesaikan laporan tepat
waktu dan tanpa adanya halangan yang berarti.

Laporan Kerja Prakek Lapangan ini disusun berdasarkan apa yang telah kami
lakukan pada saat dilapangan yakni pada “Tempat Praktek Lapangan” yang
beralamat di Jl. Raya Duri Kecamatan Mandau Kabupaten Bengkalis Provinsi
Riau dimulai dari tanggal 9 Januari sampai dengan 9 April 2016

Kerja praktek lapangan ini merupakan salah satu syarat wajib yang harus
ditempuh dalam Program Studi Adminitrasi Perkantoran Selain untuk menuntas
program studi yang saya tempuh kerja praktek ini ternyata banyak memberikan
manfaat kepada saya baik dari segi akademik maupun untuk pengalaman yang
tidak dapat saya temukan di sekolah.

Dalam penyusunan laporan hasil kerja praktek lapangan ini penulis banyak
mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, oleh sebab itu saya ingin
mengungkapkan rasa terima kasih kepada :

1. Orang tua yang saya cintai yang selalu menyemangatin saya dan
membantu kebutuhan selama saya PKL dan karna mereka saya mampu
menyelesaikan PKL ini.
2. Bapak Drs.Ruslan selaku kepala sekolah yang telah membantu
pelaksanaan magang.
3. Bapak Mustafa A.Md yang telah mengurus pelaksanan magang kami.
4. Ibuk Surya Astuti A.Md selaku Ketua Jurusan yang mendidik kami dan
emberikan ilimu – ilmu pelajaran tentang Adminitrasi Perkantoran.
5. Bapak/Ibu selaku pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan
masukan kepada saya dalam melaksanakan kerja praktek.

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 7

 6. Bapak/Ibu selaku pimpinan/kepala PT. Asrindo Citraseni Satria yang juga
telah banyak memberikan bimbingan baik secara langsung maupun tidak
langsung sehingga dapat pelaksanaan peraktek kerja lapangan dapat
terlaksana dengan baik dan lancar.
7. Tak lupa pula saya ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-
pihak terkait lainnya yang telah banyak membantu baik itu untuk
Pelaksanaan Kerja Praktek maupun dalam Penyelesaian Laporan Kerja
Praktek ini.

Saya sangat mengharapkan keritik dan saran bila dalam laporan saya
ada kesalahan – kesalahan yang tidak saya ketahui dan kekurangan –
kekurangan dalam penulisan.

Semoga laporan kerja praktek lapangan ini dapat memberikan banyak

manfaat bagi kita semua.

Duri, 05 DESEMBER 2016

ABDUL RONI

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 8

 DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang PKL..........................................................................

1.2 Maksud dan Tujuan PKL...................................................................

1.2.1 Maksud PKL..........................................................................

1.2.2 Tujuan PKL...........................................................................

1.3 Waktu Dan Tempat............................................................................

BAB 2 SEJARAH PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Berdiri nya PT. Asrindo Citraseni Satria.............................

2.2 Pengertian HES................................................................................

2.3 Ruang Lingkup PKL di Perusahaann .............................................

2.4 Pembahasan.....................................................................................

BAB 3 PENUTUP

3.1 Kesimpulan.......................................................................................

3.2 Saran.................................................................................................

BAB 1

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 9

 PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG PKL

PKL adalah salah satu kegiatan di mana para siswa memperaktek kan apa
yang telah di pelajari nya di sekolah dan memperaktekkan kan nya di dunia kerja
atau di lapangan kerja. PKL tentunya berbeda - beda sesuai dengan keahlian/
jurusan masing – masing.

