1.

URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA WISUDA

No Jabatan Panitia Deskripsi Tugas

1. Penanggung Jawab /  bertanggung jawab terhadap
Pengarah penyelenggaraan wisuda
 Memberikan pengarahan/petunjuk mengenai
hal-hal yang berkaitan dengan pelaksaan
wisuda
2. KETUA  Bertanggungfawab langsung kepada Rektor
 Bertanggungjawab atas kelancaran
pelaksanaan wisuda
 Memberikan pengarahan dan pemikiran
dalam mempersiapkan pelaksanaan kegiatan
 Mengkoordinir perencanaan dan pelaksanaan
 Melaporkan penyelenggaraan wisuda kepada
Rektor
3. SEKRETARIS  Bertanggungiawab langsung kepada panitia
 Menginventarisir arus surat masuk dan keluar
 Menyelenggarakan surat menyurat
 d. Menyusun laporan penyelenggaraan
wisuda
4. BENDAHARA  Bertanggungjawab secara langsung kepada
ketua
 Menyusun anggaran pendapaian dan belanja
penyelenggaraan wisuda
 Mengelola keuangan sesuai dengan rencana
anggaran
 d. Menyusun laporan keuangan
5. ACARA DAN  Bertanggungjawab langsung kepada ketua
PROTOKOLER  Menyiapkan format acara wisuda
 Merencanakan susunan acara wisuda,
termasuk didalamnya petugas yang terlibat
 Mempersiapkan, mengatur dan
mengkoordinir petugas-petugas dalam
pelaksanaan acara wisuda
 Berkoordinasi dengan instansi yang terkait
dalam prosesi wisuda
 Mengatur prosesi wisuda yang meliputi :
 Masuknya wisudawan dari tempat transit ke
ruang upacara
 Pelaksanaan sumpah / janji wisuda
 Penyerahan ijazah
 Penetapan pintu masuk dan keluar para tamu
dan wisudawan
  Mempersiapkan sistem penerimaan tamu
(vip, orang tua, Undangan, Wisudawan, dan
umum)
 Mengiventarisir mekanisme
penjemputanpenjabat
 Mengatur penempatan podium, bendera,
pataka, gambar presiden, wakil presiden dan
garudah.
 Bertanggungjawab atas gladr bersih dan
pelaksanaan
6. SEKRETARIAT  Bertanggungjawab kepada ketua
 Mempersiapkan benda-benda yang akan
dibagikan untuk wisudawan
 dan tamu undangan
 Mempersiapkan berkas-berkas / naskah
untuk pelaksanaan upacara wisuda
 Mempersiapkan kelengkapan senat dan
berkoordinasi dengan petugas pembawa
pedel
7. UNDANGAN  Bertanggungjawab kepada ketua
 Mencetak undangan untuk wisudawan dan
tamu yang lain
 Menyusun dan mendistribusikan undangan
8. PENDAMPING  Bertanggungiawab kepada ketua
WISUDAWAN  Menginventarisir kelengkapan wisudawan
(Toga, name take)
 Mengabsen rvisudawan dan menginventarisir
jumlah wisudawan
 Mendampingi wisudawan saat masuk ruang
dan penyerahan ijazah
9. TEMPAT &  Bertanggungawab kepada ketua
PERLENGKAPAN  Menyiapkan tempat dan perlengkapan yang
berkaitan dengan pelaksanaan wisuda
 Mengkoordinir kebutuhan perlengkapan
setiap seksi
 Menyiapkan transportasi yang berhubungan
dengan acara wisuda, antar jemput pejabat,
dan panitia wisuda
 Mengkoordinir kebutuhan transportasi
dengan seksi-seksi yang lain dalam
pelaksanaan wisuda
 Mengkoordinir satpam
10. DEKORASI,  Bertanggungjawab kepada ketua
DOKUMENTASI  Menyiapkan dekorasi ruang upacara wisuda
 DAN KESENIAN  Berkoordinasi dettgan petugas profesional
untuk menyiapkan dokumentasi vidio shoting
dan photo
 Menyelenggarakan latihan paduan suara
 Berkoordinasi dengan seksi konsumsi untuk
peserta dan pelatih paduan suara.
 Berkoorrlinasi dengan seksi tempat dan
perlengkapan untuk antar jemput pelatih
 Mengatur seragam paduan suara
 Bertanggungjawab atas suksesnya paduan
suara pada saat wisuda
11. KONSUMSI  Bertanggungiawab langsung kepada ketua
 Berkoordinasi dengan tempat
penyelenggaraan perihal konsumsi
 Menyediakan konsumsi dan distribusinya
pada rapat-rapat panitia, gladi bersih,
pelaksanaan wisuda
12. PENERIMA TAMU  Bertanggungjawab kepada ketua
 Menghantarkan tamu orang tua wisudawan,
VIP dan VVIP
13. PUBLIKASI  Bertanggungjawab kepada ketua
 Mempublikasikan pelaksanaan wisuda ke
media cetak danElektronik

