Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438

Universitas Bina Darma

PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM

MENUNJANG KINERJA PEGAWAI PADA DISTRIK NAVIGASI
KELAS 1 PALEMBANG

1
Ayu Dewi Kanti, 2Baibul Tujni
1
Administrasi Bisnis, Fakultas Vokasi, Universitas Bina Darma, ayudewikanti@gmail.com
2
Komputerisasi Akuntansi, Fakultas Vokasi, Universitas Bina Darma, baibul@binadarma.ac.id

Abstract – Administrative objectives are used in an activity or process, administrative activities of offices,
namely people who carry out activites in the adminitrative field to solve problems, the purpose of Office
Administration is to assist in resolving employee administrative activities, one of which can be seen in
the Office Administration section. This is very important and needs special attention so that it can support
the performance of employees in an agency. The results of the research and discussion can be seen that
the Role of Office Administration in Supporting Employrr Performance in the Class 1 Navigation District
Office of Palembang is still not being carried out optimally, because it can be seen from the leadership
applied by the leadership regarding direct supervision with employees has not gone will. It is better if the
leadership directly monitors the employees so that the objectives of the activities can run effectively and
efficiently.

Keywords: Office Administration, Performance, Employee.

Abstrak – Tujuan Administrasi dipergunakan dalam suatu kegiatan atau proses, kegiatan tata usaha dari
perkantoran yaitu orang yang melakukan kegiatan dalam bidang administrasi untuk melakukan
pemecahan masalah, tujuan dari Administrasi Perkantoran yaitu untuk membantu penyelesaian dalam
kegiatan administrasi pegawai, salah satunya dapat dilihat pada bagian Administrasi Perkantoran. Hal ini
sangat penting dan perlu dapat diperhatikan khusus sehingga dapat menunjang kinerja pegawai pada suatu
instansi. Hasil dari penelitian dan pembahasan dapat dilihat bahwa Peranan Administrasi Perkantoran
Dalam Menunjang Kinerja Pegawai Pada Kantor Distrik Navigasi Kelas 1 Palembang masih belum
terlaksana dengan optimal, karena hal ini dapat dilihat dari kepemimpinan yang diterapkan oleh pimpinan
mengenai kepengawasan langsung dengan pegawai belum berjalan dengan baik. Sebaiknya pimpinan
memantau langsung para pegawai agar tujuan dari kegiatan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Kata kunci: Administrasi Perkantoran, Kinerja, Pegawai.

1. Pendahuluan
Setiap organisasi menyelenggarakan kegiatan dengan maksud untuk mencapai
tujuan.”Tujuan yang ingin dicapai pada umumnya sama yaitu mengembangkan organisasi.”Pada
proses pencapaian tujuan yang dimaksud organisasi harus melaksanakan serangkaian kegiatan
operasional secara efektif dan efisien.”Administrasi merupakan pusat komunikasi antara bagian
/ unit didalam organisasi, administrasi yang baik akan membantu meningkatkan mutu pekerjaan
karena dapat mengurangi hambatan yang dapat menyebabkan timbulnya kegagalan pada
rencana yang telah dilakukan sebelumnya.”

2. Tinjauan Pustaka
2.1 Tata Kerja Instansi
Dalam melaksanakan tugas, Kepala Distrik Navigasi, Kepala Bagian, para Kepala Bidang,
para Kepala Subbagian dan para Kepala Seksi wajib menerapkan prinsip koordinasi,”integrasi

11
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma

dan sinkronasi,”baik dalam lingkungannya maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan
Distrik Navigasi serta instansi lain sesuai tugas masing-masing [1].”

2.2 Administrasi
Administrasi secara sempit berasal dari kata administratie (bahasa belanda) yaitu meliputi
kegiatan catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, agenda dan sebagainya yang
bersifat teknis ketatausahaan.”Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa administrasi
dalam arti sempit yang dimaksud yaitu untuk menyediakan informasi serta mempermudah
informasi jika dibutuhkan [2].”

2.3 Fungsi Administrasi

Pada dasarnya fungsi administrasi dengan fungsi manajemen adalah sama, perbedaannya
dimana fungsi administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan
kebijaksanaan umum.”Sedangkan manajemen berfungsi melaksanakan kegiatan - kegiatan yang
perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang
dirumuskan.

