DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT PENGOLAH

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
I. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPTAAN ARSIP
A. PEMBUATAN
1. Kesesuaian terhadap Tata Naskah Dinas Pencipta Arsip
1.1 Penomoran Naskah Dinas
1.1.1. Pemberian Nomor Naskah sesuai dengan Susunan Penomoran Bukti dapat berupa:
Naskah Dinas - 10 buah Surat Perintah/Surat Dinas/Nota Dinas yang
memuat nomor naskah dinas sesuai susunan yang tertera
pada kebijakan tata naskah dinas.

1.1.2. Pencantuman Kode Klasifikasi Arsip pada Naskah Dinas:

a. Surat Perintah Bukti dapat berupa:
- 10 buah Surat Perintah yang kode klasifikasinya sesuai
dengan yang tertera pada kebijakan klasifikasi arsip.

b. Surat Dinas Bukti dapat berupa:

- 10 Surat Dinas yang kode klasifikasinya sesuai dengan
yang tertera pada kebijakan klasifikasi arsip dan
penulisannya sesuai dengan yang diatur dalam kebijakan
tata naskah dinas.

c. Nota Dinas Bukti dapat berupa:

- 10 Nota Dinas yang kode klasifikasinya sesuai dengan
yang tertera pada kebijakan klasifikasi arsip dan
penulisannya sesuai dengan yang diatur dalam kebijakan
tata naskah dinas.

1.2. Penggunaan Kertas Naskah Dinas:

1.2.1 Ukuran Kertas Bukti dapat berupa:
- 10 Surat Perintah/Surat Dinas/Nota Dinas yang ukuran
kertasnya sesuai dengan yang diatur dalam kebijakan
tata naskah dinas. Misalnya: untuk Surat Perintah
menggunakan F4, Surat dan Nota Dinas A4, dsb.

1.2.2. Gramatur (berat kertas) Bukti dapat berupa:

- 10 Surat Perintah/Surat Dinas/Nota Dinas yang berat
kertasnya sesuai dengan yang diatur dalam kebijakan
tata naskah dinas. Misalnya: 70gr/80gr/200gr, dst.

1.3. Struktur Naskah Dinas:

1.3.1. Kepala Naskah Dinas Bukti dapat berupa:
- 10 Surat Perintah/Surat Dinas/Nota Dinas yang letak
1.3.2. Batang Tubuh /Isi Naskah Dinas dan susunan kepala dinas, batang tubuh, kaki naskah
dinasnya sesuai dengan yang diatur dalam kebijakan tata
1.3.3. Kaki Naskah Dinas naskah dinas.

1.4. Format Naskah Dinas:

1.4.1. Jenis Huruf Bukti dapat berupa:
1.4.2. Ukuran Huruf - 10 Surat Dinas yang memuat jenis huruf, kata
penyambung, penentuan batas, nomor halaman,
1.4.3. Kata Penyambung Perpindahan Halaman
tembusan, lampiran dan logo lembaga/lambang negara
1.4.4. Penentuan Batas /Ruang Tepi sesuai dengan yang diatur dalam kebijakan tata naskah
dinas.
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT PENGOLAH

Bukti dapat berupa: KETERSEDIAAN

PERNYATAAN
ASPEK/ - 10 Surat Dinas yang memuat jenis huruf, kata (berikan tanda √)
KETERANGAN
penyambung, penentuan batas, nomor halaman,
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG tembusan, lampiran dan logo lembaga/lambang negara ADA
ADA
sesuai dengan yang diatur dalam kebijakan tata naskah
1.4.5. Nomor Halaman dinas.
1.4.6. Tembusan
1.4.7. Lampiran
1.4.8. Penggunaan Logo Lembaga /Lambang Negara
1.5. Pembubuhan Paraf pada Net Naskah Dinas Bukti dapat berupa:
- 10 Konsep Naskah Dinas yang mencantumkan paraf
sesuai dengan yang diatur dalam kebijakan tata naskah
dinas (paraf hierarki/koordinasi).
Catatan: Untuk naskah dinas yang born digital, tidak perlu
pembubuhan paraf.

1.6. Penggunaan Cap Dinas:

1.6.1. Bentuk Cap Dinas Bukti dapat berupa:
- 10 Surat Perintah/Surat Dinas yang memuat bentuk dan
warna cap lembaga negara/dinas sesuai dengan yang
1.6.2. Warna Cap Dinas diatur dalam kebijakan tata naskah dinas.

1.7. Penandatanganan Naskah Dinas:

1.7.1 Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas
Bukti dapat berupa:
- 10 Surat Perintah/Surat Dinas/Nota Dinas yang
ditandatangani oleh pejabat berwenang yang
mendatangani sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
kedinasan pada jabatannya sesuai dengan yang diatur
dalam kebijakan tata naskah dinas.

1.7.2. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas (a.n., Bukti dapat berupa:
u.b., plt., plh.) - 10 Surat Perintah/Surat Dinas/Nota Dinas yang
penandatanganannya menggunakan garis kewenangan
a.n., u.b., Plt., Plh sesuai dengan yang diatur dalam
kebijakan tata naskah dinas.

2. Pengamanan Naskah Dinas:

2.1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan
Bukti dapat berupa:
- 10 Surat Perintah/Surat Dinas yang mencantumkan
pemberian seri pengamanan dan security printing dika
unit pengolah memiliki (Jika tidak ada, maka tidak
menjadi pembagi. Jika ada, maka hanya akan diberi
rekomendasi sesuai pengaturan kebijakan tata naskah
dinas.

2.2. Pemberian Nomor Seri Pengaman dan Security Printing
Bukti dapat berupa:
- 10 Surat Perintah/Surat Dinas yang menggunakan
pemberian seri pengaman dan security printing (kertas
khusus, watermark, emboss, dll),apabila unit pengolah
memiliki (Jika tidak ada, maka tidak menjadi pembagi.
Jika ada, maka hanya akan diberi rekomendasi sesuai
pengaturan kebijakan tata naskah dinas).

3. Pengendalian Naskah Dinas Keluar:

 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT PENGOLAH

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
3.1. Pencatatan Bukti dapat berupa:
- Sarana pencatatan naskah dinas keluar, seperti: buku
agenda/kartu kendali/takah/agenda elektronik (aplikasi
PAD, Mic. Excel).

3.2. Penggandaan Bukti dapat berupa:

- Bukti penggandaan naskah dinas keluar (salinan,
tembusan, foto kopi).
3.3. Pengiriman Bukti dapat berupa:
- Buku ekspedisi/sarana pengiriman naskah.
3.4. Penyimpanan Bukti dapat berupa:
- Foto/Dokumentasi penyimpanan naskah dinas keluar
sebagai pertinggal.
4. Penggunaan Amplop Bukti dapat berupa:
- Amplop yang digunakan untuk mengirim naskah dinas
keluar yang sesuai dengan ketentuan amplop (ukuran,
warna, penulisan pengirim dan tujuan) yang tertuang
dalam kebijakan tata naskah dinas.

B. PENERIMAAN
1. Pengendalian Naskah Dinas Masuk
1.1. Penerimaan Bukti dapat berupa:
- Buku ekspedisi, tangkapan layar aplikasi PAD
penerimaan naskah masuk.
1.2. Pencatatan Bukti dapat berupa:
- Sarana pencatatan naskah dinas masuk, seperti: buku
agenda/kartu kendali/takah/agenda elektronik (aplikasi
PAD, Mic. Excel).
1.3. Pengarahan Bukti dapat berupa:
- Lembar Disposisi.
1.4. Penyampaian Bukti dapat berupa:
- Lembar Disposisi.
PENGGUNAAN ARSIP
1. Ketersediaan Arsip Aktif Bukti dapat berupa:
- Foto/Dokumentasi arsip aktif di dalam filing cabinet dan
daftar arsip aktif.
2. Sarana Peminjaman Arsip:
2.1. Unit pengolah menggunakan Out Indicator untuk mengganti arsip yang Bukti dapat berupa:
sedang dipinjam - Out Indicator (Out Sheet, Out Guide, Out Boks) yang
digunakan sebagai tanda bahwa ada lembaran item,
sejumlah berkas, atau sejumlah boks arsip yang
dipinjam).

