Surabaya, 2 April 2024

No. : 002/MKOGROUP/MM-PPRO/III/2024

Kepada Yth
PIC Outlet
My Kopi-O! Group

Perihal : Pemberitahuan Guna Peningkatan Layanan Pembelian & Penyediaan Utensil di

Departemen Proyek

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana peningkatan kualitas layanan Pembelian dan Penyediaan Utensil
dari Departemen Proyek kepada rekan-rekan PIC outlet, maka berikut ini beberapa hal yang akan
kami sampaikan :

1. PIC Outlet mengirimkan Order Form dari masing-masing departemen yaitu service, bar dan
kitchen yang sudah dicek oleh masing-masing PIC tertinggi di outlet.
2. Pengiriman Order Form yang diproses hanya yang dikirimkan melalui email dan ditujukan :
To : Riska (admpurchasingproject@gmail.com)
CC : Veranita (veranita.mykopio@gmail.com)
3. Order Form yang dikirimkan HARUS diisi dengan lengkap dan diberikan penjelasan terkait
rencana pembelian tersebut
4. PIC outlet luar kota/pulau diperbolehkan mencari barang serupa (sama bentuk dan fungsinya) di
daerah setempat yang PO-nya bisa langsung dibuat oleh PIC namun ketika pengajuan PO ke
pihak owner maka harus menyertakan email saya dan Riska di bagian CC sehingga kami
mengetahui
5. Setiap Order Form yang masuk hingga kemudian menjadi PO membutuhkan waktu maksimal 2
minggu dari tanggal pengiriman Order Form.
6. PIC wajib melakukan follow up apabila lebih dari 2 minggu tidak menerima reply PO dari email
Order Form yang sudah dikirimkan sebelumnya.
7. Order Form bisa dikirimkan hanya 1x dalam setiap 1 periode sehingga apabila ada susulan
Order Form dari outlet yang sama di dalam 1 periode maka akan diproses mengikuti periode
bulan depan, catatan khusus untuk UNIFORM (baju, topi & apron) hanya diadakan di bulan
APRIL dan OKTOBER.
8. PIC wajib melakukan pengecekan setiap PO yang diterima sebelum diajukan ke Owner In
Charge
9. Pengajuan PO yang masuk kategori Lost and Breakages yaitu (utensil dan barang pecah belah)
diajukan ke Owner In Charge dan Pak Hengky
10. Pengajuan PO terkait seragam dan barang elektronik (seperti blender, timbangan, microwave,
dll) diajukan ke Owner In Charge dan Pak Darma
11. PO yang sudah diapprove oleh Owner In Charge dan atau Pak Hengky dan atau Pak Darma
akan kami proses ke supplier dengan estimasi waktu kurang lebih 2 minggu, apabila lebih dari 2
minggu dari PO ACC pihak outlet belum menerima barang selain karena ada kelalaian dari
pihak lain (misal finance kelupaan bayar, dll) mohon konfirmasi ke Bu Riska (0856 4503 9423)
12. Barang yang biasanya memerlukan waktu proses lebih lama sekitar 1 bulan yaitu piring, gelas
dan seragam.
13. Per bulan April 2024 dan selanjutnya, perhitungan REKAP periode PO yang kami terima
mengikuti periode tertentu yaitu tanggal 15 di bulan ini s/d tanggal 14 di bulan depannya.

Demikian informasi ini kami sampaikan, semoga dengan adanya pemberitahuan ini bisa lebih
meningkatkan koordinasi dan kerjasama dari Departemen Project terkait Pembelian dan Penyediaan
Utensil untuk rekan-rekan PIC outlet.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Surabaya, 2 April 2024

Veranita Goenawan
Purchasing Project