TEHNIK AUDIT INTERNAL

Tehnik Audit Internal

• Tehnik Pengumpulan data
• Tehnik Wawancara
• Tehnik Observasi
• Tehnik Telaah (Review) Dokumen
• Tehnik Telusur (tracer)
• Tehnik Simulasi
TEHNIK PENGUMPULAN DATA
 Metoda pengumpulan data
• Wawancara
• Observasi
• Menelusur/menelaah dokumen-
dokumen bukti pelaksanaan
pekerjaan/kegiatan
• Telusur pelaksanaan kegiatan
• Meminta peragaan (simulasi)
• (Hasil asesmen yang dilakukan
pihak lain)
• PERHATIKAN

• Sampel untuk pengumpulan

data/informasi
• Berapa lama waktu dibutuhkan
untuk mengumpulkan
data/informasi
• Kualitas data/informasi
Proses pengumpulan data

• Retrospective
• Prospective/conccurent
 Jenis data yang dikumpulkan
• Data primer
• Data sekunder
 Data primer

Survei
Diskusi
Kuesioner
Interview
Telusur pelaksanaan kegiatan
Observasi langsung pelaksanaan kegiatan
 Data sekunder

• Melihat dan menelusur dokumen dokumen regulasi dan rekam

kegiatan
• Hasil-hasil survei
• Rekam medis pasien
• Melihat Laporan
• Melihat data Kohort
Instrumen yang biasa
digunakanuntuk
pengumpulan data
pd audit internal

Panduan wawancara dengan

daftar pertanyaan
Check list
Panduan / protokol observasi
Check list pemeriksaan
fasilitas
 Perhatikan dalam menyusun alat pengumpulan
data/informasi
• Relevan dengan kriteria audit
• Hindari penggunaan akronim, jargon
• Definisi yang jelas thd terminologi yang digunakan jika dibutuhkan
• Beri ruang untuk pengecualian
• Jika melakukan wawancara: perhatikan penggunaan pertanyaan
tertutup atau terbuka (sesuai kebutuhan)
• Jika melakukan observasi: jelaskan apa yang diobservasi dan
bagaimana melakukan observasi
• Jika meminta peragaan: jelaskan apa yang harus diperagakan
• Perhatikan urutan dalam melakukan penggalian informasi
Penugasan
No Topik audit Metoda Alasan Jenis instrument
Pengumpulan yang perlu
data disusun

1 Proses pendaftaran
pasien

2 Proses penyusunan
rencana usulan kegiatan
untuk program KIA
3 Proses analisis
kebutuhan masyarakat

4 Audit kinerja keuangan

puskesmas
TEHNIK WAWANCARA
Pengertian wawancara (Schostak, 2006)
• Komunikasi dua arah (conversation) yang bertujuan
untuk memperoleh informasi secara lebih mendalam
(in-depth information) tentang suatu topik atau
subyek, sehingga dapat diinterpertasikan fenomena
yang disampaikan oleh yang diwawancara
Melakukan wawancara

• Auditor mengupayakan agar wawancara berjalan alamiah:

