Manajemen Pengelolaan Obat

Modul Manajemen Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
PUSAT PELATIHAN SDMK-BPPSDMK Bekerjasama dengan UNIT ESELON 1 KEMENKES RI
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .................................................................................................... i
1 : DISKRIPSI SINGKAT ................................................................. 1
2 : TUJUAN PEMBELJARAN ......................................................... 2
3 : POKOK BAHASAN/ SUB POKOK BAHASAN .......................... 2
4 : BAHAN AJAR ............................................................................. 2
5 : LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN .................................. 3
6 : URAIAN MATERI ....................................................................... 5
Pokok Bahasan 1 : Siklus pengelolaan obat dan bahan 5

medis habis pakai di Puskesmas
Pokok Bahasan 2 : Perencanaan dan permintaan obat 7
dan bahan medis habis pakai
Pokok Bahasan 3 :
Penerimaan, penyimpananan dan 11
distribusi obat dan bahan medis habis
pakai
Pokok Bahasan 4 Pencatatan dan pelaporan obat dan 17
bahan medis habis pakai
Pokok Bahasan 5 Evaluasi pengelolaan obat dan bahan 19
medis habis pakai
7 : RANGKUMAN ............................................................................ 34
8 : DAFTAR PUSTAKA .................................................................. 34
i Pelatihan Manajemen Puskesmas

1 DESKRIPSI
SINGKAT
Instalasi Farmasi merupakan Unit Pelaksana teknis (UPT) Dinas Kesehatan
Kabupaten yang bertugas melakukan pengelolaan obat. UPT tersebut
menangani Puskesmas di Kabupaten, dan tugasnya meliputi perencanaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan, pemantauan dan
evaluasi.
Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang dibuat, dapat mengelola data

penerimaan obat dari Pemasok, pendistribusian obat ke Puskesmas,
pemberian obat ke selain Puskesmas, penerimaan data pemakaian dan
permintaan dari Puskesmas, pengelolaan persediaan obat di Instalasi Farmasi
dan Puskesmas, serta pembukuan laporan. Data yang dikelola tersimpan
dalam suatu basis data. Instalasi Farmasi maupun Puskesmas dapat
melakukan pengelolaan data sesuai dengan kewenangan yang diberikan.
Instalasi Farmasi merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan

Kabupaten yang bertugas mengelola obat, diantaranya melakukan
perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan,
pemantauan dan evaluasi obat yang diperlukan untuk layanan kesehatan di
Puskesmas. Instalasi Farmasi dalam melaksanakan tugasnya melayani
Puskesmas di Kabupaten.
Berbagai tugas yang berhubungan dengan pengelolaan obat membuat

Instalasi Farmasi harus mengelola data obat dengan baik. Pengelolaan data
obat yang dilakukan diantaranya saat menerima obat dari Pemasok, menerima
data LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) dalam bentuk
lembaran kertas dari 26 Puskesmas di Kabupaten Pekalongan, melakukan
pendistribusian obat ke Puskesmas, melakukan pemberian obat ke selain
Puskesmas, mengelola persediaan Instalasi Farmasi/Puskesmas dan
pembukuan laporan.
Modul ini membahas tentang siklus pengelolaan obat dan bahan medis habis
pakai di Puskesmas, perencanaan dan permintaan obat dan bahan medis
habis pakai, penerimaan, penyimpananan dan distribusi obat dan bahan medis
habis pakai, pencatatan dan pelaporan obat dan bahan medis habis pakai dan
evaluasi pengelolaan obat dan bahan medis habis pakai.
1 Pelatihan Manajemen Puskesmas

2 PEMBELAJAR
TUJUAN
TujuanAN
Pembelajaran Umum
Tujuan pembelajaran umum materi ini adalah setelah mempelajari materi ini
peserta mampu memahami pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai.
Tujuan Pembelajaran Khusus

Setelah mempelajari materi ini peserta mampu:
1. Menjelaskan siklus pengelolaan obat dan bahan medis habis pakai di
Puskesmas
2. Menjelaskan perencanaan dan permintaan obat dan bahan medis habis pakai
3. Menjelaskan penerimaan, penyimpananan dan distribusi obat dan bahan medis
habis pakai
4. Menjelaskan pencatatan dan pelaporan obat dan bahan medis habis pakai
Menjelaskan evaluasi pengelolaan obat dan bahan medis habis pakai
POKOK
3 & SUB POKOK
BAHASAN
BAHASAN
Pokok Bahasan materi ini terdiri atas:
A. Siklus pengelolaan obat dan bahan medis habis pakai di Puskesmas
B. Perencanaan dan permintaan obat dan bahan medis habis pakai
C. Penerimaan, penyimpananan dan distribusi obat dan bahan medis habis
pakai
D. Pencatatan dan pelaporan obat dan bahan medis habis pakai
E. Evaluasi pengelolaan obat dan bahan medis habis pakai
4 BAHAN
BELAJAR
1. Modul Pengeloaan Obat
2. Pedoman Pengeloaan Obat

LANGKAH
5 PEMBELAJARAN
KEGIATAN
Langkah 1: Pengkondisian
 Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat serta

memperkenalkan diri (apabila belum diperkenalkan). Kemudian
menyampaikan tujuan pembelajaran, sebaiknya menggunakan bahan
tayangan.
 Lakukan curah pendapat tentang materi yang akan di bahas pada
peserta.
Langkah 2: Pokok Bahasan 1
Fasilitator menyampaikan paparan tentang Siklus pengelolaan obat dan

bahan medis habis pakai di Puskesmas sehingga peserta mengetahui
gambaran secara umum, siklus pengelolaan obat dan bahan medis habis
pakai di Puskesmas. Materi dalam sesi ini dijelaskan dengan melibatkan
partisipasi aktif peserta.
Fasilitator menyampaikan paparan mengenai Perencanaan dab

perminataan obat dn bahan medis habis pakai
.Langkah 4: Pokok Bahasan 3
Fasilitator menyampaikan paparan Penerimaan, penyimpanan dan distribusi

obat dan bahan habis pakai. Materi dalam sesi ini dijelaskan dengan
melibatkan partisipasi aktif peserta.
Fasilitator memberikan penugasan kepada peserta berupa diskusi

kelompok.
Fasilitator menyampaikan paparan tentang Pencatatan dan pelaporan obat

dan bahan habis pakai. Materi dalam sesi ini dijelaskan dengan melibatkan
Fasilitator memberikan penugasan kepada peserta berupa praktek

pengolahan data.

Fasilitator menyampaikan paparan tentang Pencatatan dan pelaporan obat

dan bahan habis pakai. Materi dalam sesi ini dijelaskan dengan melibatkan
Fasilitator memberikan penugasan kepada peserta berupa praktek

pengolahan data.
Langkah 7: Rangkuman
Fasilitator merangkum tentang pembahasan materi ini dengan mengajak

seluruh peserta untuk melakukan refleksi, dilanjutkan memberikan apresiasi
atas partisipasi aktif peserta.

6 URAIAN
Pokok Bahasan 1: Siklus Pengelolaan Obat Dan BMHP
Obat merupakan unsur penunjang dalam sistem pelayanan kesehatan, akan

tetapi kedudukannya sangat penting dan tidak bisa tergantikan. Tidak hanya
pada intervensi kuratif, akan tetapi juga pada preventif dan dan rehabilitatif,
disisi lain komponen tersebut menyerap dana yang cukup besar dalam sistem
pelayanan kesehatan, oleh karena itu diperlukan pengelolaan yang baik dan
benar serta efektif dan efisien secara berkesinambungan. Pemerintah, baik
Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah mempunyai kewajiban dalam
menjamin ketersediaan dan pemerataan sediaan farmasi, vaksin, dan BMHP
sesuai dengan kewenangan masing-masing. Kekurangan obat pada sarana
kesehatan bisa menurunkan kepercayaan masyarakat terhadap institusi
kesehatan, menurunkan tingkat penggunaan sarana kesehatan, menurunkan
semangat kerja staf dan lain sebagainya
Tujuan
Pengelolaan obat publik dan bahan medis habis pakai bertujuan untuk
menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan obat dan BMHP
yang efektif, efisien dan rasional, meningkatkan kompetensi tenaga
kefarmasian, mewujudkan system informasi dan melaksanakan pengendalian
mutu pelayanan
Siklus pengelolaan Obat
Proses pengelolaan merupakan siklus berkelanjutan yang dinamis antar

fungsi pengelolaan yang meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan &
distribusi dan penggunaan. Tahapan-tahapan dalam siklus benar-benar
merupakan siklus yang berkelanjutan, artinya suatu tahapan akan berjalan
dengan baik apabila tahapan sebelumnya berjalan dengan baik. Dukungan
manajemen dibutuhkan agar pengelolaan obat berjalan optimal, berupa SDM
yang kompeten, organisasi dan sistem informasi yang baik, serta pendanaan/
pembiayaan yang cukup dan berkelanjutan. Setiap tahapan dalam
pengelolaan obat harus dilakukan sesuai dengan hukum, kebijakan dan
peraturan perundangan, sesuai dengan unit kerja yang melakukan
pengelolaan obat.
Permasalah terkait pengelolaan obat akan terjadi apabila salah satu tahapan
tidak berjalan dengan benar. Hal ini bisa diakibatkan baik karena kesalahan
yang dilakukan pada satu atau lebih fungsi pengelolaan, atau karena tidak
adanya koordinasi antara fihak yang terlibat dalam setiap tahapan,
mengingat banyaknya stake holder yang berperan mulai dari seleksi obat

sampai obat tersebut digunakan oleh pasien. Masalah yang disebabkan bisa
berdampak terhadap penurunan kualitas obat, kekurangan obat, atau
masalah yang berhubungan dengan inefisiensi berupa meningkatnya biaya,
obat rusak, obat kadaluarsa dan overstock obat.
Evaluasi:
1. Jelaskan tujuan pengelolaan obat publik dan bahan medis habis pakai
2. Jelaskan siklus pengelolaan obat

Pokok Bahasan 2 : Perencanaan Dan Permintaan Obat Dan Bahan

Medis Habis Pakai
A. Perencanaan Kebutuhan Obat tahunan di Puskesmas.

Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan seleksi obat dan bahan medis
habis pakai untuk menentukan jenis dan jumlah obat dalam rangka
pemenuhan kebutuhan obat di Puskesmas.
Tujuan perencanaan obat tahunan adalah untuk :
1. Mendapatkan perkiraan jenis dan jumlah obat

dan bahan medis habis pakai yang sesuai dengan kebutuhan selama satu
tahun.
2. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat dan
BMHP.
3. Mendapatkan sumber data kebutuhan obat
dan BMHP secara nasional untuk penetapan harga e-catalogue
Sumber penyediaan obat yang utama di Puskemas berasal dari Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota. Untuk memberikan jaminan sosial yang dapat
memenuhi kebutuhan dan ketersediaan, serta efektivitas dan efisiensi obat,
Negara mengembangkan Sistem Jaminan Sosial Nasional di bidang
kesehatan bagi seluruh rakyat Indonesia.Bahwa dalam rangka upaya
peningkatan mutu pelayanan kesehatan dan untuk menjamin ketersediaan
obat yang aman, bermanfaat serta bermutu dengan harga yang terjangkau
dalam jumlah dan jenis yang memadai sebagai bentuk tanggung jawab
Pemerintah maka disusun Formularium Nasional.
Formularium Nasional (Fornas) adalah daftar obat terpilih yang disusun

berdasarkan bukti ilmiah mutakhir oleh Komite Nasional Penyusunan
Formularium Nasional, dibutuhkan dan harus tersedia di fasilitas pelayanan
kesehatan sebagai acuan dalam pelaksanaan Jaminan Kesehatan Nasional
(JKN).Kriteria seleksi obat dalam Formularium Nasional meliputi:
1. Mempunyai khasiat keamanan terbaik berdasarkan bukti ilmiah mutakhir

dan valid
2. Mempunyai rasio manfaat-resiko (benefit-risk ratio) yang paling
menguntungkan pasien
3. Mempunyai izin edar dan indikasi yang disetujui oleh Badan POM
4. Mempunyai rasio manfaat biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi
Selain itu, sesuai dengan Permenkes RI No. HK.02.02/MENKES/068/I/2010
tentang Kewajban Menggunakan Obat Generik di Fasilitas Pelayanan
Kesehatan Pemerintah, maka obat generik yang diperkenankan tersedia di
Puskesmas.
Adapun beberapa dasar pertimbangan dari Kepmenkes tersebut adalah :

1. Obat generik sudah menjadi kesepakatan

global untuk digunakan di seluruh dunia bagi pelayanan kesehatan publik.
2. Obat generik mempunyai mutu dan efikasi
yang memenuhi standar pengobatan.
3. Meningkatkan cakupan dan kesinambungan
pelayanan kesehatan publik.
4. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi
alokasi dana obat di pelayanan kesehatan publik.
Pemerintah daerah berwenang merencanakan kebutuhan sediaan farmasi,

vaksin, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan kebutuhan
daerahnya.Kewenangan merencanakan kebutuhan sediaan farmasi, vaksin,
dan bahan medis habis pakai tetap memperhatikan pengaturan dan
pembinaan standar yang berlaku secara nasional. Perencanaan kebutuhan
sediaan farmasi, vaksin, dan bahan medis habis pakai merupakan proses
yang terpadu antara stakeholder terkait diantaranya penanggung jawab
kefarmasian, penanggung jawab program kesehatan, dan pelaksana
pelayanan kesehatan.
Data rencana kebutuhan obat tahunan untuk Puskesmas setiap tahun

dikompilasi oleh Pengelola Obat dan Bahan medis habis pakai di Puskesmas,
terutama untuk obat pelayanan kesehatan dasar, sedangkan kebutuhan obat
program kesehatan, diusulkan oleh masing-masing pengelola program di
Puskesmas, untuk selanjutnya data kebutuhan obat tahunan Puskesmas
diserahkan dan di evaluasi serta di tandatangani oleh Kepala Puskesmas.
Dalam proses perencanaan kebutuhan obat per tahun, Pengelola obat
Puskesmas menyediakan data pemakaian obat berdasarkan LPLPO. Data
pemakaian setiap item obat per bulan, sisa stok obat pada saat perhitungan
dan jumlah hari kekosongan obat merupakan data yang dibutuhkan untuk
melakukan perhitungan rencana kebutuhan obat tahunan di Puskesmas.
Ketepatan dan kebenaran data di Puskesmas akan berpengaruh terhadap
ketersediaan obat dan bahan medis habis pakai secara keseluruhan di
Kab/Kota.
B. Perencanaan Permintaan Obat di Puskesmas.
Permintaan obat untuk mendukung pelayanan obat di masing-masing

Puskesmas diajukan oleh Kepala Puskesmas kepada Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan format LPLPO,
sedangkan permintaan dari sub unit ke kepala Puskesmas dilakukan secara
periodik menggunakan LPLPO sub unit.
Berdasarkan pertimbangan efisiensi dan ketepatan waktu penyerahan obat
kepada Puskesmas, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat
menyusun petunjuk lebih lanjut mengenai alur permintaan dan penyerahan
obat secara langsung dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota ke Puskesmas.

1. Tujuan.
Memenuhi kebutuhan obat di masing-masing unit pelayanan kesehatan
sesuai dengan pola penyakit yang ada di wilayah kerjanya
2. Kegiatan.
a. Menentukan jenis permintaan obat.
1) Permintaan Rutin.
Dilakukan sesuai dengan jadwal yang disusun oleh Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota untuk masing-masing Puskesmas.
2) Permintaan Khusus.
Dilakukan di luar jadwal distribusi rutin apabila :
 Kebutuhan meningkat.
 Terjadi kekosongan.
 Ada Kejadian Luar Biasa (KLB / Bencana).
b. Menentukan jumlah permintaan obat.
Data yang diperlukan antara lain :
1) Data pemakaian obat periode sebelumnya.
2) Jumlah kunjungan resep.
3) Jadwal distribusi obat dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota.
4) Sisa Stok.
c. Menghitung kebutuhan obat dengan cara :

Jumlah untuk periode yang akan datang diperkirakan sama dengan
pemakaian pada periode sebelumnya.
SO = SK + SWK + SWT + SP
Sedangkan untuk menghitung permintaan obat dapat dilakukan

dengan rumus :
Permintaan = SO – SS
Keterangan :
SO = Stok optimum
SK = Stok Kerja (Stok pada periode berjalan)
SWK = Jumlah yang dibutuhkan pada waktu kekosongan obat
SWT = Jumlah yang dibutuhkan pada waktu tunggu ( Lead Time )
SP = Stok penyangga
SS = Sisa Stok
Stok kerja Pemakaian rata–rata per periode distribusi.
Waktu Lamanya kekosongan obat dihitung dalam hari.

kekosongan
Waktu tunggu Waktu tunggu, dihitung mulai dari permintaan obat oleh
Puskesmas sampai dengan penerimaan obat di
Puskesmas.
Stok Penyangga Adalah persediaan obat untuk mengantisipasi terjadinya

peningkatan kunjungan, keterlambatan kedatangan
obat. Besarnya ditentukan berdasarkan kesepakatan
antara Puskesmas dan Instalasi Farmasi
Kabupaten/Kota.
Sisa Stok Adalah sisa obat yang masih tersedia di Puskesmas

pada akhir periode distribusi.
Stok Optimum Adalah stok ideal yang harus tersedia dalam waktu
periode tertentu.
Contoh Perhitungan Kebutuhan Obat :
1. Pada tanggal 31 Maret 2014 di Puskesmas Sehat Selalu

Kabupaten Segar Bugar, sisa persediaan CTM tablet 4 mg sisa
stoknya = 5 botol @1.000 tablet. Frekwensi distribusi dari IF
Kabupaten adalah 1 bulan. Pemakaian CTM tablet 4 mg per
triwulan selama ini di Puskesmas adalah 25 botol @1.000 tablet.
LPLPO akan diajukan oleh Puskesmas ke IFK Kabupaten pada
akhir tanggal 3 bulan April 2014. Waktu tunggu 5 hari kerja. Hari
kerja pada setiap bulan=25
a. Hitung stok optimum CTM tablet 4 mg untuk bulan April2014 di

Puskesmas tersebut.
b. Hitunglah permintaan kebutuhan obat pada periode tersebut
Perhitungan :
1. Pemakaian per bulan (Stok kerja)= 25 botol @ 1000 tablet.

2. Sisa stok = 5 botol @ 1000 tablet
3. Pemakaian rata-rata per hari = 25botol/25hari = 1 botol/hari
4. Waktu kekosongan obat = 0
5. Kebutuhan waktu tunggu (5 hari) = 5 x 1 botol = 5 botol@1000
tablet
6. Stok Penyangga 20 % dari stok kerja = 20/100 x 25 botol = 5
botol
Jawaban :
a. Stok optimum CTM tablet 4 mg April 2014 di Puskesmas

tersebut = stok kerja + kebutuhan waktu tunggu + waktu kosong

obat + Stok Penyangga = (25 botol + 5 botol + 0 botol + 5 botol)

tablet = 30 botol @1000 tablet
b. Permintaan kebutuhan CTM tablet 4 mg April 2014 di
Puskesmas tersebut = Stok optimum – Sisa stok = (30 botol – 5
botol) = 25 botol @1000 tablet
Sub Pokok Bahasan 3: Penerimaan, Penyimpanan Dan Distribusi Obat
A. Penerimaan Obat di Puskesmas.

1. Deskripsi.
Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang
diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada unit pengelola di
bawahnya. Penerimaan obat harus dilaksanakan oleh petugas pengelola
obat atau petugas lain yang diberi kuasa oleh Kepala Puskesmas.
2. Tujuan.
Penerimaan obat bertujuan agar obat yang diterima sesuai dengan
kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Puskesmas.
3. Kegiatan.
Setiap penyerahan obat oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota kepada
Puskesmas dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau pejabat yang diberi wewenang
untuk itu. Pada dasarnya kegiatan penerimaan di Puskesmas adalah
meliputi kegiatan pemeriksaan administratif dan fisik. meliputi:
a. Petugas penerima obat di Puskesmas dan petugas dari Instalasi

Farmasi melakukan pengecekan bersama terhadap kesesuaian obat
dan BMHP yang diserahterimakan dengan isi dokumen (LPLPO),
terkait:
1) Nama Obat
2) Satuan kemasan
3) bentuk sediaan obat
4) Jumlah obat
5) Waktu kadaluwarsa
6) Kondisi fisik
b. Menerima logistik obat dan BMHP sesuai dengan fisik obat yang
dikirimkan, apabila ada ketidak sesuaian fisik dan dokumen maka diberi
keterangan pada dokumen
c. Petugas pengirim dari IF Kabupaten/ Kota dan penanggungjawab
penerima menandatangani LPLPO dan/ berita acara serah terima
d. Mengarsipkan salinan LPLPO
e. Memasukkan data obat yang diterima dalam buku penerimaan obat dan
kartu stok obat

B. Penyimpanan dan Distribusi Obat di Puskesmas.

1. Penyimpanan Obat di Puskesmas.
a. Deskripsi
Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-
obatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari
kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin.
b. Tujuan.
Penyimpanan bertujuan agar obat yang tersedia di Unit pelayanan
kesehatan terjamin mutu dan keamanannya.
c. Kegiatan.
1) Persyaratan ruang penyimpanan obat.
a) Luas minimal 3 x 4 m 2 dan atau disesuaikan dengan jumlah
obat yang disimpan.
b) Ruangan kering dan tidak lembab.
c) Memiliki ventilasi yang cukup.
d) Memiliki cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai
pelindung untuk menghindarkan adanya cahaya langsung dan
berteralis.
e) Lantai dibuat dari semen/tegel/keramik/papan (bahan lain)
yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain.
Harus diberi alas papan (palet).
f) Dinding dibuat licin dan dicat warna cerah.
g) Hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam.
h) Gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat.
i) Mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda.
j) Tersedia lemari/laci khusus untuk narkotika dan psikotropika
yang selalu terkunci dan terjamin keamanannya.
k) Harus ada pengukur suhu dan higrometer ruangan.
2) Pengaturan penyimpanan obat.

a) Obat di susun secara alfabetis untuk setiap bentuk sediaan.
b) Obat dirotasi dengan sistem FEFO dan FIFO.
c) Obat disimpan pada rak.
d) Obat yang disimpan pada lantai harus di letakan diatas palet.
e) Tumpukan dus sebaiknya harus sesuai dengan petunjuk.
f) Sediaan obat cairan dipisahkan dari sediaan padatan.
g) Sera, vaksin dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin.
h) Lisol dan desinfektan diletakkan terpisah dari obat lainnya.
Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan kondisi penyimpanan

sebagai berikut :
a) Kelembaban.

Udara lembab dapat mempengaruhi obat-obatan sehingga

mempercepat kerusakan. Untuk menghindari udara lembab
tersebut maka perlu dilakukan upaya-upaya berikut :
 Ventilasi harus baik, jendela dibuka.

 Simpan obat ditempat yang kering.
 Wadah harus selalu tertutup rapat, jangan dibiarkan
terbuka.
 Bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC. Karena
makin panas udara di dalam ruangan maka udara semakin
lembab.
 Biarkan pengering (silica gel) tetap dalam wadah tablet dan
kapsul.
 Kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki.
b) Sinar Matahari.
Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena
pengaruh sinar matahari. Sebagai contoh, Injeksi Klorpromazin
yang terkena sinar matahari akan berubah warna menjadi
kuning terang sebelum tanggal kadaluwarsa. Cara mencegah
kerusakan karena sinar matahari antara lain:
 Jendela-jendela diberi gorden.

