Anda di halaman 1dari 29

ISU ISU PENGURUSAN

KEWANGAN SEKOLAH PTJ


DAN PENYELESAIANNYA

OBJEKTIF
Selepas mengikuti topik ini diharapkan Pengetua dan Guru Besar
akan dapat:Meningkatkan akauntabiliti dalam pengurusan kewangan;
Mengenalpasti isu-isu dan masalah berbangkit di dalam Teguran
Audit dan cara-cara mengatasinya;
Memastikan perlaksanaan penyelesaian isu-isu kewangan
mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa;
Melihat beberapa fenomena pengurusan kewangan; dan
Menjadikannya sebagai garis panduan untuk meningkatkan
keberkesanan pengurusan kewangan sekolah.

1. Terimaan Wang Awam


Masalah Dan Isu

Cara Penyelesaian

Tiada Kuasa Memungut


Wang.

Kebenaran secara bertulis


hendaklah diberikan kepada
pemungut. AP 69

Notis pemberitahu orang


awam

Pastikan notis memberitahu orang


awam supaya meminta resit bagi
setiap pembayaran yang dibuat
dipamerkan ditempat yang mudah
dilihat. AP 61

Sambungan
Masalah Dan Isu

Cara Penyelesaian

Terimaan Tanpa Resit:


Penerimaan wang tidak
disokong dengan resit rasmi

Pastikan resit dikeluarkan dengan


segera bagi setiap penerimaan wang.
AP 60 & Resit Kew 38

Pindaan terhadap resit:


Resit yang dikeluarkan dipinda
secara pemadaman

Pastikan tiada pindaan dibuat keatas


resit yang dikeluarkan. Sekiranya
berlaku kerosakan atau kesalahan pada
resit, ianya hendaklah dibatalkan dan
disimpan bersama salinannya untuk
semakan audit. AP 62

Sambungan
Masalah Dan Isu

Cara Penyelesaian

Tunggakan hasil belum terima:


Bagi tunggakan yang tidak
dapat dipungut tindakan
belum diambil bagi menghapus
kira.

Ketua Jabatan hendaklah membuat


laporan yang hasil tersebut tidak boleh
diperolehi dan membuat permohonan
hapuskira melalui Lampiran L.
AP 89 ( a ), 328 ( a ) dan 328 ( b )

Buku resit yang diterima tidak


disemak:
Buku resit yang telah dan sedang
digunakan tidak disemak dan
diperakukan sebelum digunakan

Pastikan buku resit yang diterima disemak:


Bilangan buku resit yang diterima dan
direkod dalam buku stok Kew 67;
AP 66 ( a )
Pastikan pengeluaran mengikut no siri;
AP 66 ( c )

Sambungan
Masalah Dan Isu

Cara Penyelesaian

Stok resit tidak disemak:


Baki stok resit tidak disemak oleh
pegawai yang bertanggungjawab

Pastikan buku resit yang dikeluarkan dari


stok disemak sekurang-kurangnya setiap
minggu oleh pemungut. AP80( c )

Resit tidak dibukukan satu


per satu pada masa urusan dibuat
dan tidak dikemaskinikan serta
tiada semakan ke atas Buku Tunai
oleh pegawai yang
bertanggungjawab

Pastikan resit dicatat satu persatu


mengikut siri . AP 72

Sambungan
Masalah Dan Isu

Semakan selepas wang


dibankkan:
Tiada bukti semakan telah dibuat
oleh pegawai yang
bertanggungjawab dengan
menandatangani penyata
pemungut bagi menentukan
jumlah sebenar yang telah
dibankkan

Cara Penyelesaian
Pastikan penyata pemungut di semak
selepas kemasukan ke bank bagi
menentukan jumlah sebenar dan tarikh di
bank. AP 80( e )

Sambungan
Masalah Dan Isu
Daftar Cek Tak Laku:
- Daftar Cek Tak Laku tidak
diselenggarakan

Cara Penyelesaian
Sekiranya terdapat cek tidak laku, pastikan
satu daftar disediakan untuk mencatat
semua butir mengenai cek tersebut.
Pek. ANM 1 Tahun1994

- Tiada semakan dibuat oleh


Pastikan cek tak laku digantikan dengan
pegawai yang b/tanggungjawab cek yang baru.
bagi memastikan semua cek yang Pek. ANM bil. 1 Tahun 1994
tak laku digantikan

Sambungan
Masalah Dan Isu

Cara Penyelesaian

Daftar Mel tidak disemak / tidak


sempurna:
- Tiada bukti Daftar Mel disemak
setiap hari

Keselamatan Kutipan:
- Kasyer tidak disediakan bilik
berasingan/ tempat selamat

Pastikan daftar mel diselenggarakan untuk


merekod semua mel yang diterima dan
ditandatangani. AP.70 ( e ) dan AP71
Pastikan kasyer disediakan bilik berasingan
yang selamat dengan pemberitahuan
dilarang masuk kedalam bilik kasyer.

