MAKALAH

PERENCANAAN BARANG DAN JASA

DAN PENGELOLAAN KUALITAS

MANAJEMEN OPERASI PERUSAHAAN AGRIBISNIS

Dosen pengampu ; Sarita Indah Sari,SP,MP.

Disusun oleh :

INDAH (202206005)

KINCOT (202206003)

PROGRAM STUDI AGRIBISNIS

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS KATOLIK SANTO AGSTINUS HIPPO

2024
 KATA PENGANTAR

Dalam era globalisasi dan persaingan bisnis yang semakin ketat, perencanaan barang
dan jasa serta pengelolaan kualitas menjadi kunci utama dalam mencapai keunggulan
kompetitif dan keberlanjutan perusahaan. Makalah ini disusun dengan tujuan untuk menggali
lebih dalam tentang strategi perencanaan barang dan jasa yang efektif serta pentingnya
pengelolaan kualitas yang berkualitas tinggi dalam konteks bisnis modern. Perencanaan
barang dan jasa yang matang merupakan fondasi utama bagi kesuksesan produk atau layanan.
Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat mengidentifikasi pasar sasaran,
merumuskan strategi pemasaran yang efektif, serta mengoptimalkan proses produksi dan
distribusi. Di sisi lain, pengelolaan kualitas yang baik akan memastikan bahwa produk atau
layanan yang dihasilkan memenuhi standar mutu yang diharapkan oleh konsumen, sehingga
dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan. Dalam makalah ini, kami
akan membahas secara komprehensif tentang konsep perencanaan barang dan jasa yang
efektif serta strategi pengelolaan kualitas yang dapat diterapkan di berbagai sektor industri.
Kami berharap makalah ini dapat memberikan wawasan mendalam dan pemahaman yang
lebih luas tentang pentingnya kedua aspek tersebut dalam mencapai kesuksesan bisnis.

Akhir kata, kami ingin menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah
mendukung penyusunan makalah ini. Semoga makalah ini dapat memberikan inspirasi dan
manfaat bagi pembaca dalam mengembangkan strategi perencanaan barang dan jasa serta
pengelolaan kualitas di lingkungan bisnis mereka.

Ngabang 27 feb 2024

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Rumusan Masalah
1.3 Tujuan
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Perencanaan Barang dan jasa
2.1.1 Identifikasi Kebutuhan
2.1.2 Penetapan barang dan jasa
2.1.3 Cara pengadaan barang dan jasa
2.1.4 Jadwal pengadaan barang dan jasa
2.1.5 Anggaran Pengadaan Barang dan jasa
2.2 Tahap Pengadaan Barang dan Jasa
2.2.1 Tahap Perencanaan Pengadaan
2.2.2 Tahap Manajemen kontrak
2.2.3 Tahap Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
2.3 Pengelolaan kulitas
2.3.1 Alat-alat TQM
2.3.2 Standar INTERASIONAL ISO 9000
2.3.3 Biaya kualitas
2.3.4 Efek kualitas terhadap Reputasi dan Kualitas Layanan
2.3.5 Manajemen Kualitas Total (TQM)

