PANDUAN PENYUSUNAN SOP

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

Tulisan pada Header

Dibuat oleh: Disetujui oleh: No. Dokumen Revisi Tanggal Berlaku Halaman : : : :

KETERANGAN
LOGO NAMA PERUSAHAAN/ UNIT KERJA NAMA PROSEDUR
Kolom dibuat oleh diisi oleh nama yang membuat dan paraf Kolom disetujui oleh diisi oleh nama yang menyetujui dan paraf Kolom No Dokumen diisi oleh nomor dokumen
Kolom Revisi diisi oleh jumlah revisi yang telah dilakukan Kolom Tanggal Berlaku diisi oleh tanggal Prosedur dilaksanakan Kolom Halaman diisi oleh nomor Halaman

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

KANTOR DINAS X ADMINISTRASI UMUM PROSEDUR KEARSIPAN

Dibuat oleh:

Disetujui oleh:

No. Dokumen Revisi Tanggal Berlaku Halaman

: PAU-7-03 :0
: 1 Februari 2011 : 1 dari 14

Halaman pertama
Berisi lembar Pengesahan, disertai kolom untuk tanda tangan pejabat terkait:
DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI

Diisi Nama Pembuat

Diisi Nama dan Jabatan

Diisi tanggal
4

LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR KEARSIPAN
DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI

Asep Suhada 13 Januari 2011

Hasan Oki Siddik MBA Kabag Administrasi Umum 19 Januari 2011

Robin Suryanto, SE, MM, MBA Kepala Dinas 21 Januari 2011

Halaman Selanjutnya
Daftar Isi Daftar Isi merupakan gambaran dari unsur-unsur SOP yang dijelaskan nomor halamannya. Melalui Daftar Isi dapat diketahui apa saja yang dimuat dalam SOP

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ......................................................................................................1 Daftar Isi ..........................................................................................................................2 1. Pendahuluan...............................................................................................................3 2. Maksud dan Tujuan ..................................................................................................3 3. Definisi ........................................................................................................................3 4. Referensi ......................................................................................................................4 5. Prosedur Operasional................................................................................................4 6. Petunjuk Operasional ................................................................................................6 6.1. Uraian Tugas ..................................................................................................... 6 6.2. Penyimpanan Arsip.......................................................................................... 7 6.3. Preservasi Arsip ................................................................................................ 8 6.4. Pemusnahan Arsip ........................................................................................... 9 6.5. Jadwal Retensi Arsip ........................................................................................ 9 7. Daftar Dokumen ......................................................................................................13 8. Daftar dan Alur Distribusi .....................................................................................13 Lampiran

UPM IPDN Pedoman Penyusunan SOP

Halaman lebih lanjut....

Pendahuluan Pendahuluan berisi tentang latar belakang mengapa SOP ini disusun 2. Maksud dan Tujuan Menjelaskan untuk apa dan mengapa SOP tersebut disusun 3. Definisi Menjelaskan pengertian-pengertian dari istilah yang dianggap tida lazim atau tidak dikenali secara umum. Tujuannya agar semua pihak yang membaca SOP akan mengetahui artinya
1.
UPM IPDN Pedoman Penyusunan SOP 8

1. Pendahuluan

Dalam rangka melestarikan rekaman kegiatan perusahaan dan memenuhi kebutuhan informasi bagi perusahaan, dalam jangka waktu tertentu maka diperlukan suatu sistem pengelolaan kearsipan yang sekaligus dapat memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Kegiatan kearsipan di Kantor Dinas X dilaksanakan secara desentralisasi menurut masing-masing departemen namun dikelola menurut standar Kantor Dinas X. Prosedur ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip serta manfaat bagi kelancaran operasi perusahaan, yang meliputi: penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. Dalam SOP ini ditetapkan pula Jadwal Retensi Arsip sehingga seluruh unit kerja baik di pusat maupun cabang memiliki panduan masa wajib pemeliharaan dan penyimpanan arsip serta tata cara pemusnahan arsip.