Sambungan
Masalah Dan Isu

Cara Penyelesaian

Tiada surat kebenaran bertulis


daripada ANM bagi kegunaan
resit bermesin

Pastikan penggunaan mesin untuk


mengeluarkan resit telah mendapat
kebenaran Perbendaharaan. AP91

Penyesuaian Buku Tunai


Cerakinan

Pastikan seorang penyelia memeriksa buku


tunai dan resit yang dikeluarkan pada
setiap hari dan menandatanganinya
AP 80 ( b )

Sambungan
Masalah Dan Isu
Daftar Pemeriksaan Mengejut:
Daftar Pemeriksaan Mengejut
tidak diselenggara.

Cara Penyelesaian
Pastikan pemeriksaan mengejut dijalankan
oleh Ketua Jabatan tidak kurang dari sekali
dalam tempoh 6 bulan. AP 309 (b)

2. Penyelenggaraan Buku Vot


Masalah Dan Isu
Waran Peruntukan:
- Tidak difailkan dan direkod
kedalam Buku Vot:
- Tidak dipastikan dikredit
kedalam akaun Akauntan
Negara
Buku Vot tiada indek
menunjukkan mukasurat/objek
sebagai yang diterima.

Cara Penyelesaian
Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.
8 Tahun 1987 semua Waran yang diterima
hendaklah direkod kedalam Buku Vot
dengan seberapa segera bagi memastikan
perbelanjaan dapat dilakukan mengikut
peratusan yang telah di tetapkan.
Setiap buku vot hendaklah disediakan indek
mukasurat dan objek sebagai bagi
memudahkan semakan dan rujukan.
PP. Bil 8/87

Sambungan
Masalah Dan Isu

Cara Penyelesaian

Catatan urusniaga di buku vot


tidak di selenggara

Setiap urusniaga hendaklah direkodkan


kedalam buku vot untuk menentukan
kedudukan baki yang masih ada.
PP. Bil. 8/87

Pindaan atau kesilapan tidak


digaris dan ditandatangan ringkas
di buku vot.

Sekiranya berlaku kesilapan, satu garisan


hendaklah digunakan untuk membatalkan
kesilapan tersebut dan ditandatangan
ringkas. AP 147

Buku vot hendaklah dikemaskini bagi


menunjukkan baki masih ada setiap pecahan
kepala pada bila-bila masa. AP 95 ( a )

Perkiraan pada tanggungan belum


selesai dan baki bersih tidak
diselenggara.

Sambungan
Masalah Dan Isu
Pegawai yang menandatangani
baucer tidak menyemak baki masih
ada dan tidak menurunkan
tandatangan ringkas di buku vot

Cara Penyelesaian
Pegawai yang menandatangani baucer
hendaklah menyemak baki peruntukan
masih ada sebelum meluluskan dengan
menandatangani pada setiap transaksi
di buku vot. PP. Bil. 8/87 Para 5( c )

3. Amanah dan Deposit


Masalah Dan Isu

Daftar Pinjaman Kenderaan/


Komputer:
Daftar Pinjaman Kenderaan dan
Komputer tidak lengkap dengan
maklumat dan tidak dikemaskini.
Terdapat salinan dokumen yang
tidak disimpan dalam fail peribadi
peminjam.

Cara Penyelesaian
Ketua Jabatan hendaklah menyelenggara
Buku Daftar Pembiayaan Komputer yang
mengandungi maklumat-maklumat
peminjam. PP.Bil. 8 tahun 1992 Para 12.4
dan bagi pinjaman kenderaan Buku Daftar
Pinjaman Kenderaan seperti PP Bil. 7
tahun 1993 Para 12.4.