BAB III KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Pengadaan barang dan jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk
mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa di inginkannya, dengan proses tertentu
agar dicapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya .Agar hakikat atau esensi
pengadaan barang dan jasa tersebut dapat dilaksanakan sebaikbaiknya, maka kedua bela
pihak yaitu pihak pengguna dan penyedia haruslah selalu berpatokan pada filosofi
pengadaan barang dan jasa ;tunduk pada etika dan norma pengadaan barang dan jasa yang
berlaku mengikuti prinsip-prinsip;metode dan proses pengadaan barang dan jasa yang
berlaku. Dalam PerPres No.16 Tahun 2018 menjelaskan peraturan –peraturan yang
berlaku dalam proses pegadaan barang dan jasa tentang pelaku –pelaku pengadaan barang
dan jasa, jenis pengadaan, metode pengadaan dan besaran nilai pengadaan yang dapat
dikelompokan sebagai metode dalam pelaksanaan pengadaan, baik berupa pengadaan
barang atau pun jasa. Pengadaan barang dan jasa adalah suatu kegiatan untuk memperoleh
barang atau jasa yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai
diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa. Pengadaan barang
dan jasa sendiri dapat dibagi menjadi dua, yakni pengadaan barang dan jasa pada sektor
pemerintah serta pengadaan barang dan jasa swasta atau perusahaan. Serta juga dibahas
dalam KBBI, bahwa Pengadaan barang dan jasa berarti tawaran untuk mengajukan harga
serta memborong pekerjaan atas penyediaan barang dan/jasa.
Pengadaaan barang/jasa pada sektor pemerintahan memiliki proses yang lebih rumit
dibandingkan dengan pengadaan barang/jasa pada sektor lainnya, hal ini dikarenakan
pembiayaannya berkaitan dengan APBN atau APBD sehingga segala proses yang terjadi
harus dapat di pertanggungjawabkan dengan sejelas-jelasnya. Sedangkan Pengadaan
barang dan jasa pada sektor perusahaan atau swasta, prosesnya lebih sederhana dan lebih
mudah dibandingkan pada pengadaan barang/jasa pemerintah. Pada pengadaan di sektor
swasta, aturan-aturan pengadaan barang dan jasa cenderung mengacu pada kebijakan
instansi atau perusahaan masing-masing. Pengendalian kualitas dilakukan oleh
perusahaan untuk memastikan bahwa produk dan jasa yang dihasilkan sudah memenuhi
standar dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, yang mana produk dan jasa yang
 berkualitas dinilai memiliki value untuk dapat bersaing di pasar global (Novack, 2015).
Berbagai jenis inspeksi atau pengecekan yang dilakukan secara konvesional dengan alat
uji (tools) untuk mengamati kinerja proses dan mendeteksi tanda penyimpangan awal
sehingga diperoleh metode perbaikan kualitas yang efektif merupakan bentuk pelaksaan
pengendalian kualitas (Susetyo, 2010).Hoe dan Mansori (2018) berpendapat output dari
pengendalian kualitas adalah terciptanya produk berkualitas. Dengan terciptanya produk
berkualitas akan berpengaruh terhadap daya saing perusahaan karena menumbuhkan
kepuasan dan loyalitas pelanggan.
Penelitian lain oleh Kusumawati et.al (2014) menjelaskan kepuasan dan loyalitas
pelanggan didapatkan perusahaan bukan hanya dari produk yang berkualitas saja
melainkan juga dari customer service perusahaan yang baik. Sedangkan penelitian oleh
Kurniati et.al (2015) menjelaskan bahwa selain pengendalian kualitas, penentuan
kebijakan melalui pemeliharaaan peralatan produksi memiliki dampak terhadap kualitas
produk atau jasa yang dihasilkan. Produk berkualitas dihasilkan dari berbagai aspek
perusahaan seperti aspek pemasaran, operasional atau produksi, sumber daya manusia
(SDM), dan aspek keuangan yang saling terintegrasi satu sama lain. Oleh karena itu
dibutuhkan manajemen perusahaan yang baik untuk bisa mengatur seluruh aspek tersebut
(Fajrah dan Putri, 2016). Penelitian lain oleh Ertosun et. al (2012) menjelaskan bahwa
untuk menghasilkan produk berkualitas maka harus dilakukan perbaikan secara terus
menerus yang dilakukan oleh manajemen. Selain harus memperhatikan faktor internal,
perusahaan juga harus memperhatikan faktor eksternal demi mencapai kepuasan
pelanggan. Proses produksi yang tidak memperhatikan kualitas mempunyai dampak
negatif terhadap produktivitas perusahaan karena akan ada penambahan biaya rework
product, selain itu penjualan perusahaan juga semakin menurun. Hal ini tidak dapat
dibiarkan secara terus menerus karena dapat mengurangi profit perusahaan (Tanady,
2015). Oleh karena itu perusahaan harus melakukan pengendalian kualitas atau quality
control sebagai upaya mengendalikan mutu barang atau jasa secara berkelanjutan untuk
meminimalisir produk cacat yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan apabila
terjadi deviasi dalam proses produksi (Yulia, 2017).
1.2 Rumusan Masalah
a. Bagaimana merencanakan barang dan jasa secara efektif dalam konteks perencanaan
usaha?
b. Bagaimana mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan mengintegrasikannya ke
dalam perencanaan barang dan jasa?
 c. Bagaimana mengatasi tantangan dalam perencanaan barang dan jasa yang dapat
mempengaruhi ketersediaan dan kualitas produk?
1.3 Tujuan
a. Meningkatkan pemahaman tentang pengendalian kualitas dan peranannya dalam
perencanaan barang dan jasa.
b. Menyajikan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas perencanaan
barang dan jasa.
c. Menyusun panduan praktis untuk implementasi perencanaan barang dan jasa yang
berkualitas.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Perencanaan Barang dan Jasa

Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa (PPBJ) adalah proses perumusan kegiatan
yang dimulai dari identifikasi kebutuhan, melalui tahapan perencanaan, seleksi, pelaksanaan
kontrak, dan pemanfaatan aset. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah Nomor 11 Tahun 2021 menyebutkan pedoman perencanaan pengadaan
barang/jasa pemerintah. Alur PPBJ terbagi dalam empat blok, yaitu perencanaan, seleksi,
pelaksanaan kontrak, dan pemanfaatan asset. Pengadaan barang/jasa yang dilakukan
pemerintah dimaksudkan untuk mendapatkan barang/jasa dengan kriteria tepat harga, tepat
(sesuai) kualitas, tepat kuantitas (volume), rekanan dan cara pengadaan yang tepat, dan
kesepakatan lainnya sesuai dengan perjanjian yang dilakukan sehingga pengguna dapat
memanfaatkan barang/jasa dimaksud.
Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa adalah merencanakan jenis barang/jasa yang
akan diadakan melalui spesifikasi atau kerangka acuan kerja, bagaimana pengadaan akan
dilakukan dan siapa saja penyedia potensial yang akan diundang. Dalam perencanaan
pengadaan, selain membuat dokumen rencana pengadaan, juga menetapkan cara pengiriman
dokumen pemilihan kepada penyedia, bagaimana penyedia harus merespon dan memberikan
penawaran, serta kriteria evaluasi yang akan digunakan untuk memilih penyedia.
Kegiatan utama Perencanaan Pengadaan dalam Pengadaan Barang/Jasa menurut
Perpres 16/2018, secara garis besar terdiri dari beberapa hal sebagai berikut:
1. Definisi & Ruang Lingkup Perencanaan Pengadaan
2. Perencanaan Pengadaan Melalui Swakelola
3. Perencanaan Pengadaan Melalui Penyedia
4. Penyusunan & Pengumuman Rencana Umum Pengadaan

2.1.1 Identifikasi kebutuhan

Identifikasi kebutuhan pengadaan barang/jasa diawali dengan berbagai aktifitas

seperti analysis, survey dan riset tentang kebutuhan barang/jasa. Secara garis besar
identifikasi kebutuhan mempunyai kegiatan:

a. Melakukan identifikasi kebutuhan barang/ jasa yang diperlukan untuk mendukung

pencapaian tujuan organisasi (tujuan jangka pendek, jangkamenengah dan jangka
 panjang) secara lengkap berdasarkan prediksi hasil analisis belanja, survey dan
riset pasar tentang kebutuhan barang/jasa yang diperlukan.
b. Melakukan penyusunan kebutuhan barang/ jasa yang telah diidentifikasi pada
langkah sebelumnya menjadi rencana kebutuhan organisasi yang dapat disahkan.

