TATA TERTIB

DALAM MENGIKUTI RAPAT

“PEMBENTUKAN PANITIA NATAL OIKUMENE”,
MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN UNIVERITAS SUMATERA UTARA
TANGGAL 27 OKTOBER 2021
1. Rapat Pemilihan Panitia Natal Oikumene dilaksanakan pada hari, Rabu, 26-10-2021 pada Pukul
17.00 WIB s/d selesai;
2. Peserta dapat mengganti nama melalui menu rename dengan menggunakan nama asli. Sehingga
yang kelihatan dilayar adalah gambar peserta dan tidak ada penyusup yang join kedalam rapat;
3. Peserta yang dapat hadir adalah mahasiswa/i kristen Stambuk 2018 dan anggota Himagrotek
bagian seksi kerohanian. Lain daripada itu, tidak diperkenankan untuk join kedalam rapat;
4. Peserta wajib mengikuti kegiatan Rapat dengan tertib, sopan dan mic dimatikan (mute), kecuali
akan bertanya atau berpendapat;
5. Peserta rapat diberikan kesempatan untuk bertanya dalam sesi tanya jawab dengan menulis
terlebih dahulu melalui kolom komentar. Moderator memandu dan memilih pertanyaan
berdasarkan pertimbangan dan waktu yg tersedia (1 peserta hanya boleh mengajukan maksimal 2
pertanyaan). Kemudian mempersilakan yang sudah dipilih untuk menyampaikan pertanyaannya
secara langsung kepada penyaji;
6. Moderator berwenang untuk mengatur jalannya diskusi, termasuk memperingatkan peserta yang
dianggap menggangu jalannya rapat;
7. Dalam pelaksanaan rapat Panitia Natal, peserta dilarang menyanggah atau memotong
pembicaraan peserta lain yang sedang berbicara. Peserta dapat berbicara ketika peserta yang lain
sudah selesai berbicara.
8. Peserta dilarang untuk menggunakan kata-kata kasar, tidak sopan, dan kurang berkenan selama
rapat berlangsung.
9. Peserta dapat berbicara di room chat meet, namun ketika voting atau pengajuan nama untuk
menjadi calon panitia, peserta dilarang mengetik di dalam kolom room chat. Apabila sedang
voting, peserta hanya dapat mengetik nama calon panitia saja.
10. Peserta dilarang keluar masuk selama rapat berlangsung. Peserta diharapkan tetap berada dalam
rapat.
PROSEDUR PEMILIHAN PANITIA
A. Peserta bersedia mengajukan diri untuk menjadi panitia
B. Peserta dapat memilih atau mengajukan peserta lain menjadi panitia (1 orang dapat mengajukan
maksimal 2 nama saja)
C. Peserta dapat memilih atau mengajukan peserta lain menjadi panitia (1 orang hanya dapat
mengajukan 1 nama saja). Siap tidak siap, mau tidak mau peserta yang dipilih harus bersedia
menjadi panitia natal.
Note : peserta dapat mengajukan nama dari anggota yang bukan bergabung didalam rapat

PANITIA NATAL OIKUMENE

 Doa (kmk dan sebagainya 7 org)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

HASIL VOTING :
1. BERSEDIA :
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :

2. TIDAK BERSEDIA
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :
 Dana ( 5 org)
1.
2.
3.
4.
5.
HASIL VOTING :
1. BERSEDIA :
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :
 2. TIDAK BERSEDIA
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :

 Acara (40 org)

1. Hans (aet 19)
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
dst
HASIL VOTING :
1. BERSEDIA :
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :

2. TIDAK BERSEDIA
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :

 Konsumsi (15 org)

1.
2.
3.
 4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
dst

 Tempat/peralatan (20 org)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
dst
HASIL VOTING :
1. BERSEDIA :
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :

2. TIDAK BERSEDIA
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :

 Dokumentasi (5 org)
1.
2.
3.
4.
5.
HASIL VOTING :
1. BERSEDIA :
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :

2. TIDAK BERSEDIA
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :

 Keamanan ( laki-laki semua 15 org)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
HASIL VOTING :
1. BERSEDIA :
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :

2. TIDAK BERSEDIA
1.
2.
3.
4.
5.
ALASAN :
TUGAS KEPANITIAAN
SEKSI DOA
 Mempersiapkan dan mengevaluasi pembawa renungan, MC, dan pemusik untuk rapat natal
minimal 3 kali.
 Mengumpulkan pokok doa dari seluruh panitia dan pelayan.
 Mangarahkan natal (panitia, proses kerja, jemaat dan pelaksanannya) secara aktif
 Secara aktif mendoakan segala tugas dan tanggung jawab panitia
 Berkoordinasi dengan PANTI (Panitia Inti) terkhusus ketua untuk menentukan tema Natal.
 Membawa doa persiapan dan penutup (Ucapan Syukur) sebelum dan sesudah latihan, gladi
resik, dan ibadah hari H.
 Merumuskan tema dan tujuan Natal bersama BPH Natal, Panitia tiap bidang
 Koordinasi dengan seksi-seksi lain
 Tugas-tugas lain yang diberikan ketua panitia

SEKSI DANA
 Membantu menjalankan proposal, membuat tanda serah terima berupa kwitansi atau tertulis
dari donator yang membantu lengkap dengan nomor HP
 Mendata dan memantau proposal yang dijalankan, misalnya jika proposal tidak semua
berjalan, dikumpul dan di bawak untuk di Evaluasi pada saat pembubaran Panitia Natal
 Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber – sumber yang bisa mendapatkan
dana
 Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua anggota panitia dan
simpatisan
 Melakukan kegiatan usaha lain di luar iuran wajib dan suka rela misalnya berjualan saat
kegiatan perlombaan kerja bakti, Menjual alat2 rohani dll
 Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk
dan keluar pada setiap bulan
 Membawa buku list uang masuk dan mencatat semua sumber, tanggal, dan jumlah uang
 Koordinasi dengan seksi-seksi lain
 Tugas-tugas lain yang diberikan ketua panitia

SEKSI ACARA
 Menghimpun semua kegiatan dan menyusunnya dalam buku panduan
 Mendesain sedemikian rupa peketakan tahapan kegiatan
 Memimpin acar/keprotokolan
 Koordinasi dengan seksi-seksi lain
 Tugas-tugas lain yang diberikan ketua panitia

SEKSI KONSUMSI
 Membuat daftar kebutuhan konsumsi
 Mempersiapkan konsumsi pada acara latihan, rapat, gladi resik, serta Pembukaan dan
Penutupan Natal dan juga konsumsi VIP pada acara natal
 Mendistirbusikan konsumsi
 Koordinasi dengan seksi-seksi lain
 Tugas-tugas lain yang diberikan ketua panitia

SEKSI TEMPAT/PERALATAN
 Mempersiapkan/mengecek kelayakan tempat, alat dan penyelenggaraan kegiatan
 Bertanggung jawab untuk tiap alat yang digunakan.
 Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan pada kegiatan
 Menata tempat kegiatan
 Menempatkan/mengatur petugas kebersihan selama kegiatan berlangsung
 Koordinasi dengan seksi-seksi lain
 Tugas-tugas lain yang diberikan ketua panitia

SEKSI DOKUMENTASI
 Membuat pemberitahuan melalui spanduk, brosur, baleho, media social (mis: instagram).
 Bertanggung jawab untuk seluruh dokumentasi (foto dan video) selama kegiatan berlangsung,
membuat cadangan (copy an) untuk meminimalisir hilangnya dokumen.
 Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan Persiapan natal Wajib didokumentasikan
misalkan, saat rapat panitia natal, saat latihan, gladi resik, pembukaan, Hari H saat
mendekorasi, saat acara hiburan, dan hingga rapat evaluasi serta pembubaran panitia natal.
 Koordinasi dengan seksi-seksi lain
 Tugas-tugas lain yang diberikan ketua panitia

SEKSI KEAMANAN
 Pengamanan selama kegiatan berlangsung
 Menempatkan petugas
 Membuat daftar penempatan petugas
 Koordinasi dengan seksi-seksi lain
 Mengatur penempatan kendaraan
 Mempersiapkan parker VIP
 Menjaga keamana disekitar tempat parker
 Bertanggung jawab untuk menjaga kendaraan para tamu undangan
 Tugas-tugas lain yang diberikan Ketua Panitia