PANDUAN PENYUSUNAN SOP

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

1

Tulisan pada Header
Dibuat oleh: Disetujui oleh: No. Dokumen Revisi Tanggal Berlaku Halaman : : : :

KETERANGAN
LOGO NAMA PERUSAHAAN/ UNIT KERJA NAMA PROSEDUR
Kolom “dibuat oleh” diisi oleh nama yang membuat dan paraf Kolom “disetujui oleh” diisi oleh nama yang menyetujui dan paraf Kolom “No Dokumen” diisi oleh nomor dokumen
Kolom “Revisi” diisi oleh jumlah revisi yang telah dilakukan Kolom “Tanggal Berlaku” diisi oleh tanggal Prosedur dilaksanakan Kolom “Halaman” diisi oleh nomor Halaman

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

2

Dokumen Revisi Tanggal Berlaku Halaman : PAU-7-03 :0 : 1 Februari 2011 : 1 dari 14 3 .KANTOR DINAS X ADMINISTRASI UMUM PROSEDUR KEARSIPAN Dibuat oleh: Disetujui oleh: No.

Halaman pertama Berisi lembar Pengesahan. disertai kolom untuk tanda tangan pejabat terkait: DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Diisi Nama Pembuat Diisi Nama dan Jabatan Diisi tanggal 4 .

MBA Kepala Dinas 21 Januari 2011 5 .LEMBAR PENGESAHAN PROSEDUR KEARSIPAN DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Asep Suhada 13 Januari 2011 Hasan Oki Siddik MBA Kabag Administrasi Umum 19 Januari 2011 Robin Suryanto. MM. SE.

Halaman Selanjutnya Daftar Isi  Daftar Isi merupakan gambaran dari unsur-unsur SOP yang dijelaskan nomor halamannya.  Melalui Daftar Isi dapat diketahui apa saja yang dimuat dalam SOP 6 .

......................................13 Lampiran UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 7 ... Prosedur Operasional.........................3 4................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ Daftar dan Alur Distribusi ................................................... Uraian Tugas ........4 6.........2..............3 2................. 8 6..............................................................................................................................................6 6.............................................3......................................... Penyimpanan Arsip.................................. Petunjuk Operasional ............................. 6 6..................................... 9 6......................2 1.....................................................5......................................4..... Pemusnahan Arsip ......................................................... Referensi . 9 7... Maksud dan Tujuan .......................................13 8.........................................................................1...... Jadwal Retensi Arsip ........................... Definisi .. 7 6................................. Daftar Dokumen ................................................................................4 5............................................................................................ Pendahuluan............... Preservasi Arsip ...........................................3 3.................1 Daftar Isi ................................DAFTAR ISI Lembar Pengesahan ....................................................

Tujuannya agar semua pihak yang membaca SOP akan mengetahui artinya 1.. UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 8 .. Pendahuluan Pendahuluan berisi tentang latar belakang mengapa SOP ini disusun 2. Definisi Menjelaskan pengertian-pengertian dari istilah yang dianggap tida lazim atau tidak dikenali secara umum..Halaman lebih lanjut. Maksud dan Tujuan Menjelaskan untuk apa dan mengapa SOP tersebut disusun 3.

pemeliharaan dan pemusnahan arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. 9 . Pendahuluan Dalam rangka melestarikan rekaman kegiatan perusahaan dan memenuhi kebutuhan informasi bagi perusahaan. Kegiatan kearsipan di Kantor Dinas X dilaksanakan secara desentralisasi menurut masing-masing departemen namun dikelola menurut standar Kantor Dinas X. Prosedur ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip serta manfaat bagi kelancaran operasi perusahaan. yang meliputi: penyimpanan.1. dalam jangka waktu tertentu maka diperlukan suatu sistem pengelolaan kearsipan yang sekaligus dapat memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Dalam SOP ini ditetapkan pula Jadwal Retensi Arsip sehingga seluruh unit kerja baik di pusat maupun cabang memiliki panduan masa wajib pemeliharaan dan penyimpanan arsip serta tata cara pemusnahan arsip.