lebih banyak mendengar dari pada berkata-kata
• Auditor harus bersikap netral
• Ciptakan suasana yang nyaman, sehingga yang auditee bebas
dan mudah untuk berbicara
• Auditor harus dapat mengarahkan proses wawancara focus
pada hal-hal penting dari topik yang dibahas
 Etika wawancara
1. Perhatikan penampilan, percaya diri
2. (Perkenalkan diri)
3. Hindari pertanyaan yang sifatnya menggurui, atau menyalahkan
4. Dengarkan dengan baik jawaban yang disampaikan auditee.
Boleh menyela apabila auditee lari dari topik wawancara
5.Mengajukan pertanyaan baru yang muncul dari penjelasan
auditee (drill down), tetapi jangan sampai terkesan mencecar,
dan jangan memojokkan auditee, sehingga merasa bodoh
atau sebagai tertuduh
6. Jangan mengajukan pertanyaan yang bersifat interogatif
7. Akhiri wawancara dengan ucapan terima kasih
Tehnik wawancara (bertanya)
• I statement (menggunakan pernyataan “saya”): saya melihat
bahwa anda tidak melakukan………., vs mengapa anda tidak
melakukan…….),bukan You statement
• Close open question (menggunakan pertanyaan terbuka dan
tertutup)
• Neutral vs Leading question (gunakan pertanyaan yang
netral, buka pertanyaan yang mengarahkan pada jawaban
tertentu)
• Drill down/probing (menggali lebih dalam), seperti mengupas
bawang
• Active listening (mendengar aktif)
• Polite questioning (bertanya dengan sopan)
Do you know these?
• We listen at 125-250 wpm, think at 1000-
3000 wpm
• 75% of the time we are distracted,
preoccupied or forgetful
• 20% of the time, we remember what we hear
• More than 35% of businesses think listening
is a top skill for success
• Less than 2% of people have had formal
education with listening
Active listeners speak 30% of the time and
listen 70% of the time. Sometimes, we
have to try hard not to interrupt – the only
acceptable reason is to clarify or confirm
what has been said.
When to Use Active Listening
Inappropriate Appropriate
• Routine interactions • Organizational Crises
• Physical emergencies • Conflict situations
• Giving and receiving feedback
• Brainstorming, problem solving
• Seeking peers’ cooperation
STEPS OF ACTIVE LISTENING

1) Listen
2) Question
3) Reflect-Paraphrase
4) Understand
 Step 1: Listen

• To Feelings As Well As Words

• Words – Emotions -- Implications
• Focus on Speaker
• Don’t plan, speak, or get distracted
• What Is Speaker Talking About?
• Topic? Speaker? Listener? Others?
• Look At Speaker
• Use Verbal & Non-Verbal Encouragers
2.Question

• 3 Purposes
• Demonstrates you are listening (demonstrasikan)
• Gather information ( mengumpulkan informasi)
• Clarification (klarifikasi)
When you asked some questions:
 Show interest (tunjukkan perhatian)
 Encourage more explanation (kumpulkan semua info)
 Keep the person talking (perhatikan pembicaraan)
 Ask questions but not too many (sedikit bertanya)
 3.PARAPHASING
PARAPHRASE the speaker to acknowledge the story
and capture the content.

EXAMPLE: “Let’s see if I got this right.

