UMUM

1. Sejarah singkat RSUD Kardinah?

2. Apa visi dan misi RSUD Kardinah?
3. Bagaimana struktur organisasi RSUD Kardinah secara umum?
4. Bagaimana struktur organisasi di instalasi farmasi RSUD Kardinah?
5. Apa saja sarana dan prasarana yang ada di RSUD Kardinah?

PERSEDIAAN OBAT

1. Bagaimana prosedur pesediaan obat yang dilakukan?

2. Apakah sistem yang digunakan sudah berbasis digital?
3. Apakah terdapat pemisahaan fungsi dan bagaimana pembagian tugas
pada prosedur persediaan obat?
4. Bagaimana sistem pengendalian intern meliputi pembagian tugas dan
otorisasi?
5. Fungsi apa saja yang terkait dalam proses prosedur pesediaan obat?
6. Dokumen apa saja yang digunakan dalam proses prosedur pesediaan
obat?
7. Catatan apa saja yang digunakan dalam proses prosedur pesediaan
obat?
8. Bagaimana kebijakan dalam pemberiaan wewenang dan tanggung
jawab terhadap para staf?
9. Bagaimana efektivitas informasi dan komunikasi yang berkaitan
dengan pencatatan dan pelaporan transaksi persediaan obat?
10. Apakah pernah atau sering melakukan tindakan pemeriksanaan
mendadak oleh pimpinan atau pihak berwenang untuk menemukan
penyelewengan dalam melakukan tugas?
11. Apakah RSUD melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan
pengendalian intern? Dan bagaimana pelaksanaannya?
12. Apakah ada perbedaan antara obat untuk pasien umum dan pasien
BPJS? Dan apa saja perbedaannya?
13. Kendala apa saja yang dihadapi dalam prosedur persediaan obat?
 PEDOMAN WAWANCARA

SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN DI INSTALASI

FARMASI RSUD KARDINAH TEGAL TAHUN 2021

Nama Informan:

Jabatan:

Pendidikan:

PERTANYAAN

A. Sumber Daya Manusia

1. Siapa saja yang terlibat dalam pengelolaan persediaan obat-obatan di
Instalasi Farmasi RSUD Kardinah Tegal dan apakah ada rangkap
jabatan?
2. Bagaimana jumlah dan kuliafikasi tenaga terkait dalam pengelolaan
persediaan obat-obatan?
3. Apakah pelatihan mengenai prosedur perbekalaan obat pernah diadakan?
Kalau pernah, berapa kali dalam setahun?
4. Apakah pernah diadakan evaluasi mengenai kinerja SDM? Bagaimana
pelaksaannya?
B. Sistem Digital
1. Bagaimana prosedur (SOP) mengenai SIMRS secara umum?
2. Bagaimana prosedur mengenai pengelolaan obat, mulai dari perencanaan
sampai penghapusan dengan menggunakan sistem digital SIMRS?
3. Apakah pelatihan mengenai penggunaan SIMRS pernah diadakan? Kalau
pernah, berapa kali dalam setahun?
4. Apakah mengalami kendala dalam penggunaan sistem digital SIMRS?
Jika iya, bagaimana solusinya?
C. Sarana dan Prasarana
1. Fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan persediaan obat di
Instalasi Farmasi RSUD Kardinah Tegal?
2. Bagaimana sarana dan prasarana yang dimiliki dalam aktivitas
pengelolaan obat?
3. Apakah mengalami kendala yang berkaitan dengan sarana dan prasarana
sehingga menghambat proses pengelolaan obat?
D. Anggaran
1. Apakah ada dana khusus dalam pengelolaan persediaan obat di Instalasi
Farmasi?
2. Bagaimana proses penganggaran pengadaan obat?
3. Apakah mengalami kendala dalam proses penganggaran?
4. Dokumen dan catatan apa saja yang digunakan dalam proses
penganggaran?
E. Prosedur
1. Apakah terdapat prosedur kerja dalam proses pengelolaan persediaan
obat?
2. Apa saja fungsi terkait dalam proses pengelolaan persediaan obat?
3. Apakah mengalami kendala sehingga menghambat pelaksanaa proses
dalam pengelolaan persediaan obat?
F. Perencanaan
1. Bagaimana prosedur perencanaan kebutuhan obat yang dilakukan oleh
Instalasi Farmasi RSUD Kardinah Tegal?
2. Bagaimana perencanaan kebutuhan obat BPJS? Apakah sudah sesuai
formulasi nasional (FORNAS)?
3. Apakah perencanaan kebutuhan obat yang selama ini dilakukan sudah
berjalan secara efektif?
4. Apakah ada kendala dalam penerapan prosedur perencanaan kebutuhan
obat? Jika ada, bagaimana solusinya?
 5. Dokumen dan catatan apa saja yang digunakan dalam proses
perencanaan?

