Internal Audit OHSAS 18001

Selamat Datang di Pelatihan
BINA SAFETY
Audit Internal
Sistem Manajemen Keselamatan dan
Kesehatan Kerja – OHSAS 18001
Bina Safety _ Heri Purwanto

SMS101(BI) Issue 3, Nov 2007
Agenda Pelatihan
• Pengenalan OHSAS
• Proses Audit
• Peran Audit
• Memulai Audit
• Mempersiapkan Audit
• Melaksanakan Audit
• Melaporkan Hasil Audit
Tujuan pelatihan
• Memberikan pengetahuan dan
ketrampilan praktis kepada peserta
sebagai anggota tim audit internal
SMK3
• Memenuhi persyaratan standar OHSAS
18001 dalam pelatihan audit internal
SMK3

Sesi 1
Pengenalan OHSAS dan

Audit

Sistem Manajemen K3
Bagian dari suatu sistem manajemen organisasi
(3.17) yang digunakan untuk mengembangkan dan
menerapkan kebijakan K3 (3.16) organisasi dan
mengelola risiko-risiko K3 (3.21) organisasi.
CATATAN 1: suatu sistem manajemen merupakan sekumpulan
elemen-elemen yang saling terkait yang digunakan untuk
menetapkan kebijakan dan tujuan dan untuk mencapai tujuan
tersebut
CATATAN 2: Suatu sistem manajemen termasuk struktur organisasi,
aktivitas perencanaan (termasuk, misalnya, penilaian risiko dan
penetapan tujuan), tanggung jawab, praktek, prosedur (3.19),
proses dan sumber daya
CATATAN 3: Diadopsi dari ISO 14001:2004, 3.8
OHSAS 18001:2007 - definisi 3.13

Ruang lingkup OHSAS 18001
Setiap organisasi yang ingin:
• Membuat SMK3 untuk meminimasi atau
menghilangkan risiko-risiko
• Menerapkan, memelihara dan secara
berkelanjutan meningkatkan SMK3
• Memastikan kesesuaian dengan kebijakan
K3
• Memperlihatkan kesesuaiannya kepada
pihak lain
• Memastikan sendiri dan mendeklarasikan
kesesuaiannya

Prinsip-prinsip SMK3
Prinsip 1 – Kebijakan K3
Prinsip 2 – Perencanaan
Prinsip 3 – Penerapan & Operasional
Prinsip 4 – Pemeriksaan & tindakan perbaikan
Prinsip 5 – Tinjauan & peningkatan

Seri OHSAS 18000
• OHSAS 18001:2007 – Sistem
Manajemen Kesehatan dan
Keselamatan Kerja – Persyaratan
• OHSAS 18002:2008 – Sistem
Manajemen Kesehatan dan
Keselamatan Kerja – Pedoman
Penerapan OHSAS 18001

Definisi audit
proses yang sistematis, independen
dan terdokumentasi untuk
memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara obyektif
sampai sejauh mana kriteria audit
dipenuhi
ISO 19011:2011 – Def. 3.1

Tujuan audit
• Menentukan kesesuaian dengan kriteria
audit SMK3
• Memastikan kesesuaian penerapan dan
pemeliharaan SMK3
• Menentukan efektivitas SMK3
• Melihat praktek-praktek kondisi dan
tindakan tidak aman
• Identifikasi area-area yang potensial untuk
melakukan peningkatan
• Melaporkan hasil audit agar ditinjau oleh
manajemen puncak

Siapa yang melakukan audit?
• Lead Auditor
o Orang yang memiliki kompetensi untuk
mengelola dan melaksanakan audit
• Auditor
o Orang yang memiliki kompetensi untuk
melaksanakan audit (ISO 19011, 3.8)

Sesi 2
Persiapan Audit SMK3

Proses audit SMK3
• Fase 1 – Inisiasi audit
• Fase 2 – Perencanaan audit
• Fase 3 – Pengumpulan data audit dan tinjauan
• Fase 4 – Laporan audit
• Audit selesai jika laporan audit didistribusikan
untuk ditindaklanjuti

Proses audit
MR membuat program audit Melakukan pertemuan pembukaan Pertemuan penutup