2.2. Buku Peminjaman / Formulir Peminjaman Bukti dapat berupa:

- Buku peminjaman/formulir peminjaman yang digunakan
untuk mencatat arsip aktif yang dipinjam.

3. Penyajian Arsip Aktif

3.1. Penyajian Arsip Aktif bagi kepentingan pengguna internal:
3.1.1. Unit Pengolah menyajikan Arsip Aktif untuk kepentingan Bukti dapat berupa:
pengguna internal: - Buku/formulir peminjaman;
- Ketersediaan daftar arsip aktif (daftar berkas dan isi
berkas).
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT PENGOLAH

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
KETERANGAN
SUB ASPEK Bukti dapat berupa: TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG - Buku/formulir peminjaman; ADA
ADA
- Ketersediaan daftar arsip aktif (daftar berkas dan isi
a. Penentu Kebijakan
berkas).
b. Pelaksana Kebijakan
c. Pengawas Internal
3.1.2. Unit Pengolah menyajikan Arsip Aktif untuk kepentingan Bukti dapat berupa:
pengguna internal berdasarkan sistem klasifikasi keamanan - Kesesuaian antara buku/catatan peminjaman arsip dan
dan akses Arsip Dinamis prosedur peminjaman arsip dengan ketentuan
penggunaan arsip berdasarkan kebijakan SKKAAD.

3.2. Penyajian Arsip Aktif bagi kepentingan pengguna eksternal:

3.2.1. Unit pengolah menyajikan Arsip Aktif untuk kepentingan Bukti dapat berupa:
pengguna eksternal: - Buku/formulir peminjaman;
- Ketersediaan daftar arsip aktif (daftar berkas dan isi
a. Publik / Masyarakat berkas).
b. Pengawas Eksternal
c. Penegak Hukum
3.2.2. Unit Pengolah menyajikan Arsip Aktif untuk kepentingan Bukti dapat berupa:
pengguna eksternal berdasarkan sistem klasifikasi kedan akses - Kesesuaian antara buku/catatan peminjaman arsip dan
Arsip Dinamis prosedur peminjaman arsip dengan ketentuan
penggunaan arsip berdasarkan kebijakan SKKAAD.

PEMELIHARAAN ARSIP
1. Pemberkasan Arsip Aktif
1.1. Unit pengolah melaksanakan pemberkasan Arsip Aktif Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi/pengamatan langsung ke central file
bahwa arsip aktif telah diberkaskan.

1.2. Unit Pengolah melaksanakan pemberkasan Arsip Aktif terhadap arsip Bukti dapat berupa:
yang dibuat dan diterima - Foto/dokumentasi/pengamatan langsung ke central file
bahwa arsip aktif telah diberkaskan;
- Daftar arsip aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas).

1.3. Unit Pengolah melaksanakan pemberkasan Arsip Aktif sesuai
Klasifikasi Arsip
Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi/pengamatan langsung terhadap
kesesuaian antara kode klasifikasi yang tercantum dalam
tab guide primer, sekunder, tersier dan folder dengan
kebijakan klasifikasi arsip.

1.4. Unit pengolah menyusun Daftar Arsip Aktif Bukti dapat berupa:
- Daftar arsip aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas).
1.5. Daftar Arsip Aktif disusun oleh Unit Pengolah telah memuat seluruh Bukti dapat berupa:
informasi pada Daftar Arsip Aktif sesuai ketentuan peraturan - Daftar arsip aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas)
perundang-undangan: yang memuat seluruh ketentuan.
● Daftar Berkas:
a. Unit Pengolah
b. Nomor Berkas
c. Kode Klasifikasi
d. Uraian Informasi Berkas
e. Kurun Waktu
f. Jumlah
g. Keterangan
● Daftar Isi Berkas:
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT PENGOLAH

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
a. Nomor Berkas
b. Nomor Item Arsip
c. Kode Klasifikasi
d. Uraian Informasi Arsip
e. Tanggal
f. Jumlah
g. Keterangan
1.6. Unit Pengolah menyampaikan daftar arsip aktifnya kepada Unit Bukti dapat berupa:
Kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan - Nota dinas/screen shot bukti penyampaian lain, seperti:
email/aplikasi.
2. Penyimpanan Arsip Aktif
2.1. Unit pengolah melaksanakan penyimpanan arsip Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi sarana penyimpanan arsip: filing
cabinet, folder, guide, dsb.
2.2. Seluruh arsip yang disimpan oleh unit pengolah telah terdaftar ke Bukti dapat berupa:
dalam Daftar Arsip Aktif - Daftar arsip aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas), uji
petik melihat arsip yang termuda dan tertua yang
disimpan apakah telah terdaftar dalam daftar arsip aktif.

2.3. Arsip yang disimpan oleh unit pengolah tidak melewati Retensi Arsip
Aktif sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Bukti dapat berupa:
- Uji petik melihat arsip yang tersimpan dan
menyandingkan dengan retensi arsip yang tertuang
dalam kebijakan JRA untuk memastikan tidak ada arsip
inaktif yang tersimpan.

2.4. Arsip Aktif disimpan menggunakan sarana penyimpanan arsip yang Bukti dukung dapat berupa:
sesuai - Foto/dokumentasi penyimpanan arsip aktif dengan
media kertas/foto/rekaman suara/audio visual/dsb
disimpan dalam media yang sesuai.

3. Alih Media Arsip Aktif Catatan: Tidak menjadi penilaian, hanya sebagai
informasi tambahan bagi tim pengawas.

3.1. Arsip Aktif yang dialihmediakan tetap disimpan oleh Unit Pengolah Bukti dukung dapat berupa:
- Arsip aktif hasil alih media dan fisik arsipnya tersimpan
di central file.
3.2. Alih Media Arsip Aktif diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan Bukti dukung dapat berupa:
pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, - Arsip aktif hasil alih media dibubuhkan tanda tertentu,
terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media misalnya tanda tangan pimpinan unit pengolah/legalisasi
sesuai dengan arsip aslinya.
3.3. Pelaksanaan alih media Arsip Aktif disertai dengan pembuatan berita Bukti dukung dapat berupa:
acara alih media arsip - Berita acara alih media arsip.
3.4. Berita acara alih media Arsip Aktif telah disusun sesuai ketentuan Bukti dukung dapat berupa:
peraturan perundang-undangan: - Berita acara alih media arsip memuat seluruh informasi
● Berita acara alih media Arsip Aktif memuat informasi: sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
a. Waktu Pelaksanaan
b. Tempat Pelaksanaan
c. Jenis Media
d. Jumlah Arsip
e. Keterangan Proses Alih Media yang dilakukan
f. Pelaksana
g. Penandatangan oleh Pimpinan Unit Pengolah.
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT PENGOLAH

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
3.5. Pelaksanaan alih media Arsip Aktif disertai dengan pembuatan Daftar Bukti dukung dapat berupa:
Arsip Aktif yang dialihmediakan - Daftar arsip aktif yang dialih media.
3.6. Daftar Arsip Aktif yang dialihmediakan telah disusun sesuai ketentuan Bukti dukung dapat berupa:
peraturan perundang-undangan - Daftar arsip aktif yang dialih media memuat seluruh
● Daftar Arsip Aktif yang dialihmediakan memuat informasi: informasi sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
a. Unit Pengolah
b. Nomor Urut
c. Jenis Arsip
d. Jumlah Arsip
e. Kurun Waktu
f. Keterangan
4. Pemeliharaan Arsip Vital
4.1. Unit pengolah menyimpan Arsip Vital Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi sarana penyimpanan arsip vital:
brankas, ruang penyimpanan (Drive), folder, guide.
Catatan: Jika berdasarkan program arsip vital unit
pengolah tidak memiiki arsip vital, maka pernyataan
terkait pemeliharaan arsip vital tidak dinilai.