You’re upset because you think we’re
going off in the wrong direction and you
want to clarify our objective before we
write this assignment. Is that right”
Step 4: Understand
• Get Speaker’s Consent to Your Reframing
• Speaker Has Been Heard and Knows It!
• Solution Is Near!
POLITE QUESTION
1. Tolong jelaskan…………..
2.Bagaimana proses pengorganisasian dalam
pelayanan…….
3. Bagaimana saudara melakukan perencanaan obat ?
4.Mohon diceritakan bagaimana cara……..
5.Tolong jelaskan strategi saudara untuk melakukan
koordinasi…….
6.Tolong jelaskan bagaimana proses monitoring…………
Setiap kali mengajukan satu pertanyaan,
perhatikan:
• Pastikan bahwa auditee paham akan apa yang ditanyakan oleh
auditor
• Tanyakan ulang untuk klarifikasi jika dijawab kurang tepat
• Berhenti sejenak, setelah satu jawaban untuk mendorong lebih
banyak informasi.
• Berikan umpan balik positif
• Meminta lebih banyak informasi jika memerlukan pemahaman
jawaban yg lebih lanjut
Tugas
• Dari kerangka acuan yang disusun, susunlah daftar
pertanyaan untuk wawancara.
• Simulasikan kegiatan wawancara auditor dan auditee
SISTEMATIKA / FORMAT PERENCANAAN PROGRAM /
KERANGKA ACUAN KEGIATAN
1. Pendahuluan
2. Latar Belakang (dan ruang lingkup)
3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus.
4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan.
5. Cara melaksanakan kegiatan.
6. Sasaran (audit)
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
 Teknik Observasi
• Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan
menggunakan indra jadi tidak hanya dengan pengamatan
menggunakan mata saja. Medengarkan, mencium, mengecap
meraba termasuk salah satu bentuk dari observasi. Instrumen
yang digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan dan
lembar pengamatan.
• Observation is way of gathering data by watching behavior, events,
or noting physical characteristics in natural setting (CDC, 2008)
• Observasi dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung
 Keuntungan observasi
• Mengumpulkan data sesuai dengan waktu dan tempat kejadian
atau kegiatan dilakukan
• Tidak bergantung pada kebersediaan atau kemampuan pemberi
informasi
• Memberi peluang pada auditor untuk melihat langsung, tidak
hanya mendengar kata orang
Kerugian observasi
• Observer bias
• Hawthorne effect: berperilaku baik karena diamati
• Butuh waktu
• Tidak dapat menjelaskan mengapa orang melakukan atau
tidak melakukan sesuatu tindakan
 Keterbatasan observasi
• Observasi tidak selamanya memungkinkan untuk suatu kejadian
yang spontan oleh sebab itu harus ada persiapan
• Tidak selalu bisa menentukan ukuran kuantitas terhadap apa
yang diobservasi
• Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaan dengan lebih
baik dari biasanya dan sering menutupi kekurangan yang ada
(HAWTHORNE EFFECT)
• Cara mendapatkan data: sulit mendapatkan data terutama yang
sifatnya rahasia
 Teknik observasi dalam proses pengumpulan data
dibagi menjadi 3 macam
• Observasi terstruktur, kegiatan ini direncanakan dengan baik oleh
auditor: di mana observasi akan dilakukan, kapan, siapa/apa yang
akan diobservasi, standar/instrumen yang akan digunakan
• Observasi tidak terstruktur (observasi yang bersifat alamiah).
Auditor hanya mencatat apa adanya apa yang dilihat
• Observasi partisipatif: merupakan variasi dari observasi tidak
terstruktur, auditor juga berperan sebagai bagian dari kelompok
yang diobservasi.
 Kapan auditor perlu melakukan observasi
• Kalau auditor ingin memahami suatu proses atau situasi yang
sedang berjalan
• Kalau auditor akan mengumpulkan data perilaku individual atau
interaksi antar orang/karyawan
• Kalau auditor ingin mengetahui tentang kondisi fisik
• Kalau auditor ingin melakukan konfirmasi antara hasil
wawancara dengan fakta di lapangan.
 Merencanakan observasi
• Menentukan apa yang akan diobservasi, di mana, dan kapan
• Merencanakan bagaimana data observasi akan dikumpulkan:
• Lembar observasi dan daftar tilik
• Panduan observasi
• Buku catatan observasi
• Video recording
Tugas
• Dari kerangka acuan yang disusun, susunlah:
• Apa yang akan diobservasi, kapan dan di mana ?
• Susun panduan/daftar apa saja yang akan
diobservasi dan bagaimana cara melakukan
observasi
 Telaah dokumen
• Tujuan:
• Untuk menelaah sumber data yang sudah tersedia: dokumen, laporan, file,
tulisan, catatan
• Keuntungan:
• Informasi yang diperoleh dapat secara independen diverifikasi
• Telaah dokumen bisa dilakukan secara independen
• Lebih murah bila dibandingkan dengan melakukan sendiri pencarian data
• Kerugian:
• Data yang dibutuhkan mungkin tidak dapat diperoleh dari dokumen yang
ditelaah
• Untuk dapat memperoleh dokumen yang dibutuhkan dan menganalisis
membutuhkan waktu (time consuming)
• Kualitas data tidak dapat dikendalikan
Langkah
• Buat daftar dokumen apa saja yang perlu dilihat
• Buat panduan telaah dokumen dan checklist yang berisi
butir-butir apa saja yang akan dilihat dari tiap dokumen
tersebut
• Lakukan identifikasi apakah diperlukan auditee untuk terlibat
ketika melakukan telaah dokumen
• Lakukan analisis dan kesimpulan dari hasil telaah dokumen
tersebut
Tugas
• Dari kerangka acuan yang disusun:
• Buat daftar dokumen apa saja yang akan dilihat
• Dari dokumen yang akan dilihat, buat chek list
butir-butir apa saja pada dokumen tersebut yang
akan diperiksa
Tehnik telusur
• Telusur adalah mengikuti jejak bagaimana pelaksanaan dari
aturan (regulasi) yang telah disusun.
• Telusur dilakukan untuk:
• Menilai efektivitas dari kebijakan, prosedur, perencanaan
yang sudah disusun
• Untuk mencari peluang untuk perbaikan
• Untuk menilai kepatuhan terhadap standar, prosedur atau
aturan yang telah ditetapkan
• Jenis-jenis telusur:
Telusur individual (contoh: telusur pasien secara individu)
Telusur system (contoh: telusur system pelayanan pasien)
Telusur (pelaksanaan) program tertentu
Telusur lingkungan
• Penelusuran dapat dilakukan dengan :
 melihat dokumen yang merupakan rekaman dari pelaksanaan,
 Observasi pelaksanaan kegiatan
 wawancara terhadap manajemen dan staf untuk menelusur
proses pelaksanaan prosedur kerja, dan upaya-upaya perbaikan
yang dilakukan, evaluasi dan tindak lanjut perbaikan.
 Meminta dilakukan simulasi
Contoh-contoh telusur
• Mutu dan keselamatan pasien:
• Telusur terhadap pelaksanaan proses PDCA
• Telusur proses identifikasi pasien:
• Bagaimana regulasinya ?
• Bagaimana pelaksanaan:
• Dari dokumen rekam kegiatan
• Observasi langsung pada tiap dilakukan tindakan
Telusur manajemen

