INTERNAL
1. PENGUMPULAN DATA
2. ANALISIS DATA
Bukti-bukti yang dilihat pada kegiatan audit
Survei
Diskusi
Kuesioner
Interview
Telusur pelaksanaan kegiatan
Observasi langsung pelaksanaan kegiatan
Data Sekunder
1 Proses pendaftaran
pasien
2 Proses penyusunan
rencana usulan kegiatan
untuk program KIA
3 Proses analisis
kebutuhan masyarakat
1) Listen
2) Question
3) Reflect-Paraphrase (mencerminkan-mengungkapkan
kembali suatu konsep dengan cara lain dlm bhs yg
sama namun tanpa mengubah maknanya)
4) Understand
Step 1: Listen
• 3 Purposes (Tujuan)
• Demonstrates you are listening (Menunjukkan Anda sedang Mendengarkan)
• Gather information (Mengumpulkan informasi)
• Clarification (Mengklarifikasi)
When you asked some questions: (Ketika Anda mengajukan beberapa pertanyaan):
Show interest (Menunjukkan ketertarikan)
Encourage more explanation (Mendorong lebih banyak penjelasan)
Keep the person talking (Biarkan orang itu bicara)
Ask questions but not too many (Ajukan pertanyaan tapi jangan terlalu banyak)
3. PARAPHASING
PARAPHRASE the speaker to acknowledge the
story and capture the content. (Paraphrase
Pembicara utk mendapatkan cerita dan menangkap
konten).
EXAMPLE: “Let’s see if I got this right. You’re upset
because you think we’re going off in the wrong direction
and you want to clarify our objective before we write
this assignment. Is that right”
(CONTOH: “Mari kita lihat apakah saya sudah benar. Anda
kesal karena Anda pikir kita menuju arah yang salah dan
Anda ingin memperjelas tujuan kita sebelum kita
menuliskan penugasan ini. Apakah itu benar“)
Step 4:Understand
(Memahami)
• Get Speaker’s Consent to Your Reframing
(Dapatkan Persetujuan Pembicara untuk
Kerangka Pikir Anda)
• Speaker Has Been Heard and Knows It!
(Pembicara Telah Mendengar dan
Mengetahuinya!)
• Solution Is Near! (Masalah hampir
terpecahkan)
POLITE QUESTION
1. Tolong jelaskan…………..
2.Bagaimana proses pengorganisasian dalam
pelayanan…….
3. Bagaimana saudara melakukan perencanaan obat ?
4.Mohon diceritakan bagaimana cara……..
5.Tolong jelaskan strategi saudara untuk melakukan
koordinasi…….
6.Tolong jelaskan bagaimana proses monitoring…………
Setiap kali mengajukan satu pertanyaan,
perhatikan:
• Pastikan bahwa auditee paham akan apa yang ditanyakan oleh
auditor
• Tanyakan ulang untuk klarifikasi jika dijawab kurang tepat
• Berhenti sejenak, setelah satu jawaban untuk mendorong lebih
banyak informasi.
• Berikan umpan balik positif
• Meminta lebih banyak informasi jika memerlukan pemahaman
jawaban yg lebih lanjut
Tugas
• Dari kerangka acuan yang disusun, susunlah daftar
pertanyaan untuk wawancara.
• Simulasikan kegiatan wawancara auditor dan auditee
SISTEMATIKA / FORMAT PERENCANAAN PROGRAM /
KERANGKA ACUAN KEGIATAN
1. Pendahuluan
2. Latar Belakang (dan ruang lingkup)
3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus.
4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan.
5. Cara melaksanakan kegiatan.
6. Sasaran (audit)
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
Teknik Observasi
• Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan menggunakan
indra, jadi tidak hanya dengan pengamatan menggunakan mata saja.
Medengarkan, mencium, mengecap meraba termasuk salah satu bentuk
dari observasi. Instrumen yang digunakan dalam observasi adalah panduan
pengamatan dan lembar pengamatan.
• Observation is way of gathering data by watching behavior, events, or
noting physical characteristics in natural setting (Observasi adalah cara
mengumpulkan data dengan mengamati perilaku, peristiwa, atau mencatat
karakteristik fisik secara alami (CDC, 2008).
• Observasi dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung (mis. CCTV).
Keuntungan observasi
• Mengumpulkan data sesuai dengan waktu dan tempat kejadian
atau kegiatan dilakukan
• Tidak bergantung pada kebersediaan atau kemampuan pemberi
informasi
• Memberi peluang pada auditor untuk melihat langsung, tidak
hanya mendengar kata orang
Kerugian observasi
• Observer bias
• Hawthorne effect: berperilaku baik karena diamati
• Butuh waktu
• Tidak dapat menjelaskan mengapa orang melakukan atau
tidak melakukan sesuatu tindakan
Keterbatasan observasi
• Observasi tidak selamanya memungkinkan untuk suatu kejadian
yang spontan oleh sebab itu harus ada persiapan
• Tidak selalu bisa menentukan ukuran kuantitas terhadap apa yang
diobservasi
• Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaan dengan lebih
baik dari biasanya dan sering menutupi kekurangan yang ada
(HAWTHORNE EFFECT)
• Cara mendapatkan data: sulit mendapatkan data terutama yang
sifatnya rahasia
Teknik observasi dalam proses pengumpulan
data dibagi menjadi 3 macam
• Observasi terstruktur, kegiatan ini direncanakan dengan baik oleh
auditor: di mana observasi akan dilakukan, kapan, siapa/apa yang
akan diobservasi, standar/instrumen yang akan digunakan
• Observasi tidak terstruktur (observasi yang bersifat alamiah).
Auditor hanya mencatat apa adanya apa yang dilihat
• Observasi partisipatif: merupakan variasi dari observasi tidak
terstruktur, auditor juga berperan sebagai bagian dari kelompok
yang diobservasi.
Kapan auditor perlu melakukan observasi
• Kalau auditor ingin memahami suatu proses atau situasi yang
sedang berjalan
• Kalau auditor akan mengumpulkan data perilaku individual atau
interaksi antar orang/karyawan
• Kalau auditor ingin mengetahui tentang kondisi fisik
• Kalau auditor ingin melakukan konfirmasi antara hasil wawancara
dengan fakta di lapangan.
Merencanakan observasi
• Menentukan apa yang akan diobservasi, di mana, dan kapan
• Merencanakan bagaimana data observasi akan dikumpulkan:
• Lembar observasi dan daftar tilik
• Panduan observasi
• Buku catatan observasi
• Video recording
Tugas
• Dari kerangka acuan yang disusun, susunlah:
• Apa yang akan diobservasi, kapan dan di mana ?
• Susun panduan/daftar apa saja yang akan
diobservasi dan bagaimana cara melakukan
observasi
Telaah dokumen
• Tujuan:
• Untuk menelaah sumber data yang sudah tersedia: dokumen, laporan, file,
tulisan, catatan
• Keuntungan:
• Informasi yang diperoleh dapat secara independen diverifikasi
• Telaah dokumen bisa dilakukan secara independen
• Lebih murah bila dibandingkan dengan melakukan sendiri pencarian data
• Kerugian:
• Data yang dibutuhkan mungkin tidak dapat diperoleh dari dokumen yang
ditelaah
• Untuk dapat memperoleh dokumen yang dibutuhkan dan menganalisis
membutuhkan waktu (time consuming)
• Kualitas data tidak dapat dikendalikan
Langkah
• Buat daftar dokumen apa saja yang perlu dilihat
• Buat panduan telaah dokumen dan checklist yang berisi
butir-butir apa saja yang akan dilihat dari tiap dokumen
tersebut
• Lakukan identifikasi apakah diperlukan auditee untuk terlibat
ketika melakukan telaah dokumen
• Lakukan analisis dan kesimpulan dari hasil telaah dokumen
tersebut
Tugas
• Dari kerangka acuan yang disusun:
• Buat daftar dokumen apa saja yang akan dilihat
• Dari dokumen yang akan dilihat, buat chek list
butir-butir apa saja pada dokumen tersebut yang
akan diperiksa
Teknik Telusur
• Telusur adalah mengikuti jejak bagaimana pelaksanaan dari
aturan (regulasi) yang telah disusun.
• Telusur dilakukan untuk:
• Menilai efektivitas dari kebijakan, prosedur, perencanaan
yang sudah disusun
• Untuk mencari peluang untuk perbaikan
• Untuk menilai kepatuhan terhadap standar, prosedur atau
aturan yang telah ditetapkan
• Jenis-jenis telusur:
Telusur individual (contoh: telusur pasien secara individu)
Telusur system (contoh: telusur system pelayanan pasien)
Telusur (pelaksanaan) program tertentu
Telusur lingkungan
• Penelusuran dapat dilakukan dengan :
melihat dokumen yang merupakan rekaman dari pelaksanaan,
Observasi pelaksanaan kegiatan
wawancara terhadap manajemen dan staf untuk menelusur
proses pelaksanaan prosedur kerja, dan upaya-upaya perbaikan
yang dilakukan, evaluasi dan tindak lanjut perbaikan.
Meminta dilakukan simulasi
Contoh-contoh telusur
• Mutu dan keselamatan pasien:
• Telusur terhadap pelaksanaan proses PDCA
• Telusur proses identifikasi pasien:
• Bagaimana regulasinya ?
• Bagaimana pelaksanaan:
• Dari dokumen rekam kegiatan
• Observasi langsung pada tiap dilakukan tindakan
Telusur manajemen