 Kaca jendela dicat putih.
c) Temperatur/Panas.
Obat seperti salep, krim dan supositoria sangat sensitif
terhadap pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu
hindarkan obat dari udara panas. Sebagai contoh, Salep
Oksitetrasiklin akan lumer bila suhu penyimpanan tinggi dan
akan mempengaruhi kualitas salep tersebut.
Ruangan obat harus sejuk, beberapa jenis obat harus disimpan

di dalam lemari pendingin pada suhu 4 – 8 oC, seperti:
 Vaksin
 Sera dan produk darah
 Antitoksin
 Insulin
 Injeksi antibiotika yang sudah dipakai (sisa)
 Injeksi oksitosin
 Injeksi Metil Ergometrin
Untuk DPT, DT, TT, vaksin atau kontrasepsi jangan dibekukan

karena akan menjadi rusak. Cara mencegah kerusakan karena
panas antara lain :

 Bangunan harus memiliki ventilasi/sirkulasi udara yang

memadai.
 Hindari atap gedung dari bahan metal.
 Jika memungkinkan dipasang Exhaust Fan atau AC.
d) Kerusakan Fisik.
Untuk menghindari kerusakan fisik dapat dilakukan antara lain:
Penumpukan dus obat harus sesuai dengan petunjuk pada


karton, jika tidak tertulis pada karton maka maksimal
ketinggian tumpukan delapan dus, karena obat yang ada di
dalam dus bagian tengah ke bawah dapat pecah dan rusak,
selain itu akan menyulitkan pengambilan obat.
 Hindari kontak dengan benda - benda yang tajam
e) Kontaminasi.
Wadah obat harus selalu tertutup rapat. Apabila wadah terbuka,
maka obat mudah tercemar oleh bakteri atau jamur.
f) Pengotoran.
Ruangan yang kotor dapat mengundang tikus dan serangga
lain yang kemudian merusak obat. Etiket dapat menjadi kotor
dan sulit terbaca. Oleh karena itu bersihkan ruangan setiap hari.
Lantai disapu dan dipel, dinding dan rak dibersihkan.
3) Tata Cara Penyusunan Obat.

a) Penerapan sistem FEFO dan FIFO.
Penyusunan dilakukan dengan sistem First Expired First Out
(FEFO) untuk masing-masing obat, artinya obat yang lebih awal
kadaluwarsa harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang
kadaluwarsa kemudian, dan First In First Out (FIFO) untuk
masing-masing obat, artinya obat yang datang pertama kali
harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang datang kemudian.
Hal ini sangat penting karena obat yang sudah terlalu lama
biasanya kekuatannya atau potensinya berkurang. Beberapa
obat seperti antibiotik mempunyai batas waktu pemakaian
artinya batas waktu dimana obat mulai berkurang
efektivitasnya.
b) Pemindahan harus hati-hati supaya obat tidak pecah/rusak.

c) Golongan antibiotik harus disimpan dalam wadah tertutup
rapat, terhindar dari cahaya matahari, disimpan di tempat
kering.
d) Vaksin dan serum harus dalam wadah yang tertutup rapat,
terlindung dari cahaya dan disimpan dalam lemari pendingin
(suhu 4 – 8 oC). Kartu temperatur yang ada harus selalu diisi
setiap pagi dan sore.
e) Obat injeksi disimpan dalam tempat yang terhindar dari
cahaya matahari langsung.

f) Bentuk dragee (tablet salut) disimpan dalam wadah tertutup

rapat dan pengambilannya menggunakan sendok.
g) Untuk obat dengan waktu kadaluwarsa yang sudah dekat
supaya diberi tanda khusus, misalnya dengan menuliskan
waktu kadaluarsa pada dus luar dengan mengunakan spidol.
h) Penyimpanan obat dengan kondisi khusus, seperti lemari
tertutup rapat, lemari pendingin, kotak kedap udara dan lain
sebagainya.
i) Cairan diletakkan di rak bagian bawah.
j) Kondisi penyimpanan beberapa obat.
 Beri tanda/kode pada wadah obat.
 Beri tanda semua wadah obat dengan jelas.
 Apabila ditemukan obat dengan wadah tanpa etiket, jangan
digunakan.
 Apabila obat disimpan di dalam dus besar maka pada dus
harus tercantum :
 Jumlah isi dus, misalnya : 20 kaleng @ 500 tablet.
 Kode lokasi.
 Tanggal diterima.
 Tanggal kadaluwarsa.
 Nama produk/obat.
Beri tanda khusus untuk obat yang akan habis masa pakainya
pada tahun tersebut. Jangan menyimpan vaksin lebih dari satu
bulan di unit pelayanan kesehatan (Puskesmas).
4) Pengamatan mutu.
Setiap pengelola obat, perlu melakukan pengamatan mutu obat
secara berkala, setiap bulan. Pengamatan mutu obat dilakukan
secara visual dengan melihat tanda–tanda sebagai berikut :
a) Tablet :
Terjadi perubahan warna, bau dan rasa, serta lembab.
Kerusakan fisik seperti pecah, retak, sumbing, gripis dan
rapuh.
Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu
obat.
Untuk tablet salut, disamping informasi di atas, juga basah dan
lengket satu dengan lainnya.
Wadah yang rusak.
b) Kapsul :
Cangkangnya terbuka, kosong, rusak atau melekat satu
dengan lainnya.
Wadah rusak.
Terjadi perubahan warna baik cangkang ataupun lainnya.
c) Cairan :
 Cairan jernih menjadi keruh, timbul endapan.
 Cairan suspensi tidak bisa dikocok.

 Cairan emulsi memisah dan tidak tercampur kembali.

d) Salep :
Konsistensi warna dan bau berubah (tengik).
Pot/tube rusak atau bocor.
e) Injeksi :
 Kebocoran
 Terdapat partikel untuk sediaan injeksi yang seharusnya
jernih sehingga keruh atau partikel asing dalam serbuk
untuk injeksi.
 Wadah rusak atau terjadi perubahan warna.
Laporkan perubahan yang terjadi kepada Instalasi Farmasi

Kabupaten/Kota untuk diteliti lebih lanjut.
Jangan menggunakan obat yang sudah rusak atau

kadaluwarsa.
Hal ini penting untuk diketahui terutama penggunaan antibiotik

yang sudah kadaluwarsa karena dapat menimbulkan resistensi
mikroba. Resistensi mikroba berdampak terhadap mahalnya biaya
pengobatan.
Obat dapat berubah menjadi toksis.
Selama penyimpanan beberapa obat dapat terurai menjadi

substansi-substansi yang toksik. Sebagai contoh Tetrasiklin dari
serbuk warna kuning dapat berubah menjadi warna coklat yang
toksik.
2. Distribusi Obat di Puskesmas.

a. Deskripsi.
Distribusi/penyaluran adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan
obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub
unit pelayanan kesehatan antara lain :
1) Sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan Puskesmas.

2) Puskesmas Pembantu.
3) Puskesmas Keliling.
4) Posyandu.
5) Polindes.
b. Tujuan.
Memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan kesehatan yang ada di
wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, jumlah dan waktu yang tepat
serta mutu terjamin
c. Kegiatan.
1) Menentukan frekuensi distribusi.
Dalam menentukan frekuensi distribusi perlu dipertimbangkan :
a) Jarak sub unit pelayanan.

b) Biaya distribusi yang tersedia.

2) Menentukan jumlah dan jenis obat yang diberikan.
Dalam menentukan jumlah obat perlu dipertimbangkan :
a) Pemakaian rata-rata per periode untuk setiap jenis obat.

b) Sisa stok.
c) Pola penyakit.
3) Melaksanakan penyerahan obat dan menerima sisa obat dari sub-
sub unit.
Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara :
a) Puskesmas menyerahkan/mengirimkan obat dan diterima di

sub unit pelayanan.
b) Obat diambil sendiri oleh sub-sub unit pelayanan. Obat
diserahkan bersama-sama dengan formulir LPLPO sub unit
yang ditandatangani oleh penanggung jawab sub unit
pelayanan puskesmas dan kepala puskesmas sebagai
penanggung jawab pemberi obat dan lembar pertama disimpan
sebagai tanda bukti penerimaan obat.
Evaluasi:
1. Jelaskan kegiatan penerimaan obat di Puskesmas

yang meliputi kegiatan pemeriksaan administratif dan fisik.
2. Apa yang saudara ketahui tentang persyaratan
ruang penyimpanan obat
3. Apa yang diperhatikan kondisi penyimpanan untuk
menjaga mutu obat perlu
Sub Pokok Bahasan 4: Pencatatan Dan Pelaporan Obat Bahan Medis

Habis Pakai
A. Deskripsi.
Pencatatan dan pelaporan data obat di Puskesmas merupakan rangkaian
kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-
obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas
dan atau unit pelayanan lainnya.
Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya pencatatan dan pelaporan

obat yang tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung
pelaksanaan seluruh pengelolaan obat.
B. Tujuan.
Tujuan pencatatan dan pelaporan adalah :

1. Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.

2. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.
3. Sumber data untuk perencanaan kebutuhan.
4. Sumber data untuk pembuatan laporan.
C. Kegiatan.
1. Sarana Pencatatan Dan Pelaporan.
Sarana yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan obat di
Puskesmas adalah Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat
(LPLPO) dan kartu stok. LPLPO yang dibuat oleh petugas Puskesmas
harus tepat data, tepat isi dan dikirim tepat waktu serta disimpan dan
diarsipkan dengan baik. LPLPO juga dimanfaatkan untuk analisis
penggunaan, perencanaan kebutuhan obat, pengendalian persediaan dan
pembuatan laporan pengelolaan obat.
Di dalam gedung Puskesmas (gudang puskesmas, kamar obat, kamar

suntik, UGD puskesmas, poli) :
 Kartu stok obat.

 LPLPO
 LPLPO sub unit
 Catatan harian penggunaan obat
Di luar gedung Puskesmas (Puskesmas keliling, Posyandu, Pustu,

Polindes, Klinik Rutan):
 LPLPO sub unit

 Kartu stok
2. Penyelenggaraan Pencatatan :
a. Di gudang Puskesmas :
1) Setiap obat yang diterima dan
dikeluarkan dari gudang dicatat di dalam Buku penerimaan dan
Kartu Stok.
2) Laporan penggunaan dan lembar
permintaan obat dibuat berdasarkan :
 Kartu Stok Obat.
 Catatan harian penggunaan obat.
Data yang ada pada LPLPO merupakan laporan Puskesmas ke Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota.
b. Di kamar obat :

1) Setiap hari jumlah obat yang dikeluarkan

kepada pasien dicatat pada buku catatan pemakaian obat harian.
2) Laporan pemakaian dan permintaan
obat ke gudang obat dibuat berdasarkan catatan pemakaian harian
dan sisa stok.
c. Di kamar suntik :
Obat yang akan digunakan dimintakan ke gudang obat. Pemakaian
obat dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan menjadi sumber
data untuk permintaan obat.
d. Di Puskesmas Keliling,
Puskesmas Pembantu dan Poskesdes.
Pencatatan diselenggarakan seperti pada kamar obat.
e. Klinik Rumah Tahanan.

Pencatatan menggunakan LPLPO Sub Unit.
3. Alur Pelaporan.
Data LPLPO merupakan kompilasi dari data LPLPO sub unit. LPLPO
dibuat 3 (tiga) rangkap, diberikan ke Dinkes Kabupaten/Kota melalui
Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota, untuk diisi jumlah yang diserahkan.
Setelah ditanda tangani oleh kepala Dinas Kesehatan Kab/Kota, satu
rangkap untuk Kepala Dinas Kesehatan, satu rangkap untuk Instalasi
Farmasi Kabupaten/Kota dan satu rangkap dikembalikan ke puskesmas.
4. Periode Pelaporan.
LPLPO sudah harus diterima oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota paling
lambat tanggal 10 setiap bulannya atau berdasarkan kebijakan Kabupaten/
Kota.
Sub Pokok Bahasan 5: Evaluasi Pengelolaan Obat dan Bahan Medis

Habis Pakai
A. Deskripsi.
Evaluasi adalah serangkaian prosedur untuk menilai suatu program dan
memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, kegiatan,
hasil dan dampak serta biayanya. Fokus utama dari evaluasi adalah
mencapai perkiraan yang sistematis dari dampak program.
B. Tujuan.
1. Menetapkan kesulitan-kesulitan yang ditemui
dalam program yang sedang berjalan dan mencari solusinya.
2. Memprediksi kegunaan dari pengembangan
program dan memperbaikinya.

3. Mengukur kegunaan program-program yang

inovatif.
4. Meningkatkan efektifitas program,
manajemen dan administrasi.
5. Mengetahui kesesuaian antara sasaran yang
diinginkan dengan hasil yang dicapai.
C. Kegiatan.
Evaluasi dilakukan dengan membandingkan suatu kondisi yang diharapkan
dengan kondisi yang diamati. Hasil evaluasi ditindak lanjuti dengan
pembahasan sehingga kemungkinan perlu dilakukan perbaikan atau
penyempurnaan terhadap pekerjaan atau kegiatan di bidang pengelolaan
sediaan farmasi, vaksin, dan BMHP.
Evaluasi bisa dilakukan baik selama berlangsungnya kegiatan/ program,

ataupun pada akhir program/ kegiatan. Evaluasi dilakukan dengan
menggunakan indikator-indikator pengelolaan obat dan BMHP.
Terdapat beberapa batasan indikator pengelolaan obat, yaitu:
1. Indikator merupakan jenis data berdasarkan sifat/gejala/keadaan yang

dapat diukur dan diolah secara mudah dan cepat dengan tidak
memerlukan data lain dalam pengukurannya.
2. Indikator merupakan ukuran untuk mengukur perubahan.
Indikator Pengelolaan Obat di Puskesmas
Yang dapat dijadikan sebagai indikator pengelolaan obat di puskesmas

adalah:
1. Kesesuaian item obat yang tersedia dengan Formularium Nasional.

2. Kesesuaian ketersediaan obat dengan pola penyakit.
3. Tingkat ketersediaan obat.
4. Prosentase dan nilai obat rusak/kadaluarsa.
5. Prosentase rata-rata bobot dari variasi persediaan.
6. Prosentase rata-rata waktu kekosongan obat.
7. Prosentase obat yang tidak diresepkan.
8. Prosentase penulisan resep obat generik.
Berikut adalah penjelasan dari masing-masing indikator, yaitu :
1. Kesesuaian Item
obat yang tersedia dengan Formulariun Nasional untuk FKTP.
1. Dasar Pemikiran :
Formularium Nasional (Fornas) adalah daftar obat terpilih yang disusun
berdasarkan bukti ilmiah mutakhir oleh Komite Nasional Penyusunan

Formularium Nasional, dibutuhkan dan harus tersedia di fasilitas

pelayanan kesehatan
2. Definisi :
Total item obat yang termasuk dalam Formularium Nasional untuk FKTP
dibagi dengan total item obat yang tersedia di Puskesmas
3. Pengumpulan Data :
Data dikumpulkan dari dokumen yang ada di puskesmas berupa jumlah
item obat yang tersedia dan jumlah item obat yang tidak termasuk
dalam Formularium Nasional untuk FKTP.
4. Perhitungan dan contoh :
∑ item obat yang termasuk dalam Fornas FKTP
Kesesuaian obat yang tersedia = --------------------------------------------------------------x 100

%
Contoh :
Jumlah item obat yang tersedia = 100

Jumlah item obat yang tidak termasuk dalam Fornas FKTP = 5
Jumlah jenis item obat yang termasuk dalam Fornas FKTP =100 – 5 =
95
Kesesuaian obat yang tersedia = 95/100 x 100 % = 95 %
2. Kesesuaian
ketersediaan obat dengan pola penyakit.
a. Dasar Pemikiran :
Obat yang disediakan untuk pelayanan kesehatan di puskesmas harus
sesuai dengan kebutuhan populasi berarti harus sesuai dengan pola
penyakit yang ada di wilayah Puskesmas.
b. Definisi :
Kesesuaian jenis obat yang tersedia di Puskesmas dengan pola
penyakit yang ada di wilayah Puskesmas adalah jumlah jenis obat yang
tersedia dibagi dengan jumlah jenis obat untuk semua kasus di
Puskesmas.
c. Pengumpulan Data :
Data dikumpulkan dari dokumen yang ada di Puskesmas berupa : jenis
obat yang tersedia dan data pola penyakit di Puskesmas.
d. Perhitungan dan Contoh :
∑ jenis obat yang tersedia
Kesesuaian obat yang tersedia = ---------------------------------------------- x