• Untuk membuktikan bahwa proses manajemen berjalan

dengan baik, maka dapat melakukan telusur terhadap
rekaman kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, monitoring dan evaluasi terhadap keseluruhan
kegiatan puskesmas.
 Telusur UKM
• Penelusuran untuk manajemen dan pelaksanaan program/UKM
Puskesmas dilakukan mulai dari proses identifikasi kebutuhan
masyarakat akan program, perencanaan program, pengorganisasian
program, pelaksanaan program, monitoring dan evaluasi program.
• Penelusuran dapat dilakukan dengan melihat hasil rekaman kegiatan
mulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi
dengan hasil-hasil dan tindak lanjut yang dilakukan.
• Penelusuran juga perlu dilakukan untuk membuktikan apakah proses
dilakukan sesuai dengan kebijakan dan pedoman program (melalui
wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam pengelolaan dan
pelaksanaan program termasuk lintas program, lintas sector,
masyarakat dan sasaran program).
 Telusur pelayanan klinis
• Telusur individual pasien: mengikuti satu pasien mulai dari proses
pendaftaran sampai pulang
• Telusur system pelayanan klinis secara keseluruhan:
• Melihat keseluruhan system pelayanan klinis
• Melihat secara detail tahapan dari system pelayanan klinis mulai
dari system pendaftaran, system kajian klinis, system pemeriksaan
penunjang, proses pemberian obat, pemulangan, dst.
• Telusur system pelayanan klinis secara individual:
• Melihat proses pelayanan klinis di laboratorium misalnya, mulai
dari kebijakan, panduan, SOP, dan proses pelaksanaannya
Tugas
• Buat scenario telusur untuk salah satu kegiatan audit
yang direncanakan sesuai dengan kerangka acuan
yang disusun