2.4 Karakteristik Administrasi

Berdasarkan penjelasan dan definisi yang dikemukakan diatas, maka dapat diuraikan
beberapa karakteristik administrasi, yaitu: (1) Adanya sekelompok orang, artinya kegiatan
administrasi hanya dapat terjadi bila dilaksanakan oleh dua orang atau lebih; (2) Adanya kerja
sama, artinya kegiatan administrasi akan terlaksanakan bila dua orang atau lebih melakukan
kerja sama; (3) Adanya pembagian tugas, artinya kegiatan administrasi tidak hanya kegiatan
keja sama, tetapi harus dilandaskan pada pembagian kerja yang jelas; (4) Kegiatan yang
sistematis dalam suatu proses, artinya kegiatan administrasi berlangsung secara bertahap dan
berkelanjutan; (5) Adanya tujuan, artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui
kegiatan kerja sama; [3].

2.5 Perkantoran
Secara harfifah perkantoran berasal dari kata pegawai yang berimbuhan arti dari pegawai
dari kata pegawai itu sendiri adalah “orang yang menjual tenaga atau memberikan jasanya
kepada orang lain dengan harapan mendapatkan imbalan atau jasa yang memadai dan sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku didalam organisasi” [4].

3. Metodologi Penelitian

3.1 Prosedur Administrasi Perkantoran

Proses penyimpanan arsip di Kantor Distrik Navigasi Kelas 1 Palembang adalah sebagai
berikut : (1) Diketik; (2) Menetapkan kode; (3) Membuat Petunjuk silang; (4) Penyortiran; (5)
Menyimpan;

3.2 Hal – hal yang Meningkatkan Kinerja Pegawai

Berikut hal – hal yang dapat meningkatkan kinerja pegawai, yaitu : (1) Motivasi; (2)
Bonus; (3)Pendekatan Personal; (4) Training; (5) Pendidikan; (6) Fasilitas dan sarana;

4. Hasil dan Pembahasan

4.1 Surat Masuk dan Surat Keluar

a) Surat Masuk
Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lain.”Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai
semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan

12
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma

pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan
dinas itu sendiri.

Gambar 1. Surat Masuk

b) Surat Keluar
Surat Keluar adalah surat yang lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan ditanda
tangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain.”Surat
keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir.”

13
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma

Gambar 2. Surat Keluar

Manfaat mengelola surat masuk dan surat keluar

1) Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.
2) Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.
3) Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan ketika
diperlukan.
4) Seringkali ada surat masuk sifatnya rahasia. Dengan penanganan surat yang baik maka
kerahasiaan akan tetap terjaga.
Pada kantor Distrik Navigasi Kelas 1 Palembang masalah surat-surat masuk dan surat-surat
keluar memang harus melalui tatausaha / bagian umum, tetapi karena bagian unit/seksi
melakukan administrasi sendiri.”Menurut penulis mungkin saja ada hal-hal yang penting
dilakukan oleh suatu unit tertentu atau kegiatan antar unit Kantor Distrik Navigasi Kelas 1
Palembang tidak diketahui oleh Sub bagian Tata Usaha padahal masalah / kegiatan tersebut
menyangkut kelancaran organisasi Kantor Distrik Navigasi kelas 1 Palembang.”Hal ini perlu
dibenahi dengan sub Bagian Tata Usaha harus saling berkerja sama terhadap unit-unit lain yang
bersangkutan dengan pelaksanaan administrasi pada Kantor Distrik Navigasi Kelas 1
Palembang.”

14
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma

4.2 Sistem Penyimpanan Arsip

1) Sistem Abjad
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan abjad dari
kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan.”Melalui sistem abjad ini, Dokumen disimpan
berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf.”Nama dapat terdiri dari dua jenis,
yaitu nama orang dan nama badan.”Nama orang (nama individu) terdiri dari nama lengkap dan
nama tunggal. Sedangkan nama badan terdiri dari nama pemerintah, nama badan swasta dan
nama organisasi.

2) Sistem Nomor
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama
orang atau nama bidang disebut sistem nomor (numeric filling system).”Hampir sama dengan
sistem abjad yang penyimpanan dokumen didasarkan kepada nama,”sistem nomor pun
penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor.”