- Tentukan agenda - Presentasikan temuan
Aktual audit Tindak lanjut

Auditor yang ditugaskan telah diberi
- Ikuti urutannya Tindakan perbaikan
pelatihan
- Berdiskusi dengan staff terkait dilakukan dan diperiksa
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
yang lalu telah selesai)
Membuat perencanaan
mis. Diskusi dengan manajer Sepakati temuan kemudian tulis:
Baca dokumen - Apa yang baik
Membuat rencana audit - Ketidaksesuaian/temuan
Membuat checklist - Observasi/peningkatan
Membuat urutan audit - Tindak lanjut
Persiapan Audit Melakukan Audit Pelaporan Audit dan

Tindak Lanjut

Seleksi tim audit
• Lead auditor dipilih
oleh MR/Manajemen
Puncak
• Lead auditor memilih
tim audit berdasarkan:
o Kualifikasi
o Pengalaman audit
o Pengalaman industri
o Pengetahuan dan
Ketrampilan yang sesuai

Metode pengumpulan data
• Wawancara (bicarakan
apa yang terjadi)
• Memperhatikan aktivitas
(lihat apa yang terjadi,
kondisi dan tindakan
tidak aman atau aman)
• Periksa:
– Dokumen-dokumen
– Catatan-catatan (Lihat
apa yang sudah terjadi di
waktu lampau)
– Ringkasan data / analisis
– Laporan-laporan, mis.
Kecelakaan, near-miss,
penyakit akibat kerja, dll.

Waktu dan sumber daya
• Audit biasanya dilakukan
0.5 atau 1 hari kerja Maret 2006
• Lamanya audit ditentukan
oleh Manajer / MR
(biasanya 0.5 hari atau 1
hari kerja)
• Biasanya dilakukan oleh
seorang Lead
Auditor/Auditor
• Waktu Persiapan sangat
penting seperti audit itu
sendiri

Ruang lingkup audit
Ini ditentukan untuk
mencakup:
• Apa yang terjadi di
dalam audit
• Apa yang terjadi di luar
audit
Praktek terbaik adalah
melihat proses juga
lokasi fisik termasuk
semua hubungan
dengan proses-proses
lainnya, kondisi dan
praktek tidak aman.

Rencana audit
• Tujuan audit
• Bagian-bagian sistem
manajemen K3
• Alur audit
• Kondisi tidak aman Rencana Audit
• Praktek tidak aman
• Bagian-bagian Organisasi
• Dokumen-dokumen yang
disyaratkan
• Personel yang ingin anda
temui, mis. Manajer, staff
terkait
• Jadwal waktu
Suatu contoh rencana audit
dapat dilihat pada halaman
berikut (Catatan: Rencana
Audit tidak harus ada)

Input untuk membuat rencana
audit
• Hasil penelaahan dokumen
o Risk assessment
o Job safety analysis
o Peraturan perundangan dan persyaratan lainnya mengenai
keselamatan dan kesehatan kerja
• Ukuran tim dan ketrampilan
• Rencana kunjungan lapangan - ukuran
• Ketersediaan waktu
• Rencana audit/hasil audit sebelumnya
• Alur audit

Keuntungan rencana audit
• Klarifikasi tujuan audit
• Menggunakan waktu dengan efektif
• Memastikan seluruh cakupan
• Menunjukkan pendekatan terbuka
• Memiliki struktur audit
• Pendekatan profesional

Menerbitkan rencana audit
• Diterbitkan oleh lead auditor/auditor
• Menerbitkan sebelumnya agar auditee
mengalokasikan waktunya
• Terbitkan ke:
o Manajemen Puncak/MR
o Auditee
o Auditor
o Catatan

Workshop 1
• Membuat rencana audit
o Bekerja dalam kelompok

o Diskusi 10’
o Presentasi 5’

Alur audit
• Ikuti proses dari awal Contoh Alur
sampai akhir atau Kebijakan
sebaliknya
• Anda melihat apa yang Risk assessment
sesungguhnya terjadi
(bukan hanya apa yang Pengendalian risiko
dikatakan prosedur)
• Agar anda tetap dalam jalur Tujuan, sasaran dan program
• Kemungkinan terlewat kecil

• Audit lebih sistematis/logis Peningkatan berkelanjutan

Tinjauan dokumen
• Auditor mendapatkan
prosedur
• Dengan melakukan
tinjauan membantu
o Memahami departemen
atau proses
o Membuat Rencana Audit
o Membuat Daftar Periksa