2. Maksud dan Tujuan a. Menciptakan kesamaan persepsi dalam menentukan jenis dan macam arsip (klasifikasi). b. Mewujudkan kemudahan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang tersimpan. c. Mewujudkan efisiensi tempat dan ruang penyimpanan.

d. Mewujudkan penyaluran dan pemusnahan arsip secara berkala dalam program retensi arsip sesuai dengan hukum yang berlaku.
UPM IPDN Pedoman Penyusunan SOP 10

3. Definisi Arsip

Informasi yang direkam/terekam, apapun bentuk mediumnya dibuat, diterima dan dipelihara oleh suatu badan, institusi, organisasi atau individu menurut kewajiban hukum atau transaksi kegiatan. Ciri-ciri arsip; Bermakna Akurat Otentik, artinya asli secara fisik Unik, artinya sulit untuk mendapatkan gantinya jika arsip tersebut hilang. Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi.

Arsip Dinamis

UPM IPDN - Pedoman Penyusunan SOP

11

4.

5.

UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP

Referensi Berisi dokumen atau sumber yang menjadi rujukan dalam penyusunan SOP Prosedur Operasional Berisi rangkaian aktivitas dari awal hingga akhir yang disusun secara tetap urutannya, karena itu SOP sering pula disebut PROTAP (Prosedur Tetap). Biasanya Prosedur operasional digambarkan dengan
12

3. Referensi a. Kitab Undang-undang Hukum Perdata. b. UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan. c. UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. d.PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. e. PP No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mirofilm atau Dokumen lainnya dan Legalisasi.
UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 13

3. Prosedur Operasional

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

14

Petunjuk Operasional Menguraikan secara kalimat, Flow Chart yang digambarkan pada Prosedur operasional 7. Daftar Dokumen Berisi Daftar Terkait dengan Prosedur dimaksud 8. Daftar dan Alur Distribusi Memuat Nama atau Unit Kerja terkait dengan SOP yang sedang disusun 9. Lampiran-lampiran Memuat Dokumen/Formulir terkait SOP UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP yang sedang disusun
6.

15

3. Petunjuk Operasional 6.1. Uraian Tugas Unit Kerja

1.
2.

Menerima/membuat arsip
Menyimpan arsip di follow up file untuk sementara, selama arsip tersebut belum ditindaklanjuti. Dst...

3.

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

16

7. Daftar Dokumen
NAMA DOKUMEN Daftar Arsip Inaktif PENANGGUNG JAWAB Unit Kerja PENAND A DISTRIBUSI TANGAN Unit Kerja Unit terkait

NO 1.

FUNGSI Alat kontrol terhadap arsip inaktif yang disimpan di gudang arsip Dasar hukum pembentukan tim.

2.

Surat Tugas Pembentukan Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip Berita Acara Pemusnahan Arsip

3.

Alat bukti pemusnahan arsip

President Director (Kantor Pusat) atau Branch Manager (Kantor Cabang) Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip

President Director (Kantor Pusat) atau Branch Manager (Kantor Cabang) Ketua dan Anggota Tim

Unit Terkait Tim

Unit Terkait Tim

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

17

7. Daftar Alur Distribusi Seluruh Bagian di Kantor Pusat dan Kantor Cabang Dapat juga berupa daftar, seperti:
No
1

Departemen/Bagian
Kepala Dinas

Personel
Kepala Kantor Wakil Kepala Kantor

Tanda Tangan

Tanggal

Kepala Bagian

Kepala Bagian Adm Umum Kepala Bagian Kepegawaian Kepala Bagian Perlengkapan Kepala Bagian perijinan dst
Manajer Urusan Kearsipan dst

Kepala Urusan

Staf

Staf Administrasi Umum dst

UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP

18

LAMPIRAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

UNIT KERJA TANGGAL PEMUSNAHAN

TEMPAT PEMUSNAHAN
DAFTAR ARSIP

: : : :

NO

JENIS ARSIP/DOKUMEN

TAHUN

JUMLAH *)

KETERANGAN

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

19

Making The Leap is where you do it every single night. Its expected of you, and you do it Not one game, not two games. Its consistent Michael Jordan

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

20