2. Upacara Pernikahan Adat Sunda

No Jabatan Panitia Deskripsi Tugas

1. KETUA PANITIA  Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan
seluruh jajaran panitia
 Memimpin rapat panitia pernikahan
 Mengawasi dan mengkoordinasikan jalannya
keseluruhan pelaksanaan acara pernikahan.
2. SEKRETARIS  Bertanggung jawab tentang masalah
administrasi
 Membuat catatan tentang kegiatan yang akan
dilakukan
3. BENDAHARA  Bertanggung jawab terhadap masalah
keuangan kegiatan
 Menghitung dan menyediakan anggaran yang
diperlukan oleh setiap bagian panitia
4. SIE. ACARA  Bertanggung jawab seluruh jalannya acara
mulai dari pengajian, siraman, mododareni,
 akad nikah, resepsi
 Mengepalai seluruh panitia yang berhubungan
dengan acara
 Mengkoordinir jalannya acara resepsi.
 Mengatur Pembawa Acara/MC

5. SIE  Bertanggung jawab terhadap seluruh

PERLENGKAPAN perlengkapan dan peralatan yang diperlukan
& PERALATAN dalam acara seperti tenda, perlengkapan
siraman, tempat dilaksanakan midodareni
 Memastikan kesiapan tempat pelaksanaan
akad nikah
 Memastikan kesiapan perlengkapan upacara
adat
 Memastikan Sound System baik bagian MC,
terutama bagian musik gamelan apakah suara
musik dapat di dengar di seluruh ruangan
 Mengecek bangku-bangku untuk para tamu
 Mengecek bangku tempat pelaksanaan akad
nikah
 Memastikan bagian penjaga buku tamu,
apakah perlengkapan mereka sudah siap
semua
 Memastikan suvenir, apakah tempat suvenir /
suvenir itu sendiri apakah sudah ada
 Memastikan kesiapan tempat pelaksanaan
Resepsi
 Memastikan Sound System baik bagian MC,
terutama bagian musik gamelan apakah suara
musik dapat di dengar di seluruh ruangan
 Mengecek bangku-bangku untuk para tamu
 Mengecek bangku tempat pelaksanaan akad
nikah
 Memastikan bagian penjaga buku tamu,
apakah perlengkapan mereka sudah siap
semua
 Memastikan suvenir, apakah tempat suvenir /
suvenir itu sendiri apakah sudah ada
6. SIE PUBLIKASI,  Bertanggung jawab pada seluruh dekorasi
DEKORASI DAN seperti pelaminan, tempat siraman,
DOKUMENTASI  kamar pengantin, di dalam ruangan maupun di
luar ruangan, bunga, katering
 Memastikan petugas dokumentasi siap
ditempat sebelum acara dimulai
 Memastikan perlengkapan dokumentasi sudah
 disiapkan dengan baik
7. SIE KONSUMSI  Bertanggung jawab terhadap seluruh urusan
konsumsi
 Memastikan apakah semua makanan yang
dijanjikan sudah dikeluarkan, jangan sampai
ada kecurangan dari pihak katering rumah
 Memastikan makanan mana saja yang harus
ditambah dan yang harus diganti pada saat
acara di rumah untuk segera dilaporkan kepada
pihak vendor katering rumah. Jangan sampai
ada makanan yang kosong
 Pada saat acara selesai, jika ada sisa makanan
membantu membagi dua sisa makanan dengan
dibantu para tenaga kerja katering rumah.
8. SIE AKOMODASI  Menyiapkan akomodasi bagi panitia
& TRANSPORTASI  Menyiapkan akomodasi bagi keluarga
pengantin
 Bertugas, Memastikan masing-masing
keluarga, apakah kendaraan untuk saudara dan
panitia sudah tersedia

9. SIE KEAMANAN  Menjaga keamanan sekitar rumah dan gedung

DAN PARKIR dan juga ketertiban tamu yang datang
 Berhubungan dan berkoordinasi langsung
dengan pihak keamanan

3. Upacara Peresmian Gedung Pertemuan di Kelurahan

No Jabatan Panitia Deskripsi Tugas

1. Ketua Panitia  Mengkoordinasikan panitia;
 Mengkonsep (secara detail) dan
mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan
kepada panita yang bersangkutan;
 Mencari alternati pemecahan masalah dan
membuat keputusan;
 Meminta laporan kepada coordinator sie;
 Bersama sekretaris panitia membuat LPJ
keseluruhan kegiatan
2.  Bertanggung jawab atas segala hal yang
Sekretaris berkaitan dengan kesekretariatan dan
administrasi:
 Membuat LPJ dan SPJ kegiatan;
 Membuat/mengadakan, mengelola dan
mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang
 berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata
pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat
perjanjian, surat masuk/keluar selama
kepanitiaan;
 Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
3.  Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan
Bendahara untuk seluruh sie;
 Membuat laporan keuangan secara tertulis dan
menyerahkan kepada sekretaris;
 Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;
4.  Mengatur segala hal yang berkaitan dengan
Sie Acara acara kegiatan;
 Membuat susunan acara (run down) secara
detail dan spesifik (memuat waktu, acara,
personil in charge, perlengkapan dan tempat)
 Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar
perlengkapan dan mengadakannya;
 Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan
mengatur hal-hal teknis di lapangan;
5.  Bertangung jawab atas segala hal yang
Sie HPD (Humas, berkaitan dengan penyebaran informasi, dan
Publikasi, dokumentasi kegiatan
Dokumentasi)  Mengkonsep dan membuat media publikasi
kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet,
brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan
menyebarkannya kepada pihak terkait;
 Menyediakan, memproses dan memproduksi
dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film
menjadi contact person kegiatan;
 Membantu sie kesekretariatan dalam
mengadakan dan mengelola dokumen-
dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
6.  Bertanggung jawab atas segala bentuk
Sie Perlengkapan dan perlengkapan dan transportasi yang diperlukan
Transportasi kegiatan
 Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat
dan transportasi yang dibutuhkan kegiatan;
 Menjadi operator alat ketika kegiatan
berlangsung;
 Menjemput peralatan dan pengisi acara jika
diperlukan;
 Mengurus seluruh biaya perlengkapan dan
transportasi
7.  Mengatur segala hal mengenai konsumsi
Sie Konsumsi panitia, peserta dan pengisi acara;
  Menyiapkan dan mengatur menu makanan
 Mengupayakan adanya konsumsi,
menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepda panitia, peserta, dan
pengisi acara;
 menyiapkan dan membereskan alat-alat
konsumsi yang dibutuhkan;
 Mengurus biaya konsumsi
8.  Menjaga keamanan dan ketertiban acara di
Sie Keamanan dalam dan luar ruangan;
 Menertibkan gangguan yang dapat merusak /
menghambat jalannya acara;
 Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak
berwajib atau satuan pengamanan setempat

4. Upacara Serah Terima Jabatan Lurah

No Jabatan Panitia Deskripsi Tugas

1. Ketua Panitia  Mengkoordinasikan panitia;
 Bersama sekretaris panitia membuat LPJ
keseluruhan kegiatan
2. Sekretaris  Bertanggung jawab atas segala hal yang
berkaitan dengan kesekretariatan dan
administrasi:
 Membuat/mengadakan, mengelola dan
mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang
berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata
pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat
perjanjian, surat masuk/keluar selama
kepanitiaan;
 Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
3. Bendahara  Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan
untuk seluruh sie;
 Membuat laporan keuangan secara tertulis dan
menyerahkan kepada sekretaris;
 Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
4. Sie Acara  Mengatur segala hal yang berkaitan dengan
acara kegiatan;
 Membuat susunan acara (run down) secara
detail dan spesifik (memuat waktu, acara,
personil in charge, perlengkapan dan tempat)
 Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar
perlengkapan dan mengadakannya;
 Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan
 mengatur hal-hal teknis di lapangan;
 Menyosialisasikan draft susunan acara yang
detail dan spesifik kepada pihak-pihak lain
yang terkait
5. Sie Humas, Publikasi,  Bertangung jawab atas segala hal yang
Dokumentasi berkaitan dengan penyebaran informasi, dan
dokumentasi kegiatan
 Mengkonsep dan membuat media publikasi
kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet,
brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan
menyebarkannya kepada pihak terkait;
 Menyediakan, memproses dan memproduksi
dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film
Membantu sie kesekretariatan dalam
mengadakan dan mengelola dokumen-
dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
6. Sie Perlengkapan  Bertanggung jawab atas segala bentuk
perlengkapan yang diperlukan kegiatan
 Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat
yang dibutuhkan kegiatan;
 Menjadi operator alat ketika kegiatan
berlangsung;
 Menjemput peralatan dan pengisi acara jika
diperlukan;
 Mengurus seluruh biaya perlengkapan dan
transportasi
7. Sie Konsumsi  Mengatur segala hal mengenai konsumsi
panitia, peserta dan pengisi acara;
 Menyiapkan dan mengatur menu makanan
 Mengupayakan adanya konsumsi,
menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepda panitia, peserta, dan
pengisi acara;
 menyiapkan dan membereskan alat-alat
konsumsi yang dibutuhkan;
 Mengurus biaya konsumsi
8. Sie Keamanan  Menjaga keamanan dan ketertiban acara di
dalam dan luar ruangan;
 Menertibkan gangguan yang dapat merusak /
menghambat jalannya acara;
 Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak
berwajib atau satuan pengamanan setempat