4.2. Identifikasi Arsip Vital:

4.2.1. Melaksanakan kegiatan identifikasi arsip dengan pembuatan Bukti dapat berupa:
Daftar Arsip Vital - Daftar arsip vital
4.2.2. Penyusunan Daftar Arsip Vital memenuhi ketentuan peraturan Bukti dapat berupa:
perundang-undangan - Daftar arsip vital memuat seluruh informasi sesuai
1) Nomor ketentuan peraturan perundang-undangan.
2) Jenis Arsip
3) Unit Kerja
4) Kurun Waktu
5) Media
6) Jumlah
7) Jangka Simpan
8) Metode Perlindungan
4.3. Pelindungan dan Pengamanan Dokumen / Arsip Vital Negara
4.3.1. Metode Pelindungan Arsip Vital Bukti dapat berupa:
- duplikasi/penggandaan, pemencaran (dispersal)
dan/atau menggunakan peralatan khusus seperti lemari
besi tahan api (vaulting)
4.3.2. Pengamanan Fisik Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi ruang penyimpanan arsip vital:
terdapat pengaturan akses masuk, pengaturan ruang,
penggunaan alarm dan/atau struktur bangunan.
4.3.3. Pengamanan Informasi Arsip Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi kartu identifikasi individu pengguna,
pengaturan akses petugas, prosedur tetap/SOP,
pemberian kode rahasia pada arsip, dan/atau kontrol
arsip.
4.3.4. Lokasi Penyimpanan Arsip Vital Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi arsip vital di simpan secara on site (di
sekitar central file) atau off site.
Informasi tambahan (apabila pernah terjadi bencana)
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT PENGOLAH

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
A. Penyelamatan Pasca Musibah Bukti dapat berupa:
1. Evakuasi Arsip Vital - Foto/dokumentasi pelaksanaan langkah-langkah
2. Identifikasi jenis arsip yang mengalamai kerusakan penyelamatan arsip, meliputi: evakuasi, identifikasi arsip
yang rusak, rocovery ruang penyimpanan dan fisik arsip.
3. Recovery:
a. Ruang Penyimpanan
b. Fisik Arsip
B. Pemulihan (Recovery) Bukti dapat berupa:
1. Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi - Foto/dokumentasi pelaksanaan langkah-langkah
2. Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan arsip.
pemulihan
3. Pelaksanaan Penyelamatan:
a. Pengepakan arsip yang dipindahkan
b. Pembersihan arsip dari kotoran yang menempel dengan
cairan alkohol atau tymol
c. Pembekuan
d. Pengeringan
e. Penggantian arsip yang ada salinan yang berasal dari
tempat lain
f.
Pembuatan back up seluruh arsip yang sudah diselamatkan
g. Memusnahkan arsip yang telah rusak parah dengan
membuat berita acara
C. Penyimpanan Kembali Arsip Vital Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi penyimpanan kembali arsip vital
pasca bencana.
D. Evaluasi Bukti dapat berupa:
- Laporan evaluasi
5. Pemberkasan dan Pelaporan Arsip Terjaga Catatan: Jika berdasarkan identifikasi unit pengolah tidak
menciptakan arsip terjaga, maka seluruh pernyataan tidak
dinilai/tidak menjadi pembagi.
5.1. Unit Pengolah menyimpan Arsip Terjaga Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi sarana penyimpanan arsip terjaga:
folder (arsip
kependudukan/kewilayahan/kepulauan/perbatasan/perjan
jian internasional/kontrak karya/masalah strategis)

5.2. Penataan Arsip Terjaga:

5.2.1. Pemberkasan Arsip Terjaga Bukti dapat berupa:
- Arsip terjaga diberkaskan di dalam folder.
5.2.2. Pembuatan Daftar Arsip Terjaga Bukti dapat berupa:
- Daftar arsip terjaga.
5.3. Pelaporan Arsip Terjaga:
5.3.1. Pelaporan Daftar Arsip Terjaga ke ANRI Bukti dapat berupa:
- Surat pengantar ke UK/UK I.
5.3.2. Penyerahan Salinan Autentik Arsip Terjaga ke ANRI Bukti dapat berupa:
- Surat pengantar ke UK/UK I.
5.4. Pengamanan Fisik dan Informasi Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi ruang penyimpanan arsip terjaga:
terdapat pengaturan akses masuk, pengaturan ruang,
penggunaan alarm dan/atau struktur bangunan.
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT PENGOLAH

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
PENYUSUTAN ARSIP
1. Intensitas pemindahan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan (dalam 5 tahun Bukti dapat berupa:
terakhir) - Berita acara pemindahan arsip inaktif;
- Daftar arsip inaktif yang dipindahkan;
- Nota dinas pemindahan arsip.

2. Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:

2.1. Penyeleksian Arsip Inaktif
2.2. Pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan
2.3. Penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan
Bukti dapat berupa:
- Uji petik daftar arsip inaktif yang dipindahkan dengan
retensi yang ada dalam JRA.
Bukti dapat berupa:
- Daftar arsip inaktif yang dipindahkan.
Bukti dapat berupa:
- Berita acara pemindahan arsip inaktif;
- Daftar arsip inaktif yang dipindahkan;
- Foto/dokumentasi arsip yang telah ditata dalam boks.

3. Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan setelah melewati Retensi Arsip Aktif Bukti dapat berupa:
- Uji petik daftar arsip inaktif yang dipindahkan dengan
retensi yang ada dalam JRA.

4. Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif disertai dengan Berita Acara Bukti dapat berupa:
Pemindahan Arsip Inaktif - Berita acara pemindahan arsip inaktif.
5. Berita Acara Pemindahan Arsip ditandatangani oleh: Bukti dapat berupa:
5.1. Pimpinan Unit Pengolah - Berita acara pemindahan arsip inaktif yang
ditandatangani pimpinan unit pengolah dan unit
5.2. Pimpinan Unit Kearsipan
kearsipan.
6. Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif disertai dengan Daftar Arsip Inaktif Bukti dapat berupa:
yang dipindahkan - Daftar arsip inaktif yang dipindahkan.
7. Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh: Bukti dapat berupa:
- Daftar arsip inaktif yang dipindahkan yang
7.1. Pimpinan Unit Pengolah ditandatangani pimpinan unit pengolah dan unit
7.2. Pimpinan Unit Kearsipan kearsipan.

8. Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan sebagai Lampiran Berita Acara Bukti dapat berupa:
Pemindahan Arsip memuat informasi: - Daftar arsip inaktif yang dipindahkan (daftar berkas dan
8.1. Daftar Berkas: daftar isiberkas) memuat seluruh informasi sesuai dengan
a. Unit Pengolah peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Nomor Berkas
c. Kode Klasifikasi
d. Uraian Informasi Berkas
e. Kurun Waktu
f. Jumlah
g. Keterangan
8.2. Daftar Isi Berkas:
a. Nomor Berkas
b. Nomor Item Arsip
c. Kode Klasifikasi
d. Uraian Informasi Arsip
e. Tanggal
f. Jumlah
g. Keterangan
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT PENGOLAH

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
II. SUMBER DAYA KEARSIPAN
SDM KEARSIPAN
1. Arsiparis
1.1. Ketersediaan: Catatan: Jika unit pengolah tidak memiliki arsiparis maka
pernyataan nomor 1 tidak dinilai/tidak menjadi pembagi.
1.1.1. Unit Pengolah telah terdapat Arsiparis Bukti dapat berupa:
- SK penempatan arsiparis.
1.1.2. Jumlah Arsiparis pada Unit Pengolah telah sesuai dengan Bukti dapat berupa:
analisis beban kerja kearsipan - ABK arsiparis di unit pengolah.
1.2. Kedudukan Hukum:
1.2.1. Mandiri Bukti dapat berupa:
- Wawancara arsiparis/pimpinan unit pengolah terkait
pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis sesuai dengan
kompetensi yang dimiliki.
1.2.2. Independen Bukti dapat berupa:
- Wawancara arsiparis/pimpinan unit pengolah terkait
pelaksanaan kewenangannya bebas dari pengaruh pihak
manapun.
1.3. Kewenangan:
1.3.1. Melaksanakan tugas pokok Arsiparis Bukti dapat berupa:
- Verifikasi dengan melihat apakah arsiparis
melaksanakan tugasnya dalam mengelola arsip aktif.
1.3.2. Memiliki Kewenangan Kearsipan. Bukti dapat berupa:
- Verifikasi dengan melihat apakah arsiparis memiliki
upaya dalam menutup informasi arsip aktif kepada pihak
yang tidak berwenang.
1.4. Kompetensi:
1.4.1. Memenuhi Persyaratan Kompetensi Bukti dapat berupa:
- STTPPL Diklat Fungsional Arsiparis bagi arsiparis
berlatar belakang pendidikan formal selain bidang
kearsipan;
- Ijazah bagi arsiparis berlatar belakang pendidikan formal
bidang kearsipan.

1.4.2. Lulus Uji Kompetensi/Sertifikasi bagi Arsiparis yang diangkat Bukti dapat berupa:
melalui Inpassing - Rekomendasi inpassing dari ANRI;
- Sertifikat Uji Kompetensi/Sertifikasi.
1.5. Sertifikasi Kearsipan Bukti dapat berupa:
- Sertifikat sertifikasi.
1.6. Pengembangan SDM Kearsipan (melalui kegiatan pemberian diklat, Bukti dapat berupa:
sosialisasi, workshop, bimbingan teknis dan sejenisnya yang diberikan - Sertifikat diklat/sosialisasi/workshop/bimbingan
dalam rangka peningkatan kompetensi Arsiparis) teknis.dsb.

1.7. Arsiparis melaksanakan kewajiban menjaga keautentikan, keutuhan,

keamanan dan keselamatan arsip yang dikelolanya dengan indikator:
1.7.1. Arsip tercipta sesuai dengan Tata Naskah Dinas (Lihat dari Bukti dapat berupa:
penilaian pada aspek penciptaan) - Arsip aktif yang tercipta.
1.7.2. Arsip aktif di unit pengolah telah diberkaskan sesuai ketentuan Bukti dapat berupa:
peraturan perundang-undangan - Foto/dokumentasi pemberkasan arsip aktif.
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT PENGOLAH

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
1.7.3. Arsip aktif di unit pengolah telah disimpan menggunakan media Bukti dapat berupa:
penyimpanan yang sesuai - Foto/dokumentasi penyimpanan arsip aktif dengan
media kertas/foto/rekaman suara/audio visual/dsb
disimpan dalam media yang sesuai.

1.7.4. Arsip di Unit Pengolah telah terdaftar dalam daftar berkas dan Bukti dapat berupa:
daftar isi berkas - Ketersediaan daftar arsip (daftar berkas dan daftar isi
berkas).
2. Pengelola Arsip Catatan: Jika unit pengolah hanya memiliki arsiparis,
tetapi tidak memiliki pengelola arsip maka pernyataan
nomor 2 tidak dinilai/tidak menjadi pembagi.
2.1. Unit Pengolah memiliki Pengelola Arsip Bukti dapat berupa:
- SK penempatan pengelola arsip.
2.2. Persyaratan Kompetensi Pengelola Arsip Bukti dapat berupa:
- STTPL diklat teknis kearsipan.
2.3. Pengembangan SDM Kearsipan (non-diklat teknis) Bukti dapat berupa:
- Sertifikat diklat/sosialisasi/workshop/bimbingan
teknis/dsb.
PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
1. Folder
1.1. Spesifikasi:
1.1.1. Bahan terbuat dari lembar kertas manila karton Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi folder.
1.1.2. Keadaan lembaran rata, tidak kaku, tidak berlubang dan tidak
kusut
1.2. Bentuk dan Ukuran:
1.2.1. Bentuk Folder seperti map dengan tab atau bagian menonjol Bukti dapat berupa:
disebelah kanan atas yang berfungsi sebagai tempat untuk - Foto/dokumentasi folder.
menuliskan kode/indeks.
1.2.2. Ukuran folder sesuai dengan ketentuan
1.3. Penggunaan:
1.3.1. Satu folder digunakan untuk satu subyek atau satu berkas Bukti dapat berupa:
dengan maksimal 150 lembar - Foto/dokumentasi folder.
1.3.2. Folder diletakkan pada posisi dibelakang guide/sekat dalam
laci filing cabinet

2. Guide / Sekat
2.1. Spesifikasi:
2.1.1. Bahan Guide Arsip terbuat dari kertas karton mm, lebih tebal Bukti dapat berupa:
dari bahan folder sehingga tidak mudah melengkung (terlipat) - Foto/dokumentasi guide primer, sekunder, tersier.
2.1.2. Keadaan lembaran rata, kaku, tidak berlubang dan tidak kusut
2.2. Klasifikasi:
2.2.1. Guide Primer Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi guide primer untuk menuliskan kode
klasifikasi arsip pokok masalah.
2.2.2. Guide Sekunder Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi guide primer untuk menuliskan kode
klasifikasi arsip sub masalah.
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT PENGOLAH

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
2.2.3. Guide Tersier Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi guide primer untuk menuliskan kode
klasifikasi arsip sub sub masalah.
2.3. Bentuk dan Ukuran:
2.3.1. Berbentuk empat persegi panjang dan memiliki tab Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi guide primer, sekunder, tersier.
2.3.2. Tab terdiri atas:
a. Tab Primer
b. Tab Sekunder
c. Tab Tersier
2.3.3. Letak tab primer, tab sekunder, dan tab tersier pada masing-
masing guide tidak saling menutup
2.4. Penggunaan:
2.4.1. Diletakkan diantara kelompok berkas arsip yang satu dengan Bukti dapat berupa:
kelompok berkas arsip lainnya di dalam laci filing cabinet - Foto/dokumentasi guide primer, sekunder, tersier.

2.4.2. Tab pada guide digunakan untuk mencantumkan kode

klasifikasi, indeks dan masalah arsip
Bukti dapat berupa:
Label
3. - Foto/dokumentasi guide primer, sekunder, tersier.
4. Sarana Arsip Aktif Lainnya
4.1. Out Indicator Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi out indicator (Out Sheet, Out Guide,
Out Boks) yang digunakan sebagai tanda bahwa ada
lembaran item, sejumlah berkas, atau sejumlah boks
arsip yang dipinjam), beridi informasi: nama peminjam,
uraian arsip yang dipinjam, tanggal peminjaman, tanggal
pengembalian arsip, dan penegsahan dari peminjam.