Menciptakan kesamaan persepsi dalam menentukan jenis dan macam arsip (klasifikasi). c. Mewujudkan penyaluran dan pemusnahan arsip secara berkala dalam program retensi arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. Mewujudkan efisiensi tempat dan ruang penyimpanan.2. UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 10 . b. Mewujudkan kemudahan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang tersimpan. d. Maksud dan Tujuan a.

organisasi atau individu menurut kewajiban hukum atau transaksi kegiatan. Arsip Dinamis : UPM IPDN . Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. apapun bentuk mediumnya dibuat.Pedoman Penyusunan SOP 11 . artinya asli secara fisik  Unik.  Bermakna  Akurat  Otentik. Definisi Arsip : Informasi yang direkam/terekam. diterima dan dipelihara oleh suatu badan. Ciri-ciri arsip. dan kegiatan administrasi. pelaksanaan.3. institusi. artinya sulit untuk mendapatkan gantinya jika arsip tersebut hilang.

Biasanya Prosedur operasional digambarkan dengan 12 . 5. UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP Referensi Berisi dokumen atau sumber yang menjadi rujukan dalam penyusunan SOP Prosedur Operasional Berisi rangkaian aktivitas dari awal hingga akhir yang disusun secara tetap urutannya.4. karena itu SOP sering pula disebut PROTAP (Prosedur Tetap).

PP No. UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 13 . Referensi a. d. c. UU No.3. PP No. b. Kitab Undang-undang Hukum Perdata. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mirofilm atau Dokumen lainnya dan Legalisasi. e. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan. UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

3. Prosedur Operasional UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 14 .

Daftar Dokumen Berisi Daftar Terkait dengan Prosedur dimaksud 8.Petunjuk Operasional Menguraikan secara kalimat. 15 . Flow Chart yang digambarkan pada Prosedur operasional 7. Daftar dan Alur Distribusi Memuat Nama atau Unit Kerja terkait dengan SOP yang sedang disusun 9. Lampiran-lampiran Memuat Dokumen/Formulir terkait SOP UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP yang sedang disusun 6.

Dst. 2. Uraian Tugas Unit Kerja 1.3.. Petunjuk Operasional 6. Menerima/membuat arsip Menyimpan arsip di follow up file untuk sementara.1. selama arsip tersebut belum ditindaklanjuti. UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 16 . 3..

2. Daftar Dokumen NAMA DOKUMEN Daftar Arsip Inaktif PENANGGUNG JAWAB Unit Kerja PENAND A DISTRIBUSI TANGAN Unit Kerja Unit terkait NO 1. FUNGSI Alat kontrol terhadap arsip inaktif yang disimpan di gudang arsip Dasar hukum pembentukan tim. Alat bukti pemusnahan arsip President Director (Kantor Pusat) atau Branch Manager (Kantor Cabang) Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip President Director (Kantor Pusat) atau Branch Manager (Kantor Cabang) Ketua dan Anggota Tim   Unit Terkait Tim   Unit Terkait Tim UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 17 .7. Surat Tugas Pembentukan Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip Berita Acara Pemusnahan Arsip 3.

Daftar Alur Distribusi Seluruh Bagian di Kantor Pusat dan Kantor Cabang Dapat juga berupa daftar. seperti: No 1 Departemen/Bagian Kepala Dinas Personel Kepala Kantor Wakil Kepala Kantor Tanda Tangan Tanggal 2 Kepala Bagian Kepala Bagian Adm Umum Kepala Bagian Kepegawaian Kepala Bagian Perlengkapan Kepala Bagian perijinan dst Manajer Urusan Kearsipan dst 3 Kepala Urusan 4 Staf Staf Administrasi Umum dst UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 18 .7.

LAMPIRAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP UNIT KERJA TANGGAL PEMUSNAHAN TEMPAT PEMUSNAHAN DAFTAR ARSIP : : : : NO JENIS ARSIP/DOKUMEN TAHUN JUMLAH *) KETERANGAN UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 19 .

not two games. It’s expected of you. and you do it Not one game.Making “The Leap” is where you do it every single night. It’s consistent Michael Jordan UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 20 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful