LOGO

TEHNIK PENGUMPULAN DATA

Dalam
Pelaksanaan Audit Internal
 Metoda pengumpulan data

Wawancara
Observasi
Menelusur/menelaah
dokumen-dokumen bukti
pelaksanaan
pekerjaan/kegiatan
Telusur pelaksanaan
kegiatan
Meminta peragaan
(simulasi)
(Hasil asesmen yang
dilakukan pihak lain)
LOGO

Tehnik
Wawancara
 Pengertian wawancara (Schostak, 2006)

Komunikasi dua arah (conversation)

yang bertujuan untuk memperoleh
informasi secara lebih mendalam (in-
depth information) tentang suatu topik
atau subyek, sehingga dapat
diinterpertasikan fenomena yang
disampaikan oleh yang diwawancara
 Melakukan wawancara

Auditor mengupayakan agar wawancara

berjalan alamiah: lebih banyak
mendengar dari pada berkata-kata
Auditor harus bersikap netral
Ciptakan suasana yang nyaman,
sehingga auditee bebas dan mudah
untuk berbicara
Auditor harus dapat mengarahkan
proses wawancara focus pada hal-hal
penting dari topik yang dibahas
 Etika wawancara

1. Perhatikan penampilan, percaya diri

2. (Perkenalkan diri)
3. Hindari pertanyaan yang sifatnya menggurui, atau
menyalahkan
4. Dengarkan dengan baik jawaban yang disampaikan
auditee. Boleh menyela apabila auditee lari dari topik
wawancara
5. Mengajukan pertanyaan baru yang muncul dari
penjelasan auditee (drill down), tetapi jangan sampai
terkesan mencecar, dan jangan memojokkan auditee,
sehingga merasa bodoh atau sebagai tertuduh
6. Jangan mengajukan pertanyaan yang bersifat
interogatif
7. Akhiri wawancara dengan ucapan terima kasih
 Tehnik wawancara (bertanya)

 I statement (menggunakan pernyataan “saya”):

saya melihat bahwa anda tidak
melakukan………., vs mengapa anda tidak
melakukan…….),bukan You statement
 Close open question (menggunakan pertanyaan
terbuka dan tertutup)
 Neutral vs Leading question (gunakan
pertanyaan yang netral, buka pertanyaan yang
mengarahkan pada jawaban tertentu)
 Drill down/probing (menggali lebih dalam),
seperti mengupas bawang
 Active listening (mendengar aktif)
 Polite questioning (bertanya dengan sopan)
 POLITE QUESTION

1. Tolong jelaskan…………..
2.Bagaimana proses pengorganisasian dalam
pelayanan…….
3. Bagaimana saudara melakukan perencanaan
obat ?
4.Mohon diceritakan bagaimana cara……..
5. Tolong jelaskan strategi saudara untuk
melakukan koordinasi…….
6.Tolong jelaskan bagaimana proses
monitoring…………
Setiap kali mengajukan satu pertanyaan, perhatikan:

• Pastikan bahwa auditee paham akan apa

yang ditanyakan oleh auditor
• Tanyakan ulang untuk klarifikasi jika dijawab
kurang tepat
• Berhenti sejenak, setelah satu jawaban
untuk mendorong lebih banyak informasi.
• Berikan umpan balik positif
• Meminta lebih banyak informasi jika
memerlukan pemahaman jawaban yg lebih
lanjut

9
 Teknik Observasi

 Observasi merupakan teknik pengumpulan data

dengan menggunakan indra jadi tidak hanya
dengan pengamatan menggunakan mata saja.
Medengarkan, mencium, mengecap meraba
termasuk salah satu bentuk dari observasi.
Instrumen yang digunakan dalam observasi adalah
panduan pengamatan dan lembar pengamatan.

 Observasi dapat dilakukan secara langsung atau

tidak langsung
 Keuntungan observasi

Mengumpulkan data sesuai dengan

waktu dan tempat kejadian atau
kegiatan dilakukan
Tidak bergantung pada kebersediaan
atau kemampuan pemberi informasi
Memberi peluang pada auditor untuk
melihat langsung, tidak hanya
mendengar kata orang
 Kerugian observasi

Observer bias
Hawthorne effect: berperilaku baik
karena diamati
 Butuh waktu
Tidak dapat menjelaskan mengapa
orang melakukan atau tidak melakukan
sesuatu tindakan
 Keterbatasan observasi

 Observasi tidak selamanya memungkinkan

untuk suatu kejadian yang spontan oleh sebab
itu harus ada persiapan
 Tidak selalu bisa menentukan ukuran
kuantitas terhadap apa yang diobservasi
 Orang yang diamati cenderung melakukan
pekerjaan dengan lebih baik dari biasanya dan
sering menutupi kekurangan yang ada
(HAWTHORNE EFFECT)
 Cara mendapatkan data: sulit mendapatkan
data terutama yang sifatnya rahasia
 Teknik observasi dalam proses
pengumpulan data dibagi menjadi 3 macam

 Observasi terstruktur, kegiatan ini

direncanakan dengan baik oleh auditor: di
mana observasi akan dilakukan, kapan,
siapa/apa yang akan diobservasi,
standar/instrumen yang akan digunakan
 Observasi tidak terstruktur (observasi yang
bersifat alamiah). Auditor hanya mencatat apa
adanya susuai yang dilihat
 Observasi partisipatif: merupakan variasi dari
observasi tidak terstruktur, auditor juga
berperan sebagai bagian dari kelompok yang
diobservasi.
 Kapan auditor perlu melakukan observasi

Kalau auditor ingin memahami suatu

proses atau situasi yang sedang
berjalan
Kalau auditor akan mengumpulkan data
perilaku individual atau interaksi antar
orang/karyawan
Kalau auditor ingin mengetahui tentang
kondisi fisik
Kalau auditor ingin melakukan
konfirmasi antara hasil wawancara
dengan fakta di lapangan.
 Merencanakan observasi

Menentukan apa yang akan diobservasi,

di mana, dan kapan
Merencanakan bagaimana data
observasi akan dikumpulkan:
 Lembar observasi dan daftar tilik
 Panduan observasi
 Buku catatan observasi
 Video recording
 Tugas

Dari kerangka acuan yang disusun,

susunlah:
 Apa yang akan diobservasi, kapan dan di
mana ?
 Susun panduan/daftar apa saja yang akan
diobservasi dan bagaimana cara
melakukan observasi
 Telaah dokumen

 Tujuan:
 Untuk menelaah sumber data yang sudah tersedia:
dokumen, laporan, file, tulisan, catatan
 Keuntungan:
 Informasi yang diperoleh dapat secara independen
diverifikasi
 Telaah dokumen bisa dilakukan secara independen
 Lebih murah bila dibandingkan dengan melakukan
sendiri pencarian data
 Kerugian:
 Data yang dibutuhkan mungkin tidak dapat diperoleh
dari dokumen yang ditelaah
 Untuk dapat memperoleh dokumen yang dibutuhkan
dan menganalisis membutuhkan waktU
 Kualitas data tidak dapat dikendalikan
 Langkah

Buat daftar dokumen apa saja yang

perlu dilihat
Buat panduan telaah dokumen dan
checklist yang berisi butir-butir apa saja
yang akan dilihat dari tiap dokumen
tersebut
Lakukan identifikasi apakah diperlukan
auditee untuk terlibat ketika melakukan
telaah dokumen
Lakukan analisis dan kesimpulan dari
hasil telaah dokumen tersebut
 Tugas

Dari kerangka acuan yang disusun:

 Buat daftar dokumen apa saja yang akan
dilihat
 Dari dokumen yang akan dilihat, buat chek
list butir-butir apa saja pada dokumen
tersebut yang akan diperiksa
 Tehnik telusur

Telusur adalah mengikuti jejak

bagaimana pelaksanan dari aturan
(regulasi) yang telah disusun.
Telusur dilakukan untuk:
 Menilai efektivitas dari kebijakan, prosedur,
perencanaan yang sudah disusun
 Untuk mencari peluang untuk perbaikan
 Untuk menilai kepatuhan terhadap standar,
prosedur atau aturan yang telah ditetapkan
 Jenis-jenis telusur:
 Telusur individual (contoh: telusur pasien secara individu)
 Telusur system (contoh: telusur system pelayanan pasien
 Telusur (pelaksanaan) program tertentu
 Telusur lingkungan
 Penelusuran dapat dilakukan dengan :
– melihat dokumen yang merupakan rekaman dari
pelaksanaan,
– Observasi pelaksanaan kegiatan
– wawancara terhadap manajemen dan staf untuk menelusur
proses pelaksanaan prosedur kerja, dan upaya-upaya
perbaikan yang dilakukan, evaluasi dan tindak lanjut
perbaikan.
– Meminta dilakukan simulasi
 Contoh-contoh telusur

Mutu dan keselamatan pasien:

 Telusur terhadap pelaksanaan proses
PDCA
 Telusur proses identifikasi pasien:
• Bagaimana regulasinya ?
• Bagaimana pelaksanaan:
– Dari dokumen rekam kegiatan
– Observasi langsung pada tiap dilakukan tindakan
 Telusur manajemen