4.2. Indeks dan Tunjuk Silang Bukti dapat berupa:

- Foto/dokumentasi indeks (pencantuman kata tangkap
untuk mempermudah pencarian arsip pada label;
- Foto/dokumentasi tunjuk silang, yaitu informasi jika:
arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan
fungsi, memiliki keterkaitan informasi dengan berkas
lainnya yang berbeda media, dan terjadi perubahan nama
orang atau pegawai atau lembaga

5. Filing Cabinet:
5.1. Filing cabinet yang digunakan adalah filing cabinet yang memiliki laci Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi filing cabinet.
5.2. Filing cabinet harus memiliki kunci pengaman
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT KEARSIPAN

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
SHEET NAME KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
I. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPTAAN ARSIP
1. Pembuatan Arsip
1.1 Pencatatan/Registrasi: Bukti dukung dapat berupa:
● Buku Agenda - Sarana pengendalian naskah dinas keluar manual
● Kartu Kendali dan/atau elektronik;
● - Registrasi penomoran naskah dinas keluar;
Takah; dan/Atau - Buku ekspedisi pengiriman naskah dinas keluar.
● Agenda Elektronik
1.2. Pengiriman
1.3. Penyimpanan
2. Penerimaan Arsip
2.1. Penerimaan naskah dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas Bukti dukung dapat berupa:
atau pihak yang berhak menerima di unit kearsipan - Sarana pencatatan naskah dinas masuk;
2.2. Penerimaan arsip diregistrasi oleh pihak yang menerima - Buku ekspedisi/sarana pengiriman naskah dinas;
- Lembar disposisi.
2.3. Arsip yang diterima didistribusikan kepada unit pengolah diikuti dengan
tindakan pengendalian:
2.3.1. Pencatatan:
● Buku Agenda
● Kartu Kendali
● Takah; dan/Atau
● Agenda Elektronik
2.3.2. Pengarahan
2.3.3. Penyampaian
PENGGUNAAN ARSIP
1. Ketersediaan Arsip Inaktif Bukti dapat berupa:
- Foto/Dokumentasi arsip inaktif di record centerdan
daftar arsip inaktif.
2. Ketersediaan Prosedur Penggunaan Arsip Inaktif Bukti dapat berupa:
- Bagan/alur peminjaman arsip, SOP peminjaman arsip
dan/atau kebijakan lainnya yang mengatur peminjaman
arsip.

3. Sarana Peminjaman Arsip

3.1. Unit kearsipan menggunakan Out Indicator untuk mengganti arsip yang Bukti dapat berupa:
sedang dipinjam - Out Indicator (Out Sheet, Out Guide, Out Boks) yang
digunakan sebagai tanda bahwa ada lembaran item,
sejumlah berkas, atau sejumlah boks arsip yang
dipinjam).

3.2. Buku Peminjaman/Formulir Peminjaman Bukti dapat berupa:

- Buku peminjaman/formulir peminjaman yang digunakan
untuk mencatat arsip inaktif yang dipinjam dalam bentuk
manual/elektronik.
4. Penyajian Arsip Inaktif
4.1. Penyajian arsip inaktif bagi kepentingan pengguna internal:
4.1.1. Unit Kearsipan menyajikan arsip inaktif untuk kepentingan Bukti dapat berupa:
pengguna internal: - Buku/formulir peminjaman;
a. Penentu Kebijakan - Ketersediaan daftar arsip inaktif.
b. Pelaksana Kebijakan; dan
c. Pengawas Internal
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT KEARSIPAN

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
SHEET NAME KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
4.1.2. Unit Kearsipan menyajikan arsip inaktif untuk kepentingan Bukti dapat berupa:
pengguna internal berdasarkan sistem klasifikasi keamanan - Kesesuaian antara buku/catatan peminjaman arsip dan
dan akses arsip dinamis prosedur peminjaman arsip dengan ketentuan
penggunaan arsip berdasarkan kebijakan SKKAAD.

4.2. Penyajian Arsip Aktif bagi kepentingan pengguna eksternal

4.2.1. Unit Kearsipan menyajikan arsip inaktif untuk kepentingan Bukti dapat berupa:
pengguna eksternal: - Buku/formulir peminjaman;
a. Publik / Masyarakat - Ketersediaan daftar arsip inaktif.
b. Pengawas Eksternal
c. Penegak Hukum
4.2.2. Unit Kearsipan menyajikan arsip inaktif untuk kepentingan Bukti dapat berupa:
pengguna eksternal berdasarkan sistem klasifikasi keamanan - Kesesuaian antara buku/catatan peminjaman arsip dan
dan akses arsip dinamis prosedur peminjaman arsip dengan ketentuan
penggunaan arsip berdasarkan kebijakan SKKAAD.
PEMELIHARAAN ARSIP
1. Asas Penataan Arsip Inaktif
1.1. Unit Kearsipan melaksanakan penataan arsip inaktif berdasarkan asas Bukti dapat berupa:
asal usul (principle of provenance) - Foto/dokumentasi penataan arsip inaktif tidak
bercampur dengan arsip yang berasal dari pencipta/unit
pengolah lain.
1.2. Unit Kearsipan melaksanakan penataan arsip inaktif berdasarkan asas Bukti dapat berupa:
aturan asli (principle of original order) - Foto/dokumentasi/uji petik untuk melihat daftar arsip
inaktif yang dipindahkan dengan daftar arsip inaktif yang
disusun unit kearsipan untuk membuktikan arsip inaktif
ditata sebagaimana pemberkasan pada masa aktifnya.

2. Kegiatan Penataan Arsip Inaktif

2.1. Unit Kearsipan melakukan pengaturan fisik arsip inaktif dalam rangka
kemudahan penemuan kembali arsip inaktif
Bukti dapat berupa:
- Dokumentasi/video streaming/uji petik
arsiparis/pengelola arsip mencari arsip berdasarkan
daftar arsip inaktif dalam waktu cepat dan lokasinya
sesuai dengan daftar arsip inaktif.

2.2. Unit Kearsipan melaksanakan pengolahan informasi arsip yang Bukti dapat berupa:
menghasilkan daftar informasi tematik, paling sedikit memuat judul, - Daftar arsip tematik.
pencipta arsip, uraian hasil pengolahan, dan kurun waktu
2.3. Unit Kearsipan melaksanakan penyusunan daftar arsip inaktif Bukti dapat berupa:
berdasarkan daftar arsip yang dipindahkan dari unit pengolah - Daftar arsip inaktif yang dipindahkan dari unit pengolah
dan daftar arsip inaktif yang disusun unit kearsipan.

2.4. Daftar arsip inaktif yang disusun oleh Unit Kearsipan telah sesuai Bukti dapat berupa:
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan: - Daftar arsip inaktif memuat seluruh informasi sesuai
● ketentuan peraturan perundang-undangan.
Daftar Arsip Inaktif:
a. Pencipta Arsip
b. Unit Pengolah
c. Nomor Arsip
d. Kode Klasifikasi
e. Uraian Informasi Arsip
f. Kurun Waktu
g. Jumlah
h. Keterangan
3. Penyimpanan Arsip Inaktif
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT KEARSIPAN

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
SHEET NAME KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
3.1. Unit Kearsipan melaksanakan penyimpanan arsip inaktif Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi sarana penyimpanan arsip: rak arsip,
boks arsip, dsb.

3.2. Arsip media kertas/konvensional disimpan di dalam folder atau sampul Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi penyimpanan arsip media
kertas/konvensional.

3.3. Arsip media kertas/konvensional yang disimpan di folder atau sampul Bukti dapat berupa:
dimasukkan ke dalam boks arsip - Foto/dokumentasi boks arsip berisi arsip yang ditaruh di
dalam folder atau sampul.
3.4. Folder atau sampul yang disimpan di dalam boks arsip diletakkan di Bukti dapat berupa:
rak arsip (besi/baja) - Foto/dokumentasi rak arsip berisi boks arsip.
3.5. Arsip inaktif disimpan oleh unit kearsipan di ruang khusus penyimpanan Bukti dapat berupa:
arsip inaktif (records center) - Foto/dokumentasi record center.
3.6. Seluruh arsip yang disimpan oleh unit kearsipan telah terdaftar ke Bukti dapat berupa:
dalam daftar arsip inaktif - Daftar arsip inaktif yang dapat membuktikan bahwa
arsip inaktif yang paling lama dan paling baru tahun
penciptaannya telah terdaftar.

