Menyelenggarakan pertemuan/rapat
Membuat catatan hasil pertemuan/rapat
Mendistribusikan hasil pertemuan/rapat
YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT
Rapat:
Bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka,
diselenggarakan oleh banyak organisasi.
Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
Komunikasi kelompok secara resmi.
Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi.
Pertemuan para anggota organisasi / para pegawai untuk
membahas kepentingan organisasi.
Menurut Kamus Bahasa Indonesia edisi ke-2 terbitan
balai pustaka
Rapat Penjelasan
Rapat Pemecahan Masalah
Rapat Perundingan
Berdasarkan Sifat
Rapat Mingguan
Rapat Bulanan
Rapat Semester
Rapat Tahunan
Berdasarkan Frekuensi
Rapat Rutin
Rapat Insidental
Persiapan Rapat
Mempersiapkan Ruangan
Membuat Daftar Acara dan menentukan waktu
Membuat Undangan
Mempersiapkan Bahan Rapat
Mempersiapkan Peralatan Rapat
Membuat Catatan Rapat
Mengirimkan Catatan Hasil Rapat
Melakukan Pekerjaan Tindak Lanjut
Pelaksanaan Rapat
Suasana Rapat berlangsung terbuka
Peserta Rapat berpartisipasi aktif
Adanya kendali dari ketua rapat
Hindarkan debat kusir
Bahasa harus komunikatif
Hindarkan monopoli ketika berbicara
Adanya keputusan dan kesimpulan rapat
Adanya Notulen
Acara Rapat
Media Rapat
Waktu
Unsur-unsur rapat
Tujuan Rapat
Masalah yang akan dibicarakan
Pemimpin Rapat
Peserta Rapat
Media Rapat
Notulis
Notula
adalah Catatan singkat tentang jalannya
rapat serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan dalam rapat
Notulis
adalah seseorang yang menulis Notula
Notulen
adalah notula yang telah disahkan dalam
sebuah laporan
Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat
Macam-macam notula
- Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara
kata demi kata dari seluruh pembicaraan dalam rapat
tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.
- Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang
pembicaraan dalam rapat
Fungsi Notula
NOTULA
Rapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan
Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Yogyakarta 2012
Hari : Senin
Tanggal : 24 April 2012
Jam : 09.00 – 12.30 WIB
Tempat : Ruang Serba Guna
Peserta Rapat:
1. Agus. S. Surtobroto dari FIK Universitas Negeri Yogyakarta
2. Budi Valianto dari FIK Universitas Negeri Medan
3. Khairuddin dari FIK Universitas Negeri Padang
4. Tedi Cahyono dari FIK Universitas Negeri Jakarta\
5. Ferry Yulmarino
6. Abe Susanto
7. Tim Beasiswa Unggulan
Hasil Rapat:
1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin Pertanian dan 1
beasiswa kedokteran Hewan
2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan dapat dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa Unggulan. Untuk informasi mengenai biaya
Pendidikan dan biaya hidup dapat menghubungi Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp. 021-3812982.
3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan beasiswa olahragawan atau subsidi atlet untuk berlatih ke luar negeri (bila
beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet) atau dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri max. US $ 500.
4. Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa pendidikan bagi olahragawan melalui Program Double Degree U to U antara Universitas di
Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang lain) dengan Universitas di Kuba.
5. Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah tetapi belum mengajukan permohonan beasiswa pendidikan dengan ditujukan ke Dikti tetapi
tembusan ke Biro PKLN.
6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di Jakarta mengenai informasi beasiswa.
Saran kepala:
Sekitar tanggal 15-20 Juni 2012 akan di undang kembali mengenai Progress beasiswa ini.
3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan beasiswa olahragawan
atau subsidi atlet untuk berlatih ke luar negeri (bila beasiswa tidak seluruhnya
terserap oleh atlet) atau dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri max. US $ 500.
Saran kepala:
Sekitar tanggal 15-20 Juni 2012 akan di undang
kembali mengenai Progress beasiswa ini.
Perencanaan Cahaya
Perencanaan Warna
Perencanaan Udara
Penataan Suara
Perencanaan Cahaya
Pembukaan
Pengarahan dari pemimpin rapat
Pelaksanaan rapat
Pembawa acara membacakan hasil rapat
Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan
Mengetahui tema dan tujuan rapat
Mengetahui keadaan calon peserta rapat
Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat
Mengetahui peralatan yang akan digunakan
Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
Mengetahui keadaan ruang rapat
Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
Mengetahui tata tertib rapat
Contoh Agenda Rapat
Pertemuan para eksekutif muda
Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan
pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10.00 di ruang
Presidential Hotel Indonesia.
Agenda :
1. Laporan dari rapat sebelumnya
2. Perkenalan produk baru
3. Tanggapan terhadap produk baru
4. Pemasaran produk/promosi
5. Pembagian wilayah pemasaran
6. Persiapan promosi
7. Tanggal untuk rapat selanjutnya
Contoh Susunan Acara Rapat
Judul Rapat : Pemasaran Produk Terbaru Perusahaan
Pemimpin Rapat : Direktur Utama Bapak Susilo, S.E.
Acara :
1. Pembukaan diawali dengan doa
2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat
3. Pengarahan Rapat
4. Perkenalan produk baru
5. Tanggapan dan tanya jawab
6. Pembagian kelompok kerja
7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok
8. Cara pemasaran produk/promosi
9. Pembagian wilayah pemasaran
10. Persiapan promosi
11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat
12. Kesimpulan rapat
13. Penutup diakhiri dengan doa
14. Pemberitahuan rapat selanjutnya
Contoh Isi Surat Undangan Rapat
Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Senin/11 Juli 2004
Waktu : Pukul 1O.OO
Tempat : Grand Mahakam
Jl. Pattimura IV Jakarta
Acara : Rapat kerja bagi Guru dan
Tata Usaha
Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.
Kalimat Penutup
Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu :
- Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang
singkat
- Berisi anjuran kepada pendengar
- Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar
- Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum,
bahkan tertawa
- Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair,
kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.
Teknik Memimpin Rapat
Sikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang pemimpin rapat, antara
lain :
Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan jalannya rapat
Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur, berwibawa, dan tegas
Pemimpin rapat harus harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat
Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat
Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan
untuk memberikan gagasan
Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara
pertemuan
Tata Tertib Rapat
Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara lain sebagai
berikut :
1. Peraturan sebelum rapat dimulai
a. Peserta rapat hadir tepat waktu
b. Peserta rapat mengisi daftar hadir
c. Peserta rapat membawa perlengkapan atau
peralatan sesuai dengan isi surat undangan
d. Bila tidak dapat hadir ada pemberitahuan
e. Mengenakan pakaian sesuai dengan
pemberitahuan dalam surat undangan
2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan
a. Mematuhi aturan main rapat yang telah
ditentukan
b. Tata tertib berbicara, bersikap
c. Tata tertib bertanya
d. Tata tertib mengerjakan tugas
perorangan/kelompok
e. Tata tertib istirahat/makan/minum
Mesin Pengganda
Mesin Foto Copy, cara Penggunaannya :
- Hidupkan mesin dengan menekan tombol
On
- Letakkan kertas pada kaca tempat foto
copy dengan bagian tepi atas menempel
pada garis skala pada posisi yang tepat di
- Tekan tombol pengatur hasil copy
- Tekan tombol jumlah penggandaan yang
dikehendaki
- Tekan tombol start
- Jika sudah selesai tekan tombol Off
Mesin Stencil, cara penggunaannya :