Untuk membuktikan bahwa proses

manajemen berjalan dengan baik,
maka dapat melakukan telusur
terhadap rekaman kegiatan
perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, monitoring dan evaluasi
terhadap keseluruhan kegiatan
puskesmas.
 Telusur UKM

 Penelusuran untuk manajemen dan pelaksanaan

program/UKM Puskesmas dilakukan mulai dari
proses identifikasi kebutuhan masyarakat akan
program, perencanaan program, pengorganisasian
program, pelaksanaan program, monitoring dan
evaluasi program.
 Penelusuran dapat dilakukan dengan melihat hasil
rekaman kegiatan mulai dari perencanaan sampai
dengan monitoring dan evaluasi dengan hasil-hasil
dan tindak lanjut yang dilakukan.
 Penelusuran juga perlu dilakukan untuk
membuktikan apakah proses dilakukan sesuai
dengan kebijakan dan pedoman program (melalui
wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam
pengelolaan dan pelaksanaan program termasuk lintas
program, lintas sector, masyarakat dan sasaran program).
 Telusur pelayanan klinis

 Telusur individual pasien: mengikuti satu

pasien mulai dari proses pendaftaran sampai
pulang
 Telusur system pelayanan klinis secara
keseluruhan:
 Melihat keseluruhan system pelayanan klinis
 Melihat secara detail tahapan dari system
pelayanan klinis mulai dari system pendaftaran,
system kajian klinis, system pemeriksaan
penunjang, proses pemberian obat, pemulangan,
dst.
 Telusur pelayanan klinis

Telusur system pelayanan klinis

secara individual:
 Melihat proses pelayanan klinis di
laboratorium misalnya, mulai dari
kebijakan, panduan, SOP, dan
proses pelaksanaannya
 Tugas

Buat scenario telusur untuk salah satu

kegiatan audit yang direncanakan
sesuai dengan kerangka acuan yang
disusun
LOGO

KOMITMEN BERSAMA KUNCI SUKSES TERCAPAINYA AKREDITASI

LOGO

METODE SURVEI
MANAJEMEN
Metode Survei Akreditasi Manajemen
1. Telusur untuk survei akreditasi
manajemen pada dasarnya adalah
membuktikan bahwa system manajemen
mutu dan system manajemen telah
ditetapkan dan dijalankan.
2. Pembakuan system mutu dilakukan
dengan menetapkan kebijakan, pedoman,
dan prosedur-prosedur mutu yang
dilaksanakan dalam kegiatan-kegiatan
perbaikan mutu dan kinerja.
Penelusuran terhadap
pelaksanaan system manajemen
mutu terutama adalah
membuktikan apakah siklus
Plan, Do, Chek, Action berjalan
secara konsisten sebagai upaya
perbaikan mutu dan kinerja
pelayanan.
LOGO

METODE SURVEI
UKM
Metode survei UKM Puskesmas.
 Penelusuran untuk manajemen dan
pelaksanaan program/UKM Puskesmas
dilakukan mulai dari :
1. Proses identifikasi kebutuhan
masyarakat akan program,
2. Perencanaan program,
3. Pengorganisasian program,
4. Pelaksanaan program,
5. Monitoring dan Evaluasi program.
LOGO

METODE SURVEI
KLINIS/UKP
 METODE SURVEI KLINIS

1. Kegiatan Telusur Pasien Secara Individual

mengikuti alur, asuhan dan tindakan, hubungan kerja
petugas dan identifikasi masalah pada pelayanan pasien

2. Telusur Sistem  berbasis hasil telusur pasien

3. Telusur Pengelolaan dan Penggunaan Obat 

proses manajemen dan Penggunaan Obat dengan
fokus pada kemungkinan timbulnya risiko.

4. Telusur Proses Peningkatan Mutu dan

Keselamatan Pasien  proses manajemen dan
Penggunaan Obat dengan fokus pada kemungkinan
timbulnya risiko.
 METODE SURVEI KLINIS

1. Telusur Pencegahan dan Pengendalian Infeksi

1. Telusur Proses Pengelolaan Fasilitas dan Keselamatan 

evaluasi dari proses pengelolaan fasilitas dan keselamatan
pasien, tindakan untuk menanggulangi masalah dan
menentukan tingkat kepatuhan terhadap standar.

1. Peranan Staf dalam Metodologi Telusur  meminta

petugas untuk menyiapkan daftar pasien yang ada
pada saat audit dilakukan, termasuk daftar nama
pasien, dimana ditempatkan pasien ini, diagnosis.
LOGO

KOMITMEN BERSAMA KUNCI SUKSES TERCAPAINYA AKREDITASI