2.1.2 Penetapan barang/jasa

Penetapan barang/jasa sesuai dengan kebutuhan organisasi dilakukan dengan melihat

paket dan prioritas pengadaan barang/jasa. Kegiatan ini secara garis besar meliputi:

a. menyusun paket pengadaan barang dan jasa secara cermat dengan menggabung
kebutuhan yang sejenis dan/ atau memecah pengadaan yang memang seharusnya
dipisah.
b. menentukan prioritas paket pengadaan barang/ jasa secara tepat berdasarkan
urgensi dan risiko/ dampaknya.

2.1.3 Cara pengadaan barang/jasa

Cara pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dilakukan

dengan melihat kesesuaian paket untuk diadakan melalui swakelola atau melalui pemilihan
penyedia. Kegiatan ini secara garis besar meliputi:

a. Menganalisa jenis/kebutuhan dan menentukan bagaimana kegiatan pengadaan

harus dilakukan; apakah melalui swakelola atau pemilihan penyedia dengan
melihat ketersediaan sumber daya, kemampuan teknologi, ketersediaan biaya,
keahlian pelaku pengadaan, ketersediaan waktu dan kualitas yang diinginkan.
b. Menetapkan tipe swakelola, menentukan spesifikasi/KAK, memperkirakan
biaya/RAB, menentukan pemaketan dan konsolidasi (melalui penyedia) serta
biaya pendukung.

2.1.4 Jadwal Pengadaan barang/jasa

Menentukan Jadwal Pengadaan barang/jasa adalah membuat jadwal secara

keseluruhan kegiatan pengadaan mulai dari perencanaan, persiapan,pelaksanaana sampai
penutupan pengadaan. Kegiatan ini secara garis besar meliputi:

a. Perencanaan Pengadaan
b. Persiapan Pengadaan
c. Pelaksanaan Pengadaan
 d. Mengidentifikasi detil aktifitas kegiatan dalam setiap proses pengadaan dan
merangkumnya dalam suatu kumpulan aktifitas yang berurutan. Sehingga dapat
dibuat diagram jadwal dalam bentuk batan (bar chart) atau diagram jaringan
e. Menentukan titik capaian penting atau milestone setiap kegiatan pengadaan mulai
dari tahap identifikasi sampai penutupan pengadaan.

2.1.5 Anggaran pengadaan barang/jasa

Menyusun anggaran pengadaan barang/jasa sesuai dengan kebutuhan organisasi

dilakukan dengan cara menghitung setiap aktifitas dan mengumpulkannya dalam paket
pekerjaan. Kemudian anggaran dihasilkan dari penjumlahan keseluruhan paket pekerjaan.
Kegiatan ini secara garis besar meliputi:

a. Mengidentifikasi kebutuhan sumber daya manusia, material dan bahan sesuai

dengan aktifitas yang telah didapat dalam langkah 4 (penentuan jadwal).
Menghitung perkiraan biaya bahan, biaya setiap aktifitas berdasarkan jumlah
sumberdaya yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu yang
ditentukan.
b. Menjumlahkan seluruh biaya menjadi total anggaran pengadaan barang/jasa.
Selain kegiatan diatas, terkait anggaran perlu diperhatikan adalah waktu
penentapan anggaran yang berkaitan dengan sumber dana, jika:
 Berasal dari APBN maka dilakukan bersamaan dengan proses
penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementrian /Lembaga
RAK -K/L) setelah penetapan Pagu Anggaran.
 Berasal dari APBD maka dilakukan bersamaan dengan proses
penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perangkat Daerah (RAK–
Perangkat Daerah) setelah penetapan Pagu Anggaran Dalam menyusun
anggaran perlu dipahami proses penyusunan anggaran pengadaan, baik
yang akan dilakukan secara swakelola ataupun melalui penyedia.