G. Pengadaan
1. Bagaimana proses pengadaan obat yang dilakukan pihak Instalasi
Farmasi RSUD Kardinah Tegal?
2. Kapan dilakukannya pengadaan obat dan berapa waktu yang dibutuhkan
dalam pengadaan obat?
3. Apakah mengalami kendala dalam proses pengadaan? Jika iya,
bagaimana solusinya?
4. Dokumen dan catatan apa saja yang digunakan dalam proses pengadaan?
H. Penyimpanan
1. Bagaimana prosedur penyimpanan yang dilakukan oleh petugas?
2. Apa saja yang mempengaruhi prosedur penyimpanan persediaan obat?
3. Bagaimana pendapat saudara mengenai kondisi gudang tempat
penyimpanan obat? Apakah sudah sesuai dengan aturan tata ruang
penyimpanan?
4. Apakah mengalami kendala dalam proses penyimpanan? Jika iya,
bagaimana solusinya?
5. Dokumen dan catatan apa saja yang digunakan dalam proses
penyimpanan?
I. Pendistribusian
1. Bagaimana proses pendistribusian obat yang dilakukan?
2. Apakah mengalami kendala dalam proses pendistribusian? Jika iya,
bagaimana solusinya?
3. Dokumen dan catatan apa saja yang digunakan dalam proses
pendistribusian?
J. Pemeliharaan
1. Bagaimana prosedur pemeliharaan obat yang dilakukan agar obat-obatan
tidak mengalami kadaluarsa atau rusak?
 2. Apakah ada prosedur pemeliharaan obat? Sudahkan prosedur
pemeliharan sesuai dengan aturan yang ada?
3. Apakah mengalami kendala dalam proses pemeliharaan? Jika iya,
bagaimana solusinya?
K. Penghapusan
1. Bagaimana prosedur penghapusan yang dilakukan oleh pihak Gudang
jika terdapat obat-obatan yang mengalami kadaluarsa atau rusak?
2. Apakah mengalami kendala dalam proses penghapusan? Jika iya,
bagaimana solusinya?
3. Dokumen dan catatan apa saja yang digunakan dalam proses
penghapusan?
L. Pengendalian
1. Bagaimana prosedur pengendalian intern yang dilakukan pihak Instalasi
Farmasi?
2. Apakah pernah melakukan tindakan pemeriksanaan mendadak oleh
pimpinan atau pihak berwenang untuk menemukan penyelewengan
dalam melakukan tugas?
3. Apakah mengalami kendala dalam melakukan pengendalian? Jika iya,
bagaimana solusinya?
M. Ketersediaan Obat dan Keamanan
1. Bagaimana ketersediaan dan keamanan obat yang disimpan dalam
gudang?
2. Apakah output yang dihasilkan sudah sesuai dengan yang diharapkan?
3. Bagaimana penanganan yang dilakukan jika terjadi kekosongan obat?
4. Faktor-faktor apa saja yang memicu terjadinya kekosongan obat?
5. Bagaimana prosedur yang dijalankan bila ditemukan adanya tindak
kecurangan?
 LEMBAR OBSERVASI

INSTRUMEN PENELITIAN GAMBARAN PENGELOLAAN

PERSEDIAAN OBAT-OBATAN DI INSTALASI FARMASI RSUD
KARDINAH TEGAL TAHUN 2021

Sumber Daya Manusia

Ketersediaan Sumber Daya Manusia

Hasil
No Pertanyaan Keterangan
Ya Tidak
1 Terdapat kepala instalasi farmasi
2 Terdapat kepala gudang logistik obat
3 Terdapat petugas gudang
4 Terdapat apoteker
5 Terdapat tenaga teknis kefarmasiaan
6 Petugas gudang memulai kegiatan tepat
waktu
7 Petugas melakukan kegiatan pengelolaan
logistic obat sesuai SOP yang berlaku