4. Perolehan
Masalah Dan Isu

Cara Penyelesaian

Pesanan Tempatan tidak sempurna:


- Tidak ditandatangani oleh
- Ketua Jabatan hendaklah
Ketua Jabatan ketika
menandatangani semua pesanan tempatan.
membuat pesanan;
- Harga bagi setiap barang yang dipesan
- Harga barang tidak dicatatkan;
hendaklah dicatatkan supaya dapat
- Perakuan penerima tidak
dibandingkan dengan bil/inbois.
dilengkapkan;
- Perakuan penerimaan hendaklah dilengkapkan pada semua pesanan tempatan sebagai
bukti bekalan/perkhidmatan telah
disempurnakan. AP 171.1 (a)

Sambungan
Masalah Dan Isu
Pesanan tempatan lewat
dikeluarkan:
Pesanan tempatan dikeluarkan
selepas perkhidmatan/bekalan
diterima
Pesanan tempatan tidak
ditanggungkan atau berbeza:
Pesanan tempatan dikeluarkan
tidak ditanggungkan dalam buku
vot. Amaun pesanan tempatan
berbeza dengan amaun yang
ditanggung.

Cara Penyelesaian
Pastikan pesanan tempatan dikeluarkan
pada masa barang-barang di pesan.
AP 176.1 ( b )
Pesanan tempatan yang dikeluarkan
hendaklah ditanggung kedalam buku vot
sebelum dihantar kepada pembekal.
PP Bil. 8 tahun 1987 Para 5.2
Pastikan amaun pesanan tempatan sama
dengan amaun yang ditanggung

Sambungan
Masalah Dan Isu

Surat kuasa menandatangani


Pesanan tempatan:
Pesanan tempatan yang
ditandatangani oleh pegawai
melebihi had nilai perolehan yang
dibenarkan.

Daftar Sebut harga tidak lengkap:


Daftar Sebut harga untuk mengawal
proses sebut harga tidak
diselenggara dengan lengkap
dan sempurna

Cara Penyelesaian
Pastikan pegawai yang menandatangani
pesanan tempatan yang melebihi had
diberi kuasa secara bertulis.
AP 176.1. ( b )

Pastikan satu Daftar Sebut harga


diselenggara dengan lengkap dan
teratur. AP 170.3.( b )

Sambungan
Masalah Dan Isu

Sebut harga lewat dibuka

Cara Penyelesaian
Pastikan sebut harga dibuka mengikut
tarikh yang telah ditetapkan. AP 197.2 ( b )

5. Bayaran
Tiada kelulusan atau lantikan
secara bertulis berhubung had
kuasa

Pastikan pegawai yang melulus dan


menyemak baucer bayaran telah
Diberikan kuasa secara bertulis.
AP 101

Sambungan
Masalah Dan Isu

Cara Penyelesaian

Bayaran tanpa dokumen sokongan:


Pembayaran yang tidak disertakan
baucer, pesanan tempatan, inbois
dan lain-lain dokumen sokongan.

Ketua Jabatan hendaklah memastikan


setiap pembayaran disertakan dengan
dokumen sokongan seperti baucer, pesanan
tempatan, inbois dan lain-lain dokumen
sokongan sebelum meluluskan/
memperakui pembayaran. AP99 ( a ) dan
AP 176.1 ( b )

Peruntukan tidak mencukupi

Pastikan perbelanjaan yang dilakukan


tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.
AP93

Sambungan
Masalah Dan Isu
Bil-bil lewat dijelaskan:
Bil diselesaikan melebihi 1 bulan/
30 hari dari tarikh diterima.
Bil / Inbois yang belum dijelaskan

Cara Penyelesaian

Bil yang diterima hendaklah diselesaikan


dalam tempoh 1 bulan/30 hari dari
tarikh bil diterima. AP 103 ( a )
Jika bayaran tidak dapat dibayar dalam
tempoh yang ditetapkan, pihak pembekal
hendaklah dimaklumkan
Menjelaskan bil / inbois dalam tempoh
yang ditetapkan atau selewat-lewatnya
pada akhir tahun semasa
Mengenalpasti baki peruntukan
sebelum membuat pembayaran

Sambungan
Masalah Dan Isu
Peruntukan yang diterima tidak
dibelanjakan pada tahun semasa

Cara Penyelesaian
Pastikan peruntukan yang diterima
hendaklah dibelanjakan mengikut
perancangan ABM tahun semasa
yang di pohon

6. Daftar Bil
Masalah Dan Isu

Cop Tarikh Terima:


Terdapat bil-bil yang diterima
tidak dicop tarikh terima

Cara Penyelesaian

- Pastikan setiap bil yang diterima di cop


tarikh penerimaan bagi menentukan bil
yang diterima dibayar dalam tempoh
30 hari dari tarikh diterima. AP103 (a )

- Daftar bil hendaklah dikemaskini setiap


Daftar Bil tidak diselenggarakan
dengan sempurna dimana terdapat kali pembayaran dilakukan. AP 103 ( b )
ruangan kosong
Pemeriksaan mengejut tidak
dijalankan dalam tempoh
yang ditetapkan. Daftar
pemeriksaan mengejut tidak
diselenggara.

