PT XYZ

Logo

LEMBAR PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN

STANDARD OPERATION PROCEDURE

PENGGUDANGAN DAN PENYERAHAN

Disusun oleh: Disahkan oleh

Tanggal : Tanggal :

Nomor Salinan : _____________________

Distribusi Kepada : _____________________
Status Distribusi1) :  DIKENDALIKAN
 TIDAK DIKENDALIKAN

Catatan :
1) Beri tanda  untuk yang sesuai;
2) Prosedur Sistem ini diterbitkan untuk digunakan internal di bawah kewenangan PT XYZ ;
LEMBAR PERUBAHAN

JL-SOP-10.1.0/160604 Halaman 1 dari 7

 PT XYZ
Logo

NO. TANGGAL
NO. BAGIAN KETERANGAN PERBAIKAN NO. TERBIT
PERBAIKAN PERBAIKAN
PARAF

JL-SOP-10.1.0/160604 Halaman 2 dari 7

 PT XYZ
Logo

1.0 TUJUAN

Memberikan panduan operasional pada proses penggudangan produk jadi dan penyerahan
barang ke luar pabrik. Prosedur ini dibuat untuk memastikan bahwa produk jadi aman dan
terkendali dari kemungkinan peluang kontaminasi ataupun kerusakan fisiknya.

2.0 TANGGUNG JAWAB

Plant Manager : bertanggung-jawab terhadap pengawasan prosedur ini

Production Manager : bertanggung-jawab terhadap evaluasi dan pengendalian
prosedur ini
Warehousing Supervissor : bertanggung-jawab terhadap pelaksanaan prosedur ini.

3.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini diterapkan pada operasi penggudangan sejak penerimaan barang jadi dari unit
pengepakan, penataan produk di dalam gudang, pengelolaan prasarana gudang, aktifitas
stuffing, hingga pelepasan produk di pintu pabrik.

4.0 DEFINISI

Tidak ada kata spesifik yang digunakan dalam prosedur ini. Peristilahan yang berkaitan
dengan sistem HACCP mengacu pada referensi.

5.0 REFERENSI

JL-MANUAL HACCP

6.0 PROSEDUR

6.1. Penerimaan Produk Jadi

6.1.1. Produk jadi yang diterima dari unit pengepakan bagian produksi diletakkan terlebih dahulu di
areal penerimaan;

6.1.2. Petugas gudang akan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen penyerahan barang dari
bagian produksi, melakukan penghitungan ulang jumlah produk yang dikirim, serta memeriksa
kondisi fisik susunan. Hasil pemeriksaan tersebut dicatat dalam formulir JL-FSOP-GD01;

JL-SOP-10.1.0/160604 Halaman 3 dari 7

 PT XYZ
Logo

6.1.3. Kemasan cacat dari hasil pemeriksaan di pisahkan ke areal barang tunggu dan diberi label JL-
FSOP-GD02;

6.1.4. Produk yang dinyatakan baik lalu diangkat dengan forklift untuk disusun di baris penyusunan
sesuai dengan urutan batch produksi, di belakang batch produksi sebelumnya.

6.2. Penyusunan Produk Jadi

6.2.1. Produk Kemasan Kardus

6.2.1.1. Produk dalam kemasan kardus ukuran 25x25x30 dengan berat maksimum 15 JL disusun
keatas dengan tinggi tumpukan maksimum 5 kotak, untuk tumpukan berikutnya diberi pembatas
palet. Jumlah susunan dalam palet maksimum 75 unit.

6.2.1.2. Jumlah susunan palet dalam gudang maksimum 5. Tumpukan tersebut harus tegak lurus 90 o
tidak boleh miring.

6.2.1.3. Dalam setiap tumpukan diupayakan hanya terdiri dari satu jenis produk dalam satu batch
produksi yang sama. Demikian pula palet dalam baris yang sama.

6.2.1.4. Setiap baris diberi label sesuai dengan Formulir JL-FSOP-GD03.

6.2.2. Produk Kemasan Botol

6.2.2.1. Crate berisi botol disusun dalam palet dengan jumlah maksimum 3 susun keatas dan 15 crate
setiap susunnya.

6.2.2.2. Palet disusun keatas dengan jumlah susunan maksimum 5. Palet disususun berbaris ke
belakang di mana dalam barisan tersebut terdiri dari batch yang sama.