Kegiatan peraktek kerja merupakan kurikulum pendidikan sekolah

menengah kejuruan yang mendukung kegiatan peraktek ngajar mengajar siswa
melalui kegiatan peraktek kerja sesuai dengan kopetensi keahlian masing –
masing. Disamping dunia usaha, Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) Dapat
memberikan keuntungan pada pelaksanaan itu sendiri yaitu sekolah, karena
keahlian yang tidak diajarkan di sekolahan bisa didapat didunia usaha, sehingga
dengan adanya Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) dapat meningkatkan mutu dan
relevensi Pendidikan Menengah Atas yang dapat diarahkan untuk
mengembangkan suatu sistem yang mantap antara dunia pendidikan dan dunia
usaha

keahlian kerja sebagai bekal untuk bekerja secara profesional. Keahlian

profesional hanya dapat di kuasai melalu cara mengerjakan langsung pekerjaan
pada bidang profesi dunia lapangan kerja secara langsung dan terarah untuk
mencapai tingkat keahlian tertentu.

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 10

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN PKL (Peraktek Kerja Lapangan )

1.2.1. Maksud PKL

Maksud dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) yang

diwujudkan dalam kerja disuatu perusahaan. Selain sebagai salah satu syarat tugas
akhir Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) juga
sebagai kegiatan Siswa untuk mencari pengalaman kerja sebelum memasuki dunia
kerja yang sesungguh nya.Yang tercermin dalam Pendidikan Nasional yang
berdasarkan Pancasila yang bertujuan meningkatkan kecerdasan, kreativitas, dan
ketrampilan agar dapat menumbuhkan manusia yang dapat membangun dirinya
sendiri serta bertanggung jawab atas Pembangunan Bangsa dan Negara dalam
pencapaian perekonomian dan meningkatkan dan kehidupan yang makmur.

Karena pertumbuhan perekonomian yang meningkat, didukung pula oleh

tumbuh nya persaingan dibidang industri dan teknologi yang memaksa kita untuk
ikut terjun kedalam dunia industri, bisnis, dan perdagangan .

1.2.2. Tujuan PKL

 Mengenalkan Siswa Dengan Dunia Industri.

 Membantu Siswa Untuk Mendapat Peluang Kerja Yg Lebih Baik.
 Melatih keterampilan yang dimiliki siswa/i sehingga dapat bekerja dengan
baik.
 Melahirkan sikap bertanggung jawab, disiplin, sikap mental, etika yang
baik serta dapat bersosialisasi dengan lingkungan sekitar.
 Mendorong siswa agar mampu mengembangkan atau mengemukakan
pikiran dan pendapatnya serta mampu menuangkannya dalam bentuk
tulisan yang sistematis, logis, dan dengan menggunakan bahasa Indonesia
yang baik dan benar.
 Meningkatkan kreativitas Siswa dalam penulisan yang bersikap objektif
dan ilmiah.
 Sebagai pertanggung jawaban siswa yang telah melaksanakan Tugas
Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) yang berkaitan dengan program
keahliannya masing- masing

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 11

  Sebagai salah satu bukti bahwa siswa yang bersangkutan telah melakukan
(PKL) dengan baik. Siswa Dapat Mengetahui Apa Yang Ada Didalam
Perusahaan.

1.3 Waktu dan Tempat

Di PT. ASRINDO CITRASENI SATRIA Jln. Raya Duri KM. 8 Kecamatan
Mandau Kabupaten Bengkalis Provinsi Riau.