3.7. Arsip yang disimpan oleh Unit Kearsipan tidak melewati retensi arsip Bukti dapat berupa:
inaktif sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) - Daftar arsip inaktif yang dapat membuktikan bahwa
arsip inaktif yang paling lama penciptaannya tidak
melewati retensi simpan arsip inaktif sesuai JRA.
3.8. Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan dengan melakukan penataan Bukti dapat berupa:
boks arsip pada rak secara berurut berdasarkan nomor boks dan - Foto/dokumentasi rak arsip berisi boks arsip.
disusun berderet ke samping, dimulai dari rak paling atas dan diatur
dari posisi kiri menuju ke kanan
4. Alih Media Arsip Inaktif Catatan: Tidak menjadi penilaian, hanya sebagai
informasi tambahan bagi tim pengawas.
4.1. Arsip inaktif yang dialihmediakan tetap disimpan oleh Unit Kearsipan Bukti dukung dapat berupa:
- Arsip aktif hasil alih media dan fisik arsipnya tersimpan
di record center.
4.2. Alih media arsip inaktif diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan Bukti dukung dapat berupa:
pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, - Arsip aktif hasil alih media dibubuhkan tanda tertentu,
terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media misalnya tanda tangan pimpinan unit kearsipan/legalisasi
sesuai dengan arsip aslinya.
4.3. Pelaksanaan alih media arsip inaktif disertai dengan pembuatan berita Bukti dukung dapat berupa:
acara alih media arsip - Berita acara alih media arsip.
4.4. Berita acara alih media arsip inaktif telah disusun sesuai ketentuan Bukti dukung dapat berupa:
peraturan perundang-undangan - Berita acara alih media arsip memuat seluruh informasi
Berita acara alih media arsip inaktif memuat informasi: sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
a. Waktu Pelaksanaan
b. Tempat Pelaksanaan
c. Jenis Media
d. Jumlah Arsip
e. Keterangan proses alih media yang dilakukan
f. Pelaksana; dan
g. Penanda tangan oleh pimpinan unit kearsipan
4.5. Pelaksanaan alih media arsip inaktif disertai dengan pembuatan daftar Bukti dukung dapat berupa:
arsip inaktif yang dialihmediakan - Daftar arsip inaktif yang dialih media.
4.6. Daftar arsip inaktif yang dialihmediakan telah disusun sesuai ketentuan Bukti dukung dapat berupa:
peraturan perundang-undangan. - Daftar arsip inaktif yang dialih media memuat seluruh
informasi sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT KEARSIPAN

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
SHEET NAME KETERANGAN
SUB ASPEK Bukti dukung dapat berupa: TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG - Daftar arsip inaktif yang dialih media memuat seluruh ADA
ADA
informasi sesuai ketentuan peraturan perundang-
Daftar arsip inaktif yang dialihmediakan memuat informasi:
undangan.
a. Unit Pengolah
b. Nomor Urut
c. Jenis Arsip
d. Jumlah Arsip
e. Kurun Waktu
f. Keterangan
PENYUSUTAN ARSIP
1. Pemusnahan

1.1 Informasi terkait kegiatan pemusnahan arsip dilaksanakan oleh OPD 27 Februari 2012 merupakan tanggal penetapan PP
sebelum tanggal 27 Februari 2012 atau setelah 27 Februari 2012 28/2012 yang mengatur prosedur pemusnahan arsip

Unit Kearsipan Kementerian/Lembaga melaksanakan pemusnahan Bukti dapat berupa:

arsip - Berita acara pemusnahan;
- Daftar arsip yang dimusnahkan.

1.2 Pemusnahan arsip dilaksanakan sesuai prosedur sebagai berikut:

1.2.1 Membentuk panitia penilai arsip Bukti dapat berupa:
- Keputusan pembentukan panitia penilai arsip.
1.2.2 Terdapat Pimpinan Unit Kearsipan sebagai Ketua merangkap Bukti dapat berupa:
Anggota dalam unsur Panitia Penilai Arsip - Keputusan pembentukan panitia penilai arsip.
1.2.3 Terdapat Pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan Bukti dapat berupa:
dimusnahkan sebagai Anggota dalam unsur Panitia Penilai - Keputusan pembentukan panitia penilai arsip.
Arsip
1.2.4 Terdapat Arsiparis atau Pegawai yang mempunyai tugas dan Bukti dapat berupa:
tanggungjawan di bidang pengelolaan arsip (jika belum - Keputusan pembentukan panitia penilai arsip.
memiliki Arsiparis) sebagai Anggota dalam unsur panitia penilai
arsip
1.2.5 Dilakukan penyeleksian arsip yang akan dimusnahkan Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi penyeleksian arsip;
- Penyusunan daftar arsip usul musnah;
- Notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan
penilaian.
1.2.6 Penyeleksian arsip dilakukan oleh penilai arsip melalui JRA Bukti dapat berupa:
dengan melihat kolom retensi inaktif pada kolom keterangan - Notula rapat panitia penilai
dinyatakan musnah dan apabila pencipta arsip belum memiliki
JRA, maka mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip
dengan persetujuan Kepala ANRI.

1.2.7 Dilakukan pembuatan daftar arsip usul Bukti dapat berupa:

- Daftar arsip usul musnah.
1.2.8 Dilakukan penilaian oleh panitia penilai arsip Bukti dapat berupa:
- Notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan
penilaian;
- Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada
pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau
sebutan lain yang menyatakan bahwa arsip yang
diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan.
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT KEARSIPAN
PERNYATAAN
ASPEK/
SHEET NAME
SUB ASPEK
NO. BUKTI DUKUNG
1.2.9 Panitia penilai arsip menyampaikan surat pertimbangan kepada Bukti dapat berupa:
pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan
lain yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan penilaian;
telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan.
1.2.10 Melakukan proses permintaan persetujuan pemusnahan arsip
sesuai ketentuan
1.2.11 Terdapat penetapan arsip yang akan dimusnahkan
1.2.12 Penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan
Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain di
lingkungan pemerintahan daerah dilaksanakan sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan,
1.2.13 Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan secara total
sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat
dikenali
1.2.14 Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh sekurang-
kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau
1.2.15 pengawasan
Pelaksanaan pemusnahan arsip disertai penandatanganan
berita acara pemusnahan arsip, yang dibuktikan dengan
adanya berita acara pemusnahan arsip.
1.2.16 Pelaksanaan pemusnahan arsip disertai daftar arsip yang
dimusnahkan sebagai bagian dari berita acara pemusnahan
arsip, yang dibuktikan dengan adanya daftar arsip yang
dimusnahkan.
1.2.17 Berita acara pemusnahan arsip dan Daftar arsip yang
dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia.
1.3 dan Menyimpan arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip
1.4 dan memperlakukannya sebagai arsip vital
2 Penyerahan
KETERSEDIAAN
(berikan tanda √)
KETERANGAN
TIDAK
ADA
ADA
- Notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan
- Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada
pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau
sebutan lain yang menyatakan bahwa arsip yang
diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan.
Bukti dapat berupa:
- Surat persetujuan dari dari Gubernur/Walikota/Bupati,
jika arsip yang dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10
(sepuluh) tahun sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang
telah ditetapkan oleh Pemerintah Daerah
- surat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia jika arsip yang dimusnahkan belum tercantum
di dalam JRA.
Bukti dapat berupa:
- keputusan pimpinan Organisasi Perangkat Daerah
(OPD) atau sebutan lain di lingkungan pemerintah daerah
tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip.
Bukti dapat berupa:
- Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada
pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau
sebutan lain yang menyatakan bahwa arsip yang
diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan.
- Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip dan surat
persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia jika arsip yang dimusnahkan belum tercantum
di dalam JRA
Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi pelaksanaan pemusnahan arsip.
Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi pelaksanaan pemusnahan arsip.
Bukti dapat berupa:
- Berita acara pemusnahan arsip;
Bukti dapat berupa:
- Daftar arsip yang dimusnahkan
Bukti dapat berupa:
- bukti pengiriman
Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi arsip disimpan di lemari besi tahan
api atau dilakukan duplikasi dan pemencaran.
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT KEARSIPAN

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
SHEET NAME KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
2.1 Unit Kearsipan pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan Bukti dapat berupa:
lain kepada lembaga kearsipan daerah merupakan arsip yang autentik, - Surat pernyataan pimpinan OPD bahwa arsip yang
terpercaya, utuh, dan dapat digunakan, atau dalam hal arsip statis yang diserahkan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan
diserahkan tidak autentik maka Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dapat digunakan
atau sebutan lain yang menyerahkan arsip statis telah melakukan
autentikasi terhadap arsip yang diserahkan.