Tujuan daftar periksa audit
• Memberikan
kerangka kerja
audit
Checklist
•
Apa?
Memastikan seluruh Di mana?
aspek dicakup
Kapan?
Kenapa?
• Membantu Auditor
Bagaimana?
Siapa?
• Berguna untuk
auditor baru

Sumber pembuatan daftar
periksa audit
• Standar seri OHSAS 18001
• Dokumen perusahaan
• Peraturan perundangan dan
persyaratan lainnya
• Masalah yang diketahui dan
klasik
• Ide-ide dari sumber lain
• Pengetahuan akan industri
• Daftar periksa dari audit
terdahulu

Mengapa menggunakan daftar
periksa audit
• Memastikan kelangsungan dan kedalaman
audit
• Memastikan seluruh aspek-aspek yang
relevan tercakup
• Memberikan struktur saat wawancara
• Memberikan bantuan jika mandek
• Lebih profesional

Perlengkapan auditor
• Clipboard
• Buku catatan
• Daftar Periksa
• Rencana audit
• Form laporan
• Form tindakan
perbaikan
• OHSAS 18001

Workshop 2
• Membuat daftar periksa audit

o Diskusi 10’
o Presentasi 5’

Sesi 3
Rapat
Pembukaan

Proses audit


pelatihan
Membuat perencanaan

Tindak Lanjut

Rapat pembukaan
• Pertama kali berdiskusi
dahulu dengan
manajer
• Menunjukkan
kerterbukaan
• Auditor dapat
– Penjelasan proses
– Menentukan harapan
– Konfirmasi rencana
– Menjawab pertanyaan

Agenda rapat pembukaan
1. Perkenalan
2. Tujuan dan ruang lingkup Agenda
3. Rencana audit 1. Perkenalan
2. Tujuan dan
4. Penjelasan ‘proses yang ruang lingkup
mempunyai nilai tambah’ 3. Rencana audit
4. Penjelasan
5. Penentuan ketidaksesuaian/ 5. Penentuan
NC/temuan
temuan 6. Peranan
pemandu
6. Peranan pemandu 7. Metode
pelaporan
7. Metode pelaporan 8. Pertanyaan-
pertanyaan
8. Pertanyaan-pertanyaan

Peranan pemandu
• Mendampingi auditor pergi
ke manapun
• Memperkenalkan auditor ke
auditee
• Berperan sebagai saksi
• Menyelsaikan masalah
• Memberikan jawaban yang
hilang
• Tidak selalu diperlukan
• Biasanya hanya diam

Sesi 4
Melaksanakan
Audit

Proses audit


pelatihan
Membuat perencanaan

Tindak Lanjut

Segitiga audit
Pertanyaan
(Tanya apa yang mereka lakukan)
Perhatikan Periksa
(Lihat apa yang dilakukan) (Apa yang harus
dilakukan sesuai
prosedur)

Pertanyaan
Teknik Corong
• Pertanyaan terbuka Apa yang anda

o Membiarkan auditee bicara kerjakan
secara bebas
o Gunakan Apa, Di mana,
Kapan, Kenapa, Bagaimana
dan Siapa?
• Pertanyaan detail Bagaimana dengan
o Tindak lanjut atau fokus yang ini?
kepada hal yang lebih detail
• Pertanyaan tertutup
o Digunakan bika anda
menginginkan jawab ‘Ya’ atau
‘tidak’
Apakah ini benar?
dan jangan lupa ‘Tunjukkan
pada saya’.

Elemen-elemen yang harus
diperiksa selama audit di lapangan
Personel Peralatan
Identifikasi Identifikasi
Kompetensi Jenis yang tepat
Terlatih Kapasitas
Atribut yang benar Kondisi
Tersedia Tersedia
Informasi
Identifikasi
Material Kecukupan isi
Identifikasi Edisi sesuai
Jenis yang tepat Kondisi sesuai
Kondisi sesuai Komunikatif
Tersedia Kapasitas
Tersedia
Kesehatan dan Keselamatan Kerja

Tindakan tidak aman, Kondisi tidak aman, APD, MSDS, dll

Workshop 3
• Tutor akan memberikan situasi-situasi
selama audit.
• Tugas anda adalah memperhatikan situasi-
situasi tersebut dan berikan komentar
terkait dengan situasi yang diberikan.

o 30’ studi
o 15’ diskusi
Situasi-situasi selama audit

Perilaku interpersonal
• Pasif
• Agresif
• Asertif
– Memperlihatkan kebutuhan
anda, keinginan,
pandangan dan perasaan
– Stand up for your rights
– Langsung dan jujur
– Menghormati hak orang
lain
– Bekerja untuk memuaskan
semua pihak

Mengajak orang agar santai
• Temukan tempat yang baik untuk
wawancara
• Tersenyum bila diperlukan
• Hindari penghalang, mis. berhadapan
meja
• Selalu dalam kondisi yang sama
dengan auditee
• Jadilah asertif
• Jangan melanggar ‘wilayah personal'
• Terbuka dalam berbicara dan tata
krama
• Gunakan humor – sesuai kebutuhan
• Tenang, hangat dan obyektif
• Berikan feedback

Feedback oleh auditor
• Mengangguk bila
diperlukan
• Kelihatan tertarik
• Sesekali mengulangi
yang telah dikatakan
auditee
• Mengarahkan secara
santai
• Membuat pertanyaan
dari apa yang
dikatakan auditee

Wawancara proses-proses
1. Identifikasi individu yang akan
diaudit
2. Kenalkan diri anda
3. Jelaskan mengapa anda di sana dan
‘break the ice’
4. Gunakan pertanyaan terbuka
5. Gunakan pertanyaan detail
6. Lakukan ‘tolong perlihatkan pada
saya’
7. Periksa fakta dan buat catatan
8. Mengucapkan terima kasih ke
auditee
9. Identifikasi auditee berikutnya

Auditor sebaiknya
• menghindari ‘nit-picking’
• ambil poin-poin pentingnya
• tepat waktu
• lakukan semua tugas-tugas
• hindari perdebatan
• audit vs spesifikasi
• menghargai kerahasiaan
• audit sistem bukan individu
• catat bukti obyektif
• melakukan audit di tempat
auditee bekerja

Membuat catatan
• selalu berusaha mengikuti
alur audit
• terbuka
• Gunakan clipboard dan/atau
buku catatan
• Catatan
– ketidaksesuaian
– Pengamatan (kondisi dan
tindakan tidak aman atau
aman)
– Info yang diberikan nanti
– Hal-hal yang akan
ditindak-lanjuti
– Ide-ide peningkatan
– (Bukti positif kesesuaian)

Meninjau audit
• Memantau/merubah
rencana audit
• Bertukar informasi
• Diskusikan area-area
yang bermasalah
• Konfirmasikan
ketidaksesuaian

Sesi 5
Melaporkan
Audit

Proses audit


pelatihan
Membuat perencanaan

Tindak Lanjut

Hasil dari audit
• Perlu menentukan jika tujuan tercapai, mis.
o Periksa kesesuaian – mis. Ke OHSAS 18001:2007
o Periksa efektivitas, mis.
 Apakah sistem memberikan nilai tambah (apakah kita perlu
melakukan semuanya?)
 Apakah sistem memenuhi persyaratan
 Melakukan penyelidikan masalah
o Mengidentifikasi peningkatan
o Berbagi praktek-praktek yang baik

Ketidaksesuaian harus
Pmasalah
L lokasi
Obukti obyektif
R rujukan
Workshop 4
• Berdasarkan Workshop sebelumnya,
anda diminta menuliskan pernyataan
ketidaksesuaian

o 15’ studi
o 5’ presentasi

Temuan ketidaksesuaian
• Major
• Minor
• Observasi

Diskusi dan sepakati temuan
• Jangan terbitkan
ketidaksesuaian/temuan di
depan staff, jika
memungkinkan
• Terbitkan, pada
kesempatan pertama,
dengan pamandu/manajer
• Selesaikan masalah dengan
diskusi
• Berikan feedback kepada
auditee – namun dengan
cara yang positif

Tindakan perbaikan
• Manajer Departemen
menentukan tindakan
dan jangka waktu RENCANA
• Tindakan bisa dua hal: TINDAKAN
– Hilangkan gejalanya
– Hilangkan akar Tindakan
penyebabnya
Jangka waktu
• Jangka waktu harus
realistis Penanggung-jawab

Sesi 6
Rapat
Penutupan

Proses audit


pelatihan
Membuat perencanaan

Tindak Lanjut

Rapat penutupan
• Ringkasan dapat
dipresentasikan
• Manajer mendapat
feedback langsung
• Pertanyaan-pertanyaan
dapat dijawab
• Manajer dapat ‘buy in’
temuan-temuan