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 12

 BAB 11
SEJARAH PERUSAHAAN

2.1 Sejarah umum perusahaan

PT. Asrindo Citraseni Satria atau dikenal sebagai ACS memulai

perjalanan sejak didirikan pada Desember 1990 dengan proyek pertama di
jasa.Transportasi Darat dengan menyediakan kendaraan ringan dan
penyewaan alat berat. Dari sana, langkah demi langkah dan dengan tekad
yang tinggi untuk mencari peluang dan memperluas unit bisnis perusahaan
kami untuk Oil & Gas Industri dan Sektor Publik.
Tahun 1997, kami menyediakan berbagai layanan kontrak untuk
pengeboran dan transportasi bahan untuk semua PT. wilayah Chevron Pacific
Indonesia di Provinsi Riau. Berbagai model transportasi yang digunakan untuk
berbagai tujuan seperti, rig bergerak, penanganan material pengeboran,
penanganan limbah, dan transportasi karyawan.
Karena manajemen transisi dari Blok CPP, dari PT. Indonesia untuk Joint
Operation Body (JOB) PT.Caltex Paci Bumi Siak Pusako - Pertamina Hulu
pada tahun 2002, ACS telah menangani berbagai proyek penyediaan dan
penyewaan alat berat, ringan transportasi kendaraan, material, baik konstruksi
situs dan ketentuan-ketentuan ketenagakerjaan.
Untuk bangunan konstruksi dan jalan sejak tahun 2003 ACS sudah Bangunan,
Toko,melaksanakan banyak proyek seperti Rumah Sakit dan Of Residential
dan jalan raya. Bab lain ditambahkan pada tahun 2007, dimulai dengan
mengoperasikan dua rig (2) workover di PT. Chevron Pacific Indonesia Duri
Area, dan saat ini ACS memiliki (15) Lima belas unit Rig lengkap untuk
pengeboran dan Bekerja lebih operasi sesuai kebutuhan klien.
PT. Asrindo Citraseni Satria adalah sebuah perusahaan yang berdiri sejak
tahun 1990 dan telah berpengalaman bekerja sama dengan Pemerintahan dan
berbagai perusahaan yang terutama bergerak di bidang Pertambangan Minyak
dan Gas Bumi. Visi K3 dan Mutu PT.ACS sebagaimana dinyatakan dalam
Kebijakan K3 dan Mutu adalah untuk menjadi penyedia jasa penyediaan

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 13

 peralatan dan kendaraan terbaik. dengan memenuhi seluruh persyaratan dan
harapan pelanggan dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

 Profil Perusahaan
PT. Asrindo Citraseni Satria bertekad untuk senantiasa memantau
pencapaian keselamatan dan kesehatan kerja di perusahan sebagai bagian dari
usaha untuk melakukan perbaikan yang berkesinambungan termasuk didalam
melaksanakan pelatihan-pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan operasional.
Hal ini sejalan dengan kesadaran untuk berusaha mematuhi peraturan dan
persyaratan K3 yang terkait dengan bidang usaha.

1. Bidang Usaha :
a. Pengeboran dan Kerja Ulang Sumur ( Drilling and Workover).
b. Jasa Transportasi Alat berat untuk Operasi Rig
c. Pengadaan/Penyewaan Alat Transportasi Darat dan Alat
Transportasi Laut
d. Pengadaan/Penyewaan Peralatan Konstruksi dan jasa Konstruksi
e. Jasa Perawatan Fasilitas Produks.

2. Pelanggan Utama
a. PT. Chevron Pacific Indonesia.
b. BOB ( Badan Operasi Bersama ) PT Pertamina Hulu dan PT Bumi
Siak Pusako.

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 14

  Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan
Adapun visi, misi,dan tujuan dari PT.Asrindo Citraseni Satria adalah
sebagai berikut:
1. Visi PT. Asrindo Citraseni Satria
Menjadi perusahaan jasa yang berkualitas, profesional, prioritas dalam
keselamatan dan kesehatan bagi seluruh karyawan serta keluarga, dan selalu
melindungi lingkungan.
2. Misi PT. Asrindo Citraseni Satria
a) Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dan Kesehatan Kerja dan
Manajemen Sistem Keamanan.
b) Menetapkan karyawan yang terampil dan profesional.
c) Menggunakan alat dan peralatan sesuai dengan Nasional dan
Standar Internasional.

3. Tujuan PT. Asrindo Citraseni Satria

Mematuhi undang-undang, peraturan dan persyaratan yang
berlaku.

2.2 Pengertian HES

Hes adalah singkatan dari health environment safety. Hes merupakan

salah satu manjement di sebuah perushaan. Hes di pimpin oleh seorang
manager Hesyang bertugas untuk merencanakan, melaksanakan dan
mengendalikan program Hesdi sesuaikan tingkat resiko dari masing – masing
pekerjaan. Hes di struktur kan secara sistematis sebagai sebuah sistem
manajemen sebuah perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan. Sasaran
dan visi nya dalam aspek keselamatan dan kesehatan kerja serta lingkungan.