6.2.2.3. Setiap baris palet diberi label sesuai dengan formulir JL-FSOP-GD03.

6.2.3. Produk Kemasan Ball Plastik

6.2.3.1. Ukurang ball plastik 75 x 50 x 50 cm dengan berat maksimum 15 kg disusun ke atas dengan
tinggi tumpukan maksimum 3 ball, untuk tumpukan berikutnya diberi pembatas palet. Jumlah
susunan dalam palet ada 12 ball.

JL-SOP-10.1.0/160604 Halaman 4 dari 7

 PT XYZ
Logo

6.2.3.2. Jumlah susunan palet dalam gudang maksimum 5. Tumpukan tersebut harus tegak lurus tidak
boleh miring.

6.2.3.3. Dalam setiap tumpukan diupayakan hanya terdiri dari satu jenis produk dalam satu batch
produksi yang sama. Demikian pula palet dalam baris yang sama.

6.2.3.4. Setiap baris diberi label sesuai dengan Formulir JL-FSOP-GD03.

6.3. Penataan Jalur Transportasi

6.3.1. Palet disusun dalam lima baris, di mana setiap baris diberi jarak antara sekurang-kurangnya 50
cm. Setiap pergantian lima baris diberi jarak sekurang-kurangnya 2.5 meter untuk laluan forklift.
6.3.2. Sisi susunan ujung masuk dan sisi susunan ujung keluar sekurang-kurangnya memiliki jarak
areal 5 meter untuk memudahkan manuver penyusunan barang masuk dan penyerahan produk
jadi.

6.4. Penataan Prasarana Gudang

6.4.1. Gudang memiliki ventilasi pada bagian atas untuk sirkulasi udara, guna mengurangi
kelembaban ruangan. Ventilasi tersebut dibersihkan secara berkala sesuai dengan prosedur
sanitasi JL-SSOP-01
6.4.2. Gudang produk dilengkapi dengan penerangan 20 titik lampu, masing-masing dengan daya 100
watt.
6.4.3. Atap gudang bebas dari kebocoran dan sarang burung, di mana secara berkala dipelihara
dengan prosedur sanitasi JL-SSOP-01.
6.4.4. Dinding gudang tertutup baik dan terbebas dari jalur masuk hama dan hewan piaraan. Lantai
gudang dipelihara agar terbebas dari cairan baik air maupun tumpahan pelumas kendaraan.
Dinding dan lantai dipelihara secara berkala melalui prosedur sanitasi JL-SSOP-01.
6.4.5. Jalur susunan produk dibatas dengan garis putih pada lantai, jalur pejalan kaki di luarnya
dengan garis kuning, dan jalur alat angkut berada di luarnya.
6.4.6. Dipasang tanda-tanda di dinding gudang untuk membagi kavling jenis produk, menggunakan
papan permanen namun dapat ditukar-tukar.
6.4.7. Pintu terdiri dari dua, satu pintu untuk pemasukan barang dan satu pintu untuk pemasukan
barang. Pintu pemasukan barang akan dibuka selama shift produksi berjalan dan diawasi oleh
seorang staff gudang. Pintu pengiriman barang hanya dibuka saat pengiriman.