100 % Pelatihan Manajemen Puskesmas
21
Contoh :
Jumlah jenis obat yang tersedia = 105

Jenis obat yang dibutuhkan untuk semua penyakit yang ada sesuai
standar pengobatan per kasus penyakit = 100
Jumlah jenis obat untuk semua kasus penyakit = 105/100 x 100%
Kesesuaian obat yang tersedia = 105 %
3. Tingkat
ketersediaan obat.
a. Dasar Pemikiran :
Obat yang disediakan untuk pelayanan kesehatan di Puskesmas tidak
boleh mengalami stock out (kekosongan) agar pelayanan kesehatan
berjalan dengan baik.
b. Definisi :
Jumlah (kuantum) yang tersedia/ sisa stok suatu item obat dibagi
dengan pemakaian rata-rata obat per periode tertentu.
c. Pengumpulan Data :
Data dikumpulkan dari dokumen yang ada di Puskesmas berupa sisa
stok obat, pemakaian rata-rata obat per periode tertentu, waktu
kedatangan obat
d. Perhitungan dan Contoh :
∑ obat / sisa stok obat A yang tersedia
Tingkat ketersediaan obat A = ------------------------------------------------
Contoh :
Jumlah n (kuantum) obat / sisa stok obat A yang tersedia = 200
tablet
Jumlah rata-rata pemakaian obat A per bulan = 500 tablet
Bila 1 bulan adalah 25 hari kerja, pemakaian rata-rata per hari =
500/25 sama dengan 20 tablet per hari
Tingkat ketersediaan obat = 200 /20 = 10 hari kerja
D. Prosentase dan nilai obat rusak atau kadaluarsa

1. Dasar Pemikiran
Terjadinya obat rusak atau kadaluarsa mencerminkan ketidak tepatan
perencanaan, dan atau kurang baiknya sistem distribusi, dan atau

kurangnya pengamatan mutu dalam penyimpanan obat dan atau

perubahan pola penyakit.
2. Definisi
Jumlah jenis obat yang rusak atau kadaluwarsa dibagi dengan total jenis
obat.
Data dikumpulkan dari dokumen yang ada di Puskesmas berupa : Jumlah
jenis obat yang tersedia untuk pelayanan selama satu tahun dan jumlah
jenis obat yang rusak dan harga masing-masing obat.
4. Perhitungan dan Contoh :
∑ jenis obat yang rusak/kadaluwarsa
Prosentase obat rusak = ----------------------------------------------- x

Contoh :
100 %
Total jenis obat yang tersedia = 100
Total jenis obat yang rusak =2
Prosentase obat rusak = 2/100 x100 % = 2 %
Nilai obat rusak = ∑ obat yang rusak x Harga per

kemasan
Nilai obat yang rusak didapatkan dari :
Obat yang rusak adalah A sebanyak = 1 kaleng
Harga perkaleng obat A = Rp.75.000
Cara untuk menentukan prosentase dan nilai obat yang kadaluarsa adalah
sama dengan perhitungan untuk obat rusak.
E. Prosentase rata-rata bobot dari variasi persediaan

1. Dasar Pemikiran:
Sistem pencatatan stok yang tidak akurat akan menyebabkan kerancuan
untuk melihat obat kurang atau obat berlebih.
2. Definisi :
Prosentase rata-rata bobot dari variasi persediaan menggambarkan tingkat
ketepatan sistem pencatatan stok yang mencerminkan keadaan nyata fisik
obat.
Prosentase rata-rata bobot dari variasi persediaan adalah prosentase
bobot rata-rata perbedaan antara catatan persediaan dengan kenyataan
fisik obat dari indikator obat yang ditetapkan.
Data dikumpulkan dari dokumen yang ada di Puskesmas berupa kartu stok
serta pengamatan terhadap fisik obat untuk obat indikator yang ditetapkan.

∑ stok keseluruhan obat
indikator dalam catatan
Prosentase rata2 bobot variasi persediaan = --------------------------------

Contoh :
Jumlah dalam catatan stok keseluruhan obat indikator yang ditetapkan

adalah = 1.000+800+1.200+1.000+500 = 4.500
Jumlah kenyataan fisik keseluruhan obat indikator yang ditetapkan adalah

= 1.000+800+1.150+1.000+490 = 440
Selisih antara catatan dengan kenyataan fisik = 4.500 – 4.440 = 60
Prosentase rata-rata bobot dari variasi persediaan = 60/4.500x100 =1,33%
F. Prosentase rata-rata waktu kekosongan obat.

Prosentase rata-rata waktu kekosongan obat dari obat indikator
menggambarkan kapasitas sistem pengadaan dan distribusi dalam
menjamin kesinambungan suplai obat.
2. Definisi :
Waktu kekosongan obat didefisikan sebagai jumlah hari obat kosong
dalam satu tahun. Prosentase rata-rata waktu kekosongan obat adalah
Prosentase jumlah hari kekosongan obat dalam satu tahun.
Data dikumpulkan dari dokumen yang ada di Puskesmas berupa kartu
stok.
4. Perhitungan dan contoh :
∑ hari kekosongan semua
obat indikator dlm satu tahun
Prosentase rata2 waktu kekosongan obat = ---------------------------------------
Contoh :
Obat indikator yang ditetapkan adalah 3 (tiga) jenis obat
Jumlah hari kekosongan obat A dalam satu tahun = 20
Jumlah hari kekosongan obat B dalam satu tahun = 25
Jumlah hari kekosongan obat C dalam satu tahun = 21
Prosentase rata2 waktu kekosongan obat = (20+25+21) x 100%
365x3= 6,02%

G. Prosentase obat yang tidak diresepkan

Obat yang tidak diresepkan akan menyebabkan terjadinya kelebihan obat.
Untuk itu perlu dilakukan komunikasi antara pengelola obat dengan
pengguna obat agar tidak terjadi hal seperti ini.
2. Definisi :
Jumlah jenis obat yang tidak pernah diresepkan selama 6 (enam) bulan
dibagi jumlah jenis obat yang tersedia.
Data dikumpulkan dari kartu stok obat yang tidak ada pengeluaran selama
6 bulan
∑ obat dengan stok tetap
Prosentase obat yang tidak diresepkan = -----------------------------------

x100 %
Contoh :
Jumlah jenis obat yang dalam enam bulan stoknya tetap = 2
Total jenis obat yang tersedia = 80
Prosentase obat yang tidak diresepkan = 2/80 x100 % = 2,5%

Penugasan
Soal 1
Pada tanggal 31 Maret 2015 di Puskesmas Terharu Kabupaten Bahagia, sisa

persediaan Amoksisilin kaplet 500 mg = nihil. Frekwensi Distribusi dari Instalasi
Farmasi Kabupaten Bahagia 3 bulan sekali. LPLPO akan dikirimkan tanggal 1
April 2015, dan butuh waktu 5 hari sampai obat dan BMHP datang. Pemakaian
Amoksisilin 500 mg kaplet periode Januari-Maret 2015 di Puskesmas adalah 300
kotak @ 100 kaplet. Obat tersebut sempat mengalami kekosongan selama lima
hari kerja. Jumlah hari kerja Puskesmas dalam sebulan = 25, stok penyangga
10%
Pertanyaan
a. Hitung stok optimum Amoksisilin kaplet 500 mg pada periode April – Juni
2015 di Puskesmas tersebut.
b. Hitunglah permintaan kebutuhan obat pada periode tersebut
Jawaban
Sisa stok 0
Jumlah hari kerja tanpa kekosongan (25x3)-5= 70 hari

obat
Pemakaian rata–rata per hari 300/70 x 100 kaplet = 429 kaplet
Kebutuhan waktu tunggu (5 hari) 5 x 429 tablet = 2.145 tablet
Stok kerja 32.175 kaplet
Stok Penyangga (10 % dari pemakaian 10/100 x 32.175 kaplet =3.218 kaplet
rata-rata)
a. Stok optimum Amoksisilin kaplet 500 mg pada periode April – Juni 2015 di
Puskesmas tersebut = stok kerja + kebutuhan waktu tunggu + Stok Penyangga
= (32.175 + 2.145 + 3.218) tablet = 37.538 kaplet
b. Permintaan kebutuhan Amoksisilin kaplet 500 mg pada periode April – Juni
2015 di Puskesmas tersebut = Stok optimum – Sisa stok = 37.538 – 0 =
37.538, dibulatkan dalam satuan kemasan utuhnya sama dengan 375 kotak
@100 kaplet.

Petunjuk Latihan
Tujuan:
Setelah mengikuti latihan ini, peserta mampu menghitung stok optimum dan
jumlah permintaan obat
Petunjuk :
1. Peserta dibagi dalam kelompok, setiap kelompok terdiri dari 2 orang
2. Setiap peserta dalam kelompok berdiskusi dan melakukan perhitungan untuk

mendapatkan angka stok optimum dan jumlah permintaan obatnya
3. Setiap kelompok menyerahkan hasil perhitungannya kepada fasilitator/ panitia.
4.Dua kelompok mempresentasikan cara dan hasil perhitungan untuk

mendapatkan jawaban, kelompok lain memberikan tanggapan, jawaban maupun
klarifikasi.
Bahan dan alat latihan
Kertas Kerja
Laptop/Kalkulator
Waktu
1 JPL
Membaca soal 10 menit
Mengerjakan soal 20 menit
Presentasi 2 kelompok 15 menit

Soal 2
Puskesmas Sehat sedang melakukan renovasi bangunan, sehubungan dengan

perubahan frekwensi distribusi obat dari Instalasi Farmasi Kabupaten, yang
biasanya dikirim sebulan sekali menjadi 2 bulan sekali, maka ruang penyimpanan
obat dan BMHP juga akan direnovasi. Saat ini luas ruang penyimpanan hanya 3x2
m2, dan luas tersebut tidak cukup ideal. Suhu rata-rata pada siang hari sekitar 30
derajat celcius.
Tugas
Buatlah rancangan ruang penyimpanan obat dan BMHP yang ideal beserta
sarana/ prasarana yang diperlukan, dengan asumsi luas tanah dan dana cukup
tersedia untuk luas minimal yang dibutuhkan,
Jawab
Rancangan ruang penyimpanan obat dan BMHP yang ideal beserta sarana/
prasarana yang diperlukan, minimal harus bisa dijelaskan terkait poin-poin penting
berikut ini:
1. Luas ruang penyimpanan pada saat frekwensi distribusi 1 bulan dengan 3x2
m2 masih kurang, dengan frekwensi distribusi menjadi 2 bulan maka luas ideal
harus diatas 6x4m2
2. Sarana prasarana yang dibutuhkan:

 AC
 Lemari Narkotik dan psikotropik
 Rak obat, ukuran dan jumlah cukup untuk menyimpan obat dengan jumlah
sedikit
 Pallet dengan jumlah yang cukup untuk obat/ BMHP dalam koli utuh
 Lemari pendingin
 Sarana pencatatan dan pelaporan
 Termometer, hygrometer
 Kunci ganda
3. Rancangan untuk ruang penyimpanan ideal:

 Ruangan kering dan tidak lembab.
 Memiliki ventilasi yang cukup.
 Memiliki cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai pelindung
untuk menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis.
 Lantai dibuat dari semen/tegel/keramik/papan (bahan lain) yang tidak
memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain. Harus diberi alas
papan (palet).
 Dinding dibuat licin dan dicat warna cerah.

 Hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam.

 Gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat.
 Mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda.
PETUNJUK LATIHAN
Tujuan:
Setelah mengikuti latihan ini, peserta mampu merancang ruang penyimpanan obat
dan BMHP yang baik di Puskesmas
Petunjuk :
1. Setiap peserta
merancang ruangan penyimpanan ideal di Puskesmas, sarana/ prasarana yang
dibutuhkan beserta penjelasannya
2. Setiap peserta
menyerahkan hasil penugasan kepada fasilitator/ panitia.
3. Satu peserta
mempresentasikan hasil rancangan ideal ruang penyimpanan , peserta lain
memberikan tanggapan, jawaban maupun klarifikasi.
Kertas Kerja, ATK
Laptop
Waktu
Waktu 25 menit
Soal 3
Berikut Data pemakaian beberapa item obat di Puskesmas Setiya berdasarkan

LPLPO selama tahun 2014 sebagai berikut:

Catatan :
1. Kekosongan CTM terjadi selama 1 bulan penuh

2. Kekosongan Vit C terjadi selama 15 hari pada bulan Nopember dan 1 bulan
penuh pada bulan Desember
3. Kekosongan Vit B terjadi selama 7 hari kerja pada bulan Desember
Pertanyaan
Berdasarkan data diatas hitung rencana kebutuhan beberapa item obat tersebut
untuk tahun 2015 berdasarkan konsumsinya, dengan asumsi pola penyakit
relative tetap dan kenaikan kunjungan 10%.
Jawaban
Jumlah
Jumlah
bulan Pemakai
total obat Kebutuh
obat an +Kenaik Sisa RKO
No. Nama Obat Januari- an 12
tersedia Rata2/ an 10% Stok 2015
Desember Bulan
/ tidak Bulan
2014
kosong
a b c d e=c/d f=e*12 g=1,1*f h i=g-h
Amoksilin
1 Kaplet 500 19,485 12 1,624 19,485 21,434 125 21,309
mg
Paracetamol
2 tablet 500 51,606 12 4,301 51,606 56,767 245 56,522
mg
Antalgin
3 Tablet 500 63,026 12 5,252 63,026 69,329 576 68,753
mg
4 CTM Tablet 82,386 11 7,490 89,876 98,863 256 98,607
5 Vit C tablet 101,037 10.5 9,623 115,471 127,018 127,018
6 Vit B1 tablet 100,404 11.75 8,545 102,540 112,794 112,794

PETUNJUK LATIHAN
Tujuan:
Setelah mengikuti latihan ini, peserta mampu menghitung rencana kebutuhan obat
untuk obat pelayanan kesehatan dasar dengan metode konsumsi
Petunjuk :
1. Peserta dibagi dalam kelompok, setiap kelompok terdiri dari 3 orang

2. Setiap peserta dalam kelompok berdiskusi dan melakukan perhitungan untuk
mendapatkan angka RKO untuk setiap item obat
3. Setiap kelompok menyerahkan hasil perhitungannya kepada fasilitator/
panitia.
4. Dua kelompok mempresentasikan cara dan hasil perhitungan untuk
mendapatkan jawaban, peserta lain memberikan tanggapan, jawaban
maupun klarifikasi
Kertas Kerja, ATK

Laptop
Waktu
65 menit
Soal 4.
Puskesmas Abadi menerima obat dan BMHP dari Kabupaten Linajaya setiap 3
bulan sekali. Obat dan BMHP yang diterima bulan Juli 2015 untuk kebutuhan
Puskesmas Juli-September 2015. Pengiriman LPLPO biasanya antara tanggal 3-
5, sedangkan pengiriman dari IF Kabupaten Jaya antara 4-6 hari dari pengiriman
LPLPO. Agar tidak terjadi stock out, kepala Puskesmas bersama-sama apoteker
penanggung jawab ruang farmasi melakukan evaluasi ketersediaan obat pada tgl
1 Agustus 2015, evaluasi dilakukan terhadap beberapa item obat fast moving
berikut ini:

Nama Obat Jumlah/Sisa Stok Pemakaian rata-rata perhari

(Tablet) bulan terakhir (tablet)
Kaptopril tablet 25 mg 8.975 101
Parasetamol sirup 120 mg/5 ml 6.000 160
Amoksisilin kaplet 500 mg 11.750 200
Pertanyaan
1. Berapa ketersediaan setiap item obat dalam satuan hari kerja

2. Apa hasil evaluasi ketersediaan dari 3 item obat tersebut dan langkah apa
yang dilakukan
Jawaban
Nama Obat Jumlah/Sisa Stok Pemakaian rata- Tingkat

(Tablet) rata perhari ketersediaan
bulan terakhir obat (hari
(tablet) kerja)
a b c d=b/c
Kaptopril tablet 25 mg 8.975 101 89
Parasetamol sirup 120 mg/5 6.000 160 38

ml
Amoksisilin kaplet 500 mg 11.750 200 59
Dengan diketahuinya tingkat ketersediaan obat, maka bisa dihitung estimasi nya
apakah setiap item obat tersebut cukup atau tidak sampai kedatangan obat
berikutnya
Jumlah sisa hari kerja sampai akhir bulan September 2015 = 50 hari
Lead time maksimal = tanggal maksimal pengiriman lplpo ditambah jumlah hari
maksimal pelayanan dari dikirimkannya lplpo sampai diterimanya obat = 5+6=11
hari
Sisa stok obat minimal harus mempunyai tingkat ketersediaan 61 hari, sehingga
Parasetamol sirup 120 mg/5 ml tidak akan cukup, Amoksisilin kaplet 500 mg juga
berpotensi mengalami kekurangan apabila pola penggunaan tetap sampai
kedatangan obat berikutnya. Solusinya adalah mengajukan permintaan khusus
untuk Parasetamol sirup 120 mg/5 ml dan Amoksisilin kaplet 500 mg, selain itu
dilakukan evaluasi penggunaan, terutama Amoksisilin kaplet 500 mg apakah
penggunaannya berlebihan atau tidak. Besarnya stok optimum direvisi untuk
periode berikutnya, terutama Parasetamol sirup 120 mg/5 ml .
Jumlah permintaan khusus:

Pemakaian rata- Jumlah obat

Jumlah Obat
Nama Obat Sisa Stok rata perhari bulan 61 hari
yang diminta
terakhir (tablet) kerja
A b c d=c*61 e=d-b
Parasetamol sirup 120
mg/5 ml 6,000 160 9,760 3,760 botol
Amoksisilin kaplet 500

mg 11,750 200 12,200 450 kaplet
PETUNJUK LATIHAN
Tujuan:
Setelah mengikuti latihan ini, peserta mampu melakukan evaluasi ketersediaan

obat
Petunjuk :
1. Peserta dibagi dalam kelompok, setiap kelompok

terdiri dari 3 orang
2. Setiap peserta dalam kelompok berdiskusi dan melakukan
perhitungan untuk mendapatkan tingkat ketersediaan setiap item obat dan
menentukan langkah/ keputusan yang akan diambil
3. Setiap kelompok menyerahkan hasil penugasan kepada
fasilitator/ panitia.
4. Dua kelompok mempresentasikan cara dan hasil perhitungan
untuk mendapatkan jawaban, peserta lain memberikan tanggapan, jawaban
maupun klarifikasi
Kertas Kerja, ATK
Laptop
Waktu
70 menit

7 RANGKUMA
N
Instalasi Farmasi merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan
Kabupaten yang bertugas mengelola obat, diantaranya melakukan
perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan,
pemantauan dan evaluasi obat yang diperlukan untuk layanan kesehatan di
Puskesmas. Instalasi Farmasi dalam melaksanakan tugasnya melayani
Puskesmas di Kabupaten.
8 DAFTAR
PUSTAKA
1. Kementerian Kesehatan RI, 2010, Materi pelatihan manajemen
kefarmasian di Puskesmas. Jakarta. Kementerian Kesehatan RI.
2. Management Sciences for Health. 2012. MDS-3. Managing Acces to

Medicines and Health Technologies. Arlington. 3th Ed. West Hatford:
Kumarian Press.
3. Kementerian Kesehatan RI, 2013, Peraturan Menteri Kesehatan RI

Nomor 30 Tahun 2014 tentang standar pelayanan kefarmasian di
Puskesmas. Jakarta. Kementerian Kesehatan RI.

Manajemen Pengelolaan Obat

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manajemen Pengelolaan Obat

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Manajemen Obat dan Bahan Medis Habis Pakai

PUSAT PELATIHAN SDMK-BPPSDMK Bekerjasama dengan UNIT ESELON 1 KEMENKES RI

DAFTAR ISI .................................................................................................... i

1 : DISKRIPSI SINGKAT ................................................................. 1

2 : TUJUAN PEMBELJARAN ......................................................... 2

3 : POKOK BAHASAN/ SUB POKOK BAHASAN .......................... 2

4 : BAHAN AJAR ............................................................................. 2

5 : LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN .................................. 3

6 : URAIAN MATERI ....................................................................... 5

Pokok Bahasan 1 : Siklus pengelolaan obat dan bahan 5

8 : DAFTAR PUSTAKA .................................................................. 34

i Pelatihan Manajemen Puskesmas

Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang dibuat, dapat mengelola data

Instalasi Farmasi merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan

Berbagai tugas yang berhubungan dengan pengelolaan obat membuat

1 Pelatihan Manajemen Puskesmas

Tujuan Pembelajaran Khusus

2 Pelatihan Manajemen Puskesmas

 Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat serta

Langkah 2: Pokok Bahasan 1

Fasilitator menyampaikan paparan tentang Siklus pengelolaan obat dan

Langkah 3: Pokok Bahasan 2

Fasilitator menyampaikan paparan mengenai Perencanaan dab

.Langkah 4: Pokok Bahasan 3

Fasilitator menyampaikan paparan Penerimaan, penyimpanan dan distribusi

Fasilitator memberikan penugasan kepada peserta berupa diskusi

Langkah 5: Pokok Bahasan 4

Fasilitator menyampaikan paparan tentang Pencatatan dan pelaporan obat

Fasilitator memberikan penugasan kepada peserta berupa praktek

Langkah 6: Pokok Bahasan 5

3 Pelatihan Manajemen Puskesmas

Fasilitator menyampaikan paparan tentang Pencatatan dan pelaporan obat

Fasilitator memberikan penugasan kepada peserta berupa praktek

Fasilitator merangkum tentang pembahasan materi ini dengan mengajak

4 Pelatihan Manajemen Puskesmas

Obat merupakan unsur penunjang dalam sistem pelayanan kesehatan, akan

Siklus pengelolaan Obat

Proses pengelolaan merupakan siklus berkelanjutan yang dinamis antar

5 Pelatihan Manajemen Puskesmas

6 Pelatihan Manajemen Puskesmas

Pokok Bahasan 2 : Perencanaan Dan Permintaan Obat Dan Bahan

A. Perencanaan Kebutuhan Obat tahunan di Puskesmas.

Tujuan perencanaan obat tahunan adalah untuk :

1. Mendapatkan perkiraan jenis dan jumlah obat

Sumber penyediaan obat yang utama di Puskemas berasal dari Dinas

Formularium Nasional (Fornas) adalah daftar obat terpilih yang disusun

1. Mempunyai khasiat keamanan terbaik berdasarkan bukti ilmiah mutakhir

7 Pelatihan Manajemen Puskesmas

1. Obat generik sudah menjadi kesepakatan

Pemerintah daerah berwenang merencanakan kebutuhan sediaan farmasi,

Data rencana kebutuhan obat tahunan untuk Puskesmas setiap tahun

B. Perencanaan Permintaan Obat di Puskesmas.

Permintaan obat untuk mendukung pelayanan obat di masing-masing

8 Pelatihan Manajemen Puskesmas

c. Menghitung kebutuhan obat dengan cara :

Sedangkan untuk menghitung permintaan obat dapat dilakukan

Waktu Lamanya kekosongan obat dihitung dalam hari.

9 Pelatihan Manajemen Puskesmas

Stok Penyangga Adalah persediaan obat untuk mengantisipasi terjadinya

Sisa Stok Adalah sisa obat yang masih tersedia di Puskesmas

Contoh Perhitungan Kebutuhan Obat :

1. Pada tanggal 31 Maret 2014 di Puskesmas Sehat Selalu

a. Hitung stok optimum CTM tablet 4 mg untuk bulan April2014 di