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 15

2.3 RUANG LINGKUP DIPERUSAHAAN

URAIAN KEGIATAN

Minggu ke 1 hari
pertama magang
Hari / Tanggal Jenis Kegiatan Rincian Kegiatan
Senin 03 Oktober 2016 Perkenalan Perkenalan Diri

Selasa 04 Oktober 2016 Arsip Mengeluarkan lembaran Dan

menyusun kembali lembaran-
lembaran sesuai rig yang di tetapkan
Rabu 05 Oktober 2016 Input Menginput data karyawan,dan
mengambil kertas ke logistik
Kamis 06 Oktober 2016 Scane Menyeken data karyawan
Jumat 07 Oktober 2016 Scane Menyeken data karyawan
Sabtu 08 Oktober 2016 - Tidak Masuk Kerja Karena Izin
Minggu ke 2
Senin 10 Oktober 2016 Scane Menyeken Dokum Perusahaan.
Foto Copy Foto copy lembaran-lembaran
perusahaan
Selasa 11Oktober 2016 Scane Menyeken dokumen

2.3 PENJELASAN

A. Pengertian Arsip
Arsip mengandung berbagai pengertian ini di pengaruhi oleh :

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 16

 1. Segi peninjauan
2. Sudut pandang
3. Pembatasan ruang lingkup

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Belanda “archief”, dalam

bahasa Inggris “archive”, dalam bahasa Yunani “arche” atau yang artinya
permulaan. Kemudian “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang
berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi “archeon”
yang berarti gedung pemerintahan (catatan-catatan, bahan-bahan tertulis,
piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar,
dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam bahasa Inggris arsip juga sering
dinyatakan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat,
map, ordner, kotak, almari cabinet, dan sebagai nya).

Adapun pengertian arsip yang dibagi 2, yaitu :

1. Secara umum

adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam
keadan tunggal, berkelompok atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari
usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaran kehidupan umumnya.

2. Secara khusus

adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan

suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau
yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan
organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Sedangkan menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah Naskah-

naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerataan.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 17

 perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

a. Tujuan Pengarsipan

Adapun di bawah ini adalah tujuan dari pengarsipan, yaitu:

 Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai

keterangan.
 Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-
hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
 Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-
undangan.
 Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.
 Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain.

b. Macam-Macam Peralatan Kearsipan

1. Filling cabinet

Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci,
antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat
menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri
tegak lurus (vertikal) berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan
arsip atau berkas yang masi bersifat aktif.

2. Rotary Filling (alat penyimpanan berputar).

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 18

 Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip
dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga
dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan
tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip
disimpan pada alat ini secara lateral.

3. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai

bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai
dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau
menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri
menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner
atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu arsip
dimasukan ke map.

4. Rak Arsip

Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang
disusun secara laletral (leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih
dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip
ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip,
yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya.
Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu.

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 19

 5. Map arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk
menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50
lembar. Berikut ini ada bebeapa macamm-macam jenis map :

 Stopmap folio

yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak
jatuh.

 Map Snelhecter

yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan
penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga
bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu
harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

 Folder

yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa
liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka
map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasuk kan

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 20

 kedalam kotak secara vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol
pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam
folder tersebut.

 Hanging folder

yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini

dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga
mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada
didalamnya.

6. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang

didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner
terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika
diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat
kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

7. Guide

yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai

penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.Guide terdiri dari
2 bagian, yaitu sebagai berikut :

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 21

 1. Tab guide yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode,
tanda-tanda atau indeks (pengelompokan) arsip.
2. Badan guide fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya

Guide diletakan didepan folder jika penyimpanannya menggunakan filling

cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner
atau map snelhecter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk

arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio
atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan,
tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil.

Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut :

 Guide pertama
 Guide kedua
 Guide ketiga

8. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan
komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples.
Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.

Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya

lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 22

 memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak
nama tidak resmi yang bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti
jekrekan jepretan dan cekrekan.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

 Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel
max 10 lembar kertas
 Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu
mebandeln10-20 lembar kertas
 Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel
lebih dari 20 lembar kertas

9. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di

gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator
membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara
menggunakan perforator adalah sebagai berikut :

 Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar

paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi
kertas diratakan.
 Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas
menyentuh batas tepi perporator
 Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas
berlubang.

10. Numerator

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 23

 Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai
berikut:

1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri

dari 4-6 digit.
2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan
terdiri lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen

mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara
otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus
disimpan ditemoat tertutup dan kering.

Adapun cara kerja numerator adalah sbb:

 Beri tinta pada bantalan huruf numerator

 Atur nomor awal
 Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11. Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang

bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di
dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini
akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet kesamping).

12. Alat sortir

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 24

 Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang
diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing.
Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak,
kotak bertingkat dan sebagainya.

13. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/
folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label
terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada
bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin
menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

17. Alat penyimpanan khusus

Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan

arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD),
kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena
sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada
flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat
terbuat dari logam dan plastik.

Alat-alat tersebut dangat memunkinkan untuk mnegalami perkembangan, baik

dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti
perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang.

Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan

1. Kartu indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat
yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu
indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 25

 Kartu indeks mencatat tentang :

 Judul/ caption
 Nomor surat
 Hal surat
 Tanggal surat
 Kode surat
 Kode kartu indeks

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan

sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak
digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad.
Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila
petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan
dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/
perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama
orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/

subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks.
Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus
mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas
mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi
jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat ditempat
penyimpanan, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk
mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip
tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda,
yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex
dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis).

2. Kartu tunjuk silang

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 26

 Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan
arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang.
Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan
yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip
yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat
dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip
tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang.
Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban
kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang
yang berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan.

Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk silanya
antara lain sebagai berikut:

Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

3. Lembar pinjam arsip

Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang

digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari
lembar pinjam arsip antara lain sebagai berikut :

1. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu
pengembalian arsip yang dipinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak
dikembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut :

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 27

 1. Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang
dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
2. Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman.
3. Lembar ke 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file
sebagai bahan ingatan.

4. Map pengganti (out folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang
berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out
folder)dan menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam.

5. Buku Arsip

Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan

arsip.

B. Pengertian Scanner
Scanner adalah alat elektronik yang fungsinya hampir sama dengan
mesin fotocopy yaitu untuk memasukan data dan di proses melalui komputer
scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer kemudian di
proses secara manual di dalam komputer. Data yang telah diambil dengan
scanner bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi komputer.
Scanner yang beredar di dunia dengan berbagai merk, di antaranya scanner
dari Cannon, Hewlett Packard (HP), dan lain-lain. Perbedaan tiap scanner dari
berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. penggunaan
tombol-tombol dan teknik pencahayaan.

a. Fungsi Scanner
Fungsi Scanner yaitu perangkat yang berkerja dengan memindahkan
sebuah data atau beberapa objek yang terdapat di atas lensa scanner ke dalam
memori penyimpanan komputer. diatas lensa scanner terdapat sebuah kertas

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 28

 yang berisi teks ataupun gambar, maka data tersebut akan di pindahkan ke
dalam komputer dengan cara keseluruhan. Seiring perkembangan jaman
scanner sudah lebih lengkap lagi, karena dengan memiliki sebuah scanner
multi fungsi kita sudah dapat memfoto copy suatu dokumen baik dalam model
hitam putih dan berwarna.

b. Cara Kerja Mesin Scanner

 Cara menekan tombol mouse untuk memulai Scanning berikut ini :
 Penekanan tombol mouse dari komputer menggerakkan pengendali
kecepatan pada mesin scanner. Mesin yang terletak dalam scanner
tersebut mengendalikan proses pengiriman ke unit scanning.
 Kemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ke tempat
atau jalur yang sesuai untuk langsung memulai scanning.
 Nyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan
scanning sudah mulai dilakukan.
 Setelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai
dan hasilnya dapat dilihat pada layar monitor.
 Apabila hasil atau tampilan teks/gambar ingin dirubah, kita dapat
merubahnya dengan menggunakan software-software aplikasi yang
ada. Misalnya dengan photoshop, pot scanned dan lain – lain.