2.2 Penyerahan arsip statis dilaksanakan sesuai prosedur sebagai berikut: Bukti dapat berupa:
- Daftar arsip usul serah yang dibuat oleh unit kearsipan
jenjang berikutnya.
2.2.1 Menyeleksi dan menyusun daftar arsip usul serah Bukti dapat berupa:
-daftar arsip usul serah
-dokumentasi/foto kegiatan penyeleksian arsip
2.2.2 Pembentukan tim penilai Bukti dapat berupa:
-surat keputusan pembentukan tim penilai

2.2.3 penilaian oleh tim penilai Bukti dapat berupa:

- notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan
penilaian;
2.2.4 Menyampaikan surat pertimbangan kepada kepada pimpinan Bukti dapat berupa:
Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain yang - surat pertimbangan kepada kepada pimpinan Organisasi
menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah Perangkat Daerah (OPD)
memenuhi syarat untuk diserahkan

2.2.5 Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh Pimpinan Bukti dapat berupa:
Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain kepada lembaga - Surat pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis
kearsipan daerah oleh Pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau
sebutan lain kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
- Surat pernyataan dari Pimpinan Organisasi Perangkat
Daerah (OPD) atau sebutan lain yang menyatakan bahwa
arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan
dapat digunakan.

2.2.6 Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan daerah Bukti dapat berupa:
- surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan
daerah
- Foto/dokumentasi kegitan verifikasi
2.2.7 Penetapan arsip yang akan diserahkan Bukti dapat berupa:
- surat Keputusan Gubernur/Walikota/Bupati tentang
penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis.
2.2.8 Lembaga Kearsipan Daerah melakukan verifikasi daftar arsip usul serah Bukti dapat berupa:
- Daftar arsip usul serah yang telah diverifikasi
- surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan daerah
2.2.9 dan Pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh Pimpinan Organisasi Bukti dapat berupa:
2.2.10 Perangkat Daerah (OPD - Berita acara penyerahan arsip statis
- Daftar arsip statis yang diserahkan
2.3 dan Arsip yang tercipta dari kegiatan penyerahan arsip statis disimpan dan Bukti dapat berupa:
2.4 diperlakukan sebagai arsip vital - Daftar arsip vital
- Foto/dokumentasi penyimpanan arsip yang tercipta dari
kegiatan penyerahan arsip statis

II. SUMBER DAYA KEARSIPAN

SDM KEARSIPAN
1. Pejabat Struktural
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT KEARSIPAN

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
SHEET NAME KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
1.1. Unit Kearsipan dipimpin oleh Pejabat Struktural Bukti dapat berupa:
- Keputusan penempatan pejabat struktural pada unit
kearsipan.
1.2. Dalam pelaksanaan fungsi dan tugasnya, Pimpinan Unit Kearsipan Bukti dapat berupa:
bertanggung jawab terhadap: - Uraian tugas pejabat struktural pada unit kearsipan.
1.2.1. Perencanaan
1.2.2. Penyusunan program
1.2.3. Pengaturan kegiatan kearsipan
1.2.4. Pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan
1.2.5. Pengelolaan sumber daya kearsipan
1.2.6. Pengelolaan sumber daya kearsipan
1.3. Kompetensi:
1.3.1. Sarjana (strata satu/S1) bidang kearsipan, atau Bukti dapat berupa:
- Ijazah.

1.3.2. Sarjana (strata satu/S1) selain bidang kearsipan dan telah Bukti dapat berupa:
mengikuti serta lulus pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan - STTPPL Diklat Teknis Kearsipan.
bagi pejabat struktural kearsipan
2. Arsiparis Catatan: Jika unit kearsipan tidak memiliki arsiparis maka
seluruh pernyataan nomor 2 dinyatakan tidak/dinilai nol.
2.1. Ketersediaan:
2.1.1. Unit Kearsipan telah terdapat Arsiparis Bukti dapat berupa:
- SK penempatan arsiparis.
2.1.2. Jumlah Arsiparis pada Unit Kearsipan telah sesuai dengan Bukti dapat berupa:
analisis beban kerja Kearsipan - ABK arsiparis di unit kearsipan.
2.2. Kedudukan Hukum:

2.2.1. Mandiri (dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya arsiparis Bukti dapat berupa:
berpegang pada kompetensi yang dimilikinya) - Wawancara arsiparis/pimpinan serta pengelola arsip
terkait pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis sesuai
dengan kompetensi yang dimiliki.

2.2.2. Independen (bebas dari pengaruh pihak manapun dalam Bukti dapat berupa:
melaksanakan kewenangannya berdasarkan pada kaidah- - Wawancara arsiparis/pimpinan serta pengelola arsip
kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang- terkait pelaksanaan kewenangannya bebas dari pengaruh
undangan) pihak manapun.

2.3. Kewenangan:

2.3.1. Melaksanakan tugas pokok Arsiparis Bukti dapat berupa:

- Verifikasi dengan melihat apakah arsiparis
melaksanakan tugasnya dalam mengelola arsip inaktif,
melakukan pembinaan kearsipan, mengolah dan
menyajikan arsip menjadi informasi.
2.3.2. Memiliki Kewenangan Kearsipan. Bukti dapat berupa:
- Verifikasi dengan melihat apakah arsiparis memiliki
upaya dalam menutup informasi arsip inaktif kepada
pihak yang tidak berwenang.
2.4. Kegiatan Arsiparis di Unit Kearsipan:
2.4.1. Pengelolaan arsip inaktif Bukti dapat berupa:
- Daftar arsip inaktif.
2.4.2. Pembinaan kearsipan Bukti dapat berupa:
- Laporan pembinaan kearsipan.
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT KEARSIPAN

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
SHEET NAME KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
2.4.2. Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi Bukti dapat berupa:
- Daftar arsip inaktif.

2.5. Kompetensi:
2.5.1. Memenuhi Persyaratan Kompetensi
● Pendidikan formal selain bidang kearsipan namun telah Bukti dapat berupa:
mengikuti dan lulus Diklat Fungsional Arsiparis; atau - STTPPL Diklat Fungsional Arsiparis.
● Pendidikan formal bidang kearsipan yang sesuai Bukti dapat berupa:
(Sarjana/S1 di bidang Kearsipan untuk Arsiparis Ahli, dan - Ijazah.
Diploma/D3 di bidang kearsipan untuk Arsiparis Terampil).
2.5.2. Lulus uji kompetensi/sertifikasi bagi Arsiparis yang diangkat Bukti dapat berupa:
melalui Inpassing - Rekomendasi inpassing dari ANRI;
- Sertifikat Uji Kompetensi/Sertifikasi.
2.6. Sertifikasi Kearsipan Bukti dapat berupa:
- Sertifikat sertifikasi.
2.7. Pengembangan SDM Kearsipan (melalui kegiatan pemberian diklat, Bukti dapat berupa:
sosialisasi, workshop, bimbingan teknis dan sejenisnya yang diberikan - Sertifikat diklat/sosialisasi/workshop/bimbingan
dalam rangka peningkatan kompetensi Arsiparis) teknis.dsb.
3. Pengelola Arsip Catatan: Jika berdasarkan ABK dan peta jabatan unit
kearsipan tidak memiliki pengelola arsip, maka
pernyataan nomor 3 tidak dinilai/tidak menjadi pembagi.