Pastikan Ketua Jabatan atau pegawai yang


diberikuasa melakukan pemeriksaan
mengejut keatas peti besi, peti wang tunai,
daftar bil dan semua dokumen yang
berkaitan dengan pengurusan kewangan,
sekali dalam tempoh 6 bulan. AP 309 ( b )

7. Pengurusan Aset Dan Stor


Masalah Dan Isu
Rekod Alat-alat tidak
diselenggara dan kemaskini:
- Daftar Harta Modal Kew 312
& Kew 312 Bhg B dan 312A
- Daftar Inventori Kew 313
- Daftar Stok Bekalan Pejabat
Kew 314 dan
- Daftar Pergerakan Harta
Modal dan Inventori Kew 315

Cara Penyelesaian
Pastikan semua peralatan / bekalan
yang diterima hendaklah direkod mengikut
Kad Daftar yang telah ditetapkan didalam
Pekeliling Perbendaharaan Bil 2 Tahun 1991
dan Tatacara Pengurusan Stor .

Sambungan
Masalah Dan Isu

Cara Penyelesaian

Pemeriksaan Tahunan:
Tiada semakan terhadap Buku
Daftar Stok Bekalan Pejabat
dengan baki fizikal .

Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai


yang tidak terlibat dengan tugas stor
untuk menjalankan pemeriksaan stok
sekurang-kurangnya sekali dalam setahun
bagi memastikan baki fizikal dengan baki
di Buku Stok sama. TPS 238

Pemverifikasi Stok
Tiada bukti Pemverifikasi Stok
dilantik dan pemeriksaan fizikal
dilakukan terhadap Harta modal
inventori dan Stok Bekalan Pejabat

Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan


nama pegawai yang tidak menjalankan
tugas stor untuk dilantik sebagai
Pemverifikasi Stok kepada Pegawai
Pengawal. TPS 187.

Sambungan
Masalah Dan Isu
Penyelenggaraan Buku Log, Kad
Inden Minyak dan Kad Touch &
Go tidak mengikut peraturanperaturan yang berkaitan.
- Buku Log tidak kemaskini:
- Resit minyak tidak di kepilkan
bersama buku log:
- Buku rekod pergerakan inden
minyak dan kad Touch N Go
tidak diselenggarakan.

Cara Penyelesaian
Ketua Jabatan hendaklah melantik
seorang pegawai untuk menguruskan
kenderaan dan memastikan pemandu
menyelenggarakan buku log bagi
perjalanan kenderaan jabatan. Pemeriksaan
hendaklah dijalankan pada setiap hujung
minggu dan pemeriksaan mengejut sebulan
sekali. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2
Tahun 1980, Bil. 6 tahun 1999 dan
Bil. 8 tahun 1999

8. Pelupusan
Masalah Dan Isu

Cara Penyelesaian

Harta Modal seperti komputer yang


rosak/tidak boleh digunakan lagi
diletakkan dibeberapa tempat.

Ketua Jabatan hendaklah menjalankan


pemeriksaan dan menjalankan pelupusan
secara yang berfaedah. TPS 226

Tindakan pelupusan belum diambil


bagi barang/peralatan yang tidak
boleh diguna/setelah mendapat
sijil tidak ekonomik (TEB) untuk
diperbaiki oleh JKR.

Pelupusan hendaklah dilakukan dalam


tempoh tiga bulan dari kelulusan diperolehi.
TPS 225

Fail-fail kewangan dan


perkhidmatan yang lama tidak
diambil tindakan pelupusan.

Pelupusan hendaklah dilakukan apabila


dokumen telah diaudit atau setelah 7 tahun
AP 150 ( i )

Bahan Rujukan
-Arahan Perbendaharaan
-Tatacara Pengurusan Stor
-Pekeliling-Pekeliling
Perbendaharaan Semasa
-Surat Pekeliling
Perbendaharaan Semasa
-Pekeliling Jabatan Akauntan
Negara Malaysia
-Surat Pekeliling Bahagian
Kewangan Malaysia

Sekian
Terima Kasih
Jumpa Lagi