Gambar Mesin Scanner :

C. PENGERTIAN MESIN FOTO COPY

Poto copy sangat lah berguna bagi setiap perusahaan apa lagi
perusahaan besar foto copy di manfaat kan sebagai memperbanyak

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 29

 dokumen dengan cara yang cepat, mesin foto copy bekerja dengan sangat
cepat dan itu sangat membantu dan meringankan tugas – tugas karyawan.

Cara Pengoperasikan Mesin Foto Copy

1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

2. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas
menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
3. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
5. Tekan tombol cetak (start)
6. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

Gambar Mesin Foto Copy :

Berikut ini cara kerja mesin foto copy adalah :

1. Pengisian : silinder drum elektrostatis dibebankan oleh kawat tegangan

tinggidisebut korona kawat atau roller biaya. Drum memiliki lapisan dari
bahanfotokonduktif. fotokonduktor adalah semikonduktor yang menjadi
konduktif bila tekena cahaya.

2. Exposure : Sebuah lampu cerah menerangi dokumen asli, dan area putih
daridokumen asli mencerminkan cahaya ke permukaan drum fotokonduktif.
Bidangdrum yang terkena cahaya menjadi debit konduktif dan karena itu ke
tanah. Daerahdari drum tidak terkena cahaya (daerah-daerah yang sesuai
dengan bagian hitamdari dokumen asli) tetap bermuatan negatif. Hasilnya
adalah gambar laten listrik pada permukaan drum

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 30

 3. Mengembangkan : Toner bermuatan positif. Ketika diterapkan ke drum
untukmengembangkan image, maka tertarik dan menempel pada daerah
yangbermuatan negatif (daerah hitam), seperti kertas menempel pada balon
mainan dengan muatan listrik.

4. Transfer : Gambar yang dihasilkan pada permukaan drum akan

ditransferdari drum ke sehelai kertas dengan muatan negatif lebih tinggi dari
drum.

5. Sekering : Toner dilebur dan terikat ke kertas dengan rol panas dan
tekanan.
Contoh ini adalah sebuah bermuatan negatif drum dan kertas, dan toner
bermuatanpositif seperti yang umum di mesin fotokopi digital saat ini.
Beberapa mesinfotokopi, mesin fotokopi analog kebanyakan yang lebih tua,
mempekerjakanbermuatan positif drum dan kertas, dan toner bermuatan
negatif.

BAB III

PENUTUP

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 31

 3.1 Kesimpulan

Laporan peraktek kerja lapangan merupakan kegiatan yang wajib di

lakukan bagi para siswa SMK yang di hadap kan dengan keadaan yang
sesungguh nya di dunia industri atau dunia kerja. Dan keberhasilan siswa /
siswi di dunia kerja tergantung pada :

 Disiplin dalam hal apa pun.

 Kemampuan siswa menguasai materi baik materi yang di beri perusahaan
atau pun dari sekolah.
 Kecepatan dalam menguasai ilmu.
 Tesedianya sarana di perusahaaan.
 Pengetahuan siswa terhadap ilmu komputer.
 Keuletan dalam menjalani tugas yang di berikan.

3.2 Saran

Setelah menyelesaikan tugas peraktek kerja lapangan semoga para

siswa agar menjadi lebih baik dari yang sebelum nya dan harus lebih
mendalami ilmu – ilmu yang di dapat di perusahaan terutama ilmu komputer
dan senantiasa mencari pengalaman – pengalaman yang lebih banyak lagi.

SMK MUHAMMAD YUNUS PUJUD Page 32