Gambar 3. Penomoran Surat

Pelaksanaan kearsipan Sub Bagian Tata Usaha sebagai pelaksana administrasi perkantoran
pada Kantor Distrik Navigasi Kelas 1 Palembang harus memiliki sistem pengarsipan yang baik.
Penetapan kode file diperoleh dari sistem subjek atau berdasarkan kode file.”Pada penyimpanan
warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urutan – urutan angka dari satu terus
meningkat hingga bilangan yang lebih besar.”Kelemahan yang dilihat oleh penulis dalam hal ini
adalah kode arsip akan menjadi lambat karena mencari nomor urutan kode file pada tumpukan –
tumpukan arsip.”Sebaiknya Kantor Distrik Navigasi Kelas 1 Palembang memakai sistem
penyimpanan arsip menurut abjad.”Pada penyimpanan ini warkat disimpan menurut abjad dari
nama orang atau organisasi yang tertera pada warkat tersebut.”Kelebihan dengan memakai
sistem urutan abjad adalah penemuan kembali dari surat arsip atau warkat dilakukan dengan
lebih cepat.”Berarti dalam hal ini pihak kantor akan membuat kode arsip atau file berdasarkan
huruf pertama dari pokok atau nama orang bersangkutan.”
Selain itu penulis juga melihat tempat penyimpanan arsip pada Kantor Distrik Navigasi
kelas 1 Palembang kurang baik misalnya, arsip – arsip dalam map file disimpan dalam suatu
tempat atau lemari yang kurang memadai.”Sebaiknya Kantor Distrik Navigasi Kelas 1
Palembang menyediakan tempat penyimpanan arisp yang baru agar penyimpanan arsip bisa
tertata dengan rapi dan memudahkan pengambilan arsip ketika dibutuhkan.”
Selain ini untuk mengatasi penggunaan arsip, agar lebih efektif dan efisien sebaiknya ada
orang yang khusus menangani arsip pada Kantor Distrik Navigasi Kelas 1 Palembang.”Dengan

15
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma

adanya seorang petugas yang melaksanakan kegiatan pengarsipan, maka pengarsipan dapat
berjalan dengan efektif dan efisien.”Alasan penulis mengemukakan karena pegawai pada kantor
sangat sibuk, disamping ada pegawai yang mengurus kearsipan ada juga pekerjaan lain yang
dikerjakan.”Oleh sebab itu pegawai yang bekerja tersebut kurang berkonsentrasi dalam hal
kearsipan.”Hal ini tentu mempengaruhi kelancaran kearsipan.”Untuk menangani hal ini perlu
dituntut seorang petugas pengarsipan yang cekatan dalam menyimpan, menempatkan,
menemukan kembali dokumen - dokumen serta harus terampil dalam menggolongkan warkat -
warkat kantor, membuat data tepat pada waktu yang diperlukan, kesimpulannya seseorang
petugas pengarsipan harus teliti, rapi dan cerdas.”

5. Kesimpulan
Pekerjaan kantor Pada Distrik Navigasi Kelas 1 Palembang berperan penting dalam
memudahkan atau meringankan tugas pegawai yang menjalankan kegiatan perkantoran,”juga
membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai satu kesatuan dan melayani pelaksanaan
kantor operatif untuk mencapai tujuan kantor,”memberikan semua keterangan – keterangan
yang lengkap dan yang diperlukan, untuk pelaksanaan pekerjaan secara efisien terutama bagi
pihak pimpinan.”Adapun kegiatan administrasi dalam perananya Pada Distrik Navigasi Kelas 1
Palembang seperti mengetik, surat menyurat, serta pengarsipan.

Referensi

[1] Donni. Juni Priansa. Garnida, Agus. 2013. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien dan
Profesional. Bandung: Alfabeta.
[2] Drs. E Martono dalam bukunya yang berjudul “Dasar-dasar Kesekretariatan dan
kearsipan
[3] Rahmat, H. 2013. Statistika Penelitian. Bandung: Pustaka Setia.
[4] Miftah Thoha. 2012. Kepemimpinan Dalam Manajemen: PT.Raja Grafindo Persada,
Jakarta

16