Sistem Digital

Sistem Digital SIMRS

Hasil
No Pertanyaan Keterangan
Ya Tidak
1 Informasi yang dihasilkan oleh sistem
 digital dapat membantu manajemen dalam
pengambilan keputusan
2 Manfaat sistem harus melebihi
pengorbanannya
3 Sistem dapat mengakses data kapanpun
4 Informasi penting dihasilkan terlebih dulu,
kemudian baru informasi lainnya
5 Servis yang memuaskan kepada pelanggan
6 Kapasitas sistem harus mampu menangani
aktivitas pada periode sibuk dan
pertumbuhan di masa yang akan datang
7 Sistem mudah digunakan
8 Sistem harus dapat mengakomodasi
perubahan-perubahan yang terjadi di
lingkungan
9 Sistem dapat dipahami oleh user serta
memberikan kemudahan dalam penyelesaian
persoalan
10 Memiliki daya audit
11 Hanya personil yang berhak saja yang
diijinkan untuk memgubah data sistem

Sarana dan Prasarana

Ketersediaan Sarana dan Prasarana

Hasil
No Pertanyaan Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedianya ruangan untuk kepala instalasi
farmasi
2 Tersedianya ruangan untuk kepala gudang
logistic obat
 3 Ruang/kantor terpisah dengan gudang obat
4 Terdapat komputer, perangkat pariperal, dan
perangkat jaringan komunikasi
5 Tersedia telepon
6 Terdapat ATK di ruangan
7 Terdapat prosedur untuk pengelolaan
persediaan obat
8 Gudang penyimpanan obat yang ideal
9 Terdapat AC atau kipas angina
10 Terdapat tabung APAR
11 Terdapat meja, kursi, lemari di ruangan

Prosedur

Prosedur
Hasil
No Pertanyaan Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia prosedur perencanaan kebutuhan
obat
2 Tersedia prosedur penganggaran kebutuhan
obat
3 Tersedia prosedur pengadaan obat
4 Tersedia prosedur penyimpanan obat
5 Tersedia prosedur pendistribusian obat
6 Tersedia prosedur pemusnahan atau
penghapusan obat
7 Tersedia prosedur pemeliharaan obat
8 Tersedia prosedur pengendalian kebutuhan
obat
Perencanaan

Perencanaan
Hasil
No Pertanyaan Keterangan
Ya Tidak
1 Petugas mengevaluasi obat yang datang dan
tidak datang
2 Merekap penggunaan obat selama satu bulan
3 Menentukan jumlah obat yang akan dipesan
4 Menentukan distributor yang akan
mengirimkan obat
5 Membuat surat pesanan obat ke distributor
6 Petugas memantau sisa persediaan obat

Penyimpanan

Gudang
Hasil
No Pertanyaan Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia lemari atau rak penyimpanan obat
2 Tersedia lemari khusus yang terkunci untuk
penyimpanan narkotika dan psikotropika
3 Tersedia lemari pendingin untuk
penyimpanan obat yang memerlukan suhu
dingin
4 Luas gudang minimal 3x4m2
5 Terdapat ventilasi
6 Lantai dari keramik atau semen
 7 Ada gudang penyimpanan obat
8 Ruangan kering tidak lembab
9 Cahaya cukup
10 Gudang menggunakan sistem satu lantai
11 Terdapat AC atau kipas angina
12 Bahan mudah terbakar disimpan pada
ruangan khusus
13 Dihindari penumpukan karton, dus, dan lain-
lain

Pengaturan Penyimpanan
Hasil
No Pertanyaan Keterangan
Ya Tidak
1 Penggolongan obat menurut bentuk sediaan
2 Penggolongan obat sesuai alfabetis
3 Menggunakan lemari, rak, dan pallet
4 Memerlukan lemari khusus untuk
perbekalan obat yang memerlukan
penyimpanan pada suhu tertentu
5 Menerapkan metode penyimpanan dengan
metode FIFO/FEFO
6 Dilengkapi kartu stok

Pengendalian

Pengendalian
Hasil
No Pertanyaan Keterangan
Ya Tidak
1 Memiliki kebijakan internal
2 Melakukan pemantauan dan evaluasi
 terhadap kinerja petugas instalasi farmasi
3 Melakukan evaluasi persediaan yang jarang
digunakan
4 Melakukan stock opname secara periodik
dan berkala