JL-SOP-10.1.0/160604 Halaman 5 dari 7

 PT XYZ
Logo

6.5. Penyerahan Produk

6.5.1. Pemeriksaan Kontainer

6.5.1.1. Petugas gudang memperoleh rekaman penggunaan kontainer paling akhir dari perusahaan
ekspedisi. Rekaman tersebut diperoleh dari bagian pemasaran melalui disposisi Form JL-
FSOP-MK10;
6.5.1.2. Petugas gudang bersama petugas QC melakukan pemeriksaan terhadap kondisi kontainer,
dengan memeriksa bercak dan bau sesuai dengan prosedur JL-SOP-QA08;
6.5.1.3. Setelah memperoleh rekomendasi dari QC, kontainer dinyatakan siap untuk dimuat;
6.5.1.4. Produk yang akan dimuat ditempatkan terlebih dahulu di area muat untuk diperiksa ulang susuai
dengan rencana muat JL-FSOP-MK11.
6.5.1.5. Setelah pemeriksaan ulang, petugas gudang membuat surat Bukti Pengiriman Barang (BPB)
JL-FSOP-GD04;
6.5.1.6. FSOP-GD04 dikirimkan ke bagian pemasaran untuk menjadi dasar penerbitan Delivery Order
(JL-FSOP-MK12). Formulir JL-FSOP-MK12 dikirim salinannya kepada penanggung-jawab
ekspedisi, pembeli, bagian keamanan, bagian keuangan, dan arsip.
6.5.1.7. Penanggung jawab ekspedisi akan menggunakan JL-FSOP-MK12 untuk penerbitan bukti
pengeluaran barang dari JL-FSOP-.

6.6. TINDAKAN KOREKSI

6.6.1. Penanganan Produk Masuk Yang Tidak Sesuai

6.6.1.1. Produk jadi yang masuk ke dalam gudang, apabila ditemukan tidak sesuai dengan spesifikasi
akan dipisahkan, diletakkan ke areal yang terpisah. Demikian pula produk yang mengalami
cacat pada kemasan;
6.6.1.2. Produk yang tidak sesuai dipisahkan dan diberi label JL-FSOP-GD02;

6.7. Penanganan Susunan Yang Tidak Sesuai

6.7.1. Susunan yang mengalami kerusakan harus segera diturunkan dan dipisahkan dari tumpukan
barang;
6.7.2. Susunan miring segera harus diperbaiki untuk menghindari kemungkinan rubuh;
6.7.3. Tumpukan yang terlalu tinggi harus diturunkan sesuai dengan batasan yang ditentukan;
6.7.4. Penempatan barang yang tidak sesuai dalam batch-nya atau kelompoknya segera diberi tanda
dan apabila memungkinkan harus segera dijadwalkan untuk dipindahkan.

6.8. Penanganan Pranata Dasar Yang Tidak Sesuai

6.8.1. Ventilasi yang tidak tertutup segera diperbaiki, demikian pula apabila terlalu terbuka

JL-SOP-10.1.0/160604 Halaman 6 dari 7

 PT XYZ
Logo

6.8.2. Lampu-lampu gudang yang tidak berfungsi atau padam segera dilaporkan ke bagian Teknik
untuk diganti.
6.8.3. Atap gudang bocor dan kotor dilaporkan ke bagian GHRD untuk dibersihkan,
6.8.4. Petugas gudang harus segera membersihkan air dan ceceran oli agar tidak membahayakan
pengangkutan.

6.9. Penanganan Fasilitas dan Produk Penyerahan Yang Tidak Sesuai

6.9.1. Kontainer yang tidak sesuai antara dokumen dan hasil pemeriksaannya ditunda pemuatannya
sampai dinyatakan lolos pemeriksaan laboratorium;
6.9.2. Apabila keadaan mendesak untuk dilakukan pengiriman, maka kontainer harus dibersihkan
terlebih dahulu dengan meminta bantuan bagian GHRD;
6.9.3. Barang yang dalam pemeriksaan terakhir mengalami kerusakan kemasan, harus dipisahkan
dan tidak akan dimuat;
6.9.4. Barang yang rusak karena pemuatan harus dipisahkan dan tidak akan dimuat.

7.0. DOKUMENTASI

Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk berkas dan disket, dapat berbahasa Indonesia
atau bahasa lainnya yang kesemuanya mempunyai status dan legalitas yang sama.

8.0. LAMPIRAN

1. JL-FSOP-GD01, Pemeriksaan Produk Masuk Gudang

2. JL-FSOP-GD02, Label Produk Tidak Sesuai
3. JL-FSOP-GD03, Kartu Gudang Produk
4. JL-FSOP-GD04, Bukti Pengiriman Barang
5. JL-FSOP-MK..., Rekaman penggunaan Kontainer
6. JL-FSOP-MK..., Delivery Order

JL-SOP-10.1.0/160604 Halaman 7 dari 7