Tipikal agenda rapat penutupan
1) Terima kasih atas kerja sama

2) Ringkasan poin-poin baik
3) Ketidaksesuaian/temuan
4) Pengamatan dan advice
5) Tindakan perbaikan
6) Catatan lengkap
7) Apa yang terjadi berikutnya
8) Menjawab pertanyaan (jika ada)

Langkah selanjutnya
• Sirkulasi laporan
• Update program audit
• Daftar periksa
disimpan
• Tindakan perbaikan
dilakukan
• Kecenderungan
sebagai masukan
tinjauan manajemen
• Tindakan perbaikan
diperiksa

Manfaat audit internal
• Menciptakan budaya ‘tidak menyalahkan’
• Auditor dan Auditee sebaiknya bekerja sebagai mitra
• Staff mengajak menghilangkan area-area yang masalah,
kondisi tidak aman atau tindakan tidak aman
• Gunakan teknik audit process-based
• Baik Auditor dan Auditee harus melakukan peningkatan
• Audit harus terlihat sebagai hal yang esensial dalam bisnis
• Istilah-istilah dapat digunakan (mis. ‘temuan’ bukan
‘ketidaksesuaian’)
• ‘Temuan’ atau ‘ketidaksesuaian’ harus dilihat sebagai
‘kesempatan untuk melakukan peningkatan’
• Harus ada waktu dan sumberdaya yang cukup untuk
auditor/auditee dalam melakukan audit

Sesi 7
Tindak Lanjut

Proses audit


pelatihan
Membuat perencanaan

Tindak Lanjut

Tindakan perbaikan
• Harus menyampaikan
ketidaksesuaian
• Harus mencari akar penyebab
masalah
• Harus mencegah pengulangan
ketidaksesuaian
• Harus membantu meningkatkan
sistem manajemen K3
• Harus menentukan waktu yang
tepat untuk menyelesaikannya

Pemeriksaan tindakan
perbaikan
• Auditor pada awalnya mengevaluasi proposal jika tindakan
sesuai/ efektif
• Jangka waktu penyelesaian cukup (tidak terlalu lama atau
cepat)
• Tindakan perbaikan harus memastikan penyelesaian akar
penyebab masalah
• Ketidaksesuaian minor dapat diselesaikan dan dikirim lewat
pos/email, dll. atau saat audit surveillance
• Ketidaksesuaian mayor mungkin memerlukan kunjungan
khusus untuk menyelesaikan masalah
• Bukti obyektif akan selalu diminta untuk menjelaskan
‘ketidaksesuaian’

Workshop 5
• Tutor akan memberikan materi yang akan
diaudit
• Tutor akan menugaskan seorang auditor
internal dan 2 orang auditee.
• Lakukan simulasi rapat pembukaan dan
melakukan rapat sampai temuan-temuan
disepakati
o 20’ studi
o 30’ simulasi
o 15’ diskusi

Akhir Pelatihan
Terima kasih
Telah mengikuti pelatihan dari
Neville-Clarke Indonesia


Internal Audit OHSAS 18001

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Internal Audit OHSAS 18001

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Selamat Datang di Pelatihan

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Pengenalan OHSAS dan

Bina Safety _ Heri Purwanto

OHSAS 18001:2007 - definisi 3.13

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Persiapan Audit SMK3

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

MR membuat program audit Melakukan pertemuan pembukaan Pertemuan penutup

Aktual audit Tindak lanjut

Persiapan Audit Melakukan Audit Pelaporan Audit dan

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

o Bekerja dalam kelompok

Bina Safety _ Heri Purwanto

• Kemungkinan terlewat kecil

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

o Bekerja dalam kelompok

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

MR membuat program audit Melakukan pertemuan pembukaan Pertemuan penutup

Aktual audit Tindak lanjut

Persiapan Audit Melakukan Audit Pelaporan Audit dan

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

MR membuat program audit Melakukan pertemuan pembukaan Pertemuan penutup

Aktual audit Tindak lanjut

Persiapan Audit Melakukan Audit Pelaporan Audit dan

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

• Pertanyaan terbuka Apa yang anda

Bina Safety _ Heri Purwanto

Kesehatan dan Keselamatan Kerja

Bina Safety _ Heri Purwanto

o Bekerja dalam kelompok

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto

Bina Safety _ Heri Purwanto