3.1. Unit Kearsipan memiliki Pengelola Arsip Bukti dapat berupa:

- SK penempatan pengelola arsip.
3.2. Persyaratan Kompetensi Pengelola Arsip
Pengelola Arsip telah memiliki persyaratan kompetensi: Bukti dapat berupa:
● Jumlah Pengelola Arsip yang terdapat di Unit Kearsipan - STTPL diklat teknis kearsipan.
● Jumlah pengelola arsip yang telah mengikuti dan lulus diklat
teknis kearsipan
3.3. Pengembangan SDM Kearsipan (non-diklat teknis)
Pengelola Arsip telah mengikuti pengembangan SDM Kearsipan (non- Bukti dapat berupa:
diklat Teknis): - Sertifikat diklat/sosialisasi/workshop/bimbingan
● Jumlah Pengelola Arsip yang terdapat di Unit Kearsipan teknis/dsb.
● Jumlah Pengelola Arsip yang telah mengikuti kegiatan
pengembangan SDM kearsipan (non-diklat teknis)
3.4. Pengelola Arsip telah melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang
dibuktikan dengan indikator:

3.4.1 Arsip inaktif yang telah disimpan dengan menggunakan media Bukti dapat berupa:
penyimpanan yang sesuai - Foto/dokumentasi penyimpanan arsip inaktif dengan
media kertas/foto/rekaman suara/audio visual/dsb
disimpan dalam media yang sesuai.
3.4.2 Arsip inaktif tertata dan terpelihara dengan baik Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi penataan arsip inaktif.
PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
1. Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif (Record Center)
1.1. Lokasi: Bukti dapat berupa:
1.1.1. Tidak berada di daerah rawan gempa - Foto/dokumentasi gedung record center.
1.1.2. Tidak berada di daerah rawan banjir
1.1.3. Tidak berdekatan dengan penyimpanan bahan mudah meledak
1.1.4. dan
Tidakterbakar
berdekatan dengan pemukiman penduduk dan pabrik
1.1.5. Mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun
transportasi pegawai
 Bukti dapat berupa:
DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT KEARSIPAN - Foto/dokumentasi gedung record center.

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
SHEET NAME KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG ADA
ADA
1.1.6. Tidak berdekatan dengan lingkungan yang memiliki kandungan
polusi udara tinggi
1.2. Tersedia sistem pengairan (drainage) yang baik. Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi gedung record center.
2. Ruangan
2.1. Ruangan Kerja:
2.1.1. Ruang Transit Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi ruang transit untuk arsip yang baru
masuk dari unit pengolah sebelum dilakukan pengolahan.

2.1.2. Ruang Layanan Bukti dapat berupa:

- Foto/dokumentasi ruang transit untuk untuk melakukan
layanan arsip bagi pengguna yang membutuhkan arsip.
2.1.2. Ruang Pengolahan Arsip Inaktif Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi ruang transit untuk untuk melakukan
pengolahan arsip inaktif yang berasal dari unit pengolah.

2.2. Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif:

2.2.1. Memiliki pintu darurat untuk memindahkan arsip jika terjadi Bukti dapat berupa:
bencana - Foto/dokumentasi pintu/jendela darurat.
2.2.2. Tidak dibangun di bawah tanah Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi ruang penyimpanan arsip
2.2.3. Tidak boleh ada area kerja Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi ruang penyimpanan arsip

2.2.4. Pembatasan akses masuk Bukti dapat berupa:

- Foto/dokumentasi penggunaan kontrol akses (sidik jari
dll)
- Foto/dokumentasi larangan untuk memasuki ruang
penyimpanan arsip
2.2.5. Mempertahankan suhu dan kelembapan pada tingkat yang Bukti dapat berupa:
konstan sesuai dengan jenis arsip yang disimpan - Foto/dokumentasi alat pengatur suhu dan hygramoter
- Kartu kontrol

2.2.6. Bangunan tidak terbuat dari kayu agar terhindar dari rayap Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi bangunan record center.
2.3 Memiliki ruang khusus penyimpanan arsip media baru Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi ruang penyimpanan arsip media baru
2.4 Memiliki ruang penyimpanan arsip vital Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi ruang penyimpanan arsip vital
3. Peralatan
3.1. Dilengkapi dengan alat perlindungan bahaya kebakaran:
3.1.1. Fire alarm system Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi fire alarm system.
3.1.2. Heat/smoke detector Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi heat/smoke detector.
3.1.3. Hydrant dan atau tabung pemadam kebakaran Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi hydrant dan/atau tabung pemadam
kebakaran (APAR).

3.2. Arsip ditempatkan pada rak penyimpanan arsip inaktif sesuai ketentuan
perundang-Undangan
3.2.1. Jenis dan bahan rak: Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi rak sesuai jenis arsip.
 DAFTAR BUKTI DUKUNG ASKI UNIT KEARSIPAN

KETERSEDIAAN
PERNYATAAN
ASPEK/ (berikan tanda √)
SHEET NAME KETERANGAN
SUB ASPEK TIDAK
NO. BUKTI DUKUNG Bukti dapat berupa: ADA
ADA
● Rak untuk jenis arsip kertas yakni rak besi anti karat - Foto/dokumentasi rak sesuai jenis arsip.

● Rak untuk jenis arsip kertas berupa arsip peta yakni laci
besi anti karat
● Rak untuk jenis arsip foto yakni rak besi anti karat

3.2.2. Jarak antara rak dan tembok 70-80 cm dan jarak antara baris Bukti dapat berupa:
rak yang satu dengan yang lainnya 100-110 cm - Foto/dokumentasi jarak antara rak dan tembok, serta
antara rak dengan rak.
3.3. Arsip disimpan dengan menggunakan media penyimpanan arsip yang Bukti dapat berupa:
sesuai: - Foto/dokumentasi container sesuai dengan jenis arsip.
● Container untuk jenis arsip kertas yakni boks arsip
● Container untuk jenis arsip kertas berupa arsip peta yakni
tabung atau laci sesuai ukuran
● Container untuk jenis arsip foto yakni amplop (1 amplop berisi 1
lembar foto) dan dimasukkan pada boks arsip foto
3.4. Terdapat alat pengatur suhu dan kelembapan:
● Memiliki alat dehumidifier yang berfungsi untuk mengatur Bukti dapat berupa:
kelembapan - Foto/dokumentasi dehumidifier.
● Memiliki Air Conditioner yang berfungsi untuk mengatur suhu Bukti dapat berupa:
- Foto/dokumentasi Air Conditioner.
● Memiliki alat thermo hygrometer yang berfungsi untuk Bukti dapat berupa:
mengukur suhu dan kelembapan - Foto/dokumentasi thermo hygrometer.
3.5. Dilengkapi dengan alat pengamanan dan kontrol:
● Memiliki CCTV (Closed Circuit Television), yang terkoneksi ke Bukti dapat berupa:
monitor di ruang instalasi teknis - Foto/dokumentasi CCTV.
● Memiliki pengamanan pintu secara otomatis, menggunakan Bukti dapat berupa:
kontrol akses ID card atau sidik jari pengguna - Foto/dokumentasi pintu otomatis dengan kontrol akses
ID Card dan/atau sidik jari.